ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS

LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN
Decreto 2609 del 14 Diciembre del 2012

APRENDIZ
José Daniel Pardo Vega
Juan Manuel Montes Núñez

Ficha:
1834273

INSTRUCTOR (A)
Andrea Lida Hoyos Cortes

SENA CGA
Servicio nacional de aprendizaje
Centro de gestión administrativa
Tecnólogo en gestión administrativa
Bogotá D.C
2019
 RESULTADO DE APRENDIZAJE

 Aplicar los principios archivísticos, las normas y técnicas; la legislación

vigente y la metodología para la organización de los documentos de
archivo: clasificar, ordenar y archivar, de acuerdo con las políticas
institucionales.

ACTIVIDAD

Consulte el Decreto 2609 del 14 Diciembre del 2012 en su capítulo I Gestión de

Documentos y realice la siguiente actividad.

 Elabore un gráfico el cual explique cada uno de los Artículos del Art. 1 al
Art. 8.

DECRETO 2609 de 2012

Capitulo 1

Gestión de Documentos

Art 1 Art 2 Art 3

Ámbito de aplicación Tipos de información Responsabilidad de la gestión de

Administración La norma se aplicará a Responsabilidad de:

pública cualquier tipo de
información producida o  Servidores y empleados
Nacional recibida, sin importar el públicos.
soporte y medio de  Contratistas que presten
Departamental registro en que se sus servicios a entidades
produzca, se conservan públicas.
Distrital etc…
El responsable de la política,
Territoriales
planes y programas del sector,
indígenas y
 Documentos de tecnología de información y
demás
archivos. comunicación, es el Ministerio de
territoriales que
 Archivos los TIC.
se creen por la
ley institucionales.
 Sistemas de
información.
 Sistema de
trabajo
corporativo. Etc.
 Art 4 Art 5 Art 6
Coordinación de la Principios del Proceso de Componentes de la Política
Gestión Documental Gestión Documental De Gestión Documental

Diferentes aspectos  Planeación.  Marco conceptual claro.

del documento  Eficiencia.  Conjunto de estándares
coordinados por: para la información en
 Economía.
 Control y cualquier soporte.
Secretarios generales  Metodología general
seguimiento.
a través de las para creación, uso, de la
 Oportunidad.
oficinas de archivo de información.
cada entidad.  Transparencia.
 Programa de gestión de
 Disponibilidad. información.
 Agrupación.  Cooperación,
 Vinculo articulación y
Archivístico. coordinación permanente
 Protección del medio entre las áreas de
ambiente. Etc. tecnología.

Art 7 Art 8

Etapa de la Gestión de Instrumentos Archivísticos para

 Creación.
 Mantenimiento.  Cuadro de clasificación
 Difusión. documental – CCD.
 Administración.  Tablas de retención
documental – TRD.
 Programa de gestión
documental – PGD.
 Plan institucional de
Archivo – PINAR.
 Inventario documental.
 Para el Articulo 9, elabore una tabla en la cual hable de cada uno de los
procesos de la Gestión Documental, y las cuales son las actividades que
realiza cada uno de los procesos.

Art 9:

Proceso Actividades

Planeación Es la creación y diseño de formas,

formularios y documentos, análisis
y su registro en el sistema de
gestión documental.

Producción Estudio de los documentos en la

forma de producción, formato,
finalidad, área competente para el
trámite, proceso en que actúa y
resultados esperados.

Gestión y trámite Pasos para el registro,

disponibilidad, recuperación y
acceso para la consulta de
documentos. Control y
seguimientos a los trámites que
provee el documento hasta la
resolución de los asuntos.

Organización Clasificar y ubicar el documento en

el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente.

Transferencia Se verifica la estructura del

documento, se valida el formato de
generación, migración, emulación,
metadatos, para transferirlo en las
fases del archivo.

Disposición de documentos Se seleccionan los documentos

para su conservación temporal,
permanente o su eliminación ,
según lo estipulado en las tablas de
retención documental o de
valoración documental.
Preservación a largo plazo Se les aplica a los documentos una
serie de acciones para garantizar
su preservación en el tiempo,
cualquiera que sea su medio y
forma de almacenamiento

Valoración Se determinan los valores primarios

y secundarios del documentos para
establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo.