Identificación: CA.DP.

003
Descripción del proceso:
Gestión comercial Fecha aprobación:
Versión: 02
26 de julio de 2017

TIPO DE PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO

X
Lograr el fortalecimiento, crecimiento y expansión de nuestro negocio
Estratégico Misional Apoyo
satisfaciendo las necesidades del cliente, usuarios y prospectos.
ALCANCE DEL PROCESO
Inicia desde el plan estratégico comercial, investigación, desarrollo de la solución, cierre y termina con la asignación del nuevo cliente.
RESPONSABLE DEL PROCESO Y AUTORIDAD: Director comercial
RESPONSABLE DE LOS SUBPROCESOS: Gerente comercial - Gerente comercial - Servicios de soporte - Jefe central de propuestas

CLIENTES Y PARTES
PROCESO PROVEEDOR DOCUMENTOS
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS INTERESADAS
RELACIONADOS
INTERNO O EXTERNO INTERNO O EXTERNO
PLANEAR
Plan estratégico
Identificar las tendencias del
(metas) Planear y citar al
mercado
prospecto para las
KAM (Key account
Bases de datos visitas y entrevistas
LST (Leadership Team) Definir la estrategia y metodología manager) CRM
del CRM
comercial
(Costumer Presupuesto
Prospecto
relationship comercial
Definición del Presupuesto
management)
HACER
Aplicar estrategia comercial
Acta de visita
Comunicación al
Gestionar el prospecto KAM
prospecto por no
Entrevistas y Pliego de
viabilidad
Gestión comercial visitas al Realizar entrevistas y visitas Prospecto condiciones o
prospecto comerciales términos de
Propuesta
Líderes de procesos referencia
comercial
Análisis de viabilidad

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 Desarrollar la solución Formato evaluación
(desarrollar propuesta) operación nueva o
perfil sanitario
Entrega de la solución
(propuesta) al prospecto Otros documentos
recibidos del
prospecto durante
la visita
VERIFICAR
Reuniones de seguimiento al
Solicitudes de
presupuesto
aclaraciones sobre
la propuesta por
Reuniones de seguimiento al Reporte comercial Prospecto
los prospectos Actas de comité
Gestión comercial cumplimiento de la estrategia de sobre status de las
comercial
ventas propuestas Gestión comercial
Reporte comercial
sobre status de las
Seguimiento al status de las
propuestas
propuestas presentadas
ACTUAR
Reprogramar
llamadas

Reprogramar
nuevas citas
Compromisos de
Establecer nuevas estrategias
mejora Prospecto
para mejoras del proceso Reprogramar visitas Actas de comité
KAM
comercial
Auditoria interna y Gestión comercial
Definir planes de acción Comunicaciones
externa
para el prospecto

Acciones
correctivas y de
mejora

CONTROL Y MEJORA
Lista de chequeo de propuestas
Seguimiento plataforma CRM
Compromisos en las actas del comité comercial
Indicadores de gestión

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 RIESGOS Y OPORTUNIDADES / CONTROL
RIESGOS Y OPORTUNIDADES CONTROL
Informáticos – Pérdida de información Back up de la plataforma CRM
Control de documentación – Uso de documentos obsoletos Divulgación de la documentación vigente
Documentación incompleta Seguimiento mediante plataforma CRM
Financieros Revisión de historial crediticio por área de cartera
Legales Búsqueda en la lista Clinton
Oportunidad: Mercado Seguimiento a las empresas e instituciones que son el foco del proceso

INDICADORES
NOMBRE DEL
FORMULA META SEGUIMIENTO REVISION RESPONSABLE
INDICADOR
Cumplimiento Budget / actual = % de cumplimiento
100% Quincenal Quincenal Director comercial
presupuesto (ARO y ITY)
Número de propuestas ganadas / Número
Rate convertion 50% Quincenal Quincenal Director comercial
de respuestas = % efectividad cantidad

DOCUMENTO DE MEDICION Y SEGUIMIENTO DE LOS INDICADORES

Map 1 – Reporte / Informe de la compañía

RECURSOS (INFRAESTRUCTURA, RECURSOS HUMANOS, AMBIENTE DE TRABAJO,

NORMAS Y REQUISITOS LEGALES
Normas definidas dentro del SGI
Matriz de requisitos legales y de otra índole
Decreto 3075 de 1997 y Resolución 2674 de
2013
Normas complementarias
FINANCIEROS)
Personal especializado en ventas, equipos de cómputo MAC de Apple y PC de Windows, suite de Office,
plataforma CRM-Dynamics, equipos celulares para comunicaciones, medios de correo electrónico corporativo
y Skype corporativo, servidores, red alámbrica e inalámbrica, telefonía fija, impresoras de alto rendimiento,
scanner, fotocopiadora de alto rendimiento, oficinas físicas debidamente separadas cumpliendo con las
condiciones de ergonomía requeridas, señalización, rutas de evacuación adecuadas, equipos de emergencia,
brigada de primeros auxilios y condiciones ambientales que cumplen las normas de Salud Ocupacional,
Higiene y Seguridad en el trabajo. Cafetería y servicio de alimentación disponibles, puntos de hidratación y
servicios sanitarios suficientes en número, áreas de parqueo y zonas verdes.

APROBACION Y CONTROL DE CAMBIOS

ELABORADO POR: REVISADO Y APROBADO POR:

Jefe central de propuestas Director comercial

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 VERSION FECHA DEL CAMBIO REQUERIDO POR RAZON DEL CAMBIO
CONTROL DE 01 Junio de 2016 Gestión comercial Emisión del documento
CAMBIOS
Inclusión de identificación de riesgos y oportunidades del
02 26 de julio de 2017 Gestión HSEQ
proceso Gestión comercial.

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