GUÍA TÉCNICA PARA LA FASE 1:

DISEÑAR PROCESOS
MINISTERIO DE SALUD

1. FINALIDAD

Contribuir a la implementación de la gestión por procesos en el Ministerio de Salud a través de la aplicación de una
metodología para diseñar procesos.
2. OBJETIVO

Brindar al servidor público de los órganos, órganos desconcentrados, programas y proyectos del Ministerio de Salud,
un documento de consulta que provee información relevante para desarrollar la fase 1: DISEÑAR PROCESOS EN
EL MINISTERIO DE SALUD, de la metodología para implementar la gestión por procesos.
3. AMBITO DE APLICACIÓN

La presente Guía Técnica es de aplicación de los órganos, órganos desconcentrados, programas y proyectos del
Ministerio de Salud; así como, de referencia para el diseño e identificación de los procesos de los Organismos
Públicos adscritos del MINSA.

4. CONSIDERACIONES GENERALES

4.1. CONCEPTOS BÁSICOS

a. Gestión por Procesos:

Es un modelo para gestionar la organización, basándose en los procesos; tiene por finalidad gestionar las
actividades y recursos de una organización por medio de la identificación de sus procesos, medición, mejora
y control, para que funcionen de manera eficaz y eficiente.

Esto implica ordenar todas las actividades de forma que aporten valor añadido al producto brindado con el
fin de aumentar la satisfacción del usuario.

Por lo tanto es necesario identificar las actividades de los órganos del MINSA y sus órganos
desconcentrados para vincularlas con los procesos de la organización.

b. Proceso:

Es un conjunto de actividades interrelacionadas que agregan valor en cada etapa, trasformando insumo(s)
en producto(s). Los procesos están impulsados por la consecución de un resultado.

Los insumos de entrada para un proceso suelen ser los resultados de otros procesos.

Proveedor Insumo Proceso Producto Usuario

Figura 2. Esquema de los elementos básicos de un proceso

Todo proceso forma parte de un conjunto de elementos que interactúan para lograr un propósito común, a
esto se le conoce como SISTEMA.

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c. Proceso de nivel 0:

Son los procesos principales o de contexto, representan el funcionamiento de la organización.

d. Proceso de nivel 1:

Son los procesos que en conjunto forman al proceso de nivel 0 y que explicitan una cadena que genera
valor.

e. Proceso de nivel 2:

Son los procesos o actividades que en conjunto forman al proceso de nivel 1 y que explicitan una cadena
que genera valor.

f. Proceso de nivel 3:

Son las actividades que en conjunto forman al proceso de nivel 2 y que explicitan una cadena que genera
valor.

g. Manual de Procesos:

El Manual de Procesos es un Documento Técnico de Gestión, que contiene la descripción de un proceso de

nivel 0 desagregado hasta el último nivel 2 o 3 (según complejidad). En este último nivel describe la
secuencia detallada de los flujos de trabajo de las actividades. Finalmente, contienen la descripción
detallada de los procedimientos que están enmarcados en el alcance del proceso de nivel 0.

Su elaboración se realiza de forma minuciosa y sencilla, fácil de entender, que permita al lector identificar y
desarrollar sus procesos correctamente.

h. Elementos de un Proceso:

- Primer Elemento – PROVEEDOR: Organización o persona que entrega un insumo. Puede ser interno o
externo a la institución.
- Segundo Elemento – INSUMO: Son todos los productos de otros procesos, internos o externos,
necesarios para realizar las actividades de nuestro proceso actual.
- Tercer Elemento – ACTIVIDADES : Es un conjunto de tareas agrupadas e interrelacionadas que
agregan valor en cada etapa, trasformando insumo(s) en producto(s).
- Cuarto Elemento – PRODUCTO: Es el bien o servicio que resulta de las actividades realizadas en el
proceso dirigido al usuario beneficiado.
- Quinto Elemento – USUARIO: Organización o persona que recibe un producto. Puede ser interno o
externo a la institución.

i. Características principales de un proceso

- El nombre que se le asigna empieza con un verbo ó un sustantivo derivado de un verbo, que indica la
acción que se realiza. Por ejemplo, “Inventario de Medicamentos” no es un proceso, “Administración del
Inventario de Medicamentos” sí.

- Todo proceso tiene un propietario o responsable.

- Transforman o complementan los insumos (entradas), dándoles valor agregado.
- Deben ser medidos y evaluados.
- Deben ser mejorados.

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- Tiene un principio y un fin (éstos son los límites del proceso).

- No todos los procesos que se llevan a cabo poseen las mismas características ni tienen la misma
función, ni el impacto directo con el usuario (cliente).
- La finalidad de un proceso es generar un producto (bien o servicio) para satisfacer las necesidades de
un usuario.
- Son susceptibles de representarse en un diagrama.

Figura 3. Esquema de procesos, Fuente: PEMEX, Aprendizaje Virtual

j. Mapeo del proceso:

Es la representación gráfica de un proceso, mostrando la interacción de sus procesos internos, así como
también, la relación e interacción con los proveedores y usuarios finales (Figura 4).

Entrada o
Insumos Producto
PROVEEDOR USUARIO

PROVEEDOR
Entrada o
Insumos

Figura 4. Esquema del Mapeo de Procesos

k. Modelado de Procesos:

Es una representación gráfica interna de un proceso, mostrando la secuencia de sus actividades y procesos
internos que se ejecutan. Asimismo favorece el análisis y la comunicación orientada hacia la mejora de los
procesos existentes, con el propósito de optimizarlos.

En un modelado de un proceso, las actividades que se realizan se unen con flechas las cuales nos muestran
el flujo y orden de ejecución de las actividades, estas flechas nos indican las interacciones con las cuales
identificamos quién entrega (proveedor) y quién recibe (usuario), se requiere colocar mensajes o leyendas
para identificar los insumos (entradas) y productos (salidas) de cada proceso.

Para la aplicación de la presente fase, el modelado de procesos se aplicará sobre los procesos de nivel 2 ó
3, niveles finales, donde podamos representar el proceso a nivel de actividades. Este modelado será

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diagramado con la notación BPMN (Business Process Modeling Notation).

En la sección 6.2 se muestra el modelado correspondiente para la fase 1 de la metodología para

implementar la Gestión por Procesos, descrito en la presente guía.

