608lpedsi Matriz de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora

MATRÍZ DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA 2019
Origen Estado
Orden PROCESOS % Avance
CERRADA CERRADA NO
CORRECTIVA PREVENTIVA MEJORA TOTAL ABIERTA TOTAL
EFICAZ
1 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS ABS 12 3 2 17 17 0 0 17 0%

2 ATENCION A LA FAMILIA Y GRUPOS POBLACIONALES AFP 9 4 1 14 14 0 0 14 0%
3 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO ATH 20 0 2 22 22 0 0 22 0%
4 SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA SCC 10 0 0 10 9 0 0 9 0%
5 DESARROLLO ARTISTICO Y CULTURAL DAC 11 0 2 13 13 0 0 13 0%
6 DESARROLLO ECONÓMICO Y PRODUCTIVO DEP 10 0 4 14 11 2 1 14 21%
7 DIRECCION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DSI 6 5 4 15 12 3 0 15 20%
8 OBRAS PUBLICAS OPP 22 3 1 26 25 1 0 26 4%
9 GESTIÓN EDUCATIVA EDU 13 0 2 15 15 0 0 15 0%
10 EVALUACIÓN Y MEJORA EYM 9 6 1 16 12 3 1 16 25%
11 GESTION DE BIENES MUNICIPALES GBM 20 3 5 28 28 0 0 28 0%
12 GESTION DE LAS FINANZAS Y HACIENDA PUBLICA GFP 31 1 4 36 36 0 0 36 0%
13 GESTION DE LA INFORMACION GDI 27 3 2 32 32 0 0 32 0%
14 GESTIÓN MUNICIPAL EN SALUD GMS 19 1 4 24 24 0 0 24 0%
15 GESTIÓN DE LOS RECURSOS NATURALES Y AMBIENTE GRN 28 5 2 35 35 0 0 35 0%
16 MOVILIDAD MOV 8 0 1 9 9 0 0 9 0%
17 PLANEACION TERRITORIAL Y DESARROLLO MUNICIPAL PDM 35 1 9 45 40 2 3 45 11%
18 PARTICIPACION PARA LA DEMOCRACIA Y EL DESRROLLO PDS 9 1 1 11 11 0 0 11 0%
19 COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA CIE 10 0 0 10 12 0 0 12 0%
20 GESTIÓN JURÍDICA MUNICIPAL GJM 4 0 0 4 0 0 0 0 0%
21 LICENCIAMIIENTO Y CONTROL URBANISTICO LCU 21 0 1 22 21 0 1 22 5%
22 GESTIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES GRD 0 0 0 0 0 0 0 0 #DIV/0!
334 36 48 418 398 11 6 415
4%
4%
80% 9% 11% 100% 96% 3% 1% 100%
Revisó y aprobó
Proceso: DSI Codigo: 608 Versión: 9
DE MEJORA 2019
Responsable del cierre
% Total EYM ABIERTAS DSI ABIERTAS Total
TOTAL EYM TOTAL DSI
4% 4 4 13 13 17
3% 2 2 12 12 14
5% 8 8 14 14 22
2% 1 1 9 8 10
3% 3 3 10 10 13
3% 0 0 14 11 14
4% 0 0 15 12 15
6% 13 12 13 13 26
4% 0 0 15 15 15
4% 0 0 16 12 16
7% 2 2 26 26 28
9% 21 21 15 15 36
8% 1 1 31 31 32
6% 1 1 23 23 24
8% 17 17 18 18 35
2% 2 2 7 7 9
11% 0 0 45 40 45
3% 0 0 11 11 11
2% 0 0 4 0 4
1% 0 0 4 0 4
5% 0 0 22 16 22
0% 0 0 0 0 0
75 74 337 307 412
100%
100%
18% 19% 81% 75%
Revisó y aprobó: Edgar Augusto Villegas Ramírez
Fecha: Diciembre 12 de 2018
TIPO DE ACCIÓN:
NUMERO DE LA FUENTE QUE PERMITIÓ LA FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
CORRECTIVA RESPONSABLE DE CIERRE
ACCION IDENTIFICACIÓN ACCION
PREVENTIVA O DE MEJORA
1 CORRECTIVA Medición de indicador DSI 27 de julio de 2015
2 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 28 de agosto de 2015
3 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 21 de julio de 2016

6 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de September de 2017


Revisión por la dirección
13 MEJORA DSI 23 de November de 2017
2017
14 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de septiembre de 2018


NO CONFORMIDAD REAL RESPONSABLE DE
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA ACCIONES PREVENTIVAS
NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
Y DE MEJORA)
ACCION DE MEJORA CORRECCIÓN
De acuerdo a la medición podemos evidenciar que nos

falta mucho para cumplir con la meta, para cumplir con
el nivel de referencia definido del 20%, en algún
momento contratar otra persona para apoyar el Definir nuevas acciones e indicador Lìder del Proceso LCU 15 de diciembre de 2015
procedimiento y así se hizo, pero seguimos sin cumplir,
por lo tanto hay que definir nuevas acciones e
indicadores.
El procedimiento no tiene establecidos tiempos para la

realización de las visitas urbanísticas ni criterios para N/A N/A N/A
definir la prioridad de las mismas
La ley 810 de 2003 y la Ley 1437 DE 2011 y

demas normas concordantes establecen que
cuando como resultado de averiguaciones
La administración ha realizado esfuerzos preliminares , la autoridad establezca que exusten
presupuestales mediante la contratación de prestación meritos para adelantar un procedimiento
de servicios como apoyo al control de las sancionatorio , asi la comunicara al interesado , si
construcciones, movimientos de tierra y en general concluidas las averiguaciones preliminares
todo acto de los ciudadanos que puedan ser estableceran si hay merito para adelantar el
catalogados como infracciones urbanísticas en proceso. Es de anotar que todas las visitas
cumplimiento de los acuerdos municipal No 65 de 1992 técnicas que se realizaban por los contratistas
LIDER DE PDM
y No. 57 de 1994, sin embargo de acuerdo al número tenían varios objetos, es decir, ante peticiones de
de visitas realizadas que evidencian la presunta problemas de convivencia, emición de conceptos
infracción y la información del número y estado de los ténicos no se necesariamente sobre posibles
procesos adelantados, podría llegarse a pensar que infracciones urbanísticas, además del control
no se aprecia un costo beneficio. además de estar urbanístico. A si mismo, se solicitaron nuevas
incurriendo en una presunta ineficacia en el cobro de visitas para constatar que efectivamente dentro de
impuestos de construcción. los 60 que trae la ley 810 de 2003 para la
adecuacion, los responsables se hubieren
legalizado, o por el contrario habia cesado la
infraccion urbanistica por desistimiento del mismo.
Revisada la carpeta del proceso por presunta
infracción urbanística en contra del señor Luis Ángel
Gómez Ramírez contiene la Resolución con radicado
2930 mediante el cual el alcalde revoca la resolución
No. 551 de negación de una licencia de construcción y
declara la caducidad sancionatoria iniciada con el acto
administrativo radicado 4110 del 4 de octubre de 2012. La competencia directa de este proceso está ya
Revisada
Sanción la carpeta
urbanística del proceso
por iniciar por presunta
una construcción sin la por fuera de Planeación, debido a que la
infracción urbanística
respectiva en contra
autorización para del señor Julio y/o
construcción Enrique resolución de caducidad la falló el señor Alcalde el
Marín y otro, LIDER DE PDM
modificación de en mayo 2de
la oficina deplaneación
2016 la oficina de
municipal, día 28 de diciembre de 2015 y en orden de
planeación del municipio dicta la
informada mediante memorando 1192 de septiembre resolución No. jerarquía por competencia la sigue teniendo el
0891(proyectada
2012 donde la técnica y elaborada por elpresenta
operativa Dr Diegoinforme
Ospina. Alcalde Municipal.
técnicoEn derecho:
al jefe de firma asesora
desarrollo jurídica
de la oficinaexterna del
de planeación
municipio),
sobre mediantede
la construcción la una
cual 2da
resuelve
cancha el proceso
de futbol
administrativo
sintética y reformassancionatorio de carácter
a la existente cancha urbanístico,
de futbol
mediante
Catania, sinlaque
cualsesesolicitara
ordena archivar
autorizaciónla diligencia y
a la oficina
absolver a los demandados,
de planeación. inobservando de el
losacuerdo
cargos imputados,
No. 65 de
pero no se resuelve sobre 1992. la presunta infracción La aclaldia cuenta con asesores externos para
urbanística ordenada mediante Resolución No. 978 de
realizar las proyecciones de los procesosos que
mayo de 2015 proyectada por el arquitecto David
presentan mayor dificltad. En el contrato 02SG-
Aristizabal(contratista de prestación de servicios para
2016, se evidencian dentro de las obligaciones
el apoyo a la oficina en control urbanístico) y revisada
contractuales: " i) Asesorar y recomendar en todo
por Balquis Marín profesional universitaria abogada en LIDER DE PDM
lo relacionado con el Derecho Urbano" , a la cual
ejercicio, responsable del asesoramiento a la oficina de
se le dio aplicacion en el concepto mencionado
planeación en los asuntos legales que se presenten en
mediante la cual resuelve el proceso
la secretaria, donde la secretaria de planeación
administrativo sancionatorio de carácter
formula cargos por presunta infracción urbanística,
urbanístico.
notificada en debido proceso el 26 de mayo de 2015 al
doctor Edward León Gómez González en calidad de
apoderado de los demandados, con TP 210.873 del
CSJud la no autorización de licencia de construcción
sin tener previo el visto bueno del ministerio de cultura,
por tratarse de un predio que está ubicado en la zona
declarada bien de interés cultural del ámbito nacional, Documentar los procedimientos que se consideren
por lo que cualquier modificación en este tipo de necesarios para la implementación, a la fecha se
Los procedimientos
bienes tiene que tener del proceso no se
la autorización delencuentran
ministerio de tienen documentado el procedimiento de control Lìder del Proceso LCU 17 de noviembre de 2017
documentados
cultura de conformidad con en su totalidad.
el numeral 2 del artículo 11 urbanistico, con la entrada en vigencia de la Ley
de la ley 1185 de 2008. 1801 de 2016, se hace necesario ajustarlo y
documentar el proceso de licenciamiento
En las tablas de retención documental no se

encuentran registrados los historiales o folios de los Aplicar las tablas de retenciòn documental Auxiliar Administrativa 17 de November de 2017
procesos que se llevan a cabo en el proceso.
El mapa de riesgos no se encuentra actualizado, hace
falta la evaluación del control del riesgo en algunos Actualizar el mapa de riesgos del proceso Lìder del Proceso LCU 17 de November de 2017
riesgos de corrupción y riesgos de gestión.
Incluir las acciones correctivas, preventivas y de

Las acciones correctivas, preventivas y de mejora no
mejora de las auditoria llevada a cabo el día 19 de
están incluidas en la matriz de la entidad. No se Lìder del Proceso LCU 17 de November de 2017
Septiembre de 2017, las ACPM anteriores
pudieron evidenciar durante la auditoria.
continuarán en el proceso de PDM
En la caracterización del proceso en la actividad

“asignación de la estratificación de los inmuebles del
Revisar y ajustar la caracterización del proceso Lìder del Proceso LCU 17 de November de 2017
municipio” no tiene relacionados los proveedores,
insumos, responsables, salidas ni clientes.
Algunos formatos como el de solicitud de delineación y

Revisar, actualizar e incluir los formatos que se
el formulario Único Nacional no se encuentran en la Lìder del Proceso LCU 17 de November de 2017
requieran dentro del proceso.
plataforma mejoramiso.
La medición de los indicadores del proceso se

encuentra desactualizada de acuerdo con la Medir los indicadores del proceso de acuerdo con
Lìder del Proceso LCU 17 de November de 2017
periodicidad con que se deben medir, hace falta el la periodicidad.
análisis en la medición de los indicadores.
Evaluar la utilidad de cada uno de los reportes
que se generan en términos de la toma de
decisiones para la mejora de los procesos y en
general del sistema de gestión (indicadores,
encuestas, PQRS, seguimiento de riesgos, etc)
Se evidencia que la caracterización del proceso se

encuentra incompleto, no incluye la totalidad de las
entradas y las salidas para las actividades
determinadas.
Los procedimientos no se encuentran actualizados en

el Mejoramiso.
Se evidencia que no todas las fichas de los trámites

que maneja el proceso LCU se encuentran
actualizadas en el Mejoramiso.
Frente al informe de PQRS no se ha hecho el análisis

de cuales están relacionadas conh el proceso LCU;
aunque guardan relación con la misma secretaria; falta
comunicación con el ajuste de estas.
El Normograma se encuentra desactualizado
No se aporta el mapa de riesgos del proceso, no se

encentra en el Mejoramiso, por lo tanto no hay forma
de verificar el seguimiento. (trimestral)
El proceso no tiene definidos los Indicadores
homologados al Plan de Desarrollo
Se evidencia que el equipo de mejoramiento continuo

no ha realizado ninguna reunión para el análisis de
datos; se aporta única acta de agosto 28/2018 sólo con
necesidades de la oficina
El proceso LCU no evidencia ninguna acción

preventiva, corerctiva y de mejora.
DESCRIPCION DE LA
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
EVIDENCIA DE LA ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE
(SOLO APLICA PARA NO
REALIZACION DE LA ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
CONFORMIDADES REALES O
CORRECCION Y DONDE SE ACCIONES DE MEJORA ACCIONES
POTENCIALES)
ENCUENTRA
El indicador no mide la
realidad del procedimiento y
Definir un nuevo indicador que mida la
del quehacer diario de los
realidad del avance, la gestión y el logro
funcionarios que ejecutan
del Proceso de Control Urbanístico, ya
Una vez se realice esta estas funciones, un proceso
que el proposito es que se sensibilice y
actividad, esta se se puede abrir y no cerrar en
se eduque a la comunidad para que
encontrará en el un tiempo determinado, LIDER DE PDM 16 de diciembre de 2016
todo proyecto se realice dentro de la
consolidado de los porque esto depende de la
legalidad, obteniendo la licencia de
indicadores de PDM complejidad del cada caso,
construcción. Elaborar un Plan de
un proceso puede tardar
capacitación y Sensibilización a la
hasta tres años para
comunidad.
cerrarse o caducar por
vencimiento de términos.
El proceso de control
urbanístico por parte de
planeación se ha enfocado a
la realización de visitas que
En el nuevo proceso misional LCU, se
N/A hacen seguimiento a la LIDER LCU 8 de diciembre de 2017
detallará esta acción
ejecución de lo lienciado
cuando se solicita el visto
bueno de Reglamento de
Propiedad Horizontal
se esta realizando un programa para la

