Actividad recepción o radicación, registro, distribución o embalaje

recepción o radicación, registro, distribución o embalaje

1.Documentos de Registraduria

recepción o radicación, registro, distribución o embalaje

Tiene un proceso de Recepcion el cual se usa una ventanilla especial con el fin de la administracion de
comunicaciones oficinales que contribuyen a la realizacion efectiva de servicios la documentacion debe
estar previamente firmada y con su respectivo sello siendo avalada por el registrador nacional tambien
debe estar en perfecto estado y los datos deben ser correctos en caso que no pase el proceso de
verificacion estos documentos seran devueltos para su respectiva investigacion en caso de la cedula de
ciudadania debe contar con datos como

Fecha de nacimiento , lugar de nacimiento , fecha de expedicion , firmas del beneficiario y el emisor

se realiza una actualizacion en la base de datos gubernamental en caso de ser enviada por reposicion
debera ser completamente sellada por todos sus lados contramarcadas y en la parte superior del
paquete debe contenet los datos de entrega y de el destinatario al igual que la entidad la cual lo esta
enviando comunmente se usa transporte de mensajerias intermunicipales

2.. PQR

Los pqr son usados en casi todas las entidades privadas y publicas para medir el impacto de satisfacion o
imponer una queja o comentario

debe contener el nombre del funcionario o entidad a la cual le escribe

nombre completo de la persona que diligencio el pqr

informacion de contacto tal como telefonos , mail , en caso de una respuesta

contenido de por que la realizacion del pqr

firma de este

y documentos adjuntos en algunos casos

esta sera entregada a un encargado de servicio al cliente o un contenedor (buzon)

sera trasladado a una dependencia para ser verfificado

su respuesta varia entre lo siguiente

10 días hábiles para contestar peticiones de información.

15días hábiles para dar respuesta a la queja.

15 días hábiles para atender reclamos.

15 días hábiles para contestar solicitudes.

30 días hábiles para contestar consultas.

30 días hábiles para atender sugerencias o felicitaciones

el proceso interno que se maneja de este es el analisis del documento o pqr si el documento necesita
una validacion extra es entregado a el jefe de este departamento el cual tomara el caso en sus manos
como es el caso de supermercados olimpica el cual valide antes de realizar el informe la persona en
cargada de esta sede oriente en cali es jair londoño en caso de necesitar mas informacion del caso por
que no es lo suficientemente claro se hara saber a la persona que diligencio el pqr por comunicacion por
los datos de contacto que dejo en el pqr

en el momento de la extraccion

se desempacas con cuidado se revisa uno por uno y se lee para comprobar calidad fechas y datos de
cada uno en caso que el pqr sea anonimo no podra ser radicado

en caso que sea valido

un funcionario ingresa laa informacion al sistema donde coloca los datos del pqr y la problematica y la
comunicacion con el cliente en busca de la solucion se debe tener una copia para las dependencias
encargadas de cada caso

en caso de ser necesario se expide un documento sansonatorio o de alerta a la sede implicada en algun
tipo de falla interna o externa se hace con el fin de lograr la transparencia

3. Derecho de peticion

petición es aquel derecho que tiene toda persona individual o jurídica, grupo, organización o asociación
para solicitar o reclamar ante las autoridades competentes -normalmente los gobiernos o entidades
públicas- por razones de interés público ya sea individual, general o colectivo

a designación de la autoridad a quien se dirige.

Los nombres y apellidos completos del solicitante y/o de su representante legal o apoderado, si es el
caso, indicando el documento de identidad, la dirección, teléfono, fax y e-mail.

el objetivo y las razones de este

Las autoridades públicas deben responder las peticiones de interés general o particular en un término de
15 días hábiles. Las solicitudes de información se deben resolver en el término de diez días hábiles y las
de consulta, en término de 30 días hábiles. Así mismo, las solicitudes pueden ser verbales o escritas

dirigido a un funcionario de la Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia,

durabilidad y conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que para las
comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia respectiva debe ser revisado en
el tiempo propuesto anteriormente y para mayor garantia con los respectivos sellos institucionales

Memorando

memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre distintos departamentos
de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción, disposición, etc. Su
uso más habitual es para transmitir información de un responsable a sus subordinados

en la parte superior de la página. Pon que el documento es un memorándum desde el principio. Pon el
título “MEMORANDUM” a 3,5 cm (1,5 pulgadas) del borde de la página. Pon el título en negrita en el
primer renglón. En este renglón, puedes o bien centrarlo o alinearlo a la izquierda. También puedes
optar por poner un tamaño de letra más grande para esta palabra

es un medio de comunicación profesional y formal, por eso también debes dirigirte al lector
formalmente. Pon el nombre completo y el cargo de la persona a quien vas a enviarle el memorándum

El renglón “CC” indica quién recibirá una “copia de cortesía” del memorándum. Esta no es la persona a
quien se dirige el memorándum. Más bien, es alguien que podría tener que estar informado sobre las
políticas o los asuntos que vas a tratar en el memorándum.

3. Memorandos
Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la
dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o administrativo.

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el
destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato
Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación generado
por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento.

El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato antes

mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del envío.

Escribe tu nombre en el renglón “De”. El encabezado tiene que incluir quién escribe y envía el
memorándum. En este renglón van tu nombre completo y tu cargo laboral, Pon la fecha completa, el
mes en letras y la fecha y el año en números

Escoge una frase específica para el renglón “Asunto”. El renglón “Asunto” le brinda una idea al lector del
contenido del memorándum. Sé específico pero conciso

Pon el encabezado en el formato correcto. El encabezado debe estar en la parte superior de la página,
alineado a la mano izquierda. Pon las palabras “PARA:”, “DE:”, “FECHA:” y “ASUNTO:” en mayúscula

5. Mail

Las empresas tienen una dependencia para las comunicaciones virtuales ya sea algun tipo de tramite o
informacion

la dependencia en algunos casos llamado Sm en algunos marketing varia dependiendo cada entidad
registra los ingresos de estos mails y los clasifica dependiendo el asunto de este normalmente se usan
codigos informacion de contacto como nombre del solicitante y del funcionario que se apersonara del
caso ademas de su respectiva radicacion en el sistema se usa para formularios la firma digital pero
algunos otros documentos necesitan ser impresos y firmados luego escaneados en formatos el mas
usado PDF normalmente estos deben contener fecha hora de recibido notas del caso y procesos
anteriores y vigentes como un historial se puede realizar la respuesta comunmente via mail pero en caso
de ser solicitado se realizara de manera fisica en un documento sellado y enviado a la ubicion de la
persona