6 puntos que tienes que revisar antes

de enviar un correo electrónico

Como en los aviones antes de iniciar un vuelo. Haz estas revisiones antes de enviar un nuevo e-mail de negocios.

Fecha:13-Oct-2014 Fuente:QuimiNet Tipo:Dirección General

BY: Enrique Duarte

El correo electrónico está todavía muy vivo en las pequeñas y medianas empresas. Es el alma de su jornada de trabajo y la forma
principal en que se comunican los integrantes unos con otros.

Fuente: Foto de Flickr por david pacey

Correo

Si mencionamos otras herramientas como los mensajes de texto, llamadas telefónicas y, en la actualidad, las redes sociales, no se comparan
en valor para una empresa como los correos electrónicos.

Dicen por ahí que un negocio funciona a la velocidad que corran sus correos electrónicos. Lo utilizan para hablar de negocios, establecer
tasas de pago e incluso contratar a personas.

Curiosamente, mientras que muchos empleados y trabajadores dependen de un e-mail, no siempre son buenos en ello.

Muchas personas envían correos electrónicos rápidamente sin pensar lo que están haciendo.

Los expertos recomiendan hacer un “chequeo de vuelo” de último minuto antes de enviar un correo electrónico. Éstas son seis
recomendaciones.

1. ¿Lo estás enviando a la persona adecuada?

Esto es lo primero observas al abrir una ventana de correo nuevo, es el lugar donde escribes para quién será enviado. Asegúrate de
comprobar el destinatario. Ha sucedido casos de personas que escriben un correo quejándose de una persona en específico y se lo terminan
enviando a estas mismas. Otro error común es que el nombre de ese destinatario se parezca al de alguien más y por equivocación se escoja
a la persona equivocada.

2. Listas con las personas adecuadas

En algunas ocasiones pasa que envías un correo a una lista de personas y puede ser que no todas ellas tenían algo que ver en ese asunto y,
entonces, sólo llenas de correo basura las bandejas de entrada de los correos internos.

3. ¿Hay algo mal escrito?

¡No confíes en el corrector ortográfico! Cuando se trata de términos técnicos, los nombres, las empresas y la gramática, debes hacer una
comprobación final para asegurarte de que todo es correcto en tu mensaje. Adquiere el hábito de la lectura a través de tu último mensaje y
busca palabras mal escritas.

4. ¿Estás diciendo algo que puede ser malinterpretado?

El correo electrónico es un buen medio para el intercambio de información, al hacer preguntas o discutir el progreso de un proyecto. Es
perfecto para la difusión de información de forma rápida y eficiente. Aunque no es la mejor opción para cualquier cosa remotamente
controversial. Si estás enviando un mensaje que podría ser considerado ofensivo o cause conflicto, haz una llamada telefónica en su lugar. El
correo electrónico es una mala “cancha” para confrontar a la gente.

5. ¿Tienes una línea de firma completa con teléfono y dirección?

Te sorprenderías de la frecuencia con la que la gente revisa los mensajes y mira hacia la firma. Si no hay, al menos, un número de teléfono y
una dirección en tu mensaje, el destinatario no tiene ninguna manera de contactar contigo hoy... o en tres años a partir de ahora. La inclusión
de una línea de la firma te hace lucir más oficial, legal y añade credibilidad.

6. ¿Estás seguro?
Antes de hacer clic en enviar, simplemente hazte esta pregunta de dos palabras: “¿estoy seguro?”. Si no estás realmente seguro de la
dirección de correo, levanta el teléfono en su lugar. No envíes tu siguiente correo electrónico a menos que esté seguro de ello.

Usa estas 10 frases en tus aperturas

de correos electrónicos
Si quieres llamar la atención de tu destinatario intenta comenzar tus textos con estas frases.

Fecha:15-Sep-2014 Fuente:QuimiNet Tipo:Ventas y mercadotecnia

BY: Enrique Duarte

Todos utilizamos el correo electrónico o al menos una amplia mayoría de las personas lo ocupa para sus actividades laborales.

Fuente: Foto de Flickr por DJ Judah

Correo electrónico

Cientos de miles de nuevos mensajes son enviados diariamente, muchos de ello no cumplen con su principal objetivo: llamar la atención de su destinatario para
transmitir el mensaje correctamente.

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¿Cómo hacerlo de manera correcta? Cuando el mensaje comienza con una frase realmente interesante, por lo general significa que el resto del mensaje valdrá la
pena leer de cabo a rabo.

Prueba estas introducciones cuando necesites una respuesta inmediata:

1. "Buenas noticias..."

A todo el mundo le gusta leer una buena noticia. ¿Por qué no dejar que tu destinatario sepa que eres el portador algo bueno?

2. "Tengo una respuesta para usted..."

Si alguien se entera desde un principio que tienes una respuesta ya que has estado trabajando en ello, tendrás la atención del interlocutor.

3. "Voy a ser honesto con usted..."

Esta frase implica que tú vas a ir directo al grano y no vas a ocultar nada. Es útil porque escribir demasiado en la apertura puede confundir a la gente.

4. "Lo hemos hecho..."

Seguramente obtendrás toda la atención del destinatario una vez que hayas aclarado desde un principio lo que quizás haya estado esperando durante mucho o poco
tiempo.

5. "Urgente..."

Ésta ss una táctica de la vieja escuela, sólo asegúrate de que lo que vas a decir en realidad es una cuestión apremiante.

6. "Permítame comenzar con una disculpa..."

Esta entrada permite que el destinatario sepa que el mensaje no es acerca de algo malo que haya hecho él, sino tuya, y que más vale que lea lo que estás a punto
de confesarle.
7. "Su día está a punto de mejorar..."

Una frase que realmente genera mucha duda entre las personas. El trabajo de las personas suele ser tedioso, por lo que una forma de hacerlo mejor siempre tendrá
toda la atención de aquél que es tentado.

8. "He realizado mi investigación para usted..."

Si utiliza esta frase, vas a captar la atención por que el destinatario sabrá que en el e-mail le vas a dar una buena información y que le será útil, ya que le has hecho
el trabajo.

9. "Los rumores son ciertos..."

Se podría pensar, ¿qué rumores? Se está insinuando que hay algo especial y que vale la pena leerlo ya que ahora está confirmando.

10 "Déjeme devolverle esto..."

Es una técnica sencilla y tal vez usada en exceso, pero funciona. El primer pensamiento podría ser “devolver ¿qué? Quizá lo que realmente estaba esperando oír”.