¿QUÉ TIENES QUE SABER PARA

EVALUAR UN SOFTWARE DE
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS?
https://cezannehr.com/es/hr-blog/2015/12/que-tienes-que-saber-para-evaluar-v-un-software-de-gestion-de-recursos-humanos/

Por: Cristina del Amo

El mercado del software de recursos humanos ha cambiado drásticamente en los últimos años.
Los sistemas más actuales se han abierto a explorar nuevos caminos para aumentar su rentabilidad y
aportar mayor flexibilidad, liberando para ello a los profesionales de recursos humanos de tareas
administrativas y ayudando a los empleados a conectarse e impulsar el trabajo colaborativo. Lo que
hace posible esta nueva forma de trabajar es, básicamente, un nuevo modelo de desarrollo, pero
también de comercialización y actualización de los nuevos programas de gestión.

¿Por qué es tan importante la tecnología que escojas?

No todos los desarrolladores de software han sabido reinventarse para re-diseñar de nuevo
su aplicativo y adaptarlo a las nuevas plataformas tecnológicas. En su lugar, muchos de ellos, han
hecho ver, con medidas a medias que, incluían todo lo necesario en términos de funcionalidad. Sin
embargo, puede que esto no sea del todo cierto.
“Demasiados comercializadores están viendo hoy la oportunidad de hacer grandes negocios
en el Software as a Service, aprovechando la ingenuidad del cliente y simplemente re-lanzando
modelos de despliegue antiguos, con la nueva etiqueta SaaS, bajo demanda o Cloud. Estas soluciones,
inevitablemente defraudarán las expectativas del cliente” – Forrester
Por ejemplo, si el objetivo es no hacer frente a implantaciones de larga duración ni a costosas
actualizaciones, es importante estar al corriente de la arquitectura que subyace en el sistema que se
contrata. Si el aplicativo no es multi-propietario el proveedor no podrá asegurar a sus clientes la
disponibilidad de las nuevas versiones cuando éstas se liberen, ni tampoco será capaz de garantizar
que las actualizaciones, o las nuevas configuraciones y personalizaciones que haya contratado,
puedan implementarse sin alterar la actividad ordinaria del usuario.
Por otra parte, si las soluciones disponen de una herramienta de Auto-Servicio, éstas deberán
garantizar que los empleados son capaces de utilizar el sistema de recursos humanos desde el
dispositivo que ellos prefieran, no sólo desde su PC de trabajo. Si el fabricante ha utilizado en el
desarrollo de su aplicativo el lenguaje HTML5, todo será más fácil. De no ser así, la aplicación de
Auto-Servicio, podría no ser una opción. Ahora bien, con el incremento del uso de móviles, de tablets
y, en definitiva, de toda suerte de dispositivos orientados a facilitar la movilidad, es lógico esperar
que los usuarios de las aplicaciones HR demanden también acceder a las mismas con idéntica facilidad
que lo hacen a la banca online o a las aplicaciones de e-commerce, por mencionar algunos ejemplos.
De este modo, la flexibilidad y facilidad para utilizar un software de gestión de recursos humanos
desde cualquier dispositivo PC, Mac, tablet o Smartphone, puede suponer la diferencia entre incluir o
no incluir la funcionalidad de Auto-Servicio. Y con ello, la posibilidad de ser una opción, o no, ante un
posible cliente.
Aquí está nuestra lista con las 10 tecnologías clave necesarias para evaluar las últimas
soluciones de software de recursos humanos:

 SaaS (Software as a Service) : SaaS describe la forma en la que se entrega el software online.
En lugar de comprar, gestionar y actualizar el software, hardware, bases de datos, servidores,
y toda la infraestructura necesaria para ejecutar las aplicaciones de negocio, los clientes
sencillamente se conectan a través de Internet para utilizar el software a modo de servicio.
 Cloud : La nube es la metáfora de una red global y ahora se utiliza comúnmente para
representar Internet. El Software en la nube se utiliza para describir cualquier aplicación a la
 que se puede acceder a través de Internet. Esto incluye tanto el alojamiento de los sistemas
más antiguos como el de las soluciones multi-usuario más actuales.
 Multi-propietario (Multi-tenant): Describe el software que ha sido diseñado para ser
compartido. Una analogía común es la de un bloque de apartamentos, en donde todos los
vecinos comparten la misma infraestructura pero tienen su propio espacio seguro. El propietario
del edificio es el responsable del mantenimiento y las mejoras del bloque mientras que los
inquilinos deben cuidar el espacio que ocupan. Este enfoque ha revolucionado el modo en el
que se desarrolla el software pero también las fórmulas de comercialización y entrega y, cómo
no, el precio. Teniendo en cuenta que el proveedor sólo maneja un único código de base, es
mucho más sencillo desarrollar nuevas funcionalidades y aplicar las actualizaciones con mayor
rapidez y, ese ahorro de costes, necesariamente se refleja en el precio que asumen los clientes.
 Navegadores Web: Los Navegadores Web son algo que tendemos a dar por sentado. Es el
software que le dice a tu PC, portátil, tableta o Smartphone cómo debe mostrar la web o el
software concreto a través de Internet y el que ayudará a mantener la seguridad de todos los
dispositivos. En este sentido, es importante mantener actualizados los navegadores. Los más
utilizados son Microsoft Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox y Safari de Apple.
 HTML5: HTML5 es la versión más actualizada del lenguaje de programación que describe el
formato que tendrá el contenido de un documento e incluso, el aspecto de las páginas web. A
diferencia de lo que sucedía en años anteriores, los fabricantes líderes de ordenadores, tablets
y móviles han optado por este lenguaje lo que significa que las aplicaciones desarrolladas
bajo el paraguas HTML5, funcionan a través de múltiples dispositivos sin necesidad de
implementar plugins adicionales o desarrollos especializados.
 Aplicaciones nativas: Una aplicación nativa es aquella que se ha hecho a medida para un
sistema operativo específico como puedan ser Android de Google o iOS de Apple. Estas App
utilizan los estándares de diseño y el software del dispositivo específico para crear la mejor
experiencia de usuario posible. Una versión nativa bien diseñada será más fácil e intuitiva de
manejar que el navegador de un teléfono móvil.
 Plugins: Se utilizan generalmente para describir una pieza de software que necesita ser
instalada junto a un navegador web para hacer que algo funcione. Uno de los Plugins más
conocidos fue el reproductor Adobe Flash, que, hasta la llegada de HTML5 era la mejor
manera de transmitir vídeos y mejorar la interactividad de los sites. La desventaja de los Plugins
como Flash Adobe o Microsoft Silverlight, es que sólo trabajaban sobre algunos navegadores,
y sobre algunos dispositivos. Si tu software HR necesita un Plugin para ejecutarse desde tu
navegador favorito, quizá sea el momento de cambiar y buscar una nueva solución de gestión
de recursos humanos.
 Diseño responsive: Las pantallas de los tablets, teléfonos y ordenadores de sobremesa o
portátiles, tienen pantallas de muy diversos tamaños. Con el diseño responsive, el software se
construye de modo que los cambios en el diseño se adaptan al tamaño y orientación del
dispositivo. Por ejemplo, en un teléfono, el usuario podría ver el contenido en una única columna,
mientras que en el PC ese mismo contenido se podría mostrar en dos. Como los tamaños de
las pantallas están en constante cambio, es importante que el software pueda adaptarse con
facilidad a cualquiera.
 API (Application Programming Interface): Antes, si se quería intercambiar datos con otras
aplicaciones de negocio, por ejemplo entre HR y el software de nómina, era necesario
desarrollar una integración personalizada que había que actualizar cada vez que cualquiera
de los dos sistemas cambiaba. El enfoque ahora es mucho más moderno. API permite que las
interfaces sean más sencillas y su desarrollo más barato. Un beneficio adicional para las
empresas que utilizan API es que su propio equipo de TI será capaz de construir sus propias
integraciones.
 Elastic Compute: Ofrece la posibilidad de añadir recursos adicionales en momentos de
máximas cargas de trabajo. Si tu proveedor te dice que han creado la solución basándose en
este concepto, significa que están optimizando el uso de la tecnología para reducir los costes
sin comprometer el servicio. La alternativa es pagar por la capacidad adicional para hacer
frente a la demanda de fluctuación (por ejemplo; cuando surge la prisa por completar las
evaluaciones del desempeño) y pasar ese coste a los clientes, o rezar para que nadie se queje
cuando el sistema funcione demasiado lento.
QUÉ LE PIDEN LOS EMPLEADOS
A UN SOFTWARE
DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
https://cezannehr.com/es/hr-blog/2015/11/que-le-piden-los-empleados-a-un-software-de-gestion-de-recursos-humanos/

