TRAMITES EN EPOCA DE COVID-19.

CONSIDERACIONES

- Las notarías están operando por un sistema de turnos, en los municipios

con más de tres notarias se establecieron turnos específicos para trabajar y
en aquellos con una o dos, se determinó que solo trabajaran 1 día a la
semana, según la resolución 03196 del 2020
Las notarías del Valle de Aburra, a excepción de Medellín y Envigado,
estarán trabajando 1 día a la semana. En Medellín y Envigado, se les fijaron
turnos para el trabajo por notaria.
- El horario de atención al público de las notarías será de 10:00 AM a 1:00
P.M.
- Cada notario determinará los temas a los cuales se les dará prioridad para
su tramitación, en algunas notarias se están operando para temas de
urgencia, temas que evitar o mitiguen el impacto del COVID-19, así como
temas de importancia constitucional.
- En cada notaria, se limitará el ingreso a un solo usuario por tramite, sin que
puedan estar mas de 5 usuarios al tiempo, según la instrucción
administrativa No. 4 del 2020 de la Superintendencia de Notariado y
Registro.
- Independientemente del proceso, la protocolización de las escrituras
públicas y su posterior recolección solo se podrán realizar posterior a la
firma de las escrituras, una vez vuelvan a tener turnos.
- Las oficinas de instrumentos públicos del país no se encuentran prestando
atención al público, por lo que el registro de la venta de la propiedad solo
podrá ser realizado posteriormente al 13 de abril.
- En los matrimonios y divorcios, el lugar de realización del trámite será en el
domicilio de los cónyuges.
- La Cámara de Comercio esta permitiendo realizar tramites virtuales, pero la
persona que los va a realizar debe de registrarse vinculándose a la
 empresa de la que va a realizar los procesos, adicionalmente los firmantes
de los documentos deberán estar disponibles para la firma digital.

1. AUTENTICACION DE DOCUMENTOS:

Estos procesos los debe de realizar el cliente de manera individual con las
instrucciones dadas por Langon Colombia. El proceso cambia según el lugar
donde se realice:

