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CLUB CAMPESTRE FARALLONES

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INSTRUCTIVO DE ORDENES DE TRABAJO
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1. OBJETIVO Y ALCANCE
Establecer la manera de diligenciar las órdenes de trabajo urgentes, programadas
y sistemáticas para todas las áreas y secciones del club. Aplica para todos los
trabajos realizados a cargo de mantenimiento a través del sistema o del formato
de orden de trabajo.

2. RESPONSABLES
2.1 Director de mantenimiento: Es responsable de verificar el control y la
veracidad de la información, como también del cumplimiento de este instructivo.
2.2 Gestor de Calidad: Es el facilitador que hace cumplir este instructivo.
2.3 Planeador de Mantenimiento: Es responsable del debido diligenciamiento de
los formatos y el control de estos.
2.4 Ejecutores: Son responsables de diligenciar de una forma completa y veraz, el
formato de orden de trabajo después de realizada la labor de mantenimiento y su
entrega oportuna para su debido ingreso al sistema
2.5 Solicitante: Son responsables del diligenciamiento de forma completa y clara
de la Solicitud de Trabajo.
2.6 Almacenista: Es la persona responsable de entregar los recursos y la copia de
lo despachado para ser cargados a la respectiva orden de trabajo.
2.7 Contratista: Es el responsable de entregar la respectiva cotización del trabajo
para anexar su copia o la relación del costo del servicio.
2.8 Supervisor: Es el encargado de recibir la labor y verificar su realización,
además de entregar al planeador las órdenes realizadas para su cierre o
reprogramación.

ELABORO: REVISO: APROBO:

Alejandra Álvarez Héctor Gaviria María del Socorro Bermeo

Asesora de Mantenimiento Director de Mantenimiento Gerente General
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3. DEFINICIONES
3.1 Tipo de Trabajo: Es la especialidad o tipo de labor que se realiza.
Ejemplo: Mecánico, Eléctrico, etc.
3.1.1 Novedades: Es un tipo de trabajo en el cual se relacionan todos los tiempos
que tienen que ver con labores independientes del mantenimiento.
Ejemplo: Reuniones, Incapacidades, etc.
3.2 Tipo de Orden: Es la clase de orden que me determina el tipo de labor.
Ejemplo: Urgente, Programada, etc.
3.2.1 Urgente: Es la labor que no requiere planeacion y se debe atender
inmediatamente ya que puede causar un retrazo en el servicio, o una parada del
equipo.
3.2.2 Programada: Es la labor que requiere de planeacion, programación del
recurso la cual se puede efectuar sin que causar tiempo de paro.
Ejemplo: Revisar Estufa.
3.2.3 Trabajos Menores: Son los trabajos que no me representan un tiempo mayor
a 30minutos de ejecución.
Ejemplo: Colocar Bombillo.
3.3 Tipo de Paro. Es clasificar la orden si ocasiona un tiempo de parada del
servicio o del equipo.
Ejemplo: Urgente sin parada de equipo.
3.4 Solicitud de Trabajo: Es el requerimiento para pedir una labor a mantenimiento
que requiere de aprobación para su ejecución.
3.5 Orden de Trabajo: Es el pedido aprobado para la realización de una labor en
mantenimiento.
3.6 Contratista: Persona o empresa que realizan una trabajo para el Club
contratado por Mantenimiento.
3.7 Solicitante: Persona autorizada por la sección o área que requiere el servicio
para generar una solicitud de trabajo.
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4. DESCRIPCION
4.1 Orden de Trabajo No. : En este campo se ingresa el número consecutivo de
la orden de trabajo que le asigna el sistema.
4.2 Equipo/Sistema: En este campo se ingresa el código y la descripción del
equipo o sistema a intervenir.
4.3 Centro de Costos: En este campo se ingresa el numero del centro de costo
del equipo, es decir el codigo del área que va a asumir el gasto del
mantenimiento; para la orden realizada por el sistema el equipo ya trae asociado
el centro de costo y no requiere su digitación.
4.4 Fecha, Hora de Solicitud y Requerida: Se ingresan en estos campos las
fechas de solicitud, es la fecha en la que se solicita el trabajo, y la requerida, es la
fecha para cuando el solicitante necesita el trabajo. El formato de estas fechas es
AAAA/MM/DD. Para la hora se debe especificar hora militar.
4.5 Descripción Corta: Se define en este campo el trabajo que se va a realizar.
Utilizando verbos en infinitivo y el componente a intervenir.
Ejemplo
CAMBIAR RODAMIENTO
LIMPIAR BUJES
CAMBIAR POLEA IZQUIERDA
REVISAR TOSTADORA
VERIFICAR NIVEL DE ACEITE
4.6 Motivo Solicitud: En este campo se debe dar una explicación de lo que le
esta sucediendo al componente o al equipo para tener que intervenirlo:
Ejemplo:
EL REDUCTOR PRESENTA RUIDO FUERTE Y LA MAQUINA SE
ESTA FRENANDO.
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4.7 Solicitante: Es el codigo de quien aprueba la labor para la orden generada

por el sistema.
4.8 Nombre de quien reporta: Es la persona que hace el registro.

Nota: hasta este punto se dilengencia a través del sistema y se conoce como
SOLICITUD DE TRABAJO, la cual la elabora el usuario o solicitante de la labor de
mantenimiento. Los siguientes requerimientos o campos son diligenciados para la
orden programada Y urgente que se realiza en el formato ORDEN DE TRABAJO,
o en el sistema en su PLANEACION.
4.9 Estado de la Orden: En este campo se define si el trabajo esta pendiente o
si la labor se termina.
4.8 Tipo de Trabajo: En este campo se selecciona el tipo de labor que se efectúa
en la orden y el más representativo del equipo o servicio si son varios ejecutores.
4.9 Prioridad: Identifica la prioridad de la orden dentro del proceso de producción
y me indica el plazo de ejecución.
4.10 Tipo de Orden: Indica la clasificación del tipo de intervención que se realiza
sobre los equipos o instalaciones en la actividad que se esta definiendo ya sea
programado, urgente o trabajo menor.
4.11 Tipo de Paro: Es clasificar la orden si ocasiona un tiempo de parada del
servicio o del equipo.
4.11.1 Urgente con parada: Es el tipo de paro donde el equipo o el servicio se
ven suspendidos y representan una parada.
Ejemplo: Reparación de motor de Grenera.
4.11.2 Urgente sin parada: Cuando el trabajo me representa una amenaza para
la prestación del servicio pero que no me ocasiona una parada.
Ejemplo: Reparar gotera del cuarto de sistemas.
4.11.3 Programada con parada: Cuando la labor se planea pero no se cumple
con el tiempo de entrega generando retrazo en el servicio o parada en el equipo.
Ejemplo: Reparar guadaña.
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4.11.4 Programada sin parada de equipo: Son las ordenes de trabajo que no me
ocasionan paradas de equipo ni suspensión en el servicio.
Ejemplo: Cambiar luces a club car.
4.12 Firmas de Responsabilidad: En este campo firman el responsable del área
de mantenimiento, el ejecutor y el cliente o solicitante a satisfacción con fecha y
hora de entrega del trabajo.
Nota: Las órdenes Urgentes son aprobadas por el Jefe de mantenimiento quien
firma como responsable del área y/o quien recibe la labor a satisfacción en caso
de que no se encuentre el jefe de sección o encargado.
4.13 Fecha y Hora de Inicio y Finalización: Se ingresan en estos campos las
fechas de inicio y finalización del trabajo y las horas correspondientes. Estas
fechas se definen por el planeador, se confirman por parte del ejecutante en el
momento de recibir la orden para realizar el trabajo, en caso de que sean
diferentes se debe colocar en el formato la fecha real de la ejecución, puede ser
tachando la existente y escribiendo la real. El formato de estas fechas es
AAAA/MM/DD. Para la hora se debe especificar en horario militar.
4.14 Variable de Control: Este campo se puede digitar o simplemente se acepta
la variable que tiene asociado el equipo en el sistema. Esta solo se relaciona por
el sistema y no en el formato de ORDEN DE TRABAJO.
4.15 Actividad: Es la labor repetitiva que se establece en el sistema y que me
asume unas tareas y una mano de obra standardizada, por ahora no se diligencia
este campo y se deja en blanco y solo aplica en las ordenes generadas a través
del sistema.
Ejemplo:
SE CAMBIARON RODAMIENTOS, SE REALIZO INSPECCION DE PUNTOS DE
LUBRICACION Y DEL ESTADO DEL ACEITE.

4.16 Tiempos: Se definen los siguientes tiempos dados en Horas y Minutos:

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Descripción Observaciones
EJECUCION Tiempo de Ejecución del Es el tiempo de ejecución real
trabajo del trabajo, no se incluyen en
el los tiempos para descansos
o la elaboración de otros
trabajos.
PARO Tiempo de paro del equipo Es el tiempo total de paro del
equipo, empieza a contar
desde la hora y fecha de la
solicitud hasta la hora y fecha
de entrega por parte de
mantenimiento.
DESPLAZAMIENTO Tiempo de desplazamiento Es el tiempo de movilización
para realizar el trabajo. del personal hasta y desde el
lugar en el que se encuentra
el equipo.

4.17 Tareas: En este campo vamos a definir la labor mediante una acción más
el componente intervenido.
Ejemplo: Cambiar rodamientos
4.17.1 Síntoma: En este campo vamos a colocar lo que presentaba el
componente antes de efectuar la labor. Este solo aplica para las órdenes
urgentes porque solo estas van a los equipos y se les puede realizar análisis de
fallas.
Ejemplo: desgaste, obstrucción, no prende, etc.
4.17.2 Causa: Es el porque de la falla del equipo o del servicio. Al igual que el
síntoma solo aplica para órdenes urgentes.
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Ejemplo: Mala calidad del repuesto., obstrucción, rompimiento del elemento, etc.
4.18 Mano de Obra: Se definen las personas que intervinieron en la labor de
mantenimiento. Los campos que se deben tener en cuenta son los siguientes:
4.18.1 Fecha: Fecha en la que trabajo el empleado en la tarea. El formato de esta
fecha es AAAA/MM/DD.
4.18.2 Código de Empleado: Es el código de nomina del empleado que ejecuto
la labor.
4.18.3 Nombre de Empleado: El nombre de la persona que ejecuto la labor.
4.18.4 Tiempo de ejecución: Se coloca la cantidad de horas laboradas en esta
orden
4.18.5 Oficio: Se debe colocar el cargo de la persona que realizo la labor.
4.19 Repuestos/Materiales: Se ingresan los repuestos necesarios para la
ejecución de las tareas de mantenimiento.

4.19.1 Código: En este campo se ubica el código del repuesto que lo identifica
en el almacén.
4.19.2 Descripción: Nombre del repuesto con referencia que se utilizara o utilizo
en el trabajo.
4.19.3 Cantidad: Se debe ingresar en este campo la cantidad de los repuestos a
utilizar de acuerdo a la unidad de medida que se haya estandarizado.

4.19.4 Zona de maquina: Es la ubicación del repuesto en el equipo.

4.22 Observaciones: Se ingresa en este campo las observaciones adicionales a

la ejecución del trabajo o la herramienta especializada utilizada en la labor.

5. Anexos
FR-MA-001 Formato Orden de Trabajo