RED DE PROCESOS

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

MACRO PROCESO UNIDA PROCESOS CÓDIGO
D
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 1 COMPRAS Y SERVICIOS 1.1
ORDENAMIENTO DE PAGO 1.2
TESORERIA 1.3
CONTABILIDAD 1.4
SERVICIOS GENERALES 1.5

RED DE PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
PROCESO CODIGO PROCEDIMIENTO CÓDIGO
COMPRAS Y SERVICIOS 1.1 SOLICITUD DE COMPRA O 1.1.1
SERVICIOS
CONFORMACIÓN DEL 1.1.2
EXPEDIENTE
EMISION DE OS Y OC 1.1.3
RECEPCIÓN DE LOS BIENES 1.1.4
SERVICIOS GENERALES 1.1.5
1.1.6
PROCESO: COMPRAS Y SERVICIOS CODIGO: 1.1
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES DE OFICINA, EQUIPOS, CODIGO: 1.1.1
HERRAMIENTAS DE TRABAJO Y SERVICIOS.
OBJETIVO:
ALCANCE: Toda la Institución
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Prepara formato “Requisición”. Asistente Administrativo
2 Solicita aprobación de la Unidad requirente. Jefe de Unidad, Gerente
3 Remite a la Gerencia de Administración y Asistente Administrativo
Finanzas/Almacén, Servicios Generales y Gerencia
de Compras según sea el caso.
Fin del procedimiento.
Formatos e Instructivo : Forma xxxx “ Requisición”
Catálogo de productos
Normas Específicas de Control:
1. Toda requisición deberá estar aprobada por el Responsable de la Unidad Solicitante.
2. Toda solicitud de materiales de oficina, equipos y herramientas de trabajo y
servicios deberán tramitarse a través del Formato “Requisición”.
3. Las solicitudes de Materiales de Oficina deberán solicitarse a la Unidad de Almacén.
4. Las Solicitudes de Servicios deberán tramitarse en la Oficina de Servicios Generales.
5. Las Solicitudes de Equipos y herramientas de trabajo deberán solicitarse a través de
la Gerencia de Compras.

Indicadores:
Número de requisiciones recibidas /número de requisiciones procesadas/100

Rango:
El 100% excelente
El 50% medio
El 25% nulo
PROCESO: COMPRAS Y SERVICIOS CODIGO: 1.1
PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE LAS SOLICITUDES DE REQUISICIÓN POR CODIGO: 1.1.2
MATERIALES DE OFICINA.
OBJETIVO: DOTAR A LAS DEPENDENCIAS ORGANIZATIVAS DE LA INSTITUCIÓN DE LOS
MATERIALES DE OFICINA PARA DESENVOLVIMIENTO DE SUS ACTIVIDADES.
ALCANCE: Toda la Institución
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recibe Requisición firma el original y devuelve copia. Jefe de Almacén
2 Verifica la existencias de los rubros solicitados Almacenista
3 Descarga del sistema los materiales. Almacenista
4 Genera la Nota de Entrega Almacenista
5 Prepara el material solicitado Almacenista
6 Se comunica vía telefónica con la Unidad Solicitante Almacenista
para el retiro del pedido.
7 Entrega el pedido mediante nota de entre la cual firma Unidad Solicitante
en señal de recibido
8 Anexa copia de la Nota de entrega junto con la Almacenista
requisición.
9 Archiva en la carpeta “Solicitud de Materiales de Almacenista
Oficina”
Fin del Proceso
Formatos e Instructivo : Reporte “Nota de Entrega”
Documentos de referencia:
Normas de Control:
1. En caso de no existir la totalidad de los materiales de Oficina completos el
almacenista deberá completar al máximo la solicitud de los mismos.

Indicadores:
Nº de requisiciones recibidas/Nº de Requisiciones despachadas*100
Cantidad de rubros solicitados/Cantidad de rubros despachados*100
PROCESO: COMPRAS Y SERVICIOS CÓDIGO: 1.1

PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE LAS SOLICITUDES DE REQUISICIÓN POR CÓDIGO: 1.1.3

SERVICIOS.
OBJETIVO: DOTAR A LAS DEPENDENCIAS ORGANIZATIVAS DE LA INSTITUCIÓN DE LOS
SERVICIOS NECESARIOS PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS Y
HERRAMIENTAS DE TRABAJO.
ALCANCE: Toda la Institución
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recibe Requisición de la Unidad Solicitante firma el Servicios Generales
original y devuelve copia.
2 Contacta al proveedor de servicios Servicios Generales
3 Prepara orden de servicio Servicios Generales
4 Entrega al Proveedor la Orden de Servicio Servicios Generales
5 Ejecuta el servicio Proveedor del servicio
6 Preparan acta de control perceptivo y firman. Unidad solicitante/
Proveedor del Servicios
7 Entrega copias del acta del control perceptivo al Unidad solicitante
proveedor y servicios generales
8 Recibe copia del acta del control perceptivo y archiva Servicios Generales
para la verificación del pago.
FIN DE PROCESO
Documentos de referencia:
Formatos e Instructivo : Formulario “ Requisición por Servicios” y “Acta Control Perceptivo”

Normas de Control:

Indicadores: