CODIGO: AT - 04

ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN FECHA:21/03/201

DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 9
VERSION: 01

ACTA No. 1

La presente acta contiene los diferentes elementos del Sistema de Gestión Integrado (SGI) que requieren
ser revisados a nivel gerencial para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas, de
acuerdo con lo estipulado en el numeral 9.3 de la NTC ISO 9001:2015, numeral 9.3 de la NTC ISO
14001:2015, el numeral 9.3 de la NTC ISO 45001.2018 y el articulo 2.2.4.6.31 del decreto 1072-2015.

Esta Revisión comprende el periodo desde enero de 2018 a diciembre de 2018.

a) ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES POR LA DIRECCIÓN PREVIAS.

A la fecha es el primer informe presentado para la revisión por la dirección, pues es el primer seguimiento
que se le realiza al sistema integrado de gestión. Siendo la primera revisión se establecen unas fechas para
su respectiva revisión y otra para su seguimiento.

Fecha Responsabl Nueva

Compromiso Seguimiento
Acordada e fecha
Primera revisión por la
28/11/201 Gerente.
dirección del sistema 20/12/2018
8 HSEQ.
integrado de gestión.

b) CAMBIOS EN LAS CUESTIONES INTERNAS Y EXTERNAS.

 Internas.

Los cambios en las cuestiones internas del sistema de gestión integrado fueron registrados en la matriz
DOFA, donde se evidencian las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas que se tienen en cada
uno de los sistemas. De esta manera se realiza un seguimiento y se implementa un plan de acción donde se
le da solución a las diferentes cuestiones.
Las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas que tuvieron dificultades para su total cumplimiento
en la organización durante el año 2018 fueron:

Debilidades. Oportunidades.

No se cuenta con tecnología, herramientas y

1. Invertir en nuevas variedades de flor.
maquinaria adecuada para cada proceso.

No se cuenta con nuevos clientes. 2. Posibilidad de exportación.

Fortalezas. Amenazas.
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1. Variedad de producto para el cliente. 1. Competencia en el mercado nacional.

2. Puntualidad en la entrega del producto. 2. Aumento de plagas y enfermedades en cultivo.

Posibles causas de no cumplimiento.

Debilidades.
La organización cuenta con herramientas y maquinaria, pero no las suficientes y las adecuadas para cada
proceso, pues la mayoría de estas está en mal estado y no funciona correctamente como lo son las tijeras
de poda, el equipo de fumigación y las bombas de aspersión.
La organización no cuenta con nuevos clientes ya que no se realiza la suficiente publicidad a los productos y
servicios que se ofrecen.
Oportunidades.
No se ha invertido en nuevas variedades de flor ya el terreno asignado para la siembra no cuenta con las
condiciones adecuadas y tampoco hay el suficiente recurso financiero para adecuar el terreno y hacer la
compra de nuevas variedades de flor.
La organización se encuentra en trámites para la posibilidad de exportación de flor a países como Brasil,
Perú y estados unidos.
Fortalezas.

No se ha logrado incrementar la variedad de producto para el cliente ya que no se ha realizado la siembra

de las nuevas flores.
La puntualidad en la entrega del producto ha ido decreciendo ya que en los meses de agosto a diciembre
del año 2018 se realizaron cambios en el personal de despacho y transporte, lo cual hace que el producto no
llegue al cliente en horas establecidas.

Amenazas.

La competencia en el mercado nacional ya que varía los precios y variedades de flor a los clientes.
El aumento de plagas y enfermedades en el cultivo se incrementa en temporadas de verano, también por la
ganadería presente en los alrededores de la organización.

Plan de acción para las cuestiones internas.

