CONTRIBUCION EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA

SECRETARIA DE TRANSITO DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE LA PAZ

YEISA CAROLINA AROCA TORRES

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y ECONOMICAS
PROGRAMA DE COMERCIO INTERNACIONAL
VALLEDUPAR
2015
CONTRIBUCION EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA
SECRETARIA DE TRANSITO DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE LA PAZ

Informe final de prácticas empresariales presentado como requisito para optar el

Titulo de profesional en Comercio Internacional

NEISA CAROLINA AROCA TORRES

Asesor:

VICENTE SUAREZ ROMERO

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y ECONOMICAS
PROGRAMA DE COMERCIO INTERNACIONAL
VALLEDUPAR
2015
 DEDICATORIA

A Dios nuestro señor, por darme la oportunidad de terminar una carrera

profesional muy importante para mi vida laboral.

A mis padres que siempre me apoyaron, a mis hermanos que en mí confiaron y a

mis compañeros de facultad con todo el sentir de un recuerdo perdurable.

Yeisa Carolina Aroca Torres

 AGRADECIMIENTOS

A la Universidad Popular del Cesar, por brindarme los conocimientos necesarios

para ser un buen profesional y permitirme mejorar mi condición personal para
alcanzar la cima del progreso en el camino de mi existencia.

A mi asesor VICENTE SUAREZ ROMERO, por su contribución y apoyo en la

asesoría de mi informe de grado.

A la ALCALDIA DE LA PAZ, por darme la oportunidad de participar en sus

procesos que contribuyeron a la ampliación de mis conocimientos.

Gracias……….

Yeisa Carolina Aroca Torres

 CONTENIDO Pág.
INTRODUCCIÓN 6
1. ASPECTOS BÁSICOS DE LA EMPRESA 6
1.1RESEÑA HISTÓRICA 6
1.2 MISIÓN 9
1.3 VISIÓN 9
1.4 OBJETIVOS DE LA EMPRESA 10

1.5 POLITICAS
1.6 ORGANIGRAMA
1.7 ÁREA ESPECÍFICA DE LA PRÁCTICA 13

2. ACTIVIDADES
2.1 NOMBRE DEL TRABAJO 14
2.2 DIAGNÓSTICO 14
2.3 JUSTIFICACIÓN 16
2.3.1 Desde el punto de vista personal. 16
2.3.2 Desde el punto de vista empresarial: 16
2.4 OBJETIVOS 17
2.4.1 Objetivo General 17
2.4.2 Objetivos específicos 17
2.5 PLAN DE ACTIVIDADES 18
2.5.1. Cronograma de actividades 18
2.6 DESARROLLO DE LA PRÁCTICA 19
2.6.1 Inducción y conocimiento de la empresa 19
2.6.2 Elaboración y registro de documentos en el aplicativo 21
2.6.3 Actualización del archivo de la dependencia 24
28
2.7 CONCLUSIONES 35
2.8 RECOMENDACIONES 36
BIBLIOGRAFÍA 37
 INTRODUCCIÓN

La Secretaría de tránsito cumple una labor muy importante en el recaudo de

impuestos de toda clase de vehículos necesarios para ser invertidos en el
progreso de la ciudad

La realización de las prácticas empresariales constituyen sin duda alguna la puerta

para el ingreso al mundo laboral de cualquier egresado universitario, con ello
darles así la oportunidad de implementar lo aprendido y absorber conocimientos
más profundos en las áreas estudiadas, nos damos a la tarea de escudriñar,
averiguar, preguntarlo que se vive en campo de trabajo empresarial, somos el
futuro de una gran economía y tenemos la obligación de ser inquietos en el
desarrollo de nuestra realidad laboral.

