Lic.

Carlos Gossmann
Gestión de Proyectos de Calidad
Post Grado Sistemas de Gestión de la Calidad

Acta de constitución del proyecto:

Personal Fitness Training

FECHA: Febrero del 2020
Sergio Pedroza
Efren Sinay

Tabla De Contenido
Información del proyecto.....................................................................................................3

Datos Del Proyecto..............................................................................................................3

Patrocinador.........................................................................................................................3

Propósito y justificación del proyecto..................................................................................3

Descripción del proyecto y entregables...............................................................................3

Requerimientos de alto nivel...............................................................................................4

Requerimientos del producto...............................................................................................4

Requerimientos del proyecto...............................................................................................5

Objetivos..............................................................................................................................5

Premisas y restricciones......................................................................................................6

Riesgos iniciales de alto nivel..............................................................................................6

Cronograma de hitos principales.........................................................................................6

Presupuesto inicial asignado...............................................................................................6

Lista de Interesados en el proyecto.....................................................................................7

Requisitos de aprobación del proyecto...............................................................................7

Criterios de cierre o cancelación.........................................................................................7

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad....................................................8

Gerente de proyecto............................................................................................................8

Niveles de autoridad............................................................................................................8

Personal y recursos pre asignados.....................................................................................9

Aprobaciones.......................................................................................................................9

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Información del proyecto
Datos Del Proyecto

GIMNASIO L´GYM
Proyecto: Implementar servicio de Personal Fitness Training
Fecha de preparación: Febrero 2020
Cliente: L´GYM
Patrocinador principal: Gerente de Gimnasio L´GYM
Gerente de proyecto: Sergio Pedroza

Patrocinador

Nombre Cargo Departamento Rama ejecutiva

Josecito Desventura Gerente de Gimnasio Administración Gerencia

Propósito y justificación del proyecto

Propósito: Construir un área específica para la atención de clientes que deseen obtener
un programa de entrenamiento personal con asesoría nutricional y rutinas que permitan
el logro de objetivos particulares de cada cliente. Esto se deriva de la necesidad
detectada en la falta de atención en el entrenamiento personalizado a los clientes.
El riesgo que se corre es pérdida de clientes, pérdida de imagen e interes en las personas
en asistir a nuestro gimnasio. Perdida de share de clientes y dejar que la competencia se
quede con parte de nuestro mercado objetivo.

La ampliación del espacio para atención y entrenamiento personalizado aporta al

negocio incremento en la atención de clientes, ganar share de este nicho de mercado
para las personas que buscan un entrenamiento diseñado a la medida con el apoyo y
asesoría del plan alimentario y de rutinas que corresponda para cada caso.

Justificación: Ampliar el portafolio de servicios que ofrece el gimnasio a clientes que

desean un programa exclusivo que permita lograr sus objetivos de mejoramiento físico y
de salud a traves de programas personalizados con rutinas adecuadas a las capacidades y
expectativas de cada cliente.

El retorno de la inversión se ve reflejada en el cálculo del punto de equilibrio con el cual

se busca llegar a los clientes que buscan entrenamiento personal; esto permite distintos

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tipos de entrenamiento y paquetes con lo cual se pueden manejar distintos paquetes de
precios con lo cual puede alcanzarse el punto de equilibrio.
Actualmente el gimnasio maneja 350 clientes con 150 potenciales para los nuevos
programas que se pretenden implementar.

Descripción del proyecto y entregables

Se busca construir un área de 24m² para poder atender a las personas que buscan
programas personalizados de entrenamiento físico complementado con asistencia en
temas nutricionales y de suplementos alimenticios. El área será dividida en dos
ambientes, uno será el área administrativa de recepción y atención a los clientes y la otra
será el área de pruebas y evaluación inicial o prueba física para clientes.

Los ambientes que se describen serán construidos dentro de la misma área que tiene el
complejo del gimnasio actualmente, por lo que se debe levantar paredes de block y tabla
yeso con acabados y demás elementos de construcción como se describe en los
entregables del proyecto.

