SOPORTES DE CONTABILIDAD CONCEPTO

son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial
cuidado en el momento de elaborarlos.

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben

ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que
cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los
documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a
continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos
valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable.

Comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y

luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras,
recibos de pagos efectuados, etc.

Comprobantes internos: son los documentos emitidos en la empresa

que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.:
facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales:

los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos
de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo
por un registro contable, es fuente de información (planillas de sueldos,
informes).

Documentos soporte contables

- Comprobante de egreso
- Comprobante de ingreso
- Comprobante de consignación
- Cuenta de cobro
- Factura
- Letra de cambio
- Libranza
- Nota de contabilidad
- Nota crédito
- Nota débito
- Recibo de caja
- Recibo de caja menor
- Documentos soporte no contables
- Cotización
- Entrada de almacén
- Fonomemo
- Kárdex
- Memorando
- Orden de pedido
- Remisión
- Salida de almacén
- Títulos valores
- Cheque
- Letra de Cambio
 EJERCICIO PRÁCTICO

1. Cancele por caja menor Pasabocas para los empleados.

2. Se debe realizar una compra de mercancía, pago en efectivo. (Comprobantes
de egreso, factura, entradas a almacén, remisión).
3. Se debe realizar una compra de mercancía a crédito, para respaldar el crédito
firmamos una letra de cambio. (letra de cambio, factura, entradas a almacén,
remisión).
4. Se debe realizar una venta, pago en efectivo. (Factura, recibo de caja, salida
de almacén, remisión).
5. El dinero recibido en la anterior venta es enviado a consignar al banco.
(consignación bancaria)
6. A la anterior venta se le adiciona un valor cobrándole gastos de envió (Nota
debito)
7. De la anterior venta recibimos una devolución del 50 % de la mercancía.
(Nota crédito).
8. Se debe realizar una venta, pago con cheque,. (Factura, recibo de caja,
salida de almacén, remisión)
9. Obtenga una cotización de un bien y una de un servicio. (cotizaciones)
10. Se comunicó uno de los proveedores a quienes solicitamos la cotización de
mercancía pidiendo una entrevista con el jefe operativo para darle a conocer
un nuevo portafolio de productos y algunos descuentos adicionales.
(Fonomemo)
11. El banco Colpatria nos concede un préstamo por $ xxxx, el dinero es
desembolsado en la cuenta corriente. Firmamos un pagare. (Pagare)
12. Realizar un memorando a todos los empleados informándoles que a partir de
la fecha queda prohibido el uso de páginas sociales dentro de la compañía.
(memorando)
13. Cancele por caja menor un pago de servicio de taxi. (Recibo de caja menor)
14. Uno de nuestros empleados nos hace llegar una libranza donde solicita sea
descontado de su sueldo $xxxx y se le consigne al banco Colpatria. (libranza)
15. Usted adquirió algún servicio por mantenimiento correctivo y preventivo de
un equipo de cómputo, Solicite a algunos de sus compañeros que tenga Rut,
le haga una cuenta de cobro y cancele dicho servicio con cheque
(Comprobante de egreso, cuenta de cobro, RUT, cheque).
 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Cheque: Es un título de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una
persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a
la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada
beneficiario.

Comprobante de consignación: Es el documento donde se relacionan los depósitos de

dinero (efectivo, cheques o títulos), realizadas por la empresa o personas naturales en sus
cuentas corrientes que tienen en entidades bancarias.

Comprobante de egreso: Es el documento encargado de mantener el registro de todos

los gastos que se realizan en una empresa o negocio.

Comprobante de ingreso: Es una constancia de que un valor ingresó a la empresa, de

manera general, cuando se recibe el dinero en efectivo, el cheque o el Boucher de alguna
tarjeta de crédito,

Cotización: Es aquel documento o información que una organización usa en una

negociación.

Cuenta de cobro: Es un documento equivalente a la factura que usan las persona naturales
que no están obligadas a facturar, sin embargo, a dicha cuenta de cobro se le exigen una
serie de requisitos establecidos en el Estatuto Tributario.

Documentos soporte contables: Son los documentos que sirven de base para registrar
las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial
cuidado en el momento de elaborarlos.

Documentos soporte no contables: Son aquellos documentos que a pesar de no servir

para realizar registros contables, son de vital importancia para las diferentes transacciones
que realiza una organización.

Entrada de almacén: Es el ingreso de los bienes adquiridos a través de operaciones

mercantiles mediante la erogación de fondos.

Factura: Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación

de compraventa

Fonomemo: Es un documento que permite que cualquier miembro de la organización tome

un mensaje para otro mientras está ausente.

Kárdex: Tiene múltiples usos y se usa principalmente para ordenar la información que
uno tiene de acuerdo a la actividad que desarrolle

Letra de cambio: Es un título de crédito o de valor formal y completo que contiene una
orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden
una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en
ella intervienen.
Libranza: Es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su
entidad empleadora a descontar de su nómina mensual o quincenal una suma determinada
para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad
empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo
previamente convenido.

Memorando: Es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes

departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación,
instrucción o disposición.

Nota de contabilidad: Es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer

registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u
operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.

Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el
objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que
se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser
por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o
descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito
disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Nota débito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le

notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda
o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o
cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Orden de pedido: También denominado orden de compra, es un documento que emite el

comprador para pedir mercancías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio,
condiciones de pago, entre otras cosas.

Pagaré: Es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona

(denominada suscriptora), de que pagará a una segunda persona (llamada beneficiaria o
tenedora), una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo

Recibo de caja: Es un documento en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y

otras formas de recaudo.

Recibo de caja menor: Es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque.

Remisión: Es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de compra
entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de ellas hace entrega de artículos o
productos a la otra.
Salida de almacén: Es el formato electrónico del documento con el que se registra la salida
de una mercancía del almacén a un área determinada de la organización que la había
solicitado con antelación.