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13) PPlaneacion - Stakeh y Adquisiciones - V1-2017
13) PPlaneacion - Stakeh y Adquisiciones - V1-2017
de
Proyectos
Sobre
la
Base
Metodológica
del
PMBOK®
versión
5
del
2012
Gerencia de Stakeholders
INTERESADO ESTADOS
INTERES
PODER
ESTRATEGIA
Inconsciente
Resistente
Partidario
Neutral
Líder
ALTO BAJO MOSTAR RESULTADOS DEL PROYECTO,
A A
PEDRO PEREZ GERENCIAR CERCANAMENTE E
INFORMAR OPORTUNAMENTE.
La Gerencia de Adquisiciones
incluye todos los procesos
requeridos para adquirir los
productos o servicios
requeridos por el proyecto que
no serán desarrollados por el
equipo de proyecto.
Inicio
Gestion
de
Adquisiciones
Requerimientos Documentados: Con base en lo que se va a desarrollar, es
importante contemplar la lista de lo que se requiere para proceder a las compras
o contratos de proveedores. Nos apoyamos en las tipologías de
requerimientos, generadoras de Frentes de Trabajo y de Entregables.
Registro de Riesgo: Se exige y requiere para manejar los riesgos con los
proveedores, para determinar responsables y Como se manejaran los siniestros,
reclamos, respuestas, provisiones.
Requerimiento de Recursos para las actividades: Considerarlos para ver si
requieren ser contratados o comprados y a quien. Nos apoyamos en la RBS
que genera el proyecto.
Entradas
Cronograma. Especifica claramente el Cuando se requieren dichos recursos. Nos
apoyamos en la RBS que genera el proyecto.
Costos estimados de las actividades. Si hay costos aproximados ya calculados o
estimados sobre los recursos.
Registro de Stakeholders: Debe ser tenido en cuenta y actualizado una vez surjan
los proveedores o contratistas.
Activos de la Organización: Procesos y áreas que intervienen en este proceso.
Herramientas
Análisis de Hacer o Comprar
Término Descripción
Razones para Hacer 1. El comprador posee la propiedad intelectual asociada con el trabajo y
requiere mantener bajo reserva la información
2. El comprador tiene capacidad calificada en exceso
3. El producto o servicio es clave y por estrategia se desea manejar
internamente.
4. Necesidad de un control directo sobre el producto
5. Volumen demasiado pequeño para conseguir un proveedor
6. Falta de Proveedores competentes
Razones para 1. El comprador no posee las destrezas necesarias para hacer el trabajo
Comprar 2. El comprador no posee la capacidad para hacer el trabajo
3. El costo de contratar es inferior al de hacer el trabajo internamente
4. Lo requerido no es nuestra especialidad, ni es CORE del negocio
5. Volumen, no se tienen los recursos,
6. Los tiempos de respuesta y desarrollo son muy altos
7. Sale mas costoso
Herramientas
Juicio Experto
• Experticia Técnica
• Experticia en Adquisiciones
• Experticia Legal
• Experticia Financiera / Contable
• Experticia Gerencial
Herramientas
Condiciones de Mercado, puede ayudar a:
CONTRATO PRECIO
PRECIO FIJO + PRECIO FIJO
DE PRECIO + AJUSTE
FIJO FIJO HONORARI
ECONOMICO
CERRADO OS $
INCENTIVOS
CONTRATO X
TIEMPO Y
MATERIALES
COSTOS + COSTO +
COSTOS +
CONTRATO HONORARI HONORARIOS
HONORARI
DE COSTOS OS X
REEMBOLSABLES OS FIJOS OBJETIVOS
INCENTIVOS
Herramientas
TIPOS DE CONTRATOS
• Es el tipo de contrato mas
común y el preferido para la
CONTRATO mayoría de las organizaciones
DE PRECIO PRECIO
FIJO , ya que el precio se fija al
FIJO
CERRADO comienzo y no esta sujeto a
cambios, salvo que se
modifique el alcance del
Firm fixed trabajo.
price
• El cliente deberá especificar
contracts
con absoluta precisión el
(FFP) producto o servicio que
adquirirá , de tal manera que
no hayan redefiniciones que
generen aumento de costos.
Herramientas
TIPOS DE CONTRATOS
• Es un acuerdo de precio fijo,
PRECIO confiere cierto nivel de
CONTRATO
FIJO + flexibilidad y permite
DE PRECIO
FIJO HONORARI desviaciones relacionadas
OS con el desempeño en cuento a
INCENTIVOS temas de Cronograma y
Gestion de Riesgos.
Fixed price Incentive fee contracts (FPIF)
• Otorga al vendedor incentivos
financieros en función de los
desempeños.
• Los costos que superen el
tope máximo los asume el
vendedor, quien esta obligado
a completar el trabajo .
Ejercicio.
• Tenemos un proyecto que cuesta $1.2000 millones.
• Por cada semana que se adelante se paga al proveedor %1 de incentivo.
• Al monento del primer pago por los trabajo, el proveedor reporta un gasto o
costo de $64 millones, habiendose estimado pagar $56 millones.
• La relacion de pago o compensacion o compartida es 50%/50%.
• Entonces, Cuanto hay que pagarle al provedor?
Solucion:
• El costo que se estaba estimado que se cobrara era de $56 millones,
pero, proveedor cobra $64 millones
• $56 - $64 = - $8 millones * 50% = - $4 millones.
• Se gira: $64 – 4 = $60 millones + $12 millones de incentivo por
cumplimiento de Objetivos = $72 millones.