a. Notaria:
i. Deberá de realizarlo en la notaria que se encuentre en turno
según la ciudad en la que se encuentre. Se recomienda que el
cliente use guantes.
ii. Deberá de enviar una copia escaneada completa del
documento.
iii. Es posible que el cliente envié los documentos o se le recojan,
pero estos no serán usados por el empleado de Langon
Colombia durante mínimo 24 horas.
b. Consulado:
i. Algunos consulados solo están realizando autenticaciones
para tramites urgentes, por lo que dicha autenticación debe
tener este carácter.
Estos consulados son:
1. Atlanta: Tramites de extrema urgencia, previamente
evaluada por el consulado. Debe de comunicarse con
el consulado: catlanta@cancilleria.gov.co
2. Boston: Tramites de extrema urgencia, previamente
evaluada por el consulado. Debe de comunicarse con
el consulado: cboston@cancilleria.gov.co
3. Los Angeles: El consulado atendera solicitudes de
extrema urgencia, que deberá de solicitarse al correo
closangeles@cancilleria.gov.co
4. Miami: Solo están atendiendo tramites urgentes y
prioritarios con cita previa, para lo cual debe de
comunicarse en los canales de atención del consulado:
http://miami.consulado.gov.co/newsroom/news/2020-
03-24/22401
Los tramites urgentes son:
o Pasaportes de emergencia y exentos
o Permisos de salida de menor
o Reconocimientos de firma en poderes que
tengan que ver con facultades y potestades
sobre menores de edad.
o Cedulas de ciudadanía y registros civiles de
nacimiento con propósito final de viaje.
o Supervivencia por videollamada.
o Asistencia a connacionales será por
videollamada.
5. Nueva York: Para tramites urgentes se deben de
contactar con el consulado por los canales de contacto
establecidos: Línea de atención: 212 798 90 00,
WhatsApp Consular: +1 646 462 2010 o Correo
electrónico: cnuevayork@cancilleria.gov.co
6. Orlando: Solo atenderá con cita previa solicitada al
correo corlando@cancilleria.gov.co, detallando el
tramite y la razón de la urgencia. Los tramites
catalogados como urgencia son:
a. Pasaporte de Emergencia
b. Renovación de Pasaporte cuando la persona
tiene tiquetes listos.
c. Supervivencias
d. Permisos de salida de menores de edad.
e. Poderes para realizar supervivencias.
 f. Poderes con sustentación de urgencia.
7. San Francisco: Presta atención a tramites de extrema
urgencia, los cuales serán atendidos por los medios de
contacto: correo csanfrancisco@cancilleria.gov.co,
Teléfono consulado 4154957195 (deje su mensaje,
número de teléfono y consulta) y teléfono habilitado
para casos de emergencia: 1 (415) 770-8994.
8. Newark: Solo prestara información en caso de extrema
urgencia para lo cual deberá de comunicarse con el
consulado en los canales de atención: Teléfonos de
atención: 862-279-7888 y 862-279-788, Teléfono de
emergencia: 862-373-1532 y correo electrónico:
cnewark@cancilleria.gov.co.
ii. Algunos consulados no están prestando servicio debido a las
medidas de aislamiento tomadas en los países y estados en
los que se encuentran.
En USA, los consulados que no están prestando servicio al
publico son:
1. Atlanta: Del 24 de marzo al medio día y el 7 de abril al
medio día.
2. Boston: Del 24 de marzo al medio día y el 7 de abril al
medio día por medidas tomadas por el gobernador de
Massachusets.
3. Chicago: Desde el sábado 21 de marzo hasta el martes
7 de abril.
4. Los Ángeles: Desde el sábado 21 de marzo hasta el
domingo 19 de abril de 2020 por medidas tomadas por
el Gobernador de California.
5. Nueva York: Desde el sábado 21 de marzo sin fecha
máxima.
 6. San Francisco: No presta servicio desde el 16 de
marzo.
7. Newark: No prestará servicio desde el 23 de marzo y
hasta nuevo aviso con ocasión de orden emitida por el
gobernador de Nueva Jersey.
8. Houston: Se encuentran cerrado desde el 25 de marzo.
Su línea de atención funcionará todos los días de 8:00
am a 5:00 pm No. (346) 204.4664.
iii. El resto de los consulados, algunos están prestando servicio
por medio de citas solicitadas por correo electrónico o la
plataforma destinada para tal fin.
En USA, los consulados que estarán prestando servicios son:
1. Washington: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. y
los segundos miércoles de cada mes el horario es de
atención extendida de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.
Los trámites que no requieren cita previa son: Trámites
de reconocimientos de firma, permisos de salida de
menores y certificaciones.
2. COMPRAVENTA
a. PROCESOS EN CURSO:
- Procesos con contrato de promesa de compraventa firmada y fecha de
firma definida dentro del periodo de aislamiento obligatorio:
o Firmar un “Otro Si” o documentos que modifique la fecha de cierre,
hasta el momento en que la notaria opere con normalidad.
b. PROCESOS A INICIAR:
i. Estudio de títulos: Se puede avanzar con el proceso, mientras en
vendedor con la documentación completa requerida para realizar el
análisis.

En caso de que el vendedor no cuente con la documentación no se podrá

hacer el estudio, ni proceder con la prometa. Salvo, que en el contrato de
promesa se condicione la compraventa a un resultado positivo del estudio
 de títulos, en caso de que el cliente pregunte las opciones adicionales, pero
sin comprometernos que esta será una opción recurrente.

ii. Contrato de Promesa:

a. Elaboración: Langon puede realizar el contrato en medio de la
medida de aislamiento preventivo obligatorio.
b. Firma: La firma puede ser realizada:
iii. Forma digital: Se puede firmar digitalmente la promesa sin
necesidad de autenticación. Esta es la opción ideal.
iv. Autenticada: Se deberá de realizar en una notaria que se
encuentre disponible, según el turno, pero deberán de asistir
solo aquellas personas indispensables para realizar el
proceso.
c. Fecha de Cierre: Establecer como fecha de cierre, una fecha
posterior a la terminación del aislamiento preventivo obligatorio.

Es improbable que la fecha de la firma o cierre pueda ser el día de turno de la

notaria debido a que:

- Es necesario tener paz y salvos de diversas entidades, las cuales, debido a

la emergencia, no se encontrarían prestando servicio al público.
- El notario establece los tramites que se estarán realizando en cada notaria,
por lo que debido al tiempo limitado de atención al publico no es probable
que permitan la firma de dichos documentos.

En caso de ser necesario, se podría firmar un poder para la continuación o

realización del proceso de compraventa por intermedio de abogado. La firma del
poder la deberá de realizar de manera individual el interesado y será necesario
que este las haga llegar por medio de mensajero.

3. MATRIMONIO NOTARIA
a. Borrador de la solicitud: Este proceso es realizado por Langon y puede ser
realizado durante las medidas de aislamiento preventivo.
b. Consecución de documentos. Estos documentos tienen una fecha limitada
de vigencia, la cual puede vencerse por la demora en el proceso con motivo
de la emergencia del COVID-19.
i. Registro civil de Nacimiento – Contrayente Colombiano. Se debe
verificar cuando es el turno de atención de la notaria donde reposa el
registro, en caso de ser una oficina regional se deberá de solicitarse
por correo electrónico y verificar que esta pueda ser autenticada.
ii. Certificado de Nacimiento Apostillado – Contrayente Extranjero.
iii. Divorcios de matrimonios anteriores.
iv. Traducción Oficial de los documentos. Para la autenticación y
recolección de la traducción se puede presentar problemas.
c. Proceso en Notaria - Medellín. Según las restricciones actuales durante el
aislamiento solo se puede realizar:
i. Radicar la solicitud de matrimonio, con la documentación completa y la
presencia de los contrayentes. – Esto lo debe de hacer el cliente sin el
acompañamiento de Langon y en caso de no saber español, deberá
de acompañarlo un traductor oficial.
Una vez termine el aislamiento, se continuará con el proceso, debido a que
los siguientes pasos se realizan posterior a la radicación de la solicitud y la
notaria no estará abierta:
- Publicación del edicto por 5 días para la fijación de la fecha y
hora del matrimonio.
- Firma de la escritura pública en la fecha y hora fijada.
- Protocolización de la escritura pública.
- Registro de la escritura pública en el registro civil de nacimiento
del contrayente colombiano.
d. Proceso en Notaria – Notarias del Área Metropolitana: Las notarías del
resto del área metropolitana, se encuentran abiertas, pero se debe de tener
en cuenta que las notarías abrirán un día a la semana durante 3 horas al día,
por lo cual se podría iniciar con la solicitud pero debido a la forma de operar
no es posible garantizar que el proceso sea tramitado según el cronograma
 normal, además que las notarías vayan a estar disponibles para la firma de
escrituras públicas en el limitado tiempo de atención al público.

Teniendo en cuenta estas limitaciones, en caso de requerir que se realice el

proceso de manera urgente y no sea indispensable el matrimonio, lo mejor es
realizar una Unión Marital de Hecho en un centro de conciliación.

4. UNION MARITAL DE HECHO – CENTRO DE CONCILIACION.

a. Borrador de la solicitud: Este proceso es realizado por Langon y puede ser
realizado durante las medidas de aislamiento preventivo.
b. Consecución de documentos: Solo se necesitan los documentos de
identificación.
c. Audiencia de conciliación: Se realiza de forma virtual por medio de
plataformas que permitan la presencia de las personas necesarias. Se
autoriza la firma digitalmente del documento.
5. CAPITULACIONES MATRIMONIALES.
i. Se organiza la minuta de la escritura publica de las capitulaciones. Esto
se puede realizar en el periodo de aislamiento por Langon.
ii. Envió a la protocolista para la revisión de la minuta y programación de la
fecha de firma. Esto se puede realizar durante el asilamiento preventivo
mientras se cuente con la información de contacto del protocolista.
iii. Firma de la escritura pública: Dadas las circunstancias, probablemente
se agende la firma de la EP con posterioridad a la finalización del
aislamiento, pues pese a que se podría firmar el día que la notaria este
prestando atención al público, es probable que este tramite no sea de los
habilitados por cada notaría, toda vez que su finalización deberá ser
posterior a la finalización del aislamiento.
iv. Protocolización EP: Deberá de ser realizada posterior a la firma, por lo
que será realizada una vez terminada la medida de aislamiento.
6. PROCESOS CAMBIARIOS:
a. Clientes con cuenta en entidad: El proceso será realizado con normalidad,
podrán realizar su proceso de transferencia y monetización a sus cuentas
 bancarias respectivas, salvo que el intermediario del mercado cambiario
suspenda sus operaciones.
Según esto se proporcionarán los formularios cambiarios y se asesorará a
los clientes en todo el proceso con normalidad.
b. Clientes sin cuenta en entidad: Se debe de iniciar o continuar con el
proceso de apertura de cuenta, aportando los documentos requeridos por la
entidad, previo a realizar el proceso de transferencia.
Este proceso continua con total normalidad hasta el momento.
c. Modificaciones y cambios de formulario ante intermediario cambiario:
El proceso se realiza ante el intermediario, quien se encargará de la
comunicación al Banco de la Republica.
d. Cancelación y Sustitución de inversión extranjera: Estos procesos
deberán de ser radicados directamente ante el Banco de la Republica, por
lo cual hay dos opciones:
a. El cliente realiza directamente el proceso de radicación ante el
Banco de la Republica.
b. Se espera a que termine el periodo de aislamiento y se radica
posteriormente ante el banco, siempre que se este dentro de los
términos de ley.
7. REGISTRO DE COMPAÑÍA

