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Manual de Organizaciones y Funciones
Manual de Organizaciones y Funciones
FUNCIONES (ROF)
Documento de gestión institucional que contiene
Es el documento técnico normativo de gestión los cargos definidos y aprobados de la entidad,
institucional que formaliza la estructura sobre la base de su estructura orgánica vigente
orgánica de la entidad, orientada al esfuerzo prevista en el ROF
institucional y al logro de su misión, visión y
finalidad
objetivos. Contiene la visión, misión, las funciones
generales de la Entidad y las funciones La correcta definición de los cargos necesarios
especificas de los órganos y unidades orgánicas, para el optimo funcionamiento de la entidad,
estableciendo sus relaciones y responsabilidades. acorde a los criterios de diseño y estructura
orgánica vigente prevista en su ROF
Finalidad
Utilidad
Establecer formalmente la organización necesaria
que oriente los esfuerzo para lograr la misión, Contribuye al cumplimiento de los objetivos y
visión y objetivos estratégicos de la entidad. funciones así como priorizar y optimizar el uso de
los recursos públicos
Utilidad
EL ROF formaliza la organización de la entidad y
se constituye en un instrumento de gestión para el MANUAL DE ORGANIZACIONES Y
cumplimiento de metas y la obtención de FUNCIONES (MOF)
resultados orientados a satisfacer las necesidades
de la organización. Es un documento técnico normativo de gestión
institucional donde se describe y establece la
Formular el ROF función básica, las funciones especificas,
responsabilidad, atribuciones, los requisitos y las
LAS entidades de la Administración Pública
relaciones de autoridad, dependencia y
deciden la formulación de sus respectivos
coordinación de lo cargos.
Reglamentos
Finalidad
Ley Marco de Modernización de la Gestión del
Estado Ley Nº 27658 que contiene el marco Establecer responsabilidades, atribuciones,
general sobre el diseño y estructura de la funciones y requisitos específicos de los cargos
Administración Pública de los diferentes niveles de establecidos en el CAP, para lograr que se
gobiern cumplan las funciones establecidas en el ROF
Esquema del rof Utilidad
PRESENTACION Ayuda a la simplificación administrativa,
proporcionando información sobre las funciones
• GENERALIDADES Objetivo del Reglamento
que les corresponde desempeñar al personal, al
Alcance del Reglamento Domicilio Legal Visión,
ocupar los cargos o puestos de trabajo, siendo las
Misión y Objetivos Estratégicos
acciones especificas parte de los procedimiento
• ORGANIZACIÓN Naturaleza Funciones
de trabajo. Facilita el proceso de inducción y
Generales Estructura Orgánica Funciones de las
adiestramiento del personal nuevo y de
Unidades Orgánicas
orientación al personal en servicio, permitiéndoles
• RELACIONES INTERINSTITUCIONALES conocer con claridad las funciones y
• REGIMEN ECONOMICO responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al
• REGIMEN LABORAL que han sido asignados, así como la aplicación de
• DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS, programas de capacitación
TRANSITORIAS Y FINALES
• ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
(MAPRO)
CUADRO DE ASIGNACION DEL PERSONAL Es un documento técnico normativo de
sistematización normativa que contiene la
descripción detallada de secuencia de acciones (POA)
que se siguen para la ejecución de los procesos
El plan operativo anual es una herramienta
organizacionales, en el nivel de sub procesos o
para obtener un plan estructurado de
actividades, en los que interviene una o mas
actividades sobre la ejecución de la
unidades orgánicas. El Manual incluye cargos o
estrategia de su empresa en el período de
puestos de trabajo que interviene, precisando sus
un año o más. Desde el inicio de cada año,
responsabilidades y participación y contiene
su empresa, su junta directiva y su equipo
modelos de formatos, documentos e instrucciones
de gestión sabrá cómo actuar cuando
para la automatización del flujo de información y
surjan problemas importantes.
para el uso de maquinas o equipos a utilizar en
casos necesario y cualquier otro documento o
información como dato necesario para el correcto
desempeño del procedimiento. • Es un instrumento importante para la
gestión, ya que facilita la planificación de
Finalidad las actividades y recursos, brindando
información confiable, útil y oportuna para
Establecer formalmente los procedimientos
la toma de decisiones.
requeridos para la ejecución de los procesos
organizacionales de la entidad que logren el ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL POA
cumplimiento a los objetivos y funciones.
• El POA debe permitir lograr resultados de
Utilidad manera planificada.
Deber ser utilizado como un instrumento para la • Debe ser un instrumento corto, ágil,
sistematización de los flujos de información y sencillo. Mientras mas largo, menos se usa.
documento base para el desarrollo del Plan
estratégico del Sistema de Información de la • Las metas y resultados deben estar
Entidad y del Sector. claramente conocidos e interiorizados en
todos los niveles de la organización.
TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO (TUPA) • Debe tener un seguimiento formal por lo
menos trimestralmente.
Es un documento que contiene toda la información
relativa a los procedimientos y tramite PARTES
administrativos que el publico usuario debe • Objetivo general
realizar para obtener alguna información o servicio • Objetivo especifico
de las entidades publicas • Actividades y metas
finalidad • Estrategias de trabajo
• Plazo de ejecucion
Unificar y estandarizar los procedimientos • Responsables
administrativos que se siguen antes las distintas
instancias del MINSA, sus órganos Podemos decir que un plan operativo es un
desconcentrados y organismos públicos documento donde se pone por escrito cuáles
descentralizados, garantizando los derechos e serán los pasos a realizar por la entidad y
interés de los administrados las acciones que deberán
desempeñar quienes participan en la
Utilidad actividad de producción y venta de servicios,
Es un documento que permite el control y así como también los objetivos que se
seguimiento de las acciones administrativas y fija desean alcanzar al finalizar una determinada
los tiempos relativa a los procedimientos y tramite etapa.
administrativos que el publico usuario debe Pasos
realizar para obtener alguna información o servicio
de las entidades publicas • Conocer los equipos, recursos y
suministros con los que deberá contarse y
PLAN OPERATIVO ANUAL desarrollar un plan de acción.
• Consiguiendo que cada parte que como su aplicación en el gasto, teniendo en
intervendrá en el proceso, tenga noción de cuenta las prioridades institucionales, cuyos
cuáles son sus responsabilidades. productos y/o resultados deben expresarse en
metas presupuestarias, posibles de ser
• Analizar el desempeño de las diferentes
contadas y medidas.
agentes que participan en la producción a
fin de saber aprovechar al máximo los ¿qué contiene el presupuesto institucional?
recursos y reeducar, en caso de que fuera
• Prioridades Institucionales
necesario.
• Estimación de Ingresos y Previsión de Gastos
tipos de procesos de planificación • Metas Presupuestarias
• ESTRATÈGICA: define el servicio que se • Estructura Funcional Programática
va producir y vender; el mercado al que se ¿CÓMO ELABORAMOS EL
va a apuntar; y los recursos que se van a PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE
invertir. Está orientada al largo plazo; una APERTURA?
vez realizada establece el rumbo general Primer Paso: Establecer las prioridades
de toda la organización. institucionales
• PRESUPUESTAL: orientada al corto plazo, ✓ Son establecidas por la máxima autoridad
queda plasmada en el presupuesto anual, municipal.
es una herramienta para lograr que cada
una de las áreas cumpla con sus ✓ Están sujetas a los objetivos contemplados
respectivos objetivos con eficiencia y en el plan de desarrollo concertado y a
eficacia. los objetivos estratégicos establecidos en el
plan de desarrollo institucional.
• OPERATIVA: está orientada a las
actividades diarias, intenta asegurar que ✓ Constituyen las políticas públicas
las actividades de cada puesto de trabajo municipales que el gobierno local
se realicen de forma tal que se cumpla con establece como lineamientos
las metas con eficiencia y eficacia. fundamentales para la gestión municipal.
