2017 Tibacuy TRD Final

MUNICIPIO DE TIBACUY
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Dependencia Productora: DESPACHO ALCALDE MUNICIPAL
Identificación de la Codificación: DAM
Codigo Dependencia: 100 Hoja: 1 de 5
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Archiv Archiv
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES o o PROCEDIMIENTO
CT E M S
Gestió Centra
n l
100.1 ACCIONES CONSTITUCIONALES
100.1.1 Acción de Cumplimiento 2 8 X
Demanda Una vez concluida su etapa en el archivo central se selecciona el 10% de las
Notificación Acciones mas importantes de cada año, teniendo en cuenta la importancia de su
contenido y la utilidad que pueda tener como fuente de consulta y referente para
Contestación conocimientos de la jurisprudencia y bajo la aprobación del Comité interno de
Fallo Archivo.
Escrito de impugnación
100.1.2 Acción Popular 2 8 X
Acciones mas importantes de cada año, teniendo en cuenta la importancia de su
Notificación
Pruebas o pactos de conciliación Archivo.
Fallo o aprobación del pacto
100.1.3 Acción de Repetición 2 8 X Una vez concluida su etapa en el archivo central se selecciona el 10% de las
Acciones mas importantes de cada año, teniendo en cuenta la importancia de su
Demanda
Fallo Archivo.
100.1.4 Acción de Tutela 2 8 X
Notificación Acciones mas importantes de cada año, teniendo en cuenta la importancia de su
Fallo Archivo.
Escrito de impugnación
100.2 ACTAS
Documento con información relevante para la investigación y la historia, su
100.2.46 Actas de Empalme 4 6 X
conservacion es total.
Son documentos que reflejan la actuación del ejecutivo, que contiene información
100.2.47 Actas de Posesión de Personal 4 16 X
relevante para la investigación y la historia, su conservacion es total.
100.2.48 Actas del Consejo de Gobierno 4 16 X
Son documentos con valor administrativo, ya que en este documento quedan
Convocatoria
registradas las actuaciones y las desiciones administrativas, por lo tanto adqueire
Acta del Consejo de Gobierno valor secundario. Lo rige la Constitución Nacional Art. 315, Decreto 98/2002
Anexos
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
100.3 ACUERDOS 4 16 X
Sanción
Publicación
Esta serie es historica por que contiene información relevante para investigación, la
Constancia de Publicación
Historia y la Cultura.
Constancia de fijación
Constancia de desfijación
Remisión
Documento informativo de los que haceres de la administración Municipal, se
100.4 AGENDA MUNICIPAL 4 6 X sugiere conservar ya que tiene valores primarios y secundarios con relevancia para
la historia e investigacion.
100.5 AUTORIZACIONES
Documento sin ningún valor primario, secundario y no tiene relavancia para la
100.5.1 Celebración de eventos publicos
1 2 X historia, por lo tanto se puede eliminar.
Documento sin ningún valor primario, secundario y no tiene relavancia para la
100.5.2 Celebración de eventos privados
1 2 X historia, por lo tanto se puede eliminar.
100.8 CERTIFICACIONES
100.8.3 Certificado de Capacidad Transportadora 2 4 X Es importante para la gestión de la dependencia pero no desarrolla valores primarios
Solicitud y secundarios, se pueden seleccionar el 20% se hace el inventario documental y se
Respuesta pide el concepto del Comité interno de Archivo.
100.8.13 Certificación de Residencia 2 4 X Una vez cumplido su tiempo de retencion, estos documentos por carecer de valor
Solicitud primarios y secundarios, se procedera a levantar inventario para su eliminacion
Respuesta previo concepto del Comité Interno de Archivo
100.8.14 Certificación de Supervivencia 2 4 X Es importante para la gestión de la dependencia pero no desarrolla valores primarios
Solicitud y secundarios, se pueden eliminar se hace el inventario documental y se pide el
Respuesta concepto del Comité interno de Archivo.
100.9 CIRCULARES
Estos documentos una vez se cumpla con su periodo de retención, se podran
100.9.1 Circulares Externas o Reglamentarias 2 8 X
conservar totalmente por su valor administrativo.
Estos documentos una vez se cumpla con su periodo de retención se podran
100.9.2 Circulares Internas o Informativas 2 3 X eliminar por cuanto pierden su valores primarios y secundarios, se levantarán
inventarios y se convoca al Comité Interno de Archivo.
Serie con valor jurídico y legal porque refleja las desiciones y politicas de la
100.18 DECRETOS 4 16 X X administración municipal, contiene información relevante para la historia, la ciencia y
la cultura, se rige bajo la norma: Constitución Nacional Art. 315, Decreto 1421 /1993
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
100.20 DERECHOS DE PETICION 2 8 X Se selecciona por prescripción y vigencia y por carecer de valores primarios el 10%
Petición de los derechos de petición mas importantes de cada año, para conservarse en el
Respuesta archivo histórico previo concepto y aprobación del Comité Interno de Archivo, se rige
bajo la norma: Constitución Nacional Art. 23.
Anexos
100.29 INFORMES
100.29.1 Informe a Entidades del Estado 2 8 X
Se selecciona el 50% de los informes para conservarse en el archivo histórico previo
Solicitud de información concepto y aprobación del Comité Interno de Archivo, se recomienda la digitalización
Informe de comisión o microfilmación del 50% de la documentación restante para su posterior
eliminación. .
Copia de información de envio a entidades del estado
Se selecciona el 50% de los informes para conservarsen en el archivo histórico

100.29.3 Informe a Organismos de Control 4 8 X
previo concepto y aprobación del Comité Interno de Archivo.
100.29.15 Informe de Evaluación 2 8 X

Se selecciona el 50% de los informes de Evaluación, Gestion y Plan de Mejoraminto
100.29.16 Informe de Gestión para conservarsen en el archivo histórico previo concepto y aprobación del Comité
2 8 X
Interno de Archivo.
100.29.24 Informe Plan de Mejoramiento 4 8 X
100.32 LIBROS
100.32.9 Libro Radicador de Comunicaciones Externas 2 2 X Estos libros son el resultado y reflejo de los tramites de correspondencia de
conformidad con el Acuerdo AGN 060/2001, Ley 597/1999, Decreto 2150/1995 y
Resoluición 402/2001, se selecciona el 10% de los libros más importantes para su
100.39.10 Libro Radicador de Comunicacones Internas 2 2 X conservación en el archivo histórico, bajo aprobación del Comité Interno de Archivo.
100.39.12 Libro Radicador de Cheques 2 2 X Se puede elimnar ya que carece de valores primarios y secundarios.
100.34 MANUALES
Manual Especifico de Funciones, Requisitos y Documento con valor primario, una terminado su ciclo de vida se puede seleccionar
100.34.1 4 16 X
Competencias el 25% ya que estos cambian cada vez que hay reestructuración administrativa.
Documento con valor primario, una terminado su ciclo de vida se puede seleccionar
100.34.2 Manual de Procesos y Procedimientos 4 16 X
el 25% ya que estos cambian cada vez que hay reestructuración administrativa.
Se eliminan una vez concluida su etapa en el Archivo Central por cuanto pierden sus
100.36 MEMORANDOS 2 2 X
valores primarios y secundarios.
100.39 PERMISOS
Documentación importante como soporte legal de carácter administrativo. Su
100.39.1 2 8 X
Permiso Instalación de Vallas Publicitarias eliminación a partir de su fecha de vigencia con la aprobación del Comité de Archivo.
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
Documentación importante como soporte legal de carácter administrativo. Su
100.39.2 Permiso Ocupación de Vías Pública 2 8 X
eliminación a partir de su fecha de vigencia con la aprobación del Comité de Archivo.
Documentación importante como soporte legal de carácter amdinistrativo, su
100.39.3 Permiso para Fiestas Públicas 1 4 X
Documentación importante como soporte legal de carácter administrativo, su
100.39.4 Permiso para Promoción de Eventos 1 4 X
Documentación importante como soporte legal de carácter administrativo, su
100.39.5 1 4 X
Permiso Vendedores Ambulantes y Estacionarios eliminación a partir de su fecha de vigencia con la aprobación del Comité de Archivo.
100.40 PLANES
Se conserva por ser documento dende se registra la gestion y el compromiso de la
100.40.20 Plan de Mejoramiento 2 10 X entidad y sus funciones. Refleja las decisiciones y politicas adminiistrativas del ente
territorial
Se selecciona el 50% de los procesos para conservarse en el archivo histórico
100.43.3 PROCESOS JURIDICOS 4 8 X
previo concepto y aprobación del Comité Interno de Archivo.
100.46 PROYECTOS
100.46.3 Proyectos de Acuerdo 4 8 X
Seleccionar una muestra del 10% por cada año, teniendo en cuenta la importancia y
Exposición de motivos utilidad del proyecto dentro del contexto económico, politico y sociocultural.
Comunicación
100.47 QUEJAS Y RECLAMOS 2 8 X Documentación de valor jurídico y de soporte para una mejora en el área
administrativa. Se debe seleccionar el 10% y eliminar el 90% restante con
aprobación del Comité Interno de Archivo, se rige bajo la norma: Constitución
Queja o Reclamo
Nacional Art. 315se rige bajo la norma: Constitución Nacional Art. 315se rige bajo la
Respuesta norma: Constitución Nacional Art. 315.
100.49 REQUERIMIENTOS
100.49.1 Requerimientos Externos 4 11 X
Se conserva cuatro años en el archivo de gestión, transferir al archivo central por
Solicitud
once años, transcurido el tiempo se selecciona el 10% por perder sus valores
Respuesta administrativos.
Anexos
100.49.2 Requerimientos Internos 4 11 X
Se conserva cuatro años en el archivo de gestión, transferir al archivo central por
Solicitud
once años, transcurido el tiempo se selecciona el 10% por perder sus valores
Respuesta administrativos.
Anexos
Esta serie es historica porque contiene documentos con información juridica y legal,
100.50 RESOLUCIONES 4 16 X X relevante para la historia, la ciencia y la cultura, se rige bajo la norma: Constitución
Nacional Art. 315.
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
100.55 TARJETAS DE OPERACIÓN
100.55.1 Expedición 4 16 X
Documentación con efecto y valor Jurídico de estricto cumplimiento ante la
Administración Municipal, al permanecer en el Archivo de Gestión y Central se
sugiere la conservación total con el Vo,Bo. Del Comité de Archivo Municipal.
Solicitud
Resolución administrativa de aprobación sugiere la conservación total con el Vo,Bo. Del Comité de Archivo Municipal.
Documento de Tarjeta
100.55.2 Renovación Tarjetas de Operacion 4 16 X
Solicitud
Resolución administrativa de aprobación sugiere la conservación total con el Vo,Bo. Del Comité de Archivo Municipal.
Documento de Tarjeta
100.55.3 Cancelación Tarjetas de Operacion 4 16 X Documentación con efecto y valor Jurídico de estricto cumplimiento ante la
Resolución administrativa de cancelación sugiere la conservación total con el Vo,Bo. Del Comité de Archivo Municipal.
CONVENCIONES:
CT= Conservación Total E= Eliminación Fecha: Agosto de 2018
M= Microfilmación S= Selección
O= Original C= Copia
Firmas Responsables:
LIDA NOHELIA CASTRO GUTIERREZ JANNET CECILIA GUTIERREZ PABON

Secretaria General y de Gobierno Archivo Municipal
Dependencia Productora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Codigo Dependencia: 101
Identificación de la Codificación: OCI Hoja: 1 de 2
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
101.2 ACTAS
Las actas constituyen actos administrativos de valor historico para la Alcaldia
101.2.13 Actas Comité de Control Interno 5 15 X Municipal, por lo que ameritan conservación permanente en el Archivo Historico, una
Acta de Sesión vez finalice el tiempo de retención en la fase de Archivo central, sin embargo, al
realizar la transferencia secundaria, se debe realizar la depuración de todos los tipos
Convocatoria
documentales que acompañan el acta.
Anexos
101.9 CIRCULARES
101.29 INFORMES
Una vez concluida su etapa en el Archivbo Central se puede seleccionar el 50%, de
101.29.3 Informe a Organismos de Control 4 16 X los informes mas relevantes para conservarse previo concepto y aprobación del
Comité Interno de Archivo.
Se selecciona el 50% de los informes de auditoria previo concepto del Comité

101.29.12 Informe de Auditoria 2 18 X
Interno de Archivo.
Se selecciona el 50% de los informes previo concepto y aprobación del Comité

101.29.16 Informe de Gestión 2 8 X
Interno de Archivo.
101.34 MANUALES
Manual Especifico de Funciones, Requisitos y Documento con valor primario, una terminado su ciclo de vida se puede seleccionar
101.34.1 4 16 X
Competencias el 25% ya que estos cambian cada vez que hay reestructuración administrativa.
Documento con valor primario, una terminado su ciclo de vida se puede seleccionar
el 25% ya que estos cambian cada vez que hay reestructuración administrativa.
Manual Modelo Estandar de Control Interno Documento con valor primario, una terminado su ciclo de vida se puede seleccionar
101.34.3 4 16 X
MECI ya que estos cambian cada vez que hay reestructuración administrativa.
101.35 MAPAS
Se selecciona el 20% anual y se elimina una vez terminad su ciclo vital, previa
101.35.1 Mapas de Riesgos 2 8 X
aprobación del comité de archivo, se rige por la norma Ley 87 de 1993.
Dependencia Productora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Identificación de la Codificación: OCI Hoja: 2 de 2
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
101.40 PLANES
101.40.19 Plan de Auditoria 2 8 X
Justificación de la auditoria
Acta de visita
Se selecciona el 50% de las auditorias de control interno mas importantes, previo
Informe de auditoria concepto de aprobación del comité de archivo, se rige por la norme Ley 87 de 1993.
Comunicación a dependencia (s) involucrada (s)
Informe de seguimiento y acompañamiento
Acta de finalización
Se conserva por ser documento dende se registra la gestion y el compromiso de la
101.40.20 Plan de Mejoramiento 2 10 X entidad y sus funciones. Refleja las decisiciones y politicas adminiistrativas del ente
territorial
101.45 PROGRAMAS
Se selecciona el 30% y los demas se eleminan previo concepto del comité de
archivo, se rige por la norma Ley 87 de 1993.
Se selecciona el 30% y los demas se eleminan previo concepto del comité de
101.45.8 Programas de Control Interno 2 8 X archivo, se rige por la norma Ley 87 de 1993.
101.45.14 Programas de Seguimiento MECI 2 8 X
101.47 QUEJAS Y RECLAMOS 2 8 X Documentación de valor jurídico y de soporte para una mejora en el área
Queja o Reclamo aprobación del Comité Interno de Archivo, se rige bajo la norma: Constitución
Respuesta Nacional Art. 315.
CONVENCIONES:

Dependencia Productora: SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
Identificación de la Codificación: SG.G Hoja: 1 de 17
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
110.2 ACTAS
110.2.12 Acta del Comité de Compras, Adquisiciones y Suministros2 8
X Documento importante por que contiene valiosa información de los que haceres de
la Administración y actuaciones en el Municipio. Se sugiere seleccionarse el 10% de
Convocatoria
las actas, para su posterior eliminación una vez cumpla su tiempo de retención en el
Acta de la Sesión archivo central, con previa aprobación del Comité de Archivo.
Anexos
110.2.14 Acta del Comité de Control Interno Disciplinario
2 8 X
Selección del 10% de acciones más relevantes en el ejercicio de la Ley 087 y
Convocatoria
eliminación con aprobación del Comité de Archivo.
Acta de la Sesión
Anexos
110.2.19 Acta Comité de Participación Comunitaria 2 18 X Se selecciona el 50% de los informes para conservarse en el archivo histórico bajo
Convocatoria a Comité el previo concepto y aprobación del Comité de Archivo; se recomienda la aplicación
Acta de la microfilmación o digitalización del 50% de la documentación restante para su
posterior eliminación.
Anexos del Acta
110.2.28 Actas Comité Electoral 2 8 X Documento importante con valiosa información de los que haceres del la
Administración y actuaciones en el Municipio. Se sugiere seleccionarse el 10% de
las desiciones del comité y digitalización del restante con Vo.Bo. del comité de
Convocatoria a Comité Archivo.
110.2.29 Actas Comité Interno de Archivo 2 8 X Documento importante con valiosa información de los que haceres del la
Convocatoria a Comité Administración y actuaciones en el Municipio. Se sugiere seleccionarse el 10% de
Acta las desiciones del comité y digitalización del restante con Vo.Bo. del comité de
Archivo.
Anexos del Acta
110.2.30 Actas Comité de Justicia Transicional 2 18 X Se selecciona el 50% de los informes para conservarse en el archivo histórico bajo
Convocatoria a Comité el previo concepto y aprobación del Comité de Archivo; se recomienda la aplicación
Acta de la microfilmación o digitalización del 50% de la documentación restante para su
posterior eliminación.
Anexos del Acta
110.2.37 Acta del Comité Paritario de Salud Ocupacional 4 6 X Documento importante por que contiene valiosa información de los que haceres de
Convocatoria la Administración y actuaciones en el Municipio. Se sugiere seleccionarse el 10% de
Acta de la Sesión las actas, para su posterior eliminación una vez cumpla su tiempo de retención en el
archivo central, con previa aprobación del Comité de Archivo.
Anexos
110.2.39 Actas Comité de Orden Público 2 8 X Documento importante con valiosa información de los que haceres del la
Administración y actuaciones en el Municipio. Se sugiere seleccionarse el 10% de
Convocatoria a Comité las desiciones del comité y digitalización del restante con Vo.Bo. del comité de
Acta Archivo.
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
Anexos del Acta
110.2.40 Actas Consejo de Seguridad 2 18 X Documento que por su valor informativo, legal y en ocasiones de carácter fiscal y
Convocatoria a Consejo de Seguridad con contenido de las actividades propias del área, debe seleccionarse en un
Acta Consejo de Seguridad porcentaje representativo; con previo concepto y aprobación del Comité de Archivo.
Esta serie se elimina una vez cumpla su tiempo de retención en el archivo central.
Anexos Acta Consejo de Seguridad
110.8.4
Certificaciones de Contratacion 1 2 X El consecutivo se puede eliminar, porque pierde sus valores Primarios y Secundarios.
110.8.8 Certificaciónes Laborales o Tiempo de Servicio 1 2 X El consecutivo se puede eliminar, porque queda copia en la Historia Laboral
110.8.11 Certificaciones de Permiso 1 2 X El consecutivo se puede eliminar, porque pierde sus valores Primarios y Secundarios.
110.9 CIRCULARES
110.11 COMPROBANTES
110.11.4 Comprobantes de Entradas de Almacen 4 16 X Documento de valor legal por contener información de tipo contable y sirve para la
110.11.7 Comprobantes de Salidas de Almacen 4 16 X investigación, se debe seleccionar un 50%
110.14 CONTRATOS
110.14.1 Contratos de Arrendamiento 2 18 X
- Certificación de inscripción en el Banco de Programas
y Proyectos de nversión municipal Documento esencial al cual se le atribuye una valoración primaria de tipo legal,
penal y civil relevante para la historia institucional y la investigación social y cultural.
- Estudios y documentos previos, anexos técnicos
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, el cual cuenta a
- Certificado Disponibilidad Presupuestal - CDP partir de la fecha de liquidación definitiva del contrato, la serie se trasferiere al
- Copia Cedula Proponente Archivo Central previa la correspondiente depuración y foliación. Finalizado el
tiempo de retención en el Archivo Central, se trasfiere una muestra representativa al
- Minuta del Contrato Archivo Histórico, conforme a los criterios que defina el Comite de Archivo municipal.
- Registro Presupuestal
- Actas Parciales
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
- Ordenes de Pago
- Actas Parciales
- Ordenes de Pago
- Causaciones
- Egresos
- Acta de Entrega del Inmueble
- Acta de Liquidacion
110.14.2
Contrato de Comodato 2 18 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración primaria de tipo legal,
Minutas Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, el cual cuenta a
partir de la fecha de liquidación definitiva del contrato, la serie se trasferiere al
Actas de entrega Archivo Central previa la correspondiente depuración y foliación. Finalizado el
Informes Archivo Histórico, conforme a los criterios que defina el Comite de Archivo municipal.
110.14.3 Contrato de Compraventa 2 18 X