Recomendable que sea exclusivamente de socio persona natural, debido a que se

complica un poco más el proceso con socio empresa del extranjero.

a. Borrador de los documentos: Estos se pueden realizar durante el periodo

de aislamiento sin problemas.
b. Autenticación de documentos: Los documentos deben ser impresos,
firmados y autenticados con reconocimiento de contenido por los accionistas
ante un notario o consulado.
c. Envio de los documentos: Los documentos deben de ser escaneados y
enviados por el cliente. Adicionalmente, según se requiera deberá de hacer
llegar el documento en físico.
d. Diligenciamiento de formulario adicionales: Esto puede ser realizado por
Langon con el poder que sea dado por el cliente.
e. Radicación de documentación: Esta cambia según la Cámara de
Comercio:
i. Cámara de Comercio de Medellín
1. Se registra en la plataforma de radicación virtual de tramites.
2. Se radican los documentos, siguiendo los pasos.
3. El abogado de Cámara de Comercio revisa los documentos.
4. La Cámara de Comercio envía la liquidación del tramite por
correo.
5. Se realiza el pago del tramite por internet.
6. La Cámara de Comercio le envía al accionista la firma digital
para que se proceda con el registro.
7. La Cámara de Comercio realiza el registro de la sociedad.
ii. Cámara de Comercio Aburra Sur
1. Se debe de enviar al correo de la Cámara de Comercio los
estatutos sin firmar para revisión del abogado.
2. El abogado aprueba los documentos.
3. Se envían los documentos firmados al abogado de Cámara de
Comercio.
4. El abogado de Cámara de Comercio envía las instrucciones
para la radicación virtual.
f. Solicitud de Firma Digital y RUT personal del presentante legal: Esto se
debe de realizar por medio del correo de la DIAN, en la fecha de la cita.
g. Apertura de cuenta bancaria: Hay dos opciones:
i. Esperar hasta que termine la medida de asilamiento preventivo
obligatorio.
ii. El representante legal de la empresa se dirija de manera individual al
banco a apertura la cuenta.
8. CAMBIOS EN LA INFORMACION DE LA EMPRESA: Algunos procesos
pueden ser radicados de forma virtual y otros deberán ser radicados de
manera presencial.
Los procesos que pueden radicarse de manera virtual son:
- Actas de nombramiento.
- Actas de reforma de estatutos
- Actas de liquidación y disolución.
- Cambios de información básica (dirección, teléfono, correo).
- Cambios de actividad económica.

