ADMINISTRACIÓN

Y
DIRECCIÓN EMPRESARIAL

ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS E
INVENTARIOS

MANUAL: COMPRAS PARA EMPRESAS

PÚBLICAS Y PRIVADAS

Cesar Sánchez González

21-MARZO-
2020
 CONTENIDO

 ¿QUÉ ES UN MANUAL

 OBJETIVO DEL MANUAL

 PROCESO DE COMPRA GENERAL

 PROCESO DE COMPRA (PRIVADA)

 PROCESO DE COMPRA (PÚBLICA)


 ¿QUÉ ES UN MANUAL?

“El manual de procedimientos es un documento del sistema de Control Interno,

el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e
integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas
operaciones o actividades que se realizan en una organización”. (Palma,
2005).
“Los Manuales de Procedimiento son "un documento que contiene, en forma
ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia,
organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran
necesarios para la menor ejecución del trabajo". (DuhatKizatus, 2007)

OBJETIVO DEL MANUAL

Definir los procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la

adquisición de bienes y/o servicios, mediante un esquema que asegure
estándares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo relaciones que
generen valor agregado a las empresas.

PROCESO DE COMPRA GENERAL

 PROCESO DE COMPRA (PRIVADA)

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE UNA EMPRESA PRIVADA

o Operaciones previas a la compra: previsión de necesidades,

determinar la cantidad a adquirir, así como la modalidad de aprovisionamiento.
o La compra: Cuando adquirimos los materiales.
o Operaciones posteriores a la adquisición: Esto es la recepción de
productos, aceptación de las facturas, y en algunas ocasiones deberán hacer
las reclamaciones por defectos en los materiales o por llegar en malas
condiciones).
o Operaciones paralelas a la compra: Gestionar el stock, captar nuevos
proveedores, recuperar materiales sobrantes o en desuso, etc.

SUBPROCESOS

Analizar los precios que nos dan los proveedores, solicitar el presupuesto y

decidir cuál escoger en función de las necesidades detectadas en las
operaciones previas a las compras.

Planificación de las compras. Esto consiste en analizar las necesidades que han
de cubrirse y con qué productos. Identificar los proveedores más adecuados en
función de la política de precios y la calidad de la mercancía.

Especificar las características a los proveedores que necesitamos que cumplan

nuestros suministros.

Seleccionar los proveedores, tras buscar e investigar quiénes podrían

abastecernos.
Evaluación de los proveedores. Una vez que reunimos los posibles candidatos
realizar una selección en función de los criterios de calidad, precios y plazos de
entrega.

Establecer cómo se va a realizar el pago de los suministros solicitados. Si el

abono se realizará a corto o a largo plazo. Asimismo, se establecerá un plazo de
entrega o de devolución del producto en base a las políticas de calidad que
hayamos establecido.

Negociar los precios. Uno de procesos dentro de cómo funcionan las compras de
una empresa es la negociación de precios. Consiste en obtener el mejor precio
con el proveedor, dicho de otra forma, ver si el proveedor nos puede hacer algún
tipo de descuento.

Generación de la compra. Cuando ya tenemos establecido qué necesitamos,

cuánta cantidad y a quién se lo vamos a pedir y por cuánto, ya solo queda realizar
la compra. Esto significa que el departamento de compras es el encargado de
emitir las órdenes de compra.

Realización de contratos de suministro . A veces el suministro está ligado a un

contrato por el plazo de meses o años, en el que podemos conseguir un mejor
precio. Otras veces es porque se trata de arrendamientos o compras de bienes
muebles y están sujetos por ley por lo que es necesario llevar a cabo un contrato.
 PROCESO DE COMPRA (PÚBLICA)

o Previsión de las necesidades de materiales

o Planificación del suministro con tiempo suficiente.
o Adquisición de dichos materiales.
o Se reciben los productos solicitados en la cantidad y en el tiempo
acordado y que lleguen en perfecto estado.
o Gestión administrativa del suministro. Esto es se encarga de los
pagos.

Principios de la contratación pública

Transparencia: se asegura que la contratación adelantada por las entidades

estatales se realice mediante procesos de selección públicos, cuyas reglas
sean objetivas, claras, justas y complejas, que permitan a los proponentes
entregar propuestas idóneas y así presentar objeciones, observaciones.

Economía: de acuerdo con el principio de economía, los procesos de selección

deberán estructurase de tal manera que únicamente se tenga que surtir las
etapas estrictamente necesarias y responderán a términos y plazos
repercusivos y perentorios, asegurando el uso de la menos cantidad de
recursos.

Responsabilidad: Es virtud del principio de responsabilidad, se entiende

responsables tanto los contratistas como las entidades estatales y sus
funcionarios por sus actuaciones durante el proceso de selección. es este
sentido podrá responder civil, penales, disciplinaria mente cuando sus actos
causen perjuicios a los proponente o contratistas.

Equilibrio de contractual: se entiende que los contratos estatales deben

mantenerse la igualdad entre las partes frente al uso obligaciones, derechos y
contra prestaciones que se establecieron al momento de la contratación.
 Etapas de un proceso de Contratación en las entidades del
Estado, con una breve descripción.

PRE CONTRACTUAL: la etapa precontractual, inicia con la elaboración del

estudio previo y termina con la adjudicación del proceso de contratación.
Dentro de esta etapa se encuentra previstas la planeación en donde se debe
establecer claramente cuál es la necesidad que la entidad pretende satisfacer.

CONTRACTUAL: una vez surtido el proceso de selección, el ministerio del

trabajo elabora una minuta del contrato, el contracto se perfecciona con la
firma de las partes, es importante señalar que el mismo se debe elevar a
escrito y debe ser firmado por aparte de la entidad por la ordenadora del gasto
y por el contratista el representante legal o su delegado o apoderado.

POST CONTRACTUAL: esta etapa inicia con la terminación del contrato y culmina
una vez se haya realizado la liquidación de este.

REQUISITOS DE COMPRA

Procurar un ambiente de colaboración entre ambas partes negociadoras.

Mantenimiento de estándares de calidad requeridos y exigidos en las compras
de bienes y servicios.
Colaboración entre ambas partes negociadoras.
Optimizar los recursos.
Administrar adecuadamente la función y actividades de compras para tener
como resultado una eficiencia interna.
Generar las compras al precio más bajo y con buena calidad, así como los
requerimientos de funcionalidad y oportunidad de entrega.
Certificación la continuidad de abastecimiento