Administración

El hombre no puede vivir solo, necesita agruparse, viviendo en comunidad

desarrolla la especialización y el excedente lo cambia, va creando el tejido social, que son
el conjunto de organizaciones por las que pasa desde que nace hasta que muere.

El hombre en cada organización por la que pasa se encuentra con el

problema de la administración, que consiste en coordinar a dos o más personas frente
a un objetivo común, por lo que surge la Teoría de la Administración.

La administración es una ciencia social, porque estudia el comportamiento

de las personas actuando en grupo, está basada en el método científico. También es un
arte, ya que hay que saber cómo aplicarlo para resolver el problema, para llevar desde una
situación actual a una situación futura mejor relativa.

Proceso Administrativo

Es el desarrollo de acontecimientos y actividades del tipo administrativo.

La administración es una ciencia porque tiene un cuerpo teórico. Ciencias

exactas ofrecen un 100% de certidumbre, su comprobación se hace en el laboratorio. Las
no exactas estudian el comportamiento del hombre en grupo, el medio de comprobación es
el parámetro social. Para que sea ciencia debe usar el método científico, que plantea que la
realidad está compuesta por fenómenos, la característica es la observación objetiva del
fenómeno. La administración es una ciencia, pero hay que saber cómo aplicar el
conocimiento científico y el saber cómo es arte.

La empresa es la unidad productiva de bienes y servicios que satisface

necesidades en la colectividad. El rol de la empresa depende de la superestructura valórica
de la sociedad, en Chile se le pide que maximice recursos, que sea eficiente, rentable y que
trascienda en el tiempo, que obtenga utilidades que significan el reconocimiento de la
sociedad.

Administrador es el que se encarga de optimizar los recursos que maneja.

Es la persona que maneja recursos materiales y recursos humanos en la empresa. Su
trabajo es llevar la orgánica de una situación actual a una futura mejor relativa. Se llama
proceso porque se va dando con actividades, recursos y tiempo, el proceso tiene
herramientas administrativas.

Etapas Administración

Planificación
Organización
Dirección
Control

Para que el Administrador sepa su situación actual, realizar un diagnóstico

levantamiento de hechos que son clasificados en un conjunto de indicadores de
acuerdo al criterio de los administradores, el diagnóstico tiene cuatro indicadores:

1. Fortalezas: base que constituye un elemento a favor.

2. Debilidades: carencia frente a la competencia.
 3. Riesgos: evento altamente probabilístico, no da seguridad, es lo
contrario a determinístico.
4. Oportunidades: beneficio para la empresa o entidad.

Los dos primeros son indicadores internos de la empresa, los otros son
indicadores externos. Las empresas son un sistema abierto, interactúan con otras
organizaciones, por lo que tiene variables de entrada (materia prima, mano de obra, capital,
tecnología, información, proveedores) y de salida (producto, bienes y servicios, impuestos).
El diagnóstico queda a criterio de los administradores y a partir de ahí hay que proyectar la
empresa, para lo que se aplica el proceso administrativo, si la cosa anda bien, el proceso
funciona.

Proceso Administrativo

El proceso es un devenir dinámico del tiempo y sus acciones, encausado por

un conjunto de variables administrativa; el proceso tiene la capacidad de prever, accionar,
anticipar y controlar. Las etapas de administración son secuenciales y cronológicas:

Planificación

Planificar es anticipar el devenir del futuro, consiste en establecer un puente

entre el origen y el destino, es saber donde estamos y donde queremos llegar. Planificar
implica establecer metas (parcial al objetivo) y objetivos (lo que se quiere lograr. El brazo
operativo de la planificación son los planes, esto es, acción o actividad a desarrollar para
alcanzar un objetivo. Un plan siempre conjuga recursos materiales y recursos humanos.
La forma de medición de un plan es el beneficio de la consecución del objetivo sea mayor
que los costos involucrados, lo que significa que hay una redituabilidad.

Principios de Planificación

Son un conjunto de ingredientes que hay que considerar para desarrollar un

plan.

