Administración de empresas: Aprende fácil (+Ejemplo)

Sheila Vargas Rojas.

Curioso de saber ¿Qué es esto de la administración de empresas? ¿Quieres un ejemplo
práctico que te sumerja en la teoría administrativa?

¡Claro que hay una manera sencilla de verlo! No te pierdas el artículo. Sígueme y lo
comprenderás fácil y rápido.

Comienzo por decirte que a veces puedes perderte en un sin fin de conceptos y teorías
que pudieran llevarte a ninguna parte. (Y créeme que con mucha frecuencia me sentí así
en mis estudios en la Universidad). Sin embargo, déjame decirte que llegaste al lugar
indicado para captar la esencia.

Leer este artículo será más provechoso que escribir en el buscador de tu preferencia
“administración de empresas definición”. Te prometo que iré un poquito más allá.

¿Qué es la administración de empresas?

Me gusta pensar que la administración es el arte de hacer las cosas bien. Hay quienes
lo han definido de manera descriptiva, o enunciando sus procesos.

“Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.”

Henri Fayol

Es sencillo, nos apoyamos en esos procesos para que en nuestro cotidiano hacer,
obtengamos los resultados que queremos y de la mejor manera posible.

La mayoría de las veces, eso que acabas de leer se da casi de una manera lógica y
concatenada, sin que los involucrados lo adviertan.

Son como las labores del jardín de la casa… para que esté lindo, limpio y acogedor hay
que invertir tiempo en ellos de manera sistemática para obtener resultados.

En el caso de las empresas, más. El objetivo en ellas es tener rentabilidad, y por eso,
cualquier esfuerzo y estudio vale el interés, ¿No lo crees?

¿Quieres ver cuáles son? Pues con ejemplos sencillos y cotidianos los podemos entender
mejor.

Principales procesos de la administración

Sí, como lees bien principales. Y esto es tanto de la administración de empresas, como
de otro ámbito. Una de las características de la administración es su universalidad: Están
en muchos fenómenos organizativos y sociales. En muchos ámbitos siempre la podrás
conseguir.
 Como siempre el nivel de complejidad depende de cómo lo quieras y desees, pero
mientras más sencillo mejor.

De hecho, puedes verlo como un acto continuo o cíclico y lo manejarás mejor: Se trata
de: Planificar (Prever) – organizar – dirigir – coordinar – controlar.

Administración de empresas: Aprende fácil (+Ejemplo) – Gestionar Fácil

Planificar o prever

Tal como si fueras a hacer una sopa para ti mismo, para una familia o para una gran
celebración, la esencia es la misma. Proyectar lo que quieres hacer.

Y allí pensar las cosas que necesitas para hacerlo, (con el mayor detalle posible), ¿Dónde
puedes obtenerlas?, ¿Cuánto tiempo te llevaría? y si puedes inclusive, contemplar las
etapas.

Pensemos en ese rico caldo…

¿Para cuántas personas será la invitación?

¿Estarías festejando algo, o es una comida ordinaria?

¿Qué tipo de sopa harás?

¿Es un almuerzo o una cena?

¿Qué ingredientes necesitas, en cuántas cantidades? . . .

¿Sabes? Las que mandamos en la casa, (las mamás), hacemos esto de manera instantánea
y casi automática… Muchas de ellas no saben que cada vez que van al supermercado,
están bajo un esquema o plan; algunas veces de manera escrita y muy detallada. Otras un
poco más espontáneas, pero no por eso menos efectivas.

Un plan es mucho mejor si se escribe. Eso te obliga a estar claro y ser firme en tus
propósitos.

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En la administración de empresas, es en este proceso donde se formula la parte

“estratégica”. Esto se refiere a tus objetivos y metas.

Mira este vídeo para que comprendas de lo que hablo. David Polo nos habla de
esos conceptos intangibles que siempre hay que tener en cuenta.

Adicionalmente, hay montones de plantillas de ejemplo que puedes conseguir en

Internet. Cualquier esfuerzo extra aquí, te abonará una buena parte en el camino de
un buen resultado.

Ya sabemos de la comida que planeamos hacer, vamos a lo siguiente.

Organizar

Como te dije en el proceso anterior, cuando sabes lo que quieres lograr, eso va por lo
general “casado” con los recursos que requieres para esas acciones.

Detrás de cada pregunta, hay una respuesta implícita. Que te satisfaga es otro asunto…

CLICK TO TWEET

Luego necesitarás organizar esos recursos que has adquirido (o que estás en proceso de
adquirirlos).

