MODELO DE PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES MUEBLES

República de Colombia

………………………………..

Resolución N°……………de…….
[Fecha]

“Por la cual se reglamenta el procedimiento de baja de bienes muebles

en…………………”

El señor………………………. representante legal, en ejercicio de sus

facultades legales y, en especial, de las conferidas por el decreto
N°………..de……, y

Considerando :

Que el artículo……….., numeral…………., del decreto……….

de………., atribuye al……………….competencia general para coordinar
los servicios administrativos, en cumplimiento de sus funciones
constitucionales y legales;
Que…………….. faculta a………, al director administrativo y financiero
nacional, seccional y regional o……………….. para dirigir y controlar el
manejo de los recursos físicos, económicos y financieros de.…………..;
Que la Constitución confiere a las entidades estatales sujetas a control
fiscal, autonomía administrativa para el manejo de sus bienes y para el
señalamiento de sus normas internas de procedimiento;
Que la ley 80 de 1993 constituye el régimen general de contratación de
las entidades estatales de cualquier orden.
Que, de acuerdo con los principios de control interno, corresponde a la
entidad estatal garantizar la debida protección de sus recursos con la
práctica de sanos criterios administrativos;
Que es necesario, por tanto, fijar el procedimiento para “depuración de
activos”, mediante la reducción de costos de almacenamiento y
actualización de los saldos patrimoniales,

Resuelve:

Capítulo I
De las Bajas

Artículo 1. - Baja de bienes muebles. Por <<baja>> se entiende toda

disminución del patrimonio de la entidad, debida, ya a pérdida o
deterioro apreciable, ya a retiro por inutilidad u obsolescencia.

Artículo 2. - Clasificación. De acuerdo con su estado actual previo a la

<<baja>>, los bienes muebles de la entidad podrán hallarse en uno de
estos grupos:

a. Baja del bien inmueble por pérdida. Tiene lugar cuando

determinado bien mueble se contabiliza como egreso contable, debido
a su falta absoluta o desaparición, en manos del responsable de su
manejo o tenencia;
b. Baja del bien mueble inservible. En este caso, el egreso físico y
contable se produce cuando cierto bien, por sus condiciones inherentes
actuales, ha dejado de servir los fines para los cuales se adquirió, por
desgaste, fatiga del material o pérdida de sus excelencias, sin que
pueda de ninguna manera ser reutilizado con eficiencia por la entidad
estatal a la que estaba asignado;
c. Baje del bien mueble por obsolescencia. Consiste en el egreso
físico y contable de un bien mueble, que por caer en desuso, a causa
del avance tecnológico resulta antieconómica su utilización no obstante
hallarse en buenas condiciones.

Artículo 3. - Legalización de la baja. Toda baja se legalizará mediante la

expedición de un acto administrativo, por parte de…………………. , o
del director administrativo y financiero, del jefe de la división
administrativa, del director regional o seccional administrativo y
financiero, o……………………, previa tramitación del acta de
reclasificación y solicitud de baja.

Capítulo II

Procedimiento general de baja

Artículo 4. Del bien mueble inservible u obsolescente.

