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ORLANDO Recuperacion Indice PDF
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1
ÍNDICE GENERAL
Pp.
LISTA DE CUADROS.................................................................................... iii
LISTA DE FIGURAS………………………………………………………........... iv
LISTA DE GRAFICOS……………………………………………………………. v
RESUMEN...................................................................................................... vi
INTRODUCCIÓN............................................................................................ 1
CAPÍTULO I
I. EL PROBLEMA
Contextualización del Problema..................................................................... 3
Objetivos de la Investigación: general y específicos...................................... 5
Justificación de la Investigación...................................................................... 6
CAPÍTULO II
2
LISTA DE CUADROS
CUADRO Pp.
1. Conocimiento de la cantidad de mercancías que existe en la empresa.......... 16
2. Existencia de una tarjeta kardex...................................................................... 17
3. Clasificación de la Mercancía dentro del almacén……..………………….......... 18
4. Ubicación de la mercancía en el lugar que se ha destinado de acuerdo a su
tipo ……….…………………………………………………………………………….. 19
5. Ubicación de la mercancía de menor circulación ………………………………. 20
3
LISTA DE FIGURAS
FIGURA Pp.
4
LISTA DE GRAFICOS
GRAFICO Pp.
5
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MARACAY
ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
6
Introducción
Uno de los problemas que se observan en las empresas que se dedican a esta
actividad económica es la falta de controles internos que se adapten a las
condiciones económicas en que operan, y proporcionar nuevas alternativas que
ayuden a mejorar los procedimientos administrativos y contables, con el fin de
reducir los riesgos de robo y perdida del inventario al mismo tiempo de optimizar
recursos.
El inventario de las empresas constituye uno de los rubros más importantes, por
concentrarse el mayor porcentaje de la inversión en el mismo, por lo tanto, si existen
perdidas en la mercancía significativas por cualquier circunstancia la empresa no
genera la ganancia deseada al aumentar sus costos. Se realizará el diseño del
sistema de control interno de inventarios de medicamentos con el objetivo de
minimizar las debilidades, presentar oportunamente información para la formulación
de los estados financieros que sean útiles para la toma de decisiones optimizar y
garantizar el adecuado manejo de los inventarios, basado principalmente en el
fortalecimiento de políticas y procedimientos administrativos y controles internos
contables.
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Por lo que Una de estas gestiones de gran importancia para el proceso productivo
y económico de las organizaciones es el manejo de inventarios, específicamente
los movimientos de la recepción y entrega de mercancía en el almacén cuya
eficiencia requiere de la aplicación de control interno si quiere mantener el normal
funcionamiento de la producción, ventas y compras. Por esta razón es que en el
presente informe de recuperación de índice se diseñan estrategias de control interno
para el proceso de almacén – inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.;
como solución al problema que se presenta actualmente en el manejo del inventario.
En función de ello se desarrollaron los siguientes capítulos:
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CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
9
Por otro lado, un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del
control de las transacciones, operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento
de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación
más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicos
profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial
constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para
los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público.
En este sentido los inventarios son importante pues permiten establecer en qué
grado se han alcanzado los objetivos de las empresas, son los medios
determinativos de los faltantes y sobrantes originados por varios factores tales
como: pérdidas, robos, sustracciones y malos manejos. Por lo que cabe destacar
que las empresas deben comenzar a adoptar una actitud estratégica orientada hacia
el éxito en el futuro que permita cada día cumplir con las funciones del
departamento de almacén en el cual registran todas las mercancías que están en
existencia, además maneja el flujo interno preciso de información.
10
Lo que conllevo al investigador revisar los procesos actuales, mediante la
auditoría interna, para determinar las fortalezas y debilidades del sistema utilizado,
es por ello que el informe de pasantía está orientado al diseño de estrategias que
permita controlar los sobrantes y faltantes de inventario evitando así que la gerencia
y la administración tengan deficiencias en sus registros. Y por lo expuesto
anteriormente, el investigador planteo la siguiente interrogante para dar solución al
control interno de almacén - inventarios, dando sustento al estudio:
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Objetivo Específicos
11
Justificación de la Investigación
12
Por tal razón, la realización de esta investigación permitió llevar un inventario más
confiable, en cuanto a la mercancía que se encuentra en existencia dentro de los
almacenes de la empresa Amal Productos, C.A., ofreciéndoles una serie de
medidas que garanticen las mejoras en su proceso de control interno, y determinar
sus debilidades; como también sus fortalezas para optimizar sus operaciones en el
mismo.
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CAPÍTULO II
Modalidad de la Investigación
14
Modalidad de la Investigación
Diseño de la Investigación
15
Tipo de Investigación
Según Arias (2012), “en esta sección se indica el tipo de investigación según el
nivel o grado de profundidad con el que se realizó el estudio. En este sentido, la
investigación podrá ser exploratoria, descriptiva o explicativa” (p.110). Se debe
aclarar, que, para iniciar el marco metodológico, lo primero que ubica el investigador
viene dado por la conceptualización de las metodologías que desea utilizar.
Basándose en lo antes dicho, este estudio se apoya en la modalidad de proyecto
factible, con el fin de lograr obtener solución a las problemáticas que se presentan
actualmente en el almacén de la Empresa Amal Productos C.A.
Lo que puede acotar que este estudio te enfoco de una manera descriptiva ya
que se le toma importancia en conocer las situaciones actuales por la que pasa la
empresa Amal Productos y así de mismo modo evaluar los sucesos más
predominantes a través de una descripción ms exacta procesos que se llevan a
cabo dentro del almacén y como se maneja el sistema de inventario del mismo. Por
lo que también se le puede denominar que para realzar todo este proceso de estudio
se describe como un estudio de campo.
Procedimientos de la Investigación
16
Fase A: Diagnóstico de la situación actual del proceso de almacén- inventarios
de la empresa Amal Productos, C.A.
17
comunes, para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación,
esta queda delimitada por el problema y por los objetivos del estudio.
La población estuvo constituida por ochenta y cinco (85) personas, los cuales son
empleados directos de la empresa. Y tipo de muestreo utilizado es el muestreo
intencionado o sesgado, puesto que fueron seleccionados los trabajadores
considerados más representativos, debido al conocimiento de sus funciones en la
empresa. La muestra la conformaron siete (07) personas que trabajan de manera
directa con el proceso que involucra el inventario de mercancía de la empresa Amal
Productos, C.A., y los mismos trabajan en la Subdirección de Apoyo Administrativo,
Planificación, y Control de Gestión.
18
Fase C: Diseño de Estrategias de Control Interno para optimizar el proceso de
Almacén-Inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.
En esta fase se procede a diseñar estrategias que deben poseer todos los
atributos necesarios para que su uso pueda mejorar el desarrollo de las actividades
administrativas y contables en el departamento, de manera que se logre optimizar
el control interno a su vez cubrir las expectativas de la empresa a lo que respecta el
manejo del almacén y de los controles de inventarios y que la fallas que se venían
suscitando no se vuelvan a repetir
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CAPÍTULO III
RESULTADOS
20
El propósito del análisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma
tal que proporcione respuestas a las interrogantes de investigación Asimismo, se
permitió visualizar las debilidades y fortalezas para el proceso de control interno en
el inventario de insumos, para así desarrollar el segundo objetivo específico de
esta investigación, y de esta manera analizar los procesos de control interno y como
último objetivo específico de esta investigación, se emiten conclusiones acerca de
la situación actual del control interno para el proceso de Almacén – Inventarios de
la Empresa Amal Productos, C.A.. Por lo que a continuación, se presentan los
resultados arrojados en función de la aplicación de los instrumentos, los resultados
fueron organizados, tabulados y analizados de acuerdo a la naturaleza del
instrumento y su correspondencia con los objetivos de la investigación.
21
Etapa I: Diagnóstico de la situación actual del proceso de almacén- inventarios
de la empresa Amal Productos, C.A.
SI 01 14%
NO 06 86%
TOTAL 07 100%
FRECUENCIA PORCENTAJE
22
que es menor la proporción de personas que conocen las cantidades exactas de
mercancías que posee la empresa, lo que denota que no existe una divulgación del
control que se realiza sobre el inventario.
SI 2 29%
NO 5 71%
TOTAL 7 100%
FRECUENCIA PORCENTAJE
De las personas encuestadas el 29% señaló que existe una tarjeta kardex para
cada tipo de mercancías, mientras que el 71% restante señaló lo contrario. A través
de este resultado se puede indicar que no todas las personas han observado la
existencia de la tarjeta kardex, por lo que se puede inferir que no se encuentran
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ubicadas en el sitio que les corresponde de acuerdo a cada mercancía, lo que
dificulta su llenado y control de las cantidades que se encuentran en el almacén
24
Ítem Nº 4 ¿La mercancía se encuentra en el lugar que se ha destinado de
acuerdo a su tipo?
SI 0 0%
NO 7 100%
TOTAL 7 100%
2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL
FRECUENCIA PORCENTAJE
25
Ítem Nº 5 ¿La mercancía de menor circulación se encuentra ubicada en los
lugares menos accesibles dentro del almacén?
6 5
4
2
2 100%
71%
29%
0
SI NO TOTAL
FRECUENCIA PORCENTAJE
26
Ítem Nº 6 ¿Existe control de la documentación que se maneja en el almacén?
2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL
FRECUENCIA PORCENTAJE
27
Ítem Nº 7 ¿El registro contable relacionado con la existencia en la empresa, se
encuentran actualizado?
6
4
4 3
2 100%
43% 57%
0
SI NO TOTAL
FRECUENCIA PORCENTAJE
28
Ítem Nº 8 ¿Se realizan inventarios periódicos de las mercancías existentes en la
empresa?
2 71% 100%
29%
0
SI NO TOTAL
FRECUENCIA PORCENTAJE
29
Ítem Nº 9 ¿Existen discrepancias entre las cantidades de mercancías que se
encuentran registradas en el software contable y lo que se encuentra físicamente
en la empresa?
2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL
FRECUENCIA PORCENTAJE
30
Ítem Nº 10 ¿Se lleva un registro de las salidas de mercancías que se efectúan
a diario en la empresa?
FRECUENCIA PORCENTAJE
Gráfico 10: Registro de las salidas de mercancías que se efectúan a diario en la empresa.
31
Ítem Nº 11. ¿Las salidas de mercancías coinciden con la facturación de la
empresa?
2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL
FRECUENCIA PORCENTAJE
32
Ítem Nº 12 ¿Las entradas de mercancías coinciden con la facturación que envían
los proveedores?
2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL
FRECUENCIA PORCENTAJE
Gráfico 12: Coincidencia de la entrada de mercancías con la facturación que envían los
proveedores.
33
Ítem Nº 13 ¿Existe en la empresa un método de valoración del inventario?
2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL
FRECUENCIA PORCENTAJE
34
Ítem Nº 14 ¿Consideras que el manejo actual del inventario ha traído pérdidas
monetarias para la empresa?
FRECUENCIA PORCENTAJE
35
Ítem Nº 15 ¿La venta de mercancías se ha visto afectada por el manejo actual
del inventario?
2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL
FRECUENCIA PORCENTAJE
36
Ítem Nº 16 ¿Consideras que existe desorganización en la empresa respecto al
manejo del inventario?
2 100% 100%
0 0%
0
SI NO TOTAL
FRECUENCIA PORCENTAJE
37
Ítem Nº 17 ¿Consideras que se debe implementar un control para el manejo de
inventario en la empresa?
FRECUENCIA PORCENTAJE
38
Etapa II: Descripción de las debilidades y fortalezas del proceso de almacén
inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.
Fortalezas Debilidades
D1: Desconocimiento de la cantidad de
Fortaleza 1: Elaboración de inventarios mercancía existente en la empresa
periódicos
D2: Falta de conocimiento de existencia de una
tarjeta kardex
Fortaleza 2: Personal acorde con la
implementación de un control para el manejo de D3: Falta de clasificación de la mercancía en el
almacén
inventario.
D4: Desorden en el almacén D5: Falta de
control sobre la documentación
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Etapa III. Diseño de Estrategias de Control Interno para optimizar el proceso
de Almacén-Inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.
En esta tercera etapa se presenta la propuesta, donde se define cuáles serán las
estrategias de control interno para mejorar el proceso del almacén e inventarios y
se desarrolló a través del diagnóstico realizado y del análisis de los factores internos
que afectan a la gestión de almacén e inventarios de la empresa Amal Productos,
C.A., se describen en una serie de actividades que mejoraran el control interno. Las
acciones a desarrollar tienen la finalidad de mejorar las condiciones de almacén e
inventario en la empresa Amal Productos, C.A., son las siguientes:
40
Lleva el control de mercancía despachada contra mercancía en existencia.
Establece métodos de trabajo, registro y control en el almacén.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomalía.
41
1. Debe mantenerse un control de los límites máximos y mínimos que se desea
mantener en la empresa para asegurar su operatividad, de acuerdo al formato de la
figura 1.
42
Actividad de Control N° 3: Elaboración de procedimientos que permitan el
control de entradas de mercancía al almacén de Amal Productos, C.A.
