SERVICIO​ ​NACIONAL​ ​DE​ ​APRENDIZAJE​ ​SENA   

Docente:​ ​BRENDA​ ​LEONOR​ ​BULLA​ ​TOBAR 

Asignatura:​ ​ADMINISTRACION​ ​DOCUMENTAL​ ​EN​ ​EL​ ​ENTORNO​ ​LABORAL​ ​(1526414)​.  
Estudiante:​ ​AUGUSTO​ ​ALBERTO​ ​CASTILLO​ ​CASTILLO- 
Fecha:​ ​23e​ ​de​ ​Septiembre​ ​de​ ​2017 
 
 
1RA​ ​ENTREGA  
ENSAYO.  
 
Hacia​ ​una​ ​estructuración​ ​normativa​ ​archivística​ ​para​ ​la​ ​empresa​ ​“Chicharón​ ​de​ ​cuajada​ ​el 
Somondocano​ ​E.U”,​ ​con​ ​el​ ​propósito​ ​de​ ​salvaguardar​ ​la​ ​organización​ ​documental​ ​de​ ​esta 
entidad​ ​privada.  
 
 
“Una​ ​empresa​ ​es​ ​un​ ​conjunto​ ​de​ ​elementos​ ​o​ ​factores​ ​humanos,​ ​técnicos​ ​y​ ​financieros​ ​ ​localizados​ ​en 
una​ ​o​ ​varias​ ​unidades​ ​físico-espaciales​ ​o​ ​centros​ ​de​ ​gestión​ ​y​ ​combinados​ ​y​ ​ordenados​ ​según 
determinados​ ​tipos​ ​de​ ​estructura​ ​organizativa”1. 
 
Lo  que  pretende  este  ensayo  es  abrir  un  escenario  de  reflexión  sobre  cómo  aplicar  la  normativa 
archivística  en  ese  conjunto  de  elementos  o  factores  humanos  llamado  empresa  y  que  traducidos  a  la 
realidad  se  convierten  en  traspasos  de  información  física  de  documentos  técnicos  y  financieros,  los 
cuales,  se  combinan  y  se  ordenan  dentro  de  la  gestión  empresarial.  Antes  de  continuar  con  estas 
reflexiones  quisiera  presentar  un itinerario a seguir, a fin de aterrizar sobre ¿cómo comenzar a organizar 
los  documentos de esta empresa en mención? Lo primero que quisiera  dar a conocer en una muy breve 
reseña  en  lo  que  consiste  la  empresa Chicharrón de Cuajada el Somondocano; lo segundo es mostrar la 
importancia  que  tiene  la  organización  documental  para  esta  empresa;  lo  tercero  se  debe  responder  al 
interrogante  sobre  ¿cómo  conceptuar el archivo que se hace y se genera en esta empresa? Como cuarto, 
conceptuar  las  clases  de  archivos  que  se  manejan  en  esta  empresa,  según  su  organización,  orden,  usó, 
naturaleza  y  ciclo  vital;  en el quinto punto se analizará las cualidades de los archivos que debe tener esta 
empresa;  en  el  sexto  punto  se  reflexionará  sobre  las  cualidades  del  archivista  que  maneje  el archivo de 
esta  organización  y  como  séptimo  punto  se  reflexionará  sobre algunas pautas prácticas, de acuerdo a la 
organización​ ​documental.  
 
La  perdurabilidad  de  una  empresa  recae  en  su  historia  y  en  los  documentos  que  hablen  de  ella.  La 
empresa  chicharrón  de  Cuajada  El  Somondocano,  es  una  entidad privada con ánimo de lucro dedicada 
a  la  fabricación  del  chicharrón  de  cuajada;  básicamente  en  lo  que  consiste  este  producto  es  en  la 
elaboración de un dulce a base de cuajada como resultado  de la combinación entre cuajada y la 
panela.  Este  dulce  de  cuajada  resulta  ser  muy  agradable  por  las  condiciones  exigentes  de 
manufactura,  porque  permite  conservar  su  originalidad  en  el  proceso  y  fabricación  del 

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​ ​Tomado​ ​de​ ​https://es.slideshare.net/luigui007/la-empresa-y-su-organizacion-27947561​​ ​Eduardo​ ​Bueno 
Campos​ ​(Catedrático​ ​de​ ​Economía​ ​de​ ​la​ ​Empresa​ ​de​ ​la​ ​Universidad​ ​Autónoma​ ​de​ ​Madrid).​ ​Fecha​ ​23​ ​de 
septiembre​ ​de​ ​2017,​ ​pág​ ​03.  
autóctono  chicharrón  de  cuajada  producido  artesanalmente  en  el  municipio  de  Somondoco 
departamento  de  Boyacá;  este  proceso  nació  por  idea  de  los  campesinos  que  calentando  la 
miel  a  cierto  grado  de  temperatura,  le  echan  trozos  de  cuajada  y  luego  cuando  ellos  le  llaman 
coloquialmente  “que  da  un  punto”  es  decir,  en  la  cocción;  lo  retiran,  formándose  así  un 
delicioso​ ​trozo​ ​de​ ​cuajada​ ​melada,​ ​la​ ​cual,​ ​se​ ​le​ ​llama​ ​“Chicharrón​ ​de​ ​cuajada”. 
 
A  hora  bien,  la  importancia  que  tiene  la  organización  documental  para  esta  empresa,  nace 
desde  cuando  el  emprendedor  reflexiona  sobre  ¿cómo organizar las actividades que se realizan 
dentro  de  este  conjunto  de  elementos  que  se  dan  por  varios  factores,  económicos,  sociales, 
culturales y que siguen una ruta bajo una misma plataforma que se llama empresa, pueda que lo 
esencial  para  un emprendedor sea la concentración de sus recursos humanos y financieros para 
producir  y  vender  un  producto  de  calidad;  pero  más  allá  de  esto  está  la  organización 
documental,  porque  ésta,  es  la  que  permite  mostrar  resultados  en  todas  las  áreas  o 
departamentos  que  desarrolla  la  empresa,  y  muestra  con  datos  históricos,  estadísticos, 
financieros  lo  que  ha  sido  una  entidad  a  través  del  tiempo,  destacando  así,  sus  debilidades  y 
fortalezas.  
No  quiera  caer  en  más  disertaciones  sin  antes  conceptuar  el  archivo  que  hace  y  genera  esta 
empresa,  porque  en esto, está también su riqueza; una gran debilidad que se tiene, es que según 
su  soporte  legal  menciona  que  esta  organización,  fue  creada  en abril del año 2007 y a la fecha 
actual  no  se  refleja  organización  en  los  documentos,  solo  se  evidencian  algunas  carpetas  con 
documentos,​ ​otras​ ​con​ ​facturas​ ​y​ ​recibos,​ ​y​ ​otras​ ​con​ ​información​ ​importante​ ​de​ ​gestión.  
  
