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PROYECTO - CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Fecha: De liberación
NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
Versión: Actualizada
.OBJETIVO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL:Cumplir con la Vision que se ha implementado, para crecer como el mejor desarrollo generalmente ALCANCE DEL PROCESO: INICIA CON LAS ACTIVIDADES DE PLANEACIÓN DEL PROCESO, DESARROLLANDO EL PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL, LA APLICACIÓN DE LA DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Y FINALIZA CON EL SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DEL PROCESO.

OBJETIVO: ADMINISTRAR LA DOCUMENTACIÓN FÍSICA DE LA ENTIDAD, EMPLEANDO TECNOLOGÍA E INSTRUMENTOS DE CONTROL RESPONSABLE: DIRECTOR GRUPO
PARA GARANTIZAR ACCESO OPORTUNO, DISPONIBILIDAD Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECURSOS FISICOS - SECRETARIA
ADMINISTRATIVA.

INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO, MEDICIÓN Y EVALUACIÓN

Son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los procesos, permite establecer el grado de avance o logro del objetivo y resultados esperados en relación con el producto o servicio.

NOMBRE: Indica el nombre del indicador, iniciando con la palabra cantidad o número, nivel,
TIPO: (Eficacia, eficiencia, efectividad, otros) INTENCIÓN: Especifica el objetivo a medir por parte del indicador.
tasa, índice, proporción o porcentaje.

ACTIVIDADES
PROCESOS O PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS CLIENTES Y PARTES INTERESADAS
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
PLANEAR

Plan Institucional de Archivo – PINAR.

Programa de Gestión Documental – PGD.
Entidades Públicas y Privadas (Gobierno
Programa Sistema Integrado de
Nacional, Archivo General de la Nación, Consejo Normatividad vigente. Normas técnicas (Sistemas Todos los procesos. Entidades Públicas y Privadas
Conservación. Plan anual de mejora y
Departamental de Archivo, Comité interno de de Gestión de Calidad, Ambiental y Seguridad y DIRECTOR GRUPO RECURSOS FISICOS (Gobierno Nacional, Archivo General de la Nación,
PLANEACIÓN Y DISEÑO DEL PROCESO fortalecimiento de archivo. Política de
Archivo, Entes de Control, etc.). Organización de Salud en el Trabajo). Planeación Estratégica. - SECRETARIA ADMINISTRATIVA. Consejo Departamental de Archivo, Comité interno
Gestión Documental. Reglamento de
Estándares Internacionales - ISO. Procesos Contexto Estratégico (DOFA). de Archivo, Entes de Control, etc.).
Archivo. Tablas de retención documental
Estratégicos.
actualizadas y aprobadas. Tablas de
valoración documenta.

HACER

Normatividad vigente. Plan Institucional de Archivos organizados de conformidad con lo

Archivo – PINAR. Programa de Gestión definido en el PGD. Documentos
Documental – PGD. Programa Sistema Integrado organizados, depurados y clasificados.
de Conservación. Plan anual de mejora y IMPLEMENTAR EL PROGRAMA DE Programa de transferencias documentales
Entidades Públicas y Privadas (Gobierno Todos los procesos. Entidades Públicas y Privadas
fortalecimiento de archivo. Política de Gestión GESTIÓN DOCUMENTAL (Producción, ejecutadas. Formato Único de Inventarios
Nacional, Archivo General de la Nación, Entes de DIRECTOR GRUPO RECURSOS FISICOS (Gobierno Nacional, Archivo General de la Nación,
Documental. Reglamento de Archivo Tablas de Recepción, Distribución, Trámite, Documentales FUID. Actas de Comité
Control, etc.). - SECRETARIA ADMINISTRATIVA Consejo Departamental de Archivo, Comité interno
retención documental actualizadas y aprobadas. Organización, Consulta y Conservación de la Interno de Archivo. Conservación de la
Todos los procesos. de Archivo, Entes de Control, etc.).
Tablas de valoración documental. documentación) memoria histórica del Municipio de Ibagué.
Comunicaciones oficiales internas y externas. Evidencias de las adecuaciones físicas a las
Documentos. Correspondencia. Peticiones, áreas de archivo, de acuerdo con los
quejas, reclamos. requisitos normativos y de la Entidad.

