Nombre del curso: Desarrollo de Habilidades de Negociación

Código: 102024

Caso
Empresa importadora y comercializadora de Vehículos

Después de muchos años en una reunión familiar, tres primos, Javier

Diaz, Mercadólogo, Oscar Roa, Administrador de empresas, especialista
en talento humano, Julián Vargas, Contador, se encontraron,
conversaron sobre sus vidas y sus profesiones y anhelos. Después de
esa reunión siguieron reuniéndose y con el tiempo decidieron crear una
empresa importadora y comercializadora de vehículos, debido a que
apenas estaban iniciando, solo contrataron una secretaria, y dos
asesores de ventas uno externo y otro interno. Ellos por su parte se
desempeñaban como jefe de mercadeo y ventas, gerente general y
contador financiero, respectivamente.
La empresa logro crecer rápidamente ya que sus propietarios pusieron
su mayor esfuerzo para lograr sus objetivos, esto hizo que la empresa
ampliara su planta de personal, contratando 3 asesores de venta
externos (a quienes no les agradaba ser vendedor interno o de
mostrador, ya que las ventas eran más bajas), dos más internos, un
asistente contable, una persona encargada de inventarios, un ingeniero
de sistemas quien se encargaba de la página web de la empresa. El
ingeniero, también adapto una app a las Tablet de los vendedores con el
fin de que tengan conocimiento pleno de los vehículos con que se cuenta
en el momento y sus características. Pese a esto, la app no permite
actualizar el inventario de la empresa, por lo tanto, cada vez que se
hace una venta el vendedor debe informar a la encargada de inventarios
para que haga el respectivo procedimiento y comunique al ingeniero
para que de baja en la app el vehículo vendido.
En cierta ocasión, surgió un nivel de tensión entre el jefe de mercadeo y
ventas con dos de sus asesores externos, ya que, en repetidas
ocasiones, han realizado las ventas de los vehículos sin dar a conocer a
la encargada de inventarios el respectivo movimiento. Esto ha hecho
que cuando los otros asesores realicen las ventas, estas no se puedan
hacer efectiva, y tengan que retractarse o pedir un tiempo mientras la
importadora envía dicho vehículo. Frente a esta situación los asesores,
solicitaron una reunión con los propietarios de la empresa y exigieron
que se mejorara los sistemas de información (software) de la empresa
ya que son desactualizados y no se tiene la información de los vehículos
en tiempo real, así mismo, dieron a conocer que los asesores que no
estaban informando sobre los vehículos vendidos estaban haciendo que
ellos no cumplieran metas. El gerente general, les comento que iban a
dar solución a los requerimientos que hacían, ya que tenían razón.
Al día siguiente el gerente general cito a reunión al jefe de ventas y
mercadeo y al contador con el fin de conocer la situación de la empresa,
se socializaron los informes de ventas, contable y financiero; en dichos
informes se vio reflejado que las ventas en el presente trimestre habían
bajado respecto al trimestre anterior, y al mismo trimestre del año
inmediatamente anterior, por su parte el informe financiero presentaba
utilidades mínimas. En dicha reunión el gerente de manera respetuosa,
pidió a sus primos que todos (los tres) debían de estar mas atentos a lo
que ocurría con el personal de la empresa, que esas falencias que se
vienen presentando no debería de ocurrir que los tres como propietarios
y gerentes de cada área son culpable de lo que ocurre en la empresa.
Por lo anterior, cada uno se comprometió a realizar un seguimiento mas
oportuno a los procesos de la empresa especialmente en las áreas que
son responsables.
Así mismo al día siguiente de la reunión con sus socios, cito a reunión al
personal (secretaria, asistente contable, asistente de inventarios,
ingeniero de sistemas) dándoles a conocer su inconformidad. En la
reunión el gerente: a la asistente administrativa, le comento que su
función además de llevar los asientos contables, era verificar también
que los inventarios estuvieran al día, por lo tanto, se requería que
mejorara la comunicación con la encargada de inventarios quien al ver
que los vehículos ya no se encontraban en la comercializadora
inmediatamente debía de informar al ingeniero de sistemas para que los
diera de baja. Ante esto, la encargada de inventarios culpo al ingeniero
ya que la app creada era obsoleta, y era la herramienta que debía de
informar sobre la salida de dichos vehículos, por lo tanto el único
culpable de lo que sucedía era el ingeniero de sistemas, éste dijo que
había realizado la app, con el fin de apoyar las ventas con respecto a las
características y diseño de los vehículos, más no para controlar
inventarios que quien debía de hacer eso e informar a la encargada de
inventarios era la auxiliar contable o el contador, quienes se encargaban
de las operaciones comerciales y contable de la empresa. La reunión
termino, pero al final no se dio solución efectiva a lo acontecido.
El gerente general, realizo una reunión individual con los empleados.
 Asistente contable y encargada de inventarios. Les dijo que el
trabajo de ellos era de gran utilidad para la empresa, que tenían la
posibilidad de crecer profesionalmente en la empresa, pero
requería mayor compromiso en el desarrollo de sus funciones, que
debíamos de aceptar los errores que cada uno cometemos, pero
también subsanarlos. Ellos le dijeron que pensaban que estaban
haciendo bien su trabajo, pero que era necesario dar un poco más
que se comprometían a mejorar y hacer que la empresa
continuara su crecimiento desde el rol que cada uno de ellos
desempeñara, que estaban contentos por hacer parte de esa
empresa.
 Ingeniero de sistemas. Le comento que estaba a gusto con el
trabajo que venía realizando, que todas las herramientas o
aplicaciones que creaba era de gran interés para el desarrollo de
las actividades de la empresa, que le solicitaba que hiciera
mejoras a la APP, con el fin de tener un buen sistema de
información actualizado. El ingeniero, le comento que el no era
culpable de lo que sucedía pero que por esos días ya había
realizado mejoras a la app para que suministrara la información
actualizada. Y que estaba muy a gusto con su trabajo ya que le
permitía satisfacer sus necesidades y crecer profesionalmente.
 Vendedores que hacían bien sus funciones. Les agradeció el haber
informado lo que sucedía, les dio a conocer la importancia de su
rol en el desarrollo del objeto social de la empresa. Ellos
comentaron que estaban muy a gusto con la empresa ya que
llevaban más de 3 años en la misma y han crecido personal,
familiar, laboral y profesionalmente. Dos de ellos solicitaron que si
podían ser vendedores externos ya que uno tenía planes de
casarse y el otro quería comprar una casa y las ventas externas
les facilitaba hacer realidad sus sueños a lo cual el gerente
accedió.
 Vendedores que hicieron mal sus funciones. Les hizo saber la
importancia del cargo que desempeñan en la empresa, que lo
realizado no estuvo bien hecho ya que trajo perdidas para la
empresa, por lo tanto, las comisiones de ese mes se verían
afectadas y que iban a pasar a ser vendedores internos (era una
forma de “castigarlos”). O tomaban esa oportunidad, o si no debía
 prescindir de sus servicios. Los dos vendedores, tenían problemas
económicos, renunciar al trabajo no era la mejor opción,
aceptaron continuar.
A los 15 días el jefe de ventas y mercadeo informo al contador y gerente
que un asesor externo, había logrado la venta de 200 camionetas, con
capacidad para 8 pasajeros, los carros que la empresa importaba eran
automóviles con capacidad de 5 o 7 personas máximo, ya que eso era lo
que le brindaba la importadora.
Ante esta eventualidad, el gerente General, junto con el jefe de ventas y
mercadeo, viajo a los Estados unidos, país de donde traían los
automóviles, con el fin de lograr que la importadora, le consiguiera la
cantidad de camionetas con las características que solicitaba el cliente.
La importadora hizo gestiones correspondientes, pero no acepto el
contrato debido a que sus proveedores no se comprometían a realizar
ese tipo de vehículos, pero al ser ellos muy buenos clientes, el gerente
de la importadora les dio el nombre de otra empresa que podría
colaborarles. Dicha empresa estaba ubicada en CHINA, país con el cual
nunca habían realizado ningún tipo de importación, desconocían
diversos aspectos, como económicos, sociales, políticos, culturales,
idioma, etc. Pero requerían hacer contacto con ellos con el fin de lograr
hacer efectiva la venta de las camionetas, pedido que era de gran
importancia para que la empresa lograra mayor crecimiento.