Buenas Prácticas en la

Gestión de Contratación
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La gestión de contratación dentro de las organizaciones tanto públicas como privadas es uno de
los procesos de mayor exposición para una organización, sin embargo, en algunos casos no se
tienen lineamientos generales, así como tampoco procedimientos y controles que mitiguen la
materialización de riesgos, pues nos limitamos a que cada área de la organización contrate según
sus criterios.

A continuación presentamos una lista de verificación para comparar las prácticas actuales con las
mejores prácticas:

Práctica SI NO N/A

Se tiene definida y divulgada una política de contratación, así como la misma

se soporta en procedimientos formalmente establecidos.

No se permite la celebración de contratos con familiares de funcionarios hasta

un grado de consanguinidad razonable.

Todos los contratos suscritos por la compañía cuentan con el aval jurídico
antes de su formalización.

Se tienen establecido niveles de autorización para la suscripción de contratos.

Todo contrato superior a un monto considerable, es sometido a la aprobación

de la Junta Directiva.

Los contratos son respaldados con pólizas de cumplimiento.

Todo contrato incluye realizar actas de apertura, seguimiento y cierre.

Los contratos especifican los entregables de la labor realizada, así como

incluyen un cronograma de actividades.

Los contratos autorizan la realización de auditorías periódicas por parte del

contratante, de tal forma que se pueda verificar el cumplimiento de las
condiciones presentadas al momento de la vinculación, así como de la
ejecución.

Los contratos incluyen realizar el seguimiento por medio de indicadores clave

de desempeño acordados entre las partes, y los mismos tienen un
seguimiento periódico junto con los planes de acción correctivos para el cierre
de las brechas identificadas.
 Práctica SI NO N/A

Los contratos incluyen dentro de su estructura como mínimo los siguientes

ítems:

 Objeto
 Plazo y Duración
 Tarifas y valor del contrato
 Criterios para el incremento de la tarifa.
 Indicadores.
 Seguros
 Aprobación de permisos y licencias requeridos para operar.
 Multas
 Causales para la terminación del contrato
 Confidencialidad
 Auditoría
 Cláusula penal
 Notificaciones
 Conflicto de interés y ética

Se solicita al contratista cumplir con el pago de las presentaciones salariales

de sus empleados.

Para todo anticipo se solicita la presentación de los resultados de su inversión

en un período razonable, según el tipo de industria.

Se suscriben con el contratista acuerdos de confidencialidad así como de

aceptación al código de ética de la organización.

Se realiza una divulgación a los contratistas de las líneas de denuncia

establecidas por la organización, de tal forma que puedan reportar cualquier
situación de fraude.

Para los proveedores que son estratégicos se han definido planes de

contingencia, que garanticen la continuidad del negocio en caso de
incumplimiento.

El contrato solo inicia su ejecución cuando cuenta con la formalización legal

entre las dos partes.

El contrato cuenta con un interventor que valide su correcta ejecución y el

cumplimiento de las condiciones pactadas.
 Práctica SI NO N/A

Todo giro correspondiente al contrato cuentan con niveles de autorización

definidos antes de realizar su desembolso.

Todo giro correspondiente al contrato cuenta con entregables que han sido
previamente verificados por funcionarios de nivel adecuado.

En caso de tener un incremento el valor del contrato, el mismo es revisado por

un Comité interno, así como se realiza la validación jurídica antes de realizar
su giro.

Todo cambio en las condiciones del contrato suscrito inicialmente, queda

registrado formalmente con la aceptación de las dos partes.

El cierre del contrato se realiza por medio de un acta de finalización.

La liquidación de los contratos es informada a las áreas de contabilidad,

tesorería y presupuesto, entre otros, para realizar el correspondiente cierre
según el acta de liquidación.