Segundo Paso: Estimar o calcular los ingresos
municipales y comunicar los «techos»
LA REPLANIFICACIÒN DEL POA presupuestarios
• El objetivo es re-planificar las actividades Tener en cuenta:
teniendo en cuenta aspectos nuevos,
importantes o imprevistos que puedan surgir ✓ Los factores estacionales que influirán en
durante la ejecución. la mayor o menor proyección de ingresos,
tales como los factores climáticos, políticos,
• Se realizan 3 re planificaciones trimestrales sociales y otros.
durante el año y deben ser realizadas los
primeros días del ultimo mes del trimestre. ✓ El impacto de las políticas tributarias que
se piensa aplicar para el período, para
• El POA re planificado se habilita el primer día considerar su efecto probable en los
del trimestre ingresos a obtener.
PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE ✓ Las tendencias percibidas en la
APERTURA(PIA) morosidad de los contribuyentes.
Es un instrumento de planificación ✓ Deberán estimarse solo aquellas
institucional de corto plazo, (12 meses) a través operaciones que se encuentren
del cual se distribuyen los recursos de la concertadas (en su fase final) y no en
municipalidad en función de las prioridades etapa de negociación.
municipales determinadas para el año fiscal.
✓ En las transferencias provenientes del
Contiene el cálculo y estimación de los gobierno central (PVL, Foncomún,
ingresos proyectados para dicho período así Derecho de vigencia de minas).
Tercer Paso: Seleccionar la metas ✓ En la previsión de gastos deberán
presupuestarias y los componentes. incluirse también aquellos compromisos de
gasto que la municipalidad ha asumido en
✓ La selección de las metas
el proceso de programación del
presupuestarias se efectúa sobre la base
presupuesto participativo.
de las metas operativas, oportunamente
informadas a la oficina de planificación y PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL
presupuesto. PRESUPUESTO:
✓ Las metas presupuestarias deben agrupar 1. La Oficina de Planeamiento y Presupuesto,
y consolidar las metas operativas que son emite una directiva de coordinación, remisión y
relevantes para el logro de los objetivos consolidación de la información necesaria, para
específicos que persigue – desde el llevar a cabo los trabajos de Programación y
punto de vista presupuestario – una Formulación Presupuestal.
determinada actividad o proyecto.
2. La Oficina de Planeamiento y Presupuesto,
✓ A su turno los componentes se determinan consolida la citada información y efectúa los
teniendo en cuenta si la ejecución de las procesos técnicos orientados a programar y
metas presupuestarias estará a cargo de formular el Presupuesto Institucional.
uno o varios centros de producción. Adicionalmente, debe elaborar la Exposición de
Motivos del Anteproyecto del Presupuesto
✓ Los centros de producción pueden ser
Institucional (objetivos, adecuación al plan de
diversificados (cuando su meta
desarrollo concertado y otros instrumentos de
presupuestaria consolide una serie de
planificación).
metas operativas con diversas unidades
de medida) o Especializados (cuando su 3. El Anteproyecto del Presupuesto
meta presupuestaria consolide metas Institucional, la Exposición de Motivos, los
operativas con igual unidad de medida). formatos y anexos correspondientes son
elevados por la Oficina de Planeamiento y
Presupuesto al alcalde, para su revisión.
Cuarto Paso: Determinar la estructura
4. El alcalde expresa su consentimiento y/u
funcional programática
observaciones para su corrección y ajustes. De
✓ Constituye la selección y articulación de producirse observaciones, se efectúan las
las categorías presupuestarias que se subsanaciones del caso y se vuelve a someter el
han seleccionado del clasificador funcional Anteproyecto al alcalde. El Anteproyecto del
programático, de modo tal que reflejen las Presupuesto Institucional debidamente corregido
principales líneas de acción de un y/o subsanado, debe ser puesto en conocimiento
determinado pliego presupuestario. del Concejo Municipal.