ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS

LEGALESY DE LA ORGANIZACIÓN
Gestión Documental

APRENDIZ
JOSÉ DANIEL PARDO VEGA

INSTRUCTOR (A)
ANDREA LIDA HOYOS CORTES

SENA CGA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
TECNOLOGO EN GESTÓN ADMINISTRATIVA
ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN
TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES
Y DE LA ORGANIZACIÓN
BOGOTA D.C
 RESULTADO DE APRENDIZAJE

Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de

información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la
legislación vigente.

ACTIVIDAD

¿Qué es la Gestión Documental?

 La gestión documental es un medio para compartir, distribuir y gestionar la

documentación de una empresa en formato digital, contribuyendo así a:

1) Mejorar la gestión de la información.

2) Automatizar procesos.
3) Reducir costes, tiempo y espacio.

Un sistema de gestión documental permite a una empresa u organización:

la creación de contenidos, la colaboración de equipos, preservar
documentos, generar flujos de control, agilizar la búsqueda de documentos,
versionar documentos, gestionar el acceso a la información, entre otras
cosas.

¿Cuáles es el objetivo de la Gestión Documental?

 El objetivo de la gestión documental es mejorar la eficiencia de una

empresa y ahorrar tiempo en la búsqueda y administración de archivos, son
algunos de los beneficios que se obtienen al realizar un correcto manejo de
los archivos.

¿Por qué es importante para las empresas la Gestión Documental?

 Gracias a la Ley General de Archivos o Ley 594 de 2000, se estableció una

serie de normas y parámetros relacionados con la producción, manejo,
categorización y disposición de la información producida por las entidades
públicas y las entidades privadas con deberes y actividades del sector
público, todo con el propósito de combatir la corrupción y consolidar la
transparencia como eje común de toda actividad, debido a esto las
organizaciones podrán ser más rápidas en el uso de la información,
 reduciendo costos, ahorro en tiempo, seguridad en los documentos; tener
una mayor productividad es lo más importante para las empresas.

Elabore un breve informe en Word con redacción no inferior a 2 páginas de donde

analice donde contextualice los hallazgos.

 Los Programas de Gestión Documental, PGD, como herramienta o

instrumento, nacen en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de
Archivos, allí se señaló, que las entidades, públicas, debían elaborar tal
instrumento. La norma registró dos condiciones: primera, contempló el uso
de nuevas tecnologías; segunda, que, a pesar de aplicar nuevos recursos
tecnológicos y soportes para los documentos, se deberían seguir los
principios archivísticos, en otras palabras, la aplicación de la tecnología no
exime el cumplimiento de las especificaciones archivísticas definidas en la
ley, normas técnicas y prácticas generalmente adoptadas en el quehacer
institucional. Para efectos de esta auditoria la Oficina de Control Interno,
ha separado en tres pasos así:

1.) auditoria al proceso archivístico.

2.) auditoria a la gestión documental.
3. Auditoria al proceso de Gobierno en Digital, anteriormente Gobierno en Línea.

Documentos a conservar:

Movimientos contables: (Facturas, Cuentas de cobro, Notas débito, etc.).

Gestión humana: (Historias laborales, Afiliaciones a seguridad social e Historia

médica.)

Calidad, Seguridad y Salud: (Actas de reunión, Capacitaciones, Control de asistencias,

Permisos de alturas, etc.)

Referente al proyecto; (Contratos, Planos y planimetrías, Actas de reunión, Informe de

avance, Correspondencia enviada y recibida, etc.)

Como archivar:

Instalar el gancho plástico en la primera tapa de la carpeta, colocado de afuera hacia

adentro.

Ordenar los documentos que conforman cada tema y subtema. Los documentos
pequeños se deben pegar en hojas, separados uno del otro con el fin de que toda
la información que contiene sea visible.
Teniendo en cuenta que, en la carpeta, el primer documento será el de fecha más
antigua y el ultimo el de la fecha más reciente, o en su defecto, en orden consecutivo
del más antiguo al más reciente.

Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia el centro
de la hoja, cada documento debe estar libre de ganchos de cosedora.

Archivar los documentos en la carpeta de tal manera que, al abrirla, quede de

manera consecutiva.

Foliación de los documentos:

Escribir el numero en la esquina superior derecha del documento en el sentido del

texto. Utilizar lápiz de mina negra, iniciándose desde el número (1), el cual
corresponde al primer folio del documento, el que dio inicio al trámite, y que, en
consecuencia, corresponde a la fecha más antigua.

En caso de encontrarse varios documentos de formato pequeño, como facturas,

entre otros; se podrán adherir a una sola hoja utilizando pegante. Se deberán foliar
los documentos adheridos.

Cada carpeta debe contener hasta 200 folios (máximo un 5%más), sin que se afecte
la integridad de la unidad documental.