Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”

ÁREA DE PRODUCCIÓN EMPRESA POSTOBÓN S.A.

DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCESOS DEL ÁREA DE PRODUCCIÓN

Control de documentos

Compras
Trazabilidad

Control a registro de calidad Control en la recepción

Atención a reclamos Planeación de la producción

SATISFACCIÓN
Almacenamiento, empaque y despacho AL CLIENTE Control de proceso

Inspección y ensayos
Formación y entrenamiento

Control de medición

Productos no conformes y acciones correctivas

 DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO DE PRODUCCIÓN

Tanque líquido carbónico

Carbón
Almacén de materias primas Cooler
Bebida
carbonatada
Azúcar tierras filtradas Esencias, ácidos,
espumantes, etc.

Agua sin Planta de Sala de Sala de Flomix o

tratar tratamiento mezcla jarabe proporcionador
de agua

Agua tratada Jarabe simple Jarabe terminado Bebida sin

carbonatar

Envase Desempacadora Lavadora Puesto de

inspecció Llenadora
n

Cuerpo extraño Rechazo Desperfectos Coronadora

Puesto de inspección

Almacén de empaques y
productos terminados
 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO
La planta de producción de Postobón S.A. se compone de tres procesos: El
tratamiento del agua, la preparación de la bebida, y el proceso de llenado. Se
realizará en forma general la descripción de las operaciones que componen el
proceso de producción del refresco.
Tratamiento del agua
Floculación. El agua es tomada de pozos subterráneos o acueductos, de allí entra
a un tanque en donde se agregan elementos químicos como el cloro gaseoso, el
óxido ferroso y la cal, que hacen que las partes gruesas que ésta trae, se junten y
queden en el fondo del tanque, por tanto, en la superficie se extrae el agua sin
partículas extrañas.
Filtración. Para este paso se utiliza arena fina, el agua pasa por tres tanques
llamados filtros de arenas la cual atrapa las partículas que el floculador no
sedimentó.
Purificación. Para que el agua sea potable luego pasa por filtros de carbón
activado, con el fin de eliminar el cloro, así como los olores, colores y sabores que
no son propios del agua.
Pulimento. Se pule la calidad del agua. Para eso se filtra hasta que no tenga
ninguna partícula en suspensión que pueda afectar la salud de nuestros
consumidores y las características del producto.
PREPARACIÓN DE LA BEBIDA
Recepción de materias primas. Todas las materias primas que llegan son
analizadas antes de ser ingresadas al proceso. Las pulpas son sometidas a análisis
Microbiológicos y Fisicoquímicos, para garantizar que se encuentren dentro de la
norma establecida por La División Nacional de Control de Calidad, después de lo
cual se autoriza su utilización en producción.
Sistema A: Vaciado de pulpa En esta etapa la pulpa es llevada por un montacargas
hacia el elevador de tambores y luego a la tolva de alimentación, donde se
encuentra un raspador de hielo que se encarga de fragmentarla, para ser empujada
por un tornillo sin fin hacia el intercambiador de calor que se encarga de llevarla a
la temperatura ambiente. Si la pulpa es aséptica no pasa por el raspador de hilo si
no que pasa por el pitillo y el diafragma, máquina que absorbe la pulpa y la
transporta hacia el sistema B para la reconstitución de la pulpa.
Sistema B: Reconstitución de pulpa Este sistema consta de dos tanques. En esta
etapa, a la pulpa se le adiciona agua con el fin de homogeneizarla, luego es pasada
por un molino de coloides, el cual reduce el tamaño de las partículas.
Sistema C: Preparación de jarabe simple Allí se realiza el proceso de dilución de
azúcar mediante la adición de agua tratada a una temperatura que oscila entre 30
y 35ºC con el fin de facilitar la mezcla.
Sistema D: Sistema de mezcla Consiste en mezclar el jugo del sistema B y el jarabe
del sistema C; aquí se adicionan los ingredientes menores que son acidulzantes,
colorantes y saborizantes, los cuales unifican las propiedades fisicoquímicas del
producto. En esta etapa es donde se realizan los ajustes para lograr que el producto
terminado cumpla con las especificaciones de calidad establecidas por la compañía.
Sistema E: Sistema de pasteurización El jugo se somete a altas temperaturas que
oscilan alrededor de 91 y 94 ºC con el fin de destruir los microorganismos sin
afectarlo organolépticamente.
PROCESO DE ENVASADO

Alimentación de envase a línea. El envase que llega del mercado es seleccionado

e inspeccionado y se ingresa a línea de producción para luego pasar al proceso de
lavado.
Lavado de envase. El envase que llega del mercado entra a un estricto proceso de
lavado, desinfección y clasificación. Las botellas son pasadas por tanques con
soluciones acuosas de soda cáustica para destruir microorganismos, a medida que
aumenta el número del tanque, disminuye la concentración de soda y aumenta la
temperatura, el último tanque es sólo agua para realizar un enjuague final.
Filtéc o inspector electrónico. El envase pasa por inspectores que tienen como
objetivo detectar presencia de cuerpos extraños o envases de otras marcas. El filtéc
es automatizado y cada 34 20 minutos se le realiza una inspección con botellas de
prueba las cuales son botellas defectuosas que están marcadas.
Precalentamiento del envase. El envase es precalentado en un horno para evitar
que se presente un choque térmico al momento de envasar el jugo (90 º C).
Llenado de la botella. Consiste en una maquina con 64 mangueras, las cuales se
encargan de inyectar el jugo dentro de la botella a temperatura de pasteurización.
La velocidad de embotellado se ingresa de acuerdo a la presentación que se está
envasando.
Sellado de la botella. Terminado el proceso de llenado, el producto a envasar pasa
a la máquina coronadora (Retornables) o White Cap (No Retornables), la cual se
encarga de colocar la tapa.
Proceso de enfriamiento. Como etapa final, el producto llega al túnel de
enfriamiento(Cooler), el cual se encarga de bajar la temperatura del jugo
gradualmente, empezando con duchas de agua a 65ºC hasta llegar a 45ºC
aproximadamente, dando fin al proceso de pasteurización.
 Empaque de producto terminado. El producto embotellado es empacado en sus
respectivas cajas mediante una máquina empacadora para luego ser almacenado
en bodega.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

RESPONSABLE N° ACTIVIDAD FORMATO O

DOCUMENTO

1.
1. Elabora el programa de producción de acuerdo a la solicitud del departamento Programa de
JEFE DE PRODUCCIÓN de empaque, producto y gerencia. producción
2. Realiza las reservas en el sistema SAP e informar al Jefe de semanal
almacén los números de dichas reservas para proceder a realizar
los traspasos de materiales.
SUPERVISORES DE PRODUCCIÓN 3. Crea órdenes de producción de acuerdo a la programación de Tablero
elaborada. Ésta orden de producción se plasma en el tablero de programación de
acuerdo al sabor y al formato del producto. producción
OPERARIO DE MONTACARGAS 4. Estiban toda clase de materias primas provenientes de las empresas
proveedoras, se encargan de bajarlas de los camiones y
depositarlas en las estibas para su respectivo almacenamiento
en el almacén de materias primas.
AUXILIAR DE ALMACÉN 5. Revisa la formulación del bache del semielaborado a preparar y
transporta las materias primas necesarias desde el almacén de
materia primas a la zona de producción.
OPERARIO DE PREPARACIÓN 6. Solicita al almacén de materias primas la cantidad y tipo de Programación
materias primas para preparar los insumos necesarios según formulación. diaria
7. Inspeccionar los envases para seleccionar los utilizables en el equipo.
8. Retirar restos de líquido y suciedad no adherida con solución de soda cáustica
caliente.
9. Ablandar y desprender suciedades adheridas al envase, por inmersión en varios
tanques de solución caliente de detergente (hexametafosfatos y metasilicatos)
lavado interior a chorro.
10. Eliminar restos de detergentes y enfriando del envase.
11. Determinar la efectividad de la limpieza.
12. Mezclar los ingredientes principales bajo extremas condiciones de higiene, para
garantizar una materia prima homogénea.
13. Guardar en tanques especiales que conserven la calidad e inocuidad del
concentrado.
14. Hacer una solución del azúcar con agua tratada. Posteriormente se añade el
concentrado para obtener jarabe terminado.
15. Mezclar el jarabe terminado con agua en proporción predefinida.
16. Enfriar y agregar gas carbónico en la concentración predefinida.
17. Llenar los tanques para dispensadores, latas o botellas.
18. Comprobar que la cantidad en cada envase es correcta, el sellado es perfecto y
la presentación es adecuada.
19. Colocar los envases en cajas u otro embalaje para almacenar y distribuir en los
puntos de venta. Formato de
20. Colocar los envases en cajas u otro embalaje para almacenar y distribuir en los producto
puntos de venta. semielaborado
 ÁREAS CONEXAS
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
 Planificación del personal. En esta función el departamento determina cuáles
son las necesidades en la mano de obra que tiene el área de producción.

 Selecciona y contrata el nuevo personal que laborará en el área de producción,

esta selección la realiza mediante evaluaciones de los perfiles de los postulados
a los puestos disponibles.

 Se encarga de la formación y entrenamiento del personal, brindándole las

facilidades necesarias para que estos realicen los cursos y entrenamientos
necesarios para realizar las funciones que serán de altos frutos tanto para el
empleado como para la organización.

 Gestiona la nómina, prestaciones y bonificaciones de todo el personal, además

se encarga de calcular las horas extras y los días libres para darle descanso a
cada empleado.

 Se encarga de mantener evaluado a cada uno de los colaboradores para llevar

un control de cómo se desempeña cada empleado y premiar a los que mejor
realicen las labores que les corresponde, además para saber cuáles empleados
deben ser considerados a la hora que aparezcan vacantes de ascenso. Esta
evaluación la realizan mediante seguimiento continuo de las labores y por
cuestionarios aplicados periódicamente a cada colaborador o empleado

 Gestiona la disciplina y mantiene un buen ambiente laboral, encargándose de

verificar que cada empleado use su carnet de forma correcta y uniformado
debidamente acorde a las normas de la empresa, además de crear un ambiente
laboral agradable entre los empleados para mejor funcionamiento y respeto
entre todo el personal de la empresa.

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

 Elabora, ejecuta y coordina el presupueso, con el resto de las unidades de la
empresa.

 Preparar los estados financieros, supervisando y manteniendo la normativa

contable del area de producción.
 Responsable de la gestión financiera del area de producción, analizando los usos
alternativos que se darán a los recursos financieros disponibles.

 Elaborar los análisis e informes contables y financieros sugiriendo medidas

tendientes a optimizar resultados.

 Establece y aplica las políticas generales de recursos humanos del area de

producción.

 Supervisa la función de abastecimientos y servicios que terceros proveen al area de

producción

 Cumple con lo establecido en el Sistema de Gestión Integrado de la empresa.

VICEPRESIDENCIA DE COMERCIO
 Ha de conocer perfectamente el producto. Esto es fundamental. Pero también ha
de saber cuáles son las tendencias del mercado, los gustos y preferencias tanto de
los clientes como los de los clientes potenciales.

 Debe conocer sus capacidades a la hora de vender, con el fin de adaptar esas
cuotas a la producción.

 Le atañe prever y adaptarse a cualquier cambio que se pueda producir en el

producto. Y contemplar la posibilidad de que este pueda afectar a las futuras ventas.

 Establece, lidera y dirige las directrices, lineamientos y estrategias comerciales, de

mercadeo y servicio al cliente a nivel nacional y regional, a través de la definición,
implementación, control y seguimiento de las mismas; que permitan del desarrollo
integral del equipo de trabajo, el fortalecimiento de la relación con el cliente, el
posicionamiento en el mercado y el logro de los objetivos de ventas, participación y
rentabilidad proyectados por la Organización.

 Establece las políticas y estrategias comerciales y de mercadeo a nivel nacional y

regional.

ÁREA DE INFORMÁTICA Y TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Asegura la operación eficiente de la plataforma de sistemas de información que

soportan los procesos, generando una ejecución eficiente, precisa, integral y
confiable de la data e información que manejan y comparten.
Apoya los requerimientos del área de producción, aplicando un concepto de
servicio, basado en las necesidades y los problemas del negocio.

Apoya al control de gestión, a través de la generación de información que permita

realizar una evaluación permanente del desempeño.

Genera propuestas de modernización de la plataforma informática de la empresa,

para asegurar su actualización permanente y captar las oportunidades que plantea
la innovación en materias informáticas.

Participa en la evaluación técnica de los proyectos de inversión en tecnologías de

la información y comunicaciones, aportando antecedentes para su evaluación
económica.

Asegura el perfeccionamiento continuo del personal asociadas al trabajo en

tecnologías de información y comunicaciones.

Desarrolla las gestiones periódicas y necesarias para mantener permanentemente

actualizadas las aplicaciones en la Intranet y también de la página Web del área de
producción.

Vela por la correcta utilización de los sistemas de información con que cuenta la
empresa.

Mantiene permanentemente actualizada la información del área de producción en

los sitios Intranet y Web.

ÁREA DE CONTABILIDAD
 Control de libros contables.

 Se ocupa de preparar balance, cuenta de pérdidas y ganancias memoria de

cuentas.

 Se encarga de las obligaciones registrales: la legalización y el depósito de libros

y cuentas.

 Responsable de diseñar el Plan Contable de la empresa.

 Funciona de forma coordinada con el resto de áreas de la empresa, de una

manera muy escrupulosa, solicitando siempre unos datos y documentos
precisos y fiables.
 Establece y opera las medidas necesarias para garantizar que el sistema de
contabilidad del área de producción para que se facilite la fiscalización de los
activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avance en la ejecución de programas
y en general de manera que permitan medir la eficacia y eficiencia del gasto.

 Realiza las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable del área
de producción, así como las modificaciones que se generen por motivos de su
actualización, cuenten con las autorizaciones legales para su funcionamiento y
operación.

 Lleva a cabo la contabilidad del área de producción en los términos que

establece la Ley y las políticas de la empresa.

 Depura permanentemente los registros contables y presupuestales.

ÁREA DE DISTRIBUCIÓN
 Le da un manejo profesional al sistema de transporte de la empresa.

 Realiza actividades dirigidas a ubicar los productos fabricados en las cantidades

y condiciones que exija el mercado.

 Lleva a cabo el almacenamiento acción para asegurar los productos entre el

momento de fabricación y el momento de la compra o uso final.

 Permite el conocimiento de las necesidades del mercado para actualizar y

mejorar las estrategias de mercado y logística interna.

 Gestiona, recepciona y y lleva control de las materias primas.

 Coordina la entrega del producto en el lugar y momento preciso.

 Ejecuta la administración de bienes necesarios para la entrega.

 Administra los recursos para el cumplimiento de los obetivos.

 Abastece a todos los sectores de los materiales necesarios para la producción.

 Reporta y verifica los productos recibidos.

 Realiza la sistematización de ingreso productos.

 Programación de carga de vehículos y rutas de entrega.

 Planea las cargas de pedidos.

 Planifica el transporte de pedidos.
 Lleva a cabo la gestión de productos.
 b. JEFE DE LOGÍSTICA Y ALMACENAMIENTO
 Coordina, gestiona y supervisa el almacén, controlando la recepción y distribución
de materias primas, productos semielaborados y elaborados.

 Controla los procesos internos de almacén.

 Envía las materias primas al área de producción, y envía los productos a los clientes
y a las tiendas.

 Asegura el tratamiento de la cadena logística entre las previsiones del cliente y la

entrega de productos.

 Supervisa la entrada de materias primas.

 Comprueba las hojas de pedido, para verificar que coincidan los pedidos.
Supervisa la descarga de materiales siguiendo los criterios establecidos por la
empresa en materia de prevención de riesgos, medioambiente y calidad.

 Identifica, clasifica y distribuye los materiales que entran en el almacén (materias

primas, semielaborados y elaborados.

 Coloca etiqueta identificativa.

 Separa partidas que no cumplen especificaciones demandadas para su devolución.

 Ordena y distribuye los materiales en función del orden de utilización.

 Señaliza los semielaborados en función de origen.

 Distribuye los semielaborados en el almacén.

 Clasifica los productos elaborados en función de los clientes a que van dirigidos.

 Realiza el envío de materias a secciones de empresa exteriores.

 Comprueba datos identificativos de lotes de producto.
 Comprueba datos clientes.
 Supervisa la carga de productos.
 Complementa los partes de salida.
 Identifica los productos salientes y sus lotes de fabricación.
 Registra los datos y características de envío.
 Realiza el control de logística del almacén
 Prevé las necesidades internas.
 Coordina los aprovisionamientos, realizando las compras a los diferentes
proveedores, seguimiento de los pedidos de compra y consultas a proveedores.
 Supervisa el estado de los stocks.
 Organiza y coordina los medios de transporte de acuerdo a la previsión de la
demanda de servicios de transporte, planificación, contratación y seguimiento de los
transportes, resolución de incidencias, gestión de la documentación generada,
control de facturación de servicios y seguimiento niveles de servicio. Gestión cargos
y penalizaciones a los transportistas.
 Informa permanentemente y de forma adecuada a los departamentos afectados
sobre la situación de pedidos, ante problemas de transporte o de producción.

CONTROL DE CALIDAD

 Plazos: verifica que para que los productos alcances los estándares de calidad
necesarios, cumplir con los plazos de producción.
 Eficiencia: constata el aprovechamiento de los recursos en su máxima
expresión, para una excelente calidad de la producción.
 Resultados: verifica que para que los productos finales sean deseados, se debe
aplicar más rigurosidad en el control de calidad.
 Maneja las documentaciones legales del área de producción que dan base a los
procesos de calidad.
 Aporta ideas y proyectos de innovación a la hora de diseñar esquemas de
producción.
 Los empleados de esta área deben velar y garantizar la capacitación de los
trabajadores en aras de producir, además de productos, síntomas de calidad.

MISIÓN

La misión del área de producción de la empresa Postobón S.A es elaborar productos

para los clientes bajo los más altos estándares de control de calidad, en forma
suficiente, económica y ajustados a los parámetros medioambientales, ecológicos,
de salubridad y siempre en beneficio del menor consumo y mayor servicio para
satisfacción del consumidor final.

VISIÓN

La visión del área de producción de la empresa Postobón S.A., es que, en el año

2.021 elaborar bebidas de gran predilección para el consumidor a través de una
disposición diligente; eficaz; estable; responsable y productiva, proporcionando gran
calidad de producto y siendo líderes en gastos.
 NUESTROS VALORES CORPORATIVOS

Honestidad. Actuamos con honradez, decencia y responsabilidad, cumpliendo a

cabalidad con las tareas asignadas.
Innovación. Fabricamos productos nuevos, cumpliendo con los estándares de
calidad y políticas medioambientales y de salubridad.
Excelencia y productividad. Laboramos de manera óptima, idónea y eficaz, para
asegurar mercancías de excepcional calidad a los clientes, consumidor final y
sociedad en general.
Trabajo en equipo. Trabajamos mancomunadamente en pro de elaborar productos
de gran calidad.
Responsabilidad ambiental. Respetamos las normas vigentes en lo referente a la
protección del medio ambiente, para bienestar de los colaboradores, clientes y
consumidores.
Ética profesional. Nuestras actuaciones se guían por los principios éticos y morales,
para discernir correctamente sobre nuestra labor diaria.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

El área de producción de la empresa Postobón utiliza las estrategias apropiadas

teniendo en cuenta el mercado nacional y la globalización, la cual está relacionada
no solo con los recursos económicos, sino con las personas y su conocimiento
intelectual, analizando los propósitos y objetivos, formulando estrategias e
implementando todo esto bajo un diseño cargado de liderazgo, aprendizaje,
comunicación y ética empresarial. Hoy en día, el tiempo y el espacio no son barrera
para hacer negocios y se debe formular estrategias integrando todos estos
elementos.

El proceso de planeación estratégica de producción comienza con un análisis

profundo del ambiente interno, ambiente del consumidor, ambiente externo y otros
elementos del entorno, pues con este análisis el área establece su misión, visión y
objetivos organizacionales; estrategias funcionales; la instrumentación y la
evaluación y el control. En lo referente al ambiente interno, se tienen en cuenta la
revisión de los objetivos, sus estrategias y la forma en que son ejecutados, se
evalúan la disponibilidad de recursos del área, que comprenden las fortalezas y
debilidades de su cultura organizacional y la estructura.