cada proceso oficina el cual de cuenta de el avnce de
sancionatorio se realiza los procesos.* la abogada de apoyo no
obedeciendo a principios solamente tiene como objeto el apoyo
en materia constitucional y en las infracciones urbanisticas si no LIDER DE PDM
urbanistica y obedecen a tambien el apoyo de los derechos de
un proceso sancionatorio peticion que se interponen ante esta
el cual puede demorarse. oficina; tutelas, apoyo en la
contratacion.
Desde la secretaría de
Planeación se envió el
proceso a la oficina jurídica
en el tiempo procesal
oportuno, pero no se logra
explicar desde esta
la competencia la tiene la dependencia la razón por la
oficina juridica en cabeza cual se decreta la caducidad LIDER DE PDM
del Alcalde Municipal de dicho proceso
sancionatorio abierto. La
competencia para decretar
esta caducidad la tiene el
señor Alcalde, según el
procedimiento establecido
en la Ley 1437 de 2011.
Los conceptos juridicos de

los asesores externos se
los conceptos juridicos de
utilizan atendiendo al grado
los asesores externos se
de complejidad de los LIDER DE PDM
pueden presentar en
procesos ; puesto que ese
cualquier tiempo.
es el objeto contractusal de
los mismos.
El Equipo de Mejoramiento
Correo enviado a SIGEM
Continuo considera que el
el 17 de Noviembre con la
proceso es muy nuevo, Documentar los procedimientos del Lìder del Proceso
documentación del 17 de November de 2017
razòn por la cual no se tenia proceso LCU
proceso y sus respectivos
documentado los
formatos
procedimientos.
Las tablas de retención se

vienen aplicando, en el
Lìder del Proceso
momento de la auditoria no 17 de November de 2017
LCU
revisaron las tablas de
retención documental.
El Equipo de Mejoramiento
Continuo considera que el
proceso es muy nuevo, Lìder del Proceso
17 de November de 2017
razòn por la cual no se ha LCU
actualizado el mapa de
riesgos del proceso
Las acciones correctivas,

preventivas y de mejora
Lìder del Proceso
están anteriores al 28 de 17 de November de 2017
LCU
Julio de 2017 están incluidas
en el proceso PDM

La caracterizaciòn está en
el 17 de Noviembre con la Se complementó la información Lìder del Proceso
construcción, toda vez, que 17 de November de 2017
caracterización del solicitada LCU
el proceso es muy nuevo.
proceso actualizado
Se vienen implementando
formatos arpobados en el
año 2010, los cuales no Ya se solicitó que estos formatos se Lìder del Proceso
el 17 de Noviembre del 17 de November de 2017
están aprobados por el suban a la plataforma del mejoramiso LCU
2017
EMC. En cuanto al Formato
Ùnico Nacional, se podrìa in
El proceso es muy nuevo y

Lìder del Proceso
no tenia claridad frente a los 17 de November de 2017
LCU
indicadores del proceso
DESCRIPCION DE LA
En el marco
EVIDENCIA DE de
LA
ABIERTA / QUIÉN CERRÓ LA
mejoramiento
REALIZACION DEdel
LA FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
CERRADA ACCIÓN
ACCION CORRECTIVA
sistema, se Y
DONDE SE ENCUENTRA
estableció un nuevo
proceso denominado
LCU, el cual
contiene los
procedimientos
asociados al Continúa abierta la acción
indicador que se correctiva porque no se
menciona en esta 15/11/2017 cuenta con el Plan de
ABIERTA
acción correctiva. Se 18 /07/ 2018 Capacitación y
realizó una Sensibilización a la
evaluación de los comunidad
indicadores
existentes y se
mejoraron. Dichos
indicadores se
pueden observar
dentro de la ficha
resumen de
indicadores.
Revisar lo
establecido en el No se evidencia el soporte
43299 ABIERTA
proceso LCU para para el cierre de está acción
ello
No se evidencia el soporte
43299 ABIERTA
para el cierre de está acción
Se cuenta con la
evidencia del
No se evidenció ninguna
traslado a la oficina
acción realizada para dar
jurídica en su ABIERTA
respuesta a la no
momento, cuando el
conformidad encontrada
proceso estaba
abierto
No se evidenció ninguna
acción realizada para dar
ABIERTA
respuesta a la no
conformidad encontrada
ABIERTA
ABIERTA
Se evidencia acciòn
correctiva de 2018
CERRADA Sandra Jaramillo
6-May relacionada con el mapa de
NO EFICAZ Arias
riesgos del proceso. Se cierra
esta acciòn como no eficaz
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
CORRECCIÓN (NO
TIPO DE ACCIÓN:
FUENTE QUE NO CONFORMIDAD REAL APLICA PARA
NUMERO DE CORRECTIVA RESPONSABLE FECHA DE IDENTIFICACIÓN
PERMITIÓ LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó ACCIONES
LA ACCION PREVENTIVA O DE DE CIERRE DE LA ACCION
IDENTIFICACIÓN ACCION DE MEJORA PREVENTIVAS Y DE
MEJORA
MEJORA)
En la carpeta se evidencia el recibido a

satisfacción del servicio prestado en F:54, se
Auditoria observa el informe de la contratista en el que Revisión del
1 CORRECTIVA Control EYM 23 de febrero de 2017 faltaron algunas actividades, y no se evidencia el expediente
Interno acta de supervisión en el que se evidencie el
análisis y conclusiones de las actividades
realizadas frente a las contratadas.
Los formatos de COMANDAS empleados para

autorizar un servicio no contiene la información
Auditoria suficiente para garantizar el control efectivo en la
2 CORRECTIVA Control EYM 23 de febrero de 2017 autorización y recibido del servicio prestado, pues N.A
Interno no tiene un campo dedicado para describir la
actividad que va a ser atendida bien sea con
refrigerios, desayunos, almuerzos o comidas.
La principal falencia de este contrato es que no

está definida una política clara sobre qué tipo de
eventos entra el municipio a apoyar, pues se
Auditoria observa una total libertad de los lideres para
3 CORRECTIVA Control EYM 23 de febrero de 2017 disponer de estos servicios, además se observan N.A
Interno muchas comandas u órdenes de servicio firmadas
por quienes no figuran como líderes aportantes al
contrato o no se observa el tipo de vinculación
con el municipio.
Al Revisar la rendiciòn de la cuenta se observo Revisar que la
que la entidad reporto extemporaneamente en totalidad de los
gestiòn trasparente los contratos que se contratos del 2018
7 CORRECTIVA CGA EYM 11-09-2018 relacionan a continuaciòn (ver informe de haya sido
contraloria año 2018) incumpliendo lo dispuesto publicados dentro
en la resoluciòn N 1966 del 27 de diciembre de de los terminos
2016(A) (PAS). legales
RESPONSAB
DESCRIPCION DE LA
LE DE ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O
EVIDENCIA DE LA RESPONSABLE DE
EJECUTAR FECHA DE (SOLO APLICA PARA NO PREVENTIVA (PARA ELIMINAR
REALIZACION DE LA EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
LA IMPLEMENTACIÓN CONFORMIDADES REALES O LA CAUSA IDENTIFICADA)
CORRECCION Y DONDE SE ACCIONES
CORRECCIÓ POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA
ENCUENTRA
N
Hacer capacitacion
dirigida a los
Supervisores de los
Se requiere mayor contratos para que
supervision y vigilancia en la tengan clara la
Lider del Lider del
ejecucion del contrato y responsabilidad que les proceso
proceso ### N.A ABS y 30 de abril de 2017
revision de los documentos asiste en la actividad
ABS EMC
que garanticen la veracidad que desempeñan como
en el cumplimiento supervisores, hacer
enfasis en la necesidad
deHacer
dejarcapacitacion
las evidencias
clara dirigida
del cumplimiento
a los
Supervisores de los
supervision y vigilancia en la tengan clara la Lider del
N.A N.A N.A ABS y 30 de abril de 2017
revision de los documentos asiste en la actividad EMC
de dejar las evidencias
clara delcapacitacion
Hacer cumplimiento
dirigida a los
Supervisores de los
supervision y vigilancia en la tengan clara la Lider del
N.A N.A N.A ABS y 30 de abril de 2017
revision de los documentos asiste en la actividad EMC
de dejar las evidencias
clara del cumplimiento
Acto administrativo de
delegación en las
No se habia delegado de auxiliares
lider del Listas de chequeo e manera formal la publicacion administartivas de cada
Febrero de Lider del
proceso informe de revisión de la informacion de los dependencia la 23 de abril de 2018
2019 proceso ABS
ABS de los contratos contratos en las diferentes responsabilidad de
dependencias publicar la infromación
asociada con los
contratos
DESCRIPCION DE LA
EVIDENCIA DE LA
QUIÉN CERRÓ LA
REALIZACION DE LA FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO ABIERTA / CERRADA
ACCIÓN
Se realizaron
ACCION CORRECTIVA Y
capacitaciones con el
DONDE SE ENCUENTRA
Grupo Arboleda para

reforzar el tema de
supervisión de los
contratos. Estas sigue abierta, hasta
capacitaciones se tanto no se inicie la
llevaron a cabo el 10 7/May/2018 ABIERTA
accion disciplinaria por
de febrero de 2017
Se realizaron parte de Personeria.
(34 personas),
capacitaciones con el 24el
de febrero de
Grupo Arboleda para2017
(40 personas)
reforzar el temay en
de
marzo 31 dede
supervisión 2017;
los
asistieronEstas
contratos. 14
personas.
capacitaciones se
llevaron a cabo el 10 Las falencias observadas
de febrero de 2017 en la supervision de
(34 personas), el 24 7/May/2018 ABIERTA
este contrato continuan
de febrero de 2017 vigentes
(40 personas) y en
marzo 31 de 2017;
asistieron
Se 14
realizaron
personas. Los
capacitaciones con el
formatos
Grupo fueron
Arboleda para
mejorados parade Control Interno dió
reforzar el tema
garantizar un de
control traslado de esta
supervisión los
efectivo. observacion a la Oficna
contratos. Estas de la Secretaria General,
capacitaciones se de Gobierno y Unidad
llevaron a cabo el 10 7/May/2018 ABIERTA
de Control Interno
de febrero de 2017 Disciplinario, por lo que
(34 personas), el 24 el resultado no
de febrero de 2017 corresponde a la oficina
(40 personas) y en de Control Interno
marzo 31 de 2017;
asistieron 14
personas.
diciembre de 2017
por el cual se delega
en el Secretario de
Sistemas de
Información y
Procesos la
responsabilidad de
publicar la Se evidencia acto
información de los administrativo de
contratos en Gestión delegación de la
Transparente responsabilidad de
Resolución 1107 del 25/February/2019 publicar la información ABIERTA
23/04/2018 en la que de los contratos.
se delega en las Actualmente se está
auxiliares realizando la revisión de
administrativas la los contratos de 2018
responsabilidad de
publicar la
información asociada
con los contratos en
cada una de sus
dependencias en
SECOP y Gestión
Transparente
TIPO DE ACCIÓN:
FUENTE QUE NO CONFORMIDAD REAL
NUMERO DE CORRECTIVA RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
PERMITIÓ LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó
LA ACCION PREVENTIVA O DE CIERRE ACCION
IDENTIFICACIÓN ACCION DE MEJORA
MEJORA
Auditoria interna No se observa que se esté verificando con el

1 PREVENTIVA
de calidad
DSI 3 de agosto de 2015
ciudadano la efectividad de la respuesta a su PQRSD
Se evidencia dentro de el manual de calidad en las

Auditoría interna generalidades del Municipio, el número de habitantes
2 CORRECTIVA
de calidad
DSI 26 de septiembre de 2017
desactualizado a junio 30 de 2016 (Radicado 6568
DANE)
Auditoría interna
4 CORRECTIVA
de calidad
DSI 26 de septiembre de 2017 Falta de análisis de datos (Producto no conforme).
generan en términos de la toma dedecisiones para la

Revisión por la
5 MEJORA
dirección 2017
DSI 23 de November de 2017 mejora de los procesos y engeneral del sistema de
Revisión por la gestión
tenga(indicadores,
cambios a partir
encuestas,
de la implementación
PQRS, seguimiento
del
6 MEJORA
dirección 2017
DSI 23 de November de 2017
Modelo lntegrado de Planeación y Gestión. Planificar y
identificar cómo a partir de una solicitud de un
7 MEJORA Auditoria Externa DSI 13 de December de 2017
ciudadano o de la comunidad se puede activar otras
Falta el análisis de resultados de encuestas de

satisfacción del cliente de primer semestre de 2018
faltando al numeral de la norma donde se dice que "La
Auditoria interna organización debe realizar el seguimiento de las
10 CORRECTIVA
de calidad
DSI 8 de octubre de 2018
percepciones de los clientes del grado en que
expectativas. La organización debe se cumplen sus
necesidades y determinar los métodos para obtener,
realizar el seguimiento y revisar esta información."
Según lo expuesto en la caracterización del proceso,
Auditoria interna este no garantiza que se realicen acciones necesarias
11 CORRECTIVA
de calidad
para la respuesta oportuna a las PQRS de los
ciudadanos.
Continuar la evaluación en cada uno de los procesos

Revisión por la
12 PREVENTIVA
dirección
DSI 8 de octubre de 2018 de las necesidades de documentación, con el fin de
preservar los conocimientos de la entidad.
Fortalecer mediante actividades de capacitación la