Por: Cristina Del Amo

A estas alturas es innegable lo que la tecnología de última generación ofrece a los

profesionales de recursos humanos. Información centralizada en un único repositorio de datos,
reducción significativa del tiempo empleado en las tareas administrativas, automatización de procesos
tediosos y lentos o acceso sencillo y cómodo a informes, estadísticas o análisis sobre recursos humanos.
Pero, hay una cuestión que es igualmente relevante y que no siempre se tiene tan en cuenta. Y
es la implicación de los empleados. Éstos deberán percibir el beneficio de los aplicativos de gestión
de las personas porque sin su participación, el proyecto seguramente acabará fracasando.
Así de claro lo tenemos y, por tanto, la pregunta a responder es ¿qué esperan hoy, los
empleados de un sistema de gestión de recursos humanos? A ver si estos puntos arrojan un poco de luz
sobre el tema:

Respuestas rápidas a cuestiones cotidianas del día a día

¿Cuántos días de vacaciones me quedan? ¿Puedo solicitar mis vacaciones en octubre? ¿Cuál es
la Política de Viajes actual? ¿Puedo modificar mis datos bancarios? ¿Cómo puedo desglosar de mi
sueldo la parte del Seguro Médico? Los sistemas de gestión de recursos humanos tienen que ser útiles
y además deben ofrecer respuestas de manera inmediata. Gracias al acceso a Internet, prácticamente
universal, lo cierto es que el usuario demanda las respuestas casi tan pronto como ha pensado en la
pregunta. La tecnología para gestionar a las personas tiene que combinar esas dos funciones, la de
utilidad y la de inmediatez porque, de lo contrario, los empleados se sentirán frustrados y volverán a
acudir al departamento o responsable de RH cada vez que necesiten información.
La conectividad móvil no puede suponer ninguna traba para los empleados. Algunos estudios
recientes indican que más del 60% de las personas acceden a Internet desde los móviles y que, en los
próximos cinco años, más del 50% de los hogares dispondrán al menos de una tablet. Estos datos
hacen presagiar que en el ámbito laboral se podrá trabajar de una manera mucho más fluida, ya sea
desde la oficina o desde casa, mientras se está en movimiento o fuera del horario convencional. Si los
empleados sólo pueden solicitar sus vacaciones o completar su evaluación del desempeño o rellenar
un parte de trabajo cuando están en la oficina y conectados a la red privada, el sistema de gestión
de recursos humanos, no conseguirá impresionarles. Más si hablamos de los “nativos digitales” o los
“milenials” que han crecido con requerimientos de conectividad instantánea y acceso inmediato a la
información que demandan. Si lo que se pretende es que los empleados adopten con entusiasmo estos
aplicativos de gestión de recursos humanos, es necesario que puedan acceder a ellos a través de
cualquier dispositivo móvil, tablet o Smartphone.

Un modo de trabajar más sencillo

No hace falta decir que los sistemas de recursos humanos, como cualquier aplicativo que busque
la mejora de los procesos de gestión, deben ser sencillos de utilizar para los empleados que no tienen
ni tiempo ni ganas de descifrar enrevesados manuales de uso o vídeos tutoriales cada vez que quieren
completar un sencillo proceso. Pero además, este tipo de aplicativos deben contribuir a que el día a
día de trabajo sea también más sencillo y permita a los empleados y gerentes encontrar su utilidad.
Si un sistema no responde a la pregunta ¿qué me aporta a mí?, evidentemente, será más probable
que su implantación y uso tenga que abrirse paso entre una gran resistencia al cambio. Esto no quiere
decir que el sistema deba cubrir todos los requerimientos de forma inmediata. De hecho, si existen
dudas sobre la aceptación o rechazo del sistema, es recomendable centrarse en la resolución de uno
o dos puntos estratégicos. De ese modo, será más fácil superar la resistencia inicial e ir introduciendo
nuevas características y funcionalidades de manera progresiva.

Una herramienta para apoyar el desarrollo personal

Estamos en una época en la que se espera una mayor transparencia y en la que cada individuo
busca desempeñar un papel más activo en la gestión de sus propias carreras. Eso implica que los
empleados valoren un software de recursos humanos como algo más que una simple base de datos de
carácter personal. Lo que buscan es la posibilidad de actualizar sus habilidades, sus capacidades, sus
calificaciones, y poder hacer más visible su talento. Y apuestan por un software que les permita
compartir información con otros compañeros y disponer de un lugar centralizado, en el que poder
monitorizar y revisar de manera regular los objetivos de las evaluaciones del desempeño, entre otras
cuestiones.

Los empleados digitales son hoy, mucho más exigentes que los de hace algunos años atrás. Así
que sus expectativas con respecto a los nuevos programas de gestión son igualmente más elevadas
que las que podrían haber tenido con aplicativos anteriores. La buena noticia es que, aunque esperan
más de estas soluciones, también están más preparados para utilizar las nuevas tecnologías,
especialmente si encuentran una razón convincente para su uso.
PREGUNTAS BÁSICAS PARA
ELEGIR EL MEJOR SOFTWARE
DE RECURSOS HUMANOS
https://cezannehr.com/es/hr-blog/2019/06/48497/

Por Cristina Del Amo

¿Estás buscando un software HR? ¿No sabes por dónde empezar? ¿Quieres saber qué es lo
más importante para acertar? Afortunadamente, el mercado actual ofrece muchas alternativas
tecnológicas para gestionar con eficiencia los recursos humanos. Sin embargo, y quizá por eso mismo,
por la cantidad de opciones disponibles, no siempre se tiene claro qué es lo que hay que buscar para
que la solución, de verdad, aporte lo que se necesita.
Por eso, a la hora de salir a buscar es interesante, primero, preparar una lista de requisitos
clave sobre los que poder preguntar a los diferentes proveedores. Esto facilitará las comparativas
posteriores y la identificación de la propuesta más competitiva, en todos los términos.
Como somos conscientes de la cantidad de cosas que debemos tener en cuenta, hemos
preparado una lista de preguntas básicas -a modo de guía- para que puedas verificar sobre la
marcha, si las funcionalidades y servicios de las soluciones que estás analizando, cumplen o no, con los
requisitos que buscas.

Ajustarse al presupuesto
Para la mayoría de nosotros, el primer paso en cualquier proceso de selección de software de
Recursos Humanos es identificar la combinación óptima entre la funcionalidad del sistema y el
presupuesto. Si bien no tiene sentido seleccionar un sistema de recursos humanos que no cumpla con sus
requisitos esenciales, presentar un presupuesto que ya sabemos que la organización no aprobará sería
una frustrante pérdida de tiempo. Los proveedores de recursos humanos tienen modelos de precios
muy diferentes cuando se trata de tarifas de sistema, servicios de configuración y soporte. Es
importante hacer las preguntas correctas para que no haya sorpresas desagradables más adelante.

Licencia / cuotas de suscripción

 ¿Cuáles son las tarifas de suscripción / licencia?
 ¿En qué se basan? Por ejemplo, personal fijo, personal activo, módulos contratados, usuarios,
etc.
 ¿Cómo se cobran? Ej. Al mes, al año, por adelantado, …
 ¿Puedo reducir las tarifas durante el plazo de suscripción? Por ejemplo, si tenemos menos
empleados o queremos abandonar un módulo.
 Si es así, ¿qué aviso previo se requiere?
 ¿Cuál es el plazo mínimo de suscripción?
 ¿Hay un límite en el almacenamiento de datos? Si es así, ¿cuánto cuesta el almacenamiento
extra?

Configuración / Implementación
 ¿Qué servicios de configuración están incluidos en la tarifa de licencia / suscripción?
 ¿Qué costaría una implementación típica para una empresa de nuestro tamaño (y qué incluye
eso)?
 ¿Cuánto tiempo esperaría que tomara?
 ¿Ayuda con la carga de datos?
 ¿Hay alguna de las configuraciones / personalizaciones que realice en futuras versiones sin
cargo, o podría ser necesario volver a desarrollarlas y recargarlas?