Certificación de registro en el Banco de Programas y
Proyectos de Inversión
Certificación de Disponibilidad Presupuestal
Soportes proceso de convocatoria
- Contrato suscrito por las partes
Documento esencial al cual se le atribuye una valoración primaria de tipo legal,
- Certificado de Registro Presupuestal penal y civil relevante para la historia institucional y la investigación social y cultural.
- Recibo o constancia de Publicaciòn Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, el cual cuenta a
- Polizas o garantias partir de la fecha de liquidación definitiva del contrato, la serie se trasferiere al
Archivo Central previa la correspondiente depuración y foliación. Finalizado el
- Aprobaciòn de Polizas o garantias tiempo de retención en el Archivo Central, se trasfiere una muestra representativa al
- Designación Interventor o Supervisor Archivo Histórico, conforme a los criterios que defina el Comite de Archivo municipal.
- Modificaciones, adiciones, Otrosí y soportes
- Factura o cuenta de cobro
- Entrada Almacen municipal (según el objeto)
- Certificado de cumplimiento o Acta de Recibo final
- Causaciones
- Egresos
110.14.4 Contrato de Concesion 2 18 X
Minutas
Polizas
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
Actas de entrega y recibo Documento esencial al cual se le atribuye una valoración primaria de tipo legal,
Modificaciones, adiciones, Otrosí y soportes
Informes Archivo Central previa la correspondiente depuración y foliación. Finalizado el
Archivo Histórico, conforme a los criterios que defina el Comite de Archivo municipal.
- Acta de Liquidacion (Final, Bilateral o Unilateral)
110.14.5 Contrato de Consultoria 2 18 X
- Estudios y documentos previos, con anexos técnicos
Soportes de la convocatoria -Concurso de Méritos
- Certificado de Registro Presupuestal
- Recibo o constancia de Publicaciòn penal y civil relevante para la historia institucional y la investigación social y cultural.
- Polizas o garantias Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, el cual cuenta a
- Aprobaciòn de Polizas o garantias
- Designación Interventor o Supervisor tiempo de retención en el Archivo Central, se trasfiere una muestra representativa al
- Actas de Iniciacion, Suspensión y Reinición Archivo Histórico, conforme a los criterios que defina el Comite de Archivo municipal.
- Modificaciones, adiciones, Otrosí y soportes
- Informes de Avance con soportes
- certificación de cumplimento o Actas parciales
- Causaciones
- Egresos
- Acta de Entrega
- Acta Liquidacion (Final, Bilateral o Unilateral)
110.14.6 Contrato de Interventoria 2 18 X
- Estudios y documentos previos, anexos técnicos partir de la fecha de liquidación definitiva del contrato, la serie se trasferiere al
Certificación de Disponibilidad Presupuestal Archivo Central previa la correspondiente depuración y foliación. Finalizado el
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
- Recibo o constancia de Publicaciòn
- Polizas o garantias
- Designación Interventor o Supervisor
- Actas de Iniciacion, Suspensión y Reinición
- Modificaciones, adiciones, Otrosí, prorrogas y soportes
- Causaciones
- Egresos
- Acta de Entrega
110.14.7 Contrato de Obra 2 18 X
- Actas de Avance Parcial
- Ordenes de Pago
- Causaciones
- Egresos
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
- Acta de Recibo final
110.14.8 Contrato de Prestacion de Servicios 2 18 X
- Certificado de Registro Presupuestal Documento esencial al cual se le atribuye una valoración primaria de tipo legal,
- Polizas o garantias partir de la fecha de liquidación definitiva del contrato, la serie se trasferiere al
- Aprobaciòn de Polizas o garantias Archivo Central previa la correspondiente depuración y foliación. Finalizado el
- Designación Interventor o Supervisor Archivo Histórico, conforme a los criterios que defina el Comite de Archivo municipal.
- Causaciones
- Egresos
Contrato de Prestacion de Servicios Profesionales y
110.14.9
de Apoyo a la Gestión
2 18 X
Proyectos de Inversión Documento esencial al cual se le atribuye una valoración primaria de tipo legal,
Resolución que justifica la modalidad de contratación penal y civil relevante para la historia institucional y la investigación social y cultural.
- Estudios y documentos previos, anexos técnicos partir de la fecha de liquidación definitiva del contrato, la serie se trasferiere al
Certificación de Disponibilidad Presupuestal Archivo Central previa la correspondiente depuración y foliación. Finalizado el
Soportes proceso de convocatoria tiempo de retención en el Archivo Central, se trasfiere una muestra representativa al

Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
- Designación Interventor o Supervisor
- Causaciones
- Egresos
110.14.10 Contrato de Seguros 2 18 X
- Recibo o constancia de Publicaciòn Documento esencial al cual se le atribuye una valoración primaria de tipo legal,
- Aprobaciòn de Polizas o garantias partir de la fecha de liquidación definitiva del contrato, la serie se trasferiere al
- Certificación de cumplimento o Actas parciales
- Causaciones
- Egresos
110.14.11 Contrato de Suministros 2 18 X
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
- Aprobaciòn de Polizas o garantias Documento esencial al cual se le atribuye una valoración primaria de tipo legal,
- Designación Interventor o Supervisor Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, el cual cuenta a
- Actas de Iniciacion, Suspensión y Reinición partir de la fecha de liquidación definitiva del contrato, la serie se trasferiere al
- Modificaciones, adiciones, Otrosí, prorrogas y soportes tiempo de retención en el Archivo Central, se trasfiere una muestra representativa al
- Informes de Avance parcial con soportes Archivo Histórico, conforme a los criterios que defina el Comite de Archivo municipal.
- Causaciones
- Egresos
110.14.12 Contrato Interadministrativos 2 18 X
- Estudio y documentos previos
- Certificado Disponibilidad Presupuestal - CDP
- Resolución justificación de modalidad de contratación
- Certificado de Registro Presupuestal Documento esencial al cual se le atribuye una valoración primaria de tipo legal,
- Aprobaciòn de Polizas o garantias Archivo Central previa la correspondiente depuración y foliación. Finalizado el
- Actas de Iniciacion, Suspensión y Reinición tiempo de retención en el Archivo Central, se trasfiere una muestra representativa al
- Comunicados entre las partes
- Ordenes de Pago
- Causaciones
- Egresos
- Acta de Recibo final o de Cumplimiento
110.14.13 Convenios 2 18 X
- Estudio y documentos previos
- Resolución justificación de modalidad de contratación
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
- Convenio suscrito por las partes
- Aprobaciòn de Polizas o garantias Documento esencial al cual se le atribuye una valoración primaria de tipo legal,
- Actas de Iniciacion, Suspensión y Reinición Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, el cual cuenta a
- Comunicados entre las partes partir de la fecha de liquidación definitiva del contrato, la serie se trasferiere al
- Modificaciones, adiciones, Otrosí, prorrogas y soportes tiempo de retención en el Archivo Central, se trasfiere una muestra representativa al
- Ordenes de Pago Archivo Histórico, conforme a los criterios que defina el Comite de Archivo municipal.
- Causaciones
- Egresos
- Acta de Recibo final o de Cumplimiento
110.14.14 Licitacion Pública 2 18 X
- Certificado Inscripcion Banco de Proyectos
- Estudios y documentos previos
- Anexos - especificaciones técnicas y demas
- Aviso de prensa
- Aviso a Camara de Comercio
- Aviso de Convocatoria e invitación al control social
Se hace traslado documental para el respectivo contrato que con llevo el proceso,
- Proyecto de Pliego de Condiciones
las que se declaran desiertas son guardadas en el archivo de gestión y luego que
- Observaciones a los Proyectos de Pliegos pase su tiempo de retencion se transfiere al central por un tiempo representativo,
- Respuestas a observaciones luego se eliminan pues pierden todo el valor legal que puede tener un proceso ante
cualquier demanda o requerimiento de control
- Acta de asignacion de riesgos
- Acta de audiencia aclaración pliegos
Se hace traslado documental para el respectivo contrato que con llevo el proceso,
las que se declaran desiertas son guardadas en el archivo de gestión y luego que
pase su tiempo de retencion se transfiere al central por un tiempo representativo,
luego se eliminan pues pierden todo el valor legal que puede tener un proceso ante
cualquier demanda o requerimiento de control
- Resolucion Apertura de Licitacion y conformación

comité evaluador
- Pliego de Condiciones Definitivos
- Acta de Visita al sitio de las obras
- Adendas
- Acta de cierre
- Propuestas u ofertas recibidas
Archiv Archiv
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informe de evaluación del comité evaluador
- Observacines al informe de evaluación
- Respuestas a las observaciones presentadas
- Informe final de evaluación
- Resolución de Adjudicación
- Acta de audiciencia de adjudicación y notificación
110.14.15 Selección abreviada 2 18 X
- Estudios y documentos previos,
- Anexos - especificaciones técnicas, Fichas tecnicas y demas
- Observaciones a los Proyectos de Pliegos
- Respuestas a observaciones
- Resolucion Apertura y conformación comité evaluador
Se hace traslado documental para el respectivo contrato que conllevo el proceso,
- Acta de Visita al sitio de las obras las que se declaran desiertas son guardadas en el archivo de gestión y luego se
- Manifestación de interés en participar eliminan pues pierden todo el valor legal que puede tener un proceso ante cualquier
demanda o requerimiento de control
- Acta de audiencia de consolidación de oferentes
- Adendas
- Acta de cierre
- Informe de comité evaluador
-Respuesta a las observaciones al informe de evaluación
- Informe final de evaluación
- Informe de habilitación para participar en Subasta
- Acta de Audiencia de Subasta
110.14.16 Concurso Público de Meritos 2 18 X
- Estudios y documentos previos, con anexos tecnicos
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- anexos - especificaciones técnicas, y demas
- Resolucion de creacion del Comité Asesor y evaluador
- Observaciones a los Proyectos de Pliegos
- Respuestas a observaciones
- Manifestación conformar lista
- Informe de habilitados
Invitación a presentar propuesta
Se hace traslado documental para el respectivo contrato que conllevo el proceso,
- Resoluciones por la cual se resuelven recursos las que se declaran desiertas son guardadas en el archivo de gestión y luego se
- Resolucion Apertura del proceso eliminan pues pierden todo el valor legal que puede tener un proceso ante cualquier
demanda o requerimiento de control
- Acta visita de obra siempre y cuando se requiera
- Invitación a presentar propuestas
- Acta de cierre
- Informe de comité evaluador
- Respuestas a observacines al informe de evaluación
- Acta de Audiencia de apertura de propuestas
economicas
110.16 CONTROL DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO 2 4 X Se selección el 10% de los establecimientos mas antiguos para conservarse en el
archivo histórico, con previo concepto y aprobación del Comité de Archivo. Se
Formato de visita. recomienda la aplicación de la microfilmación y/o digirtalización del 90% de la
Sanción o aviso al infractor documentación restante para su posterior eliminación.
110.20 DERECHOS DE PETICIÓN 1 19 X Se selección el 10% de los derechos de petición para conservarse en el archivo
Petición histórico, con previo concepto y aprobación del Comité de Archivo. Se recomienda la
Respuesta a la Petición aplicación de la microfilmación y/o digirtalización del 90% de la documentación
restante para su posterior eliminación.
Anexos a la Petición
Se selecciona el 20% de las mas importantes, previo concepto del Comité de
110.24 ENTRADAS DE ALMACEN
4 12 X Archivo.
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110.29 INFORMES

110.29.3 Informes a Organismos de Control 2 8 X los informes mas relevantes para conservarse previo concepto y aprobación del
Se selecciona el 10 % de los informes, y se elimina el 90% previo concepto del

110.29.4 Informe a SAYCO - ACIMPRO 2 8 X
Comité Interno de Archivo
Seleccionar el 30% de la información más importante par aconservarse en el archivo

110.29.5 Informe a Concejo Municipal 2 8 X histórico, con concepto previo del Comité de Archivo, como sugerencia digitalizar el
70% restante.
Se selecciona el 50% de los informes para conservarse en el archivo histórico bajo

el previo concepto y aprobación del Comité de Archivo. Se recomienda la aplicación
110.29.7 Informe a Despacho Alcaldía 2 8 X de la microfilmación y/o digitalización del 50% de la documentación restante para su
posterior eliminación
Se selecciona el 50% de los informes bajo el previo concepto y aprobación del