Entregables:
1. Recepción de 2.00m² para uso administrativo y de atención a clientes.
2. Area de acondicionamiento físico de 22m².
Documentos a entregar:
Cotizaciones de construcción.
Licencias y permisos de construcción.
Licencia de permiso medio ambiental.
Diseño de los espacios (plano).
Aire acondicionado para el área de oficina.
Area de acondicionamiento físico con alfombra color verde pegada a torta de cemento,
área de atención al cliente con piso cuadrado de madera color café.
Paredes de tabla yeso con acabado turquesa oscuro.
Duela de madera cuadrada en recepción y alfombra verde en área de acondicionamiento.
2 espejos de 1.00m X 1.25m anclados a la pared en el área de acondicionamiento físico.
Acometida eléctrica para el ambiente que incluye:
Cableado eléctrico calibre 14 para iluminación y 12 para tomacorrientes.
Acometida eléctrica para 2 ventiladores aéreos en área de acondicionamiento físico.
Poliducto y accesorios para acometida eléctrica.
Cajas hexagonales, cajas de tomacorrientes (6 en total) y (6 switch apagadores) para la
iluminación. (Incluye un sistema Three Way).
Puerta de madera en oficina de 2.10m alto X 0.90m de ancho anclada y acabado en
pintura blanca. La puerta debe ser corrediza con base y riel corredera.
Como el área ya tiene techo se utilizará el mismo bajo la ampliación que se hará.

Los equipos de gimnasio, accesorios, pesas y otros elementos no entran dentro del

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alcance de este proyecto, estos serán provistos y acondicionados por el gimnasio.

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

La construcción debe contener los acabados según las normas de construcción vigentes
garantizando su durabilidad y buen acabado en base a lo acordado en el presente
proyecto.

La acometida eléctrica, acabado de paredes tabla yeso, piso y alfombra debe realizarlo
un profesional en la materia a fin de garantizar la calidad y garantía del trabajo.

Los sistemas eléctricos, pisos y demás acabados de la obra deben realizarse con los
materiales que recomienden los expertos en construcción (ingeniero civil y maestro de
obra).

Se debe garantizar que se respeta el patrón del diseño según los planos descritos y las
medidas y distancias que en él se plasman.

Se debe dar seguimiento semanal a los avances del proyecto por parte del gerente de
proyecto y entregar informes de avance y ejecución presupuestaria cada semana.

Requerimientos del proyecto

El proyecto debe realizarse dentro de las fechas acordadas para lo cual se debe
determinar el calendario de actividades para ejecutar las mismas dentro de los plazos
acordados.

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E alcance del proyecto y los entregables se detallan dentro de la sección de entregables
para lo cual tanto el patrocinador como la parte ejecutora deben firmar de enterado y
acuerdo de los mismos.

Se debe garantizar el cumplimiento en la ejecución de presupuestos asignados para cada

etapa del proyecto y hacer una verificación del avance del mismo por el gerente del
proyecto quien deberá dar cuenta del mismo semanalmente al gerente de la empresa.

Los inconvenientes en ejecución y atrasos deben reportarse de inmediato al gerente de

proyecto o al gerente de gimnasio.

Se debe garantizar que el proyecto cumple todos los requisitos legales en relación a
temas laborales de Seguridad y Salud y medioambientales que correspondan.

Objetivos
Objetivo Indicador de éxito
Alcance: Construcción de ambientes para ampliar servicios de gimnasio
Entrega de fabricación acabada según descripción. Seguimiento a proveedores
Sistemas funcionando y con buen acabado. Ejecución según cronograma
Tiempo definido para proyecto 67 días. (2.03) meses Reporte de retrasos a gerente
Cronograma temporal
Fase de planificación y permisos legales 24 al 29 de febrero
Fase de recepción de materiales y planificación de tareas Del 02 al 06 de marzo
Fase de construcción, acabados y revisión de sistemas Del 09 de marzo al 24 de abril
Fase de inspección final y entrega de proyecto Del 27 al 30 de abril
Costo
Costo de materiales (incluye aire mini Split) Q 105,000.00
Costo de mano de obra Q 22,000.00
Acabado y accesorios Q 6,000.00
Licencias y permisos de construcción Q 3,000.00
Contingencias Q 2,500.00
Calidad
Acabado fino en pared, anclajes y pulido de piso. Inspección en cada etapa
Accesorios eléctricos funcionales bien presentados. Pruebas y ajustes
Aire acondicionado funcionando y bien anclado. Pruebas y ajustes
Acabado externo de paredes bien definido. Inspección en cada etapa
Cumplimiento de todos los aspectos legales relacionados
Otros

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Premisas y restricciones
Premisas
 Los proveedores deben cumplir con las fechas y volúmenes de entrega.
 Los materiales deben ser rápidamente organizados.
 Se debe garantizar que la mano de obra esté siempre en obra.
 Se debe reportar de forma rápida y agil cualquier atraso o contratiempo.
 Los permisos legales deben ser gestionados a tiempo.
Restricciones
 Permisos legales que no salen a tiempo.
 Falta en entrega de materiales.
 Atraso en la mano de obra.
 Falta de recursos financieros.
 Cambio en la decisión de la alta gerencia sobre el proyecto.

