METODOLOGÍA PARA EL DIÁGNOSTICO Y CONSTRUCCIÓN DEL PLAN DE

ACCIÓN QUE GARANTIZA LA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE Y MAXIMIZACIÓN

DE LA RENTABILIDAD DE UNA EMPRESA DE PRODUCCIÓN

Resumen

El ecosistema organizacional de una empresa industrial demanda un alto nivel de productividad

con una gestión eficiente de recursos y calidad que permitan maximizar la utilidad y mitigar el

riesgo operativo. Enfrentando a los Ingenieros Industriales a los siguientes interrogantes: ¿Cuál

es la metodología adecuada para el diagnóstico de la problemática que deja en desventaja una

empresa de producción? y ¿Cuáles son las herramientas para reducir costos e incrementar la

eficiencia? con el fin de diseñar un modelo efectivo en el control estricto de los mismos.

Con las innumerables herramientas de diagnóstico, la aplicación de los diversos modelos

matemáticos y las diferentes teorías organizaciones el profesional plantea una metodología que

evidencia el estado actual de los costos en una empresa de producción; sin embargo la mayor

utilidad del presente documento radica en la descripción de herramientas para el diseño de un

modelo de Administración eficiente.

Palabras Claves

Costos, metodología, diagnóstico, eficiencia

Abstract

The organizational ecosystem of an industrial company demands a high level of productivity

with an efficient management of resources and quality that maximize utility and mitigate
operational risk. Facing the Industrial Engineers to the following questions: What is the proper

methodology for the diagnosis of cost management in a production company? and What are the

tools for efficient Cost Management? in order to design an effective model in the strict control of

them.

With the innumerable tools of diagnosis, the application of the different mathematical models

and the different theories organizations the professional raises a methodology that shows the

current state of the costs in a production company; however, the greatest utility of this document

lies in the description of tools for the design of a model for efficient cost management.

Keywords

Costs, methodology, diagnosis, efficiency

Introducción

El objeto de este artículo es presentar los instrumentos adecuados para el análisis del estado

actual del manejo de costos en una empresa de producción, así como los pasos a seguir en la

construcción de una propuesta óptima de administración de costos.

El ecosistema organizacional e industrial exige a las empresas que eleven su productividad,

contar con una gestión eficiente de recursos, calidad a todo nivel y sobretodo control estricto de

los costos; ya que la suma de lo anterior genera valor a los grupos de interés, garantiza

posicionamiento y la continuidad del negocio pero en especial representa mayor retribución a los

accionistas. A partir del escenario expuesto y en busca de atender las exigencias actuales del
entorno surgen los siguientes interrogantes: ¿Cúal sería la metodología adecuada para el

diagnóstico del manejo de los costos en una empresa de producción? ¿Cuáles son los pasos a

seguir en el diseño de un modelo eficiente de Administración de Costos?

Es así como el Ingeniero industrial, a través de la apropiación de su programa académico puede

desempeñarse en las áreas de producción, operaciones y logística ya que se encuentra en

capacidad de gestionar el diseño, control y mejora, en la dirección y toma de decisiones. A

través de las innumerables herramientas de diagnóstico, la aplicación de los diversos modelos

matemáticos y las diferentes teorías organizaciones se plantea una metodología que facilita el

análisis del estado actual de los costos en una empresa de producción; sin embargo la mayor

utilidad de este documento radica en la presentación de los pasos a seguir para la generación del

modelo de Administración eficiente de Costos.

Se puede concluir, que los diferentes modelos de cálculo matemático soportan y apalancan el

desarrollo de sistemas de gestión eficientes, mediante la optimización de costos y

proporcionalmente el incremento de la rentabilidad.

El Universo de los Costos

Al revisar los estados financieros de cualquier negocio se identifica que el cálculo de la utilidad

se efectúa a partir de la relación entre los ingresos y los costos, entonces se pueden definir los

costos como el valor que se asume para generar un producto o servicio y a nivel global para

garantizar la continuidad del negocio; así las cosas se pueden considerar los costos el principal

foco a trabajar para obtener mejores resultados financieros, cabe aclarar que la gestión de los
costos debe ser eficiente y no debe significar bajar calidad o simplemente suprimir cualquier

valor.

