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700 Laip MN 2017 0050
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Título :
ADMINISTRACIÓN DE PERFILES DE PUESTOS DE TRABAJO DEL MINISTERIO DE HACIENDA
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Contenido:
1. Objetivo
2. Ámbito de aplicación
3. Referencia Normativa
4. Definiciones
5. Responsabilidades
6. Lineamientos Generales
7. Procedimiento
8. Anexos
9. Modificaciones
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MACROPROCESO: GESTIÓN DEL SOPORTE INSTITUCIONAL CÓDIGO : PRO-
PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 6.2.1.1
SUBPROCESO: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACION DEL TALENTO HUMANO EDICIÓN : 001
FECHA :
22/07/2016
1. OBJETIVO
Establecer la metodología para la creación, modificación, actualización y anulación de los Perfiles de
Puestos de trabajo del Ministerio de Hacienda.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El procedimiento es de aplicación en las Dependencias del Ministerio de Hacienda.
1. REFERENCIA NORMATIVA
Memorándum DRH/DDRAP/1002/2011 de fecha 21 de diciembre de 2011, referente a autorización
para la administración de los perfiles de puesto.
Manual de Políticas de Control Interno del Ministerio de Hacienda.
Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas del Ministerio de Hacienda.
PRO-1.2.1.1 Control de Información Documentada del Sistema de Gestión de Calidad.
Norma ISO 9001 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos
Manual de Organización de la Dirección General de Administración.
2. DEFINICIONES
Aviso de Cambio: Es el formato estándar a utilizar para registrar cualquier alteración (creación,
modificación, anulación) que afecte los perfiles de puesto de trabajo.
Descriptor de puestos de trabajo: Es el formato estándar utilizado para recopilar toda la
información necesaria para la elaboración del perfil del puesto de trabajo.
Perfil del puesto de trabajo: Es la descripción de los requisitos, funciones, conocimientos,
competencias, entre otros., que la organización necesita que cumpla cada puesto de trabajo para
alcanzar los objetivos organizacionales.
Puesto de trabajo: Es el conjunto de funciones y actividades que la Institución individualiza dentro de
la estructura organizativa para conseguir los resultados que han de contribuir al logro de los objetivos
estratégicos institucionales.
SIRHI: Sistema de Información de Recursos Humanos Institucional
5. RESPONSABILIDADES
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De los Jefes de las Unidades Organizativas de las Dependencias del Ministerio de Hacienda.
Cumplir y hacer cumplir lo establecido en los perfiles de los puestos de trabajo.
Remitir vía correo electrónico los perfiles de puestos de trabajo al Departamento de Estudios y
Proyectos Técnicos con el Visto Bueno de la máxima autoridad de la Dependencia o a quien delegue.
Mantener actualizados los perfiles de los puestos de trabajo de su Unidad Organizativa
Velar por el fiel cumplimiento del procedimiento.
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6. LINEAMIENTOS GENERALES
7. PROCEDIMIENTO
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Analista de Proyectos 5 Recibe documentos, analiza y verifica que el perfil cumpla con los
lineamientos técnicos (Anexo 3) y procede según el caso:
a) Si cumple con el lineamiento y con el formato establecido,
coloca su firma escaneada en el aviso de cambio y notifica al
Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos, para
su revisión. Continua con el siguiente paso.
Jefe del Departamento de 6 Recibe documentos, verifica que cumplan con lo normado y procede
Estudios y Proyectos según el caso:
Técnicos a) Para modificación en el nombre del perfil, modificación en la
formación básica o creación de un nuevo perfil, revisa y si no
cumplen con los lineamientos, elabora observaciones, coloca
documentos disponibles en carpeta en red y notifica a Director de
Recursos Humanos para su consideración.
b) Si cumple con los lineamientos, coloca firma escaneada en aviso
de cambio, coloca documentos disponibles en carpeta en red y
notifica a Director de Recursos Humanos para su revisión y
aprobación.
c) En casos de modificación no comprendidos en el literal a); revisa,
si tiene observaciones, coloca en la carpeta compartida
“Observaciones” ubicada en la red y notifica al Analista de
Proyectos, quien informa a la Unidad solicitante vía correo
electrónico las inconsistencias para su corrección, para luego
retomar el paso 05.
Si no tiene observaciones, coloca su firma escaneada en el aviso
de cambio y traslada a la carpeta “Publicar” ubicada en la red y
notifica al Analista de Proyectos para su publicación. Continúa en
paso 08.
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Analista de Proyectos 2 Recibe solicitud y remite por correo electrónico formato de aviso de
cambio a Jefe de Unidad Organizativa o su delegado.
Jefe de Unidad Organizativa o 3 Recibe formato de aviso de cambio, completa con la información
su delegado requerida solicitando anulación de perfil y lo envía al correo
electrónico perfiles.puestos@mh.gob.sv.
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Analista de Proyectos 4 Revisa aviso de cambio, verifica que cumpla con lineamientos (ver
anexo 3), que el perfil se encuentre previamente publicado, y procede
según el caso:
a) Cuando el formato de aviso está incompleto o no cumple con los
lineamientos, elabora observaciones, lo devuelve a Jefe de la
Unidad Organizativa o a su delegado, para luego retomar este
mismo paso.
b) Si cumple, coloca su firma escaneada en el aviso de cambio, y
traslada documento a carpeta en red “anulación” y notifica a Jefe
del Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos, para su
revisión y aprobación.
