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CAPACITACIÓN PARA LA ORGANIZACIÓN y

PARTICIPACIÓN COMUNITARIA

BLOQUE MODULAR
Planeación y Gestión del Desarrollo

FORMULACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS COMUNITARIOS by

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2
SENA, Dirección General Subdirección
de Política Social División PPPU
SERVICIO NACIONAL
DE APRENDIZAJE

Contenido:Lucy Riveros de Concha

Profesional Asesora-División PPPU
Jairo Luis Chaves Navia
Jefe División PPPU

Diseño y Diagramación: Mariana Ramírez Silva

Ilustraciones: Elías Taffur Miranda
1a. Reimpresión: Agosto de 1990
Impresión: Sección de Publicaciones
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De qué se trata?
En las dos cartillas anteriores Qué es Organizarse? (9) Y Las
Organizaciones de la Comunidad (10) hemos tenido oportunidad de analizar
temas como:

 La importancia de la organización
 Cómo organizarnos?
 El carácter de las organizaciones comunitarias
 Ver los diferentes tipos de organización

Todos estos temas tienen como objetivo brindar a la comunidad la

información y los conocimientos necesarios, para que ella pueda
seleccionar los modelos de organización más apropiados para la ejecución
de los diferentes proyectos del plan de desarrollo comunitario.

4
Para tomar esta decisión, la comunidad antes de promover nuevas
organizaciones debe consultar si existen dentro de ella, organizaciones que
puedan llevar a cabo los proyectos seleccionados.

No es conveniente para ninguna comunidad estar promoviendo

organizaciones, simplemente porque las que existen presentan algunas
fallas.

Probablemente es más benéfico para la comunidad hacer un diagnóstico

de las diferentes organizaciones existentes, para determinar si ellas están
en condiciones de superar las deficiencias técnicas, administrativas u
organizativas que puedan presentar y consecuentemente asumir los
proyectos de desarrollo.

5
Si existen organizaciones que atraviesan por algunas dificultades, pero su
modelo se adapta a las condiciones de los proyectos, que se quieren
emprender, es mejor apoyarse en ellas.

En este caso debemos analizar los problemas que se presentan, para

determinar las causas de los mismos y con este conocimiento elaborar
planes de fortalecimiento y capacitación que permitan consolidar estas
organizaciones.

Es mejor para una comunidad tener pocas organi-

zaciones, fuertes e integradas en el trabajo comu-
nitario, que tener muchas, débiles y dispersas.

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Si, hecho un análisis concienzudo, no existen en la comunidad
organizaciones cuyos modelos y expectativas de desarrollo se adecuan a
las condiciones de los proyectos de la comunidad, debe promoverse la
creación de organizaciones que garanticen la eficaz ejecución del plan de
desarrollo.

Esta cartilla tiene por objeto brindarle a los miembros de la comunidad los
conocimientos necesarios para:

 Evaluar el funcionamiento de sus organizaciones

 Elaborar y ejecutar planes de fortalecimiento y capacitación
 Ypromover nuevas organizaciones

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 TEMAS
1. Evaluación de las organizaciones de la comunidad. 9

2. Los planes de fortalecimiento y capacitación. 28

3. Cómo crear empresas asociativas. 37

8
Evaluación de las
organizaciones de
la comunidad
El objetivo del tema que vamos a tratar, es el de analizar y adoptar un
método para evaluar y fortalecer las organizaciones existentes en la
comunidad, que por sus características estén en mejores condiciones para
asumir los proyectos de desarrollo.

Los siguientes son los pasos que podemos seguir para lograr ese objetivo:

A. Realizar el inventario de las organizaciones de la comunidad.

B. Seleccionar las organizaciones cuyos modelos organizativos se

ajustan a las características de los proyectos de desarrollo.

C. Realizar el diagnóstico de las organizaciones seleccionadas.

9
1. Inventario de las organizaciones de la comunidad

Si el grupo ha estudiado la cartilla 5, Analicemos Nuestra Realidad, donde

tratamos el tema Inventario y Diagnóstico Socioeconómico, se le
facilitará este ejercicio, pues allí se dan las indicaciones para realizarlos.

Si es necesario ampliar la información del inventario, se debe proceder en

una forma ordenada, ejecutando los siguientes pasos:

• Seleccionar el tipo de información que necesitamos.

• Escoger las fuentes de información y los instrumentos que

vamos a utilizar para recoger la información.

• Organizar grupos o comités de trabajo para recoger la

información.

• Recopilar, clasificar y ordenar la información.

• Presentar a la comunidad los resultados de la investigación.

10
 • Seleccionar el tipo de información que necesitamos...

En este caso se trata de determinar cuales son las organizaciones que

existen en la comunidad, recogiendo una serie de datos básicos que nos
permitan seleccionar las que debemos conocer con mayor profundidad,
porque probablemente pueden apoyar la ejecución de los proyectos de
desarrollo.

11
 • Escoger las fuentes de información y los instrumentos que
vamos a utilizar para recoger la información.

A primera vista parece que es necesario recoger la información en fuentes

primarias encuestando a los directivos de las organizaciones. Sin
embargo, otras técnicas como la entrevista o la consulta de documentos,
no deben descartarse. El grupo debe decidir en cada caso los medios e
instrumentos más apropiados.

En la página siguiente se presenta un ejemplo de la ficha que puede

utilizarse para realizar la encuesta y recoger los datos que se requieren.

12
 FICHA PARA REALIZAR
EL INVENTARIO DE LAS ORGANIZACIONES DE LA
COMUNIDAD

13
 • Organizar grupos o comités de trabajo para recoger la
información.

Es importante tener en cuenta que estos grupos deben concertar

previamente las entrevistas con los representantes legales de las
organizaciones, explicándoles los objetivos de la encuesta para facilitar el
suministro de los datos.

• Para recopilar, clasificar y ordenar la información; y presentar a la

comunidad los resultados de la investigación, pueden emplearse las
técnicas sugeridas en la cartilla No. 5.

14
b.Seleccionar las organizaciones cuyo modelo de organización se
ajusta a las características de los proyectos de desarrollo.

Para poder realizar este paso es necesario definir para cada uno de los
proyectos, cuál es el modelo de organización más apropiado según sus
objetivos, número de socios, requisitos técnicos y legales, aportes, normas
de funcionamiento, etc.

Definidos los modelos organizativos, se confrontan con los tipos de

organizaciones existentes, para determinar cuáles se ajustan a ellos y por lo
tanto están en condiciones de emprender algunos de los proyectos.

15
c. Realizar el diagnóstico de las organizaciones seleccionadas.

El objetivo del diagnóstico que debemos realizar a cada una de las

organizaciones selecci9nadas, es determinar si éstas están en condiciones
de asumir la ejecución de los proyectos de desarrollo, previa adecuación y
superación de las dificultades que las organizaciones tengan en el presente.

Este trabajo puede realizarse de acuerdo con los siguientes pasos:

• Concertación con los miembros de las organizaciones, para la

realización del diagnóstico.

• Recolección de la información sobre el funcionamiento de todas las

áreas administrativas de las organizaciones.

• Análisis de la información.

 Definición por parte de la comunidad y los miembros de las

organizaciones, sobre la conveniencia de que estas asuman la
ejecución de algunos de los proyectos del plan de desarrollo.

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 • Concertación con los miembros de las organizaciones para
la realización del diagnóstico

Una condición básica para lograr que una organización existente en la

comunidad, asuma la ejecución de un proyecto de desarrollo, es la voluntad
de los miembros de la comunidad y de la organización seleccionada" de
trabajar concertadamente.

Lograda la concertación, el diagnóstico se facilita, porque todos o la

mayoría de los participantes están dispuestos a brindar la información,
analizarla y a superar las dificultades, para poder emprender el nuevo
proyecto.

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 • Recolección de la información sobre el funcionamiento de todas
la áreas administrativas de la organización

Con este objetivo es necesario elaborar, para cada caso en particular, una
guía para la recolección de la información.

Existen varios textos editados por el SENA que contienen guías para
algunos casos especiales.

• La Guía Metodológica para la Promoción, Establecimiento y

Consolidación de Empresas Asociativas, editada por el SENA,
presenta en las páginas 93 a 97, una guía para recoger la información
en el caso de empresas asociativas.

• La cartilla 3 de la colección de Administración de Microempresas,

presenta en el Anexo 1 una guía para el caso de una empresa de
propiedad individual.
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 • Análisis de la información

Hacer el diagnóstico de una organización, es analizar el funcionamiento de

cada una de sus áreas para emitir un juicio valorativo sobre su grado de
adecuación a un modelo preestablecido y determinar las causas de las
desviaciones.

Cuando hablamos de modelo hacemos referencia a una organización

cuyas características y normas de funcionamiento garantizan, lograr los
objetivos previstos.

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Repitiendo el ejemplo del médico podemos decir que éste para hacer el
diagnóstico también analiza el funcionamiento de los diferentes sistemas
que conforman el organismo humano, para emitir un juicio valorativo sobre
el grado de adecuación ·a un organismo sano y determinar las causas de
las enfermedades.

Al hacer el diagnóstico debe tenerse presente que la organización es una

unidad integrada cuyos componentes están estrechamente articulados y en
consecuencia un problema que se presenta en un área repercute sobre toda
la organización. Por eso deben analizarse todas las áreas y las conse-
cuencias de los problemas sobre las otras áreas.

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Veamos un ejemplo, que en forma muy general, nos muestra cómo sería el
diagnóstico en el área de mercadeo de una organización:

Hay un proyecto de un plan de vivienda y se necesita para su ejecución una

organización que se encargue de la compra y venta de los materiales de
construcción.

En la comunidad encontramos una cooperativa de distribución de materiales

de construcción y es necesario definir, si puede o no encargarse del
proyecto.

Con el análisis de la información recogida se elaboró un diagnóstico que

mostró los siguientes problemas en el área de mercadeo.

21
22
El cuadro anterior permite presentar en una forma ordenada la información
para su análisis; pero, tiene la desventaja de simplificar las causas y las
soluciones de los problemas.

Podrían formularse otras preguntas adicionales con relación al ejemplo

mencionado:

• Por qué no se reúne el Comité de Dirección?

• Cómo es posible mantener el control de inventarios si no se llevan

los registros de entrada y salida de materiales?

23
En el análisis del funcionamiento de una organización, debe tenerse en
cuenta que las situaciones o hechos manifiestos que tomamos como causas
de los problemas-síntomas pueden ser solo el reflejo de problemas más
profundos.

La falta de control en los inventarios es un problema serio que puede

acarrear pérdidas' económicas considerables para la cooperativa.

24
• Definición por parte de la comunidad y los miembros de las
organizaciones, sobre la conveniencia de que estas asuman la
ejecución de algunos proyectos del plan de desarrollo.

Como dijimos anteriormente, el diagnóstico que hemos realizado nos debe

permitir llegar a cualquiera de las siguientes posiciones:

Primer caso:

25
Segundo caso:
• La organización tiene algunas fallas
que es necesario corregir, para que
esté en condiciones de
responsabilizarse de la ejecución de al-
gunos proyectos del plan de desarrollo.

Como el diagnóstico nos ha permitido determinar las causas de los

problemas y dificultades por los que atraviesan las organizaciones, lo que
debemos hacer en cualquiera de estos dos casos, es elaborar y
ejecutar un plan para su fortalecimiento desarrollo, como se indica en el
tema 2 más adelante.

Tercer caso:

• La organización por sus deficiencias no

está en condiciones de asumir la
ejecución de los proyectos. En este caso
es necesario promover la creación de
una nueva organización.

En el tema 3 se presentarán los procedimientos para hacerla.

26
 Actividad en grupo.
Analicen en grupo y escriban las conclusiones a las
siguientes preguntas:

1. Por qué es importante investigar qué organizaciones hay en

la comunidad y cómo funcionan actualmente?

2. Cuáles son las actividades que debemos realizar para:

a. Hacer el inventario de las organizaciones.

b. Elaborar el diagnóstico de las organizaciones.

3. Con base en la respuesta dada a la pregunta anterior,

procedan a:

a. Hacer el inventario de las organizaciones de su

comunidad.

b. Hacer el diagnóstico de cada una de ellas.

27
Los planes de
fortalecimiento
y capacitación
Si la comunidad ha tomado la decisión de realizar proyectos de desarrollo
con el apoyo de algunas de las organizaciones existentes, es necesario
elaborar el plan de fortalecimiento para adecuar cada organización a los
requerimientos de cada uno de los proyectos que se van a ejecutar.

Como la causa de un gran número de problemas se debe a la falta de

preparación de los socios de la organización, conjuntamente con el plan de
fortalecimiento se debe elaborar el plan de capacitación.

28
El plan de fortalecimiento es el conjunto de actividades y acciones que es
necesario emprender para resolver los problemas de la organización y
proyectar su desarrollo futuro.

Como un ejemplo de cómo puede resumirse el plan de fortalecimiento,

presentamos en la página siguiente el plan de acción inmediata para la
situación de la cooperativa, que hemos mencionado anteriormente.

29
30
El plan de capacitación es el conjunto de actividades pedagógicas que
buscan resolver las deficiencias de conocimientos, de información técnica o
de actitud manifestadas por los miembros de la organización.

Al hacer el diagnóstico y elaborar el plan de capacitación es importante

recordar este principio:

“Detrás de cada problema técnico siempre hay un problema humano

que es posible solucionar si se trata correctamente"

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Es importante tener en cuenta este principio porque muchas veces las
raíces de los problemas, se deben a la actitud de las personas frente a su
trabajo, o a las relaciones interpersonales, o a la carencia de los
conocimientos y habilidades para el desempeño de las funciones.

Estos son problemas que podemos enfrentar con un apropiado programa

de capacitación.

Tanto para la elaboración como para la ejecución del plan de capacitación

es conveniente que la comunidad solicite asesoría y apoyo de instituciones
o personas especializadas en la materia..

En la página siguiente se presenta un esquema sencillo y útil para la

programación de las acciones de formación.

32
33
 Actividad en grupo
1. Teniendo en cuenta los resultados de la actividad de grupo del tema
anterior, analicen la problemática de la organización seleccionada y
elaboren:

A. El cuadro resumen del plan de acción inmediata

B. El cuadro resumen de las acciones de formación

2. Analicen propuestas diferentes sobre la forma de:

a. Clasificar y ordenar la información para el diagnóstico

b. Presentar la programación de los planes de fortalecimiento y
capacitación

3. Diseñen, programen y realicen actividades para dar a conocer a todos

los socios de las organizaciones, los resultados del diagnóstico y la
programación de los planes de fortalecimiento y capacitación.

34
Cómo
crear Empresas
Asociativas?
Al terminar el tema 1 dijimos que, después de haber realizado el
diagnóstico de las organizaciones, una conclusión de este trabajo, podría
ser que debido a sus características ninguna de las organizaciones
existentes, está en condiciones de asumir la ejecución de algunos de los
proyectos de la comunidad.

En este caso es necesario promover la formación de nuevas

organizaciones, que cumplan los requisitos para poder ejecutar
eficientemente los proyectos seleccionados.

35
En general cuando hablamos de crear nuevas organizaciones para ejecutar
proyectos comunitarios casi siempre nos referimos a empresas de
economía solidaria o empresas asociativas manejadas por un grupo de
personas de la comunidad, que buscan resolver una necesidad social
mediante la producción de un bien o la prestación de un servicio.

Por eso nos limitaremos en este tema al estudio del proceso de creación de
empresas asociativas, promovidas por la misma comunidad, con el
propósito de ejecutar algún proyecto del plan de desarrollo comunitario.

El proceso que vamos a describir aquí en forma general se presenta

detalladamente en la "Guía Metodológica para Promoción, Establecimiento
y Consolidación de Empresas Asociativas", recientemente publicada por el
SENA.

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Puede decirse que la conformación de una empresa asociativa pasa por
tres momentos:

La promoción

El establecimiento

La consolidación

1. La etapa de promoción

• Comprende las siguientes actividades:

• Detección de la oportunidad económica y social.
• El estudio de Prefactibilidad.
• El Plan de Cooperación.
• El estudio de Factibilidad.

37
 a. Detección de la oportunidad económica y social:

El inventario socioeconómico nos ha permitido definir cuáles son las

necesidades insatisfechas de la comunidad que pueden ser atendidas, con
el apoyo de las entidades públicas o privadas mediante el trabajo
comunitario.

Igualmente el inventario socioeconómico nos debe permitir detectar

posibilidades económicas que ofrece la zona geográfica donde está
ubicada la comunidad, por su cercanía a mercados de bienes y servicios
susceptibles de ser producidos en la región.

38
Además, probablemente podemos detectar las oportunidades sociales,
buscando en la comunidad las personas que por sus conocimientos,
experiencias y destrezas, estarían en condiciones de desarrollar la
producción del bien o la prestación del servicio que se nos ofrece como una
oportunidad económica.

En conclusión, con base en la información del inventario socio-económico, o

ampliándola si es necesario, es posible determinar oportunidades
económicas ysociales, para la ejecución de proyectos rentables que
busquen solucionar problemas de empleo e ingresos.

39
 b. El estudio de Prefactibilidad

Detectada una oportunidad económica y social se debe proceder a realizar

el estudio de Prefactibilidad mediante la ejecución de las siguientes
actividades:

• La investigación sobre la oferta y demanda del producto o servicio

para determinar el acceso que la nueva empresa pueda tener al
mercado.

• El diseño del perfil técnico que permite estimar la inversión inicial y

definir los conocimientos y habilidades necesarios para producir el
bien o prestar el servicio seleccionado.

40
El estudio de Prefactibilidad, como su nombre lo indica, es un sondeo
preliminar que permite hacer una primera evaluación de la viabilidad de
la empresa y definir la continuación del proyecto.

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 c. El Plan de Cooperación
Simultáneamente con la elaboración del estudio de Prefactibilidad, los
socios emprenden la tarea de formular el Plan de Cooperación. Este
recoge las reglas básicas de la organización interna, las características del
funcionamiento de la empresa y la manera como ésta opera hacia el
exterior. Debe reglamentar en forma clara y precisa todas las actividades de
la empresa en concordancia con el carácter asociativo de la misma.

Los componentes del Plan de Cooperación son:

• Los estatutos de la empresa

• El reglamento de trabajo

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 Estatutos de la Empresa

1. Definición de la empresa asociativa

2. Objetivos de la misma

3. Estructura organizativa

• Asamblea General
• Junta Directiva
• Responsables técnicos
• Encargados de compras, ventas, contabilidad, etc.
• Comité de compras, ventas, vigilancia, educación, arbitraje, etc.
• Derechos y deberes de los socios

4. Definición del patrimonio social

• Aportes, capitalización y donaciones

• Fondos de capitalización, seguridad social, etc.

5. Distribución de excedentes económicos.

• Anticipas de consumo
• Seguridad social
• Solidaridad externa
• Capitalización
• Excedentes repartibles
• Condiciones para Ingreso y retiro de socios

7. Condiciones para la disolución y liquidación de la empresa

8. Condiciones para la mano de obra asalariada

Reglamentos de Trabajo

Procesos de planeación, evaluación y control de las actividades

productivas.

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 d. El estudio de Factibilidad

Para tener un mayor conocimiento de cómo elaborar el estudio de

factibilidad, recomendamos al grupo consultar los siguientes textos:

• Guía Metodológica para la Promoción, Establecimiento y

Consolidación de Empresas Asociativas, editada por el SENA.

• La cartilla FAD Cómo hacer una buena inversión, Colección

Microempresas, Unidad 12C.

• La cartilla 8 Formulación y Gestión de Proyectos Comunitarios, de

esta misma serie, tema 1.

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2. Etapa de Establecimiento
Las actividades durante esta etapa están encaminadas a iniciar y
desarrollar el proyecto hasta lograr el funcionamiento armónico de la
empresa en sus diferentes áreas de gestión a través del trabajo colectivo.
En esta etapa de establecimiento pueden diferenciarse tres momentos:

A. La instalación
B. El arranque
C. El fortalecimiento

a. La instalación que incluye la consecución de los medios de producción

(tierra, local, maquinaria, equipos y herramientas) y su organización y
adecuación.

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b. El arranque que comprende la puesta en marcha de la empresa y de
todo el sistema administrativo.

c. El fortalecimiento que comprende las actividades encaminadas a lograr

que los socios desempeñen a cabalidad las funciones empresariales en
forma autónoma, sin intervención de asesores externos; y lograr el
funcionamiento coordinado de las áreas de la empresa.

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3. La etapa de Consolidación

El objetivo de las actividades de la etapa de consolidación es garantizar el

desarrollo de la empresa a mediano plazo.

Durante esta etapa los socios deben estar en condiciones de evaluar

periódicamente el funcionamiento de la empresa y de formular y ejecutar
los planes de fortalecimiento y capacitación.

Los procedimientos para realizarlos son los descritos en el tema 2 de esta

cartilla.

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 Actividad en grupo
En este último tema de esta cartilla se ha mencionado reiteradamente la
necesidad de consultar otros materiales editados por el SENA que
presentan en forma más detallada los procedimientos para la creación de
empresas asociativas, que se han formulado aquí en forma muy general.
Es muy importante que el grupo conozca estas publicaciones, con el
propósito de poder utilizarlos cuando se esté en el proceso de promoción de
nuevas organizaciones.

Solicítenle al instructor del SENA, que les facilite estos materiales con el fin
de consultarlos y analizar las respuestas a las siguientes preguntas:

1. Cuáles son las actividades que debemos realizar para:

a. Elaborar el estudio de Prefactibilidad

b. Formular el Plan de Cooperación
c. Elaborar el estudio Factibilidad

2. Cuáles son las actividades que debemos realizar en la

etapa de Establecimiento?

3. Cuáles son las actividades que debemos realizar en la

etapa de Consolidación?

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49