PLAN DE ACCION
Debilidades. Oportunidades.
1.-Realizar mantenimiento a las bombas de 1. Asignar el recurso financiero para procesos de
aspersión, producción. Evaluando y cumpliendo con lo
-Realizar mantenimiento o cambio si es necesario de programado para el incremento de la organización.
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las tijeras de poda.
-Cambiar el equipo de fumigación cada vez que se
requiera.
2. Suspender los trámites para la exportación del
2. Contratar personal experto en publicidad, para producto ya que no se cuenta con recurso financiero
garantizar el crecimiento de clientes y así mismo el suficiente para expandir el mercado
de la organización. internacionalmente.
Se le dará prioridad al mercado nacional.
Fortalezas. Amenazas.
1. Adecuar el terreno asignado para la siembra de Realizar procesos eficaces para la satisfacción del
nuevas flores, asignando el recurso financiero cliente. Compitiendo con el mercado en la mejor
necesario. calidad del producto.
2. Realizar capacitaciones y reevaluaciones de 2. Incrementar el proceso de fumigación en
satisfacción a clientes a trabajadores encargados de temporadas de verano, en puntos específicos de los
recibir las especificaciones del cliente, despacharlos y invernaderos.
transportarlos. - mantener todas las cubiertas cerradas.

Fecha.
Responsable.

 Externas.
Calidad.
Los cambios en las cuestiones externas son registrados en la matriz de sugerencias, quejas y reclamos
(PQRSD) y en las encuestas de satisfacción. Donde se le realiza un procedimiento para darle solución y
mejora a estas cuestiones.
Las PQRSD con mayor frecuencia en los meses de marzo a noviembre de 2018 fueron:

PQRSD 2018.
denuncias
15%
sugerencias
5%
peticiones
5%
reclamos Quejas
5% 70%
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Las PQRSD más relevantes en el año 2018 son:

Quejas. 19

Problemática. Plan de acción Documentos fecha responsable

soporte
Las quejas má s Establecer nuevas Rutas del producto. Julio 2019 Área de
frecuentes se rutas de traslado. Requerimientos del ventas.
obtuvieron de los cliente.
clientes por
impuntualidad en la
entrega del producto.

Ambiental.
Las PRSQD fueron.

PQRSD SGA 2018.

denuncias
15%
sugerencias
5%
peticiones
5%
reclamos Quejas
5% 70%

Quejas. 14 por contaminación de aire. Se crean malos olores al realizar el proceso de fumigación.
Denuncias. 3 por realizar vertimientos al cuerpo hídrico que pasa por alrededores de la organización.

PQRSD Problemática. Plan de acción Documentos soporte

QUEJAS contaminación de aire Realizar proceso de fumigación en horas de la Plan de acción ambiental.
mañana ya que el incremento de calor es menor.
Realizar proceso de fumigación con las cortinas
totalmente cerradas.

DENUNCIA vertimientos al Se implementara tubería conductoras del agua Plan de acción ambiental.
cuerpo hídrico utilizada para producción al reservorio en zonas
estratégicas
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c) DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO.

1. satisfacción del cliente y retroalimentación de las partes interesadas pertinentes.

En cuanto a la percepción y satisfacción del cliente, esta se evidencia por los resultados obtenidos a través
del indicador “Quejas y Reclamos” el cual se obtiene de las Encuestas de Satisfacción a clientes y las PQRS
en los meses de febrero a diciembre de 2018, para evaluar el nivel de satisfacción del cliente por los
productos y servicios ofrecidos; donde se obtuvo un puntaje de 4,5 sobre 5.
El indicador de Quejas y Reclamos se cumple en un 80%, pues las situaciones que se presentan con
frecuencia son:

PQRSD CON PLAN DE ACCION. DOCUMENTO FECHA RESPONSABLE

MAYOR SOPORTE.
FRECUENCIA.
Entrega del producto en El personal Operativo debe -BUZON DE Junio 2019 Área de gerencia.
tiempos no estipulados. recopilar la información sobre las SUGERENCIAS. Área de despachos.
quejas y reclamos que recibe por
parte de los clientes por medio -REGISTROS DE
de llamadas telefónicas, correos SUGERENCIAS, QUEJAS Y
o buzón de sugerencias y RECLAMOS.
comunicarla al encargado de
producción y HSEQ para que este -MATRIZ DE PQRS.
verifique y le realice plan de -MATRIZ DE PARTES
mejora y tratamiento INTERESADAS.
correspondiente. Estas mejoras -MATRIZ DE
se realizaran para las fechas de COMUNICACIÓN
Enero a Mayo de 2019. EXTERNA.