• El tope que se aplica es de $70 millones, se paga $70 millones.
Herramientas
TIPOS DE CONTRATOS
• Es utilizado para contratos
PRECIO en los que el periodo de
CONTRATO FIJO + ejecución abarca un periodo
DE PRECIO AJUSTE considerable en años. El
FIJO ECONOMIC precio es fijo, pero con una
O $ disposición que permite
Fixed price with economic ajustes predefinidos, los
price adjustment contracts (FP-EPA) cuales están relacionados
condiciones del mercado,
tasas de cambio y/o efectos
inflacionarios.
• El monto de honorarios no
cambia, a menos que se
modifique el alcance del
proyecto.
Herramientas
TIPOS DE CONTRATOS
• Se da un reembolso de costos
y difieren en la forma en que
CONTRATO COSTOS +
de otorgan los honorarios, ya
DE COSTOS HONORARI
REEMBOLSABL OS que en esta modalidad, éstos
ES INCENTIVOS se tasan fijos, Por ejemplo,
Incentivo fijo de $1 millon y %
sobre ahorros o Gastos.
Cost plus • Los ahorros y sobrecostos se
incentive fee negocian mediante una
formula prestablecida, donde
contracts se comparte el riesgo, como
(CPIF) por ejemplo 80/20 por encima o
por debajo de los costos
objetivo.
Por el desarrollo de esa solución
se paga
Herramientas
TIPOS DE CONTRATOS • Los costos son reembolsados
al vendedor y este obtiene sus
CONTRATO COSTO + honorarios mediante la
DE COSTOS HONORARIOS satisfacción de aspectos de
REEMBOLSABL X
rendimiento y variados
ES CUMPLIMIENT
O DE
aspectos ( Tiempo, Costos,
OBJETIVOS Gestion de Riesgos)
relacionados con un
desempeño definido en el
contrato. Similar al anterior,
pero, se fijan incentivos por
cumplimiento de Objetivos,
hasta llegar a un tope.
Ejercicio.
• Tenemos un proyecto que cuesta $1.2000 millones.
• Por cada semana que se adelante se paga al proveedor 1% de incentivo . Tope de $72
millones.
• Al monento del primer pago por los trabajo, el proveedor reporta un gasto o costo de $60
millones. Debiendo haber sido de $64 millones
• La relacion de pago o compensacion o compartida es 60%/40%.
• Entrego una semana antes.
• No ha gastado su reserva de riesgos.
• Entonces, Cuanto hay que pagarle al provedor?
Solucion:
• El costo que se estaba estimado que se cobrara era de $64 millones, pero,
proveedor cobra $60 millones
• $64 - $60 = - $4 millones * 40% =+ $1.6 millones.
• Entrego una semana antes, entonces, 1% por cada semana. ( $12 millones)
• Se gira: $60 + 1.6 + 12 = $73.6 millones
• El tope que se aplica es de $72 millones, se paga $72 millones.
Herramientas
TIPOS DE CONTRATOS
• Es el tipo de contrato se usa
CONTRATO X para contratos pequenos con
TIEMPO Y proveedores de mas
MATERIALES
confianza. Es unilateral a
traves de una orden de
compra.
Me remodela en
baño, usted, pone • Se debe especificar cual parte
las horas fijas que funciona como reembolsable,
son 100 horas y yo
asumo los
cual como Fija.
materiales.
SALIDAS
Documentos de Compras
Tipo Descripción
Request for Quote (RFQ) Documento que se usa para solicitar un ítem
estandarizado.
Request for Information Documento utilizado para solicitar información acerca del
(RFI) producto y el vendedor.
Request for Proposal (RFP) Documento que se usa para solicitar propuestas de
productos de mayor valor y personalizados.
Invitation for Bid (IFB) Documento utilizado para solicitar propuestas en el sector
gubernamental.
SALIDAS
Tipos de SOW ( Statement of Work.)
Tipo Descripción
SOW de Rendimiento El alcance y características del producto están descritas
en términos de rendimiento, índices de desempeño.
SOW Funcional El alcance y características del producto están descritas
en términos de funciones o funcionalidades.
SOW de Detalle El alcance y características del producto están descritas
en términos de diseño con todo el detalle, ya listo para
desarrollar.
SALIDAS
Criterios de Selección:
Los criterios de evaluación se desarrollan para evaluar las ofertas. Ellos
pueden ser objetivos o subjetivos y entre ellos podemos encontrar:
• Precio de compra
• Entendimiento de la necesidad
• Costo del ciclo de vida
• Capacidad técnica
• Riesgo
• Enfoque / capacidad gerencial
SALIDAS
Criterios de Selección:
Continuación …
• Enfoque / capacidad técnica
• Capacidad financiera
• Garantía
• Capacidad Financiera
• Capacidad de Producción
• Tamaño y Tipo de Negocio
• Experiencia Previa
• Referencias
• Propiedad Intelectual
• Derechos Reservados
SALIDAS
Plan de Adquisiciones
Este plan ayuda a definir como serán manejadas las
necesidades de compras del proyecto. Este puede
incluir:
• Tipos de contratos a utilizar y sus contenidos ( clausulas )
• Manejo de Riesgos ( Esquemas de Liquidacion y responsabilidad)
• Lineamientos de cuando Utilizar estimados independientes y responsables
de prepararlos
• Documentos o plantillas del proceso contractual a utilizar
• Manejo de múltiples proveedores
• Coordinación con otros aspectos del proyecto
• Restricciones y asunciones que afecten el proceso contractual
SALIDAS
Plan de Adquisiciones
Continuación….