Políticas y procedimientos de compra

integrantes:
Hurtado Murillo Diana Marcela
Mosquera Montaño Leidy Gabriela
Rodallega Perea Claudia Lorena

corporación universitaria minuto de Dios

compras y suministros
salud ocupacional
Buenaventura-valle
 Política de compra
Para la empresa sociedad integral de seguridad y salud en el trabajo se adaptaran
las siguientes políticas de compras:

 Todas las compras deben ser respaldadas por una orden de compra emitida por la
oficina de compra. Ninguna otra persona o dependencia esta autorizada para
realizar compras.

 La adquisición de bienes y servicios se realizara a fabricantes, productores,

distribuidores y personas naturales y jurídicas prestadoras de servicios
profesionales, no académicos, legalmente constituido y reconocidos.

 No se podrá incluir en una misma solicitud de pendidos consumibles y no

consumibles.
 Se evaluaran los proveedores para verificar cuales son los mas favorables para
la empresa.

 Se realiza los filtros de los encargados de la organización, de subgerencia y

gerencia al fin de no incurrir en gastos innecesarios o compras que afecten los
activos de la empresa.

 Toda causa será regulada por las normas vigentes de comercio.

 Se contara con un comité de compra integrado por el jefe de compras ,

subgerencia y gerencia, quien evalué las compras de, mercadeo.
 No se adquirirán productos que no se encuentren dentro de las necesidades
de la empresa con el objetivo de evitar los exceso de mercancía en bodega.

 Toda compra pasar por un proceso de análisis, que evaluara un comité para
verificar la variabilidad y posibilidad de adquisición.

 No se realizaran pagos anticipados a no ser que la materia prima que se valla

a utilizar sea de primera necesidad o compras que afecten los activos de la
empresa.
 Los pedidos de papelería y útiles de oficina se realizaran semestralmente.

 Los pedidos de elementos de aseo y cafetería se realizaran trimestralmente.

 Los directos responsables para autorizar las compras teniendo en cuenta sus
montos son:
 Ordenador del gasto
 Junta directiva

 Según el tipo de compra, la solicitud de pedido debe estar firmado por el

director o jefe de dependencia que tenga la autorización para evaluar
características especificas de la compra así:
 Todas las compras relacionadas con sistema y tecnología deben estar avaladas
por el director de sistema, información y tecnología, quien dará conceptos y
especificaciones técnicas.

 La Dirección de Tecnologías de Información será la unidad asesora para la

compra de servidores, estaciones de trabajo, PC, Equipos Portátiles,
Monitores y similares. Así mismo, informará a las unidades acerca de las
oportunidades de compras masivas a fin de obtener mejores precios
aprovechando las economías de escala.
 Toda compra de estos equipos será canalizada a través del Departamento de
Adquisiciones y Suministros.

 Todas las compras relacionadas con obras civiles, adecuaciones y espacios

físicos deben estar evaluadas por el director de planeación institucional o en
su ausencia por el jefe de planta física y lógicas, quien dará la indicaciones,
medidas planos entre otros.

 Todas la compras relacionadas con mercadeos y/o publicas deben estar

evaluadas por el director de mercadeo y comunicaciones. (cuando la compra
implique el diseño de una pieza publica esta debe anexarse a la solitud del
pedido).
 Todas las compras relacionadas con elementos y materias de consumo frecuente
para el normal desempeño de las actividades de mantenimiento y servicios
generales deben estar avaluados por el jefe de planta física y logística.

 Cuando se requiere servicio de mantenimiento externo, el jefe de planta, el jefe

de plata física y logística ara la solicitud del pedido, por este concepto, al jefe
de compra, al jefe de compra. Ninguna otra persona o dependencia esta
autorizada para hacer estos pedidos.

 La compra de bienes o servicios por cuenta de 20 SMLMV en adelante, se

perfeccionara mediante contrato escrito con el proveedor. Cuando la cuantía sea
inferior se procederá mediante orden de compra o de servicio adjuntando
certificado de garantía adjunto a la factura o documento equivalente.
 Para las obras civiles y a adecuaciones por cuantías hasta 20 SMLMV, el
inventario será el jefe de planta física y logística. De este momento en
adelante, el interventor de obra será asignado por la junta directiva.

 Toda compra de vienes o servicios superiores a 500 SMMLV estará sujeta a

licitación o concurso político y la selección del proveedor se ara de acuerdo a
lo establecido en este procedimiento. El tipo de licitación o concurso publico
será determinado por la junta directiva.

 Solo el jefe de compras esta autorizado para hacer anticipos para la

adquisición de bienes y servicios de uso institucional, para inversión en
proyecto social o para la venta de servicios. En estos casos, el jefe financiero
exigirá la firma de un pagare como garantía.
 El tipo de anticipos debe legalizarse en un plazo máximo de un (1) mes. Sin
la legalización del anticipo, en ese plazo, no se podrá otorgar otros anticipos,
y el jefe inmediato solicitara el documento respetivo al director de gestión
humana.