Falta de informació n del Para ofrecer el producto a -CATALOGO DEL Junio 2019 Área de gerencia.
producto ofrecido clientes se realizara una cartilla o PRODUCTO FLOWERS. Área de ventas.
catalogo donde se especifica los
productos ofrecidos por la -MATRIZ DE PQRS.
organización y procesos del -MATRIZ DE PARTES
producto. Este catálogo se INTERESADAS.
realizara para el mes de Abril de -MATRIZ DE
2019. COMUNICACIÓN
EXTERNA.
Mal conteo o falta de Para el conteo exacto del Área de
producto en los ramos producto se realizara el proceso -REGISTRÓ DE CANTIDAD producción.
ofrecidos. de pesaje, donde se pesaran DE PRODUCTO LIBERADO
todos los ramos con las POR DIA.
cantidades específicas del (Trazabilidad).
cliente, contando con el apoyo -MATRIZ DE PQRS.
del personal encardado en armar -MATRIZ DE PARTES
los ramos. Este proceso se INTERESADAS.
implementara a partir del mes de -MATRIZ DE
Marzo. COMUNICACIÓN
EXTERNA.
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Retroalimentación de partes interesadas.

En cuanto a la retroalimentación de partes interesadas, esta se evidencia en “indicador de
retroalimentación de partes interesadas”, el cual se obtiene de la Matriz de partes interesadas y Matriz de
comunicación Externa en los meses de febrero a diciembre de 2018, con el fin de evaluar los cambios
realizados en la organización y de esta manera informar a las partes interesadas y retroalimentarlas.
Se obtuvo un puntaje de 3.5 sobre 5.

El indicador de retroalimentación a partes interesadas no se está cumpliendo a totalidad ya que no se

realiza retroalimentación a partes interesadas como lo son clientes, proveedores y comunidad.
Se cumple en un 50%, pues las situaciones que se presentan con frecuencia son:

RETROALIMENTACION A PLAN DE ACCION. SOPORTE. FECHA RESPONSABLE

PARTES INTERESADAS.
No se realiza retroalimentació n a Implementar acciones donde -REGISTRO DE ABRIL 2019 AREA HSEQ.
partes interesadas, pues solo se se realicen ASISTENCIA.
informa los cambios que tiene la retroalimentaciones a partes -DIVULGACIÓN DE
organizació n en cuanto a interesadas en cuanto al PROCEDIMIENTOS E
requisitos de clientes, pero no se sistema de gestión de INSTRUCTIVOS.
realiza seguimiento o calidad, dando a conocer los -ACTAS DE REUNIONES
retroalimentació n a estos cambios obtenidos en -MATRIZ DE RIESGOS Y
cambios informados a clientes. procesos de la organización. OPORTUNIDADES.
Para esto se deben registrar -MATRIZ DE PARTES
en la matriz de riesgos y INTERESADAS.
oportunidades, para la toma -MATRIZ DE
de medidas respectivas. Este COMUNICACIÓN
plan de acción se llevara a EXTERNA.
cabo en el mes de Abril de
2019.

2. Grado en que se han logrado los objetivos.

Calidad.
Para medir el grado en que se han logrado los objetivos este se evidencia por los resultados obtenidos a
través del indicador “objetivos de calidad” el cual se obtiene de la Matriz de objetivos de la empresa y
Matriz de planes estratégicos de los objetivos de calidad del año 2018, para evaluar el nivel en que se han
cumplido con los objetivos trazados; donde se obtuvo un puntaje de 4.0 sobre 5.

El indicador de objetivos de calidad se cumple en un 78%, pues no se ha llegado a cumplir en su totalidad 2

de los objetivos de calidad, los cuales son:
OBJETIVOS DE PLAN DE ACCION. SOPORTE. FECHA RESPONSABLE
CALIDAD.
Aumentar en un 20% la Revisar que los procesos -OBJETIVOS DEL SISTEMA DE
satisfacció n de los sean óptimos para CALIDAD.
clientes durante el añ o producir un buen -MATRIZ DE
2018, mediante producto para el cliente, CARACTERIZACION DE
encuestas realizadas a Capacitar al personal en PROCESOS.
fin de semestre. procesos que garanticen -REGISTROS DE CALIDAD DEL
la satisfacción del cliente PRODUCTO.
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en cuanto al producto -REGISTROS DE
que ofrece la CAPACITACION AL PERSONAL
organización, EN CALIDAD DEL PRODUCTO.
Realizar encuestas de -ENCUESTAS DE
satisfacción a los SATISFACCION.
clientes, Contratar -PERFIL DEL PERSONAL.
personal idóneo para los
diferentes procesos de la
empresa.
Aumentar en un 20 % al Adquirir tecnología para -REGISTROS DE REUNIONES
mes las ventas del mejorar la calidad del CON LOS CLIENTES.
producto en los producto, - SUGERENCIAS DE PARTES
diferentes mercados Realizar charlas con los INTERESADAS.(PQRSD)
mediante publicidad del clientes sobre la calidad -MATRIZ DE DISEÑO Y
producto. del producto y mejoras DESARROLLO.
que se le pueden -MATRIZ DE RISGOS Y
realizar, satisfacer las OPORTUNIDADES.
necesidades de los
clientes, realizar
publicidad en diferentes
sectores.

Ambiental.
Aspectos ambientales significativos.
Los aspectos e impactos más significativos durante el 2018 se evidenciaron en la matriz de aspectos e
impactos ambientales donde a cada impacto se le realizo un plan de acción para mitigar y mejorar las
condiciones ambientales en la organización. Los impactos más relevantes y a los que aún no se les realiza un
plan de acción eficaz son los siguientes:
Generación de residuos peligrosos: esta generación de residuos peligrosos se genera por la utilización de
químicos y plaguicidas para el proceso de fumigación durante todo el año. Estos envases no tiene un
tratamiento adecuado, pues se les realiza el proceso de triple enjuague y se almacenan. Pero no cuentan
una disposición final.
Contaminación de agua: la contaminación de agua en la organización se da por el lavado de epp de
fumigación, el lavado de envases de agroquímicos y la hidratación de la flor en poscosecha y cuarto frio.
Esta agua utilizada para estos procesos no cuenta con un adecuado procedimiento, pues la mayoría de este
recurso es vertido/derramado directamente en suelo y cuerpos hídricos que pasan alrededor de la
empresa.
Plan de acción:
IMPACTO. PLAN DE ACCION.
Generación de residuos peligrosos. Se continuara realizando el proceso de triple enjuague y
separación de envases y tapas, se almacenaran en el centro de
acopio y se contratara para el mes de mayo de 2019 un ente
encargado de recoger estos envases y darles una disposición
final.
Se realizaran capacitaciones para el manejo de residuos a los
trabajadores.
Contaminación de agua. Se implementara un nuevo procedimiento para minimizar el
consumo de agua y la contaminación, donde el agua utilizada
para los procesos de hidratación de flor y lavado de epp y
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envases se conducirá al reservorio por medio de tubería y
traslado.
Se realizara capacitaciones al personal en consumo y
contaminación de agua.

Plan de emergencia ambiental.

La organización cuenta con un plan de emergencia ambiental el cual no está actualizado y no se le ha
realizado seguimiento. Pues durante el año 2017 y 2018 se realizaron una serie de cambios alrededor de la
organización como lo son construcciones y prados para ganadería.
Estos cambios afectaron en un 40% el plan de emergencia ambiental ya que el punto de encuentro
establecido por la organización en caso de una emergencia no cuenta con las condiciones específicas debido
a estas construcciones. También el sistema de alarmas no funciona desde el mes de mayo de 2018 por falta
de mantenimiento.