Antes que nada, es necesario definir la importancia y conocer el marco teórico en lo que

corresponde a los costos, para lo cual se cita el autor más representativo en estrategia empresarial

de los últimos años como lo es Michael Porter , quien plantea dentro de sus tres estrategias

genéricas el “liderazgo global en costos”, da precisión indicando que “la empresa debe ser capaz

de reducir costos en todos los eslabones de su cadena de valor, de tal manera que la disminución

de gastos redunde en un mejor precio para el consumidor y en consecuencia en una mayor

participación de mercado”. [ CITATION Fra06 \l 9226 ]

“Esta estrategia requiere un conocimiento detallado y profundo de las actividades de la cadena de

valor para identificar aquellas en las cuales se pueden alcanzar ventajas en costos. El análisis de

las actividades en la cadena de valor se realiza desde el punto de vista de los impulsores de

costos. El principal motor en la estrategia de liderazgo de costos es la curva de experiencia,

según la cual el costo unitario de producción disminuye con el número acumulado de unidades

producidas. Esta ventaja se considera de carácter sostenible, puesto que no es fácil de imitar por

los seguidores mientras no cambie la tecnología de producción. En contraste, las economías de

escala pueden ser imitadas más fácilmente”. [ CITATION Fra06 \l 9226 ]

A partir del planteamiento de Porter, se inicia la investigación en la literatura tanto de enfoque

administrativo como industrial, dando aplicación a los conocimientos adquiridos a través de la

carrera de Ingeniería Industrial y las innumerables herramientas desarrolladas. Así las cosas a

continuación se propone una metodología que facilita el diagnóstico, el análisis del estado actual
de empresa de producción que maximiza la rentabilidad y garantiza la continuidad de la unidad

de negocio.

Metodología aplicada al Diagnóstico, Análisis y Plan de Acción

Estudio de métodos y tiempos

El estudio de métodos y la gestión de procesos permiten analizar el flujo dando lugar a acciones

de rediseño, determinando el mejor método para incrementar la eficacia, reducir costos, mejorar

la calidad y acortar los tiempos de producción y entrega del producto o servicio con el único fin

de maximizar la utilidad.[CITATION Nie11 \l 9226 ]

Existen 8 etapas del estudio de métodos:

1. Elegir el proceso a realizar estudio

2. Observación directa de los hechos relevantes, recolectar datos y definir sus límites

3. Recolección de fuentes apropiadas y los datos adicionales necesarios

4. Búsqueda del método más práctico, económico y eficaz

5. Evaluar opciones de nuevo método comparando la relación costo-eficacia

6. Definir claramente el nuevo método a las personas

7. Implantar el nuevo método iniciando con capacitaciones

8. Controlar la aplicación del nuevo método

El ingeniero examina el flujo general del producto, la secuencia de fabricación y ensamble de los

componentes, el producto terminado y el empaque de salida, para lo cual las técnicas de

diagramación permiten representar los procesos para facilitar la comprensión de los operarios e

identificar sus fortalezas, debilidades y oportunidades y de ser necesario trabajar en el diseño de

puesto para mejorar su rendimiento; para lo cual puede elegir una de las siguientes

clasificaciones. [ CITATION Bet16 \l 9226 ]

Cursograma sinóptico: Diagrama que muestra el tiempo estándar para principales operaciones e

inspecciones. Elaborar formatos con tiempos con el fin de evaluar el rendimiento del operario,

reducir distancias, espacios, agilizar procesos capacitación para nuevos empleados.

Cursograma analítico: Diagrama gráfico donde se observa la evolución de los operarios (que

hace la persona), el material (lo que a éste le ocurre) y el equipo o maquinaria (cómo se

emplean), reconociendo los elementos del puesto de trabajo.

Bimanuales: Cursograma donde se consigna la actividad de las manos/extremidades del operario

indicando la relación entre ellas operaciones repetitivas

Diagrama de Actividades Múltiples: Diagrama que permite evaluar tiempos comunes para la

correlación operario, máquina o equipo, reconociendo tiempos inactivos o procesos con espacio

a mejora.

Simograma: Diagrama que registra en fotogramas los movimientos de dos o más partes del

cuerpo del trabajador (micromovimientos), evaluando las practicas con tiempos o movimientos

mejorables.
Diagrama de Hilos: Es un plano o modelo a escala en que se sigue y mide con un hilo el trayecto

de los trabajadores, de los materiales o del equipo durante una sucesión determinada de hechos,

simulando a continuación los desplazamientos

Otras Técnicas De Registro Ciclograma: Fotografía fija, con exposición prolongada, en la que

aparecen los movimientos o recorridos, permite apreciar, los tiempos de desplazamiento.

Cronociclograma: Es una variante del anterior en el que se utiliza una luz intermitente de

frecuencia conocida, por lo que en la fotografía aparece una línea de trazos.