A  hora  bien, ¿qué clase de archivos se manejan? Según se puede observar, en la clasificación de 
archivo  se  destaca  que  esta  empresa  maneja  un  archivo  centralizado  por  cuanto  a  que  en  la 
oficina  de  administración  reposan  todos  los  documentos  y  desde  allí,  se  controla  toda  la 
información  que  gestiona  esta  organización.  Como  ya  se  mencionaba  anteriormente,  no  se 
refleja  un  orden  sistemático,  sino  que  todo  está  puesto  allí  en  carpetas,  algo  de resaltar dentro 
de  este recinto archivístico que tiene esta empresa es que hay unas carpetas de frecuente uso, lo 
cual  se  podría  llamar  como  archivo  activo;  en  estas  carpetas  se  observan  documentos 
importantes  como  resoluciones  de  operación,  historias  laborales  y  de  contratación,  fichas 
técnicas  del  producto,  en  otros  documentos  que  se  consideran  importantes;  seguidamente  se 
observan  unas  carpetas  que  casi  no  se  consultan,  porque  su  información  ya  perdió  vigencia 
aunque  este  es  un  archivo  semi-activo,  al  igual  hacen  parte  del  archivo de la organización y de 
su  historia  y  por  último  se  observa  unas  carpetas  las  cuales  en  la  actualidad  nunca  se 
consultan, frente a este material de archivo inactivo se considera que no se les debe dar de baja, 
sino  que  se  debe  subclasificar  en  cuanto  a  la  actividad  legal,  comercial,  reconocimientos 
históricos  entre  otros,  a  fin  de  darle  algún  valor  a  este  archivo  y  motivar  para  que  sea 
frecuentado  por  los  trabajadores  y  amigos.  Como  es  sabido  y  por  la  condición  jurídica  de  la 
empresa  este es un archivo de naturaleza privada y por ende es un archivo que solo pertenece y 
está  a  disposición  de  esta  empresa  y  por  tanto  y  para  tener  en  cuenta  para  la  persona  que 
administre  este  archivo  la  información  que  reposa  y  que  se  maneja  es  confidencial,  lo  que  se 
recomienda,  con  referente  a  la  organización  documental,  es  propiciar  un  uso  adecuado  de 
acuerdo  a  la  importancia  del  archivo  que  se  genere  y  se  maneje  por  medio  del  orden,  a  fin de 
que  el  uso  sea  sistemático  y  exacto  y  no  se  pierda  tiempo  en  la  consulta,  porque  según  sea  la 
organización  y  el  uso  del  archivo  del  igual  manera  será  su  ciclo  vital,  ya  que  de  acuerdo  al 
tamaño  de  la  gestión  de  una  empresa  de  esa  misma  manera  será  su  archivo  de  gestión  y 
consulta  y  la  vez  su  interacción  con  el  archivo  central  donde  reposan  todos  los  documentos 
aunque  un  poco  antiguos  no  han  perdido  vigencia  y  que  es  donde  se  sustrae  todo  el  archivo 
histórico​ ​debidamente​ ​seleccionado​ ​y​ ​que​ ​pasan​ ​hacer​ ​parte​ ​del​ ​archivo​ ​permanente.  
 
Es  indispensable  señalar  que  las  cualidades  del  archivo  que  maneje  esta  empresa,  tiene  que 
propender  por  aprovechar  las  oportunidades  organizativas  documentales  para  economizar 
costos  en  la  consulta,  identificar  lo  que  se  necesita  de  manera  sencilla,  ser  más  eficientes en la 
operación  archivística,  ser preciso y exactos en la información suministrada, y tener una técnica 
para  organizar  y  procesar  los  documentos  que  se  allegan  por  medio  de  la  gestión.  Cuando  se 
habla  de  las  cualidades  del  archivo  también  se  debe  hacer  referencia  a  las  cualidades  del 
archivista,  el  cual  se  debe  caracterizar  porque  ha  hecho  un  estudio  previo  que  lo  eleve  a  la 
técnica  y  profesionalismo  para  manejar  el  archivo  y  los  demás  requisitos  humanos  como  el 
orden,  responsabilidad,  diligencia,  sencillez,  confiabilidad,  entre  otros  valores  que  enmarcan al 
buen  archivista.  Por  último  queda  por  mencionar  s​obre  algunas  pautas  prácticas,  de  acuerdo  a  la 
organización​ ​documental​ ​para​ ​esta​ ​empresa.  
- De  acuerdo  a  este  ensayo  se  considera  que  se  debe  mejorar  enfáticamente  en  el  uso  y  la 
organización​ ​del​ ​archivo​ ​de​ ​la​ ​empresa​ ​Chicharrón​ ​de​ ​Cuajada​ ​ ​el​ ​Somondocano​ ​E.U.  
- Se  deben  acoplar  en  3  archivadores  ya  sean  horizontales  o  verticales,  todas  las  carpetas  de 
archivo  activo  en  un  archivador;  las  de  uso  semi-  activo  en  otro  archivador,  y  las  carpetas  de 
archivo  inactivo en otro archivador, a fin de ir consolidando el ciclo vital de archivo que se da a 
través  del  tiempo  y  de  acuerdo  a  la  gestión,  porque  en  un  futuro  esta  empresa  tendrá  un gran 
archivo de gestión, otro gran archivo central, los cuales irán consolidando la gestión a través del 
tiempo​ ​de​ ​esta​ ​empresa,​ ​evidenciado​ ​desde​ ​el​ ​archivo​ ​histórico.  
- Optar  por  un  archivista  idóneo  que  conozca  sobre  la  administracion  y  organizacion 
documental.