1. Compromiso; todo plan requiere de un tiempo de espera, no genera

frutos rápidamente, requiere de consistencia en su alrededor y
consistencia sicológica entre los administrativos.

2. Flexibilidad; consiste en que tenga cursos de acción alternativos

para llegar al objetivo, si se complica el primer curso de acción se
aplica el segundo. A mayor flexibilidad más recursos involucrados,
la flexibilidad encarece el plan, pero a mayor flexibilidad menos
riesgo.

3. Cambio de Plan; implica reemplazar todas o casi todas las

actividades del plan, manteniendo sólo el objetivo.
 Tipos de Planes

(a) Permanentes
1. Política; se entiende por política a los enunciados generales que
guían la toma de decisiones, es decir, estos definen los límites
dentro de los cuales un subordinado puede decidir para
encaminarse al objetivo.

2. Procedimiento; es una guía más específica y más restringida que

una política. La necesidad de procedimientos se presenta
cuando las organizaciones alcanzan un alto grado de regularidad
en una actividad que se repite frecuentemente.

3. Regla; son enunciados específicos de lo que puede hacerse o no

en una actividad. La única discreción que deja la regla al
administrador es el hecho de aplicarla o no, lo que sería una falta.
La regla señala el límite de lo aceptable para una entidad o
empresa que fija el comportamiento de sus subordinados.

(b) De un solo uso

1. Presupuesto; es una expresión numérica de un plan, es decir, es
asignar los valores a un plan, se establece como instrumento de
control. Ej.
i. Presupuesto Caja; maneja el efectivo, las entradas y
salidas de este, a través de él se controlan los ítem y los
valores asignados.

ii. Presupuesto Mano de Obra; controla los valores

asignados para la contratación de mano de obra durante el
año en una organización.

iii. Presupuesto de Materias Primas; controla la compra de

materiales para un año. Se utiliza para comparar lo
estimado con lo real del proceso.

2. Programas; es la máxima expresión de un plan, ya que significa

un complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas,
asignación de tareas, pasos a seguir, recursos que se deben
emplear y todo lo necesario para seguir un curso de acción
determinado.

Nivel de la Planificación

Existe en todo ámbito de la organización y puede ser:

 Planes Estratégicos; son aquellos planes que involucran a toda la

organización.

 Planes Operativos; son los que afectan a una parte de la empresa,

como departamento de la organización, línea de producción.

 Visión; está relacionada con el deseo, con el anhelo que

puede tener la organización.
  Misión; contiene objetivos de carácter estratégicos, ya
tenemos un quehacer claro.

 Objetivos Generales; señalan el andar de la organización.

 Objetivos Específicos;

Pasos para Planificar

1) Estar consiente del problema; entender claramente que

solucionamos con este plan, además que desafío o problema puede
enfrentar el plan, lo que significa entender sus fortalezas y
debilidades.

2) Fijar los objetivos; consiste en determinar donde estamos y donde

queremos llegar, que queremos lograr y cuando.

3) Considerar las premisas de planeación: las premisas son la

construcción de escenarios futuros.

4) Identificar opciones y alternativas a seguir; para seleccionar el

mejor curso de acción.

5) Evaluar las opciones; ver que alternativa da la mejor oportunidad

para alcanzar el objetivo al costo más bajo y al mejor beneficio.

6) Seleccionar una alternativa; consiste en tomar una decisión.

7) Formular planes de apoyo; siempre hay planes menores que

sustentan el básico.

8) Elaborar el presupuesto del plan;

Organización

Cronológicamente viene después de la planificación, ya que crea una

estructura intencional de roles, lo que permite alcanzar los objetivos planeados.

Agrupa las actividades en un patrón lógico o en una estructura y asigna las

actividades o puestos a individuos específicos.

Tareas : actividades que hay que desarrollar.

Función : conjunto de tareas ordenadas dentro de un marco lógico.