4.2. REQUERIMIENTOS PREVIOS

a. Asegurar la conducción de la Alta Dirección. El supuesto crítico de la implementación de la gestión

por procesos es la voluntad política de la Alta Dirección de la entidad de conducir, impulsar, involucrarse
y hacer seguimiento a su cumplimiento. Es recomendable que se constituya un mecanismo o comité con
el/la Ministro/a, lo/as Viceministro/as, el/la Secretario/a General, el responsable del proceso de
innovación y desarrollo institucional, y aquellos funcionarios designados para esta tarea.

b. Elaborar el Plan de Trabajo Global. La Oficina de Organización de la Oficina de Planeamiento y

Presupuesto, o la que haga sus veces, propone un plan de trabajo inicial, en coordinación con los demás
miembros del equipo de Alto nivel de procesos, para realizar las actividades que forman parte de la
metodología para implementar la Gestión Procesos en el Ministerio de Salud.

c. Realizar sensibilización a la Entidad. La Oficina de Organización de la Oficina de Planeamiento y

Presupuesto, o la que haga sus veces, es la responsable por realizar la sensibilización a todos los
servidores públicos del Ministerio de Salud sobre la gestión por procesos y la estrategia a seguir para su
implementación, previa y durante el inicio de actividades de la metodología.

d. Definir la metodología y sus herramientas. La Oficina de Organización de la Oficina de Planeamiento

y Presupuesto, o la que haga sus veces, debe contar con las herramientas e instrumentos necesarios
para la implementación de la metodología de Gestión por Procesos, actualizados y publicados en un
repositorio digital común a todos los servidores públicos o los que participan directamente de la
implementación.

5. CONSIDERACIONES ESPECÍFICAS

5.1. ACTIVIDADES PARA EL DISEÑO DE PROCESOS

a. Definir o actualizar el Mapa de Procesos del Ministerio de Salud

La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto a través de la Oficina de Organización o la que haga sus veces,
bajo la conducción de la Alta Dirección, identifica los productos (bienes y servicios) que genera el Ministerio de Salud,
así como también los actores que están involucrados. En esa identificación de actores, se elabora una tabla que
resume la relación entre actores y productos principales del Ministerio de Salud (ver Anexo N°01).

La definición y actualización del Mapa de Procesos (ver Anexo N°02), se caracteriza porque es un componente clave
para la participación y el compromiso de la Alta Dirección, los cuadros directivos y de sus equipos.

La propuesta inicial del Mapa de procesos por parte de la Oficina de Organización de Oficina General de
Planeamiento y Presupuesto, o la que haga sus veces, se elabora tomando propuestas anteriores, dialogados con
otros actores, referencias internacionales (benchmarking).

Posterior a la elaboración de la propuesta, la Oficina de Organización de Oficina General de Planeamiento y

Presupuesto, o la que haga sus veces, inicia las actividades de validación del Mapa de Procesos, se realizan
entrevistas a profundidad con Alta Dirección y funcionarios del Sector, se revisan e incorporan los aportes
provenientes de Informes de opinión técnica recibidos formalmente de las Direcciones Generales; así como también,
los aportes recibidos en reuniones o diálogos técnicos de Directores Generales y Ejecutivos, de equipos de trabajo

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del MINSA y de los Organismos Públicos adscritos, respecto de los procesos del mapa, conforme a o acordado en
Actas de reunión respectivas (ver Anexo 03).

Todos los servidores públicos deben estar involucrados en la identificación y descripción de los procesos. Esto
permitirá lograr mejores resultados.

La elaboración del mapa de procesos viene acompañado de las definiciones de los procesos de nivel 0, los cuales
se deben describir en una Ficha Técnica de Procesos de nivel 0 (ver Anexo 04), con el objetivo de facilitar la
comprensión del mapa de procesos del Ministerio de Salud. Cada Ficha Técnica de Proceso de nivel 0, contendrá el
objetivo del proceso, su clasificación (gobernante, misional o de soporte), los requisitos y el responsable del proceso,
lista de los proveedores, insumos, procesos de nivel 1 internos (propuesta inicial), productos y usuarios; así como
también, los controles, recursos, documentos y formatos, registros, e indicadores que caracterizan a cada proceso.

Finalmente la aprobación del Mapa de procesos y sus fichas técnicas de los procesos de nivel 0, se aprueban a
través de una Resolución ministerial.

b. Conformar el equipo para la implementación de la Gestión por Procesos

Cada responsable de un proceso de nivel 0 del Mapa de Procesos, designados en la actividad anterior, deben
designar a un representante de dicho proceso, para que a través de la coordinación con la Oficina de Organización
de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces, conformen el equipo para la implementación
de la Gestión por Procesos (GPP) en el Ministerio de Salud. Se debe generar un Acta de Constitución de Equipo (ver
anexo N°05), donde se deje explícito los roles y las responsabilidades de cada miembro del equipo, alineadas a
lograr la implementación de la metodología de gestión por procesos y de cumplir con el objetivo de la presente fase.
Al equipo se podrán incorporar otras personas que participan en el proceso cuando así se requiera de acuerdo al
tema del proceso.

En principio, este equipo debe de consolidarse para

que pueda desempeñarse durante todas las fases de En cada proceso de nivel 0 se
la metodología de implementación de la Gestión por
Procesos (GPP), sin embargo, de suceder algún designará un representante de la
cambio, el responsable del proceso debe designar implementación del proceso.
otra persona e informar formalmente a la Oficina de
Organización de la Oficina General de Planeamiento y
Presupuesto, o quien haga sus veces, del nuevo cambio.

Una vez conformado el equipo, la Oficina de Organización de la Oficina de General de Planeamiento y Presupuesto o
la que haga sus veces, realiza la capacitación básica en aquellos aspectos técnicos necesarios para el
desenvolvimiento de sus actividades en el marco de la metodología, dirigida a los actores involucrados en la
implementación de la GPP.

Por cada reunión del equipo de trabajo, se elaborarán actas (ver anexo N°03) en donde se hará constar: asistentes,
día, horas de inicio y finalización, temas tratados y acuerdos alcanzados.

Cada representante del proceso de nivel 0 y su respectivo responsable, se encargarán de la implementación de la

metodología de la GPP del proceso, y para ello, podrían conformar un equipo interno del proceso o contratar un
experto externo para realizar la implementación de la metodología, dependiendo su condición.

