ESTUDIO DE CASO AA2 EMPRESA CONFECCIONES S.A.

avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario

documentar el procedimiento de control de la información documentada,
pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no
han sido formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el
procedimiento de control de la información documentada ó montar los
procedimientos operativos? Lo primero que haría sería diseñar el
procedimiento de control de la información
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta. Corresponde al proceso
estratégico más específicamente a la gestión de la calidad ya que la norma
ISO 9001 nos pide llevar este control
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información
documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato,
y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
DESARROLLO
Desarrollo punto 1:
2. INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un
informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que
día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la
investigación y utilizando lineamientos establecido por usted mismo en el
Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de“Diseño y
patronaje”.Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios
técnicos, por lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite
incurrir en un paradigma de ladocumentación.
Desarrollo punto 2:
1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,
modificación e identificación de los documentos y registros
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de
prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y
disponible para su uso por parte de todos los usuarios
2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos,
formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo
que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El
procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o modificar
un documento y finaliza con la divulgación del documento por parte del
responsable del proceso.
3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el
Coordinador de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.
3.1 Coordinador Trabajo
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y
administración de la documentación del SGC en forma coherente,
congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio. Revisa
los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite
define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el
documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e
incorporados los ajustes finales del documento, presenta para aprobación a
la Directora de Recursos Humanos, Representante de la dirección.
3.2 Asistente Practicante Profesional. El Asistente del Área - practicante
profesional, específicamente interviene en la
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el
Coordinador de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.
3.1 Coordinador Trabajo
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y
administración de la documentación del SGC en forma coherente,
congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio. Revisa
los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite
define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el
documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e
incorporados los ajustes finales del documento, presenta para aprobación a
la Directora de Recursos Humanos, Representante de la dirección.
3.2 Asistente – Practicante Profesional.
El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en
la adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se
aprueben nuevamente.
- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos
- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en la Intranet.
- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
- Se socialicen los documentos.
- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
proteger la información
- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
- Se mantenga actualizados los listados maestros.
3.3 Líderes de procesos
-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el
procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los
documentos.
4. PRECISIONES
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL
La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A.,
dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la
siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor
cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de
formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa.
Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en
medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones, para su
correspondiente reproducción. Aunque la emisión de los documentos se
realiza luego de su aprobación la empresa empleará los inventarios de
formatos impresos hasta agotar existencias.
4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de
actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de
formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa.
Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en
medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones, para su
correspondiente reproducción. Aunque la emisión de los documentos se
realiza luego de su aprobación la empresa empleará los inventarios de
formatos impresos hasta agotar existencias.
4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de
actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y
documentar sus resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la
tarea se adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado
(salvo en casos especiales) y dejado constancia de todas las
circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar
en forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como
un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y
guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o
que, si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo,
especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el
caso de los registros guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en
el caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar
constancia de quien y cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de
esto, garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados
de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe
garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias
clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Los registros apropiados deben garantizar que sean:

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en

el caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar
constancia de quien y cuando lo hizo. Todos los registros deben estar
supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que se
respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil
identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de
los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc).
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no
usar lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de
información por el paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de
correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una
raya lo que no se llena
4.3.2. USO DE LOS REGISTROS
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades
o los resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
  Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS