UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

  FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

  PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
  GERENCIA DE PROYECTOS

  INICIACIÓN DEL PROYECTO

 
INTEGRANTES Luz Milena Román Tamara.
Viviana Gómez Espitia.
GRUPO N 3
CURSO Grupo 8D
PROFESOR Rafael Rico Sierra
Periodo 2019-2

Datos
Básicos    
Nombre Implementación de PBCS - Vivaair.
Código  
Estado Inicio
Prioridad Media
Proyecto Implementación de proceso de automatización del presupuesto de la
Razón de Ser
empresa.
Programa Oracle.
Potencialización de los procesos de planificación financiera y control de
Portafolio
gestión.
Preparado Por Milena Román - Viviana Gómez.
Dirección Carrera 11 No. 101 - 80 | Bogotá - Colombia.
Responsable
Área/Departamento Tecnología.
Teléfono 3224099734 – 3163773819.
Número 1.0
Versión Fecha 10/09/2019
Notas  

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Tipo Specific(Especifico), Measurable(Medible), Attainable(Alcanzable),Realistic(Realistic), Time-Bound
Smart (Limitado en tiempo)
Específico: Mejorar los procesos manuales asociados a la elaboración de plantillas, homologación de formatos y
consolidación de información del negocio para ganar eficiencia, simplificar tareas y eliminar duplicidad en el
manejo de la información.
Medible: Definir las consideraciones básicas para el diseño de una solución que permita la optimización de los
procesos de Planeación, Ejecución, Seguimiento y Control del presupuesto en la Gerencia de Planeación
Financiera.
Alcanzable: Comprender las necesidades actuales en el proceso de planeación y presupuesto en VIVA AIR S.A, con
el fin de ofrecer una estrategia de optimización basada en buenas prácticas, que permitan mejorar la operación de la
Gerencia de Planeación Financiera.
Realista: Considerando la situación de la VivaColombia y sus necesidades, nuestra consultoría tendrá como
objetivo principal el “Diseño y Validación de un Modelo Conceptual PBCS para todos los vuelos, Sedes y
empleados de la aerolínea VIVA AIR S.A apalancado en las Mejores Prácticas del Enfoque de presupuesto y
planeación Basado en Actividades”.

•Análisis y Diagnóstico de la Situación Actual

•Recomendaciones de la Consultoría.

•Diseño de Solución para la elaboración del Presupuesto.

Limitado en Tiempo: Implementar el nuevo servidor en 4 meses

Producto / Entregables
Acta de Inicio: Donde se establecen los objetivos de la herramienta de gestión.
Levantamiento de información y análisis de las áreas de Planificación Financiera y Control de Gestión,
concentramos nuestra oferta de valor.

Documento de Diseño: Diseño y Validación de un Modelo Conceptual PBCS para todos los vuelos, Sedes y
empleados de la aerolínea VIVA AIR S.A apalancado en las Mejores Prácticas del Enfoque de presupuesto y
planeación Basado en Actividades
Conclusiones: Con el alcance del proyecto se garantiza: Análisis y Diagnóstico de la Situación Actual y brindar las
recomendaciones de la Consultoría. Adicional establecer el Diseño de Solución para la elaboración del Presupuesto

Acta De Cierre : Documento con todas las especificaciones el desarrollo y la implementación del proyecto logrando
Mejorar los procesos manuales asociados a la elaboración de plantillas, homologación de formatos y consolidación
de información del negocio para ganar eficiencia, simplificar tareas y eliminar duplicidad en el manejo de la
información.

Contexto
Líneas estratégicas en las que participa el proyecto
DOCUMENTACIÓN: Levantamiento detallado del inventario de sus procesos, reportes y “outputs”

OPTIMIZACIÓN: Identificación y valoración de actividades dentro de los procesos. Redefinición y optimización

de su mapa y/o matriz de procesos.

AUTOMATIZACIÓN: Mecanización de sus procesos a través de la implementación de soluciones tecnológicas.

Trabajamos con productos de alta calidad bajo el paraguas de Oracle. Mantenimiento de soluciones tecnológicas y
capacitación de personal.
Marco De Referencia en el que se da el proyecto
1.Extraer la información de bitácoras de actividades (cost drivers) y recursos (resources drivers).

2. Bases de datos del área financiera, área de presupuesto, costos.

Políticas Organizacionales que enmarcan la realización del proyecto
-Políticas de manejo de la información
-Políticas de Ética
-Políticas de seguridad
Normas o Estándares Aplicables
MANUAL DE POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Políticas de Privacidad y vulnerabilidades
Política de seguridad de las comunicaciones
Política de Tercerización u Outsourcing.
Política de Gestión de los Incidentes de la Seguridad de la Información
Política de cumplimiento de requisitos legales y contractuales
Política de retención y archivo de datos

Impactos
Sociales

Se busca una mejora en el manejo de la información para los asociados de la organización, mayor fluidez y orden en
los movimientos financieros.

Económicos
Generar impacto directo que corresponde a la ganancia generada por el despliegue y desarrollo de las mejoras en la
experiencia del cliente interno y externo.
Ambientales

Reducir la generación de residuos, contaminación visual por exceso de documentación, sobrecarga de la

documentación y procesos operativos.

Estimaciones Preliminares
Tiempo

La realización de toda la actividad de PBCS, se estima un tiempo aproximado de implementación de 4 meses.

Se tiene en cuenta un tiempo adicional de 15 días continuos en el sitio , para soporte de la aplicación.

Costos
se asignan todos los costos a las actividades del proyecto, tales como:
- Coste de los recursos (Humano, externo, interno).
- equipos
 - Viajes
- Materiales
- Insumos.
Los cuáles serán destinados a garantizar la propuesta de valor en los servicios.
Personal
Se debe estimar las relaciones de jerarquía y relaciones internas estableciendo metas y responsabilidades.
En este proceso se abordará la identificación, recopilación y la asignación de responsabilidades , labores propias de
cada labor correspondiente al proceso de automatización.
Riesgos
- Retraso en el desarrollo debido a la falta de disponibilidad de ambientes del cliente.
- Peligro en el manejo de la información por políticas de seguridad de la compañía.

ACTA DE INICIO DE PROYECTO

Fecha 10 Septiembre de 2019
Nombre Del
Proyecto Implementación de PBCS - Vivaair.
Debido a los retos que enfrentan actualmente las áreas de Planificación Financiera y Control
de Gestión, concentramos nuestra oferta de valor en lo siguiente; Potenciar los procesos de
Planificación Financiera y Control de Gestión a fin de que estos generen información
relevante y accionable para el manejo de las empresas , por medio de la documentación,
Justificación optimización y automatización.
- Mejorar los procesos manuales asociados a la elaboración de plantillas,
homologación de formatos y consolidación de información del negocio para ganar
Objetivos eficiencia, simplificar tareas y eliminar duplicidad en el manejo de la información.
- Definir las consideraciones básicas para el diseño de una solución que permita la
optimización de los procesos de Planeación, Ejecución, Seguimiento y Control del
  presupuesto en la Gerencia de Planeación Financiera.
- Comprender las necesidades actuales en el proceso de planeación y presupuesto en
VIVA AIR S.A , con el fin de ofrecer una estrategia de optimización basada en
buenas prácticas, que permitan mejorar la operación de la Gerencia de Planeación
  Financiera.

Director Del Proyecto

Responsable del
Milena Román _ Líder Del proyecto.
Proyecto
  Viviana Gómez - Líder de Desarrollo e Implementación
Nivel de Autoridad Alto

  Requisitos De Aprobación
Cuando el Diseño y Validación de un Modelo Conceptual PCBS esté implementado
Se Considera Exitoso para todos los vuelos, Sedes y empleados de la aerolínea VIVA AIR S.A apalancado
Cuando en las Mejores Prácticas del Enfoque de presupuesto y planeación Basado en
Actividades.
Responsable Aprobación Viviana Gómez Espitia.

Autorizan Líder De proyecto – Milena Román - Líder procesos Financieros Vivaair.