El estudio de tiempos es una técnica para el registro de tiempos y ritmos de trabajo de los

elementos de una tarea en condiciones definidas, se averiguar el tiempo estándar, es el requerido

para que un operario de tipo medio, plenamente calificado y trabajando a ritmo normal lleve a

cabo una operación. Se estandariza el tiempo obteniendo una base para la programación del

trabajo, calcular costos estándar de mano de obra y sustentar los incentivos para el personal. Será

aceptable solo si mide con exactitud cada elemento, y si es comprensible y susceptible de ser

medido fácilmente.

Elementos del estudio de tiempos al concretar la totalidad de la operación como si fuera un solo

elemento no resulta suficiente para el estudio de tiempos, la mejor forma de describir la

operación es dividiendo en elementos definidos, mensurables y describir cada uno de estos por

separado. La técnica más usada en la ingeniería/capacitación es el estudio de tiempos por

cronometro, el equipo requerido básicamente para el análisis de un estudio de tiempos es el

siguiente: cronómetro, formato de estudio de tiempos, (hoja de observaciones), tablero de

observaciones y equipo auxiliar como, (tacómetro, vernier, flexo metro etc.)[ CITATION Nie11 \l

9226 ]

Es de vital importancia el diseño de los puestos de trabajo una vez se ejecute el análisis del

puesto con lo cual se alcanza la mejora tanto de los aspectos técnicos como humanos así como

una mayor eficacia organizacional y satisfacción al empleado. Para lo cual se sugiere la

aplicación de una guía práctica de Análisis de Puesto, en la que se estudian los siguientes

aspectos:[ CITATION ELB19 \l 9226 ]

1. La experiencia y formación necesaria

2. Las responsabilidades que implica el puesto

3. Los requisitos a cumplir

4. Recursos usados

5. La descripción de las tareas a realizar

6. Los factores ambientales

En complemento a lo anterior se requiere la aplicación del Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el trabajo con la identificación de actividades, tareas y agentes potenciales de riesgo,

como el desarrollo de la matriz de riesgo para cada puesto de trabajo (incluyendo los locativos),

al igual que la programación de exámenes médicos periódicos que permiten dejar evidencia de

las recomendaciones de autocuidado realizadas al trabajador, sin olvidar la capacitación y

documentación de la misma dejando constancia del correspondiente entrenamiento en el puesto,

análisis y plan de acción que den frente a accidentes; lo anterior se traduce en la reducción de

costos y de esta forma garantiza la continuidad del negocio.

Diseño Modelo Administración de Costos

La administración de costos ejerce papel fundamental dentro de las organizaciones para que su

actividad sea eficiente y eficaz en el manejo del recurso humano, mediante el desarrollo

adecuado de las fases del proceso administrativo.

La eficacia se define como lograr los efectos deseados en cualquier actividad, la eficiencia es

lograr dicho objetivo con la menor cantidad de recursoses que se logre maximizar la

productividad de los inputs y minimizar los costos de los outputs. [ CITATION Bar \l 9226 ] Un

método es eficiente desde el punto de vista económico, si al realizarlo se incurre en el menor

costo total.[ CITATION Mok19 \l 9226 ]

El costo de oportunidad, según Mokate es el valor o beneficio que genera un recurso en el mejor

uso alternativo, es decir, cuando sacrificar costos se asocia a un beneficio económico

generalmente esta lleva a la compañía a incurrir en otra serie de costos y gastos. Los costos de

operación son necesarios para el funcionamiento y son permanentes durante los procesos

productivos, ya que son erogaciones para adquirir insumos, materiales y demás recursos

necesarios para que una organización o proyecto pueda operar. [ CITATION Mok19 \l 9226 ]

Es en este momento donde se identifican las herramientas que se pueden aplicar a modelos de

optimización como la Programación lineal con objetivo de maximizar ganancias y minimizar

costos[ CITATION Tah \l 9226 ], centrado en producir las cantidades óptimas de máxima calidad, al

menor costo posible, en el momento oportuno llamado OBF. El Objetivo Básico Financiero

(OBF) tienden a pensar en alcanzar un máximo de utilidades o ganacias, pero más que eso es un

“marco de referencia que guía la toma de decisiones y el administrador enfoca sus decisiones
cotidianas únicamente al alcance de la máxima utilidad se corre el peligro de que con ellas no se

garantiza el futuro de la empresa”.[ CITATION GAR99 \l 9226 ]