Formación
  ¿Qué entrenamiento recomendarías?
 ¿Quién debe ser capacitado (RRHH, gerente, empleados, proveedores)?
 ¿Cuánto cuesta la formación?
 ¿Se puede impartir capacitación en línea / en nuestra oficina / en sus instalaciones?
 ¿Qué formación se proporciona cuando se lanzan nuevas características?

Apoyo
 ¿Es el soporte un costo extra? ¿Si es así cuánto cuesta?
 ¿Cómo funciona el apoyo?
 ¿Tienes un portal de soporte en línea?
 ¿Cuál es su SLA (Acuerdo de nivel de servicio estándar)?
 ¿Qué procesos de escalada están en marcha?
 ¿Dónde se encuentra el personal de apoyo?
 ¿A qué horas operan?

Mantenimiento y actualizaciones
 ¿Qué servicios de actualización y mantenimiento continuo proporciona como parte de sus tarifas
de licencia / suscripción?
 ¿Recibimos automáticamente nuevas funciones para nuestros módulos comprados tan pronto
como se lanzan?
 ¿Cómo se gestionan los lanzamientos?
 ¿Se incluyen las actualizaciones de forma gratuita? Si no, ¿para qué debo presupuestar
anualmente?

Tener en cuenta los términos contractuales

Al igual que con los precios, verás que los proveedores tienen diferentes términos de contrato
y cancelación. Comprometerse con un contrato a largo plazo puede no ser un problema para ti. Pero,
si te gustaría tener la libertad de cambiar de proveedor si tus necesidades cambian, es importante
asegurarse de elegir aquel que proponga el enfoque que más te convenga.

 ¿Cuál es el período mínimo de contrato?

 ¿Con cuánta antelación debo informar sobre la cancelación?
 ¿Cómo puedo recuperar los datos una vez cancelado el contrato?
 ¿Hay algún cargo?
 ¿Cuánto tiempo retiene los datos después de la cancelación (necesitarás saber esto para el
cumplimiento de GDPR)?

Datos de seguridad (y cumplimiento GDPR)

Como profesional de recursos humanos, ya sabes lo importante que es la seguridad de los
datos. Como custodio de los datos personales, es tu responsabilidad asegurarlos y gestionarlos de
manera segura para que cumpla con el GDPR y los requisitos legales que marca también tu
organización. Es raro encontrar un proveedor de recursos humanos que no trate la seguridad de los
datos tan seriamente como lo haces tú. Sin embargo, es tu responsabilidad verificar y asegurarte de
que el sistema te ayude a ti a cumplir con los requisitos que marca la Ley.

Seguridad de datos de proveedores y cumplimiento GDPR

 ¿Tu sistema / servicio de RR.HH. cumple con GDPR?
  ¿Dónde se alojan y respaldan los datos? ¿Se mantiene dentro del EEE?
 ¿Cuánto tiempo se guardan las copias de seguridad? ¿Se eliminan de forma permanente los
datos que se borran?
 ¿Quién hospeda mis datos? ¿Está trabajando con un proveedor líder como AWS o RackSpace?
 ¿Tiene certificación de seguridad independiente, como ISO27001?
 ¿Tiene pruebas o test de penetración independientes y regulares para validar sus medidas de
seguridad de datos?
 ¿Los datos están encriptados?
 ¿Puedo configurar diferentes roles de seguridad para empleados en diferentes países / partes
del negocio, para poder controlar lo que pueden ver o cambiar?
 ¿Puedo usar el inicio de sesión único o la autenticación dual?
 ¿Qué políticas de contraseña puedo hacer cumplir?

Gestionando tu propio cumplimiento GDPR

 ¿Puedo proporcionar un autoservicio seguro para que los empleados puedan ver y actualizar
su propia información?
 ¿Se pueden enrutar los cambios a través de flujos de trabajo de aprobación de uno o varios
pasos?
 ¿Puedo hacer un seguimiento de los empleados que han recibido y firmar para decir que han
leído documentos clave?
 ¿Puedo configurar políticas de retención de datos para eliminar o anonimizar automáticamente
los datos en línea con los requisitos de GDPR y los diferentes requisitos en diferentes partes de
nuestro negocio, o es el manual de proceso?
 ¿Puedo configurar alertas para enviar notificaciones automáticas cuando sea necesario revisar
la capacitación obligatoria u otras actividades?
 ¿Hay un portal o área central donde pueda almacenar documentos, como políticas de
seguridad de datos o procesos de cumplimiento, para que los distintos grupos de empleados
puedan acceder fácilmente?
 ¿Cómo se gestionan las solicitudes de acceso de los sujetos?

Seguir la regla 80:20

El software de recursos humanos se debe presentar, al menos, con las funciones esenciales de
recursos humanos ya configuradas en el sistema. Si las herramientas de carga de datos aún no están
implementadas, u otras características comunes como roles de seguridad, flujos de trabajo o
notificaciones deben configurarse desde cero, perderás mucho tiempo y dinero. El 80% de la
funcionalidad principal que necesitas ya debería estar en el sistema, y el otro 20% deberías poder
configurarlo fácilmente.
 ¿Qué datos puedes subir para mí?
 ¿Qué coste implica?
 ¿Qué roles de seguridad ya están configurados?
 ¿Qué flujos de trabajo de autorización existen?
 ¿Qué notificaciones están en su lugar?
 ¿El sistema viene con informes estándar, como el factor de Bradford?
 ¿Qué interfaces tiene instaladas (por ejemplo, para la nómina o LMS)?

Adaptado a tu forma de trabajar.

Las organizaciones no se detienen, y sus procesos de Recursos Humanos tampoco. Por lo tanto,
junto con la lista de verificación de características clave, es esencial descubrir cuán flexible es el sistema
y cuánto control ofrece sobre la configuración. Si dependes del proveedor para realizar cambios,
deberás presupuestar en consecuencia. Algunas de las preguntas clave que puedes querer hacer son:
 ¿Puedo crear, guardar y programar informes para que se ejecuten automáticamente?
 ¿Puedo agregar mis propios formularios con autorizaciones de flujo de trabajo?
 ¿Puedo configurar mis propios roles de seguridad?
 ¿Puedo volver a etiquetar o agregar campos?
 ¿Puedo crear y distribuir documentos para la firma electrónica?
 ¿Puedo cambiar los flujos de trabajo de autorización para enrutar de diferentes maneras en
diferentes países u operaciones?
 ¿Puedo agregar nuevos países / idiomas / divisiones / departamentos?
 Si mi licencia / suscripción se basa en una cifra fija, ¿qué sucede si agrego más empleados?
 ¿Tiene una API (que hace que la interfaz con aplicaciones de terceros sea más sencilla)?

Mirar bajo el capó

Hoy en día, los proveedores de software de Recursos Humanos están alojados en la nube o
son incluso, nativos de la nube. Los primeros sistemas migrados existentes para ser alojados en la nube,
los últimos desarrollaron soluciones que aprovechan la agilidad y la rentabilidad de las
infraestructuras modernas de la nube. Si quieres confiar en una plataforma tecnológica nativa de la
nube, hay tres sencillas preguntas que puedes hacer:
 ¿Es su sistema multi-tenanted?
 ¿Todos los clientes se actualizan automáticamente con nuevas funciones tan pronto como se
lanzan?
 ¿Puede la plataforma escalar automáticamente en respuesta a la demanda del sistema?
Si la respuesta es negativa a cualquiera de estas preguntas, es probable que el proveedor se
utilice una plataforma de tecnología más antigua. Puede que no sea un problema, pero influirá en los
costes futuros y, como mínimo, deberás dejarlo analizar por tu equipo de TI. También es importante,
como sucede con la mayoría de los sistemas de recursos humanos, que se pueda utilizar desde cualquier
dispositivo móvil a través de un navegador. Si la aplicación de Recursos Humanos no se ejecuta tan
fácilmente en una tableta o smartphone como en el PC de la oficina, tendrás dificultades para lograr
que todos la usen.
 ¿Qué navegadores soporta la aplicación?
 ¿Tienes aplicaciones móviles nativas? Si es así, ¿para qué plataformas operativas?