Un egresado de Comercio Internacional en la actualidad, debe ser una persona

ambiciosa y asidua que apoyen al análisis, progreso y desarrollo de nuevas
empresas las cuales contribuyen al mejoramiento y solución a las problemáticas
sociales, económicas y contables que se presentan en nuestro entorno laboral.
Por consiguiente, un egresado de contaduría, estará en capacidad de lograr una
formación contable, en el cual desarrolle su creatividad para actuar con ética en
el campo empresarial, planteando iniciativas innovadoras, responsables y
competitivas, exigencias que caracterizan nuestra realidad nacional.

Como profesional debemos participar y aportar al dinamismo de las normas que

regulan el comercio internacional dentro de una organización, motivo por el cual se
realizan las prácticas profesionales, con la disposición de colaborar, a través de
un trabajo proyectado y organizado, donde no solo acumulamos experiencias, sino
que brindamos soluciones, al aportar nuestros conocimientos adquiridos en un
proceso académico, ideas innovadoras, participar así como pieza importante
dentro una excelente estructura organizacional, en camino al crecimiento y
desarrollo profesional, conforme a las relaciones interpersonales que posibiliten el
éxito del egresado.

Es el momento de poner a prueba nuestros conocimientos y adquirir una

experiencia, que mejor oportunidad para ello que estar dentro de una compañía
que nos haga participes de un mundo dedicado a las actividades del comercio en
sus diferentes manifestaciones.

6
 1. ASPECTOS BÁSICOS DE LA EMPRESA

1.1 RESEÑA HISTÓRICA

El municipio de la Paz comenzó a poblarse en Enero de 1775 cuando varias

familias ganaderas de Valledupar decidieron establecer sus hatos de ganados
en el sitio que ellos conocían como Cerros de la Paz; dentro de los grupos
fundadores se encontraba: Simón de Torres, Leonardo de Castillo, Arcisclo
Arzuaga y Juan Oñate.

Rápidamente la Paz se convirtió en una alternativa residencial y laboral de

personas de diversos puntos de la geografía. Por medio de la Ordenanza No.
4 de 1888, la Asamblea Departamental del Magdalena creó el municipio del
Espíritu Santo (hoy Codazzi), conformado por el territorio de La Paz, San
Diego Y Becerril; en 1936 mediante la Ordenanza No. 8, la Asamblea del
departamento del Magdalena en honor a Luis Rafael Robles, cambió el
nombre de Espíritu Santo por el Robles con cabecera de La Paz.

Cuando fue creado el departamento del Cesar, segregado del Magdalena

mediante la Ley 25 del 21 de diciembre de 1967, La Paz se convirtió en la
cabecera del municipio del mismo nombre.

Quedando La Paz como municipio se hizo necesario la creación de una

entidad que se ocupara de organizar política y territorialmente el nuevo
municipio del Cesar. Nace entonces La Alcaldía municipal de La Paz en
representación del poder ejecutivo y así mismo del Estado, siendo su primer
alcalde José María Arzuaga.

Los alcaldes eran nombrados por el gobernador de turno y sin período fijo de
mandato y la Secretaría de Gobierno se encargaba de realizar las posesiones
y despidos de empleados de libre nombramiento y remoción.

7
A partir de 1988 se inicia la elección del alcalde por medio del voto popular,
actividad que se inició en el mandato del segundo alcalde el señor Hernán
Morón Araujo, período durante el cual se crearon varias jefaturas dirigidas
por funcionarios nombrados por el propio alcalde.

Estas oficinas se encargaban inicialmente de todos los menesteres como:

Tomar posesión, contabilizar incapacidades, expedir certificaciones laborales,
tiempo de servicio, etc…

En los últimos años han sido elegidos como alcaldes: Hernán Morón, Orlando
Cruz Vega, Francisco Mejía, Aris Murgas, Gonzalo Araujo, Juan Bautista
Calderón, Antonio María Araujo, Primo León Montaño, Gerardo Gutiérrez
Arzuaga y Wilson Rincón Álvarez actual mandatario.

1.2 MISION

Transformar el municipio de La Paz, en un territorio con mejores condiciones

de bienestar social y desarrollo económico, cultural y ambiental con igualdad
de oportunidades para todos.