Plan de acción.
Debido a los cambios que se han generado en los alrededores de la empresa, se beben adoptar nuevas
opciones para el plan de emergencias ambientales como lo son el punto de encuentro. Este punto se
evaluara con el comité y el copasst para reubicarlo.
El sistema de alarmas se le realizara mantenimiento y se establecerá un plan de mantenimiento preventivo
o en su defecto un cambio en el sistema de alarmas.

SST.

Reporte de accidentes, incidentes y enfermedades laborales.

Para el reporte de accidentes en el año se evidencia en la matriz de peligros, donde los accidentes más
frecuentes en el año 2018 fueron:
Clasificación. Cantidad de Efectos Descripción. Fecha. Responsable.
accidentes posibles.
en el año
Biomecánico. Enfermedades en Derivados de
Constante manos y brazos. movimientos
repetitivos por
corte de flor con
tijera manual o de
poda.
químico Quemaduras y Derivado por
12 alergias por manipulación de
químicos. químicos.

Plan de acción.
Realizar pausas activas durante las jornadas de trabajo, realizar estiramientos antes de empezar jornada
laboral, capacitar al personal en las posturas y cuidados que debe tener al momento de realizar sus
actividades y realizar rotación de personal semanalmente.
Capacitar al personal en la manipulación adecuada de químicos, rotular los envases de químicos que son
transvasados y utilizar los elementos de protección personal.
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Consulta y participación del copasst y comité de convivencia laboral.

La organización cuenta con la consulta y participación del copasst en los incidentes y accidentes de trabajo,
este copasst está conformado por dos trabajadores de producción y el gerente general de la empresa.
Pero no se cuenta con documentación y registros de la conformación de este.

Plan de acción. Documentos soporte.

Generar registros, documentos y evidencias de las Acta de asignación de responsables.
actividades realizadas en el copasst y mantener Acta de constitución del copasst.
documentado y archivado. Programa de copasst.
Realizar capacitaciones y divulgació n a los -registro de capacitación.
trabajadores sobre las decisiones tomadas. - registro de divulgación.

3. Desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios.

Para identificar el desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios se evidencia en
diferentes documentos tales como el procedimiento de no conformidades y acciones correctivas y
preventivas y registro de acciones preventivas correctivas y de mejora del año 2018. Con el fin de evaluar el
desempeño y el nivel en que se han cumplido con los objetivos trazados; donde se obtuvo un puntaje de
4.0 sobre 5.

El indicador de objetivos de calidad se cumple en un 78%, pues 2 de los objetivos de calidad no se han
llegado a cumplir en su totalidad, los cuales son:
Aumentar en un 20% los recursos financieros en el mes para no generar cortes en la producción de la flor
ni de personal durante el primer semestre del año 2018 por medio de asignación de recurso de los socios de
la empresa.
Disminuir en un 80 % las pérdidas económicas que generan los productos defectuosos que se producen
durante el año 2018 mediante el control de la producción.

PROBLEMÁTICA PLAN DE ACCION.

El objetivo no se ha llegado a cumplir ya que no
todos los meses no requieren del mismo
presupuesto financiero, debido a las altas y bajas
temporadas.
Las pérdidas de producció n se ocasionan en su
mayoría de veces por el traslado de cultivo a
poscosecha y en el proceso de clasificació n en el
á rea de poscosecha.
Evaluar nuevamente el presupuesto asignado por
mes e invertirlo en los meses de mayor consumo.
-Trasladar la flor de los invernaderos en tabacos
(cajas de plástico) por docenas.
-capacitar al personal en la clasificación de flor,
evitando pérdidas diarias.

4. Las no conformidades y acciones correctivas.

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Las no conformidades y acciones correctivas del año 2018 se evidencian en los registros de acciones
preventivas, correctivas y de mejora y en el procedimiento de no conformidades y acciones preventivas y
correctivas, siguiendo los esquemas establecidos para la organización como lo son:
Lluvia de Ideas
Espina de Pescado o diagrama de causa y efecto
Los cinco por qué?
Diagrama de Pareto.

Aun no se ha cerrado la Acción Correctiva # 3, relacionada con el cambio de proveedor, debido a que no se
han ejecutado todos los trámites y evaluaciones sugeridas por la alta dirección y el jefe de producción.
Durante el 2018 se registraron 9 Acciones Correctivas, distribuidas por proceso de la siguiente manera:

Proceso Cant.
Producción. 3
Financiero. 1
Mantenimiento. 2
Recursos humanos. 1
Gerencia. 2

Las no conformidades con mayor frecuencia se presentaron en los meses de junio a septiembre las cuales
son:

acciones correctivas
RRH
11%
financiero produccion
11% 33%
mantenimiento
22% gerencia
22%

No Conformidades.

Se presentaron 2 no conformidades en las fechas 12-06-2018 y 30-09-2018; debido al no envío de

requerimientos por el Cliente. Pues se enviaron los productos requeridos por el cliente el cual los solicito vía
telefónica. Los productos entregados no cumplían con las condiciones del cliente ya que el tamaño del tallo
y desoje del follaje no era el solicitado.

Se presentaron 3 no conformidades en los procesos de producción en las fechas 16-07-18, 21-07-2018 y 30-
08-2018; debido a la falta de insumos químicos para fumigación. Pues el proveedor encargado no cumplió
con las fechas establecidas.

Plan de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DOCUMENTO SOPORTE.

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VERSION: 01
DE MEJORA.
Se debe implementar un sistema donde los -Requerimientos del cliente.
requerimientos del cliente deben estar diligenciados en - Cotizaciones.
un documento, estos deben ser creados por el mismo - catálogo del producto.
cliente. Se deben recibir por correo electró nico y se
deben divulgar al encargado de producció n y despachos.

Se debe cambiar el proveedor de insumos químicos. -Evaluación a nuevos proveedores.

5. Los resultados de seguimiento y medición.

El SGI durante el año 2018 presentó los siguientes incumplimientos:
Mes
que
N Indicador
Formula Meta incum Valor Observaciones
o SGC
ple
Aumentar en un No de unidades El indicador no se cumplió en su totalidad
10 % la salida de producidas en el mes ya que el espacio para la siembra de
productos al * estos nuevos patrones no era la
mercado en el 100 Enero a Entre 35 adecuada, pues las condiciones del
1 año 2018 Total capacidad máxima
10%
Mayo y 42% terreno establecido no contaban con los
mediante la del recurso suficientes nutrientes y demás
siembra de más condiciones que se necesita para
patrones. sembrar estos patrones.
Aumentar en un
20 % las ventas No de ventas por mes El indicador no se cumple en su totalidad
del producto * 100 ya que no se invirtieron suficientes
durante el mes Total producción en Entre el recursos en la publicidad del producto.
Enero a
2 en los diferentes el mes 20%
octubre.
60 y También el indicador no fue acorde a las
mercados 75% ventas que se tienen por mes ya que
mediante varía la producción en temporadas bajas
publicidad del y altas.
producto.

Plan de acción.

Adecuar el terreno destinado para la siembra de patrones, contando con herramientas y personal adecuado
que verifiquen, evalúen y determinen las condiciones en las que debe estar el suelo para la siembra.
Realizando muestreos de laboratorio y monitoreos constantes para practicarle y suministrarle los aportes
que requiere.
Realizar una nueva evaluación al presupuesto destinado para la publicidad del producto y adecuarlo según
lo requiera, contando con nueva tecnología de publicidad.
En cuanto al objetivo y el indicador se debe evaluar y adecuar dependiendo de las condiciones de ventas
por mes, ya que no todos los meses son iguales pues varían dependiendo temporadas bajas y altas al igual
que los climas.
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VERSION: 01

El SGSST durante el año 2018 presentó los siguientes incumplimientos:

Mes
N Indicador Formula. que
Meta Valor Observaciones
o. SGSST. incum
ple
Disminuir un 90
% el ausentismo No de Ausencias en
laboral de la el mes El indicador no se cumplió en su totalidad
empresa *100 ya que la mayoría de trabajadores no se
Entre el
durante el No Trabajadores por Enero a presentaba a la empresa por
1 segundo
90%
diciembr
10% y
enfermedades comunes, tales como
área 50%
trimestre del e malestares estomacales, gripes entre
año 2018 otras.
mediante
capacitaciones.