Cargo : es una función con jerarquía,

El organigrama es una valiosa ayuda para la organización, entrega una

visión estática de algo que es dinámico, lo que permite observar las distintas relaciones que
hay entre las funciones y cargos. En él se plasma una línea que une y relaciones las
distintas funciones, conocida como línea de mando, a través de la que se establecen 2
principios fundamentales:
  Principio de autoridad
 Principio de responsabilidad

Un cargo siempre tiene un:

 Perfil: son las condiciones que tiene que tener una persona para
acceder a un cargo.
o Capacidades: que pueden ser:
 Capacidades innatas: es la capacidad genética con
que se nace.
 Capacidades aprendidas: se adquiere a través del
estudio, la capacitación o experiencia.
 Estudio: simulación abstracta.
 Capacitación: es potenciar las tareas que uno
realiza en su trabajo, apunta al lado débil.
 Contenido: es el número de tareas que tiene el cargo (qué hace?, por
qué?, para qué?).

Autoridad

Es el derecho a pedir algo a un subordinado por parte de un superior,

en función del objetivo. Es formal y tiene fundamento legítimo.

Característica principal de la autoridad es que se delega, se traspasa, lo que

significa que conjuntamente con traspasar un número de tareas, hay que traspasar además,
un nivel de decisión ad-hoc o relacionada, para que las tareas encomendadas puedan ser
cumplidas. Otra característica es que el nivel de autoridad al ser delegado va bajando.

Responsabilidad

Es el deber de rendir cuentas que tiene un subordinado frente a su superior

jerárquico. A diferencia de la autoridad, se exige, no se delega la responsabilidad.

Departamentalización

Significa designar un área, una división o una rama distintiva dentro de la

organización o empresa, donde el administrador tiene autoridad sobre la ejecución de
actividades específicas.

1) La Departamentalización puede tomar diferentes formas y opciones,

lo importante es la estructura que debe reflejar los objetivos
perseguidos.

2) La estructura debe reflejar también el nivel de autoridad del

administrador.

3) Debe reflejar el ambiente de la orgánica.

4) Hay que considerar que toda organización está dotada del elemento
humano, es decir, lo que importa en la estructura son las personas.
 Organización

Es la etapa más difícil del proceso, porque empiezan a actuar las personas.
Lo que conlleva algunos problemas:

1) Frente al mismo estímulo externo las reacciones son distintas.

2) Las personas tienen objetivos particulares que no siempre están
alineados con el objetivo colectivo.
3) No siempre los administrados sen buenos líderes.

Para solucionar los problemas, la dirección tiene tres herramientas:

1) Motivación: es una energía que impulsa actuar conductualmente en función de un

logro.
i) Elementos motivadores: pueden ser cuantitativos o cualitativos.
Históricamente ha existido una motivación basada en el premio y el castigo,
hasta que Maslow hizo un estudio y pasó a la modernidad, vinculando la
motivación a la necesidad (autorrealización, estima, afiliación, seguridad y
fisiológicas o básicas). Maslow dice que la motivación del ser humano está
relacionado con las necesidades.

2) Liderazgo: es conseguir la adhesión de los demás, es el arte de influir en las personas,

para que pongan lo mejor de si en función del objetivo.
i) Capacidades de un líder: a saber:
a. Tiene que ser una autoridad
b. Tiene que ser empático
c. Tener la habilidad de detectar elementos motivadores en
el momento propicio
d. Estilo que tenga un líder
 Autocrático: el que da una orden y espera que se
cumpla.
 Participativo - Consultivo: el jefe le pregunta a su
gente.
 Laisses Faire: da riendas sueltas

3) Comunicación: es transmitir un mensaje, una información entre un ente emisor y uno

receptor, lo importante es que el mensaje sea entendible. La comunicación unifica la
organizacióñn, la integra en sus distintas funciones, la relaciona con su medio ambiente
externo, demostrando que la organización es un sistema abierto.
i) Tipos de comunicación: puede ser:
a. Escrita: es lenta
b. Verbal: muy veloz
c. No verbal.