1.3 VISION
La Paz en el año 2020, será un municipio competitivo, equitativo y auto sostenible
a través del crecimiento permanente de sus potencialidades y el aprovechamiento
de sus fortalezas, con una comunidad organizada y copartícipe del desarrollo
local.

1.4 OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Propugnar por el fortalecimiento del marco institucional y afianzar una sólida

cultura de legalidad para que los habitantes del municipio vean realmente

8
protegida su integridad física, su familia y su patrimonio en un marco de
convivencia social armónica.

Impulsar el posicionamiento estratégico competitivo de la región a través del

aumento de la productividad, la competencia económica y la inversión en
infraestructura. Reducir la pobreza la pobreza extrema y asegurar la igualdad
de oportunidades sociales y culturales y la ampliación de capacidades para
que todos los habitantes mejoren significativamente su calidad de vida y
tengan garantizada alimentación, salud, educación, vivienda digna y un
medio ambiente adecuado para su desarrollo tal como lo establece la
Constitución.

Procurar el pleno ejercicio de los derechos humanos, la equidad y la justicia

en todo el ámbito social, económico y cultural en el municipio, para la
búsqueda del mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos.

Asegurar la sustentabilidad ambiental mediante la participación responsable

de los habitantes en el cuidado, la protección, la preservación y el
aprovechamiento racional de la riqueza natural del municipio, logrando así
afianzar el desarrollo económico y social sin comprometer el patrimonio
natural y la calidad de vida de las futuras generaciones. El ecosistema dbe
protegerse para el bien general.

1.5 POLITICAS

Servir de medio para la vinculación y armonización entre la planeación local

con la planeación nacional, regional y departamental.

Participar en la elaboración del presupuesto municipal de inversiones.

Asesorar y orientar a los secretarios de despacho y a las entidades

descentralizadas en la elaboración de proyectos y programas en
concordancia con el plan simplificado de desarrollo.

9
Ordenar los pagos, elaborar y celebrar los contratos y convenios municipales
de acuerdo con el plan de desarrollo económico, social y con el presupuesto,
observando las normas jurídicas municipales.

Recaudar impuestos por concepto de infracciones de tránsito y registro de

vehículos

10
1.6 ORGANIGRAMA

11
1.7AREA ESPECIFICA DE LA PRACTICA

Las prácticas empresariales fueron realizadas en la Secretaría de Tránsito de

la Alcaldía Municipal de la Paz durante el período comprendido entre el---
de---- del año 2014.

12
 2. ACTIVIDADES

2.1 NOMBRE DEL TRABAJO

CONTRIBUCION EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA SECRETARÍA

DE TRANSITO DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE LA PAZ.

2.2 DIAGNÓSTICO

La alcaldía del municipio de La Paz tiene varias secretarías entre las cuales se
encuentra la Secretaría de Tránsito, encargada de organizar y tramitar las
operaciones inherentes a la regulación del tráfico de vehículos automotores, así
como el registro de motos que circulan por toda la población. De igual manera
cumple las funciones de elaborar los documentos para el recaudo de los
impuestos de vehículos en sus diferentes modalidades.
Las instalaciones de la alcaldía de La Paz se encuentran en buenas condiciones
que permiten el buen funcionamiento y el trato amable y cordial de sus empleados.
La Secretaría de Tránsito está bien dotada de computadores para el trabajo de
sus. Está dotada además de un software para el registro contable de todas las
operaciones de esta dependencia.
La alcaldía de La Paz tiene muchas áreas de vital importancia y que todas hacen
su función para la buena atención de sus ciudadanos. Las áreas que tenemos son:

- Secretaria de educación
- Control interno disciplinario
- Gestión social
- Secretaria de talento humano
- Prensa
- Secretaria de salud
- Secretaria de gobierno
- Oficina asesora jurídica
- Oficina de planeación
- Secretaria de transito
- Secretaria de cultura
- Secretaria general
- Almacén general
13
 - Control interno
- Secretaria de obras
- Secretaria de hacienda
- Asesores despacho

Es posible que algunos empleados no están preparados para algunos cargos y la

entidad pública no los capacita para ser competitivo y prestar un excelente servicio
a la comunidad.
Podemos destacar que en la alcaldía de La Paz se maneja un buen clima laboral
pues sus secretarios de despacho, jefes de oficina manejan un buen trato hacia
los empleados y así se hace el trabajo más agradable y es mejor la atención al
público desde cualquier sectorial de la alcaldía.