Los demás procesos no se ha recibido una confirmación de la Cámara de

Comercio de los procesos exactos, pero hay que tener en cuenta que los mismos
pueden cambiar según la Cámara. Los pasos de los mismos, una vez se tengan
los documentos firmados, son:

a. Creación del usuario virtual del representante legal en la Cámara de

Comercio.
b. Radicación virtual del proceso.
c. Pago de los derechos de Cámara de Comercio.
d. Firma digital de los firmantes del proceso.
e. La Cámara de Comercio tramita el proceso y realiza el cambio.
9. RENOVACION MATRICULA MERCANTIL: Para este proceso hay dos
opciones:
a. Se tiene usuario virtual: La renovación se puede realizar de
manera virtual en la Cámara de Comercio.
b. No se tiene usuario virtual: El proceso se realiza una vez
terminada la medida de aislamiento, pues el plazo fue ampliado
hasta el 3 de Julio de 2020.
10. REGISTRO DE MATRIMONIO:
Para el registro de matrimonio se necesitan los siguientes documentos:
i. Registro civil de Nacimiento (30 días) – Contrayente Colombiano. Hay
dos opciones:
 1. Notaria: Verificar el turno de atención de la notaria
donde reposa el registro y que este disponible para la
solicitud.
2. Oficina Regional: Solicitarse por correo electrónico y
verificar que esta pueda ser autenticada.
ii. Acta de Matrimonio Apostillado. (3 meses)
iii. Divorcios de matrimonios anteriores.
iv. Traducción Oficial de los documentos. Verificar si es posible realizar la
autenticación de las traducciones y su posterior recolección.

El proceso puede realizarse de dos formas:

A. Notaria Colombia – Por medio de poder:

a. Los cónyuges, otorgan poder amplio y suficiente, para poder realizar
el registro del mismo ante notario y firmar los documentos que sean
necesarios. En caso de que se encuentren en el extranjero, se debe
verificar el acápite de otorgamiento de poderes en el exterior.
b. Se envía la solicitud de registro del matrimonio a la notaria. Como la
solicitud debe de ser revisada por la notaria, durante el aislamiento
solo será posible enviar la solicitud, por lo que la expedición del
registro civil de matrimonio solo se podrá realizar cuando vuelva a
estar en turno o cuando termine la medida.
B. Consulado – Directamente el cliente: Debido a la situación actual, se debe
verificar si el consulado está prestando atención al público, hasta el
momento el único consulado prestando este servicio es el de Washington,
por medio de cita.
Según esto, se tendría que realizar el tramite hasta antes del registro,
dejando listo todo el proceso para realizarlo en el consulado una vez que
preste atención al público.
11. DIVORCIO: Para el proceso de divorcio es necesario:
i. Otorga poder por parte de los cónyuges: Este poder, debe contener las
declaraciones y peticiones que se realizaran en el divorcio. La realización
 del mismo se puede realizar en el periodo de aislamiento, pero la firma
se debe realizar por el cliente de manera individual.
ii. Recolección de documentación:
1. Registros civiles de nacimiento.
2. Registro civil de matrimonio.
3. Escritura Pública de Matrimonio.
iii. Borrador de la solicitud de divorcio: La redacción del documento puede
ser realizada por Langon en el periodo de Aislamiento.
iv. Radica la solicitud, para revisión: La radicación debe ser realizada por el
apoderado para realizar el proceso en notaria. Puede realizarse ante
cualquier notaria que se encuentre en turno.
v. Firma de la escritura pública: La firma de la escritura pública de divorcio
deberá realizarse cuando la notaria se encuentre en turno nuevamente o
cuando finalice la medida de asilamiento.
vi. Protocolización de la EP: Se realiza cuando la notaria se encuentre en
turno nuevamente o cuando finalice la medida de asilamiento.
12. LITIGIO:

Tener en cuenta que se debe de insistir con el cliente y las partes de proceder con
la conciliación o un arreglo directo del problema. En el caso que no haya un ánimo
de conciliación es mejor esperar a iniciar el proceso a la apertura de los juzgados.

