IMPORTANCIA DE LOS ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.

IMPORTANCIA DE LOS ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.

Se debe partir de que la gestión de proyectos, también conocida como gerencia o

administración de proyectos es la disciplina que guía e integra los procesos de planificar, captar,

dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, con el fin de culminar todo el trabajo

requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance, dentro de límites de tiempo, y

costo definidos: sin estrés y con buen clima interpersonal. Todo lo cual requiere liderar los

talentos, evaluar y regular continuamente las acciones necesarias y suficientes.

Tomado de: https://es.wikibooks.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos

Es importante resaltar que dentro de la gestión de proyectos se encuentra la fase de

iniciación y la fase de planeación, dentro de esta fase se llevan a cabo otras fases o áreas como

son: integración, alcance, tiempos y costos.

El plan de gestión de la integración incluye todos los procesos y actividades necesarios

para identificar, definir y coordinar todos los procesos y actividades de dirección de proyectos.

Se refiere específicamente a la unificación, consolidación y articulación de las actividades para la

correcta finalización del proyecto. No se debe olvidar que estas fases generan un entregable el

cual debe ser completo y exacto.

En esta fase se llevan a cabo procesos como: el acta de constitución, que es la que

autoriza el inicio de un proyecto; enunciado del alcance, define completamente el proyecto;

supervisar y controlar el trabajo, que permite adoptar acciones correctivas para controlar el

rendimiento del proyecto; cierre del proyecto, establece todos los procedimientos para verificar y

documentar los productos entregables del proyecto.

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El plan de gestión de integración es importante aplicarla a proyectos educativos porque

incluye los procesos que se llevan a cabo a diario para garantiza que los elementos del proyecto

estén siendo correctamente coordinados y es esencial ya que desde esta fase se logra visualizar y

hacer una planeación estructurada y precisa para poder supervisar y controlar todos los aspectos

del proyecto, para el logro de los objetivos y en el tiempo que se planeó.

El plan de gestión del alcance es la etapa que define adecuadamente el alcance del

proyecto, en donde se analiza la información contenida en el acta de constitución del proyecto,

es aquí donde se debe dar una concordancia con los objetivos, el alcance y el proyecto,

permitiendo la planificación mediante la descomposición jerárquica. Cabe resaltar que en esta

fase se desarrolla una herramienta llamada estructura de desglose del trabajo (EDT) y se encarga

de organizar y definir el alcance del proyecto y divide el trabajo para que sea más fácil de

manejar y de llevarlo a feliz término. Para crear un EDT, se deben tener en cuenta cada uno de

los procesos que hacen parte de una organización, el enunciado del alcance del proyecto y crear

un plan de gestión del alcance del proyecto. Para generar un EDT se debe crear una plantilla que

la contenga y la organice.

Esta etapa es importante en la aplicación de proyectos educativos puesto que desde la

EDT, se puede dividir el trabajo y las tareas a realizar y según los talentos de los docentes, darle

a cada quién, su función dentro del proyecto, y describirá como el equipo definirá el alcance del

proyecto, para el cumplimiento de las tareas, logrando los objetivos propuestos.

El plan de gestión del tiempo, en esta fase se tiene en cuenta los procesos requeridos para la

correcta finalización del proyecto y que sea a tiempo. En esta etapa se tienen en cuenta
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elementos como: definir actividades, secuencia de actividades, estimar los recursos de las

actividades, estimar la duración de las actividades, desarrollar el cronograma y controlar el

cronograma. Durante la estimación del tiempo se debe de calcular la cantidad de recursos

necesarios para completar las diferentes actividades dentro del tiempo requerido o establecido

originalmente para completar el proyecto. PMBOOK (PMI, 2008)

El cronograma es el pilar primordial para el proceso de control. (PM4DEV, 2008) sostiene

que “la gestión del cronograma incluye los procesos requeridos para asegurar la terminación del

proyecto a tiempo”. Para realizar adecuadamente el cronograma se deben tener en cuenta pasos

como: definir, publicar, monitorear y actualizar el cronograma y para que este tenga éxito se

requiere de una excelente Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), la cual debe tener una lista

detallada de todas las actividades y tareas del proyecto.

Dentro de las metodologías que se utilizan para calcular el tiempo total de la duración de

las actividades está: el método de diagrama de Red, que es una representación gráfica de la

secuencia de las actividades, las dependencias y la ruta crítica del proyecto y se puede leer de

izquierda a derecha o de arriba hacia abajo; la ruta crítica, se emplea para calcular los tiempos

en la planificación de un proyecto, busca optimizar los costos a partir de la programación de las

actividades; y el diagrama de Gantt, permite determinar la actividad que realiza cada uno de los

responsables del proyecto, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de

las etapas de un proyecto. Reproduce gráficamente las tareas, duración y secuencia, el calendario

general del proyecto y la fecha de finalización prevista.

Esta etapa es importante en la aplicación de proyectos educativos ya que en las instituciones, se

tiende a diferir el tiempo en un proyecto ya que no se le da la suficiente importancia, y es por esto que
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debe quedar bien definido, ya que es importante terminar cada una de las tareas y actividades para que

no se dilaten los procesos y se genere un retraso en el proyecto. Se debe organizar el tiempo de forma tal

que se pueda gestionar todo lo que se maneja, surge o interfiere en el trabajo a realizar.

El plan de gestión de costos tiene en cuenta aspectos como: estimación, determinación

del presupuesto y control de costos, durante toda la ejecución del proyecto. Estos aspectos

interactúan entre sí, para lograr un análisis completo del proyecto, encargándose de gestionar el

costo de los recursos que se utilizarán en las actividades a desarrollar. La gestión de costos

incluye todos aquellos procesos implicados en la planificación, estimación, preparación del

presupuesto y control de costos de manera que el proyecto se pueda realizar con el presupuesto

admitido.

El plan de gestión de costos es importante en la aplicación de proyectos educativos ya

que se incluye el estado financiero total del proyecto y es necesario que el costo del proyecto se

gestione correctamente, pues nos es posible que el presupuesto gastado sea mayor que el

presupuesto asignado. En las Instituciones educativas se debe pasar este presupuesto a final de

año, para gestionar ante la SED estos dineros para la realización de cada proyecto.

Para concluir es importante tener presente que la gestión de proyectos permite planificar

y direccionar proyectos, garantizando óptimos resultados. Para esto se debe realizar un

seguimiento, llevar un control de las actividades, tener en cuenta los recursos necesarios para su

ejecución que se realizan en el proyecto para el logro de los objetivos y la satisfacción de los

clientes. Es por esto que el director del proyecto debe tener bien claro, el alcance, el tiempo que

se requiere para su desarrollo y el presupuesto necesario para terminarlo.

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REFERENCIAS

Libro Electrónico Multimedial: Gerencia de Proyectos de Tecnología educativa

Romano, Gabriel y Yacuzzi, Enrique.(2011) Elementos de la Gestión de Proyectos.

Recuperado de: Elementos de la Gestión de Proyectos.

Quieres convertir tus ideas en proyectos. Tomado de: Definición de ruta crítica - Qué es,
Significado y Concepto http://definicion.de/ruta-critica/#ixzz3p8ny9vy9

¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve? http://www.obs-edu.com/blog-project-

management/diagramas-de-gantt/que-es-un-diagrama-de-gantt-y-para-que-sirve/

Crear un diagrama de red https://support.office.com/es-hn/article/Crear-un-diagrama-de-

red-a3e8cc62-27c5-4e94-aaab-6fbc470b6d33?ui=es-ES&rs=es-HN&ad=HN