Revisión por la participación de las Auxiliares Administrativas para que
13 PREVENTIVA
dirección
apoyen a los Secretarios de Despacho en sus labores
frente al Sistema de Gestión de la Calidad.
Se tiene el riesgo de que al cambiar los líderes de los

Revisión por la
14 PREVENTIVA
dirección
DSI 8 de octubre de 2018 procesos no sea posible mantener el sistema de
gestión municipal
Reforzar las fases de planificación y control de los

procesos. Considerar la posibilidad de dedicar más
Auditoria externa
15 PREVENTIVA
de calidad
DSI 29 y 30 de diciembre de 2018 tiempo en las actividades que requieren más exigencia
en los actos de pensar, prospectar y proyectar para así
no tener que estar atendiendo urgencias del día a día.
DESCRIPCION DE LA
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA ACCIONES RESPONSABLE DE EVIDENCIA DE LA REALIZACION
FECHA DE IMPLEMENTACIÓN (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES REALES
PREVENTIVAS Y DE MEJORA) EJECUTAR LA CORRECCIÓN DE LA CORRECCION Y DONDE
O POTENCIALES)
SE ENCUENTRA
La persona de atencion al ciudadano no

habia incorparado de la mejor manera las
NA NA NA
tareas especificas a realizar en el manejo de
cada uno de los canales
N/A
Se tenia desactualizada la población del

actualizar el manual de calidad con los Manual de calidad versión
Coordinador del SIGEM 10 de noviembre de 2017 Municipio por la disparidad de entes que
datos mas recientes del dane. ()
tienen cifras distintas.
Realizar plan de trabajo para

identificar y gestionar el producto no
conforme dentro de la Entidad Lider de proceso y No se cuenta aun con
3 de marzo de 2018 No se cuenta aun con avance en esta tarea.
articulandolo a las actividades diarias coordinador de calidad. avance en esta tarea.
y avanzar en su tratamiento para
evitar su ocurrencia.
N/A N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A N/A
N/A N/A N/A N/A N/A
La caracterización del proceso de DSI

incluye la realización de las encuestas, la
Realizar las encuestas de satisfacción Encuestas de satisfacción
cual es una actividad de GDI, mientras que
de los clientes y entregar los informes Apoyo a la coordinación Informe de resultados y
Trimestral a DSI le corresponde la verificación de que
de resultados a los líderes de cada del SIGEM entrega a los Secretarios
los procesos toman las acciones
uno de los procesos según aplique de Despacho
correspondientes a partir de los resultados
obtenidos
Actualizar la caracterización del
proceso de DSI y especificar en la Los procesos de DSI y GDI son
caracterización de GDI las actividades responsabilidad de la Secretaria de
Apoyo a la coordinación Caracterizaciones
relacionadas con la gestión de las Mayo de 2019 Sistemas y Procesos, por lo que se presentó
del SIGEM ajustadas de DSI y GDI
PQRSD. Revisar el procedimiento de una confusión en la asignación de las
atención al ciudadano para verificar actividades de dichos procesos.
los responsables de las actividades.
No se han identificado en los procesos los
N/A N/A N/A N/A conocimientos críticos necesarios y los
mecanismos para su conservación
Dentro del manual de funciones de las

auxiliares administrativas no se tienen
N/A N/A N/A N/A especificadas las funciones relacionadas
con las actividades de mantenimiento y
mejora del sistema de gestión municipal
No se tiene al interior de la organización la

N/A N/A N/A N/A figura de los co-líderes o gestores para los
procesos del SIGEM
Falta de articulación entre las dependencias

N/A N/A N/A N/A de la entidad de acuerdo con los
lineamientos de planeación
ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA
ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN REALIZACION DE LA ACCION FECHA DE SEGUIMIENTO
ACCIONES DE MEJORA ACCIONES CORRECTIVA Y DONDE SE ENCUENTRA
ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA Actualizar y ajustar en el

Lider del proceso,
(PARA ELIMINAR LA CAUSA 1.Agosto 15 de 2015 Mejoramiso el Manual de
EMC ,coordinador 11-sep-2018
IDENTIFICADA) 2. Septiembre 15 de 2015 atención al Ciudadano articulado
del SIGEM
ACCIONES DE MEJORA al Procedimiento PQRS
Realizar la ficha de caracterización Municipal Coordinador de

que trasversalice una cifra con la que la Calidad y En Mejoramiso actualizado el
22-04-2019 11-sep-2018
entidad en todos sus procesos hablen con el Representante de Manual de Calidad codigo 461
mismo dato. la Dirección.
Representante de
la Dirección,
No se cuenta aun con avance en
No se cuenta aun con avance en esta tarea. Coordinador de 3 de marzo de 2018 11-sep-2018
esta tarea.
Calidad y Comité
SIGEM.
los informes de seguimiento a los la Dirección,
mejoramiso, actas de equipos de
Indicadores (Plan de acción), gestión pqrs, Coordinador de 10 de Octubre del 2018. 11-sep-2018
la Dirección, mejora, matriz de acpm, mapa de
Implementación
resultados de las delencuestas,
Modelo integrandolo
riesgos, plan
con Calidad y Comité 051Mejoramiso con codigo 439,
Coordinador de 10 de Octubre del 2018. 11-sep-2018
interación de las
el sistema personaselcon
de Gestión, cualel busquen
enfoque de la Dirección, Plan de trabajo año 2019 carpera
Calidad y Comite Equpos de Mejora con personal
procesos, donde las actividades son Coordinador de 11-sep-2018
de varias secretarias
trasversales y todos participamos en algunos Calidad y Comite
Ajustar las caracterizaciones de DSI y GDI Apoyo a la

Caracterizaciones de los
para dejar claros los roles con respecto a las coordinación del Abril de 2019 22 de abril de 2019
procesos de DSI y GDI
encuestas de satisfacción SIGEM
Revisar nuevamente las caracterizaciones de Apoyo a la
Caracterizaciones ajustadas de
los procesos para dar claridad acerca de lo coordinación del Mayo de 2019 22 de abril de 2019
DSI y GDI
que compete a cada uno de ellos SIGEM
Apoyo a la
procesos de los conocimientos que deben Documentos elaborados a partir
coordinación del Julio de 2019 22 de abril de 2019
preservados y determinar necesidades de de las necesidades identificadas
SIGEM
Incluir en el manual de funciones de las

auxiliares administrativas las funciones
Procesos de DSI
relacionadas con las actividades de Julio de 2019 Manual de funciones actualizado 22 de abril de 2019
de ATH
mantenimiento y mejora del sistema de
gestión municipal
Nombrar por cada uno de los procesos un

Procesos de PDM, Acto administrativo y manual de
gestor que apoye el Sistema de Gestión de la Julio de 2019 22 de abril de 2019
DSI y EYM funciones actualizado
Calidad.
Promover el enfoque por procesos mediante

actividades de sensibilización de los Procesos de PDM, Asistencias a la capacitación e
Septiembre de 2019 22 de abril de 2019
procesos y la realización de auditorias DSI y EYM informes de auditoría
transversales
ABIERTA /
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO QUIÉN CERRÓ LA ACCIÓN
CERRADA
Se ajustó el Manual de atencion al

Buscar actas de los
ciudadano codigo 582, articulado al
recorridos a los
procedimiento PQRS Codigo 591,
buzones. Preguntar
incluyendo un aspecto que no se ABIERTA
por llamadas
habia dimensionado lo sufiente el
aleatorias- Luisa G
seguimiento a las PQRS escritas que
tiene la evidencia
llegan al archivo.
Se encuentra actualizado el Manual

de Calidad de acuerdo con la La evidencia está en
Poblacion Dane 2019 fuente origen ABIERTA Manual de Calidad y
terridata, pendiente cerar dicha Terridata
acción.
Se viene trabajando en la creación de
la Matriz de producto/servcio no
conforme en Excel, donde se destinó
Mirar la Matriz en la
una pestaña para cada uno de los ABIERTA
carpeta de evidencia
procesos, que según el código 580 en
Mejoramiso, ofrecen productos y/o
servicios.
mejoras, casos como el informe de Mostrar informe
pqrs y seguimiento al plan de ABIERTA mensual de PQRS
apoyo externa y se definió un plan
desarrollo, sin embargo es necesario Todo(Correo)
lo que se ha
para el desarrollo de estas actividades ABIERTA
venido haciendo con
enbasado en procesos,
coherencia sin embargo
con el manual operativo comunicación más
ABIERTA
queda mucha trabajo por realizar ya eficiente entre Atención
Informe por Secretaría

Se actualizó las caracterizaciones de evaluada, Correo
los procesos DSI y GDI. Se envió a los solicitando el análisis,
Secretarios evaluados por los análisis enviados.
ABIERTA
ciudadanos, hacer un análisis con Caracterizaciones
base en los resultados de las ajustadas
encuestas. Avisar a la auditora
que se pasó a GDI
Se ajustó las caracterizaciones de DSI
Caracterizaciones
y GDI, de manera que se trasladó
ajustadas
dicha responsabilidad al proceso GDI, ABIERTA
Pedir a la auditora que
que es donde se gestiona todo lo
se pase a GDI
relacionado con PQRS
Planificaciòn para el
registra los riesgos y oportunidades
ABIERTA cambio - Carpeta
asociados a la implementación del
Empalme - Mostrar las
Se planea que
mediante el Manual de
ABIERTA funciones las auxiliares
tengan un rol en cada
proceso de la entidad.
En el documento Planificación para el

cambio , una de las acciones a
implementar es nombrar para cada Documento de
proceso un gestor que sea de la
planta de la entidad y tenga la
ABIERTA Planificacioó n para
información correspondiente al el cambio
proceso para su mantenimiento y
entrega al nuevo líder
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN: NO CONFORMIDAD REAL
CORRECTIVA RESPONSABLE DE CIERRE NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó
PREVENTIVA O DE MEJORA ACCION DE MEJORA
No se evidencia que se hayan

realizado evaluaciones del plan
de comunicaciones ni que el
Comité de Control Interno haya
entregado los informes
correspondientes
Las dependencias no usan de

manera sistemática el formato
de difusión y convocatoria que
se ha dispuesto en los
escritorios para la
programación de la agenda del
Municipio. Así mismo se
identifica que no entregan las
solicitudes con 30 días de
anticipación tal como lo
establece el procedimiento
correspondiente.
Falta articulación con talento

humano para la identificación
de las necesidades de
3 PREVENTIVA Auditoria interna de calidad DSI 26 de septiembre de 2015 comunicación interna. El
proceso de talento humano es
quien debe establecer los
lineamientos
El Proceso no cuenta con
evidencias de aprobación para
la difusión de los avisos
parroquiales, ni cuenta con el
historial de los chat en línea
realizados,
incumpliendo con esto con el
numeral 7.4 ISO 9001:2015.
Revisión por la dirección decisiones para la mejora de

2017 planeación
los procesos
y programación
y en que
6 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 27 de septiembre de 2018 permita realizar de una manera
de efectiva
solicitudes
lasque
actividades
se recibeo de
todos los procesos, por ende no
o población que se pretende
estos
convocar,
y de esta
por lo
manera
tanto no
poder
se
9 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 27 de septiembre de 2018 identificar las fallas y así
generar
acciones
el plan
correctivas
de mejoradelque
proceso (Matriz ACPM), lo cual
(Redes sociales, Página web,
territorial)
Instagram, y no
Whatsapp),
se cuenta este
con el
12 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 27 de septiembre de 2018 análisis y plan de trabajo para
su cumplimiento, lo que puede
DESCRIPCION DE LA
EVIDENCIA DE LA ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
CORRECCIÓN (NO APLICA RESPONSABLE DE ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA
REALIZACION DE LA (SOLO APLICA PARA NO
PARA ACCIONES EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA)
CORRECCION Y CONFORMIDADES REALES O
PREVENTIVAS Y DE MEJORA) CORRECCIÓN ACCIONES DE MEJORA
DONDE SE POTENCIALES)
ENCUENTRA
Es posible que haya

Que el Comité de Control
desconocimiento de la
Interno revise el Plan de
No se ha realizado Dirección del Sistema s y el Que la Dirección del SIGEM evalúe el
Comunicaciones y Líder de proceso GDI Pendiente fecha
la revisión Proceso GIC sobre la Plan de Comunicaciones
entregue los informes
necesidad de evaluar el Plan
correspondientes
de Comunicaciones
Se implementó un
acceso directo Implementar e implantar el formato de
Que los funcionarios se No existe cultura del uso de
desde el escritorio Difusión y Convocatoria y socializarlo
apropien del uso del los formatos para la solicitud
Aesora Ejecutiva 8 de octubre de 2015 de los equipos al con los funcionarios y contratistas. No
formato de Difusión y de difusión y convocatoria
formato digital de aceptar solicitudes realizadas por otros
convocatoria por parte de los funcionarios
Difusión y medios
Convocatoria
En el Municipio apenas se
están fortaleciendo las
comunicaciones externas e Reunión con el Líder de Talento
N/A N/A N.A N/A internas y mucha parte de Humano para identificar la estrategia a
las internas se han liderado seguir
desde la División de
Sistemas y Comunicaciones
Algunas dependencias están
realizando este proceso sin 1. Revisar con el archivo municipal el
Fortalecer el proceso de
realizar la solicitud. Estos proceso de recepción, donde todos los
difusión y convocatoria de
Secretario Privado 15 de diciembre de 2017 documentos se llevan avisos parroquiales deben llevar visto
manera que toda la
directamente al archivo para bueno de comunicaciones, sino no
información pase por él
que sean enviados a las serán recibidos.
parroquias
RESPONSABLE DE DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA
ABIERTA /
EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN REALIZACION DE LA ACCION CORRECTIVA Y FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
CERRADA
ACCIONES DONDE SE ENCUENTRA
Se informó a la Dirección del SIGEM

Se tratará en reunión de CIE
sobre la necesidad de evaluar el Plan de
Líder de GDI 11 de noviembre de 2015 11/17/2017 para evaluar Plan de ABIERTA
Comunicaciones por correo electrónico,
Comunicaciones
esta pendiente la respuesta
1. Se implementó un ingreso al formato

de Difusión y Convocatoria en los
escritorios de los equipos de los usuarios.
2. Se adquirió software BPMS en el que Se adquirió software para

Secretaría de se tiene planeado implementar este gestión de procesos y se va a
Sistemas de proceso implementar la difusión y
18 de diciembre de 2017 16 de noviembre de 2017 ABIERTA
Información y convocatoria por este medio.
Procesos Se tiene programado tenerlo
listo para el 18 de diciembre
1. Se invitó al Líder de Talento Humano a

la reunión de EMC-GIC del 09/11/15 , el
Líder informó que no pudo asistir a la
reunión.
La falencia de la uniformidad
de las comunicaciones
2. se envió el memorando 1414 de
internas está vigente, sin
18/11/15 con las ACPM del Proceso GIC
embargo se espera que el
relacionadas con el Proceso
Asesora Ejecutiva 15 de octubre de 2015 29 de junio de 2016 comité de comunicaciones ABIERTA
Administración del Talento Humano, a la
asuma la responsabilidad de
fecha no se tiene respuesta.
unificar formatos de
cuminicaciones en todas las
3. Se enviaron correos electrónicos con
dependencias
las solicitudes de capacitación el 4 de
mayo (sin respuesta) y con formatos de
bienvenida y cumpleaños el 24 de
septiembre
Se definió el procedimiento y
se tiene programado realizar
Secretario Privado 15 de diciembre de 2017 16 de noviembre de 2017 ABIERTA
cambios en el mes de
diciembre
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
QUIÉN CERRÓ LA
ACCIÓN
TIPO DE ACCIÓN: FUENTE QUE
NO CONFORMIDAD REAL
NUMERO DE LA CORRECTIVA PERMITIÓ LA RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó
ACCION PREVENTIVA O DE IDENTIFICACI CIERRE ACCION
ACCION DE MEJORA
MEJORA ÓN
Auditoría No se cuenta en el momento con Política Pública de

1 PREVENTIVA DSI 20 de agosto de 2015
Interna Adulto Mayor, Mujer ni Familia.
No se garantiza la trazabilidad de la prestación del

servicio a través de los registros generados. En la
denuncia por violencia intrafamiliar Radicado 615 de
2014, no se evidencia copia del registro civil del
menor, copia de la afiliación a la EPS ni evaluación
Auditoria
nutricional, auto de apertura y verificación de
2 CORRECTIVA interna de DSI 26 de septiembre de 2015
inmediata del estado de cumplimiento de derechos ni
calidad
audiencia para la práctica de pruebas sin firma de la
Comisaria de Familia y la audiencia sin firma de uno
de los declarantes. Se evidencia diligencia de
notificación donde los notificados no firman y no se
incluye la nota correspondiente.
Auditoria
No se evidencia la utilizacion del formato de
evaluacion de capacitacion a grupos poblacionales.
calidad
El equipo de mejoramiento continuo de AGP, no debe

Auditoria
estar conformado unicamente por funcionarios de la
4 PREVENTIVA interna de DSI 30 de septiembre de 2016
Asesoria Ejecutiva de Desarrollo Social y Comunitario
calidad
ya que es un proceso transversal.
Corresponde al hallazgo 7 del informe. En el contrato

68AS2016 revisada toda la documentación de la
carpeta presentada por la Asesoría de Desarrollo
Social, se observa la relación de las actividades
programadas y contratadas con sus respectivos
valores, encontrando las siguientes inconsistencias:
Auditoria de
En Maestro de Ceremonias presunto detrimento $
5 CORRECTIVA control EYM 15 de marzo de 2017
500.000, Arreglos florales presunto detrimento
Interno
$970.000, Tablado, carpa, sonido y luces tipo
profesional el detrimento podría alcanzar los $
3.500.000, Logística presunto detrimento: $ 800.000,
Trio Musical posible detrimento: $ 600.000, Orquesta
presunto detrimento $ 2.500.000, Refrigerios y
almuerzos posible detrimento $ 1963.000.
Correspode al hallazgo 8 sel informe en el contrato
205 AS 2016 3. Llama la atención que al comparar los
costos de la logística utilizada en la celebración del día
internacional de la mujer el 11 de marzo (con duración
de un día) mediante contrato N° 68AS2016 con esta
celebración (una semana); la carpa completa con
sonido y luces fue un servicio prestado por la misma
persona que también es el “dueño” de la orquesta la
séptima del señor Álvaro Daniel Gómez Otavalo
vocalista, para el acto de la noche, tenga diferencias
notorias así:
Auditoria de
6 CORRECTIVA control EYM 15 de marzo de 2017 A precios totales: la carpa completa, sonido y luces el
Interno 11 de marzo costo 9.500.000, para este los mismos
elementos costaron 6.000.000 solo con la diferencia
que la carpa para este evento fue ligeramente menor.
Además llama la atención que el evento del 11 de
marzo N° 68AS2016 por valor total de 30.000.000 se
hicieron por contratación directa, mientras que el de la
semana joven durante una semana se hizo con la
misma entidad ACORDES, que es entidad sin ánimo
de lucro y con la misma logística, donde el municipio
aportó
No se22.000.000
cuenta con y la
loscorporación
recursos e como cooperante
infraestructura
Auditoria aporto 4.400.000 equivalente al 20% del valor total del
necesaria para lograr la conformidad de los productos
7 CORRECTIVA Interna de DSI 2 de octubre de 2017
y servicios, no haycontrato.
registros ni estudios de las
calidad
necesidades.
Auditoria información con respecto a la población vulnerable,
8 PREVENTIVA interna de DSI 2 de octubre de 2017 victimas, madres cabeza de familia, adulto mayor
generan en términos de la toma dedecisiones para la
calidad
por la familias en condición de pobreza, desplazados
9 MEJORA DSI 23 de November de 2017 mejora de los procesos y engeneral del sistema de
dirección
Auditoria
gestión (indicadores, encuestas, PQRS, seguimiento
10 CORRECTIVA interna de DSI 13 de septiembre de 2018 Plan de trabajo de la dependencia desactualizado
Auditoria
calidad
11 CORRECTIVA interna de DSI 13 de septiembre de 2018 Política de juvenud sin adoptar
calidad
La organización no ha determinado los mecanismos

de seguimiento para las actuaciones del proceso
atención a la familia.
Auditoria Evidencia: Según el informe de verificación asociado
12 CORRECTIVA externa de DSI 30 de octubre de 2018 al caso comisaria N°2 expediente N° 201860 Menores
calidad del día 2018-07-23, el proceso se debe remitir a la
Policía de Infancia y Adolescencia, sin embargo, a la
fecha de la auditoría no se ha realizado la
correspondiente remisión.
La planificación de la visión del proceso de atención
de familia. Establecer unidad de propósito para
estructurar un plan de trabajo valorarlo y gestionar los
Auditoria recursos que de allí se deriven. Considerar la
13 PREVENTIVA externa de DSI 29 y 30 de octubre de 2018 posibilidad de involucrar actores significativos en el
calidad proceso para que de manera colaborativa se pueda
obtener el resultado esperado con beneficios a la
sociedad y entregar aprendizaje a la comunidad
académica – científica.
Auditoria La organización no ha determinado los mecanismos

14 CORRECTIVA externa de DSI 30 y 30 de octubre de 2018 de seguimiento para las actuaciones del proceso
calidad atención a la familia.
DESCRIPCION DE LA
CORRECCIÓN (NO APLICA RESPONSABLE DE EVIDENCIA DE LA ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
FECHA DE
PARA ACCIONES EJECUTAR LA
IMPLEMENTACIÓN
REALIZACION DE LA (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES REALES O
PREVENTIVAS Y DE MEJORA) CORRECCIÓN CORRECCION Y DONDE POTENCIALES)
SE ENCUENTRA
Dentro del proceso de

construcción y aprobación de la
politica unica municipal, se ha Dentro del proceso de construcción y aprobación
definido que se presentará al de la politica unica municipal, se ha definido que
concejo municpal en el mes de se presentará al concejo municpal en el mes de
Lider proceso y acuerdos municipáles
noviembre de 2015. noviembre de 2015. Su construccion no se dio
responsable de cada November 2016 de politica publica de
Como no se presento en la en la anterior administracion.
politica adulto mayor y mujer
anterior administracion, en esta En esta administracion se programaron de modo
Marinilla soños todos 2016- individual. Se presentaron en enero de 2018 y
2019 definir las que son fueron aprobadas en mayo
necesarias y aprobarlas en el
concejo Muncipal.
. Registros. Durante el mes de octubre en la comisaria de

15/03/2018 Se familia se realizó un cambio de la auxiliar
envía memorando administrativa, no se realizó un adecuado
a Fabio Suárez con empalme, la nueva auxiliar no tenia la sufiente
Garantizar la trazabilidad en los
asunto claridad de cuales eran los documentos que
procesos y expedientes de las LIDER DEL
November 2015 requerian los procesos y no se realiza un
atenciones realizadas a los PROCESO "Actualización adecuado seguimiento.
usuarios ACPM" Hace falta mayor organizacion y control sobre
Se avanza en el los expedientes, asi como la claridad de cuales
tema y se evidencia son los documentos de cada expediente. Esta
en los expedientes. No conformidad pertenecia al proceso de CCC
Se socializó el
formato y los criterios
para su utilización en No se ha establecido dentro del proceso la
Evidenciar el uso de este lider del proceso y
### el Equipo de manera de aplicar este formato con responsable
formato EMC AGP
mejoramiento y en que casos.
continuo.
Se vien utilizando
Ha faltado articulación
El ingreso de personalde las demás
nuevo en la
dependencias que
administracion que nodeben participar
recibio en el
la suficiente
NA NA N.A NA
proceso,
induccion pese a las multiples
y capacitacion antes deinvitaciones.
emprender los
procesos de supervision de los contratos y la
falta de apropiacion por parte de dichos
funcionarios de los conceptos fundamentales
relacionados con la supervisión; además de lo
anterior el Auditor interno no aceptó la
explicacion del lider del proceso, la cual se
transcribe textualmente: "Con respecto al arreglo
floral en el evento académico efectivamente se
dio cumplimiento a esta obligación, no se tiene
una foto específica del arreglo pero en la foto
adjunta en la parte de atrás del conferencista
invitado se puede apreciar, folio 53. Con
No aplica, ya que el hallazgo
respecto a los refrigerios y los almuerzos, es
corresponde mas a una
claro cómo se evidencia en folio 47 que el valor
apreciacion personal del
pagado por este concepto ascendió a la suma de
auditor, comparando las
NA NA NA $ 4.420.000, lo cual es coherente con lo
actividades de dos contratos
establecido en la propuesta y el estudio previo;
diferentes y tiempos diferentes,
otro tema diferente es el hecho de que por
sin tener en cuenta los
razones de inexperiencia, no permanencia en
contextos.
todo el evento y la falta de apropiación de los
procesos del SIGEM, no se priorizó el
diligenciamiento estricto de los listados de
asistencia a los eventos como evidencia de la
entrega. No obstante, como consta en el folio 42
y 43 en el informe de acta de supervisión, se
precisa que el contratista entregó 600 refrigerios
y 230 almuerzos las cuales se distribuyeron a los
participantes y por los cuales el Municipio pago
como ya se dijo $ 4.420.000".
funcionarios de los conceptos fundamentales
relacionados con la supervisión. La no
conformidad se presenta debido a que el auditor
no aceptó la explicacion del lider del proceso, la
cual se transcribe textual "Es importante
considerar que así intervengan más o menos los
mismos actores en ambos contratos y pareciera
que estuviera hablando de lo mismo, se trata de
servicios sustancialmente diferentes y que no
son susceptibles de ser comparados, tanto por
los requerimientos y características".
No aplica, ya que el hallazgo Como se dijo en la explicación de la
corresponde mas a una observación del tablado, carpa, sonido del
apreciacion personal del contrato 68AS2016 entre otros aspectos, el
auditor, comparando las servicio que tuvo un costo de $9.500.000,
NA NA NA
actividades de dos contratos además de la logística tenia incluido
diferentes y tiempos diferentes, especificaciones técnicas mayores, incluyó
sin tener en cuenta los sonido en el evento académico de 8:00 am a
contextos. 4.00 pm y en el monumento a Simona Duque de
5:00 pm a 6:00 pm. Luego no se está hablando
de costos que sean comparables debido a que
las actividades parecen similares pero son muy
diferentes".
Gestionar los recursos e

SeFrente a la diferencia
han identificado y se de modalidad
mencionan ende
las
infraestructura necesaria para contratación en ambos contratos, es claro que se
reuniones pero no se ha formalizado la solicitud,
lograr la conformidad de los Lider de proceso y los correos y trata de contratación directa,
### ni oficializado. Además es unen el primer
tema caso,
en el que el
productos y servicios, Y EMC reuniones realizadas se seleccionó el contrato de prestación de
proceso no tiene manejo, ni gobernabilidad.
registrar los estudios de las servicios
Faltay planeacion
apoyo a la gestión
del nivelde acuerdo al
central.
necesidades Decreto 1082 de 2015.
Desconocimiento Entre
del tema de tanto
datoselabiertos,
segundo lo
NA NA NA NA caso,
que sese tomó
debe la figurapublicar
y puede del decreto
en la777 de 1992
pagina web
para unir yesfuerzos con esta de
ley de proteccion entidad
datossin ánimo
NA NA NA NA de lucro paraparatenerelNA
una celebración de lade
Plan de accion consolidadndo proceso. que trata
Actualizar el plan de trabajo del lider del proceso y semana joven con mayores impactos
NOV 05 DE 2018 actualizado en el recoger muchas dinamicas que requiere
proceso EMC AGP Acuerdo Muncipal El proceso participativo de
aprovechando formulacion
suSe
apoyo. no ha
Adoptar La politica publica de EMC, COMPOS Y Driive actualizacion permanente. venia" haciendo
Diciembre de 2018 adoptando la politica terminado y se esta terminando de consolidadr el
Juventud CONCEJO
publica de juventud diagnostico
Porque actualmente en la caracterización del

Oficio de remisión a
Enviar el Oficio correspondiente Oficio remisorio a proceso solo se tienen mecanismos de
la policía de infancia y
expediente N° 201860 Menores Policía de infancia y 2018-11-23 adolescencia,
seguimiento y medición para los Riesgos y los
del día 2018-07-23 adolescencia indicadores.
expediente 201860
Revisar en las comisarías de
Familia y demás dependencias
que participan en el proceso Porque no se han implementado controles de
Expedientes revisados
que aplique, en todos los No se han realizado seguimiento y medición para los productos que
con lista de chequeo,
expedientes abiertos de los
oficios remisorios y
2019-06-23 las actividades genera el proceso.
Últimos 6 meses, para verificar completamente Porque no se encuentra actualizada la matriz de
acciones realizadas
las actuaciones y realizar las producto no conforme.
actividades pendientes que
sean pertinentes.
Revisar en los procesos

misionales de la entidad en los
productos y servicios que
Expedientes revisados
aplique en todos los No se han realizado Porque en los procedimientos que describen los
con lista de chequeo,
expedientes abiertos de los
oficios remisorios y
2019-06-30 las actividades productos del proceso no se especifican las
Últimos 6 meses para verificar completamente actividades de verificación o seguimiento.
acciones realizadas
las actuaciones y realizar las
actividades pendientes que
sean pertinentes.
Establecer los mecanismos de Pendiente revisión de

Seguimiento para las la matriz de producto
Porque falta apropiación del concepto de
actuaciones del proceso Mecanismo de no conforme; incluir
atención a la Familia y en todos atención establecido
2019-02-04 en el drive y cruzar
autocontrol por parte de las personas y sus
equipos de trabajo.
los procesos misionales que con la matriz de
aplique. riesgos
ACCIÓN CORRECTIVA O
RESPONSABLE DE DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA
PREVENTIVA (PARA ELIMINAR FECHA DE FECHA DE
EJECUTAR LAS REALIZACION DE LA ACCION CORRECTIVA Y RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
LA CAUSA IDENTIFICADA) IMPLEMENTACIÓN SEGUIMIENTO
ACCIONES DONDE SE ENCUENTRA
ACCIONES DE MEJORA
Revisar, actualizar y
entregar el capitulo de
adulto mayor, mujer y
familia en el documento de
la politica única municipal. Finalmente en el mes de Mayo de Se evidencia la aprobación de
11/11/2015
Realizar un plan de trabajo 2018 fueron aprobadas en el concejo la politica publica de mujer y
EMC AGP ###
desde el compos para las Muncipal la politica publica del adulto adulto mayor en el mes de
Noviembre de 2017
politicas: mayor y la de mujeres. La de familia Mayo de 2018.
Ejecutrlo haciendo lo sera la ultima politica que se presente.
necesario.
Presentar al concejo las
politicas.
Implementar lista de
chequeo para garantizar Registros - Memorando
que en los expedientes 15/03/2018
Auxiliares
reposen los registros La lista de chequeo no se ha Pendiente por aprobación lista
Administrativa
correspondientes de
acuerdo al proceso.
Inspección y 42338 oficializado en los documentos del 06de
de agosto de chequeo, definir y poner en
2018 practica mecanismo de
Generar un mecanismo de
Comisaria de proceso y falta definir el seguimiento.
monitoreo y seguimiento.
Familia mecanismo para el seguimiento
adecuado.
Esta pendiente la asignación de los
casos en los que aplica este formato.
SOLO SE HACE DE MODO
1. definir dentro del ESPORADICO Y NO COMO UNA
proceso la manera, quien y CONSTANTE
1 y 2. lider de 06 de agosto Se evidencia aplicación
en que casos aplicar este ### Ya establecio utilizar el formato de
proceso y EMC de 2018 exporadica, pero no continua
formato. 2. Darle evaluacion a un 10% del publico
Aplicación a lo definido. objetivo de modo que se tenga una
muestra representativa. los
supervisores y jefes inmediatos
verificaran la aplicacion del formato.
Se evidencia que el EMC hace

Lograr la articulacion y extensiva la invitación a otras
En las asistencias se evidencia la
participacion en el EMC 1. lider del proceso 06 de agosto dependencias que podrian
### participacion de personas de otras
de los integrantes de otras y EMC de 2018 hacer parte del proceso.
secretarias
secretarias a la fecha pese a lo realizado
esta no sido posible
Continuar realizando unos

estudios previos claros y
concretos y documentar en
la carpetas contractuales
las respectivas evidencias Este mismo contrato fue objeto de
de ejecucion. verificación y revisión por parte de la
Con respecto a la postura Contraloria General de Antioquia en la
del Secretario de Control Auditoría Regular correspondiente a la
Interno, este es un tema no Lider de procesos y vigencia 2016; observandose que no
42971 Esta acción está por resolverse.
está resuelto; por lo que se suoervisores hubo tal irregularidad y que solo
le expuso la situación al aplicaba para el caso de los refrigerios
coordinador del sistema por valor de $ 1.963.000, valor que fue
para ayudar a resolver este cancelado en Tesorería Municipal. (Ver
tema, frente a lo cual soporte de pago)
respondió que en el comite
SIGEM se va a proponer
una tercera instancia que
dirima estas diferencias.
Continuar realizando unos
estudios previos claros y
concretos y documentar en
la carpetas contractuales
las respectivas evidencias El contrato 205AS2016 fue objeto de
de ejecucion. verificación y revisión por parte de la
Con respecto a la postura Contraloria General de Antioquia en la
del Secretario de Control Auditoría Regular correspondiente a la
Interno, este es un tema no lider del proceso y vigencia 2016; no encontrando en él,
42856 42971 Esta acción está por resolverse.
está resuelto; por lo que se EMC AGP ninguna observacion ni hallazgo, por
le expuso la situación al lo que puede considerarse que el
coordinador del sistema Secretario de Control Interno realizó
para ayudar a resolver este una apreciacion subjetiva del contrato
tema, frente a lo cual en mención.
respondió que en el comite
SIGEM se va a proponer
una tercera instancia que
dirima estas diferencias.
1. verificar las necesidades Se da traslado a DSI, para

lider del proceso y se ha tenido cuidado de formalizar las 06 de agosto
y hacer las solicitudes a gestionar recursos e
EMC AFP solicitudes por correo y watsap de 2018
la instancia pertinente infraestructura
asesoria y orientacion ###
lider del proceso y diciembre 11 de Se ha recibido lineamientos pero falta 06 de agostto No se evidencia ejecución de la
sobre el tema para
EMC AFP 2017 mayor
para algo
capacitacion
y permitany apropiacion
tomar las de 2018 acción ´preventiva
produce
establecer
la entidad
cual esenlala Lider del proceso y 06 de agosto los diferentes informes y se
PERMANENTE decisiones para mejorar.
Plan
mejora
de trabajo
y la toma
pordeel EMC de 2018 mantendra abierta; ya que es
Lider de proceso y Retroalimentarnos
1.Plan de trabajodeenlos
el DRIVE
diferentes
DRIVE. Nov 05 de 2018
EMC 2. Seguimiento realizado
2.
aprobacion
Hacer seguimiento
definida pora su
el EMC, COMPOS Y 1. Nov 5 de 2018 Compos
COMPOS. CONCEJO 2. sesiones 2018
Actualizar la
Caracterización
caracterización del proceso
actualizada con los
para incluir los
mecanismos de
mecanismos de 2019-02-04
seguimiento
seguimiento para los
definidos
productos del proceso.
Actualizar la matriz de Matriz del producto
producto o servicio no no conforme 2019-02-04
conforme. actualizada
En los procedimientos que Actividades de

describen los productos del verificación y
proceso especificar las seguimiento 2019-02-04
actividades de verificación incluidas en los
o seguimiento. procedimientos
Desarrollar actividades de
capacitación y toma de
Registros de
conciencia de la
importancia del autocontrol
asistencia a las 2019-02-04
capacitaciones
para la mejora de los
procesos.
Verificar la eficacia de los Lista de chequeo

mecanismos de en los productos o
seguimiento en todos los servicios que 2019-02-04
procesos Misionales de la apliquen del
entidad. proceso
QUIÉN CERRÓ LA
ABIERTA / CERRADA
ACCIÓN
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
NUMERO DE LA CORRECTIVA RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
ACCION PREVENTIVA O DE CIERRE ACCION
MEJORA
Generar reuniones entre la inspección

de policía, la Comisaría de Familia y la
Secretaría de Planeación para unificar
Revision por la criterios frente al manejo de ciertos
1 CORRECTIVA DSI 2 de diciembre de 2015
direccion conflictos de convivencia por temas
urbanísticos, de modo que los
usuarios no estén de un lugar para
otro
auditoria interna de es oportuna ni ágil para los usuarios

2 CORRECTIVA DSI October 4 de 2017
calidad control
ya que
a desordenes
la capacidaddomésticos.
de atenciónLa
auditoria interna de
3 CORRECTIVA DSI 4 de octubre de 2017 ordenanza 018 fue derogada, pero
calidad
auditoria interna de procedimientos
aun asi no se
establecidos
cuenta conpara
los las
4 CORRECTIVA DSI 17 de septiembre de 2018
calidad sanciones urbanísticas y el control de
auditoria interna de No se evidencia plan de visitas tal

calidad como se establece en el proceso.
No se evidencia que en el proceso

6 CORRECTIVA DSI 17 de septiembre de 2018 existan apoyos sociales y que se
calidad
entreguen desde este.
Se evidencia que el formato de acta

7 CORRECTIVA DSI 17 de septiembre de 2018 de control de espacio público, no es
calidad
diligenciado en su totalidad
auditoria interna de No se evidencia la aplicación de las

calidad tablas de retención documental.
auditoria interna de la caracterización del proceso SCC no
calidad se encuentra actualizada
En visita realizada al contratista que
provee el combustible de los vehículos
y versión del propio responsable del
proceso quedó claro que a pesar de
Auditoria de Control haberse sugerido en las auditorías
10 CORRECTIVA EYM
Interno anteriores aún no se ha instalado en
todos los vehículos una rejilla o
sistema alguno, para eliminar el riesgo
de que el combustible sea sustraído
de los vehículos.
RESPONSABLE DE
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA ACCIONES DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA REALIZACION DE
EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
PREVENTIVAS Y DE MEJORA) LA CORRECCION Y DONDE SE ENCUENTRA
CORRECCIÓN
Centrar a los usuarios en la Inspeccion de

Remitir a las personas a la Inspeccion
Policia para dirimiri los conflictos de
de Policia para el manejo de los
conviviencia por temas de urbanismo, y asi
conflictos de convivencia por temas de LIDER DE PDM Inmeadiata
proporcionar que los usuarios eviten el
urbanismo tal y como lo preceptua la
desplazamiento de un lugar para otro sin
ley 1801 de 2016
necesidad.
Solicitar otra inspección o contratar

otro inspector con el personal Alcalde y SCC December 1 de 2018 Actas de EMC
Actualización
suficiente para
a leyser
1801.
másMedición
eficientes
con LIDER DEL
años 2018 Ley 1801
cornare PROCESO
LIDER DEL 2016 hacer control de animales callejeros. Sólo
Actualizar el proceso SCC año 2018
PROCESO la policía Nacional tiene facultad de incautar
LÍDER DEL
Actualizar el proceso SCC Año 2018 Proceso SCC con código 478
PROCESO
LÍDER DEL
PROCESO
Capacitar a los contratistas para el LÍDER DEL Las evidencias se encuentran en los
año 2018
debido diligenciamiento PROCESO expedientes de los contratos de los contratistas
Se encuentran carpetas con sus respectivos

Se archivará según tablas de LÍDER DEL
año 2018 documentos, rotuladas y los documentos
retención documental PROCESO
foliados
LÍDER DEL
PROCESO
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE
(SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES REALES O ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA ACCIONES
Participar de la capacitaron sobre la

Desconocimiento de los usuarios de las nuevas LIDER PDM y
Ley 1801 de 2016, nuevo código de Inmediata
formalidades que trae la ley 1801 de 2016 Auxiliar
policia.
contratar personal y dotar de

Crecimiento de la población, falta de
herramientas tecnológicas a la Alcalde y SCC año 2018
herramientas tecnológicas para la dependencia Líder del proceso
mayor responsabilidad y compromiso, y que no para la vigencia
depedencias
2018 y requerir
y Secretaría de año 2018
se había realizado asumiendo falta de Creación
mediante yoficio
actualización
al Alcaldede
para
los Líder del proceso
responsabilidades institucionales que otorga la Gobierno
debidos procedimientos y del proceso y Secretaría de año 2018
ley 1801 de 2016 la cual reconfigura
SCC Gobierno
Separación institucional entre Secretaría de
Familia y Secretaría de Gobierno. Esto genero
Actualizar el proceso SCC EMC año 2018
que se mantuvieran ciertos conceptos que no
aplican a las acciones actuales de Gobierno.
Separación institucional entre Secretaría de

Familia y Secretaría de Gobierno. Esto genero
que se mantuvieran ciertos conceptos que no
aplican a las acciones actuales de Gobierno. Actualizar el proceso SCC EMC año 2018
Los apoyos sociales son entregados por
Familia. Este concepto ya fue eliminado del
procesos SCC. En las posteriores reuniones se
En varias reuniones se les ha informado que insistirá nuevamente en que los
ellos deben diligenciar completamente los contratistas diligencien
Líder del proceso
formatos. Además, se han hecho otras adecuadamente los documentos
y auxiliar año 2018
reuniones donde se les explica qué es el requeridos. Se dejará evidencia en las
administrativa
proceso SCC y se les fundamenta la necesidad actas. Además, se están asignando
de diligenciar adecuadamente la información tareas específicas respecto a los
procedimientos de Espacio Público.
El espacio insuficiente en la dependencia para Se seguirá archivando de conformidad
Líder del proceso
tener un archivo organizado adecuadamente y con las tablas de retención en las
y auxiliar año 2018
con las debidas normas estableidas para la carpetas y en las cajas tal como lo
administrativa
tarea establece la norma
Se actualiza proceso SCC completamente,
conforme a las observaciones de auditoría y Actualizar el proceso SCC EMC año 2018
otras necesidades de la dependencia
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA
REALIZACION DE LA ACCION CORRECTIVA Y FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
CERRADA ACCIÓN
DONDE SE ENCUENTRA
Participaron de la Secretaría de
Planeación la Auxiliar Administrativa, No se evidencia el soporte para el
43299 ABIERTA
la Abogada, dos técnicos de control cierre de está acción
urbanisitico.
calendario de asignación de citas, tercer inspector de policia y no una

encuestas elaboradas a los usuarios 30-08-2018 segunda inspección de policia, con el ABIERTA
de la depedencia mismo
el añoengranaje
2018. Se presentó
se puedeen mejorar
el planla
Plan Anual de Adquisiciones 2018 10-09-2018 ABIERTA
anual
Lade
acción
adquisiciones.
se venía realizando
A la fecha no
Documentos con código 478 y 780 29/10/2018 conforme a la ley 1801. Se incorpora ABIERTA
al proceso.
En el mejoramiso en el documento
Se aclaran las acciones de Gobierno
con código 478 se encuentra la
24/10/2018 respecto a las funciones establecidas ABIERTA
actualización del procedimiento de
en el Proceso SCC
SCC
en el Proceso SCC
SCC
El resultado ha sido insatisfactorio

debido a que las tareas asignadas no
Actas de reunión 24/10/2018 ABIERTA
son entregadas en su momento y a
tiempo
Carpetas debidamente foliadas y

rotulas en la dependencia de 24/10/2018 Verificación del archivo ABIERTA
Inspección de Policía
en el Proceso SCC
SCC
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
NUMERO DE CORRECTIVA RESPONSABLE DEL
PERMITIÓ LA FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA ACCION NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó
LA ACCION PREVENTIVA O DE CIERRE
MEJORA
No se ha aprobado aún el plan cultural del

Auditoria Municipio. No se evidencian actas con las
1 CORRECTIVA Interna de DSI 26 de septiembre de 2015 evidencias de las actividades para la
Calidad realización del documento de plan cultural
del Municipio
Auditoria
No se evidencian inventarios de
2 CORRECTIVA Interna de DSI 26 de septiembre de 2015
patrimonio material e inmaterial
Calidad
No se aprecia la presentación de una

propuesta firmada con las actividades a
Control
3 CORRECTIVA EYM desarrollar con el presupuesto propio y el
Interno
invertido por el municipio según contrato
82CS2014.
Control Falta de evidencias en el contrato

4 CORRECTIVA EYM
Interno 82SC2014
No se evidencia que el proceso determine
las cuestiones internas y externas que
Auditoria son pertienentes para su propòsito y su
5 CORRECTIVA Interna de DSI 42999 direccion estratègica , y que afecta s
Calidad capacidad para lograr los resultados
previstos en el proceso. (Plan Cultural del
Municipio Sin aprobaciòn)
Auditoria varios formatos desactualizados

El reconocimiento y hay
del valor cultural.
6 CORRECTIVA Interna de
Revisión por
DSI 21 de septiembre de 2017 otros que estàn aprobados por otros
Investigar el valor del componente cultural
Calidad toma
procesosdedecisiones
y son transversales
para la mejora
al proceso
de los
7 MEJORA la dirección DSI 23 de November de 2017
procesos y
en sus
en
diferentes
general del sistema de
2017 expresiones de valor: social, familiar,
personal; cultural, artístico, económico,
salud, educativo;
participación ciudadana, inclusión social,
desarrollo económico, patrimonio
histórico. Con base en lo
Auditoria
8 MEJORA
Externa
DSI 13 de December de 2017 anterior, evaluar la característica
multipropósito de la gestión cultural y
repensar: el enfoque de los
objetivos específicos según cada aspecto,
las estrategias y planificación a seguir
para su desarrollo, los
mecanismos para evaluar el impacto
generado; y finalmente,
En los contratos que seelrelacionan
presupuestoa
continuación,asignado de manera
la Entidad no publicó en el
directa
SECOP,e toda
indirecta para este componente.
la información pertinente al
9 CORRECTIVA CGA EYM Junio de 2018 proceso contractual, incumpliendo el
numeral 4 del Artículo 2.2.1.1.1.7.1. del
Decreto 1082 de 2015: 306SO2017,
288SO217, 303SO2017 y 280SO2017.
No se evidencia la completa formulación
ni la aprobación por acuerdo Municipal del
Auditoria
Plan Cultural, pese a ser una conformidad
que ya se ha detectado en otras
Calidad
auditorias. Con lo anterior se incumple
con el numeral 8.1 de la ISO 9001:2015
Auditoria
registro de asistencia en carpeta sin
tablas de retención documental, se
Calidad
No se presenta evidencia de la definición

Auditoria de cuáles son los indicadores del proceso,
12 CORRECTIVA Interna de DSI 28 de septiembre de 2018 ni de la medición y análisis de los
Calidad mismos. Incumpliendo con ello el numeral
9.1 de la ISO 9001:2015
No se evidencia que se haya desarrollo

acciones de la mejora dejada en la última
auditoria de certificación, ni se documenta
Auditoria en el listado de ACPM los avances
13 CORRECTIVA Interna de DSI 28 de septiembre de 2018 realizados para el cierre de la no
Calidad conformidad del Plan cultural que
permanecido por varios años.
Incumpliendo con ello el numeral 9.1 de la
ISO 9001:2015
DESCRIPCION DE LA
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA EVIDENCIA DE LA
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA ACCIONES
(SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) REALIZACION DE LA FECHA DE SEGUIMIENTO
PREVENTIVAS Y DE MEJORA)
REALES O POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA ACCION CORRECTIVA Y
DONDE SE ENCUENTRA
el plan cultural se tiene pero no esta

realizar el analisis del plan cultural y
Elaborar el plan Cultural y presentar al aprobado aun en el concejo municipal, En la carpeta del
presentarlo al concejo para su November 27 de 2017
concejo el mes de diciembre del 2017 se servidor cultura
aprobación.
debatira en el concejo Municipal.
Se contrató un especialista para la

contratación de un especialista para la relaizacion del plan especial de majejo
relaizacion del plan especial de majejo se contaba con el personal y la y prioteccion el cual inlcuye el
contrato desde
y prioteccion el cual inlcuye el idoneidad sufiente para realizar dicha inventario, artciulado con la oficina de November 27 de 2017
planeacion
inventario, artciulado con la oficina de actividad planeacion munciipal. contratacion
planeacion munciipal. efectuada desde la oficina de
planeacion .
Elaborar carta donde se les explique Falta capacitación previa con las
desde los estudios
al proponente los componentes que corporaciones que hacen convenio Se ha venido exigiendo que las
previos se cuenta con
debe de contener una propuesta para con el municipio de Marinilla que propuestas contengan clarameNte el November 28 de 2017
el presupusto de los
convenios y según las necesidades permita las condiciones para los presupuesto
eventos a realizar.
del municipio. convenios
Solicitar nuevamente complete las

Falta de mayor control en cada una de Se completo la informacion en la carpeta contrato
evidencias correspondientes a este November 15 de 2017
las supervisiones. carpeta 82sc2014
contrato
No se ha establecido una metodologia
establecer los planes de trabajo de
que permita identificar las Actualizar el Plan Cultural del se radico en el
elaboración o actualización y la
necesidades de actualización de los Municipio y presentar al Concejo concejo en el mes de November 15 de 2017
definición de los controles de dichos
planes y demás documentos del Municipal para aprobacion agosto de 2017
planes
proceso,
utilizar los formatos extractados mejoramiso, ademàs no se hacen las Capacitacion del personal en la
se implementara en
directamente del mejoramiso, para solcializaciones pertinentes a los apliacion del instruictivo y en el November 15 de 2017
encuestas,
que sea la versionm
PQRS, seguimiento a los toma de
màs actualizada decsiones
procesos que mejoren
o formatos màs la riesgos etc, para ladetoma
formato de decsiones sediciembre
difusion
de 2017
implementara en
riesgos, etc para tomar decisiones gestion cultural. que mejoren la gestion cultural. octubre de 2018 noviembre de 2018
AL reevaluar el plan cultural, tener en

cuenta el valor del componente
cultural en sus diferentes expresiones: se implementó desde
la administracion Municipal no trabaja
social, familiar, personal, artístico, trabajar de forma mancomunada con el mes de marzo de
como un sistema integrado en el cual
eonómico, de salud, educativo, las demás dependencias para 2018, asistiendo a las
todas las dependencias participen noviembre de 2018
participacion ciudadana, inclusion alcanzar efectividad en las metas del reuniones del equipo
para lograr objetivos comunes que
social, desarrllo económico, plan de ccion. de mejoramiento de
logren efectividad.
patrimonio histórico. Con base en lo AFP
anterior evaluar la característica
multipropósito de la Gestion cultural.
conocimiento parcial, poco profundo

Publicar en el tiempo que exige la ley contratacion de personal, capacitacion capacitaciones por
de la plataforma, falta de personal y
los contratso en el SECOP y Gestión de todo el personal referente a las parte de la secretaría noviembre de 2018
demasiado volumen de informacion
Transparente, la información plataformas juridica
para reportar.
contrato
reestructuración Plan
por falta de pluralidad de los colectivos Cultural, elección del
municipales y agrupaciones consejo Municpal de
contratacion de personal, capacitacion
minoritarias, que deben hacer parte Cultura, reuniones
de todo el personal referente al Plan,
del proceso de elaboracion del plan con actores
reestructuración del Plan Cultural y participacion masiva de colectvos y
Decenal de Cultura. falta de personal culturales,
presentacion ante el Concejo grupos en la elaboracion del Plan noviembre de 2018
para la elaboracion del Plan Cultural. capacitciones
Municipal cultural, socializacion del Plan Cultural
falta de claridad de lineamientos para referente al Plan
y presentacion para aprobacion ante
elaboracion del plan por parte del cultural, recoleccion
el concejo Municipal.
Instituto de Cultura y Patrimonio de de datos de los
Antioquia. colectvos sociales y
culturales del
Municipio.
reestructuracion de tablas de poca claridad referente a la capacitacion en tablas de retencion
solicitud capacitación
retencion documental de la elaboracion de las tablas de retencion documental y reestructuración de las noviembre de 2018
TRD, enviado el 25
dependencia de la dependencia mismas
memorando de
solicitud capacitacion
presentar evidencias de los en elaboración,
conocimiento parcial, referente a la capacitacion en indicadores, medición,
indicadores del proceso DAC y medicion y análisis noviembre de 2018
elaboracion de indicadores análisis de los mismos
medicion y análisis de los mismos. de indicadores
enviado el 25 de
octubre de 2018
presentar el Plan cultural al Concejo

Municipal, donde se evidencie la
inclusion del componente cultural en
la administracion Municipal no trabaja se implemento desde
sus diferentes expresiones: social, trabajar de forma mancomunada con
como un sistema integrado en el cual marzo de 2018,
familiar, personal, artístico, eonómico, las demás dependencias para
todas las dependencias participen asisitiendo a las noviembre de 2018
de salud, educativo, participacion alcanzar efectividad en las metas del
para lograr objetivos comunes que reuniones del EMC
ciudadana, inclusion social, desarrllo plan de accion.
logren efectividad. AFP
económico, patrimonio histórico. para
evaluar la característica multipropósito
de la Gestion cultural.
ABIERTA / FECHA DE FECHA DE QUIEN CERRÓ LA
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
CERRADA SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO ACCION
No se evidencia soporte
para el cierre de está
Se siguen realizando los ajustes acción, se vienen el contrato No ___ se
al Plan Cultural y se estàn adelantando algunas refiere a la creación del
hacienda aclaraciones ABIERTA acciones tendientes Plan Cultural. Se
referentes a la creacion del
para el ajuste y presentó el plan cultural
Instituto de Cultura
actualización del Plan ante el concejo
Cultural 2018-2028, Municipal y se aprobó
entre ellas el Contrato en primer debate. acta
7/18/2018 No. 220SC2018 mayo de ___ de 2019.
15/11/2017 12SP2017, prestar

los servicios profesionales y de
apoyo a la Secretaria de Cultura No se evidencia soporte
en la formulacion de planes y ABIERTA para el cierre de está
programas para la divulgacion y acción. pero continua
apropiacion de la ciudadania del con el contrato la
patrimonio del municipio. secretaria de
7/18/2018 Planeacion
los estudios previos son
se ha mejorado la revisados desde la
presentacion de las oficina jurídica y se
desde los estudios previos se propuestas, pues se le enfatiza en tener
cuenta con el presupusto de los ABIERTA
eventos a realizar.
aclara a los claridad frente al
proponentes, lo presupuesto y
referente a las metas actividades a
mayo desarrollar. Juan Efreó n Castanñ o Ceballos
se solicitan mayores
evidencias tanto actas
el contrato se encuentra en con firmas, evidencias
ABIERTA
archivo de 2014 fotográficas, circulacion
del producto, entre
otros.
mayo
No se evidencia soporte
para el cierre de está
El proceso tiene claro los acción, se vienen
planes y demas documentos adelantando algunas
que lo conforman acciones tendientes
ABIERTA
Junio de 2017. La no para el ajuste y
conformidad se evidenció mas actualización del Plan
adelante. Cultural 2018-2028,
entre ellas el Contrato
No. 220SC2018
incluido en el sistema mayo
ABIERTA 7/18/2018 de gestión
para de de
el cierre calidad.
está mayo para el cierre de está
ABIERTA 7/18/2018 acción. mayo acción.
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA el contrato No ___ se
refiere a la creación del
Plan Cultural. Se
presentó el plan cultural
ante el concejo
Municipal y se aprobó
en primer debate. acta
mayo de ___ de de
contraista 2019.
sistemas
ABIERTA encargada.
ABIERTA
ABIERTA
Efreó n Castanñ o Ceballos
TIPO DE ACCIÓN:
NUMERO DE LA CORRECTIVA FUENTE QUE PERMITIÓ RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
ACCION PREVENTIVA O DE LA IDENTIFICACIÓN CIERRE ACCION
MEJORA
Revision por la
1 MEJORA DSI 24 de noviembre de 2014
direccion
Auditoria interna de
2 CORRECTIVA DSI 6 de agosto de 2015
calidad
calidad
4 PREVENTIVA DSI 6 de agosto de 2015
calidad
5 CORRECTIVA Auditoria Contraloría EYM 30 de agosto de 2016
6 CORRECTIVA EMC DSI 15 de septiembre de 2016
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
Revisión por la
dirección 2017
Revisión por la
dirección 2017
Revisión por la
dirección 2017
21 MEJORA Auditoria Externa DSI 13 de December de 2017
calidad
23 CORRECTIVA
calidad
24 CORRECTIVA
calidad
25 CORRECTIVA
calidad
Revisión por la
26 PREVENTIVA
dirección
Revisión por la
27 PREVENTIVA
dirección
28 CORRECTIVA CI-Contable EYM 24-04-2019

sugiere semestralmente poder disponer de modo temporal

de una bodega, para recoger las bajas y hacer la NA NA NA
destinación que decida el comité de saneamiento contable.
realizar la programaciomn de las

auditorias aleatorias a inventarios una
No cuenta con programación de las auditorias aleatorias a vez se cuente con el inventario
1 de noviembre de 2015
inventarios tal como está establecido en la caracterización actualizado de los funcionarios e
instituciones educativas y realizar las
visitas
No se cuenta con lista general de bienes entregados en

comodato, solo se sabe de algunos bienes entregados por Contar con el listado general de Líder del Proceso
algunas secretarías por lo que evidencia que no es fácil bienes entregados en comodato, GBM, directora
realizar controles sobre estos bienes ni se revisan los que hacer efectivo seguimiento a los Administrativa y 15 de diciembre de 2015
debieron haber sido liquidados y entregados de nuevo al mismos y establecesrmetodos de Financiera y lider
municipio para verificar su estado. No hay establecidos liquidacion de los mismos proceso GBM
métodos de liquidación de los mismos.
No se tiene claramente establecido qué proceso es el

NA NA NA
encargado de realizar el mantenimiento a los bienes.
1. Pudo observarse que la labor de Supervisión se realizó
en forma muy somera, limitándose a la expedición del
certificado de recibo para dar la autorización del pago por
parte del Supervisor designado. A modo de ejemplo se
presentan los contratos que aparecen en el cuadro
SECRETARIA DE
siguiente. Esta situación contraviene los Artículos 83 y 84 de
GOBIERNO
la Ley 1474 de 2011, el Numeral 4 del Artículo 4 y el
Numeral 1 del Artículo 26 de la Ley 80 de 1993.(A).
(contrato 34SH2014, Compra de mobiliario para las
dependencias del municipio de Marinilla Dotaciones y
Suministros Chana )
Se realizó verificación en el C.E.R. Margarita Urrea de la

vereda Campo Alegre el 9 de junio. El equipo identificado
con placa 21650, correspondiente a un computador HP Todo
Enviar a las Instituciones Y CER,
en Uno, no se encontraba en las instalaciones por un secretaria de
circular informativa respecto al maneo 15 de septiembre de 2016
trámite que el contratista que realiza el mantenimiento educacion
de inventarios
estaba realizando con él. Algunos equipos no han sido
ingresados al inventario para póliza (15 tablet y 5 portátiles
Compumax)
No se cuenta con la medición de indicadores establecidos

LIDER DEL
en el proceso, y estos igualmente no miden realmente, la Definir los indicadores del proceso 15 de septiembre de 2016
PROCESO
eficiencia y eficacia de los mismos.
No se evidencia la realización de ninguna reuniones del Evidenciar reuniones realizadas han
comité de sostenibilidad contable, donde se tomen tratado temas relacionados con el
LIDER Y EMC 27 de octubre de 2016
decisiones con respecto a los bienes del Municipio (altas, inventario y estado de los bienes
bajas y destinación final de los bienes inmuebles) muebles e inmuebles
No se evidencian los registros, ni seguimiento a la

verificación de los inventarios por parte de las secretarías Se realizó el inventario con catastro y
lider Y EMC 25 de noviembre de 2016
dando incumplimiento a lo estipulado en la política de registro con sus respectivos avaluos
control y el mantenimiento de los bienes Municipales.
Realizar la programación de los

0 lIder del Proceso 15 de Agosto de 2018
bienes y otro de suministros) pero no se pudo visualizar muy inventarios
bienes por (SAIMIR), la tarea se
bien puesto Lider del proceso 2 de Julio de 2018
cuatrimestral los movimientos generados de los inventarios, realiza por parte del lider del proceso
que el líder del proceso lo entrego a la Secretaria de secretarios que cuando hagan la
tal y como se Lider del proceso Septiembre de 2018
verificación envien los soportes de los
describe en la “política para
bienes
el control y mantenimiento de Hacer el seguimiento a los Bienes
Lider del Proceso Diciembre de 2018
inmuebles
No se evidencia
tal y como
cuadro
estáresumen
estipulado
de en
pólizas
el procedimiento
tal como está
de Inmuebles
descrito en el Realizar el resumen de polizas Lider del proceso Junio de 2018
por lo tanto
procedimiento
no cuentande con
administración
el respectivo
deseguimiento.
seguros. Se y replantear los Riesgos que son
Lider del Proceso 15 de Diciembre de 2018
evidencia que es realmente Importantes para el
En la Matriz de ACPM se evidencian las últimas 3 acciones
correctivas sin
tratamiento (39, 40 y 41).
conocer los
Realizar Indicador Adicional de Bienes
indicadores, revisado el Plan de Desarrollo, este no tiene Lider de Proceso 30 de Noviembre de 2018
generan en términos de la toma dedecisiones para la mejora Realizar Mueblesel analisis
y BienesdeInmuebles.
los Informes
ninguno que
de los procesos y engeneral del sistema de gestión que se generan como Indicadores Lider de Proceso 15 de Noviembre de 2018
Fortalecer las actividades de aseguramiento metrológico Incluir la responsabilidad a los Lideres que
(indicadores, encuestas, PQRS, seguimiento de riesgos, (Plan de Desarrollo), Pqrs, Riesgos.
paraCondar
la cumplimiento
modernizaciónaladministrativa
manual establecido
se hanen cada uno
generado funcionarios que tengan asignados Manejan Equipos 10 de Noviembre de 2018
El control dedebienes inmuebles del aplique.
municipio. Estudiary asignar espacios para el
nuevos cargos los procesos
que implican según
la asignación de espacios estos equipos de Metrologia. de Metrologia
mecanismos quea permitan llevar mayor control almacenamiento de los Bienes Lider de Proceso 30 de Noviembre
mobiliario acordes los procesos correspondientes. Tener el control de los Bienes Lider de Proceso
sobre los bienes inmuebles del municipio, principalmente en Buebles.
Inmuebles
Se tienen lasen carpetas
le Moduloconde las
Bienes y
actas y Comite de 20 de Agosto de 2018
cuanto a
No se evidencian enlalas
oportunidad
carpetas delen proceso
aplicar elGBM actas Lider Bienes
del Proceso
del su respectivo
Comite de control.
Bienes las cuales
control, para así evitar el riesgo
del EMC de apropiaciones indebidas y Comite de 15 de Agosto de 2018
de dichos bienes. tienen consignadas los avances y
Bienes
tareas del proceso.
Revisar los diferentes formatos del
No se utiliza todos los formatos aprobados por el SIGEM y Lider del Proceso
proceso que sean necesarios para
registrados en Mejoramiso, en tal sentido del EMC debe y Comite de
realizar las acciones necesarias en
tomar acciones al respecto y actualizar el proceso. Bienes
este
30 June 2019
No se está implementando e¡ manual de metrología, que se asignara la responsabilid del
perm¡ta tener un control sobre la calibración de elementos manejo de estos Bienes a los Lider del Proceso
para realizar medidas, como pesas, bascula, reloj de procesos que cuentan con Inventarios y Comite de 15 de Noviembre
archivo, entre otros. de equipo de Seguimiento y medición Bienes
y su responsabilidad de calibración.
Para la vigencia del año 2019 se

No se evidencia plan de acción del proceso. construira plan de accion en cuanto a
lo correspondiente a realizar inventario Lider del Proceso
fisico y Comite de
EN CONVERSACION CON LA Bienes 15 de enero-2019
DOCTORA SANDRA JARAMILLO Y
EL SEÑOR FABIO SUAREZ SE
Establecer claramente la responsabilidad de hacer ACLARO QUE ESTE SEGUIMIENTO
seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones con respecto al NO ES POSIBLE REALIZARLO
presupuesto y realizar al menos un seguimiento. DESDE ESTE PROCESO YA QUE EL
LIDER DE BIENES SOLO SE
COORDINA Y CONSOLIDA EL PLAN
DE ADQUISICIONES
Realizar un inventario de los equipos de seguimiento y El inventario de estos elemento se
medición y enviarlo al responsable de Gestión de Bienes encuentra en el sofware de
Municipales para la gestión de las actividades de BIENES/SUMINISTROS que se lleva Lider del Proceso
mantenimiento y calibración. en la dependencia de bienes y Comite de
Bienes 15 de enero-2019
De igual manera se hace necesario el ingreso a la base de

datos de todos los bienes inmuebles de la Administración y
poder realizar el cálculo de la respectiva depreciación y
amortización, según corresponda, directamente en el
sistema. Aunque actualmente se tienen muchos bienes
sistematizados, se ha realizado con la base de datos de
catastro, lo ideal es que la sistematización se haga con los
valores comerciales de los bienes para que con ésta
información pueda cruzar contabilidad.
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE
REALIZACION DE LA CORRECCION Y DONDE (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
SE ENCUENTRA REALES O POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA ACCIONES
solicitar al alcadle, la disposicion

Líder del Proceso
NA NA semestral de un sitio para disponer de 20 de junio de 2018
GBM y EMC
los bienes de baja,
no se han efectuado las visitas

aleatorias porque no se contaba con
1. Agilizar las acciones necesarias auxiliar
inventaios actualizado en las
cronograma de visitas aleatorias a 10 conducentes a que el inventario este adminsitrativa
dependencias y las instituciones 7 de julio de 2018
funcionarios actualizado lo antes posible para secretaria de
educativas, proceso que esta
ejecutar las visitas programadas. Hacienda
programado para terminar el 22 de
diceimbre de 2015
no se cuenta con el listado general organizar el procedimienot de

de bienes entregados en comodato Adquisición de Bienes y Servicios, en
por tanto no se hace seguimiento a lo referente a los Inmuebles en
secretarios de
los mismos y no se ha establecido comodato, para contar con el listado
despacho y
Memorando para reunion (secretarioa rmetodos de liquidacion de los general de estos y hacerle
directora 11 de noviembre de 2015
de hacienda) mismos. entrega de comodatos a la seguimiento a los mismos,
administrativa y
Directora Adminsitrativa y financiera Estableciendo adempás rmetodos de
financiera
para el asiento en el modulo de liquidacion de los mismos. y facilitar
ocntabilidad y a la Secretaria de así el asiento de estos en la
Hacienda para su custodia contabiliddad del Municipio .
1. Generar mayor articulacion entre

loslideres de proceso y EMC para
coordinar los pasos del procedimiento
de mantenimiento de bienes
En la caracterizacion de los procesos
inmuebles a cargo de los funcionarios Secretario de
NA DTO y GBM se definieron los 6 de noviembre de 2015
Obras Públicas
responsables .
2.. Realizar la
programacion para el mantenimiento
de los bienes muebles.
Solicitar al EMC del procewso ABS,
MEJORAR EL FORMATO DE ACTA
DE SUPERVISION, para que a dicho
Secretaria de
formato, se le incluyan aspectos que 29 de agosto de 2016
Hacienda
determinen la evaluacion por parte del
supervisor, se realice de manera más
a fondo y efectiva.
solicitar a los entes con quienes se

los convenios interadministrativos , no
efectuen convenios, (la gobernacion o
dan claridad frente a la entrega de
ministerio de las Tics), aclaraciones secreartia de
informacion completa (valor de los 12 de septiembre de 2016
frente a manejo de inventario y educacion
equipos) e manejode inventarios de
valores de los equipos que se
stos bienes
entregan a las institucions educativas.
El proceso contaba con un lider que

Indicador adicional en Drive asumiera el papel de pensar en el
Definir los indicadores del proceso lider del proceso 24 de Julio de 2018
Indicadores desempeño del proceso y como
realizar seguimiento al desempeño.
Desde del 27 de octubre de 2016 se
El poco seguimiento y falta de
actas 3, 4, 5, 6 han venido realizando reuniones de Lider y EMC 27 de octubre de 2016
reuniones que tuvo el proceso,.
seguimiento a este proceso
Debido a que como las tareas son

divididas, han quedado inconclusas y actualizacion de inventario y cruce de
actas 3, 4, 5, 6 e inventario lider y EMC 25 de noviembre de 2016
el poco seguimiento que se tuvo al información
proceso
suficiente, a la fecha solo hay una Ingresar como riesgo del proceso con
servidor del proceso GBM persona liderando el proceso y esta seguimiento semestral, ademas como lider de bienes 28 de agosto de 2018
realizando
No se contaba
las labores
condela persona
mas grueso los bienes indicador
y suministros
del proceso.
en el software
Ingresar a (SAIMIR) y verificar. Lider de Bienes 26 de Abril de 2018
encargada
suficiente, a
delade
fecha
liderar
solo
el hay
proceso
una Realizar
desginadola implementación
por la entidad endelos
un
en el correo y carpera fisica persona liderando el proceso y esta indicador y analizar las causas y Lider de Proceso 20 de Septiembre de 2018
Carpetas de Bienes Inmuebles con las
realizando
contaba con lasun
labores
lider del
deproceso
mas grueso
que saneamiento
seguimiento de estos
los Bienes
inventarios.
Inmuebles Alcalde y
revisiones y los informes Juridico 20 de Febrero de 2019
ayudara
No se contaba
avanzarconen las
el personal
tareas de realizar
realizarellaajuste
revisión
enminimo
el procedimiento
una vez aly Secretario de
Carpeta del Catastrales.
Servidor y carpeta fisica
suficiente para administrar los bienes los formatos de acuerdo a la Lider de Bienes Diciembre de 2019
en la oficina del Lider de Bienes Ajuste y seguimiento de los Riesgos
responsabilidades
y el metodo para
del proceso
realizarlo.
ni lider necesidad.
Mapa de Riesgos año 2019 en el año 2019 con base alos Riesgos Lider de Bienes Enero del 2019
que realizara la valoración de los
que se definan para este año.
En proceso no estaba visibulizado periodo 2020-2023 los productos

