PROCEDIMIENTO PARA LA PRC-TCH-PESRP-028

EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y
REEVALUACIÓN DE Revisión: 0
PROVEEDORES
Fecha: 10/01/2020

PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y

REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

CODIGO DEL DOCUMENTO:

PRC-TCH-PESRP-028

Elaborado: José Luis Vargas Rodríguez Revisado: César Córdova Guzmán Aprobado por: Mark Alex Muedas Salazar

Firma: Firma: Firma:

Fecha: 10/01/ 2020 Fecha: 10/01/ 2020 Fecha: 10/01/ 2020

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EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y
REEVALUACIÓN DE Revisión: 0
PROVEEDORES
Fecha: 10/01/2020

TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. DEFINICIONES 3

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6

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EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y
REEVALUACIÓN DE Revisión: A
PROVEEDORES
Fecha: 29/01/2019

1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento para la selección, evaluación y reevaluación de nuestros

proveedores para el suministro de bienes, garantizando transparencia e igualdad de
oportunidades como satisfacción frente a las necesidades específicas de TECH
ENERGY.

2. ALCANCE

El presente documento es aplicable para la contratación de adquisición de bienes,

prestación de servicios y suministros, adicionalmente este documento contiene el
procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de proveedores que
suministren bienes para el funcionamiento de TECH ENERGY.

3. DEFINICIONES

 Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o servicio que

le permita satisfacer las necesidades de sus clientes con respecto a la calidad.
 Evaluación: Método mediante el cual se determina el cumplimiento de aspectos
técnicos, administrativos y de calidad de un proveedor.
 Reevaluación: Método por el cual se vuelve a evaluar a un proveedor para hacer
seguimiento a su desempeño y poder así determinar su permanencia como
proveedor de la empresa.
 Selección: Proceso mediante el cual se elige a un proveedor teniendo en cuenta
la calidad y los precios de los productos o servicios que permita satisfacer las
necesidades de la organización.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1. Evaluación Inicial: Toda persona natural o jurídica que aspire a ser proveedor
de nuestra organización, será sometida a una evaluación inicial, la cual es realizada
por el área administrativa teniendo en cuenta los siguientes criterios.
 Precio: Disponibilidad para la entrega de listas de precio actualizado.
 Cumplimiento: Evalúa las garantías ofrecidas y las formas de pago.
 Servicio: Evalúa los plazos de entrega de los bienes, descuentos por pago
puntual, certificación de calidad y servicio de entrega a la empresa.

4.2. Listado de Proveedores: La parte administrativa incluye en el “Listado de

proveedores” los proveedores aprobados y los condicionados. Los proveedores que
resulten “Condicionados”, se mantendrán en el listado de proveedores siempre y
cuando obtengan una calificación mayor o igual al 70% en la primera reevaluación
de proveedores.

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Análisis de
Escala de Evaluación Resultados
PUNTAJE DESCRIPCIÓN DECISIÓN
Solicitud
Menor a 50% NO cumple con el requisito
rechazada
Entre 50% y Parcialmente cumple con el Solicitud
69% requisito condicionada
Mayor o igual Solicitud
Cumple con el requisito
a 70% aprobada

4.3. Selección de proveedores: La selección de proveedores la realiza la parte

administrativa, teniendo en cuenta los criterios de precio, cumplimiento y servicios
ofrecidas por el proveedor. Este debe seleccionar al proveedor una vez se recibe el
formulario de solicitud de inscripción en el registro de proveedores. La selección se
realiza en el formato de “Selección de proveedores” y si cumple con todos los
requisitos y pasa la calificación, ingresa al listado proveedores confiables de la
empresa. Para la selección se utilizan los siguientes criterios:

 Antigüedad en el Mercado: Este criterio califica el tiempo de permanencia del

proveedor en el mercado. Si el proveedor es antiguo conoce su mercado y las
necesidades de sus clientes, se adapta fácilmente a los cambios y busca la mejora
continua.
 Calidad: La tenencia de un Sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001) califica
sobre el servicio que el proveedor ofrece. Un Sistema de Gestión de Calidad
garantiza confianza, beneficio mutuo y eficiencia a la hora de proporcionar un bien
o servicio.
 Post-venta: Este criterio califica el servicio post-venta, la asesoría y la garantía
que ofrece el proveedor a la hora de suministrar un bien o servicio. Estos son
servicios complementarios que agregan valor al producto o servicio adquirido.

CRITERIOS PORCENTAJE
Antigüedad en el
30%
Mercado
Calidad 40%
Servicio
30%
Postventa
TOTAL 100%

4.4. Reevaluación de proveedores: Cada año la parte administrativa, realizará la

reevaluación de los proveedores utilizando el formato de “Reevaluación de
proveedores”, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

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 Calidad del Producto: Cumplimiento con las especificaciones técnicas y de

funcionalidad requeridas.
 Tiempos de recarga: La entrega se realizó en los tiempos pactados en la orden
de compra.
 Cumplimiento en cantidad: Entregó total de las cantidades solicitadas.
 Atención post-venta: Respuesta oportuna a los requerimientos o quejas
realizados

CRITERIOS PORCENTAJE

Calidad 30%

Tiempos de recarga 20%

Cumplimiento en
25%
cantidad
Servicio Postventa 25%

TOTAL 100%

Escala para Re-evaluación del proveedor

Rango Estado

Mayor o igual
Aprobado
a 70%

Entre 50% y
Condicionado
69%

Menor a 50% Rechazado

4.5. Comunicación de resultados: La administración a través de una comunicación

escrita, informa al proveedor el resultado de la evaluación y su calificación. Así:

 Proveedores con calificación mayor o igual a 70%. Se sigue manteniendo como

proveedor de la empresa.
 Proveedores con calificación entre 50 y 69%. Se les informa sobre la necesidad
de mejoramiento y si esta calificación persiste durante tres evaluaciones seguidas,
el proveedor es retirado del “Listado de proveedores”.
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 Proveedores con calificación igual o inferior a 50%. Se les informa que no podrán
continuar siendo proveedores de la empresa

5. Registros

 Registro de proveedores
 Seguimiento a proveedores
 Reevaluación de proveedores
 Listado de proveedores