Aumentar en un
20% el No de requisitos legales
cumplimiento cumplidos en el mes
* Entre el El indicador no se cumple en su totalidad
de los requisitos Enero a
2 legales durante 100 20%
octubre.
10% y ya que no se actualizaron algunos
Total de requisitos 20% documentos como la matriz legal.
el cuarto
trimestre del legales
año 2018

Posibles soluciones.
Implementar un programa de estilos de vida saludable y capacitar al personal de todas las áreas en este
programa.
Mantener un programa donde el encargado de actualizar documentos en cuanto a normatividad aplicable
este informado de las nueva normatividad aplicable.

El SGA durante el año 2018 presentó los siguientes incumplimientos:

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VERSION: 01

Formula
Mes
N Indicador que
Meta Valor Observaciones
o SGA incum
ple

Aumentar en un
30% la captación
de aguas lluvias
anualmente y en Cantidad de agua El indicador no se cumple en su
temporadas de Captada. totalidad ya que a las canales de
invierno, *100 Enero Entre
los invernaderos no se les realizo
1 mediante el Total de canales en 30% a el 50%
mantenimiento mantenimiento, por lo que no se
funcionamiento diciem Y 75%
de canales y logró captar gran cantidad de
bre
canaletas agua lluvia.
conductoras de
agua al
reservorio.

Posibles soluciones.
Realizar mantenimiento y cambio de plástico a las canales conductoras de aguas lluvias y al reservorio.

6. LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORÍAS.

Auditorías internas

En este ítem se presenta el análisis y resultados consolidados relacionados con la auditoría interna # 1 del
Sistema de Gestión Integrado -SGI-, la cual fue realizada en noviembre del 2018. En la tabla 1 se indican los
resultados generales de los Hallazgos por proceso.

Tabla 1. Hallazgos por proceso Auditoría Interna # 1

No
PROCESO NC %
.
1 GERENCIA 1 1
2 FINANCIERO 0 5
3 PRODUCCION 2 2
4 RECURSOS HUMANOS 1 1
5 MANTENIMIENTO. 0 5
TOTAL 4 100%

Gerencia: No se evidencio el catalogo del producto ofrecido a clientes.

Producción: no se cuenta con tareas asignadas para cada trabajador.
Recursos humanos: el perfil que exige la empresa para el trabajo ofrecido es muy alto y no requiere de
estudios.
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VERSION: 01
PLAN DE MEJORA
Gerencia.
Se encuentra en proceso el diseño del catálogo del producto para ofrecerle variedad a los clientes, donde
se evidenciara el tipo de flor ofrecida, tamaño, longitud de tallo entre otras.

Producción.
Las tareas asignadas para cada trabajador dependen de los requerimientos solicitados por día, no se
establecen trabajos rutinarios debido a la cantidad de trabajadores.

Recursos humanos.
Se bebe evaluar el manual de funciones para verificar el perfil exigido a cada área y cambiarlo de ser
necesario.

7. El desempeño de los proveedores externos.

Para verificar el desempeño de los proveedores externos se realizó una evaluación y reevaluación a
proveedores que suministran los químicos, el cartón y plástico o polietileno, bajo los estándares del
procedimiento de evaluación y reevaluación a proveedores.

Mayor incumplimiento
quimicos
20%
carton
10%
plastico
70%

El desempeño con mayor incumplimiento fue con el proveedor de plásticos, ya que no realizaba las entregas
a tiempo y el material de plástico no era de buena calidad.
Plan de mejora.
Se decide cambiar de proveedor en el mes de julio de 2018, contando con mejoras para los invernaderos.

d) LA ADECUACIÓN DE LOS RECURSOS.

