GUÍA PARA EL

ARMADO DE MUESTRA PARA DIAGNÓSTICO

DE ESTADO DE CONSERVACIÓN
Luis A. Facelli
Cátedra de Conservación y Preservación Documental
Escuela Nacional de Bibliotecarios
Jul. 2007

A través de la presente guía se da la metodología para armar la muestra de ítems que

serán analizados para evaluar la condición de conservación de la biblioteca.

Se trata de armar una muestra de 400 items elegidos de manera aleatoria. Esto significa
recurrir a métodos matemáticos para generar números al azar de modo que todo
elemento de la colección tenga igual probabilidad de ser seleccionado.

Se desarrollan dos metodologías para el armado de la muestra:

1-A PARTIR DE UN INVENTARIO DE LA COLECCIÓN.

Este método se aplica si dispone de un inventario numérico correlativo de la colección y

se tiene la posibilidad de correlacionar de manera fácil los números de inventario y las
ubicaciones de los materiales.

1-Se toma en número inventario más alto y mediante la función para generar números
aleatorios de Microsoft Excell (o cualquier otra hoja de cálculo) se generan 400
números dándole el parámetro del número más alto como límite.

Si nuestro inventario registra 45540 items, la función que debemos pegar en cada una de
las 400 celdas será:

=ALEATORIO()*45540

Esto nos dará una lista de 400 números al azar de entre 1 y 45540.
Esa lista la debemos copiar a otra columna mediante pegado especial / pegar valores,
porque de otro modo cada vez que abramos el archivo se recalcula.

Una vez copiada, la ordenamos de mayor a menor, en una columna a la izquierda

insertamos otra que será el número correlativo de la muestra de 1 a 400.

Si se detectaran números repetidos, se genera un nuevo número para reemplazarlo.

El siguiente paso es buscar para cada número inventario la ubicación del item que la
colocaremos en otra columna. Queda así conformada nuestra muestra.

1
Como último paso ordenaremos la lista por ubicación para facilitar el análisis de los
ítems.

Este método tiene la ventaja de permitir detectar ítems que figuran en el inventario y
que faltan en la colección.

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 Ejemplo de listado

Las dos primeras columnas (lista en bruto) registra los números producto de la función
aleatorio.
Las columnas de la derecha (lista ordenada) contienen los mismos números en orden
ascendente.

lista en bruto lista ordenada

item inventario item inventario ubicación

1 404 1 404 0.23 S6935d
2 19890 2 1322 8.07 J659p
3 1322 3 5466 14.36 V2569v
4 7375 4 6823 25.698 Q36j
5 13650 5 7375 58 L5698e
6 19906 6 13630 63.98 P5698i
7 18734 7 13650 145 F36985u
8 13630 8 14251 153 D9896l
9 16738 9 16738 174.36 M2659f
10 6823 10 18344 791.4 A3365d
11 5466 11 18734 22(82) M6593b
12 18344 12 19890 75(85) T6358s
….. ……. ………. ………. ………. ……….
400 14251 400 19906 863(82) B6987f

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2-SIN DISPONER DE UN LISTADO INVENTARIO

Cuando no se dispone de un listado de inventario se trabaja a partir de un mapeo de los

depósitos.
Por lo tanto el primer paso es hacer un relevamiento de los depósitos que contienen las
colecciones a evaluar y determinar el número máximo para cada una de las unidades de
agrupamiento.
Se entiende como unidad de agrupamiento a cada nivel de ordenamiento que nos sirve
para determinar la ubicación de un item.

Los edificios, plantas, depósitos, bloques, cuerpos, estantes y orden de item, son las
unidades de agrupación más comunes.
Un item se podrá localizar por el edificio, planta, etc, en el que se ubique.

Como resultado del mapeo tendremos numeradas todas las unidades de agrupamiento y
consignaremos el valor más alto para cada unidad.

Por ejemplo:

Si el edificio tiene 3 plantas el número mayor para planta será 3.

Si en una de las plantas hay 4 depósitos, pero en otra hay 7, este último será el valor
para depósito y así sucesivamente hasta haber determinado el valor máximo para cada
unidad.

Los valores máximos los utilizaremos para generar números aleatorios para cada una de
las unidades de agrupamiento. El conjunto de un valor aleatorio para cada una de las
unidades de agrupamiento determina el lugar de un item, por lo que deberemos generar
400 juegos para integrar nuestra muestra.

Dado que es posible que se generen ubicaciones inexistentes, (vgr. Planta 1 deposito 5,
si en esa planta hay solamente 4 depósitos deberá ser descartado.) deberemos generar un
número mayor de ubicaciones, en función de la heterogeneidad de los depósitos sobre
los que estemos trabajando. Se estima que generar 600 ubicaciones para una muestra de
400 items es suficiente.

Para generar la tabla de ubicaciones se procede de modo similar a lo expuesto para el

método de inventario.

Este método, a diferencia del anterior, no permite detectar ítems faltantes ya que no
vamos de un registro o catálogo que dice lo que debe haber, a las colecciones, sino que
directamente vamos a las colecciones guiándonos por un sistema de mapeo.

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 Ejemplo de listado

--Tabla generada por la función

=ALEATORIO()*[valor máximo unidad de agrupamiento]

--Para este ejemplo se asume que el repositorio analizado tiene

-3 pisos
-10 bloques
-15 cuerpos
-8 estantes
-50 items por estante

ubicación del item

Nº del item piso bloque cuerpo estante item
1 2 1 2 1 23
2 1 9 12 7 46
3 2 8 4 1 4
4 2 1 8 3 43
5 1 2 4 7 6
6 1 7 11 5 37
7 1 2 6 1 11
8 2 10 8 3 2
9 1 2 1 2 31
10 2 9 2 8 22
11 3 9 3 5 21
12 0 3 12 4 33
,,,,
400 1 9 2 8 8

Una vez obtenida la tabla, como en el caso anterior se la ordenará por

piso/bloque/cuerpo/estante/item para acceder de modo secuencia a los ítems a evaluar.
Sobre la marcha se descartarán las ubicaciones que resulten inexistentes.

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La tabla ordenada sería la siguiente:

ubicación del item

Nº del item piso bloque cuerpo estante item
1 0 3 12 4 33
2 1 2 4 7 6
3 1 2 6 1 11
4 1 9 2 8 8
5 1 2 1 2 31
6 1 7 11 5 37
7 1 9 12 7 46
8 2 8 4 1 4
9 2 10 8 3 2
10 2 9 2 8 22
11 2 1 8 3 43
12 2 1 2 1 23
,,,,
700 3 9 3 5 21

La primer ubicación y toda otra que contenga valor cero será descartada y se tomará la
inmediata siguiente.