a. Carta de demanda: La misma puede realizar durante el periodo de

aislamiento mientras en cliente cuente con la documentación
completa para continuar con el proceso.
b. Conciliación - Cámara de Comercio de Medellín:
1. Solicitud: Se puede realizar y radicar de manera virtual
al correo conciliacion@camaramedellin.com.co
2. Realización de la audiencia: Será realizada de manera
virtual por el programa informado con anterioridad por
el conciliador, siempre que ambas partes estén
 disponibles para este trámite, de lo contrario se deberá
aplazar. La firma del acta será digital.
c. Proceso Judicial: Los términos de procesos y la radicación de
demandas se encuentran suspendidos hasta el 3 de abril, con
posibilidad de ser ampliados.
Las demandas no podrán continuar hasta que no se implemente el
sistema virtual o hasta cuando continúe la atención al público.
13. ACCIÓN DE TUTELA:
a. Redacción de documentos: Esto se puede realizar por Langon de
manera virtual durante el aislamiento.
b. Firma del Poder: El cliente deberá de firmar el poder, según el
procedimiento designado y deberá enviar una copia escaneada.
c. Radicación de la tutela: Se debe de enviar correo a la oficina que
corresponda según jurisdicción y competencia, para la radicación de
la tutela.
d. Tramitación de la Tutela: Será realizada por correo electrónico en su
totalidad.
14. TRAMITES ANTE LA DIAN:
a. Actualización RUT Empresa:
i. Firma digital: Para todo menos el nombre y representante
legal si ambos no cuentan con firma.
1. La actualización se puede realizar por la pagina de la
DIAN.
ii. Sin Firma Digital:
1. Solicitar cita en la DIAN.
2. Enviarle al representante legal el correo de
instrucciones para la realización del trámite.
3. Monitorear que el representante legal envie el correo a
la DIAN, así como la respuesta de la DIAN.
4. La DIAN emite el RUT actualizado.
b. Actualización de RUT Personal:
 i. Firma digital:
1. La actualización se puede realizar por la página de la
DIAN.
ii. Sin Firma Digital: En algunos casos se puede realizar por la
pagina de la DIAN, en aquello que no se pueda se deberá de
realizar de la siguiente manera:
1. Solicitar cita en la DIAN.
2. Enviarle a la persona el correo de instrucciones para la
realización del trámite.
3. Monitorear que el representante legal envíe el correo a
la DIAN, así como la respuesta de la DIAN.
4. La DIAN emite el RUT actualizado.
iii. Inscripción de RUT Personal y Firma Digital:
1. Solicitar cita en la DIAN.
2. Enviarle a la persona el correo de instrucciones para la
realización del trámite.
3. Monitorear que el representante legal envíe el correo a
la DIAN, así como la respuesta de la DIAN.
4. La DIAN emite el RUT Personal y Firma Digital.
c. Presentación de Impuestos.
i. Recolección de los documentos: Esto le corresponde al
cliente, lo cual en caso de tenerlos a la mano puede realizar
directamente.
ii. Solicitud de RUT Personal, en caso de que no lo tenga.
iii. Preparación de Renta: Esto se puede realizar durante el
aislamiento.
iv. Presentación de impuestos:
1. Firma Digital: Se presenta de manera digital en la
plataforma de la DIAN.
 2. Sin firma digital: La debe de realizar personalmente el
cliente en un banco que se encuentre abierto para
realizar el trámite.
15. PODERES.
a. Especiales: Teniendo en cuenta la situación actual, es conveniente
que el poder sea concedido directamente a la persona que realizará
el tramite y no a Langon Colombia, para evitar salidas innecesarias.
i. Redacción del poder: Es posible realizarlo durante el tiempo
de cuarentena.
ii. Firma del poder:
1. Notaria: Debe de realizarlo de manera individual el
cliente y hacerlo llegar a la persona encargada del
proceso.
2. Consulado: Verificar que el poder sea de extrema
urgencia o que tenga un consulado cerca disponible
para la autenticación.
3. Notario (Convención de la Haya): Realizar una
notarización ante un notario del país donde se
encuentre el cliente y la apostilla del documento en
caso de que sea válido para el proceso en que se
necesita.
b. Generales:
i. Redacción de la minuta: Se puede realizar durante el periodo
de aislamiento.
ii. Envió para revisión: Se envía por correo electrónico al
protocolista o al consulado para revisión.
iii. Firma:
1. Notaria: Se debe de esperar hasta que la notaria se
encuentre en turno para realizar el proceso de firma y
posterior protocolización.
 2. Consulado: Se debe de verificar si en el consulado
mas cercano es posible firmar o si el poder es un
asunto de extrema urgencia.
16. CONTRATOS

Los contratos pueden ser redactados y firmados con normalidad, mientras no se

requiera una formalidad adicional, la firma de los documentos deberá ser realizada
digitalmente.