110.29.16 Informes de Gestión 2 8 X Comité de Archivo.
110.30 INVENTARIOS
110.30.1 Inventario de Bienes en Comodato 4 16 X
110.30.2 Inventario de Bienes Inservibles 2 8 X Documento que por su valor legal, fiscal y contable se debe seleccionar en un
110.30.3 Inventario Documental 2 8 X porcentaje representativo del 20% , con previo concepto y aprobación del Comité de
Archivo, para su posterior eliminación.
110.30.4 Inventario de Bienes Inmuebles 4 16 X
110.30.5 Inventario General de Bienes Muebles 4 16 X
110.30.6 Inventario General de Vehiculos 4 16 X Documento que contiene valor lega, fiscal y contable se debe coleccionar el 50%
110.28 HISTORIAS
100.28.1 Historias de Bienes Inmuebles 4 16 X
Escritura Publica
Documentos de carácter legal, se deben conservar totalmente, por su valor Historico
Certificado de Tradicion y Libertad
Avaluo Comercial
110.28.3 Historias Laborales 20 80 X
Documento con valores primarios y secundarios de tipo legal, penal y civil, relevante
Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
para la investigación historica, social y cultural, aquí se encuentra registrado los
Oficio de notificación del nombramiento o Contrato de Trabajo trabajadores que a tenido el municipio, su conservación es total
Oficio de Aceptación del Nombramiento en el Cargo o Contrato de Trabajo
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Documento de identidad
Hoja de vida (Formato Único Función Pública)
Soportes documentales de estudio
Experiencia que acrediten los requisitos del cargo
Acta de Posesión
Tarjeta Profesional
Experiencia que acredite los Requisitos del Cargo
Pasado Judicial
Certificado de Antecedentes Penales
Certificado de Antecedentes Fiscales
Certificado del Antecedentes Disciplinarios
Declaración de bienes y rentas
Certificado de actitud laboral (exámen médico de ingreso)
Afiliación Seguridad Social
Afiliación Pensión
Afiliación Fondo de Cesantías
Afiliación Caja de Compensación
inscripción en Carrera Administrativa
Evaluación del Desempeño en Carrera Administrativa
Documentos Situaciones Administrativas
* Vacaciones
* Licencias
* Comisiones
* Ascensos
* Traslados
* Encargos
* Permisos
* Ausencias Temporales
* Desvinculación o Suspensión del Contrato
* Pago de Prestaciones
Acto administrativo de retiro o desvinculación
* Suspención del cargo
* Insubsistencia
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* Destitución
* Aceptación de renuncia
* Liquidación del contrato
* Incorporación a otra entidad
110.28.4 Historias de Vehiculos del Municipio 5 25 X
Copia carta de propiedad
Inventario del vehiculo
Documento informativo con valoración primaria y secundaria de tipo legal, penal y
Paz y salvo por pago de impuestos
civil, su conservación es total por que tiene información relevante para la historia e
Certificado de gases investigación.
Pólizas de aseguramiento
Revisión tecnico mecanica
Ordenes de mantenimiento
110.32 LIBROS
Se selecciona el 10% de los libros para su conservación en el archivo histórico, bajo
110.32.9 Libro Radicadores de Comunicaciones Externas 2 3 X la aprobación del Comité de Archivo, eliminar el restante 10%.
Se selecciona el 10% de los libros para su conservación en el archivo histórico, bajo
110.32.10 Libro Radicadores de Comunicaciones Internas 2 3 X la aprobación del Comité de Archivo, eliminar el restante 10%.
Se selecciona el 10% de los libros mas importantes pára su conservación en el
2 8 X archivo histórico, bajo la aprobación del comité de Archivo.
110.32.13 Libro Radicador de Contravenciones
110.34 MANUALES
Manual Especifico de Funciones, Requisitos y
4 26 X
110.34.1 Competencias Se selecciona el 10% anual y se elimina una vez terminado su ciclo vital.
110.34.2 Manual de Procesos y Procedimientos 4 26 X Se selecciona el 10% anual y se elimina una vez terminado su ciclo vital.
110.37 NOMINAS
Por ser un documento con informacion historica y contable se debe hacer una
Nomina de Personal de Planta 25 75 X conservacion total
110.37.1
Por ser un documento con informacion historica y contable se debe hacer una
110.37.2
Nomina de Pensionados 25 75 X conservacion total
110.40 PLANES
Subserie de valor informativo temporal representativa de las actividades
110.40.2 Plan Anual de Capacitación 2 8 X administrativas. Se recomienda seleccionar el 10% y el 90% restante eliminar con la
parobación del Comité de Archivo.
Archiv Archiv
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Documento con valoración primaria de tipo contable, se debe efectuar una selección
110.40.3 Plan Anual de Compras 2 8 X aleatoria del 10% en el archivo central
El valor de estos documentos es de carácter administrativo y de interés en el interior
110.40.5 Plan de Acción 2 8 X de la Alcaldía Municipal traducido en información histórica para seleccionar el 20%y
eliminar con previa aprobación del Comité de Archivo.

110.40.15 Plan de Salud Ocupacional 4 6 X administrativas. Se recomienda seleccionar el 10% y el 90% restante eliminar con la

110.40.
20
Plan de Mejoramiento 4 6 X administrativas. Se recomienda seleccionar el 10% y el 90% restante eliminar con la
110.41 PLANTA DE PERSONAL 4 16 X
Documento de tipo legal se debe conservar totalmente.
Listado Planta de Personal
110.43 PROCESOS
110.43.1 Procesos Disciplinarios Ordinarios 2 18 X
Denuncia o queja
Auto de Apertura
Revisión por competencia otras entidades
Auto de indagación preliminar
Auto de archivo
Auto de Apertura de investigación
Auto de cargos
Documento esencial con valoración primaria de tipo legal penal civil, relevante para
la historia institucional. De conservación total. Estos dan cuenta de las acciones
disciplinarias adentadas por el Municipio.
Descargos Documento esencial con valoración primaria de tipo legal penal civil, relevante para
Alegatos de conclusión la historia institucional. De conservación total. Estos dan cuenta de las acciones
disciplinarias adentadas por el Municipio.
Auto practica de pruebas
Citación audiencia (si es verbal)
Fallo
Notificaciones
Edictos
Estados
Comunicaciones
Recursos
Nulidades
Archiv Archiv
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Gestió Centra
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Revocatorias
Procesos Judiciales 2 18 X Administración Municipal, al permanecer en el Archivo de Gestión y Central se
110.43.2 sugiere la conservación total con el Vo,Bo. Del Comité de Archivo Municipal.
Procesos Policivos Administración Municipal, al permanecer en el Archivo de Gestión y Central se
110.43.8 sugiere la conservación total con el Vo,Bo. Del Comité de Archivo Municipal.
110.45 PROGRAMAS
110.45.6 Programas de Bienestar Social 4 11 X
110.45.7 Programa de Capacitación y Bienestar 4 11 X
110.45.12 Programa de Proteccion a los Derechos Humanos 4 11 X
110.45.13 Programas de Salud Ocupacional 4 11 X
110.47 QUEJAS Y RECLAMOS 2 8 X
Documentación de valor jurídico y de soporte para una mejora en el área
Solicitud de Queja o Reclamo
Respuesta al Peticionario aprobación del Comité de Archivo.
Remisión de Queja o Reclamo a Organismo Correspondiente
110.48 REGISTROS
110.48.1 Registro Entradas de Almacen 4 16 X Documentación con efecto y valor Jurídico de estricto cumplimiento ante la
Documento de Justificación Entrada Administración Municipal, al permanecer en el Archivo de Gestión y Central se
Formato de Entrada Elementos sugiere la selección de lo mas relevante en un 50 % previo concepto del Comité de
Archivo Municipal.
Formtato de Destino
110.48.3 Registro Salidas de Almacen 4 16 X Documentación con efecto y valor Jurídico de estricto cumplimiento ante la
Solicitud de Elementos sugiere la selección de lo mas relevante en un 50 % previo concepto del Comité de
Archivo Municipal.
Formato Salidas de Elementos
Documento con valor primario, una vez terminado su tiempo en el archivo central se
110.48.4 Registro de Control de Pesas y Medidas
4 6 X puede seleccionar el 10% previo concepto del Comité de Archivo.
110.48.5 Registro de Juntas de Acción Comunal 4 6 X
Historiales
Documento con valor historico se debe conservar previo concepto del Comité
Personerias
Evaluador de Documentos.
Afiliaciones
Libros de registro
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO

Archiv Archiv
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110.48.6 Registro de Control de Sellamientos 2 8 X
110.52 SALIDAS DE ALMACEN
Salidas de Almacen de Elementos de Se selecciona el 20% de las mas importantes, previo concepto del Comité de
110.52.1
Consumo
4 12 X
Archivo.
Salidas de Almacen de Elementos
110.52.2
Devolutivos
4 12 X
110.53 SOLICITUDES 2 4 X Documento sin ningún valor primario se puede eliminar en la transferencia primaria.
110.54 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 4 11 X Documento Archivistico que fija las pautas para la normalizacion de la gestion
Acto administrativo de adopcion documental por lo tanto para conservarse en el Archivo Historico previo concepto y
Manual Instructivo para su adopcion bajo la aprobacion del Comité Interno de Archivo
110.56 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 4 11 X
CONVENCIONES:

Dependencia Productora: COMISARIA DE FAMILIA
Identificación de la Codificación: CF Hoja: 1 de 4
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
111.2 ACTAS
Informacion con valor jurídico legal y parte de un expediente, se sugiere su
111.2.1 4 16 X
Acta Comité para la Protección y Atención del Menor Maltratado y Orientación Integral de la Familia conservacion total previo Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
111.2.2 Acta de Conciliación de Alimentos 2 8 X
111.2.3 Acta de Conciliación de Custodia 2 8 X
111.2.4 Acta de Conciliación de Visitas 2 8 X
111.2.5 Acta de Conciliación de Nacituros 2 8 X
111.2.6 Acta de Conciliación de Reconocimiento 2 8 X conservacion total previo Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
111.2.7 Acta de Conciliación de Sociedad Conyugal 2 8 X
111.2.8 Acta de Conciliación Liquidación de Bienes 2 8 X
111.2.9 Acta de Conciliación de Unión Marital de Hecho 2 8 X
111.2.10 Acta de Conciliación de Adulto Mayor 2 8 X
111.44 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS
111.44.1 Proceso Administrativo - PARD 4 16 X
conservacion total previo Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
111.44.2 Proceso por Abuso Sexual 4 16 X
Denuncia
Informes Psicosociales Informacion con valor jurídico legal y parte de un expediente, se sugiere su
Oficio medicina legal conservacion total previo Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
Diagnostico y valoración
Boleta de citación
111.44.3 Proceso por Violencia Intrafamiliar - VIF 4 16 X
Denuncia o queja
Auto
Remisión a medicina legal
Resultado de medicina legal conservacion total previo Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
Citaciones
Despacho comisorio
Valoración sicologica
Informe valoración sicologica
Identificación de la Codificación: CDF Hoja: 2 de 4
Archiv Archiv
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Visita de trabajo social
Informe visita de trabajo social
Ratificación y descargos
Declaraciones
Fallo conservacion total previo Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
Acta
Edictos
Seguimientos
Remisiones
111.44.4 Proceso por Maltrato Infantil 4 16 X
Denuncia
Visita de trabajo social Informacion con valor jurídico legal y parte de un expediente, se sugiere su
Valoración sicologica conservacion total previo Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
conservacion total previo Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
Remisión medicina legal