Lean Manufacturing otra herramienta que busca eliminar los desperdicios generados en el

proceso de producción, las estrategias y filosofía Lean (Klöppel et al., 2015) tiene los siguientes

efectos positivos: reducción del tiempo entre pedido y envío, de los inventarios, de los costos,

mejoramiento de la calidad, disminución de la cantidad de mano de obra, incremento de la

eficiencia, eliminación significativa de desperdicios[ CITATION Rot99 \l 9226 ], y por ende, la

minimización de los costos de producción, entre otros; el Sistema plantea para determinar los

precios la siguiente fórmula:

Ganancia = Precio – Costo

la maximización de la utilidad se logra con la reducción de costos o el incremento de precios,

pero esta última opción evidencia la relación inversa existente entre precio y demanda y no está

en concordancia con el objetivo de vender más, (González, 2007).

El costeo por objetivo es un modelo de la contabilidad enfocado en la reducción de costos,

basado en fijar el precio de un producto asegurando la venta del mismo con un margen de

utilidad específico; el costeo del ciclo de vida del producto se identifican todas las actividades

realizadas a lo largo del ciclo de vida de un producto y se busca influir en las primeras etapas del

mismo, concepción de la idea, diseño del producto y la etapa de pruebas, con el fin de reducir

costos en las posteriores etapas como producción, logística, promoción, servicio postventa y

demás (Morrillo, 2001). Finalmente, el costeo basado en actividades ABC consiste en

identificar, analizar y clasificar las actividades necesarias para producir y vender un producto, y

así determinar el costo unitario de los mismos (Cuevas y otros, 2004).

La implementación de la estrategia de liderazgo en costos generalmente trae consigo efectos

no deseados, como la obsolescencia de los procesos utilizados por el líder en costos debido a la

innovación de los competidores con la que podrán producir a un menor costo que el líder, por lo

cual la competitividad en el mercado se verá afectada (Hitt y otros, 2007). Otro riesgo de esta

estrategia es la supresión de aspectos diferenciadores del producto o servicio con el propósito de

minimizar costos, lo cual puede conllevar a la reducción del valor percibido por los clientes y

sería un riesgo potencial de caída en las ventas, en la participación de mercado y en la generación

de valor de la compañía logrando el efecto contrario al deseado inicialmente. La imitación es una

grave amenaza, debido a que la competencia puede imitar la estrategia del líder en costos, por lo

cual este deberá mejorar la oferta de valor sin aumentar precios si desea lograr dicha posición y

esto puede afectar negativamente la rentabilidad de la compañía. (Hitt y otros, 2007)

Cuando la reducción de costos y gastos supone sustitución de la mano de obra por una barata,

materias primas de baja calidad, supresión de mantenimiento, reducción en el control de calidad,

servicio posventa restringido, baja inversión en publicidad, reducción de personal y demás

(García, 1999). Estas medidas en el corto plazo resultan positivas para la generación de

beneficios, pero esto no es sostenible en las condiciones de competencia existentes en los

mercados, ya que la mano de obra barata no calificada conlleva a improductividad y disminución

de calidad; reducción en el mantenimiento trae mayor desgaste de las máquinas, mal servicio

posventa, publicidad limitada y demás, causan el deterioro de la oferta de valor del bien o

servicio que perciben los clientes, llevando a que prefieran otras opciones que satisfagan las
expectativas que tienen García, 1999), debido a esto la compañía entrará en graves problemas

financieros y de mercado.

La modernización tecnológica permite lograr un mayor margen operativo, consiguiendo un alto

estándar de competitividad por medio de la disminución de costos o por el incremento de

volumen de actividad, aunque la inversión de capital generan un impacto negativo sobre el valor

presente neto.

Una vez que se ha trazado el plan de producción puede identificarse el volumen de cada uno de

los materiales necesarios. Es indispensable planificar la producción de modo que los envíos al

almacén satisfagan los pedidos de ventas y las necesidades de inventarios y de artículos

terminados. El programa de producción se expresa en unidades físicas y es, generalmente igual

al programa de ventas más el inventario final que se desee y menos el inventario inicial de

artículos terminados.

El sistema de costos ABC permite asignar con mayor exactitud el costo y tiempo empleado de

cada área específica, la generación del costo asociado a la producción y comprender la eficiencia

del proceso.

Conclusiones Generales

La efectividad de la organización se mide en el impacto que tiene hacia el entorno que la rodea,

la consecución de ese impacto no se logra siempre con la minimización de costos ya que se debe

tener en cuenta la organización como un todo involucrando los Stakeholders que permita tomar

la mejor decisión a futuro y cumplir eficientemente los objetivos de las organizaciones.

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