CAJA Y BANCOS

De acuerdo con la Resolución Técnica Nº 9 emitida por la FACPCE, Caja y Bancos “Incluye el dinero en
efectivo en caja y bancos del país y del exterior y otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar.”.

De la referida definición se desprende que los activos que componen este rubro deben contar con las
siguientes características.

Poder cancelatorio: o sea la posibilidad de que ese activo sea aceptado como medio de pago.

Liquidez: representa la viabilidad de poder hacer líquido ese activo; es decir poder hacerlo dinero en
efectivo en moneda de curso legal.

Obviamente habremos de incluir en Caja y Bancos a todo aquel activo que reúna estas dos características,
en grado tal que pueda asemejarse al dinero en efectivo. El poder cancelatorio debe ser pleno y la liquidez,
inmediata.

Así, sin querer realizar un listado taxativo, encontramos dentro de este rubro a los siguientes elementos,
siempre que reúnan las mencionadas condiciones:

 Dinero en efectivo en moneda de curso legal o en moneda extranjera. Incluyendo los saldos en
Fondos Fijos o Cajas Chicas. No sería un elemento de Caja y Bancos aquella moneda extranjera que
no tenga liquidez inmediata o pleno poder cancelatorio (ej. el naira; moneda oficial de Nigeria).
 Saldos en cuentas bancarias: también en moneda de curso legal o en moneda extranjera, con las
aclaración ya realizada y siempre que sea de disponibilidad inmediata (lo que marca su liquidez). En
general son los saldos en cajas de ahorro y en cuantas corrientes bancarias. Téngase presente que
las sociedades no tienen permitido (en nuestro país), la apertura de cajas de ahorro.
 Valores al cobro o a depositar. O sea cheques u otros valores. No podremos incluir a los cheques de
pago diferido; no reúne la condición de inmediata liquidez.

Algunos conceptos a tener en cuenta en la medición del rubro:

Claudio Constantino Frustaci - Profesor Regular Adjunto - frustaciclaudio@yahoo.com.ar

a) Arqueo de fondos: constituye aquel procedimiento (utilizada también como procedimiento de control
interno), mediante el cual se efectúa el recuento de valores de Caja, Fondos Fijos o Tesorería. A efectos
didácticos, nos centraremos en Caja.
En la contabilidad, tendremos un importe (como saldo) de lo que debiera haber en Caja ese debiera
haber es lo que tendríamos que encontrar en dinero en efectivo. Recordemos que en la cuenta Caja se
incluye el dinero en efectivo en moneda de curso legal; todo otro concepto o elemento que exista como
integrante de Caja, debe ser segregado para proceder a su correcta imputación o reclasificación.
Este procedimiento de arqueo de fondos debiera realizarse tantas veces como se considere necesario a
efectos de un mejor control interno y por lo menos al cierre de los estados contables.
Vemos un ejemplo:
El saldo (s/ la contabilidad) de la cuenta caja asciende a $16.000.
Efectuado el recuento o arqueo de los fondos, nos encontramos con que en Caja existe:
Dinero en efectivo en pesos $5.900
Comprobantes de gastos de limpieza $1.000
Recibo por pago a un proveedor $2.000
Comprobante por compra de una impresora $3.000
Comprobante por anticipo de sueldos $4.000
Total $15.900
La cuenta Caja debiera quedar por el importe que el concepto de la misma representa; o sea sólo
debiera incluir el dinero en efectivo ($5.900).
De maneta tal que debemos hacer los ajustes necesarios para que de los $16.000 de saldo
contable, lleguemos $5.900. Caja debiera ser acreditada por $10.100 ($16.000 - $5.900). Estos
$10.100 serán imputados o reclasificados en las cuentas que representen la adecuada registración.

Concepto Imputación
Dinero en efectivo en pesos Activo Queda en caja
Comprobantes de gastos de limpieza Rdo. Neg. Gastos de Limpieza
Recibo por pago a un proveedor Pasivo Proveedores
Comprobante por compra de una impresora Activo Equipos informáticos
Comprobante por anticipo de sueldos Activo Anticipo de Sueldos

Como vemos todos los conceptos incluidos en la Caja totalizaban $15.900, contra
$16.000 del saldo contable (diferencia $100).
O visto de otra manera Caja debía ser acreditada por $10.100, pero los ítems antes
mencionados que no corresponden a Caja, totalizan $10.000 (diferencia $100).
Esta diferencia representa un resultado negativo por faltante de caja (dinero que del
recuento no puede justificarse su destino). Así completando el cuadro tendremos:
Diferencia de arqueo de fondos Rdo. Neg. Faltante de Caja

Consecuentemente realizaremos la siguiente registración:

Gastos de Limpieza 1.000

Proveedores 2.000
Equipos informáticos 3.000
Anticipo de Sueldos 4.000
Faltante de Caja 100
Caja 10.100

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 El mayor de la cuenta Caja:
D CAJA H
Saldo s/ contab. 16.000
Ajuste 10.100

Saldo deudor 5.900

Luego de la registración comprobaremos que el saldo contable de la cuenta Caja, coincide exactamente
con el dinero en efectivo verificado del recuento de los fondos.

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b) Fondo Fijo: el fondo fijo es la disponibilidad de dinero en efectivo con destino a atender gastos de
menor cuantía en las unidades y con las características y limitaciones que el propio ente defina.
Las buenas prácticas para un mejor control interno aconsejan la utilización de Caja en forma restrictiva,
es decir limitar sus movimientos sin involucrar cobros y pagos que harían dificultosa el manejo y control
de la misma.
De esta manera Caja se utiliza para recibir los cobros en efectivo (si bien se tiende a que los cobros sean
por otros medios, cheques, acreditaciones en cuenta, tarjetas de crédito, etc., las características propias
por el mercado y actividad de algunos entes, hace que se acepten regularmente cobros en efectivo;
pensemos por ejemplo en la actividad de supermercadismo) y excepcionalmente realizar algún pago (los
pago por regla serán efectuados por otros medios). Los ingresos en efectivo deben ser depositados en
cuentas bancarias.
En esta concepción y a efectos de facilitar la operatividad de algunos sectores del ente, se hace
necesario, la creación de fondos fijos que como decíamos, tienen como finalidad atender a gastos
menores y en las condiciones que se determinen. Cada ente define a que sector y en qué términos
funcionarán estos fondos fijos (como una suerte de reglamento interno de los mismos).
La creación de los fondos fijos se realiza por decisión de la organización u usualmente se procede a la
extracción de dinero de la cuenta corriente, para mantenerlo en efectivo en el sector al cual será
destinado.
En la decisión de creación, entre otras cuestiones se deberá definir el sector destinatario, el monto, el
responsable, las condiciones o formas de rendición y pautas para su utilización.
Justamente por comprender un monto para atender gastos menores (o excepcionales o de urgencia),
una vez consumido o utilizado total o parcialmente, deberá reponerse para lograr que vuelva a tener la
operatividad para la cual fue creado.
Ejemplificando:
1. Constitución: Por la creación de un fondo fijo por la suma de $3.000, se procede a retirar el efectivo
mediante el cobro de un cheque de nuestra cuenta, en ventanilla bancaria:

Fondo Fijo 3.000

Banco Cuenta Corriente 3.000
2. Retiro para gastos: En caso en que se prevea el retiro de fondos (por ejemplo $2.000), para ser
entregado, para que a su vez sea utilizado para atender a gastos y en la medida en que tal forma sea
informado a la contabilidad:

Anticipo para Gastos (Activo) 2.000

Fondo Fijo 2.000
3. Rendición de gastos: procede la registración cuando se informan (se rinden) los gastos efectuados
con el fondo fijo. Consideremos que para gastos de limpieza se presentan comprobantes por $600 y
$1.000 para gastos de librería. En el ejemplo también supondremos que el remanente del anticipo
se devuelve al Fondo Fijo.

Gastos de Limpieza (Rdo. Neg.) 600

Gastos de librería (Rdo. Neg.) 1.000
Fondo Fijo 400
Anticipo para Gastos 2.000

Claudio Constantino Frustaci - Profesor Regular Adjunto - frustaciclaudio@yahoo.com.ar

 Si previamente no hubiera procedido el anticipo para gastos, entonces correspondería registrar:

Gastos de Limpieza (Rdo. Neg.) 600

Gastos de librería (Rdo. Neg.) 1.000
Fondo Fijo 1.600
4. Finalmente, a efectos de mantener la operatividad del fondo, se autoriza, se emite el
correspondiente cheque y se cobra $1.600 para volcarlos en el fondo fijo y así volver a estar en los
$2.000 iniciales:

Fondo Fijo 1.600

Banco Cuenta Corriente 1.600

Tenemos que tener presente que los movimiento atinentes al fondo fijos serán registrados una vez
que los mismos sean comunicados a Contabilidad; de otra manera no sería posible.
De todos modos también habrá que considerar que muchos sistemas integrados de administración
permiten las registraciones contables desde diferentes sectores, simplemente con el asentamiento
de las novedades en dicho sistema. En estos entornos puede suceder que quien realice este vuelco
de novedades, sin necesidad de saber sobre contabilidad, esté haciendo registrar un asiento
contable, toda vez que el sistema estará parametrizado para ello. Obviamente que esto habrá de
complementarse con las rendiciones y los controles internos que permitan garantizar un adecuado
sistema de información contable.
Independientemente del tema, pensemos por ejemplo en lo que sucede cuando una cajera de un
supermercado está emitiendo un ticket de compra. Sin necesidad de conocimientos contables o
administrativos, la emisión del ticket-factura, incidirá en los sistemas de stock, pagos y ventas,
determinando asientos contables que luego se consoliden.

Claudio Constantino Frustaci - Profesor Regular Adjunto - frustaciclaudio@yahoo.com.ar

c) Conciliación Bancaria: es el procedimiento por el cual se confrontan los saldos de la cuenta corriente; el
que surge de nuestra contabilidad con el informado por la entidad bancaria.

La Real Academia Española, define al término “Conciliación” de la siguiente manera:

2º acepción: Conveniencia o semejanza de una cosa con otra.

4º acepción: Der. Acuerdo de los litigantes para evitar un pleito o desistir del ya iniciado

De ello se desprende que en su uso contable, “conciliación” querrá significar el cotejo o confrontación entre
dos cosas (los saldos según la contabilidad y según el propio banco) tratando de poner acuerdo a ambos
saldos; de este procedimiento podrán aparecer divergencias.

En consecuencia, de la compraración de los saldos podrán surgir estas diferencias, que deberán ser
analizadas a efectos de establecer su correcto proceder.

Estas diferencias las clasificaremos entre:

 Aquellas en que por ser meramente temporales, no requiere efectuar ningún tipo de ajuste;
justamente el paso del tiempo las eliminará y

 las que requieren una registración contable (un ajuste), a efectos de corregir los saldos que
tenemos en nuestra contabilidad.

Entre las primeras (temporales), podremos encontrar a:

 Depósitos realizados por el ente, pendientes de acreditación por parte de la entidad bancaria.

 Pagos realizados con cheque, por los cuales el beneficiario del mismo aún no procedió a su cobro
o depósito.

Como diferencias que requieren una registración contable, en general se deben a omisiones o errores en
nuestras registraciones; podemos mencionar:

 Depósitos realizados por terceros en nuestra cuenta corriente que no fueron contabilizados por el
ente.

 Rechazo de cheques depositados o emitidos.

 Notas de débito o de crédito bancarias, no contabilizados. Como ejemplo nota de débito

encontramos a los gastos bancarios e impuestos, débito de servicios o cuotas de préstamos; entre
las notas de crédito, reversiones de gastos o impuestos, acreditación de préstamos bancarios.

Para analizar las características del procedimiento de la conciliación bancaria, debemos tener presente la
forma en que procede la contabilización de los conceptos intervinientes.

Así, por ejemplo los pagos realizados con cheques contra la cuenta bancaria, son registrados correctamente
contra recibos al momento de su entrega y quien recibió el cheque puede no cobrarlo o depositarlo
inmediatamente, ello podría producir un desfasaje temporal entre ambos saldos. A su vez también
corresponderá a una diferencia temporal el hecho de que se efectúe la registración contable de un
depósito en el momento en que se procede al mismo; hasta tanto el banco efectivice la acreditación del
mismo en la cuenta corriente.

Claudio Constantino Frustaci - Profesor Regular Adjunto - frustaciclaudio@yahoo.com.ar

Tratemos un pequeño ejercicio:

Enunciado:

Se recibe el extracto de nuestra cuenta corriente del Banco Santander Rio S.A., al 31.05.2015:
Fecha Concepto Débitos Créditos Saldo
Saldo al 30.04.2015 -300,00
10.05.2015 Cheque 526 100,00 -400,00
11.05.2015 Deposito 48 horas 100.00 -300,00
14.05.2015 Cheque 528 200,00 -500,00
15.05.2015 Préstamo Bancario 200,00 -300,00
Saldo al 31.05.2015 -300,00

El saldo de la cuenta corriente, al 31.05.2015, según los registros de la empresa, arroja un saldo acreedor
de $ 700,00.