En la Secretaría de Tránsito se actualiza diariamente el archivo de los documentos

en general, utilizando algunas fórmulas y herramientas proporcionadas por el
aplicativo.

2.3 JUSTIFICACIÓN

2.3.1 Desde el punto de vista personal.

La realización de las prácticas empresariales para la obtención del título

profesional, nos brinda la oportunidad de conocer el mundo fascinante de las
empresas y a la vez poner en práctica los conocimientos adquiridos en la
Universidad por intermedio de los docentes en cada una de sus asignaturas. En
este caso como egresada del programa de Comercio Internacional puedo
manifestar que la realización de estas pasantías en la Secretaría de Tránsito ha
sido una experiencia muy provechosa para el futuro de mi vida laboral.

2.3.2 Desde el punto de vista empresarial:

La alcaldía Municipal de La Paz admite a estudiantes universitarios que se

vinculen con la intención de que los egresados conozcan a fondo el
funcionamiento y desarrollo de las actividades de un municipio, con ello
darles una perspectiva o criterio de lo que es el campo laboral y así afianzar

14
sus conocimientos para su carrera profesional y con ello adquirir un cargo
público u otro ente económico.
La realización de las prácticas en la alcaldía Municipal de la Paz, establece un
compromiso; en donde el ente público le brinda al egresado el dinamismo de
evolucionar en su campo de trabajo los conocimientos adquiridos y a la vez la
organización absorbe las ideas nuevas que en su forma de proceder, ayudando
con ello a una mejor y más rápida implementación de procedimientos al interior de
la organización; y por otra parte, se le brinda la oportunidad al practicante, de
nutrir sus conocimientos con el personal capacitado que laboran en la alcaldía.

2.4 OBJETIVOS

2.4.1 Objetivo General

Contribuir en los procesos administrativos en la Secretaría de Tránsito de la

Alcaldía Municipal de la Paz.

2.4.2 Objetivos específicos

- Elaborar registrar los documentos en el aplicativo.

- Actualizar el archivo de la dependencia.

15
 2.5 PLAN DE ACTIVIDADES

2.5.1. Cronograma de actividades

MESES
12

10

18 8

16
2.6 DESARROLLO DE LA PRÁCTICA

2.6.1 Inducción y conocimiento de la empresa

La primera semana de mis prácticas las dediqué a recibir instrucción en el

proceso mediante el cual se desarrollan las actividades programadas durante la
práctica, con base a las necesidades de la empresa, tratando así de cumplir con
los objetivos específicos. Para la realización de las actividades programadas, se
contó con el acompañamiento de algunos empleados de la institución.

A continuación se muestra las actividades realizadas durante el desarrollo de la

práctica.

Conocimiento de las funciones y actividades administrativas en la Secretaría

de Tránsito de la Alcaldía municipal de La Paz.

Este proceso de inducción se desarrolló desde el del 2014 hasta la segunda

semana del mes por parte del Secretario de Tránsito, donde se dieron a
conocer los aspectos más relevantes del área, tales como, el manejo de la
documentación y otras actividades a desarrollar dentro del área específica de la
práctica.

Asignación de Funciones

Luego de haber realizado la inducción de cada una de las actividades que se

manejan en el área de la Secretaría de Tránsito, el jefe asigno las funciones que
se iban a desarrollar durante la práctica. Para esto fue necesario hacer uso de un
tiempo determinado para conocer, analizar y asimilar las funciones asignadas las
cuales fueron:

Objetivo

Optimizar y ejecutar en tiempos efectivos el proceso de elaboración de algunos

documentos en la Secretaría de Tránsito de la Alcaldía municipal de la Paz.

Alcance

17
En el desarrollo de las actividades asignadas se tendrán en cuenta las siguientes
revisiones indicaciones:

Una vez asignada como auxiliar administrativo de la Secretaría de Tránsito, se

realiza la respectiva inducción acerca del funcionamiento específico de las
actividades a realizar.

Para el ejercicio de las funciones en el área contable los procedimientos a seguir

fueron los siguientes:

Recursos Físicos:

Para el desarrollo del plan en las actividades a desarrollar se requiere de una

oficina dotada del mobiliario y con las condiciones ambientales necesarias para la
realización de las actividades asignadas

Humano:

La colaboración del personal administrativo de la Secretaría de Transito del

municipio debe ser eficiente y oportuna.

Tecnológico:

Es necesario contar con un computador debidamente equipado, con los

programas básicos para el registro de los documentos.

Descripción del proceso del auxiliar administrativo en la Secretaría de

Tránsito de la Alcaldía Municipal de La Paz.

El trabajo que se realiza en el departamento de tránsito de la alcaldía municipal

como auxiliar administrativo, debe ser de revisión, control y orden, dando pues el
nivel de importancia a cada una de las actividades, prevaleciendo aquellas que
impliquen toma de decisiones o que desliguen otras tareas. Las actividades de
mayor importancia está la de mantener actualizada las transacciones incurridas
durante el periodo contable correspondiente, la cartera de clientes es primordial su
actualización; para esto se requiere dar puntualidad realizando oportunamente los
registros contables de las salidas de consignaciones una vez sean legalizados en
recibos de caja, ya que de ello depende el cobro de la cartera, listar y tomar
decisiones al respecto de la situación arrojada, liquidación de las comisiones a
vendedores, entre otras.

Las obligaciones tributarias y la seguridad social de los empleados también son

vitales para cumplir con el ciclo normal de la empresa.
18
2.6.2 Elaboración y registro de los documentos en el aplicativo.

19
 2.7 CONCLUSIONES

Agradezco la oportunidad de realizar mis prácticas empresariales en la alcaldía de

La Paz, trabajar con ustedes se convierte en una experiencia enriquecedora,
productiva y de incesante aprendizaje, nos conduce a un crecimiento no solo
profesional, sino también personal, es el momento de colocar a prueba los
conocimientos, habilidades y destrezas adquiridas.

El desarrollo de las prácticas aun cuando no estuvo dentro del perfil profesional
del egresado, al enfrentarse a la realidad empresarial en donde se vive el
ambiente laboral y la ocasión para decidir su futuro como profesional, como
empleado más o creador de empresas para generación de empleos a futuros
egresados, sería un benéfico y apoyo mutuo.

El excelente manejo dado por todos los integrantes del área de la secretaría de
Tránsito, convierten esta actividad en una experiencia de mucha relevancia para el
futuro de mi vida laboral.

Se concluye esta etapa de prácticas empresariales en la alcaldía municipal de La

Paz. Es mi obligación resaltar el crecimiento personal en esta experiencia vivida
que encamina mi vida hacia un horizonte definido.

20
 2.8 RECOMENDACIONES

Aplicar medidas que se enfoquen al mejoramiento de cada uno de los procesos

contables. Se busca reducir el número de errores que se presentan por la falta de
conocimiento de cada uno de los procesos aplicados.

 Agilizar el proceso de entrega de materiales de papelería.

 Capacitar al personal para un mejor desempeño en su labor diaria en la

alcaldía de Valledupar.

 Unificar en un solo software la información financiera, contable de la alcaldía

Municipal de La Paz.

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 BIBLIOGRAFÍA

Archivos de la alcaldía de La Paz.

www.actualicese.com

www.monografias.com.

www.google.com

www.gestiopolis.com

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