Boleta de citación
111.44.5 Proceso por Incidente de Desacato 4 16 X
111.44.6 Proceso por Discapacidad 4 16 X
111.44.7 Proceso por Cauciones 4 16 X
111.44.8 Proceso por Amonestaciones 4 16 X
111.44.9 Proceso por ESPA - Sustancias Psicoactivas 4 16 X
111.44.10 Proceso por Orientaciones Legales 4 16 X
111.44.11 Proceso por Orientaciones Sicologicas 4 16 X
111.44.12 Proceso por Orientación Trabajo Social 4 16 X
111.44.13 Evaciones 4 16 X conservacion total previo Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
111.44.14 Proceso por Verificación de Garantia de Derechos - VGD
4 16 X
Citación
Verificación
Garantia
Derechos
Valoración sicologia
Valoración trabajo social
Remisión medicina legal
Archiv Archiv
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Gestió Centra
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Boleta de citación
Amonestaciones
Auto de medida correctiva
111.44.15 Proceso por Denuncios 4 16 X Documento relevante para la investigación, cumplido su tiempo de retención se debe
111.44.16 Proceso por Ideas Suicidas 4 16 X seleccionar el 30% anual, al realizar la transferencia primaria
Documento relevante para la investigación, cumplido su tiempo de retención se debe

111.20 DERECHO DE PETICIÓN 2 8 X
seleccionar el 30% anual, al realizar la transferencia primaria
111.29 INFORMES
111.29.3 Informe a Organismos de Control 1 5 X Una vez concluida su etapa en el Archivbo Central se puede seleccionar el 50%, de
Solicitud de Informe por el Organismo de Control los informes mas relevantes para conservarse previo concepto y aprobación del
Copia contenido del Informe
111.29.2 Informe a Instituciones Educativas 2 8 X
Se Selecciona el 30% de los informes más importante para conservarse previo
111.29.8 Informe al Instituto de Bienestar Familiar 2 8 X concepto del comité de Archivo.
111.29.9 Informe a la Policia Nacional 2 8 X
111.29.20 Informe de Valoración Sicologica 2 13 X
Documentación de valor legal, de las actividades en un periodo de tiempo, Su
111.29.25 Informe de Seguimiento 2 13 X conservación debe ser total.
111.29.17 Informe de Intervención 2 13 X
111.29.16 Informe de Gestion 2 8 X
Seleccionar el 30% de la información más importante para conservarse previo
Solicitud de informe de Gestión Despacho Alcaldía Municipal concepto del comité de Archivo.
Copia recibido informe de Gestión
Seleccionar el 30% de la información más importante previo concepto del comité de
111.29.14 Informe de Estadísticas 2 8 X
Archivo.
111.32 LIBROS
111.32.11 Libro Radicador de Conciliaciones Efectuadas 2 8 X Se selecciona el 10% de los libros más importantes para su conservación en el
111.32.16 Libro Radicador de Medidas de Protección y Cauciones
2 8 X archivo histórico, bajo aprobación del Comité de Archivo.
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
111.32.18 Libro Radicador de Solicitud Conciliaciones 2 8 X
111.32.14 Libro Radicador de Denuncias 2 8 X
111.32.19 Se selecciona el 10% de los libros más importantes para su conservación en el
Libro radicador de Verificación Garantia de Derechos 2 8 X
archivo histórico, bajo aprobación del Comité de Archivo.
111.32.17 Libro Radicador de Registro Usuarios 2 8 X
111.32.9 Libro Radicadores de Comunicaciones Externas 2 8 X
111.32.10 Libro Radicadores de Comunicaciones Internas 2 8 X
111.45 PROGRAMAS
Seleccionar el 30% de la información más importante para conservarse en el archivo
111.45.21 Programas Preventivos 2 8 X histórico, restante eliminar con concepto previo del comité de Archivo.
CONVENCIONES:

Dependencia Productora: INSPECCION DE POLICIA
Identificación de la Codificación: IP Hoja: 1 de 4
Archiv Archiv
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Gestió Centra
n l
112.2 ACTAS
112.2.33 Actas Comité Municipal de Control de Precios 2 6 X

Documentacion Importante por valiosa Informacion de los que haceres de la
Convocatoria a Comité Administracion y actuaciones del Municipio. Se sugiere seleccionar con el Vo.Bo.
Actas Del historiador del Municipio y de su comité de Archivo.
Anexos del Acta
112.5 AUTORIZACIONES
Documentación de valor jurídico legal, se debe eliminar al cumplir su tioempo de
112.5.3 Autorización Movilización de Ganado 2 6 X
retención señalado en la TRD, con el Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
Documentación de valor jurídico legal, se debe eliminar al cumplir su tiempo de

112.5.4 Autorización Trasteos fuera del Municipio 2 6 X
retención señalado en la TRD, con elk Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
112.10 COMISIONES JUDICIALES 2 6
Documento de Valor jurídico legal, se debe eliminar al cumplir su tiempo de
112.8.1 Certificaciones Antecedentes Policivos 2 4 X
retención en la TRD, con el Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
112.17 CONSTANCIAS
Documento de Valor jurídico legal, se debe eliminar al cumplir su tiempo de
112.17.1 Constancia Perdida de Documentos 2 4 X
Documento de Valor Jurídico legal, se debe eliminar al cumplir su tiempo de

112.17.4 Constancia de Venta de Ganado 2 4 X
112.15 CONTRAVENCIONES DE POLICIA

112.15.1 Queja por ratificación de humedad 2 8 X
112.15.2 Queja por tenencia responsable de animales 2 8 X
112.15.3 Queja por escombros y basuras 2 8 X Documento de Valor jurídico legal, se debe eliminar al cumplir su
112.15.4 Queja por problemas de convivencia 2 8 X tiempo de retención en la TRD, con el Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
112.15.5. Queja por protección a las vias publicas 2 8 X
112.15.6 Queja por levantamiento de pendientes de vehículos 2 8 X
112.19 DENUNCIOS
112.19.1 Denuncios de Contravenciones Policivas 2 8 X Información de interes y valor jurídico legal que forma parte de un expediente, se
Recepción de la Denuncia recomienda la conservación total.
Identificación de la Codificación: IDP Hoja: 2 de 4
Archiv Archiv
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Gestió Centra
n l
Respuesta de la Denuncia
Traslado de la Denuncia a Organismo Competente
Información de interes y valor jurídico legal que forma parte de un expediente, se
112.19.2 Denuncios de Perdida de Documentos 4 12 X
recomienda la conservación total.
112.20 DERECHO DE PETICIÓN 2 8 X
Derecho Se selecciona el 10% para conservación total, lo demas se elimina previo concepto
Respuesta del comité de archivo.
Anexos
Cumplida su vigencia administrativa no desarrollan valores secundarios e historicos,
112.21 DESPACHOS COMISORIOS 2 8 X la documentacion se encuentra en el ente investigador, se debe eliminar al cumplir
su tiempo de retención en la TRD, con el Vo. Bo. Del Comité de Archivo.
112.29 INFORMES
112.29.3 Informe a Organismos de Control 4 12 X
Se selecciona el 50% de los informes mas importantes previo concepto de un
Copia radicado entrega de informes
historiador y la aprobación del comité de archivo.
Anexos
Seleccionar el 30% de los inflrmes mas importantes previo concepto del comité de
112.29.14 Informe de Estadísticas 4 12 X
Archivo.
concepto del comité de Archivo.
112.32 LIBROS
Se selecciona el 10% de los libros más importantes para su conservación en el
112.32.8 Libro Notificador de Contravenciones 1 10 X archivo histórico, bajo la aprobación del comité de Archivo. Se recomienda eliminar
el restante 90%.
Se selecciona el 10% de los libros más importantes para su conservación en el
112.32.13 Libro Radicador de Contravenciones 1 10 X archivo histórico, bajo la aprobación del comité de Archivo. Se recomienda eliminar
el restante 90%.
Se recomienda conservar el 10% de lainformación más importante en el Archivo
112.32.15 Libro Radicador de Despachos Comisorios 1 3 X Histórico, bajo la aprobación del comité de Archivo, Se recomienda eliminar el
restante 90%.
Archiv Archiv
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112.33 LICENCIAS
112.33.2 Licencia de Inhumación 1 10 X
Documentación de soporte legal y del efecto jurídico, se recomienda su
Solicitud de Licencia para la Inhumación de Cadáveres
conservación total.
Documentos requeridos para la Licencia de Inhumación
112.40 PLANES
112.40.5 Plan de Acción 2 4 X
Documento legal el cual se encuentra en el informe del secretario de gobierno, por
Informe de Ejecución
consiguiente se puede eliminar
Cronograma
112.43 PROCESOS
112.43.4 Procesos por amparo al domiciliao 2 8 X
112.43.5 Procesos por bien inmueble que amenaza ruina 2 8 X
112.43.6 Procesos por cierre de minas 2 8 X Documento que por su valor jurídico legal y fiscal, se debe seleccionar en un
112.43.7 Procesos por lanzamiento por ocupación de hecho 2 8 X porcentaje representativo del 50%; con previo concepto y aprobación del Comité de
Archivo, para su posterior eliminación.
113.43.9 Procesos por restitución a la posesión o statu quo 2 8 X
Procesos por Restitución de Espacios de Uso
112.43.10 2 8 X
Publico
112.43.11 Procesos por suspensión de obra 2 8 X
112.48 REGISTROS
112.48.7 Registro de Control de Pesas y Medidas 2 8 X Documento con efecto jurídico legal y de cumplimiento, su conservación debe ser
112.48.8 Registro de Marcas y Herretes 4 8 X total.
112.50 RESOLUCIONES
Resolución de Sellamiento de Establecimiento Resolución con efecto jurídico legal y de cumplimiento, su conservación debe ser
112.50.1 1 4 X
Publico total.
Resolución de Apertura de Establecimiento
112.50.2 1 4 X Resolución con efecto jurídico legal y de cumplimiento, su conservación debe ser total.
Publico
Archiv Archiv
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Gestió Centra
n l
CONVENCIONES:

Dependencia Productora: SECRETARIA DE PLANEACION
Identificación de la Codificación: SP Hoja: 1 de 5
Archiv Archiv
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Gestió Centra
n l
120.2 ACTAS
120.2.16 Actas del Comité de Estratificación 2 18 X
Convocatoria a Comité Selección del 10% acciones más relevantes en el ejercicio de la Ley 087 y
Acta Comité eliminación con Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
Anexos
120.2.27 Acta Comité del SISBEN 2 18 X
Anexos
120.2.31 Acta Comité Municipal de Atención y Prevención de Desastres

2 8 X
eliminación con Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
Acta
Anexos del Acta
120.2.44 Acta del Consejo Territorial de Planeación 2 16 X
Convocatoria a Comité Esta serie es historica porque contiene documentos relevantes para la historia, la
ciencia y la cultura
Acta Comité
Anexos
120.9 CIRCULARES
Circulares Externas o Reglamentarias Estos documentos una vez se cumpla con su periodo de retención, se podran
120.9.1 2 8 X
Circulares Internas o Informativas Estos documentos una vez se cumpla con su periodo de retención se podran
120.9.2 2 3 X eliminar por cuanto pierden su valores primarios y secundarios, se levantarán
Seleccionar el 10% de la documentación, para posterior eliminación del 90% cuando
120.8.6 Certificación de Estratificación 4 6 X
cumpla su primera fase de archivo, con concepto previo del Comité de Archivo.
120.8.9 Certificaciones de Nomenclatura 4 16 X
Una vez terminado su tiempo de retencion se puede eliminar por que pierde sus
120.8.12 Certificaciones de Puntaje Sisben 2 4 X
Una vez terminado su tiempo de retencion en el archivo de gestion se puede
120.8.15 Certificaciónes de Servicio Social 1 2 X
eliminar por que pierde sus valores primarios y secundarios.
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
Documentación de carácter administrativo, con valor jurídico legal e histórico.
120.8.17 Certificaciónes del Uso del Suelo 4 16 X
Seleccionar el 50% y eliminar el restante 50% con acta de Comité de Archivo.
120.20 DERECHOS DE PETICION 2 18 X
Petición Documentación con valor jurídico Legal y de transporte par el respeto de los
Respuesta al peticionario derechos de los ciudadanos. Seleccionar el 50% y el otro 50% eliminar con acta de
Anexos a la respuesta de petición Comité de Archivo.
Cominicado de traslado a otra entidad

120.25 ESTUDIOS
120.25.1 Estudio de Suelos Urbanisticos 2 18 X Subserie de carácter Administrativo con valor histórico y de aplicación en la toma de
decisiones. Soporte fiscal ante los Organismos de control. Se sugiere su
Estudios Técnicos y Financieros conservación total.
120.27 FICHAS FAMILIARES SISBEN 4 16 X
Solicitud afiliación Se selecciona el 30% de las ficha familiares del SISBEN mas importantes para
conservarse en el archivo historico previo concepto de un historiador y bajo la
Ficha familiar aprobacion del comité de archivo
Desvinculación
120.29 INFORMES
120.29.3 Informe a Organismos de Control 2 18 X los informes mas relevantes para conservarse previo concepto y aprobación del
120.29.5 Informe al Concejo Municipal 2 18 X
120.29.7 Informe al Despacho Municipal 2 18 X

concepto del Comité de Archivo.
Informe de Seguimiento a los Planes, concepto del Comité de Archivo.
120.29.18 2 18 X
Programas y Proyectos
120.29.22 Informe del Consejo Territorial de Planeacion 2 18 X
120.29.23 Informe del SISBEN 2 18 X
120.32 LIBROS
Libro Radicadores de Comunicaciones
120.32.9 2 13 X Se seleccionar el 10% de los libros más importantes para su conservación previo
Externas
concepto del Comité de Archivo.
120.32.10 Libro Radicadores de Comunicaciones Internas 2 13 X
120.33 LICENCIAS
120.33.1 Licencia de Construcción 10 15 X
Obra Nueva Por tratarse de informacion relavante para la comunidad, la historia y la
Ampliación investigación, se debe conservar totalmente.
Adecuación
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
Modificación
Restauración
Reforzamiento estructural
Demolición
Reconstrucción
Cerramiento
Estado de ruina
Autorización de actuaciones urbanisticas en
bienes de interés cultural
Reparaciones locativas
Licencia de Intervención y Ocupación del
120.33.3 10 15 X
Espacio Publico
Localización de equipamentos Por tratarse de informacion relavante para la comunidad, la historia y la
Intervención del espacio publico investigación, se debe conservar totalmente.
Intervención y ocupación temporal de playas y
terrenos de bajamar
Por tratarse de informacion relavante para la comunidad, la historia y la
120.33.4 Licencia de Parcelación 10 15 X
investigación, se debe conservar totalmente.
Licencias de Reconocimiento de una Por tratarse de informacion relavante para la comunidad, la historia y la
120.33.5 10 15 X
Edificación investigación, se debe conservar totalmente.
120.33.6 Licencia de Subdivisión de Predios 10 15 X
Subdivisión rural Por tratarse de informacion relavante para la comunidad, la historia y la
Subdivisión urbano investigación, se debe conservar totalmente.
Reloteo
120.34 MANUALES
Manual Especifico de Funciones, Requisitos y
120.34.1 4 16 X Documento con valor primario, una terminado su ciclo de vida se puede seleccionar
Competencias
ya que estos cambian cada vez que hay reestructuración administrativa.
120.40 PLANES
Documentación de carácter administrativo básica en la determinación del predial,
120.40.4 Plan Básico de Ordenamiento Terriotorial PBOT 1 4 X
servicios públicos, urbanismo y del valor histórico. Se sugiere su conservación total
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
El valor de estos documentos es de carácter administrativo y de interés en el interior
120.40.5 Plan de Acción 2 8 X de la Alcaldía Municipal traducido en información histórica para seleccionar el 20%y
eliminar con previa aprobación del Comité de Archivo.
Planes de valor técnico por lo cual debe obedecer a una selección de acuerdo a la
120.40.6 Plan de Atención a Desastres 4 11 X actualización efectuada al plan para posterior aliminación con acta del comité de
Archivo Municipal.
Seleccionar el 50% de la serie una vez cumpla el tiempo de retencion y realizado el
120.40.10 Plan de Desarrollo Municipal 4 16 X
proceso en el comité de archivo
Subserie de valor informativo Institucional e histórico de las actividades y programas
120.40.12 Planes de Estratificación Socio Economica 2 3 X del Muncipio del periodo fiscal. Se sugiere su conservación total, una vez haya
cumplido su tiempo del retención.
Subserie con valor administrativo, básica en la ejecución de actividades con metas
120.40.14 Planes de Nomenclatura 2 3 definidas sobre el desarrollo Municipal. Se sugiere su conservación total, una vez
haya cumplido su tiempo de retención.
Subserie con valor administrativo, básica en la ejecución de actividades con metas
120.40.18 Plan Operativo Anual de Inversiones 2 3 X definidas sobre el desarrollo Municipal. Se sugiere su conservación total, una vez
haya cumplido su tiempo de retención.
120.35 MAPAS
Seleccionar el 50% de la serie una vez cumpla el tiempo de retencion y realizado el
120.35.2 Mapas Generales del Municipio 4 16 X
proceso en el comité de archivo
120.45 PROGRAMAS
120.45.4 Programa de Atención SISBEN 4 6 x

Control de afiliación
Solicitud de novedad
Certificaciones de afiliación a SISBEN Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retencion, ya que
queda registrado en otro documento.
Encuesta SISBEN
Fichas tecnicas
Resultados de encuestas
Visitas domiciliarias
Planes de valor técnico por lo cual debe obedecer a una selección de acuerdo a la
120.45.11 Programa de Prevención de Desastres 4 11 X actualización efectuada al plan para posterior aliminación con acta del comité de
Archivo Municipal.
120.46 PROYECTOS
120.46.4 Proyectos de Vivienda 1 3 X X
* Encuesta Interesados en programas de vivienda de Interés Social
Archiv Archiv
CT E M S
Gestió Centra
n l
* Encuesta Interesados en programas de vivienda de Interés Social
* Formulario de Inscripción
* Formulario de Mejoramiento de Vivienda Subserie de carácter Administrativo y del soporte de las acciones de servicio a los
* Listado de Postulantes ussuarios. Seleccionar el 10% de la información y eliminar el 90% una vez se haya
cumplido el tiempo de retención, con acta del Comité de Archivo Municipal.
* Notificación Personal Asignación de Subsidios de Vivienda y/o Mejoramiento
* Resoluciones (Administrativas de División de vivienda y Desarrollo comunitario Adjudicación de Subsidio)

* Proyectos de Vivienda para acceder al Subsidio Familiar de viviendad con Recursos del Muncipio y de otras Entidades
120.48 REGISTROS
Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retencion, ya que
120.48.2 Registros de Beneficiarios SISBEN 4 6 x
queda registrado en otro documento.
Documento con valor primario relevante para a investigacion, la historia y cultura su
120.50 RESOLUCIONES 4 16 X
conservacion es total
CONVENCIONES:

Dependencia Productora: SECRETARIA DE HACIENDA
Identificación de la Codificación: SH Hoja: 1 de 5
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS Archiv Archiv
CODIGO o o PROCEDIMIENTO
DOCUMENTALES CT E M S
Gestió Centra
n l
130.2 ACTAS
120.2.11 Actas Comité del Confis 2 8 X Documento con valoración primaria de tipo legal penal y civil relevante para la
Convocatoria historia institucional , la investigación historica, social y cultural, se conserva como
memoria historica de la gestión.
Acta Consejo
130.2.22 Acta Comité de Saneamiento Contable 2 8 X
Selección del 10% de la acciones más relevantes en el ejecicio de la ley 087 y
Convocatoria a Comité eliminación con la aprobación del Comité de Archivo.
Acta Comité
130.6 BALANCE GENERAL 2 18 X
Su conservacion es total, por tener informacion relevante para la historia e
Estados financieros investigacion.
Notas a los estados financieros
130.7 BOLETINES
130.7 Boletin Diario de Caja 2 18 X
Boletín Seleccionar un 5% del total de la serie una vez cumplido el tiempo de retención.
Anexos Acta
130.8.2 Certificaciones Bancarias Documento que se encuentra en el balance general, se puede eliminar
2 4 X
130.8.5 Certificado de Disponibilidad Presupuestal 2 4 X Documento que se encuentra en la serie contratos, y en los comprobantes de
Solicitud egreso, se puede eliminar

130.8.7 Certificaciones de Ingresos y Retenciones 2 4 X
Documentos que pierden sus valores primarios, se puede elimnar una vez haya
130.8.10 Certificados de Paz y Salvo Predial 2 4 X
cumplido su tiempo de retencion.
Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención

130.8.15 Certificaciones de Servicio Social 2 4 X
130.8.16 Certificaciones de Superávit para Incorporar 2 4 X
130.8.18 Certificados de Retención en la Fuente 2 8 X Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención
130.8.19 Certificaciones de Rubros 2 4 X
130.9 CIRCULARES
Circulares Externas o Reglamentarias 2 8 X
130.9.1 conservar totalmente por su valor administrativo.
Gestió Centra
n l
130.11 COMPROBANTES
130.11.1 Comprobante de Ajuste 2 18 X
130.11.2 Comprobantes de Contabilidad 2 18 X
130.11.3 Comprobantes de Egreso 2 16 X
Nómina
Documentos que tienen informacion administrativa historica y cultual y se debe
Transferencia conservar totalmente, para la investigacion.
Servicios Financieros Adquiridos a Terceros
Prestación Servicios Administrativos
130.11.5 Comprobantes de Diario 2 18 X
130.11.6 Comprobantes de Ingresos 2 16 X
130.12 CONCILIACIONES
130.12.1 Conciliaciones Bancarias 12 X
* Conciliación por cuenta y banco
* Extractos bancarios
Se selecciona el 5% de las conciliaciones bancarias mas importantes para
conservarce en el archivo historico.
* Notas Credito Se selecciona el 5% de las conciliaciones bancarias mas importantes para
* Notas Debito conservarce en el archivo historico.
*Colillas de Cheques Utlizados

130.12.2 Conciliaciones de Operaciones Reciprocas 12 X
* Actas de conciliación
* Recibos de Consignación
Serie con valores primarios y secundarios, informacion relevante para la
130.13 CONSOLIDADO 4 16 X
investigacion e historia su conservacion es total
130.17 CONSTANCIAS
130.17.2 Constancia de Notificación exención del pago de impuesto
2 predial
6 por reservas forestales.
X Se selección el 10% de las constancias para conservarse en el archivo histórico, con
previo concepto y aprobación del Comité de Archivo. Se recomienda la aplicación de
130.17.3 la microfilmación y/o digirtalización del 90% de la documentación restante.
Constancia de Notificación exención del pago de impuesto
2 Instituciones
6 religiosas. X
130.20 DERECHOS DE PETICIÓN 1 19 X Se selección el 10% de los derechos de petición para conservarse en el archivo
Petición histórico, con previo concepto y aprobación del Comité de Archivo. Se recomienda la
Respuesta a la Petición aplicación de la microfilmación y/o digirtalización del 90% de la documentación
restante para su posterior eliminación.
Anexos a la Petición
Gestió Centra
n l
130.22 DEUDA PUBLICA 2 8 X
Se selecciona el 10% de la informacion mas relevante para su conservacion tota
Formato Estado de la Deuda Pública 2 8 X
130.23 EJECUCION PRESUPUESTAL Documento administrativo, informativo tecnico con valoración primaria de tipo
130.23.1 Ejecución Activa 2 8 X legalpenal y civil. Cumplido su tiempo se debe efectuar una selección sistematica
de informes mas relevantes del año
130.23.2 Ejecución Pasiva 2 8 X
130.29 INFORMES
130.29.3 Informes a Organismos de Control 4 16 X
130.29.5 Informe al Concejo Municipal 2 18 X
130.29.7 Informe al Despacho Municipal 2 18 X Se selecciona el 50% de estos informes teniendo en cuenta los mas relevantes, bajo
130.29.16 Informes de Gestión 4 16 X el previo concepto del Comité de Archivo.
130.29.19 Informes de Serguimiento al PAC 4 16 X

130.29.21 Informe de Reservas Presupuestales 2 18 X
130,.31 INVERSIONES
130.31.1 Inversiones en Cuentas Bancarias 4 16 X
130.31.2 Inversiones en Titulos Valores 4 16 X Series de carácter legal juridico, su conservacion es total
130.31.3 Inversiones en Acciones 4 16 X
130.32 LIBROS
Se selecciona el 30% de los lobros mas importantes para conservarse en el archivo
130.32.1 Libro Auxiliar de Bancos 4 26 X
historico previo concepto del Comité de Archivo.
Libros Auxiliar de Caja 4 26 X Subserie de valor técnico y soporte legal en la etapa precontractual para la toma de
130.32.2 decisiones; importante en la historia del Municipio. Seleccionar el 50% y eliminar el
restante con la aprobación del Comité de Archivo, una vez haya cumplido el tiempo
Libro Auxiliar de Contabilidad 4 26 X de retención.
130.32.3
Se selecciona el 30% de los lobros mas importantes para conservarse en el archivo
130.32.4 Libro de Entrega Cheques 4 11 X
historico previo concepto del Comité de Archivo.
Libro de Presupuesto de Gastos 4 26 X Subserie de valor técnico y soporte legal en la etapa precontractual para la toma de
130.32.5 decisiones; importante en la historia del Municipio. Seleccionar el 50% y eliminar el
Libro de Presupuesto de Ingresos 4 26 X de retención.
130.32.6
Subserie de valor técnico y soporte legal en la etapa precontractual para la toma de
decisiones; importante en la historia del Municipio. Seleccionar el 50% y eliminar el
130.32.7 Libro Mayor y Balance 4 26 X
de retencion
130.32.9 2 13 X
Externas Se seleccionar el 10% de los libros más importantes para su conservación en el
Libro Radicadores de Comunicaciones archivo historico, bajo la aprobación del Comité de Archivo eliminar el restante 90%.
130.32.10 2 13 X
Internas
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
CODIGO PROCEDIMIENTO
DOCUMENTALES
Gestió Centra
n l
130.34 MANUALES
130.34.1 Manual Especifico de Funciones, Requisitos y
Competencias
4 26 X Se selecciona el 10% anual y se elimina una vez terminado su ciclo vital.
130.38 NOTAS Y COMPROBANTES CONTABLES
130.38.1 Notas de Traslado
130.38.2 Notas Bancarias
130.40 PLANES
2 8 X El valor de estos documentos es de carácter administrativo y de interés en el interior
130.40.1 Plan Anual de Caja
de la Alcaldía Municipal traducido en información histórica para seleccionar el 20%y
130.40.5 Plan de Acción 2 8 X eliminar con previa aprobación del Comité de Archivo.
130.42 PRESUPUESTO ANUAL
130.42.1 Presupuestos de Ingresos, Gastos e Inversiones 2 18 X
*Decreto de liquidación Documento esencial el cual tiene valoración primaria de tipo legal penal y civil,
*Decreto de modificación del presupuesto relevante para la historia institucional. Su conservación es total.
*Decreto de distribución
130.45 PROGRAMAS
130.45.1 Programa Anual Mensualizado de Caja PAC
130.50 RESOLUCIONES
Documento con valor primario relevante para a investigacion, la historia y cultura su
130.50.1 Resoluciones de Cobro 4 16 X
conservacion es total
130.51 RETENCION EN LA FUENTE 2 8 X Documento básico en la transferencia de retenciones al funcionar el Municipio como
agente retenedor de conformidad al sistema de retenciones, decreto 17/05 y
resolución 108 y resolución 2/06. Se sugiere su conservación total una vez cumplido
130.51.1 Decraracion mensual de retefuente su tiempo de retención
Gestió Centra
n l
CONVENCIONES:

Dependencia Productora: SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL
Identificación de la Codificación: SDS Hoja: 1 de 5
Gestió Centra
n l
140.2 ACTAS
140.2.15 Acta Comitre de Convivencia Escolar 2 8 X
Invitación al comité eliminación con Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
Acta Comité
140.2.18 Actas Comité de Madres Lideres 2 8 X
Acta Comité
140.2.17 Acta Comité Gerentologico Municipal 2 8 X
Acta Comité
140.2.20 Actas Comité de Participacion Comunitaria en Salud
2 8 X
Acta Comité
140.2.21 Actas Comité de Politica de Infancia y Adolescencia
2 8 X
Acta Comité
140.2.23 Actas Comité de Sustancias Psicoactivas 2 8 X
Acta Comité
140.2.24 Actas Comité de Vacunacion 2 8 X
Acta Comité
140.2.25 Actas Comité de Vigilancia Epidemiologica 2 8 X
Acta Comité
140.2.26 Actas Comité del Buen Trato 2 8 X
Acta Comité
140.2.34 Acta Comité Municipal de la Juventud 4 16 X
Convocatoria a comité eliminación con Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
Acta Comité
140.2.35 Actas Comité Municipal del Programa Colombia4Mayor 16 X
Acta Comité
Gestió Centra
n l
140.2.32 Actas Comité Municipal de Certificacion Mas Familas
4 en16
Accion X
Acta Comité
Actas Comité Municipal para la Atención
140.2.36 Integral de la Población Desplazada 4 16 X Selección del 10% de acciones más relevantes en el ejercicio de la Ley 087 y
Acta Comité
140.2.38 Actas Consejo Consultivo de Mujeres 2 8 X
Acta Comité
140.2.41 Acta del Consejo Municipal de Cultura 2 8 X
Convocatoria a Comité eliminación con Vo.Bo. Del Comité de Archivo.
Acta Comité
140.2.45 Acta Consejo Territorial de Seguridad Social en2Salud 8 X
Acta Comité
140.2.50 Acta Junta Municipal de Educación 2 18 X
Anexos Acta
Seleccionar el 10% de la documentación para posterior eliminación del 90% cuando
140.8.15 Certificación de Servicio Social 1 1 X
cumpla su primera su primera fase de archivo, con concepto previo del comité de
Archivo.
140.9 CIRCULARES
Circulares Internas o Informativas 2 3 X eliminar por cuanto pierden su valores primarios y secundarios, se levantarán
140.9.2 inventarios y se convoca al Comité Interno de Archivo.
140.9.3 Circulares Programas de Cultura 1 1 X
140.20 DERECHOS DE PETICION 2 18
Petición Documentación con efecto y valor jurídico de estrcito cumplimientos ante la
Respuesta a peticionario Administración Municipal, al permanecer en el archivo de gestión y central se
sugiere la conservación total con el Vo.Bo. Del Comité de Archivo Municipal.
Anexos a la respuesta de la petición
Comunicación de Traslado a otra área o entidad
Gestió Centra
n l
140.29 INFORMES
140.29.3 Informe Organismos de Control 2 8 X
140.29.5 Informe a Concejo Municipal 2 8 X Se Selecciona el 30% de los informes mas relevantes y que contengan la
140.29.7 Informe al Despacho Municipal 2 8 X información mas importante, previo concepto del Comité de Archivo.

140.30 INVENTARIOS
140.-30.1 Inventario Biblioteca Publica 4 8 X Documentos con informacion relevante de carácter informativo, se puede eliminar,
140.30.2 Inventario de Trajes Tipicos 4 8 X teniendo en cuenta que esta informacion reposa en la serie inventario general de
bienes muebles devolutivos..
140.30.3 Inventario de Implementos Musicales 4 8 X
140.28 HISTORIAS
140.28.2 Historias de Instituciones Educativas 4 16 X
* Resolucion licencia de funcionamiento
* Aprobacion PEI
* Actas de visita
Documento esencial con valoracion primaria de tipo legal penal y civil de
* Resolucion cambio de nombre o razon social conservacion total.
* Resolucion cierre
* Resolucion cambio de propietario
* Historia laborar rector
* historia laborar secretario
140.32 LIBROS
140.32.9 2 13 X
archivo historico, bajo la aprobación del Comité de Archivo eliminar el restante 90%.
Se seleccionar el 10% de los libros más importantes para su conservación en el
140.32.10 2 13 X
Internas
140.34 MANUALES
140.34.1 Manual Especifico de Funciones,
Requisitos y Competencias
140.40 PLANES
Seleccionar el 30% de la informacion mas importante para conservar en el archivo
140.40.5 Plan de Accion 4 8 X
historico restante eliminar con concepto del comité de archivo.
140.40.7 Planes de Acción Social 4 8 X
140.40.8 Plan de Desarrollo Cultural 4 8 X Planes de valor técnico por lo cual debe obedecer a una selección de acuerdo a la
140.40.9 Plan de Desarrollo Juvenil 4 8 X actualización efectuada al plan para posterior aliminación con acta del comité de
Archivo Municipal.
140.40.17 Plan Municipal de Educación 4 8 X
*Plan de educación
Gestió Centra
n l
*Cronograma
*Eventos
*Anexos
140.45 PROGRAMAS
Programas de valor técnico por lo cual debe obedecer a una selección de acuerdo
140.45.2 Programas de Acción Social 4 11 X a la actualización efectuada al programa para posterior aliminación con acta del
comité de Archivo Municipal.
Programas de valor técnico por lo cual debe obedecer a una selección de acuerdo
Programa de Atención a Población Adulto
140.45.3 4 11 X a la actualización efectuada al programa para posterior aliminación con acta del
Mayor
140.45.5 Programa de Biblioteca Municipal 2 18 X