Así, si tenías el dinero o bien hiciste una pequeña colecta familiar (si es una ocasión
especial); fuiste a comprar los ingredientes que no tenías de la sopa.
Y organizar puede ser contar, revisar ¿Qué tienes? y ¿Qué te falta?. Guardar, como si
estuvieras gestionando un sistema de inventario. ¡Alto!, no te desmayes aún, que no
pienso complicar las cosas. La administración de empresas es sencilla si captas su
esencia.

Sólo quiero decirte, que organizar los ingredientes (lavar las verduras antes de guardarlas,
poner todo en el lugar adecuado para que no pierda propiedades y hacer espacio entre lo
que ya tenías), le da al que lo hace una especie de “guía” de lo que tiene y lo que no, para
organizar la comida especial y el resto. ¿Acaso eso no es un inventario?

También organizas a tu equipo de trabajo si tienes más de un colaborador. ¡Cocinar entre

varios es más divertido! Y eso, abarca el siguiente proceso.

Dirigir

Bueno, en la Administración convencional a esto lo llamaban mandar. Eso es porque las

teorías se desarrollaron en fábricas, en plena revolución industrial. Y algunos modelos
vienen del ámbito de la milicia… del ejército y la guerra.

¿Dirigir a quién o a qué? Como te dije, sea que tengas colaboradores en tu proyecto o
no, después de conseguir lo que requieres para la acción, te pones en movimiento…

Si eres el experto o el que se sabe la receta, es lógico que te sigan a ti. Y también siendo
el propulsor de una idea, que luego se convirtió en un emprendimiento interesante, al
momento de tener personas a tu cargo, también les servirás de referencia.

vía GIPHY

O si tal vez estás por ahora solo, ¿Qué parte de tu tiempo? y ¿Bajo qué estrategias te
manejarás para lograr tus metas? … En efecto, te diriges y gestionas a ti mismo.

Eso nos lleva claramente a lo siguiente…

Coordinar

Y aquí te aseguras simplemente de que se hagan las cosas de manera organizada y

provechosa… En nuestro ejemplo siguiendo bien la receta y el procedimiento de hacer la
sopa.

Las verduras las incorporas al caldo en orden de dureza (Lo que más tarda en ablandar y
cocinarse a lo que ablanda de inmediato).

A los que menos cocinan, los designas a encargarse de las bebidas…

Los que más saben de técnicas y sazón, picarán contigo y estarán en la cocción. Eso es
coordinar: asignar roles de acuerdo a las habilidades y mantener las acciones
engranadaspara tener el mejor provecho posible de los recursos.

¡Ah! Y un regalo… Todo el que se precie de saber de administración de empresas conoce

qué significa esta frase.
Un buen administrador se maneja con eficacia y eficiencia obteniendo la mayor
productividad posible.

¡Y con esto te puedes hasta lucir!

Hablando de efectividad, eficacia y productividad

No es casual que antes de que hablemos del proceso de control (donde probaremos la
sopa y oirás un profundo silencio o te felicitaremos), te ponga estas tres palabras
esenciales: Efectividad, eficacia y productividad.

Justamente con ellas podrás medir si las cosas salieron tal como pensabas y necesitabas
o no.

Ser efectivo, es cumplir las cosas que te estableciste como objetivo y meta.

Ser eficiente, es que de acuerdo a lo anterior, no hubo un derroche ni desgaste

elevado de recursos de todo tipo (ni materiales, ni humanos).

Y cumpliendo las dos cosas anteriores, llegaste a la productividad si además de eso, sacas
provecho en términos de tiempo, productos de buena calidad y 100% atractivos para
el mercado.

Facilito, ¿No?

¡Ahora sí! vamos al proceso de control.

Controlar

Aquí existe un después… Una especie de revisión de lo que se ha hecho.

Están todos sentados en la mesa, sirves y como huele se ve: ¡Es una delicia! y si es la
primera vez que lo haces o eres un novato, hasta aguantas la respiración…

¡Y Voilá! Todos te aplauden y te vitorean…

Sin embargo, antes de servir, también aplicaste mecanismos de control… (Eso que llaman
calidad, ¿sabes?).

Procesos típicos de control:

Al buscar los ingredientes, hiciste una selección previa.

Antes de procesar los alimentos “vivos” los limpiaste y picaste adecuadamente.