a) La dependencia interesada en que se produzca determinada baja del

bien mueble, por intermedio del funcionario responsable elaborará un
documento de solicitud para que se ordene el reintegro del bien mueble
inservible u obsolescente, al almacén, remitiendo el original del escrito
al grupo de inventarios o al administrador de bienes, según el caso; b)
El grupo de inventarios o el administrador de bienes, según el caso,
verificará la solicitud contra el inventario de la dependencia del
solicitante o del funcionario responsable, certificando cantidades y
valores; c) El mismo grupo de inventarios o el administrador de bienes,
según el caso, remitirá la solicitud de devolución o reintegro y
certificación al almacén, en el término de tres (3) días, a partir de la
fecha de recibo de la solicitud; d) El almacén, acreditada la condición
necesaria para la baja, retirará el bien de que se trata, de conformidad
con los documentos recibidos, incorporándolos a los inventarios en
depósito; e) A continuación del almacén elaborará el acta de
reclasificación y solicitud de baja de bienes muebles con el
administrador de bienes o el coordinador del grupo de inventarios, que
será suscrita por todos los intervinientes. El acta contendrá la
descripción del bien en referencia, de sus características más notables,
su cantidad y valor, lo mismo que el estado en que se encuentre; f)
enseguida, elaborará el proyecto de resolución de baja; g) Enviará
luego el acta de reclasificación y solicitud, junto con el proyecto de
resolución de baja al departamento de contabilidad para lo de su cargo;
h) El jefe de contabilidad confirmará los valores registrados en el acta
de reclasificación y la solicitud de baja y las remitirá, junto con el
proyecto de resolución de baja, al ordenador del gasto, en el término de
tres (3) días a partir de la fecha de recibo; i) El ordenador del gasto,
siempre que encuentre plenamente justificado el trámite, suscribirá la
resolución de baja, que deberá determinar, además, el destino del bien
y la remitirá al almacén, dentro de los tres (3) días siguientes a su
firma; j) Hecho lo anterior, el ordenador del gasto, dispondrá del bien,
ya en cesión a otra entidad del mismo orden administrativo, ya en venta
a particulares interesados. En caso de que, el término de sesenta (60)
días de suscrita la resolución de baja, no se haya llevado a cabo la
cesión o venta del bien mueble, ordenará su destrucción o incineración;
k) El almacén actualizará el kárdex con la novedad, elaborando el
comprobante de salida del almacén y el boletín diario, con fundamento
en la resolución y en el acta de baja; l) Remitirá al departamento de
contabilidad, al término de lo anterior, el expediente de documentos
base del procedimiento de baja; m) El departamento de contabilidad
efectuará los asientos o registros contables correspondientes.
Parágrafo: La dirección administrativa y financiera
o…………………………. ejercerá control idóneo sobre la gestión
administrativa seguida en el procedimiento de baja.

Artículo 5. Del bien mueble perdido o extraviado.

a) El funcionario responsable, en el término de la distancia, y una vez
conocido el hecho, formulará la denuncia penal correspondiente, de la
cual remitirá copia a su jefe inmediato, junto con el informe levantado;
b) A continuación solicitará el diligenciamiento del proceso de
responsabilidad fiscal, ante la Unidad de Investigación y Juicios
Fiscales de la Contraloría General de la República, de su jurisdicción,
anexando al escrito la solicitud los siguientes documentos:

- Copia de la denuncia por pérdida;

- Copia del informe al jefe inmediato;

- Copia del comprobante de salida del almacén.

Parágrafo 1°. En todo caso, sin excepción, de pérdida o extravío de un

bien mueble, el funcionario responsable deberá solicitar la iniciación del
proceso de responsabilidad fiscal, planteando alternativas de solución a
la Unidad de Acciones Fiscales y Jurídicas de la Contraloría General de
la República de su jurisdicción, dándole el carácter de “alcance” a la
solicitud de proceso de responsabilidad fiscal;
c) El jefe inmediato iniciará en tal estado la investigación disciplinaria,
de conformidad con las normas vigentes, una vez enterado de la
verdad de los hechos.
En caso de que el funcionario responsable del bien perdido o
extraviado no tomare la iniciativa de adelantar el procedimiento
enunciado, lo hará el jefe inmediato mediante denuncia penal y solicitud
de iniciación de proceso de responsabilidad fiscal.

Parágrafo 2°. En caso de que el encargado del grupo de inventarios, el

administrador de bienes, el almacenista, un funcionario de la auditoria
interna o el jefe inmediato, observen, en los bienes de la entidad
estatal, daños no imputables al uso y deterioro normales, darán cuenta
de lo observado al jefe inmediato del funcionario a cuyo cargo se
hallan, a fin de que adelante la correspondiente investigación
disciplinaria, remitiendo al mismo tiempo copia al director administrativo
y financiero que corresponda.