VERIFICAR

Plan Institucional de Archivo – PINAR. Programa

de Gestión Documental - PGD. Programa Sistema
SEGUIMIENTO Y Informes de seguimiento del proceso.
Integrado de Conservación. Plan anual de mejora
Proceso Gestión Documental EVALUACIÓN DEL DIRECTOR GRUPO RECURSOS FISICOS Indicadores de Gestión. Mapas de riesgos
y fortalecimiento de archivo. Política de Gestión Procesos Estratégicos
PROCESO - SECRETARIA ADMINISTRATIVA actualizados. Acciones Correctivas y de
Documental. Reglamento de Archivo Tablas de
mejor.
retención documental actualizadas y aprobadas.
Tablas de valoración documental

SEGUIMIENTO Y Informes de seguimiento del proceso.

Proceso Gestión Documental EVALUACIÓN DEL DIRECTOR GRUPO RECURSOS FISICOS Indicadores de Gestión. Mapas de riesgos Procesos Estratégicos
PROCESO - SECRETARIA ADMINISTRATIVA actualizados. Acciones Correctivas y de
mejor.

ACTUAR

Plan Institucional de Archivo – PINAR. Programa

de Gestión Documental - PGD. Programa Sistema
Documentos debidamente conservados.
Integrado de Conservación. Plan anual de mejora
Proceso Gestión Documental APLICAR DISPOSICIÓN FINAL DE DIRECTOR GRUPO RECURSOS FISICOS Documentos para conservación total (CT),
y fortalecimiento de archivo. Política de Gestión Procesos Estratégicos
DOCUMENTOS - SECRETARIA ADMINISTRATIVA eliminación (E), Microfilmación/ digitalización
Documental. Reglamento de Archivo Tablas de
(M/D), Selección (S),
retención documental actualizadas y aprobadas.
Tablas de valoración documental

DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO

Relación de las normas legales, técnicas y documentos que fundamentan las actividades (soporte) el procesos (Leyes, decretos, resoluciones,
Relación de los documentos emitidos por la Institución y que soportan las actividades de del proceso (Resoluciones, manuales). Cada
ordenanzas, tratados internacionales, manuales, procedimientos, guías, protocolos . Cada documento debe indicar, entre parentesis, el número de
documento debe indicar, entre parentesis, el número de la actividad donde es utilizado.
la actividad donde es utilizado.

DOCUMENTOS ASOCIADOS
PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS FORMATOS PARA REGISTRO:

1. Relación de las caracterizaciones de los procesos (para ver el contexto)

Solo los aplicables en cada nivel y relacionados en las salidas de cada actividad del proceso respectivo
2: Relación de los procedimientos que deben realizarse en actividades del proceso respectivo.

PUNTOS DE CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO

Control 1. Control 2.
Actividad No. X, y: Actividad No. X, y:
Que: Que revisar? Que: Que revisar?
Quien: Quien revisa que los productos cumplan con los criterios de calidad definidos en XXXX para este proceso Quien: Quien revisa que los productos cumplan con los criterios de calidad definidos en XXXX para este proceso
Cuando: Cuando lo revisa (producto o servicio) Cuando: Cuando lo revisa (producto o servicio)
Evidencia: Registro en la revisión y seguimiento de la calidad para los productos/servicios Evidencia: Registro en la revisión y seguimiento de la calidad para los productos/servicios

RIESGOS: (Ver mapa de riesgos) POLÍTICAS DE OPERACIÓN: (Ver documento adjunto)

RECURSOS
HUMANOS: (Dueño, responsable y ejecutores de las actividades del proceso repectivo) LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO:
a. Instalaciones, bodegas, oficinas
b. Hardware y software.
C. servicios asociados (Ejemplo: asesoria, transporte, mantenimiento)

ELABORADO POR: Colaborador JORGE PEÑA REVISADO POR: Colaborador quien hace parte de la ejecución del proceso de mayor APROBADO POR: Colaborador dueño del proceso.
jerarquía.

FECHA: 07/31/2019 FECHA: 07/31/2019 FECHA: 07/31/2019