Cuando los incorporaste, fuiste probando el contraste de los sabores.

Si hacía falta algo más de alguno, lo utilizaste.

 El tema de la calidad, es algo profundo y apasionante. Hacer las cosas siguiendo los
parámetros de la excelencia, es algo que ha llevado a los expertos años de estudios y hay
hasta organismos internacionales que hacen certificaciones de calidad.

Los japoneses son conocidos como líderes en ellos. Creo que por su cultura, la humildad
y el aprendizaje de sus errores, los llevó siempre a hacerlo mejor y mejor.

En “Gestión de Calidad Total: Apuesta a ser el mejor” te hablo cómo se originaron

algunos de esos conceptos y como se manejan en el mundo real.

Y así, con la sopa, obtuviste un excelente resultado final. ¿Fue el esperado? ¿Si? ¿No?
De aquí dependerá que hagas modificaciones y de nuevo vuelvas a planificar con las
correcciones que fueran necesarias.

Mira aquí abajo el recorrido que hiciste y todo lo que en términos de administración de
empresas está involucrado:

Administración de empresas: Aprende fácil (+Ejemplo) – Gestionar Fácil

Sin pensar y sin querer, hiciste todo el ciclo de los procesos típicos de administración y
ahora serás capaz de explicarlos a todo el mundo.

Vamos a ver otro ejemplo que te encantará.

Procesos de “A un sólo click del Sí”

¿Has oído hablar del tipo de personas que hace la labor de cupido entre sus amistades?
Pues bien, el caso de Alexis Gutierrez y su agencia matrimonial virtual es un
interesantísimo caso de cómo la tecnología pone en marcha ascendente las mejores ideas.

Alexis era conocido como el cupido de su círculo de amistades. Comenzó con dos
vecinos yamigos de infancia, los cuáles observó tenían una conexión especial; después
en la universidad donde estudiaba… Y en otras universidades también. En este punto ya
cobraba por la “organización de la cita” que algún interesado le solicitaba.

Allí se dijo: ¿Por qué no hacer de mi gusto y pasión un negocio y fuente de ingreso?

Al cabo de unos meses comenzó a hacer una base de datos de clientes y junto con un
amigo exploró la idea de lanzar una página web. Allí, al pagar la suscripción se tenía
acceso a posibles candidatos de citas… Tomó más forma su idea y entonces le colocó el
nombre perfecto: “A un Sólo click del Sí”.

Veremos el proceso completo de organizar una cita, desde la óptica administrativa de

cómo es el servicio de citas.

Elementos de administración de empresas de “A un Sólo click del Sí”

Si el producto final es la cita, ¿Cuáles crees son los elementos a considerar para llegar a
ese fin?. Fíjate aquí:
Administración de empresas: Aprende fácil (+Ejemplo) – Gestionar Fácil

Lo primero que hace Alexis es hacer un estimado de las citas que quiere y puede atender
en un mes (Prever). Con ello, tiene la precaución de verificar que pueda
tener/conseguir ciertos elementos usados en las citas.

Eso representa un agregado original para cada cita, a solicitud de los clientes, flores,
globos entre otros detalles por ejemplo. También tiene un listado de los proveedores
sugeridos para cada cosa. Ese es su “inventario” y hace las compras pertinentes
dependiendo de cada caso (Compra de insumos).

Luego, cuando recibe las solicitudes tiene fechas organizadas y procura no atender sino
el número de ellas que tiene la capacidad de manejar (Organización).
El día y en la hora acordada se da la cita, bajo las condiciones que Alexis ofertó y fuera
aprobada… En paralelo el equipo de Alexis se distribuyó las tareas según
sus indicaciones para hacerlo (Dirección de Personas).

Después de realizada la cita, siempre se le hace llegar al cliente una encuesta de

satisfacción la cual arroja aspectos para mejorar. En pocas palabras, se aplica acá una
especie de círculo de calidad. ¡Mira qué interesante es!
Administración de empresas: Aprende fácil (+Ejemplo) – Gestionar Fácil

Y finalmente…

He de decirte que la administración de empresas, está en absolutamente todo, como ya

te lo demostré.
Sólo falta que organices tu empresa de acuerdo a lo que ahora sabes…

¿Crees qué puedes?

¡Yo te aseguro que sí!

¡Éxito!

http://archivo.elcomercio.pe/economia/negocios/como-llevar-exito-empresa-confeccion-
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