MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Código: GF- GFP

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Versión: 1.0

ESTANDAR

DUEÑO DEL PROCESO: LÍDER DE PROGRAMA
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Habilitación:
Resolución 1441 de 2013, articulos 3;
"MANUAL DE HABILITACIÓN DE PRESTADORES DE
SERVICIOS DE SALUD"
2.1.2: Sistema Contable;
2.2: Condiciones de Suficiencia Patrimonial y Financiera;
2.2.1: Patrimonio; 2.2.2: Obligaciones Mercantiles;
2.2.3: Obligaciones Laborales.

Acreditación:
Grupo de estándares de Gerencia (88 a 102);
Grupo de estándares de Gerencia de la Información (140 a
153)

OBJETIVO: Gestionar el oportuno y confiable flujo de información financiera y de dinero que se generan durante la atención de los usuarios en Assbasalud.

ALCANCE: El proceso incluye las actividades facturación de servicios, la ejecución de los controles, el diligenciamiento de los registros y la eleboración, presentación y sustentación de informes
propios de proceso.

RECURSOS DEL PROCESO PROCEDIMIENTOS

TECNOLOGICOS Equipos de cómputo y software
GF- GFP-001 Facturar servicios en salud
INFRAESTRUCTURA Oficinas
HUMANO Personal competente
SERVICIOS No aplica.

INFORMACIÓN DE ENTRADA AL PROCESO INFORMACIÓN DE SALIDA DEL PROCESO

ACTIVIDADES DEL PROCESO (PHVA)

PROVEEDOR RESPONSABLE(S) INSUMOS O ENTRADAS MEDIO MEDIO PRODUCTOS/ SALIDAS RESPONSABLE CLIENTE

Gerente
GP-EAP
Jefe de Oficina
Elaboración, aprobación
Jurídica
y evaluación de planes Directrices y politicas de
Líder de programa Físico o
tarifas y de prestación de Electronico
Gestión Administrativa Electrónico
GF-GRF servicios
y Financiera
Gestión de recursos
Jefe Servicios en Información para la
financieros
Salud parametrizacion de la FACTURADOR
atención

Gerencia
Modalidad de contratación
Servicios de Atención Físico o *GF- GFP-001
Servicios contratados Fisico
Integral en Salud Jefe Servicios en Electrónico Facturar servicios en
Tarifas contratadas
Salud salud
*USUARIO
*ENTES EXTERNOS
GF-APB-004
jefe de almacen e
Almacen e inventario de suministro y equipos fisico
inventarios
insumos e equipos Prestacion adecuada
fisico FACTURADOR
GH-ATH del servicio
personal competente y
Administracion de talento jefe de talento humano fisico
capacitaciones
humano

TI-ADP Sistema de información

Administración y Jefe de Oficina de con servicios , tarifas y
electronico elctronico Admision del usuario FACTURADOR
desarrollo de la Planeación y sistemas historia clinica
plataforma tecnológica parametrizadas

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 INTERNO
verificacion,identificacion,cl fisico y reconocimiento entidad *GF- GFP-001
Electronico facturador
asificacion del paciente electronico responsable de pago Facturar servicios en
salud
Admisiones Facturador *TESORERIA
*CONTABILIDAD
*CARTERA
EXTERNO
fisico o fisico o *USUARIO
documentos soporte cuentas de cobro facturador
electronico electronico

GA-GEH
Gestión hospitalaria
GF- GFP-001
FACTURACIÓN DE SEVICIOS DE SALUD:
*GF- GFP-001
Registro de actividades y fisico o fisico o Factura individual por
medico y enfermera Facturador Facturar servicios en
consumos electronico electronico paciente
GA-GCE salud
Gestión de consulta
externa

Autorizacion de servicios prestacion del

Entidades responsable entidad responsable fisico o fisico o
,procedimietnos y servicio,procedimientos,a facturador
de pago de pago electronico electronico
tratamientos ctividades

factura de venta de
fisico o fisico o servicio con pago INTERNO
Oficina de facturacion Facturador Clasificacion del usuario facturador
electronico electronico ,recaudos de cuotas *GF- GFP-001
moderadoras o copagos Facturar servicios en
salud
*TESORERIA
fisico o fisico o *CONTABILIDAD
Oficina de facturacion facturador Factura liquidada orden de salida facturador
electronico electronico *CARTERA

fisico o Totalidad de facturas por

oficina de facturacion Facturador Reportes Fisico tecnico en facturacion
electronico periodo

INTERNO
cuentas por eventos fisico o *GF- GFP-001
verificadas electronico Facturar servicios en
Facturas por tipo de salud
fisico o
oficina de facturacion tecnico en facturacion servicio para entidades tecnico en facturacion *TESORERIA
electronico
responsable de pago *CONTABILIDAD
Cuentas clasificada por
fisico o *CARTERA
entidad responsable de
electronico EXTERNO
pago
*ENTES EXTERNOS

recepcion de factura por

tecnico en facturacion- fisico o fisico o EXTERNOS
oficina de facturacion radicado de cuentas entidad responsable de secretaria
secretaria electronico electronico ENTES EXTERNOS
pago

Colaboradores Físico o
Entes de control Hallazgos administrativos
responsables Electrónico
Planes de mejoramiento Jefe Oficina Asesora EG-ECI
Físico o
(Acciones correctivas, de Planeación y Evaluación de calidad
EG-ECI Electrónico
Jefe Oficina Control Hallazgos de auditorías Físico o preventivas y de mejora) sistemas institucional
Evaluación de Calidad
Interno internas o externas Electrónico
Institucional

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 POLÍTICAS
Políticas: ver Resolución xxxx de 2013, por la cual se establecen plazos, requisitos y procedimientos para la gestión contable y financiera necesaria en Assbasalud.

• La oficina de atención al cliente será justa y equitativa, no existirán prelaciones en la atención ni discriminaciones por credo, raza, inclinación política, religiosa, ni económica. 
• Todas las áreas tienen la obligación de generar y mantener actualizada a Servicio de Atención  al cliente con la información requerida sobre (atención de consultas, preguntas frecuentes, lista de chequeo para recibo de solic
itudes y correspondencia, actualización o nuevos trámites, manejo de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS), campañas, nuevos eventos de acuerdo a la estacionalidad de cada uno de los procesos, entre otros
para atender al ciudadano que requiera información de la institución . Así mismo, la dependencia responsable de generar la información se compromete a brindar capacitación permanente para fortalecer el conocimiento
general sobre dichos temas.
• Las dependencias de la institución tienen la responsabilidad de actualizar los requisitos de los trámites que operen en cada dependencia, los cuales deben ser entregados formalmente al responsable de la oficina de 
atención al cliente.
• La definición de ejes temáticos y tiempos de respuesta por cada uno de los trámites tipos de documentos y solicitudes es realizada por cada una de las dependencias; cada vez que se presente un cambio en los mismos, de
be comunicarse al área de Atención al cliente para su respectiva actualización.
• En cada una de las dependencias se debe designar un enlace (funcionario) para apoyar las labores de Atención al cliente.
• La atención a quejas y reclamos es un proceso transversal que debe ser manejado en cada una de las dependencias a quien corresponda según el tema, siempre y cuando la oficina de atención al cliente no cuente con los 
suficinetes argumentos para atenderlas, tomando las acciones a que haya lugar para hacer su tratamiento.
• Las quejas relacionadas con Control Disciplinario verbales, se direccionan a la persona que la trae a la oficina de Control Interno Disciplinario; las escritas, si entran por correspondencia, se radican y direccionan a esta mis
ma oficina.
• Cada vez que llegue a la oficina de Atención al cliente el fallo de algún proceso jurídico en contra de institución (tutela o demanda), esta debe ser enviada al funcionario encargado de dar la respuesta inmediatamente, del Gru
po Jurídico• El mensajero entrega la correspondencia física el primer día hábil de la semana, a cada una de las dependencias de la institución; el auxiliar administrativo de Atención al cliente es el encargado recibir la corresp
ondencia una vez tramitada por las diferentes dependencias de la institución.
• Las solicitudes recibidas por la oficina de Atención al  cliente mediante e­mail, no se deben imprimir, sino enviarlas al la dependencia 
correspondiente a través del mismo medio, con la finalidad de racionalizar el uso del papel.
• El Jefe de Planeción junto con el líder del proceso de atención al cliente trimestralmente realizan seguimiento a la respuesta de correspondencia en general para toma de desiciones con los funcionarios que estén 
respondiendo fuera de los términos de ley.
• Los bienes propiedad del cliente que se manipulan son los documentos soportes para los requerimientos, los cuales ingresan por este proceso, en el cual se garantiza la confidencialidad, identificación, conservación de la i
nformación hasta su respuesta (cuando aplique), realizando el seguimiento en cada una de las áreas de gestión cuando lo requiera la respuesta. Si en cualquier momento de su trámite se llegara a perder la información del cli
ente, debe generarse comunicación mediante carta u oficio, informando lo sucedido, para que este vuelva a completar la información

MÉTODO DE CONTROL/ SEGUIMIENTO

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Líder Programa
Reuniones de equipo financiero
Administrativa y Financiera

MEDICIÓN DEL PROCESO

NOMBRE ÍNDICE FRECUENCIA RESPONSABLE
Número de informes del análisis de la prestación de
servicios de la ESE a la Junta Directiva con base en
RIPS en la vigencia. El informe deberá contener la
Utilización de información de RIPS
caracterización de la población captada, teniendo en
cuenta, como mínimo, el perfil epidemiológico y la
frecuencia de uso de los servicios

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