140.45.9 Programa de Cultura 2 18 X Soporte de las funciones y actividades del área, se debe seleccionar el 10% y el
140.45.10 Programa de Inspeccion y Vigilancia Sector Educativo
4 16 X 90% eliminar, con el Vo.Bo. Del Comité.
140.45.16 Programa de Transporte Escolar 4 16 X

140.45.17 Programa Mas Familias en Accion 4 6 X
140.45.17.1 Actualizacion Escolar
140.45.17.2 Verificacion de Ccmpromisos en Educacion
140.45.17.3 Verificacion de Compromisos en Salud
140.45.17.4 Pueblos y Territorios
140.45.17.5 Preinscripcion de Desplazados
140.45.17.6 Entrega de carnet
140.45.17.7 Pagos
140.45.17.8 Bancarizacion
140.45.17.9 Inscripciones
140.45.17.1
0 Asambleas Municipales
Una vez cumplidos los periodos de Retencion los documentos que forman parte de
140.45.17.1
la serie se selecciona el 10% ya que pierden sus valores administrativos
1 Comité Municipal de Certificacon
140.45.17.1
2 Suspendidos
140.45.17.1
3 Capacitaciones
140.45.17.1
4 Certiificados Escolares
140.45.17.1
5 Novedades
Novedades por cambio de residencia en el
Municipio
Novedades por traslado del Muniocipio
Novedades por retiro del menor por
fallecimiento
Novedades por reporte de Bienestar Familiar
Gestió Centra
n l
Novedades en Salud
Novedades en Educacion
Novedades porcambio de condicion
Novedades por cambio de madre titular
Novedades por cambio en documento de
identidad
140.45.17.1
6 Oferta Educativa
Soporte de las funciones y actividades del área, se debe seleccionar el 10% y el
X
140.45.15 Programa Restaurantes Escolares 1 4 90% eliminar, con el Vo.Bo. Del Comité.
4 16 X
140.45.18 Programa para el Adulto Mayor
Soporte de las funciones y actividades del área, se debe seleccionar el 10% y el
4 16 X
140.45.19 Programa para la Juventud 90% eliminar, con el Vo.Bo. Del Comité.
4 16 X
140.45.20 Programa para la Niñez
CONVENCIONES:

Dependencia Productora:
UNIDAD MUNICIPAL DE ASISTENCIA TECNICA AGROPECUARIA
Identificación de la Codificación: UMATA Hoja: 1 de 3
Gestió Centra
n l
150.2 ACTAS
150.2.42 Acta Consejo Municipal de Desarrollo Rural

2 8 X Documentación soporte de las Actividades del área Selección del 10% acciones más
Convocatoria a Comité relevantes y eliminación con Vo.Bo. Del Comité de Archivo después de haber
Acta Comité cumplido su tiempo de retención indicado.
Anexos Acta
140.2.43 Acta Consejo Municipal de Turismo 2 8 X
Acta Comité eliminación con Vo.Bo. Del Comité de archivo
Anexos Acta
150.2.49 Acta Consejo Territorial de Política Ambiental 2 8 X
Acta Comité eliminación con Vo.Bo. Del Comité de archivo
Anexos Acta
Una vez cumplido su tiempo de retencion se puede eliminar, ya que perde los vlores
150.8.15
Certificaciones de Servicio Social 1 2 X primarios, previo concepto del Comité de Archivo.
150.9 CIRCULARES
Circulares Internas o Informativas 2 3 X eliminar por cuanto pierden su valores primarios y secundarios, se levantarán
150.9.2 inventarios y se convoca al Comité Interno de Archivo.
150.20 DERECHOS DE PETICIÓN 4 16 X
Documento de valoración primaria y de tipo legal y relevante para la investigación
Solicitud
historica, cultural y social, terminado su tiempo de retencion. Se efectua una
Respuesta selección del 25%.
Anexos
150.26 EVENTOS
Documentación de carácter administrativo de los que haceres del área, con valor
150.26.1 Evento Capacitación Pecuario 2 8 X histórico. Selección del 20% para posterior eliminación del 80% con previo Vo.Bo.
Del Comité.
Documentación de carácter administrativo de los que haceres del área con valor
150.26.2 Evento Capacitación Agrícola 2 8 X historico. Selección del 20% para posterior eliminación del 80%con previo Vo.Bo.
Del comité.
Gestió Centra
n l
150.29 INFORMES
Seleccionar el 30% de la informacion más importante para conservarse en el archivo
150.29.16 Informe de Gestión 2 18 X historico, restante eliminar con concepto previo del comité de Archivo.
Seleccionar el 30% de la informacion más importante para conservarse en el archivo
150.29.5 Informe a Concejo Municipal 2 18 X historico, restante eliminar con concepto previo del comité de Archivo.
Seleccionar el 30% de la informaci´n más importante para conservarse en el archivo

150.29.6 Informe al DAMA 2 18 X historico, restante eliminar con concepto previo del comité de Archivo.
150 Informes a Organismos de Control 2 18 X
Solicitud de Informe Seleccionar el 50% de la informacion más importante para conservarse en el archivo
Copia Radicado Informe historico, restante eliminar con concepto previo del comité de Archivo.
Anexos
Esta serie se puede eliminar ya que la informacion se encuentra registrada en un
150.29.7 Informe al Despacho Municipal 2 8 X
informe final del despacho
150.29.10 Informes de Asistencia Técnica Agricola 2 18 X
Notificación subserie soporte de los que haceres del área. Selección del 10% y el restante
Planilla de Certificación de Visita eliminar con acta de Comité Archivo Municipal
Consolidado Visitas
150.29.11 Informes de Asistencia Técnica Pecuaria 2 18 X

subserie soporte de los que haceres del área. Selección del 10% y el restante
Notificación eliminar con acta de Comité Archivo Municipal
Planilla de Certificación de Visita
Consolidado Visitas
150.32 LIBROS
150.32.9 2 13 X
150.32.10 2 13 X
Internas
150.34 MANUALES
150.35.1 Manual Especifico de Funciones,
Requisitos y Competencias
Gestió Centra
n l
150.40 PLANES
150.40.11 Plan de Desarrollo Turismo 4 16 X Planes de valor técnico por lo cual debe obedecer a una selección de acuerdo a la
150.40.13 Plan de Gestión Ambiental 5 10 X actualización efectuada al plan para posterior aliminación con acta del comité de
Archivo Municipal.
150.40.16 Plan General de Asistencia Técnica Rural 2 18 X
150.45 PROGRAMAS
150.45.22 Programa de Gestión Ambiental 5 10 X Programas de valor técnico por lo cual debe obedecer a una selección de acuerdo a
150.45.23 Programas de Recuperación Ambiental 5 10 X la actualización efectuada al programa para posterior aliminación con acta del
150.45.24 Programas de Turismo 5 18 X
150.46 PROYECTOS
Seleccionar el 30% de la informaci´n más importante para conservarse en el archivo
150.46.1 Proyectos de Asistencia Técnica Agropecuaria 4 16 X historico, restante eliminar con concepto previo del comité de Archivo.
Documento eesencial al cual sele atribuye una valoracion primaria de tipo legal,
relevante para la investigacion historica, cultural y social. Cumplido su tiempo de
150.46.2 Proyectos de Turismo 2 18 X
retencion se selecciona un arepresentacion del 20% de los que ayan tenido una
mayor cobertura e impacto de nivel cultural

CONVENCIONES:


2017 Tibacuy TRD Final

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MUNICIPIO DE TIBACUY

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Se selecciona el 50% de los informes para conservarsen en el archivo histórico

100.29.15 Informe de Evaluación 2 8 X

100.55 TARJETAS DE OPERACIÓN

LIDA NOHELIA CASTRO GUTIERREZ JANNET CECILIA GUTIERREZ PABON

Se selecciona el 50% de los informes de auditoria previo concepto del Comité

Se selecciona el 50% de los informes previo concepto y aprobación del Comité

LIDA NOHELIA CASTRO GUTIERREZ JANNET CECILIA GUTIERREZ PABON

110.14.3 Contrato de Compraventa 2 18 X

- Certificado de Registro Presupuestal

- Resolucion Apertura de Licitacion y conformación

Una vez concluida su etapa en el Archivbo Central se puede seleccionar el 50%, de

Se selecciona el 10 % de los informes, y se elimina el 90% previo concepto del

Seleccionar el 30% de la información más importante par aconservarse en el archivo

Se selecciona el 50% de los informes para conservarse en el archivo histórico bajo

Se selecciona el 50% de los informes bajo el previo concepto y aprobación del

Subserie de valor informativo temporal representativa de las actividades

Subserie de valor informativo temporal representativa de las actividades

CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO

110.56 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 4 11 X

LIDA NOHELIA CASTRO GUTIERREZ JANNET CECILIA GUTIERREZ PABON

Remisión medicina legal

Documento relevante para la investigación, cumplido su tiempo de retención se debe

LIDA NOHELIA CASTRO GUTIERREZ JANNET CECILIA GUTIERREZ PABON

112.2.33 Actas Comité Municipal de Control de Precios 2 6 X

Documentación de valor jurídico legal, se debe eliminar al cumplir su tiempo de

Documento de Valor Jurídico legal, se debe eliminar al cumplir su tiempo de

112.15 CONTRAVENCIONES DE POLICIA

112.43.5 Procesos por bien inmueble que amenaza ruina 2 8 X

LIDA NOHELIA CASTRO GUTIERREZ JANNET CECILIA GUTIERREZ PABON

120.2.31 Acta Comité Municipal de Atención y Prevención de Desastres

120.2.44 Acta del Consejo Territorial de Planeación 2 16 X

Cominicado de traslado a otra entidad

Seleccionar el 30% de la información más importante para conservarse previo

120.45.4 Programa de Atención SISBEN 4 6 x

* Encuesta Interesados en programas de vivienda de Interés Social

* Resoluciones (Administrativas de División de vivienda y Desarrollo comunitario Adjudicación de Subsidio)

LIDA NOHELIA CASTRO GUTIERREZ JANNET CECILIA GUTIERREZ PABON

Seleccionar el 10% de la documentación, para posterior eliminación del 90% cuando

Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención

*Colillas de Cheques Utlizados

130.29.19 Informes de Serguimiento al PAC 4 16 X

LIDA NOHELIA CASTRO GUTIERREZ JANNET CECILIA GUTIERREZ PABON

140.29.16 Informe de Gestión 2 8 X

140.45.5 Programa de Biblioteca Municipal 2 18 X

140.45.16 Programa de Transporte Escolar 4 16 X

LIDA NOHELIA CASTRO GUTIERREZ JANNET CECILIA GUTIERREZ PABON

150.2.42 Acta Consejo Municipal de Desarrollo Rural

Seleccionar el 30% de la informaci´n más importante para conservarse en el archivo

150.29.11 Informes de Asistencia Técnica Pecuaria 2 18 X

150.47 QUEJAS Y RECLAMOS 2 8 X

LIDA NOHELIA CASTRO GUTIERREZ JANNET CECILIA GUTIERREZ PABON

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