De la conciliación bancaria y nuestros registros, surgen las siguientes conclusiones:

 Cheque 527, por $ 200,00, ha registrado por la empresa cancelando la deuda con el Proveedor Mazzeo
S.R.L.; dicho cheque se encuentra en tesorería a disposición del proveedor.
 Cheque 529, registrado por la empresa, por $ 200,00, ha sido entregado al Proveedor Sanchez S.A.
 El préstamo bancario fue otorgado por el banco, el 15.05.2015 por $ 230,00 a 60 días. El banco
descontó en concepto de gastos $ 10,00 y en concepto de intereses $ 20,00, acreditándose el saldo en
la cuenta corriente. Esta operación no ha sido registrada por la empresa.
 El 31.05.2015 se deposito un cheque c/ Banco HSBC por $ 200.

Se requiere:
 Realizar la conciliación bancaria.
 Registrar los asientos que estime corresponder.
 Determinar el saldo de la cuenta Banco Santander Rio S.A. cta./cte.

Resolución:

Conciliación:

Saldo Según registros de la empresa: -700

Cheque 527 (en poder de la empresa) 200 -500 Realizar Ajuste
Cheque 529 (entregado y no abonado por el banco) 200 -300 Factor Tiempo
Préstamo Bancario (no registrado por la empresa) 200 -100 Realizar Ajuste
Depósito de cheque (no acreditado en banco) -200 -300 Factor Tiempo
Saldo Según extracto bancario: -300

Saldo Según extracto bancario: -300

Cheque 527 (en poder de la empresa) -200 -500 Realizar Ajuste
Cheque 529 (entregado y no abonado por el banco) -200 -700 Factor Tiempo
Préstamo Bancario (no registrado por la empresa) -200 -900 Realizar Ajuste
Depósito de cheque (no acreditado en banco) 200 -700 Factor Tiempo
Saldo Según registros de la empresa: -700

Claudio Constantino Frustaci - Profesor Regular Adjunto - frustaciclaudio@yahoo.com.ar

Mayor de la cuenta Banco cta./cte.

Banco Santander Río cta./cte.

200 -700
200

Saldo acreedor: -300

Debe reclasificarse la cuenta e imputar el saldo acreedor en Adelantos de cuenta corriente.

Registraciones en el Libro Diario:

Para cancelar la deuda, debe contarse con el recibo o alguna constancia que avale tal pago. En este caso mal
puede haberse abonado la deuda al proveedor, cuando el cheque aún permanece en la Tesorería de la
Empresa.
Diferente es el caso del cheque 529, el que ya fue entregado al proveedor; por cuanto el pago ya fue
realizado y queda pendiente el débito en la cuenta, situación que ya no depende de la empresa (por eso se
considera esta última diferencia como "factor tiempo" o "temporal").
Por el cheque 527:
Banco Río c/c 200
Proveedores 200

En el caso del préstamo bancario, se trata de una diferencia que permanecerá hasta tanto la empresa asiente
el ajuste correspondiente. El ajuste consistirá en reflejar en la contabilidad de la empresa, el incremento de la
cuenta banco, las comisiones e intereses (devengados y a devengar) y la deuda para con el banco.
Por el préstamo bancario:
Banco Río c/c 200
Comisiones Bancarias 10
Intereses Negativos 5
Intereses Negativos a Deveng. 15
Préstamos Bancarios 230

La cuenta "Banco …" es una cuenta Patrimonial del Activo y como tal debe reflejar bienes o derechos de la
empresa. En caso de que su saldo sea negativo, está representando una obligación para con el banco, por
cuanto ese importe debe ser expuesto en el Pasivo. Luego del asiento de reclasificación de cuentas que se
muestra a continuación, la cuenta Banco queda saldada y su saldo negativo se incluye en el Pasivo
"Adelantos... "
Reclasificación:
Banco Río c/c 300
Adelantos en cuenta corriente - Banco Río 300

Claudio Constantino Frustaci - Profesor Regular Adjunto - frustaciclaudio@yahoo.com.ar