Con este procedimiento lo que se espera es regular las actividades que se deben
llevar a cabo para controlar las entradas de mercancía al almacén, de igual forma
se indica cuál es el personal de la empresa involucrado en esta actividad. Por lo
tanto, a continuación, en el cuadro 19 se muestra el procedimiento a seguir para
lograr la recepción de mercancías en el almacén, posteriormente en la figura 5 se
indica el diagrama que representa el procedimiento mostrado en el cuadro 19.
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Cuadro 19. Procedimiento a seguir para lograr la recepción de la mercancía
44
Diagrama de flujo que soporta el procedimiento.
45
Actividad de Control N° 4 Normas para el Almacenamiento de Mercancías.
La mercancía debe ser colocada en el lugar dentro del almacén que está
destinado para tal fin.
Debe existir una supervisión mensual del orden dentro del almacén.
46
Actividad de Control N° 5 Procedimientos para la Salida de Mercancía del
Almacén.
Si existiese algún producto colocado por error en otro sitio, debe ubicarse en
los espacios destinados para la misma.
47
Cuadro 20. Procedimiento para la salida de mercancías cuando el producto
no se encuentra dentro del almacén.
Responsable Actividad Procedimiento
48
Diagrama de flujo del procedimiento a seguir para la salida de mercancías
que no se encuentra dentro del almacén.
Figura 4. Diagrama de flujo del procedimiento a seguir para la salida de mercancías que
no se encuentra dentro del almacén.
49
Cuadro 21. Procedimiento para la salida de mercancías cuando el producto
se encuentra dentro del almacén.
50
Diagrama de flujo de procedimiento para la salida de mercancías cuando el
producto se encuentra dentro del almacén.
Figura 5. Diagrama de flujo procedimiento para la salida de mercancías cuando está dentro
del almacén.
51
Actividad de control N° 6: Procedimientos para realizar el conteo de la
mercancía.
Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentre el producto dentro
de ella, en caso de electrodomésticos.
Para realizar el conteo de mercancía, el personal debe llevar una lista pre –
diseñada donde se encuentren todos los productos de la tienda
52
Cuadro 22. Procedimiento para el conteo de la mercancía
53
figura 6. Se muestra el diagrama de flujo del procedimiento a seguir para la contabilización
de mercancías.
54
Esta actividad tiene como propósito definir los pasos a seguir para realizar el
conteo físico de la mercancía, sin embargo, en primer lugar, es conveniente señalar
cuáles son los parámetros que deben regir esta actividad. Por su parte en la figura
8. Se muestra el diagrama de flujo del procedimiento a seguir para la contabilización
de mercancías. Con la finalidad de que se implemente adecuadamente las
actividades de control propuestas, se deben seguir los siguientes pasos
relacionados con el control y la comunicación.
b. Realizar minutas con los resultados obtenidos del conteo físico de las
mercancías
55
Conclusiones
Una vez concluido este informe de recuperación de índice se puede deducir que
el producto del análisis e interpretación del autor, que gracias a las herramientas
utilizadas de pudo dar solución a la problemática que se suscitaba y al finalizar el
desarrollo de las fases metodológicas relativas al control interno del almacén e
inventario en la empresa Amal Productos, C.A., se llegan a las siguientes
conclusiones:
56
7. Además desde el punto de vista de gestión de la documentación, se pudo
indicar que existen discrepancias entre la mercancía encontrada en el software
contable y las que se encuentran físicamente en la empresa.
10. Este control interno se desarrollaron seis (06) actividades de control dirigidas
al control de la mercancía que entra y sale del almacén, así como para la
elaboración y valoración de inventarios.
57
Recomendaciones
58
7. Semanalmente cotejar la información que se encuentra en el software de
inventarios, con la información física evidenciada a través de las facturas y las notas
de salida del almacén.
8. Crear la cultura que toda la salida del almacén sea registrada en los formatos
destinados para tal fin, formatos que debe tener la firma del jefe de almacén, el sello
y la fecha de salida de esa mercancía del almacén.
59
Referencias
60
Hurtado, K y Báez, R. (2008) “Control Interno, área de inventarios caso de estudio
Sistemas y Soluciones IN, C.A”. Trabajo de grado para optar al título de
Contaduría Pública. Universidad José Antonio Páez.
Padrón, Al. (2010). “Sistemas de Control Interno para el área de inventarios de la
Empresa Perfiles del Centro, C.A”.Trabajo de grado para optar al título de
Licenciado en Contaduría Pública. Universidad José Antonio Páez.
Hernández, Fernández y Baptista. (2010). Metodología de la Investigación. México:
Editorial McGraw Hill. Interamericana.
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