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Dentro de las características del trabajo en equipo, se tiene principalmente que:

El liderazgo debe practicarse con conocimiento, respeto, buen humor, sin prejuicios y comunicando
permanentemente los avances y resultados.
Se deben utilizar habilidades y capacidades individuales y como equipo que permitan conseguir el
objetivo propuesto (saber dibujar, ser observador, tener buena redacción, capacidad de análisis,
síntesis e interpretación, etc.).
Para que el equipo trabaje de manera efectiva deben estar claros el objetivo, los diferentes roles
(coordinador, responsable de los registros, participantes) y la distribución del trabajo.
Si bien el funcionamiento del equipo no se define sólo por las reuniones que realizan; éstas deben
efectuarse bajo un clima adecuado de participación y búsqueda de consenso, con un buen manejo
del tiempo y en un lugar propicio; lo cual también es importante para el logro del objetivo planteado

c. Definir y Documentar el Proceso

Lo primero que hay que tener claro para definir y documentar un proceso, es el propósito para el que fue
establecido, de forma que se determine claramente para qué existe y para quién se realizan sus actividades;
luego deben de especificarse las entradas y salidas (insumos y productos), así como los proveedores del
mismo.

Al efectuar el levantamiento de información para identificar y definir los procesos de nivel 1, 2 y 3, dentro del
proceso de nivel 0, hay ciertos elementos que se deben tomar en consideración:

- El Mapa de Procesos del Ministerio de Salud y la Ficha Técnica del proceso de nivel 0 correspondiente.

- Marco institucional (estratégico y normativo) que regula la realización de ciertas actividades que están
vinculadas en el proceso de nivel 0.

- Los productos que genera el proceso de nivel 0.

- Los Usuarios o a quiénes está dirigido el

producto del proceso, quiénes son todos los que
valoran los resultados del proceso.
El primer paso es identificar
los procesos de nivel 1, 2 y 3,
- Identificar la finalidad y las expectativas y
necesidades de los usuarios del proceso.
luego, se deberán describir las
características y componentes
- Los elementos básicos del proceso:
proveedores, insumos, principales actividades o de cada uno.
procesos de menor nivel, productos, usuarios
finales, y los eventos que marcan el inicio y fin
del proceso.

- El Alcance del Proceso, en el sentido de delimitarlo y diferenciarlo de otros procesos cercanos o

relacionados (dónde empieza, qué incluye y dónde termina).

Dentro de las herramientas que pueden ser útiles para definir y documentar el proceso, están:

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 Revisión Documental

Se debe recopilar y analizar toda la información relacionada con el desarrollo del proceso en el
Ministerio de Salud; en función a lo dispuesto en la normatividad, el Reglamento de Organización y
Funciones o algún otro instrumento de gestión específico del MINSA relacionada al proceso.

 Entrevistas al Personal

Se realizarán encuestas o entrevistas con la ayuda de un listado de preguntas (ver anexo N°06) que
contenga las preguntas necesarias que permitan obtener información del proceso.

La entrevista será de modalidad “dirigida”, lo cual garantiza que no se omitan informaciones

importantes, además, permitirá aprovechar al máximo el escaso tiempo del que se dispone en la
mayoría de entrevistas.

Este tipo de entrevistas permitirá una primera sistematización de la información recabada al delimitar
los aspectos o temas que serán tratados. Se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Formular las preguntas adecuadas para obtener la información necesaria.

• Facilitar señales o signos que informan al entrevistador de cómo se está llevando a cabo la
entrevista. Por ejemplo: tomar notas, las pausas, movimientos de cabeza, etc.

• Resumir el contenido y significado de las respuestas en forma periódica durante la entrevista

de modo que el entrevistado pueda añadir más detalles y el entrevistador pueda detectar
posibles errores de interpretación.

Cabe precisar que, existe la probabilidad de encontrar sesgos que invaliden la entrevista realizada ya
que el entrevistado puede brindar información distorsionada, teniendo el entrevistador la necesidad de
subsanarla abordando el tema desde otras perspectivas: obtener nueva información utilizando pistas y
preguntas complementarias, o mediante procesos de triangulación y contrastación que permitan
comparar las respuestas con las de otros entrevistados.

 Observación Directa

Para conocer con más detalle un proceso de nivel 0, se pueden realizar visitas complementarias a fin
de hacer seguimiento del proceso en estudio desde su inicio hasta su finalización, analizando su
desarrollo.

La Observación Directa se traduce entonces en un registro visual de lo que ocurre, es decir, en la

evidencia empírica de la información recogida.

Cuando decide emplearse la Observación Directa como instrumento para recopilar datos hay que
tomar en cuenta algunas consideraciones de rigor:

• En primer lugar, se debe planificar qué actividad del proceso se observará y el tiempo en que
se realizará, a fin de que la información obtenida sea válida y confiable.

• Un segundo aspecto es diferenciar las condiciones significativas de la situación y las que no

tienen importancia.

• También se requiere habilidad para establecer las condiciones de manera tal que los hechos
observables se realicen en la forma más natural posible y sin influencia del investigador u

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otros factores de intervención.

Con la información recogida en este punto, se puede confeccionar un cuadro resumen que recopile
en síntesis lo siguiente:

Pregunta Respuesta

se refiere a la(s) unidad(es) y/o puestos de trabajo que intervienen en el

¿Quién?
proceso.

¿Qué? se menciona que producto se genera

se hace referencia a la forma de realizar el proceso (métodos y técnicas

¿Cómo?
aplicadas)

¿Dónde? se refiere a la ubicación física del lugar donde el personal realiza el proceso

¿Por qué? se refiere a la justificación breve del proceso

Tabla 1. Síntesis de información recogida de la Observación Directa

La Observación Directa presenta las siguientes ventajas:

• Permite obtener información de los hechos tal y como ocurren en la realidad.

• Permite percibir formas de trabajo que en ocasiones no son relevantes para los procesos
observados.
• Existen situaciones en las que la evaluación solo puede realizarse mediante la observación.
• No se necesita la colaboración del elemento observado.

La identificación inicial de los procesos de nivel 1 contenidos en el proceso de nivel 0, permitirá identificar a los
procesos de nivel 2 por cada uno de los procesos de nivel 1; esta lista de procesos desde el nivel 0 hasta el
nivel 2 ó 3 (dependiendo la complejidad) debe documentarse en el Lista de Procesos (ver Anexo N°07); sin
embargo, se recomienda, que luego de identificar los procesos de un nivel, se realice la caracterización de estos
procesos a través de las Fichas Técnicas de Procesos de nivel 1, 2 ó 3 (ver Anexo N°08), para luego poder
identificar los procesos del siguiente nivel. Esto permitirá tener un panorama más claro de lo que involucra cada
proceso, y facilitará la identificación de sus procesos internos o actividades para el caso de los procesos 2 ó 3.

Para los procesos de nivel 0 y 1, que no son muy específicos e internamente están compuestos por procesos,
se realiza el mapeo del proceso (ver Anexo N°09 y 10) donde se visualice la interacción de sus procesos
internos con otros procesos, así como con los proveedores y usuarios del presente proceso.

d. Realizar el modelado de Procesos

El modelado de procesos se realiza para representar de forma gráfica los procesos de nivel 2 y 3, mediante
símbolos (ver Anexo N°11 y 12). Otros fines del modelado de procesos son:

- Comprender con mayor claridad el proceso que se realiza.

- Resaltar las relaciones usuario-proveedor.
- Identificar problemas y oportunidades de mejora.
- Representar las interrelaciones entre los procesos y actividades.
- Apoyar el entrenamiento e inducción para el personal nuevo.

Sin un modelado de procesos, es sumamente difícil analizar la situación actual del proceso y aún más difícil
detectar las actividades en las que se pueden proponer mejoras o cambios.

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La calidad en el modelado de procesos

depende de la calidad en la identificación y Los mapas y el modelado de proceso
descripción de los mismos.
permiten visualizar los procesos de manera
Para realizar el modelado del proceso se
deben tener en cuenta los siguientes
gráfica y panorámica.
criterios y acciones:

 Identificar las personas correctas para desarrollar el modelado

Quienes participan en el modelado del proceso, son los expertos del proceso, es decir, la gente que
lleva a cabo el trabajo, deben ser personas que trabajan en el proceso con el conocimiento completo
de los siguientes factores principales:

- Las actividades y su secuencia.

- Los insumos y productos.
- Los proveedores y usuarios.

Es importante aprovechar diversas habilidades y funciones laborales para lograr un grupo con ideas y
puntos de opinión variados que enriquezcan el trabajo a ejecutar.

 Tener claro el Objetivo del modelado

El objetivo de modelar el proceso, es mostrar gráficamente por medio de símbolos, cuáles son las
actividades que se llevan a cabo en los órganos del MINSA y sus órganos desconcentrados, de tal
manera, que todo aquel que lo lea, sea capaz de comprender el alcance y/o llevar a cabo el proceso.

Un modelado de proceso no debe tener como principal objetivo ser un documento “estéticamente
agradable”, debe más bien, dar preferencia al orden y la secuencia lógica de qué se tiene que realizar
para cumplir el objetivo del proceso.

 Definir el nivel de detalles del modelado

Para el modelado de Procesos se debe comenzar con un diagramado simple para analizar los procesos y
comunicarlos al equipo; además, es una representación grafica donde se detallan paso a paso las
actividades que lo construyen

El diagramado simple debe:

- Ejemplificar gráficamente el proceso actual.

- Facilitar la identificación de actividades innecesarias y situaciones problemáticas (repetición
de tareas, tiempos muertos, cuellos de botella entre otros).
- Ayudar a documentar y estandarizar el proceso.
- Servir de instrumento de capacitación.

En el caso se requiera que alguna actividad sea descrita con mayor detalle, se podrá colocarlo
considerando no hacer complejo el diagrama.

 Establecer los límites del Proceso a describir

Es decir, cuál es el inicio y cuál es el resultado final. El diagrama facilita la interpretación de las actividades
en su conjunto, debido a que se permite una percepción visual del flujo y la secuencia de las mismas,
incluyendo las entradas y productos necesarios para el proceso y sus límites.

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Para delimitar el proceso se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

- Identificar qué va a ser descrito y qué no,

- identificar las actividades principales,
- colocarlos en la secuencia que corresponda,
- asignar los símbolos correspondientes.

 Elaboración del Manual de Procesos

El Manual de procesos está compuesto por una estructura de fichas técnicas de procesos, procedimientos,
productos, indicadores y diagramas (ver Anexo N°13) que están en el marco de cada proceso de nivel 0 del
Mapa de Procesos del Ministerio de Salud; sin embargo, identificados y definidos todos los procesos y
elaboradas todas sus Fichas Técnicas de los procesos de nivel 0, 1, 2 y 3 (según complejidad), el mapeo de los
procesos de nivel 0 y 1, y el modelado de los procesos de nivel 2 y 3, se puede aprobar un Manual de
Procesos, quedando la estructura del documento técnico de gestión, de la siguiente manera:

- Carátula
- Control de Cambios
- Índice
- Objetivo del Manual de Proceso
- Alcance
- Términos y Definiciones
- Consideraciones
- Base Legal
- Mapa de Procesos
- Ficha Técnica del Proceso de nivel 0
- Listado de Procesos del Proceso de nivel 0
- Mapeo del Proceso de nivel 0
- Procesos de nivel 1:
- Ficha Técnica del Proceso de nivel 1
- Mapeo del Proceso de nivel 1
- Procesos de nivel 2:
- Ficha Técnica del Proceso de nivel 2
- Modelado del Proceso de nivel 2
- Procesos de nivel 3:
- Ficha Técnica del Proceso de nivel 3
- Modelado del Proceso de nivel 3

e. Identificar / Definir / Documentar los Procedimientos

En los procesos de nivel 2 ó 3, que contienen un modelado a nivel de actividades, se podrán identificar o definir
procedimientos que se requieran precisar para un mejor entendimiento de los pasos a seguir; el alcance va
depender de la tarea que se requiera realizar y desde el paso mínimo indispensable que de la alerta de
requerimiento de dicha tarea.

El número de procedimientos identificados y definidos va depender de las tareas que se requieran detallar.

Los componentes que se requieren para la documentación de un procedimiento son la Ficha Técnica de
Procedimiento, el diagrama de Flujo del Procedimiento y el (los) formato(s) y/o formulario(s) que requiera el
procedimiento.

La Ficha Técnica de Procedimiento (ver Anexo N°14) es la herramienta donde se describen el nombre del
procedimiento, el alcance, propósito, requisitos, las tareas, quien las realiza, así como tambien, los documentos

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que se generan y los registros. Toda Ficha Técnica de Procedimiento documentada, debe responder a las
siguientes interrogantes:

- ¿Qué trabajo se hace?. Se cuestiona el tipo de tareas que se realizan y los resultados que se obtienen
de éstas.

- ¿Quién lo hace?. Son las unidades orgánicas que intervienen en el procedimiento y el factor humano,
ya sea, individual o grupal, para la realización del trabajo.

- ¿Cómo se hace?. Se refiere a la secuencia de tareas o pasos que se realizan para cumplir con un
trabajo o servicio determinado.

- ¿Cuándo se hace?. Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, así como, los horarios y tiempos
requeridos para obtener resultados o terminar una tarea.

- ¿Dónde se hace?. Se refiere a la ubicación espacial donde se realizan las tarea.

- ¿Por qué se hace?. Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento;

también se pretende conocer el propósito que integran el procedimiento.

El responsable del Proceso que enmarca al propósito del procedimiento, designará a un responsable en
documentar y realizar su diagrama de flujo del procedimiento (ver Anexo N°14 y 15), para lo cuál, se buscará
información con las personas que realizan las acciones, pues se requiere describir con un buen nivel de detalle
de los pasos que se realizan.

Luego de la documentación de la Ficha Técnica de Procedimiento, el responsable del Proceso que enmarca a
dicho procedimiento, es también el responsable por difundir la Ficha Técnica de Procedimiento a los interesados
con la finalidad de que puedan dar aportes significativos.

La elaboración y actualización de la Ficha Técnica de Procedimiento se realiza en concordancia con los

procesos contenidos en su respectivo manual de procesos.Todo procedimiento está enmarcado en un proceso,
por lo tanto, la Ficha Técnica de Procedimiento luego de ser aprobada, se incorpora en el Manual de Proceso al
que pertenece dicho procedimiento.

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5.2. MODELADO DEL DISEÑO DE PROCESO

Figura 5. Modelado de la Fase 1 de la implementación de GPP: “Diseñar Proceso”

5.3. EJEMPLO PRÁCTICO: PROCESO PROGRAMACIÓN LOGÍSTICA

MAPEO DE PROCESOS

Figura 6. Ejemplo práctico de Mapeo de proceso – Programación logística

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FICHA TÉCNICA DEL PROCESO

Oficina General de Planeamiento FICHA DE PROCESOS

y Presupuesto
Oficina de Organización Código: Página: 1 DE 1
Versión: V.1 Fecha: 26/03/2013

TIPO DE MACROPROCESO(*): DE APOYO

MACROPROCESO (*): GESTIÓN LOGÍSTICA DE ABASTECIMIENTO
PROCESO: PROGRAMACIÓN LOGÍSTICA

Prever los bienes, servicios obras que necesita adquirir y/o contratar el Ministerio de Salud, especificando claramente su cantidad, calidad
OBJETIVO:
y oportunidad requerida, de modo que contribuye al logro de los objetivos y metas de los órganos.
• Ley del Sistema Administrativo de Abastecimiento Decreto Ley 22056 ALCANCE:
REQUISITOS LEGALES Y • Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado ( D.Leg. Nº 1017 y sus Inicial: Recepción de solicitud de requerimientos de bienes y
modificatorias) servicios (Cuadro de Necesidades).
REGLAMENTARIOS: • Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
Final: Entrega del cronograma de los proceso de selección.
(DS No. 184 – 2008-EF y sus modificatorias.)

Director Ejecutivo de Logística

RESPONSABLE:
Hialmer S. Ordinola Calle

1. Componentes del Proceso

PROVEEDOR ENTRADA SUBPROCESOS / ACTIVIDADES SALIDA USUARIO

Cuadro de MACROPROCESO DE
UNIDADES ORGÁNICAS 1. Formulación de Anteproyecto Presupuestal Anteproyecto Presupuestal
Necesidades GESTIÓN PRESUPUESTAL
MACROPROCESO DE Presupuesto Asignado SUBPROCESO DE
2. Programación Anual de Contrataciones PAC
GESTIÓN PRESUPUESTAL según PIA MODIFICACIÓN DE PAC
Solicitud de Bs y Ss
SUBPROCESO DE
mediante PC/PS, que
3. Modificación del PAC PAC Modificado PROGRAMACIÓN DE
no están contenidos
ADQUISICIONES
UNIDADES ORGÁNICAS en el CN
Solicitud de Bs y Ss Cronograma de los
PROCESO DE
mediante PC/PS, 4. Programación de Adquisiciones Procesos de Selección con
ADQUISICIONES
según el CN Especificaciones

2. Características del Proceso

RECURSOS CRÍTICOS
Materiales y Suministros de
Personal: Equipos y Herramientas: Ambiente de Trabajo:
Oficina:
Jefe de Programación, Analista de programación y Encargado Computadoras, conexión a intranet e internet, software de Papelería, CDs y útiles de oficina.Ambiente iluminado, ventilado y
de Catálogo. aplicación (SIGA), impresora, scanner y anexos telefónicos. seguro.

DOCUMENTOS APLICADOS REGISTROS A CONTROLAR INDICADORES DE DESEMPEÑO

• Pedidos de Compras (PC) • Indice de Modificaciones al PAC
* Guía de usuario del Sistema SIGA. *
Resolución Ministerial de la Aprobación del PAC 2013.
• Pedidos de Servicios (PS) • Indice de PC/PS no contenidos el el CN
* Memorandúms de Inclusión y Exclusión al PAC. • Memorandúms de Inclusión y Exclusión al PAC • Indice de PC/PS realizados en el tiempo programado
* Presupuesto asignado, según PIA. • Modificaciones realizadas
Ver Ficha de Indicadores de Desempeño

Elaborado por: Validado por Dirección de U.E. : Aprobado por Dirección del Órgano:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
V°B°, Sello y Fecha V°B°, Sello y Fecha V°B°, Sello y Fecha
(*) Este rango será llenado por la Oficina de Organización
F-22-02-13 Elaborado Por: Oficina de Organización
V-01-2013 Oficina General de Planeamiento y Presupuesto (OGPP)

Figura 7. Ejemplo práctico de Ficha Técnica de proceso – Programación logística

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6. BIBLIOGRAFÍA

Documentos Internacionales

- Pérez Fernández de Velasco J.A. (2012). Gestión por Procesos. Quinta edición. ESIC
EDITORIAL. Madrid.
- Fundación Iberoamericana para la Gestión de la Calidad (FUNDIBEQ). Modelo Iberoamericano
de Excelencia en la Gestión para Administraciones Públicas. 2012. Madrid.
- Organización Internacional de Normalización (ISO). ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la
Calidad – Fundamentos y Vocabulario. 2005. Ginebra.
- Organización Internacional de Normalización (ISO). ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la
Calidad – Requisitos. 2008. Ginebra.
- Organización Internacional de Normalización (ISO). ISO/TC 176/SC Orientación sobre el
Concepto y Uso del Enfoque basado en Procesos para los Sistemas de Gestión. 2004.
- Object Management Group (OMG) - Business Process Model and Notation (BPMN), website:
http://www.bpmn.org

Normas Nacionales

- Presidencia del Consejo de Ministros. Estrategia para la Modernización de la Gestión Pública

2012 – 2016 (Decreto Supremo N° 109-2012-PCM). 2012. Lima.
- Presidencia del Consejo de Ministros. Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública
(Decreto Supremo N° 004-2013-PCM). 2013. Lima.

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7. ANEXOS

ANEXO N° 01 - MATRIZ DE ACTORES VS PRODUCTOS

Producto (Bien o servicio) MATRIZ USUARIO PRODUCTO

Categoría M Categoría N
Producto A Producto B ……. Producto A Producto B ……
Usuario
Categoría A Usuario 1

Usuario 2
…
Categoría B Usuario 1
Usuario 2
…
Categoría C Usuario 1
Usuario 2

…
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ANEXO N° 02 - MAPA DE PROCESOS

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ANEXO N° 03: ACTA DE REUNIÓN DE EQUIPO

Acta de Reunión N°:

Actividad:

INFORMACIÓN DE LA REUNIÓN

Fecha Hora Inicio Hora Fin Lugar

Convocado por

Objetivos

Asistentes

Nombre Dependencia Firma

Ausentes

Material Distribuido

1.- DESARROLLO

2.- ACUERDOS

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FECHA

PRÓXIMA REUNIÓN

FECHA HORA LUGAR OBSERVACIONES

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ANEXO N° 04: FICHA TÉCNICA DE PROCESO DE NIVEL 0

FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 0

NOMBRE DEL PROCESO

Debe permitir identificar claramente al proceso y Director / Jefe o Gerente del órgano o área quién
1) Nombre 4) Responsable
diferenciarlo de los demás. ejecuta y tiene la responsabilidad directa del proceso.

lo que se espera alcanzar en beneficio del ciudadano o Leyes, reglamentos, códigos, normas que aplican y que deben
2) Objetivo 5) Requisitos
destinatario de los bienes y servicios (productos) del proceso. cumplirse para la correcta ejecución del proceso

Cobertura del proceso. ¿A qué oficinas aplica?, ¿con qué

3) Alcance evento o actividad se inicia? y ¿con qué evento o actividad 6) Clasificación Gobernante / Misionero / Soporte
finaliza?
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
11) Usuario o Destinatario
7) Proveedores 8) Insumos 9) Procesos nivel 1 10) Productos de los bienes y servicios
Puede ser el órgano, la Producto de otro Conjunto de actividades interrelacionadas que Con respecto a una cadena de valor en la Es aquel que recibe o utiliza
unidad orgánica, ciudadano, proceso que, al agregan valor en cada etapa, trasformando producción de un bien o servicio, el producto un producto generado por
entidad pública, servidor ingresar a un proceso, insumo(s) en producto(s). Los procesos están es el conjunto articulado (entregable) de salida un proceso. Puede ser un
público, proceso, etc. que se convierte en impulsados por la consecución de un de un proceso, que puede convertirse en órgano, unidad orgánica,
entrega un insumo, puede insumo; los insumos resultado. insumo para otro ciudadano, entidad pública,
ser interno o externo a la pueden ser internos o servidor público, proceso,
organización externos etc. Tiene capacidad para
juzgar la calidad del producto
cuando le es entregado.

IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS CRÍTICOS PARA LA EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROCESO

15) Registros 16) Indicadores
Documentos que proporcionan evidencia objetiva de la realización de
actividades o controles críticos. Se mantienen en archivos físicos o
informáticos
Sirven para evaluar la eficacia y eficiencia del proceso
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ANEXO N° 05: ACTA DE CONSTITUCIÓN DE EQUIPO

OBJETIVO DEL EQUIPO:

Lugar: Hora Inicio:
Fecha: Hora Fin:
RESPONSABLE
Nombre:
Oficina:
FUNCIONES
• Monitorear el avance en las actividades de la implementación de la metodología de la gestión
por procesos en el Ministerio de Salud.
• Coordinar con los representantes de los procesos de nivel 0, para profundizar temas
relacionados con el diseño de procesos.
• Validar con el equipo de trabajo, el avance de los trabajos realizados.
Integrantes del Equipo de Trabajo de Procesos
Unidad
Nombre y Apellidos Cargo Proceso Firma
Orgánica
1
2.
3.
4.
5.
6.

FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE TRABAJO*

• Diseñar los procesos
• Recopilar información de los procesos identificados
• Documentar y modelar los procesos en los formatos establecidos
• Elaborar y presentar el informe del trabajo realizado para aprobación por el responsable del
proceso.
Firma del Responsable del Equipo:

* Revisar recomendaciones de la Guía Metodológica

F-15-09-14 Elaborado Por: Oficina de Organización
V-01-2014 Oficina General de Planeamiento y Presupuesto (OGPP)
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ANEXO N° 06: LISTADO DE PREGUNTAS PARA ENTREVISTAS

Datos Generales
1. ¿Qué procesos se realizan en este proceso de nivel 0?
2. ¿Cuál es el objetivo del proceso? ¿Cuál es su razón de ser?
3. ¿Cuál es el alcance del proceso? (actividad inicial y actividad final)
Proveedor
4. ¿Quiénes proveen el insumo para el inicio del proceso?
5. ¿Quiénes son los proveedores? ¿ Son internos o externos?
Insumos
6. Durante el inicio del proceso, ¿que ingresa como insumo? ¿Se recibe algún documento, alarma, aviso, e-mail, llamada
telefónica o requerimiento específico del producto?
Acción

7. ¿Cómo se realizan los procesos?

8. ¿Cuál es la secuencia de actividades?
9. ¿Quiénes intervienen en el proceso?
Producto
10. ¿Cuáles son los productos del proceso?
11. ¿Cómo termina el proceso? ¿Con que actividad, persona, documento, etc.?
Usuarios
12. ¿A quienes está dirigida el producto del proceso?
13. ¿Los usuarios son internos o externos al Ministerio de Salud?
Recursos
14. ¿Qué tipo de recursos utiliza en el proceso? (económicos, personal, equipos y herramientas, materiales y suministro de
oficina)
15. ¿Qué recursos utiliza para el manejo de la información de sus procesos? (Sistemas de informáticos, planillas de cálculo,
base de datos, etc.)
Normativa relacionada
16. ¿Qué normas están relacionadas al proceso?
17. ¿Qué manuales, guías, procedimientos, instructivos están relacionadas con el proceso?
Indicadores
18. ¿Tiene indicadores?
19. ¿Cuáles son los límites impuestos por tiempo y cantidad de trabajo por actividad y/o proceso?
20. ¿Cuánto se demora en hacer o ejecutar las actividades? ¿Cómo termina el proceso?

* Revisar recomendaciones de la Guía Metodológica Elaborado Por: Oficina de Organización

F-15-09-14
V-01-2014 Oficina General de Planeamiento y Presupuesto (OGPP

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ANEXO N°07: LISTADO DE PROCESOS

Fecha de
Actualización:

PROCESO PROCESO DE PROCESO DE PROCESO DE

COD COD COD COD
NIVEL 0 NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3
1.1.1.1
1.1.1.2
1.1.1
1.1.1.3
1.1.1.4
1.1

1.1.2

1.2.1.1
1.2.1
1.2.1.2
1.2.
1.2.2.1
1.2.2
1.2.2.2
1
1.3.1

1.3.2
1.3.

1.3.3

1.4.1

1.4 1.4.2.1
1.4.2 1.4.2.2
1.4.2.3

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ANEXO N°08: FICHA TÉCNICA DE PROCESO DE NIVEL 1, 2 Y 3

FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL (1,2 O 3)

NOMBRE DEL PROCESO
1) Nombre 4) Responsable

2) Objetivo
5) Requisitos

3) Alcance

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

11) Usuario o
Destinatario de los
7) Proveedores 8) Insumos 9) Procesos/actividades 10) Productos bienes y servicios

IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS CRÍTICOS PARA LA EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROCESO

12) Controles 13) Recursos 14) Documentos y formatos

15) Registros 16) Indicadores

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
V°B°, Sello y Fecha V°B°, Sello y Fecha V°B°, Sello y Fecha

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ANEXO N°09: MAPEO DE PROCESO

Código del Proceso: Nombre del Proceso: Nivel:

Versión: Fecha de Elaboración:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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ANEXO N°10: SIMBOLOGÍA PARA EL MAPEO DE PROCESO

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

Representa a un proceso de nivel 0, el cual es un conjunto de

procesos que se relacionan entre sí para cumplir con el objetivo del
proceso de nivel 0

Representa a un proceso de nivel 1, el cual es un conjunto de

procesos de nivel 2 que se relacionan entre si para cumplir con el
objetivo del proceso.

Representa los proveedores o usuarios finales del proceso

diagramado.

Representa la dirección del insumo o productos entre proveedores,

procesos y usuarios.

Representa las partes interesadas que interactúan con cada uno de

los procesos.

Conector que se utiliza para indicar continuidad del diagrama. Une

o relaciona procesos dentro del mismo diagrama.
A
Representa la “Entrada o Insumo” que están ingresando al proceso.
Entrada o Insumos

Representa que la “Salida o producto” es un resultado del proceso y

Salida o producto
del conjunto de actividades que forman parte de él.
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ANEXO N°11: MODELADO DE PROCESO

Código del Proceso: Nombre del Proceso: Nivel:

Versión: Fecha de Elaboración:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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ANEXO N°12: SIMBOLOGÍA PARA EL MODELADO DE PROCESO

Para elaborar el modelado del proceso se emplearán los símbolos básicos de la notación BPMN (Business Process
Modeling Notation) disponible en BIZAGI o algún software para modelado de procesos:

SÍMBOLO
Nombre CARACTERÍSTICA
(nombre)

Evento de Inicio Indica el evento que da inicio al proceso.

Indica un evento intermedio, acontecimiento para que

Evento Intermedio
pueda seguir el flujo del proceso.

Evento de Fin Indica el evento que finaliza el proceso.

Representa la actividad que se desarrolla durante el

Actividad
proceso.
Representa un proceso contraído, es decir, que
Proceso
contiene otros procesos o actividades.
Indica el orden (secuencia) y trayectoria de las
Flujo de secuencia
actividades de un proceso.
Se usa para mostrar el flujo de mensajes entre dos
Flujo de Mensaje participantes de procesos separados (entidades o
roles).
Se usa para asociar datos, textos, información u otros
Flujo de Asociación
artefactos con flujo de objetos
Indica la decisión que se toma antes de continuar con
Decisión el proceso. Las salidas deben tener las opciones SI ó
Compuerta exclusiva NO y representa que se ha ejecutado un control en el
proceso

Decisión Indica que las actividades que continúan se realizan en

Compuerta Paralela paralelo. Las actividades 1 y 2 se realizan en paralelo.

Indica que se pueden realizar uno o varios caminos, se

Decisión
puede realizar la actividad A, pero también podría
Compuerta Inclusiva
realizarse la actividad B.

Decisión Indica que de suceder el evento 1 se realizará la

Compuerta Basada actividad A, pero si también sucede el evento 2 se
en Eventos realizará además la actividad B.

Provee información acerca de cómo los documentos,

Objeto de datos datos y otros objetos son usados y actualizados
durante el proceso.
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SÍMBOLO
Nombre CARACTERÍSTICA
(nombre)
Representa un participante en el proceso. Un
participante puede ser una entidad específica, un
Pool
Órgano, Unidad Orgánica o un rol general (comprador,
vendedor). Copnsiderarse un proceso.

Subpartición dentro de un Pool, representa un

Lane agrupador de actividades de un rol más específico o
una unidad orgánica.

Representa un segmento, fase ó etapa dentro de un

Fase
proceso.

Es un mecanísmo visual que se utiliza para agrupar

Grupo
elemntos de un proceso informalmente.

Se usará para que el modelador del proceso provea

Anotación información adicional del proceso al lector, del
diagrama BPMN.

Indica la utilización de una Base de Datos o Sistema

de Información. Ofrece a las actividades un mecanismo
Base de Datos
para consultar o actualizar información almacenada
que persistirá más allá del alcance del proceso.

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ANEXO N°13: ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCESO

- Carátula
- Control de Cambios
- Índice
- Objetivo del Manual de Proceso
- Alcance
- Términos y definiciones
- Consideraciones
- Base Legal
- Mapa de procesos
- Ficha Técnica del Proceso de nivel 0
- Listado de Procesos del Proceso de nivel 0
- Mapeo del Proceso de nivel 0
- Procesos de nivel 1:
- Ficha Técnica del Proceso de nivel 1
- Ficha Técnica del Productos
- Mapeo del Proceso de nivel 1
- Ficha Técnica de Indicadores
- Procesos de nivel 2:
- Ficha Técnica del Proceso de nivel 2
- Ficha Técnica del Productos
- Modelado del Proceso de nivel 2
- Ficha Técnica de Indicadores
- Ficha Técnica de Procedimientos
- Procesos de nivel 3:
- Ficha Técnica del Proceso de nivel 3
- Ficha Técnica del Productos
- Modelado del Proceso de nivel 3
- Ficha Técnica de Indicadores
- Ficha Técnica de Procedimientos

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ANEXO N°14: FICHA TÉCNICA DE PROCEDIMIENTO

Versión : 1.0

Ficha Técnica de Procedimiento

Proceso: colocar el nombre del proceso que enmarca al procedimiento

Código que
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Nombre que identifique al procedimiento CÓDIGO identifique al
procedimiento

Se deberá colocar la intención del porqué se realiza el procedimiento. Son

PROPÓSITO
impulsados por la finalización de una tarea.
Se deberá colocar denominación de las unidades orgánicas a las cuales comprende
ALCANCE
el ámbito del procedimiento.
Se deberá colocar las normas legales sobre las cuales se sustenta el procedimiento
BASE LEGAL
a desarrollar
Se deberá colocar las siglas y definiciones necesarias para esclarecer el
SIGLAS Y DEFINICIONES
procedimiento

REQUISITOS PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO

1. Describir e indicar la procedencia de los recursos (documentos, personas, materiales, etc.) necesarios para dar
inicio al procedimiento
2.
TAREAS DEL PROCEDIMIENTO

N° TAREAS UNIDAD ORGÁNICA RESPONSABLE

Describir el paso a paso y secuencialmente las tareas; Colocar el nombre de la Unidad Colocar el cargo
así también, colocar el rol dentro de la Unidad Orgánica Orgánica que realiza la
que realiza la tarea tarea

DOCUMENTOS QUE SE GENERAN Colocar los documentos que se deben generar en el procedimiento

REGISTROS Se deben colocar las plantillas necesarios para complementar el procedimiento

1. Diagrama de Flujo del Procedimiento
ANEXOS
2. Colocar los formatos y/o formularios que requiera el procedimiento.

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ANEXO N°15: INSTRUCTIVO PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMEINTO

1. Simbología
 En la elaboración del diagrama de flujo, se utilizará la siguiente simbología básica:

Inicio / Fin de Conector en la misma

1 página (número)
Procedimiento

Operación, acción o Conector con otra

A
tarea página

Formulario o
Alternativa / Decisión documento

Proceso
Archivo temporal

Archivo definitivo Traslado

a. Inicio / Fin del Procedimiento: Se utiliza al inicio y al final de todo diagrama de flujo, permite determinar los límites del
procedimiento.

b. Operación, Acción o Tarea: Se utiliza para representar cada uno de los pasos que forman parte del procedimiento.

c. Alternativa / Decisión: Representa una alternativa o condicional que indica una decisión y que genera dos cursos de
acción. Se grafica considerando una entrada y dos salidas y colocando dentro del rombo una pregunta. Ejemplo:

Si No
¿Procede?

d. Archivo temporal: Representa la acción de archivar temporalmente un documento.

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e. Archivo Definitivo: Representa la acción de archivar definitivamente un documento.

f. Conector misma página: Se utiliza para conectar dos acciones en una misma página, para evitar el exceso de líneas
que se entrecrucen. Siempre deberá colocarse un número que deberá ser el mismo en la acción previa como en la
posterior. Ejemplo:

g. Conector con otra página: Se utiliza para continuar el flujograma en otra página. Siempre se debe colocar una letra

h. Formulario ó Documento: Representa la elaboración de un formato o documento.

i. Proceso: Se utiliza para representar un proceso de nivel 0, 1, 2 ó 3 ya definido, que se interrelaciona con el
procedimiento.

j. Traslado: Se utiliza para representar el sentido del circuito administrativo, el traslado de información o el movimiento
físico de un documento.

Para las uniones se podrán utilizar uniones que formen ángulo recto.

En lo posible se deben evitar cruces de líneas. Caso contrario se utilizará un puente de media circunferencia. El sentido de la
concavidad debe coincidir con la orientación de la línea que sé está cortando.

Se debe tener en cuenta que las líneas de los símbolos sean de trazo más grueso que el de las columnas, no es recomendable el
empleo de sombreados en los símbolos

2- Modelo de Diagrama de Flujo

El gráfico se divide en columnas, representando cada una de ellas una Dirección, Oficina, Equipo ó Cargos, dependiendo del nivel
de desagregación del análisis.

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OFICINAS/ OFICINAS / DIRECCIONES

DIRECCIONES ESPECIALISTAS/
TECNICO RESPONSABLE DE DIRECTOR
GENERALES SECRETARIA ASESORES
TRAMITE DOCUMENTARIO

Recibe y verifica Firma cargo,

INICIO Revisa y de ser necesario
registra en STD y
realiza indicaciones
entrega al Director
corresponde Si
Remite documentos atender Autoriza pase, clave y
Registra pase y
o expedientes registra hora en Hoja de
clave en STD
-Doc o
NO 1 Envío
Expediente
Devuelve es doc. No
FIN expediente circular? No requiere
respuesta?
Si
Si
Obtine copias o 1
difunde y archiva Firma cargo y registra
hora de recepción
FIN
Elabora proyecto de Firma cargo y registra hora
Oficio o Memo según de recepción
Prepara cargo y indicaciones del Director
1
entrega documento
Revisa y da conformidad a
2 Analiza y elabora proyecto
proyecto
de informe y doc. de
Registra doc y entrega al respuesta
Director
Asigna expediente a
personal secretarial,
Envía por correo electrónico
Recibe documentación e Recibe documentación e
o Imprime proyecto de ser
información por correo información por correo 3 necesario adjunta
electrónico electrónico
antecedentes
Revisa anexos y antecedentes Revisa anexos y antecedentes Autoriza emisión y
y corrige según indicaciones y de ser necesario corrige numeración de doc. 2
del Director

Numera informe o
Presenta doc. al Director 3 memorándum y registra

Prepara expediente, obtiene

copia y enumera las hojas

Firma informe y visa doc

Presenta doc. al Director
de respuesta

Registra y firma doc Registra datos del informe en Entrega doc de respuesta y
de respuesta STD cargo y guarda copia

Distribuye y devuelve Archiva documentos que

Registra en STD y entrega
cargo con sello de cuentan con informe y copias PROCEDIMIENTO: Atención de expedientes y otros documentos
copia (cargo)
recepción de doc de gestión
Elaborado por : Oficina de Organización Fecha : Marzo-2006
FIN
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