1.

Lo primero que implementaría seria el diseño el procedimiento de control de

la información de esta forma cualquier colaborador puede saber cómo se
manejan los documentos que se generen en este caso en la empresa de
Confecciones S.A después seguiría los demás procedimientos
Administrador del sistema de gestión de calidad ISO 9001 NTC
- Asignación de los códigos a los documentos del Sistema de gestión de
calidad aplicando lo que estipula la norma técnica colombiana.
- Mantener actualizado el listado maestro de documentos Sistema de Gestión
de Calidad (SGC) ISODOC.
- Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en
los puntos de uso.
- Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en
los documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención
documental –TDR
- Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma
- Los líderes de proceso de cada área son los responsables directos de la
validación y apropiación
- Los cambios, modificaciones menores realizados a los documentos no
generan cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento
del sistema de gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable
de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán
registrarse en el control de cambios los cuales son: cambios en ortografía,
adecuación del contenido que facilite la visualización y uso, cambio en el
nombre de un cargo, etc.

2. Este proceso corresponde a el proceso estrategico debido a que la

organización, tiene la Gestion de la calidad en este proceso, al implementar
el sistema de gestion de calidad esta en un mejoramiento continuo en la
organización y les ayuda a ser mas competitivos ofreciendo asi un bien o
un servicio de calidad.
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1. OBJETIVO
Estableceer parametros generales para la elaboracion, estructuracion,
presentacion y control de los documentos vigentes de la empresa Confecciones
S.A.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica en la empresa de Confecciones S.A desde la
necesidad de crear, actualizar o anular un documento, diligenciar formatos hasta
su divulgacion o disposición final.
3. RESPONSABILIDAD

ACTIVIDAD RESPONSABLE
Persona que ejcuta el proceso /
Elaboracion y contenido de los documentos Coordinador de calidad
Revision Lider de proceso
Aprobacion Gerencia
Codificacion Coordinador de calidad
Edicion o actualizacion Coordinador de calidad
Conservacion Usuario delos documentos
Divulgación Coordinador de calidad
Distribuccion Persona que ejcuta el proceso
Persona que ejcuta el proceso,
usuarios del sistema de gestion de
Diligenciamiento de formatos calidad
Recoleccion Persona que ejecuta el proceso
Conservacion Usuario de los registros
Usuario de los registros, oficina de
Disposicion gestion documental

4. DEFINICIONES
 DOCUMENTO: Informacion y su medio de soporte
 ESPECIFICACION: Documento que establece reiquisitos
 FORMATO: Documento al cual se le registra la información
 INSTRUCTIVO: Documento que se describe de matera detallada una
actividad.
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 MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestión

de Calidad.
 PROCEDIMIENTO: Forma especifica de llevar a cabo una actividad o un
proceso, se describe de manera global
 REGISTRO: Documento que representa resultados obtenidos o
proporciona evidencia de activades desempeñadas, corresponde a la
diligencia de un formato.
5. DESCRIPCIÓN
Estructura de los documentos
Diseño del encabezado del documento
Los documentos del sistema de gestion de calidad de Confecciones S.A.
deben conservar la siguiente presentación:

3
4
1 2
5
6

1- Logo de la empresa
En este casilla se coloca el logo Confecciones S.A como se muestra a
continuación:

2- Nombre del documento

El nombre se debe ubicar en letra mayúscula y negrita
3- Código del documento
Se debe resaltar con negrita y en letra mayuscula, según la estructura de
codificacion para la documentacion interna que para la empresa de
Confecciones S.A es la siguiente:
Ejemplo CO- PR-PE-001
CO: Sigla de empresa Confecciones S.A.
PR:Sigla de procedimiento
PE: Proceso estrategico
001: Número consecutivo
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Sigla de documento Sigla de procedimiento Número

Corresponde al tipo de Corresponde al proceso Número consecutivo.
documento: dentro del mapa de
MA: Manual procesos al cual
PR: Procedimiento pertenece el documento
IN: Instructivo PE: Procesos
FO: Formato estrategicos
PM: Procesos
Misionales
PA: Procesos de Apoyo
4- Version
Corresponde al numero de actualizaciones que ha obtenido el documento.
5- Vigenvia
Fecha de emision y actualizacion de documentos
6- Paginación
Indica la numeracion consecutiva y total del documento desarrollado

DISEÑO DEL CONTENIDO

La documentacion debe mantener una estructura de acuerdo con el siguiente
cuadro:
M P I
ITEM A R N FO
N.
1. Objetivo X X O A
N.
2. Alcance X X O A
N.
3. Responsabilidades X X X A
N.
4. Definiciones O O O A
5. Descripción X X X X
N.
6. Registros O X O A
N.
8. Anexos O O O A
9. Control de X X X N.
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Cambios A

X= Requerido
O=Opcional
N.A= No aplica

1. Objetivo: Describe la finalidad del documento para la cual se diseño.

2. Alcance: Define los limites de aplicabilidad
3. Responsabilidades: Define los responsables de las actividades a ejecutar.
4. Definiciones: terminos que se utilizaron dentro del documento, que son
necesarios para la comprensión del mismo.
5. Descripcion: Descripcion de actividades de un proceso por medio de
diagramas de flujo, tablas con descripcion, responsables etc.
6. Registros: es opcional, son aquellos documentos que se generan como
evidencia de la aplicación de un proceso.
7. Anexos: Es opcionalm se debe colocar la relación de documentos internos
y externos a consultar como apoyo a el proceso.
8. Control de cambios: Describe los cambios que surgen en los documentos
y formatos.
CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
Identificacion de necesidades documentales
La necesidad del documento se da por dos tipos de requerimientos:
1. Elaboracion de un documento nuevo
2. Actulizacion de un documento ya elaborado
Una vez se identifica la necesidad de documentar algun proceso, se solicita al
Coordinador de calidad quien es la persona encargada en la empresa para
realizar dicha gestión del documento.
Existen varias formas como
-Solicitar al gestor de calidad el apoyo para realizar la estructuracion y redaccion
del documento
- Enviando al Coordinador de calidad el borrador, con el fin de realizar la revision
del mismo e incluir los requisitos del sistema de gestion de calidad.
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Revision del documento

La revision del documento la realiza el lider de proceso antes de una aprobacion
definitiva del documento, se deber verificar que cumpla con los requerimientos del
proceso y se encuentre bien redactado y estructurado.

Aprobación del documento

La aprobacion de documentos es realizada por el Gerente de Confecciones S.A
quien es la una cpersona que autoriza su implementación.
Como evidencia de la aprobacion del documento se encuentran las firmas de las
personas que intervinieron en la elaboración, revision y aprobación
Evidencia de aprobación de documentos
Donde aparecen las firmas, como evidencia de aprobacion son los
procedimientos, manuales, etc
Ejemplo:
ELABORO REVISIÓN APROBACION

Coordinador de Calidad Auxiliar de compras Gerente

Divulgacion del documento

Se realiza la divulgacion del documento a los empleados que se encuentren
directamente involucrados con el proceso, se realiza por medio de correo
electronico y se capacita a los colaboradores según la necesidad.
Convervacion de los documentos del SGC
Son archivados en medio magnetico en la oficina del coordinador de calidad y se
conserva el documento impreso por ultimo se registan en el listado de maestro de
documentos.
6. REGISTROS
Listado maestro de documentos
Solicitud de cambio de documentos y registros
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ELABORO REVISIÓN APROBACION

Sandra Lucia Paruma Ingri Natalia Hernández Jair Hurtado Calambas

Coordinador de Calidad Directora de calidad y registro Gerente