Para la adecuación de los recursos se evidencia en el plan anual de trabajo donde los recursos más bajos se
presentaron en el mes de abril, agosto, noviembre y diciembre de 2018.
RECURSOS. MESES. PLAN DE ACCION.

ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Financiero. Abril, agosto, noviembre y
diciembre. Falta de presupuesto
en estos meses.
Tecnológicos. Noviembre y diciembre. Se
presentaron por falta de
impresora y computadores.
Infraestructura. Agosto. Falta de plástico para
mantenimiento de canales de
captación de aguas lluvias.
Humano. Agosto. No se cuenta con
personal adecuado para el
mantenimiento del sistema de
gestión.
CODIGO: AT - 04
FECHA:21/03/201
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VERSION: 01
Realizar una reevaluación al
presupuesto destinado por año.
Para evidenciar las necesidades
con mayor frecuencia.
Realizar compra de insumos de
cómputo, y mantenimiento a los
insumos que ya tiene la
organización.
Adecuar el presupuesto sobrante
de los otros meses para el
mantenimiento de estas canales.
Contratar personal con
conocimiento y experiencia en la
implementación del sistema
integrado de gestión.

e) LA EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS PARA ABORDAR LOS RIESGOS Y LAS OPORTUNIDADES.
Para abordar los riesgos y oportunidades del sistema integrado se evidencian en la matriz de riesgos y
oportunidades y en los planes de acción, también son evidentes en la matriz DOFA.
Los riesgos y oportunidades con más alto impacto son:
Sistema de Clasificación. Descripción. ACCIONES TOMADAS.
gestión.
SGC RIESGO. Afectación al producto por Realizar evaluación y seguimiento a
químicos nuevos o exceso nuevos proveedores, hacer pruebas en
de estos. campo para verificar la reacción del nuevo
producto, verificar que los productos
nuevos estén certificados por un ente
regulador.
SGA RIESGO Derrame de hidrocarburos y Crear trampas de arena donde se ubiquen
aceites en suelos y cuerpos hidrocarburos, almacenarlos en lugares
hídricos. retirados de fuentes hídricas y de contacto
con el suelo.
SGSST. RIESGO Herramientas de trabajo no Inspeccionar y cambiar las herramientas
adecuadas para los procesos que no cumplan con los procesos de la
realizados. empresa y que pongan en riesgo a los
trabajadores.

f) LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA.

 CODIGO: AT - 04
ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN FECHA:21/03/201
DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 9
VERSION: 01

Para la identificación de los hallazgos de mejora de la organización se evidencian en el registro de

identificación, control, seguimiento y de mejora continua bajo el procedimiento de mejora continua
Los hallazgos con mayor frecuencia durante el año 2018 se evidenciaron en el proceso de mantenimiento.
Tipo de hallazgo. Norma técnica Situación detectada.
INSPECCIONES: resultados de No se evidencia los registros de
las inspecciones realizadas a las inspecciones realizadas a la
nivel ambiental, seguridad y ISO 45001.2018 maquinaria de la organización.
salud en el trabajo y/o calidad
en el desarrollo de las
actividades de la organizació n

Plan de acción.
-Se debe realizar un programa de inspecciones de seguridad.
- Se debe contratar el personal que cuente con el estudio y experiencia para realizar las inspecciones.
- Capacitar al personal de mantenimiento y planificar inspecciones en el área.

Mecanismo de comunicación.
El mecanismo de comunicación en la organización cumple en un 85% ya que no se cuentan con todos los
registros de comunicación, pues estos no han sido archivados correctamente o no se han diligenciado.

Plan de acción. Documentos soporte.

Generar registros, documentos y evidencias de las Registro de capacitación y divulgación.
capacitaciones y comunicació n a trabajadores. Carteleras.
Mantener documentado y archivado.

En la revisión por la dirección se tomaron acciones correctivas y de mejora para que el sistema integrado de
gestión sea conveniente, adecuado y eficaz.

Registro de participantes presentes en la revisión por la dirección.

nombre cargo área firma
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ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN FECHA:21/03/201
DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 9
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