Control

Se termina el proceso y se retroalimenta, concluye el proceso con la etapa

del control cuyo trabajo consiste en comparar las actividades realizadas con los planes
confeccionados (lo estimado con lo real), el control detecta las desviaciones,
retroalimentando la planificación, si existe control es porque hay planes proyectados.
Razones del Control
1) Los objetivos individuales, generalmente son distintos a los objetivos
organizacionales. El administrador debe solucionar cualquier
diferencia, ya que ahí surgen conflictos.

2) Siempre existe un tiempo de espera entre la formulación de los

objetivos y el momento que intentas alcanzarse. Durante este
intervalo condiciones imprevistas del entorno o el medio, pueden
causar una desviación entre lo deseado y lo real.

Tipos de Control
1) Preventivo: es aquel que anticipa las desviaciones o lo intenta. Este
tipo de control hace cambios durante el proceso y va ajustando las
desviaciones.

2) Correctivo: es aquel tipo de control que actúa sobre las variaciones

ya producidos, para corregirlos y retroalimentar el plan.
 Contabilidad

Nociones de Contabilidad

La función contable está ubicada en la organización en el departamento de

administración, ya que entrega la herramienta necesaria para que se cumplan plenamente
sus objetivos.

La empresa tiene una necesidad de información y control para el desempeño

de sus funciones, información contable y no contable. La empresa necesita un sistema de
información contable, ya que diversos usuarios quieren saber cuál es la situación de la
empresa, en forma global y puntual, dependiendo de quienes sean los usuarios de esta
información.

Hay dos tipos de información:

1) Información Administración: se utiliza para tomar decisiones al

interior de la empresa por quienes la administran.
2) Información Financiera: la proporciona la contabilidad.

Definición de Contabilidad
Es el arte de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa y
expresándolo en pesos los actos y operaciones al interior de la empresa.

Funciones y objetivos de la Contabilidad

Registrar hechos económicos, siendo necesario para ello que estos registros
sean sistemas gráficos, a través de un conjunto de reglas que determinan un modo como
ejecutar las anotaciones económicas. Los objetivos son:

 informar
 controlar

En tal sentido es que la contabilidad ayuda al control de la empresa y a la

buena administración.

Requisitos de la Contabilidad
1) Debe ser verdadera: para registrar los hechos económicos de la
empresa.
2) Debe ser exacta y clara: para ser bien interpretada.
3) Debe ser completa: en el sentido que debe proporcionar todos los
elementos.
4) Debe ser económica: el beneficio de la información mayor que los
costos.
5) Debe ser oportuna: estar informado en el momento que se necesita.

El sistema contable está compuesto por cuentas.

La cuenta
Dada la cantidad de hechos económicos y comerciales que se realizan en la
empresa, se hace necesario llevar todas las operaciones que se refieren a un mismo
concepto y que sean de una misma naturaleza en cuadros especiales denominados cuentas.
 Cuentas: cuadro específico que agrupa información bajo un mismo
concepto.

Agrupando de esta forma las operaciones que se realizan, se podrán extraer

rápida y adecuadamente los datos que necesitamos para conocer la actuación económica y
financiera de la empresa

Tecnicismo de una cuenta

Debe nombre haber

Elementos de una cuenta:

 Nombre: es la denominación que se le da a la agrupación y
operación que se refiere a un mismo concepto de una misma
naturaleza.
 Debe: se ubica en el lado izquierdo de la cuenta. Es lo que ingresa
(valores que ingresan).
 Haber: lado derecho de la cuenta. Valores que salen de la cuenta.

 Anotar una cantidad al debe, se llama debitar.

 Anotar una cantidad al haber se llama acreditar.

Créditos
Al sumar los débitos y créditos obtenemos un saldo de la cuenta (saldar la
cuenta).

Saldar una cuenta

Obtener el saldo de una cuenta significa: débito – crédito = saldo
Si el debito es mayor que el crédito hay saldo deudor.
Si el debito es menor que el crédito hay saldo acreedor.

La Ecuación Contable: Fundamentos

La contabilidad es un equilibrio y uno de los principios contables

fundamentales, se refiere a la dualidad económica, que se conoce como el principio de
partida doble y es la base estructural de la contabilidad.

Cuenta

Dado la gran cantidad de transacciones comerciales que realiza una empresa,

se hace necesario llevar todas las operaciones de una misma naturaleza a cuadros especiales
que se denominan cuentas.

Agrupando de esta forma las operaciones que se realizan en la empresa, se

puede extraer rápidamente la información necesaria de la contabilidad y tener un perfil
económico y financiero de la empresa.
 Saldar una cuenta
Obtener el saldo de una cuenta significa debito – crédito.

Si el debito es mayor que el crédito, la cuenta tiene saldo deudor; si es

menor, tiene saldo acreedor.

La Ecuación Contable Fundamental

La contabilidad es un equilibrio y uno de los principios contables

fundamentales, se refiere a la dualidad económica, que se conoce como el “principio de la
partida doble” y es la base estructural de la contabilidad.

debe mercadería haber debe caja haber

Este principio postula que habiendo recursos disponibles para conseguir un

objetivo, deben existir las fuentes (de los recursos), los cuales son demostrados por el
movimiento de las cuentas.

Lo anterior demuestra el juego de derechos y obligaciones que

ineludiblemente van relacionados con el hecho económico, no existe una cuenta deudora
sin una acreedora, no existe un ingreso en una cuenta sin un egreso o solidez en otra cuenta.

Componentes Ecuación Contable

Son tres:

1) Activo: es un conjunto de valores y créditos a favor de una empresa,

tales como mercadería, caja, banco, cuentas por cobrar, bienes raíces.

2) Pasivo: es un conjunto de obligaciones financieras que tiene una

empresa, es lo que la empresa debe.

3) Capital: es la diferencia que se produce entre activo y pasivo, es el

aporte realizado en la creación de la empresa, que con el tiempo
puede ir aumentando o disminuyendo.

Basándonos en la dualidad económica, tenemos ACTIVO – PASIVO =

CAPITAL.

Si despejamos la ecuación, tenemos que el activo es igual al pasivo más el

capital.

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

De acuerdo a lo que tenemos en la ecuación contable, las cuentas se pueden

clasificar en tres grupos:
1) Cuentas de activo
 2) Cuentas de pasivo
3) Cuentas de capital

Tratamiento de las Cuentas

El tratamiento de las cuentas considerando que estos pueden aumentar o

disminuir, es el siguiente:

1) Cuando una cantidad aumenta una cuenta de activo, se deberá

aumentar al debe si la cantidad disminuye se anota al haber.

2) Cuando una cantidad aumenta una cuenta de pasivo, se anota en el

haber, si la cantidad disminuye se anota en el debe.

3) Las cuentas de capital se tratan igual que las cuentas de pasivo.

4) Las cuentas de resultados, son un cuarto tipo de cuentas, es una

cuenta específica y especial. Cuando se produce una utilidad o
pérdida, se modifica el capital, aumentándolo o disminuyéndolo
respectivamente. No resulta práctico modificar constantemente el
capital, por lo que se prefiere utilizar diferentes cuentas para registrar
las utilidades o pérdidas. Estas cuentas se denominan cuentas de
resultados. Las cuentas de resultados modifican el capital, tienen el
mismo tratamiento, es decir, si aumenta el capital por una ganancia,
la anotación va al haber y si disminuye por una pérdida la anotación
va al debe.

debe cuenta de resultado haber

pérdida ganancia

Ejercicio

Transacciones de compra y venta para analizar las distintas cuentas y la

construcción del libro diario.

Hay tres registros:

 Libro diario: hecho económico que ocurren en la empresa.
 Mayor analítico: se trasvasija lo del libro diario.
 Balance: se construye en base al mayor analítico.
Transacciones Cuentas que Tipos de Cómo se Debe Haber
intervienen cuentas afecta

Sr. Vásquez Caja Activo Aumenta 700.000

aporta capital Capital Capital Aumenta 700.000
$700.000 en
efectivo
Abre Cta. Cte. Banco Activo 500.000
Bco. Stgo. Caja Activo 500.000
$500.000
Compra Mercadería Activo Aumenta 70.000
mercadería Banco Activo Disminuye 70.000
ctdo. $700.000
Compra mueble Muebles Activo Aumenta 50.000
credi. $50.000 Cuentas por Pasivo Aumenta 50.000
pagar
Pago arriendo Arriendo Resultado Pérdida 90.000
edificio $90.000 Caja Activo Disminuye 90.000
Abona cuenta Cuentas por Pasivo Disminuye 30.000
credi. Mueble pagar Activo Disminuye 30.000
$30.000 Banco
Venta credi. Sr. Cuenta por Activo Disminuye 13.000
Guerra $13.000 cobrar Activo Aumenta 10.000
(costo $10.000) Mercadería Resultado Ganancia 3.000
Utilidad
Compra Claro Mercadería Resultado Ganancia 400.000
$400.000 Letra por pagar Activo Aumento 400.000
mercadería
firma letra 90
ds.
Venta ctdo. Letra por pagar Pasivo Aumento 250.000
$250.000 (costo Caja Activo Aumento 200.000
$200.000) Mercadería Activo Disminuye 50.000
Venta credi. J.P. Utilidad por Resultado Ganancia 140.000
$140.000 (costo venta Activo Aumento 100.000
$100.000) Cuenta por Activo Disminuye 40.000
cobrar
Mercadería
Compra Utilidad por Resultado Ganancia 150.000
mercadería venta Activo Aumenta 150.000
ctdo. $150.000 Mercadería Activo Disminuye
efectivo Caja
Venta ctdo. Caja Activo Aumenta 65.000
$65.000 (costo Mercadería Activo Disminuye 50.000
$50.000) Utilidad por Resultado Aumenta 15.000
venta
Depósito Bco. Banco Activo Aumenta 100.000
Stgo. $100.000 Caja Activo Disminuye 100.000

La contabilidad tiene tres elementos importantes:

 Libro diario
 Mayor
 Balance
Mayor Analítico

debe caja haber

700.000 500.000
250.000 90.000
65.000 150.000
100.000
101.500 840.000

Debitar es la suma del debe

Acreditar es la suma del haber
Saldar diferencia debe caja
Saldo deudor debe mayor que el haber
Saldo acreedor haber mayor que el debe

debe capital haber

0 700.000

700.000 saldo acreedor

debe banco haber

500.000 70.000
100.000 30.000

600.000 100.000

saldo deudor $500.000

los mayores analíticos recogen todo el movimiento del diario, pero en forma
específica (caja, banco, etc.).

Balance General Clasificado

Consiste en tomar todo el movimiento del mayor y expresarlo en el balance,

se divide en las cuentas de activo y de pasivo.

Hay tres tipos de activo:

1) Activo Circulante: son todos aquellos activos de fácil liquidez, sean

o se hagan plata rápido (caja, bancos, deudores, cuentas por cobrar,
letras por cobrar, cuenta particular de retiros, mercadería, crédito
fiscal).

2) Activo Fijo: son aquellos activos que ayudan a producir, ayudan a

generar el negocio (muebles y útiles, bienes raíces, maquinaria,
instalaciones, vehículo).

3) Otros Activos: cuentas por cobrar a más de un año plazo, patentes,

marcas, software, know how.
 Los pasivos se dividen en:

1) Pasivos Circulante: son pasivos de fácil exigibilidad (cuentas por

pagar, letras por pagar, remuneraciones adeudadas por pagar,
proveedores, débito fiscal).

2) Pasivo a Largo Plazo: son pasivos a más de un año (cuentas por

pagar a más de un año plazo, capital, utilidades o pérdidas.

Balance general

Activos Pasivos
Circulante
Caja 175.000
Banco 500.000
Cuentas por cobrar 153.000
Mercadería 260.000
Fijo
Muebles 50.000

Pasivos
Circulante Cuentas por pagar 20.000
Letras por pagar 400.000
Largo plazo
Capital 700.000
Utilidad o pérdida 18.000

1.138.000 1.138.000