 La compra que surja por daño o imprevisto que altera el normal

funcionamiento de la organización, se considera ¨urgente¨ y por lo tanto
podría hacerse a proveedores que no estén en el ¨listado de proveedores¨.
 Para la compra de elementos de seguridad Industrial, personal y colectiva,
participará el Departamento Medico y de Salud Ocupacional con el fin de
velar por la calidad y las características técnicas de los elementos
suministrados y ajustarlas a las necesidades del cargo y a los riesgos de origen
profesional. Igualmente, realizará el seguimiento al buen uso de los
elementos, su mantenimiento preventivo y reposición.

 Para la compra de elementos de dotación de ley que cumplen con las

funciones de protección personal y colectiva, la Dirección de Gestión Humana
deberá ser quien los solicite al Departamento de Adquisiciones y Suministros.

 El Departamento Médico y de Salud Ocupacional será la única unidad

autorizada para la compra de medicamentos. Se exceptúan aquellos
medicamentos solicitados por las unidades académicas cuya destinación sea la
investigación y la experimentación en laboratorios.
 destinados al desarrollo de programas académicos, de investigación y
extensión, y cuyas existencias se registran en el catálogo bibliográfico y
permanecen como material de consulta en las bibliotecas y dependencias de
la Universidad, se solicitarán al Sistema de Bibliotecas según el proceso y las
políticas establecidas.

 La Oficina de Comunicaciones asesorará a las unidades sobre el proveedor

más idóneo para adelantar cada tipo de impresión requerida. Todo trabajo de
impresión que realicen las unidades deberá ser realizado por proveedores.

 El diseño será regido por los lineamientos establecidos en el “Manual de

Imagen Institucional” y estará a cargo de la unidad con el apoyo del
proveedor de su elección. Las compras de estos bienes serán canalizadas a
través del Departamento de Adquisiciones y Suministros
 Compras de otros bienes
Corresponden a las demás compras que se tramitarán por el Departamento de
Adquisiciones y Suministros a través de los procesos establecidos.

 Elementos y útiles de oficina y escritorio Las compras de Elementos de

Papelería, cafetería y aseo sólo se deben realizar a través de los esquemas
establecidos.

 De elementos de construcción y ferretería para docencia: La compra de

elementos de construcción y ferretería para la docencia no requieren el visto
bueno de Planta Física, por lo tanto, las Unidades podrán solicitarlos
directamente al Departamento de Adquisiciones y Suministros
 El Departamento de Adquisiciones y Suministros garantizará que todas las
compras de bienes a proveedores en el exterior cumplan con la
reglamentación aduanera vigente.

 Cualquier compra que se realice a proveedores en el exterior deberá ser

adecuadamente nacionalizada. Por lo tanto, la unidad no podrá comprar de
manera directa ningún bien en el exterior.

 En los casos de compras en el exterior por Internet, éstas se canalizarán

exclusivamente por el Departamento de Adquisiciones y.

 Las unidades serán las responsables de los costos incurridos para la

nacionalización de los bienes, y el Departamento de Adquisiciones y
Suministros.
 Compras Mixtas
Estos tipos de compras deberán ser canalizadas por la Unidad solicitante a través
del Departamento de Adquisiciones y Suministros con el diligenciamiento de una
Requisición de Bienes.
 Cotizaciones
El número de cotizaciones necesarias para soportar una gestión de compra de
bienes se determinará de acuerdo con el valor total de la familia de productos a
comprar
 Clasificación de niveles de aprobación
para compras
 Los productos serán montados por el jefe del almacén o quien este realizando
sus funciones, quien tendrá la facultad de realizar compras por montos
inferiores a 5.000.000 de pesos para montos superiores al pedido y
autorización deberá pasar por subgerente de compras de la organización.

 Se contara con un comité de compra integrado por el jefe de compras ,

subgerencia y gerencia, quien evalué las compras de, mercadeo.
 Conclusión
 Compra es el departamento mas importante de una empresa por que es el
encargado de que lo requerido llegue cumplidamente, en buen estado ya que
si algo falla la producción se vera afectada.

 El objetivo primordial de este trabajo es el de reconocer y aprender el

funcionamiento de un gestor de compra.

 En lo investigado se puede aprender que en las compras en una empresa se

realizan por medio de análisis que se le hace al posible proveedor en el cual
se comprueba si se maneja una buena calidad a sus productos y si se puede
proceder a realizar el respetivo contrato.
 Bibliografía

 https://gerenciacampus.uniandes.edu.co/content/download/1540/7855/file
/POLITICA%20COMPRA%20DE%20BIENES1.pdf
 https://es.calameo.com/read/004985397e998240d56e1