Informatec Ltda.

Actualmente presta el servicio técnico a sus clientes a los cuales les han

comercializado sus productos y lo realizan de la siguiente manera.

Todos los servicios son solicitados vía telefónicamente la línea única de asistencia técnica de

Informatec, cuando un cliente llama es atendido por un técnico de la compañía quien en primer

instancia solicita los datos personales del cliente si es la primera vez que este solicita un servicio

técnico se le debe abrir una carpeta o folder si ya es un cliente que anteriormente ha solicitado un

servicio el técnico procede a buscar la carpeta o folder en el archivo para registrar su orden de

servicio. Una vez hecho este proceso si inicia el registró de una orden de servicio a la cual se le

asigna un número, los servicios prestados por esta dependencia son:

 Mantenimiento preventivo y correctivo para empresas y personas a PC de escritorio,

Portátiles y Servidores.

 asistencia inmediata ante cualquier problema relacionado con los equipos

 levantamiento de inventarios y hojas de vida para los quipos

 instalación de software y hardware adicional en los equipos

 Asesoría en Licenciamiento y legalización de software

 Asesoría e implementación de soluciones de backups de información

 Soporte para PC.

Después de asignar el número de orden se procede a catalogar el servicio solicitado según el

listado anterior, seguido se debe de seleccionar si el servicio se requiere de inmediato o puede ser

agendado para visita técnica a sí.

Si es el servicio es inmediato puede ser de dos maneras, las asistencia puede ser telefónicamente

y se soluciona el problema en línea y se cierra la orden de servicio.

Si el servicio es inmediato pero se requeriré que un técnico deba desplazarse hacia donde el

cliente, el técnico que está atendiendo la orden debe buscar una carpeta donde están asignadas las

orden de servicio inmediatas programadas para el día en curso, esto para poder asignar un técnico

y una hora de asistencia donde el cliente, una vez se agenda la cita la orden queda pendiente para

ser procesada y cerrada después que el técnico haya hecho la visita.

Si el servicio no es inmediato el técnico busca la carpeta pertinente donde están programadas

estas citas y le asigna al cliente una fecha de visita para su servicio, la orden queda igualmente

abierta hasta la visita del técnico.

Toda orden de servicio debe ser cerrada una vez el técnico la haya realizado, para estos cada

técnico después de hacer las visitas debe llegar a la oficina y buscar la carpeta de asignación de

citas sea inmediata o programada y debe hacer las anotaciones pertinentes del servicio técnico,

poner un sello de orden cerrada y ubicar la misma en la carpeta del cliente en el archivo.

Este proceso llevado manualmente está generando múltiples problemas en el servicio prestando

por Informatec Ltda. como:

Desorganización y perdida de la información

No cumplimiento de las citas a los clientes por la misma desorganización

Tardanza en atender los servicios solicitados

Perdida potencial de los clientes.

Es por esto que la gerencia ha decidido que se debe de sistematizar la operación y que los

procesos del área de servicio técnico como los demás deben de hacerse en un aplicativo

sistemático