Riesgos iniciales de alto nivel

 Incumplimiento en aspectos legales.
 Accidentes laborales.
 Falta de fondos financieros.
 Incertidumbre del desarrollo y avance del proyecto.
 Mala proyección del costo y punto de equilibrio.

Cronograma de hitos principales

Hito Fecha tope
1. Presentación del proyecto a gerencia general 24 de febrero
Obtener aprobación de acta constitutiva 24 de febrero
Definir cronograma y plan de trabajo 25 de febrero
Contactar y negociar con proveedores 26 de febrero

Presupuesto inicial asignado

Arranque de proyecto de Q 75,000.00

Lista de Interesados en el proyecto

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 Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Junta directiva Dirección Dirección General Presidencia
Josecito Desventura Gerente de Gimnasio Gerencia estratégica Gerencia ejecutiva
Sergio Pedroza Gerente de proyecto Gerencia estratégica Gerencia ejecutiva
Efren Sinay Gerente operaciones Operaciones Gerencia operativa
Julio Sabe Jefe de operaciones Operaciones Jefatura operativa
Pelo Legalito Gestor legal Administración Area legal
Comunidad Vecinos cercanos Comunidad Comunidad
Autoridades externas Ministerios Gobierno Inspección
Comunidad Vecinos cercanos Comunidad Comunidad
Seguro Soy Jefe de Seguridad Operaciones Jefatura Operativa
Durito Dime Jefe operativo Operaciones Supervisión operativo

Requisitos de aprobación del proyecto

 Justificación de la inversión por mejora en ingresos.

 Acceso a financiamiento al menos del 45% del capital a invertir con tasa no
mayor al 20% anual.
 Punto de equilibrio.
 Retorno de inversión.

Criterios de cierre o cancelación

 Multas gubernamentales.
 Elevación en materiales o mano de obra más del 10% del total del proyecto.
 Falta de flujo de efectivo.
 Inaccesibilidad a préstamo bancario para financiamiento. (45%).

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad

Gerente de proyecto

Nombre: Sergio Vinicio Pedroza Salazar

Cargo: Gerente de proyectos y Desarrollo

Departamento: Gerencia ejecutiva

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Rama ejecutiva: Gerencia estratégica

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones de personal: ingerencias y
autoridad sobre el personal del proyecto.
Gestión de presupuesto y de sus
variaciones
Decisiones técnicas
Define y autoriza contratación y
desvinculación de personal fijo y temporal
desde Gerente de operaciones hasta nivel
operativo.
Solicita y administra los fondos financieros
autorizados, registra desviaciones y autoriza
compras y gastos de la ejecución del
presupuesto.
Analiza y autoriza con apoyo de
especialistas las mejores desiciones para
viabilizar y concretar el proyecto.

Resolución de conflictos
Resuelve situaciones ambiguas en temas de
índole legal y con sus pares y jefes de obra.

Ruta de escalamiento y limitaciones de

autoridad Reporta a Gerencia General avances y
solicitudes de extra financiamiento o
tiempo.

Personal y recursos pre asignados

Recurso Departamento / Rama ejecutiva
División
Personal: Efren Sinay Gerente operaciones Operaciones
Personal: Julio Sabe Jefe de operaciones Operaciones
Personal: Pelo Legalito Gestor legal Administración
Autorizada contratación de cuadrilla Contratista Proyectos externos
Económico Q 75,000.00 Financiero Finanzas

Aprobaciones

Patrocinador Fecha Firma

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Junta Directiva de Gimnasio L´GYM 26/02/2020
Gerente de Gimnasio L´GYM 26/02/2020
Gerente de Operaciones 26/02/2020
Ministerios de Ambiente /
29/02/2020
Municipalidades

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