IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

como empleada de una empresa donde la tecnología aun no esta ejecutada puedo
decir que las importancia de los documentos hoy en dia. La misión es administrar el flujo
de estos documentos lo que dure su ciclo de vida. ... Un sistema eficiente de gestión
documental tiene como objetivo llevar el almacenamiento físico de documentos al plano
digital, lo que implica una mejora sustancial en varios aspectos de la administración de una
empresa.

Hoy día estamos viviendo en la era de la revolución de la información. Todos

necesitamos de la información para poder llevar a cabo las transacciones comerciales y
personales. En esta era de avances tecnológicos, la información puede ser conseguida a
través de diferentes medios como: el papel, las cintas magnéticas, los discos duros, los
diskettes y otros medios.

Cada día más empresarios se están dando cuenta de la necesidad de automatizar

los servicios, incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control de la
administración de información podemos tomar mejores decisiones y compartirlas con
otras personas.

Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos

para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y
activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen
documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información,
éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier
lugar, sea en la empresa o fuera de ésta.

La Administración de Documentos ha ido cambiando a través de los tiempos.

Nuevas tecnologÌas y sistemas se han incorporado al mundo laboral. Hace muchos años
la información se guardaba en la piel de los animales y en las piedras, hoy dÌa la
información es mayormente almacenada en forma electrónica, mediante una
computadora.

Se habla mucho de la oficina sin papeles, pero cada día hay mayor cantidad de
documentos en los negocios. Esto se debe en gran medida que no existen programas de
retención de documentos y el control de los documentos inactivos. Es importante
mantener un buen control de los sistemas para así mantener la seguridad e integridad de
la información. La transferencia de material inactivo ayuda a disminuir la cantidad de
documentos en papel, disminuyendo los costos y logrando mayor productividad.

  con respecto a la información que hoy tenemos por ejemplo en mi empresa la

documentación data desde 1998 y de allí somos los empleados administrativos quienes
movemos dicha información diariamente, por que diariamente por que llos clientes que
están marcados desde allí son pagos diarios que el cliente debe hacer que es lo ideal que
desde el sistema se pueda observar que cuenta esta activa actualmente. considero que
una buena organización es idónea para la comprensión de hoy en dia.

gracias