Jefe del Departamento de 5 Recibe aviso de cambio, verifica que cumpla con lineamientos, y
Estudios y Proyectos procede según el caso:
Técnicos a) No cumple con los lineamientos o se encuentra incompleta,
elabora observaciones, coloca en carpeta en red
“observaciones”, y notifica a Analista de Proyectos, quien lo
devuelve al Jefe de la Unidad Organizativa o a su delegado, para
retomar al paso 04.
b) Si cumple, coloca su firma escaneada en el aviso de cambio y
notifica al Analista de Proyectos para la respectiva anulación.
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8. ANEXOS
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ANEXO 1
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ANEXO 2
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SUBPROCESO: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACION DEL TALENTO HUMANO EDICIÓN : 001
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El aviso de cambio está compuesto de varias partes, las cuales se explican a continuación:
a) En la primera parte se encuentra la información de quien solicita el cambio, la fecha de solicitud del
cambio, nombre del solicitante, cargo y firma escaneada.
b) La segunda parte está reservada para el visto bueno del jefe de la unidad responsable, quien colocará
su nombre, cargo y firma escaneada.
c) Luego se encuentra la información relativa al perfil que se quiere modificar, en donde se debe indicar
el tipo de cambio a realizar, el nombre del perfil a modificar, el código del perfil (el cual aparece en la
esquina superior derecha de cada perfil), la edición que se modificará, y la unidad o unidades
organizativas a las que afectará el cambio, esto en caso que un mismo perfil sea de uso común para
varias áreas. Si se trata de un perfil nuevo, se colocará el nombre del perfil que se desea crear y el
código del perfil se dejará vacío ya que éste será asignado por el personal de Departamento de
Estudios y Proyectos Técnicos. La edición a modificar también quedará en blanco ya que se trata de
un nuevo perfil, pero si se debe colocar la o las unidades en las que habrá personal con el mismo
perfil.
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Las últimas dos partes están reservadas para ser llenadas por el personal del Departamento de Estudios y
Proyectos Técnicos.
La sección de aprobaciones será llenada por la Jefe de Departamento de Estudios y Proyectos Técnicos y por
la Directora de Recursos Humanos, según sea el caso, en donde colocarán su nombre y firma escaneada,
luego de verificar que los archivos e información de respaldo respectiva se encuentran en orden.
Finalmente, el archivo del aviso de cambio debe ser nombrado de la siguiente forma:
NOTA: Cuando se trate de la creación de un perfil nuevo, el aviso de cambio se nombrará de la misma forma,
con la diferencia que la edición que se colocará al final será la Edición Cero (E0).
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ANEXO 3
En donde 119030104 es el código que ha sido asignado según el SIRHI de acuerdo a la unidad organizativa
donde se encuentra asignado este puesto de trabajo, y el 3 es el número correlativo. Si quisiéramos crear un
nuevo perfil en esta sección, este llevaría como código de perfil 119030104.4, ya que el siguiente número
correlativo disponible es el 4.
Para creación de perfiles en áreas nuevas se seguirá la misma metodología, con la diferencia que el
correlativo 1 será asignado al jefe del área nueva, la cual ya debe estar previamente creada en el SIRHI.
Esta información debe ser actualizada en el archivo control perfiles y cambios.xlsx, cuyo formato se muestra al
final de este anexo.
Finalmente, el archivo en Word que contiene el perfil debe ser nombrado de la siguiente forma:
Este archivo debe ser colocado en la red dentro de la carpeta de la unidad correspondiente.
NOTA: Cuando un perfil sea anulado, en el campo “Edición vigente” de la hoja de la unidad respectiva y en el
campo “edición resultante” de la hoja “histórico de cambios” se colocará en mayúsculas la palabra: ANULADO.
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publique en la intranet del Ministerio de Hacienda. Mientras el archivo en Word sustituirá a la versión obsoleta
en la carpeta de perfiles del Ministerio de Hacienda, en la cual se encuentran los perfiles separados por unidad
organizativa.
a) La edición obsoleta o anulada del perfil se pegará en las páginas siguientes del mismo Archivo Word
del Aviso de cambio, de manera que en la página uno tendremos el aviso de cambio y a partir de la
página dos el perfil obsoleto o anulado, de esta manera se conservará en un solo archivo el aviso de
cambio utilizado y la versión obsoleta o anulada del perfil.
b) El archivo resultante conservará el mismo nombre del aviso de cambio utilizado y se guardará en red
dentro de una carpeta llamada con el mismo nombre de la unidad a la que pertenece el perfil; esta
carpeta a su vez se encontrará dentro de una de las carpetas: “Perfiles Modificados”, “Perfiles
Anulados”, de acuerdo con el tipo de cambio que se haya realizado, las cuales estarán disponibles en
la misma carpeta de los perfiles del Ministerio de Hacienda.
c) Cuando se trate de un Perfil nuevo, el Aviso de cambio se colocará dentro de la carpeta “ Perfiles
Creados”.
d) Las versiones obsoletas o anuladas del perfil en Word y PDF deben ser eliminadas, ya que como
éstas se han agregado al mismo archivo del aviso de cambio, son innecesarias.
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9. MODIFICACIONES
REGISTRO DE MODIFICACIONES
No. Modificaciones
1 Con la entrada en vigencia de este procedimiento, queda anulado el procedimiento:
PRO-120-E4 Administración de Perfiles de Puestos de Trabajo del Ministerio de Hacienda. Dirección
General de Administración. - DGEA
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