Capitulo3 - Sistemas de Informacion

Tabla de contenido
CONTENIDO
CAPÍTULO III
Sistemas de Información en
Instituciones Educativas
Sistemas de Gestión
75 para Educación Mediados
por TIC-www.cvudes.edu.co
Video
Sistemas de Información en Instituciones Educativas
Contenido
3
Sistemas de
Información en
las Instituciones
Educativas
Se presentan generalidades de los

sistemas de información, cómo
se desarrollan y en qué aspectos
de las instituciones educativas los
podemos encontrar. Considerando a
una Institución Educativa como un
Sistema, se extrapola el concepto de
suprasistema y componente, para
encontrar otras aplicaciones de los
Sistemas de Información.
Contenido
3.1. Sistemas de
Información en las
Organizaciones
Toda organización está intercambiando

constantemente material e información
con su entorno, y con las demás
organizaciones Johansen (1986).
Actualmente el flujo de información
que se intercambian en organizaciones
de todo tipo, incluyendo las educativas,
es enorme. Por tal motivo, todas
las organizaciones disponen de
sistemas automatizados para manejar
con agilidad altos volúmenes de
información. A continuación se
muestra una definición de sistemas de
información, y luego se brindan algunas
generalidades sobre los mismos, para
luego llevarlos al ámbito de la Gestión
Educativa.
Contenido
SISTEMA DE
INFORMACIÓN:
De acuerdo a Norton (1999). Un

Sistema de Información es un
conjunto de aplicaciones de software
que apoyan la ejecución de procesos
de negocios al interior de una
organización, automatizando el flujo
de información entre tales procesos.
Se ejecuta sobre una plataforma
hardware específica, y actualmente
permite el acceso de información a
través de una red o Internet.
Los sistemas de información (SI,

de aquí en adelante) ejecutan las
siguientes operaciones básicas
sobre unidades de información
denominadas datos, las cuáles se
muestran en la figura 3, y se describen
más adelante.
Lista de figuras
Figura 3.
Operaciones
Básicas de un
Sistema de
Información
Nota Fuente: Adaptado de Norton, Peter. (1999). Introducción a la computación.
Contenido
A un sistema de información deben

introducírsele datos de alguna
manera. Puede obtenerlo de un
medio de almacenamiento, como un
archivo, o a través de una interface
de entrada, utilizando medios tales
como teclado, ratón o algún otro
dispositivo electrónico. Actualmente,
los formularios web permiten
introducir información a sistemas
de información de manera remota,
utilizando redes de computadores.
Una vez introducidos los datos, el

sistema de información los procesa
de acuerdo a la lógica del negocio de
la organización, almacenando los
resultados del proceso y los datos de
entrada en dispositivos tales como
discos duros, memorias USB o algún
otro medio de almacenamiento
masivo. Luego del procesamiento
de datos, se muestra la salida de los
mismos al usuario del sistema, en
forma de reporte impreso, una página
web, una ventana que se despliega en
un monitor o en algún otro dispositivo
electrónico de salida.
Contenido
Los SI apoyan a los diversos procesos

que se llevan a cabo al interior de
las organizaciones, principalmente
transacciones, como pagos, cobros,
facturas, pedidos, entradas o salidas
de almacén, entre otras. Se han
identificado tres tipos de procesos
que se pueden sistematizar en toda
organización:
Actividades estratégicas.
Mercadeo, fidelización de clientes,
sistemas de toma de decisiones.
Actividades claves.
Estos procesos conforman la misión
principal de la organización, como
ventas, gestión de la producción,
automatización industrial, entre
otros.
Contenido
Procesos de apoyo.
Conformados por aquellos procesos
que hacen que la organización lleve
a cabo su misión principal. Entre
estos se tiene a contabilidad, recurso
humano, presupuesto, estadística,
entre otros.
Las organizaciones educativas

también tienen estos procesos, y
por lo tanto necesitan de sistemas
de información para ejecutar tales
procesos con eficacia y eficiencia.
Contenido
3.2. Pasos en el
Desarrollo de
un Sistema de
Información
Un sistema de información no
se construye en un solo día,
es el resultado de una serie de
pasos dónde deben interactuar
los futuros usuarios del sistema
como la o las personas encargadas
de desarrollarlo. Existen varios
enfoques para construir sistemas
de información, de los cuáles se
muestran los más importantes a
continuación. Pressman (1999).
Contenido
3.2.1. Enfoque
tradicional.
En el enfoque tradicional de
desarrollo de sistemas de
información los pasos en el desarrollo
son lineales, y tiene las siguientes
etapas Senn(1997): Especificación,
Análisis, Diseño, Implementación y
Puesta en marcha. Estas etapas se
muestran en la figura 4.
Lista de figuras
Figura 4.
Fases en el Desarrollo
de un Sistema de
Información. Enfoque
Tradicional
Nota Fuente: Adaptado de Pressmann, Roger. (1999). Ingeniería del software. Un enfoque práctico.
Contenido
En la fase de requerimientos, los

futuros usuarios del sistema de
información interactúan con el
equipo de desarrollo para determinar
las necesidades y funcionalidades de
las aplicaciones de software. En la fase
de análisis, se produce un documento
dónde se detallan las especificaciones
del sistema a desarrollar, indicando
un plan de administración del
proyecto. En la fase de diseño, el
equipo de desarrollo establece la
forma en que se van a introducir los
datos, algoritmos a desarrollar, una
relación de las estructuras de datos
y formatos de archivo a utilizar, la
información que va a contener la base
de datos y el aspecto que va a tener la
salida de información. En la fase de
implementación, estos parámetros de
diseño se codifican en una plataforma
de hardware y software, dónde se
programan las funcionalidades del
sistema de información y se integran Este enfoque de desarrollo tiene la
los módulos de programación para desventaja de que errores en las fases
efectuar las pruebas de funcionalidad. de requerimientos y análisis pueden
En la fase de puesta en marcha, se invalidar el trabajo posterior. De
instala el sistema de información, y manera que se han propuesto otras
se empieza a utilizar por parte de los maneras de desarrollar sistemas de
usuarios finales. información.
Contenido
3.2.2. Enfoque basado

en prototipos.
Este enfoque de desarrollo de
software fue propuesto debido
al hecho de que en un proyecto
de software ocurren fallas en la
especificación de requisitos de
entrada o salida, o los algoritmos
no son totalmente confiables con
la interfaz para el usuario. Algunos
desarrolladores de software
proponen construir prototipos para
identificar mejor los requerimientos
y funcionalidad de las aplicaciones
informáticas. Tiene la ventaja de que
proporciona mayor participación al
usuario, un alto grado de iteración y
refinamiento sucesivo del software
a entregar. En la figura 5 se pueden
apreciar las fases de su desarrollo.
Lista de figuras
Figura 5.
Fases en el Desarrollo
de un Sistema de
Información. Enfoque
de Prototipos
Nota Fuente: Adaptado de Pressmann, Roger. (1999). Ingeniería del software. Un enfoque práctico.
Contenido
Como puede observarse, tan pronto

se diseña el primer prototipo los
usuarios del sistema lo utilizan como
manera de comunicar mejor los
requerimientos sobre el software,
de manera que estas sugerencias las
tome el equipo de desarrollo para
refinar las funciones del sistema
de información y así modificar
sucesivamente el prototipo, hasta
que el usuario acepta el producto y
se entra a la etapa de implantación
del sistema de información en la
plataforma de hardware y software
de la organización.
Contenido
3.2.3. El Lenguaje
Unificado de Modelado
(UML).
Debido al auge del software orientado
a objetos, el grupo OMG, liderado por
los desarrolladores Booch, Jacobson
& Rumbaugh (2000). Diseñaron un
lenguaje de modelado de sistemas
de software más conocido y utilizado
en la actualidad; cuya función
principal es la de colocar en un
mismo lenguaje tanto a los usuarios
del sistema de información como a
los desarrolladores del mismo. Es
un lenguaje gráfico para visualizar,
especificar, construir y documentar
un sistema. UML ofrece un estándar
para describir un “plano” del
sistema (modelo), incluyendo
aspectos conceptuales tales como
procesos de negocio, funciones
del sistema, y aspectos concretos
como expresiones de lenguajes de
programación, esquemas de bases
de datos y componentes reciclados.
Una definición del UML se muestra a
continuación.
Contenido
Lenguaje Unificado de
Modelado (UML):
Es un estándar para elaborar El UML es un lenguaje de modelado

diagramas de software orientado cuyo vocabulario y sintaxis están
a objetos, que posteriormente ideados para la representación
evolucionó para utilizarse conceptual y física de un sistema. Sus
en el modelado de procesos modelos son precisos, no ambiguos,
organizacionales y empresas. Se completos y pueden ser trasladados
utiliza mucho para especificar, directamente a una gran variedad
analizar y diseñar aplicaciones de de lenguajes de programación,
software en las cuáles se apoyan los como Java, C++ o Visual Basic, pero
sistemas de información. también a tablas de bases de datos
relacionales, lo cual se conoce como
Como se mencionó antes, persistencia.
este lenguaje incluye un conjunto
de gráficas con notaciones UML no abarca la etapa de
estandarizadas que permiten programación de un sistema de
describir interfaces de entrada, información, aunque a partir de
lógica de los procesos de negocio, los diagramas en que se modela el
organización de los objetos de sistema de información se puede
software que van a interactuar en llevar a un lenguaje de programación,
el sistema así como el despliegue preferiblemente orientado a objetos.
del sistema de información en una Como Java o C++.
plataforma de hardware y software.
Es importante aclarar que UML es
un “lenguaje de modelado” para
especificar o para describir métodos
o procesos. Se utiliza para definir un
sistema, para detallar los artefactos
en el sistema y para documentar y
construir. En otras palabras, es el
lenguaje en el que está descrito el
modelo.
Contenido
Los bloques básicos de construcción

de UML son tres, los elementos, las
relaciones y los diagramas.
• Los elementos son

abstracciones que actúan como
unidades básicas de construcción.
• Las relaciones son
abstracciones que actúan como unión
entre los distintos elementos.
• Los diagramas son la
disposición de un conjunto de
elementos, que representan el
sistema modelado desde diferentes
perspectivas.
En cuanto a las IE, el uso del

lenguaje unificado de modelado ha
permitido que diversos educadores
y administradores de educación
participen en proyectos de aplicación
de informática a la educación
en calidad de modeladores de
especificaciones del software, así
como en su diseño y programación.
Contenido
3.3. Sistemas de
Información en las
Organizaciones
Educativas
Llevando los conceptos de sistemas
de información a la gestión educativa,
es necesario indicar que se pueden
encontrar sistemas de información
a varios niveles, sintetizando los
aportes de Gairín (1994). En cuanto a
jerarquía de organizaciones, y niveles
de decisión curricular de Magendzo
(1992). Es decir, existen sistemas de
información a nivel de suprasistema,
como lo son las entidades del Estado
que regulan el sistema educativo, y las
de otras agremiaciones. Los sistemas
de información a nivel de IE, dónde
se lleva a cabo el procesamiento
de información de toda la IE en sus
diversos aspectos, y las aplicaciones
a nivel de aula, categoría especial
que incluye todas las aplicaciones
que apoyan directamente la labor de
enseñanza y aprendizaje. En la figura
6 se muestran estos niveles, junto
con los sistemas de información
asociados a los mismos.
Lista de figuras
Figura 6.
Sistemas de Información
para las Instituciones
Educativas, Resultado
de Aplicar su Concepto
a los Componentes de
Organizaciones.
Contenido
Tal como se puede observar, los A nivel nacional, algunas instituciones

niveles de jerarquía se organizan de reguladoras también disponen de
acuerdo a su ubicación dentro de cada sistemas de información, con los
IE, en particular su cercanía con los cuáles se registran indicadores
actores educativos. Los sistemas de periódicos de desempeño
información más cercanos a dichos de instituciones educativas,
actores son aquellos que apoyan principalmente rendimiento
directamente la labor de enseñanza y de estudiantes, indicadores de
aprendizaje. deserción, elaboración y registro
de pruebas formativas, entre otros.
Los sistemas tutoriales, los que En las secciones subsiguientes se
hacen evaluación de desempeño van a presentar con más detalle
de cada estudiante y llevan un características de estos sistemas
registro de ello, entornos virtuales de información, organizados por
de aprendizaje y otras plataformas niveles de jerarquía.
similares, son un ejemplo de estos
sistemas de información. Por fuera
del aula de clases, pero dentro de
cada IE existen diversos sistemas de
información que apoyan sus diversos
procesos.
Como ejemplo se tienen los sistemas

de registro de notas, contabilidad
académica, sistemas de evaluación
docente, presupuesto, contabilidad,
pago de personal, entre otros.
Contenido
3.4. Sistemas de
Información
en Entidades
Reguladoras de
Educación
Estos sistemas de información
surgen como necesidad del Estado de
disponer de estadísticas confiables
y oportunas sobre el desempeño
sectorial de la educación en todos
sus niveles, y de esta manera tomar
decisiones más acertadas para
mejorar la calidad de la misma.
Parte de la problemática es que el
sector educativo nacional presenta
múltiples fuentes de información
dispersa, no estructurada y cuyo
procesamiento se hace de manera
manual con gran dificultad para su
análisis.
Contenido
La información presentada de esta Actualmente se dispone de un

forma genera problemas en el acceso proyecto macro relacionado con
a los archivos históricos, eleva su el Sistema de Información del
cantidad de parámetros y criterios Sector Educativo: En el cual se
de análisis y origina una alta trata información sectorial de
probabilidad de inconsistencias. gestión, coordinación, planeación y
Debido a esto, el Ministerio de administración de IE nacionales y
Educación Nacional (M.E.N), por territoriales. Esta aplicación trabaja
medio de la Dirección de Planeación y a dos niveles: Nivel nacional, el cual
el Programa Nuevo Sistema Escolar, maneja la información estadística de
está fortaleciendo la capacidad de cobertura, calidad e inversión tanto
procesamiento, análisis y uso de en educación básica y media como
información en todos los niveles superior, y el sistema de apoyo a la
del sector y la comunidad mediante gestión interna del Ministerio de
la implementación de un Sistema Educación.
Nacional de Información que
promueva y facilite la existencia de También trabaja a nivel territorial:
información oportuna y adecuada Comprende el desarrollo del sistema
para la toma de decisiones y para la de información de apoyo a los
participación ciudadana. procesos operativos, de planeación
y misionales de las secretarías de
educación y de las instituciones
educativas.
Contenido
Este Sistema de Información es un

conjunto de aplicaciones y programas
que no sólo permite contar con
información consistente y accesible
sobre docentes, directivos docentes,
administrativos, instituciones
educativas, planes, programas y
proyectos entre otros, sino que
también propicia el libre acceso
a información sobre la calidad y
cobertura en la educación, así como la
generación de una cultura de uso de
información para la gestión, la toma
de decisiones, la rendición de cuentas
y la participación ciudadana en el
seguimiento de resultados.
Las aplicaciones de software

indicadas, están disponibles en el
sitio web del ministerio de educación
nacional. Recuperado de: http://
w w w.mineducacion.gov.co/1621/
propertyvalue-37666.html, y en
la tabla 4 se relacionan los más
utilizados.
Lista de tablas
Dominio de Sistema de Información

aplicación
Tabla 4.
Sistemas de Educación básica •SINEB: Sistema de Información Nacional de Educación Básica y Media
Información del y media •EVI: Sistema de evaluación institucional
Ministerio de •SINCE: Sistema de Información Nacional de Contratación Educativa
Educación Nacional •SIMAT. Sistema Integrado de Matrículas
para Monitorear
Instituciones Educación •SNIES: Sistema Nacional de Información de Educación Superior
Educativas superior •SACES: Sistema de Aseguramiento de la Calidad en la Educación
Superior
Educación para •SIET: Sistema de Información de la Educación para el Trabajo y el

el trabajo desarrollo humano
Otros sistemas •Sistema de atención al ciudadano

de información •Ventanilla única
•Sistema Nacional de monitoreo de TIC
Nota Fuente: Recuperado de http://www.mineducacion.gov.co/1759/w3-propertyvalue-55327.html
Contenido
3.5. Sistemas de
Información en
las Instituciones
Educativas
Al interior de cada IE existen también
Sistemas de Información, los cuáles
se utilizan para agilizar sus procesos
administrativos. Estos procesos
pueden clasificarse de la siguiente
manera, y se esquematizan en la
figura 7.
Lista de figuras
Figura 7.
Relación de Sistemas
de Información
con los Procesos
Administrativos dentro
de las IE.
Nota Fuente: Adaptado de Senn, J. (1997). Análisis y diseño de sistemas de información.
Contenido
• En ocasiones los Sistemas de

La columna vertebral de los
información no están integrados. La
sistemas de información en las IE la
mayoría de instituciones cuenta con
conforman los sistemas de matrícula
un sistema para la gestión académica
académica, y el sistema de gestión de
que muchas veces es un desarrollo
calificaciones. Estos no deben faltar
propio, un sistema administrativo
en cada institución, y frecuentemente
(ERP) que fue adquirido a un
por disposición de entidades
proveedor y otros sistemas que se
reguladoras están cambiando sus
basan en software libre, esto dificulta
especificaciones. Por ejemplo, el
disponer información consolidada
cambio de evaluación cuantitativa
en tiempo real, por lo que el área de
a cualitativa, y posterior cambio a
sistemas tiene que utilizar recursos
evaluación cuantitativa dispuesto
para consolidar la información de
por el M.E.N (Ministerio de Educación
todos los sistemas que trabajan de
Nacional) para instituciones de
manera independiente y en algunos
educación media. Estos Sistemas
casos en distintas plataformas.
de Información manejan datos
asociados a los estudiantes que
se matriculan, y a su seguimiento
académico período a período.
En la implantación de estos
sistemas de información, algunos
investigadores, entre ellos Meza
(2009). Ha detectado los siguientes
inconvenientes:
Contenido
• Automatización sin buenas • Sistemas comerciales

prácticas en procesos. En algunas adaptados a una realidad educativa.
instituciones se han realizado En relación a los sistemas
desarrollos propios a medida para administrativos adquiridos
lo cual la institución contrata un por las IE, la mayoría han sido
equipo de programadores para proporcionados por proveedores
el desarrollo de sus sistemas, el que han implementado sistemas
principal problema con esta práctica comerciales sin experiencia en
es que los programadores se limitan el sector educativo lo que ha
a la automatización de los procesos ocasionado que dichos sistemas
actuales sin analizar si estos procesos no cubran todas las necesidades
se vienen realizando de manera propias de una institución educativa
correcta o si están utilizando buenas y tengan que utilizar interfaces para
prácticas, al final la institución tiene comunicarse con otros sistemas
un sistema cuyo mantenimiento como el académico.
se realiza de manera frecuente
ocasionando un alto costo. Estos inconvenientes hacen
necesaria la participación de los
actores educativos en el análisis,
diseño e implantación de sistemas de
información en las IE.
Contenido
3.6. Sistemas de
Información a Nivel
de Aula
Como apoyo directo a las actividades
de enseñanza y aprendizaje a nivel
de aula, existen diferentes sistemas
de información, dónde los entornos
virtuales de aprendizaje son el
ejemplo más representativo.
Con mayor nivel de detalle, estos

sistemas de información se tratarán
en el siguiente capítulo.
Términos Claves
1. Sistemas de Información.
2. Servicios web
3. Lenguaje Unificado de Modelado.
Lecturas Recomendadas
Booch, J., & Rumbaugh. (2000). The

Unified Modeling Language. Users
Guide. Addison-Wesley.
Senn, J. (1997). Análisis y diseño de

sistemas de información. Tercera
edición. México: D.F. México
Editorial McGraw-Hill, ISBN:
9684229917.
Meza, C (1997). Problemática actual

de los Sistemas de Información
en las Instituciones Educativas
Web: Recuperado de: http://
e dut i v a.blogsp ot.com /2009/06/
p r o b l e m a t i c a -a c t u a l - d e -l o s -
sistemas-de.html
Montilva, J. (2004). Componentes

de Software Reutilizables. Material
Instruccional Universidad de los
Andes. Mérida. Venezuela
Norton, P. (1999). Introducción a

la computación. Tercera edición.
México: D.F. México McGraw-Hill,
ISBN: 9701027426.
Pressmann, R. (1999). Ingeniería

del software. Un enfoque práctico.
Tercera edición. Prentice-Hall.

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Sistemas de Información en Instituciones Educativas

Se presentan generalidades de los

Toda organización está intercambiando

De acuerdo a Norton (1999). Un

Los sistemas de información (SI,

Nota Fuente: Adaptado de Norton, Peter. (1999). Introducción a la computación.

A un sistema de información deben

Una vez introducidos los datos, el

Los SI apoyan a los diversos procesos

Las organizaciones educativas

En la fase de requerimientos, los

3.2.2. Enfoque basado

Como puede observarse, tan pronto

Es un estándar para elaborar El UML es un lenguaje de modelado

Los bloques básicos de construcción

• Los elementos son

En cuanto a las IE, el uso del

Tal como se puede observar, los A nivel nacional, algunas instituciones

Como ejemplo se tienen los sistemas

La información presentada de esta Actualmente se dispone de un

Este Sistema de Información es un

Las aplicaciones de software

Dominio de Sistema de Información

Educación para •SIET: Sistema de Información de la Educación para el Trabajo y el

Otros sistemas •Sistema de atención al ciudadano

Nota Fuente: Recuperado de http://www.mineducacion.gov.co/1759/w3-propertyvalue-55327.html

Nota Fuente: Adaptado de Senn, J. (1997). Análisis y diseño de sistemas de información.

• En ocasiones los Sistemas de

• Automatización sin buenas • Sistemas comerciales

Con mayor nivel de detalle, estos

Booch, J., & Rumbaugh. (2000). The

Senn, J. (1997). Análisis y diseño de

Meza, C (1997). Problemática actual

Montilva, J. (2004). Componentes

Norton, P. (1999). Introducción a

Pressmann, R. (1999). Ingeniería

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