Indicadores Adicionales en el Drive dentro del Sistema de Gestión ni asocioados al proceso GBM en cuanto Lider de Proceso 30 de Noviembre de 2018
Realizar de manera continua
Informes en las Actas del Comite de No se tiene lacontaba.
cultura de analisis de al control de los bienes Inmuebles y
seguimiento al analisi de los informes Lider de Proceso 12 de Noviembre de 2018
Caracterizaciones
Bienes.
de los procesos de No seloscontaba
Informesconque
unse
Lider
generan.
de Bienes Actas del Comite de Bienes con el
en las actas de los Equipos de Mejora.
acuerdo al inventario de los equipo que realiza la mejora y avance en el Plan de Trabajo y articulación de la Lider de Proceso. 12 de Noviembre de 2018
Metrologicos
Espacio Fisico asigando por el Comite No se contabaproceso.
con lider responsable PorSe establecio por decreto
Responsabilidad.
definir el espacio la del
por parte
de Bienes ni documentado el proceso. responsabilidad del administrar los Lider de Proceso
Comite.
30 de Noviembre de 2018
Modulo de Bienes y actas del Comite Lider de Proceso
No se tenia un responsable de revisar bienes y ademas se asigno una
de Bienes, Informes al concejo del y Comite de 20 de Agosto de 2018
yNo
analizar lasclaridad
se tenia necesidades
de quedel
losproceso
temas auxiliar administrativa que apoye las Lider de Proceso
total de los bienes Establecer el comite de Bienes como Bienes
Actas del Comite de Bienes de Bienes se deben autorizar desde el acciones de control y administracion y Comite de 26 de Octubre
el Equipo de Mejora continua.
de los bienes Inmuebles.
Comite de Bienes Bienes
El formato que no se lleva es el

registrado de las diferentes polizas ya
que existe contrato de corredor de Lider del proceso
seguros el cual realiza seguimiento a eliminacion de los formatos no y equipo de
Actas del Comite de Bienes este tema utilizados mejoramiento
Caracterizaciones de los procesos que Revisión de las caracterizaciones y las
No se tenia responsable de liderar el
cuentan con inventario de equipos de responsabilidades en el PHVA de los
proceso de bienes
seguimiento y medición equipos de seguimiento y medición.
No se tenia responsable de liderar el Lider bienes y

proceso de bienes realizacion de inventario fisico a las funsionarios
Cronograma de ejecucion del diferentes dependencias de la asignados para
inventario (memorandos) Administración Municipal esta labor
relacion de los diferentes equipos de En viar memorando a la diferentes

seguimiento y medicion segun la No se tenia responsable de liderar el dependencias que poseeen equipos
dependencia de ubicacion para que proceso de bienes de seguimiento y medicion para que
esta proceda a realizar el procedan a su mantenimiento y
mantenimiento y calibracion calibracion lider de bienes 30 June -2019
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA
DE LA REALIZACION DE LA ABIERTA / QUIÉN CERRÓ LA
FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ACCION CORRECTIVA Y DONDE CERRADA ACCIÓN
SE ENCUENTRA
Se presento la necesidad al comite de

Acta de Comite de Bienes 24 de Julio de 2018 Bienes evidencia en el acta # 7 del ABIERTA
2018 (27 de junio de 2018)
Se presento la necesidad al comite de

Acta de Comite de Bienes
24 de Julio de 2018 Bienes evidencia en el acta # 7 del ABIERTA
(Formatos diligenciados).
2018 (27 de junio de 2018)
Se llevara el tema al Comite de Bienes

del 27 de Julio 2018 para iniciar
divulgación y exigir a los secretarios la
importancia de mantener actualizado
Actas de Comite de Bienes 24 de Julio de 2018 el listado de comodatos en el proceso ABIERTA
de bienes. (se enviara circular a los
secretarios donde se aclara donde se
deben copias de los comodatos a la
oficina de Bienes).
Los mantenimientos se realizan de

manera correctiva y no preventiva,
Memorando para reunion
estos se realizan por parte del proceso
No 1334 de nov 11 de
24 de Julio de 2018 OPP, se llevara al comite de bienes la ABIERTA
2015(secretarioa de
acción para que analicemos si es
hacienda)
viable realizar programación
preventiva.
El contrato fue liquidado y ademas a la
MEMORANDO DE fecha se esta aplicando los formatos
24 de Julio de 2018 ABIERTA
AGOSTO 29 DE 2016 de actas de supervisión con el
seguimiento a la ejecución.
memorando 1027 de agosto El bien solo se paga si tiene visto

29 de 2016 y correo bueno de bienes, se continuara
24 de Julio de 2018 ABIERTA
electronico de septiembre solicitando un espacio fisico para que
12 de 2016 todo llega a esta bodega de paso.
Se va establecer el indicar con la

Indicador adicional en Drive
3 de Agosto de 2018 ayuda el contratista Ruben Arenas y el ABIERTA
Indicadores
Comite de Bienes
Se observa la realización del Comite
de Bienes y el acto administrativo 042
(Manual para manejo de los bienes del
Municipio) del 2018 donde se
establecen las responsabilidades y
actas 24 de Julio de 2018 ABIERTA
funciones de los integrantes, ademas
se cuenta con 7 actas donde reposan
los compromisos con respectivas
listas de asistencia y las decisiones
tomadas.
Se enviara circular recordando el

Inventario actualizado con
3 de agosto de 2018 cumplimiento de lo establecido en la ABIERTA
sus respectivos avaluos
politica de control de bienes.
matriz de riesgos e
3 de agosto de 2018 aun permance el imcumplimiento. ABIERTA
ingresar
indicador
a Saymir,
del proceso.
altas, Se observa el manejo en Saymir de
bajas y demas registro que 3 de agosto de 2018 los Modulos de acuerlo a la ABIERTA
se necesita verificar. Se continua necesidad.
pendiente de esta
Carpeta del Servidor 3 de agosto de 2018 ABIERTA
actividad continua abiera
ABIERTA
llevando el formato del codigo 376 y
Formato mejoramiso 3 de agosto de 2018 ABIERTA
no sacarlo sin hacer el seguimiento
Mapa de Riesgos 2019 30 de Marzo de 2019 ABIERTA
ABIERTA
Plan de Desarrollo 2020-

20 de Enero de 2020 ABIERTA
2023
Actas de Comite de Bienes 20 de Noviembre de 2018 ABIERTA
Actas de Comite de Bienes ABIERTA
Modulo de Saymir ABIERTA
ABIERTA
Actasde comite de bienes

y/o equipo mejoramiento
ABIERTA
ABIERTA
Actas y listados de
asistencia
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
NO CONFORMIDAD REAL
CORRECTIVA FUENTE QUE PERMITIÓ LA FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
NÚMERO RESPONSABLE DEL CIERRE NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó
PREVENTIVA O DE IDENTIFICACIÓN ACCION
ACCION DE MEJORA
MEJORA
No se evidencia Plan Agropecuario

actualizado de acuerdo con las
1 CORRECTIVA DSI 25 de mayo de 2014 necesidades actuales del Municipio. El
calidad
Plan que se tiene en este momento es
de 1.997.
No se ha establecido una metodología

apropiada que permita elaborar las
Auditoria interna de estadísticas de visitantes al Municipio
2 CORRECTIVA DSI 25 de mayo de 2014
calidad por actividades turísticas y que se ha
identificado como actividad dentro de
la caracterización del proceso.
No se evidencian registros de las

reuniones y entrevistas con las
dependencias para la actualización del
Plan Agropecuario Municipal en la
3 CORRECTIVA DSI 30 de septiembre de 2015 parte de administración,
calidad
infraestructura, instituciones y
servicios frente al sector agropecuario
de acuerdo con el plan de trabajo
establecido
No se evidencia actas del Consejo
Municipal de Desarrollo Rural de
2014. No se evidencia que a las
4 CORRECTIVA DSI 30 de septiembre de 2015 reuniones del CMDR de 2015 hayan
calidad
asistido la totalidad de los miembros
que lo conforman según el acuerdo 40
de 2009.
El proceso no cuenta con evidencia

del apoyo brindado a los
Auditoria interna de proyectos de emprendimiento, como
calidad actas de aprobación de los
proyectos y registros de las asesorías
brindadas.
No se evidencia ningún acto

administrativo que adopte los
Auditoria interna de lineamientos y directrices para
calidad desarrollar actividades que propicien
el desarrollo econòmico y productivo
del Municipio
Se debe replantear la evaluación del

impacto de los proyectos, ya que solo
7 MEJORA DSI 27 de septiembre de 2017 se alcanza a evaluar el resultado
calidad
esperado, por cuanto el impacto es a
largo plazo.
Se evidencia falta de seguimiento a
Auditoría interna de
8 CORRECTIVA DSI 26 de septiembre de 2017 las encuestas de satisfacción y
calidad
acciones a tomar al respecto
Evaluar la utilidad de cada uno de los

reportes que se generan en términos
de la toma de decisiones para la
Revisión por la
9 MEJORA DSI 23 de November de 2017 mejora de los procesos y en general
dirección 2017
del sistema de gestión (indicadores,
encuestas, PQRS, seguimiento de
riesgos, etc)
Se evidencian algunos convenios o

Auditoria interna de hojas de compromisos de las
10 CORRECTIVA DSI 02 de octubre de 2018
calidad empresas sin ser debidamente
firmadas
No se cuenta con ningún borrador o

proyecto que permita evidenciar que
desde la Secretaria de Desarrollo
11 MEJORA DSI 02 de octubre de 2018 Económico y Productivo se esté
calidad
contando con alguna agenda de
competitividad que aporte a la
provincia de turismo
No se cuenta con relación de impacto

en cuanto a la creación de proyectos o
12 MEJORA DSI 02 de octubre de 2018 indicador que evidencie cuanto se ha
calidad
beneficiado el campesino sobre las
placa huellas
Las encuestas para el comercio

hotelero y de granja se encuentran
13 CORRECTIVA DSI 02 de octubre de 2018 sin aprobación alguna por parte del
calidad
SIGEM o equipo de mejoramiento
continuo
Las carpetas o evidencias se
Auditoria interna de encuentran sin la debida
14 CORRECTIVA DSI 02 de octubre de 2018
calidad Implementación de las Tablas de
Retención Documental establecidas
RESPONSABLE DE DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN REALIZACION DE LA CORRECCION Y DONDE (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES
CORRECCIÓN SE ENCUENTRA REALES O POTENCIALES)
1. Aunque se tiene claridad sobre la

importancia de actulizar el plan
Actualizar el Plan Agropecuario agropecuario del municipio, la
del Municipio secretaría de agricultura no ha logrado
mayor avance en este producto, por
Secretario de Plan de acción construido y diversas actividades que no han
Definir un plan de accioó n para la Agricultura y 8 de septiembre de 2014 socializado ante el Equipo de permitido su culminación.
respectiva actualizacioó n del plan Ambiente Mejoramiento Continuo.
agropecuario del municipio 2. Durante el ejercicio de auditoría no
donde se estipulen actividades y se contaba con información precisa
responsables. sobre el estado de avance del Plan
agropecuario por parte de la
Secreataría de Agricultura.
1. Aunque se cuentan con

herramientas, estas no son lo
suficientemente aportantes para medir
Reunirse con el EMC para determinar
Acta de reunión del EMC donde se estas estadísticas.
la estrategía para la determinación de
Secretario de Cultura definió la metodología para valorar las
la metodología apropiada para valorar 8 de septiembre de 2014
y Turismo estadísticas de visitanres del 2. No se han definido los canales
las estadísticas de visitantes del
municipio. necesarios para solicitar
municipio
retroalimentación de los provedores
de servicios turísticos sobre el flujo de
visitantes turistas al municipio.
Para el año 2018 aplica el PGAT N.A N.A N.A

N.A N.A N.A N.A
Aunque se cuenta con soporte de las

asesorías brindadas en listados de
asistencia, no se cuenta con
soportees de los planes de negocio u
otras actividades puntuales que
muestren el seguimiento o
Líder del proceso de acompañamiento a cada
Evidenciar los registros de asesorías Archivo de ACPM del proceso
Desarrollo económico 8 de noviembre de 2016 emprendedor.
brindadas a los emprendedores acentado en Mejoramiso
y productivo.
No se tiene definido un formato de
hoja de vida para emprendedores en
el cual se pueda visualizar el
acompañamiento o asesoría brindada
de forma individual a cada
emprendedor.
Teniendo en cuenta la inmadurez del

Construir plan estratégtico de la proceso y la reciente creación de la
Secretaría de Desarrollo económico, Secreraría de Desarrollo Económico,
Líder del proceso de
productividad y Turismo para el año Productiviad y Turismo, no se cuenta
Desarrollo económico January de 2018 Plan Estratégico de la Secretaría
2018 a fin de que sirva como con un documento diferente al plan de
y productivo.
lineamiento y directriz para el proceso desarolllo 2016-2019 donde se
DEP establezchan los lineamientos o
directrices del proceso
Acutalmente no se cuenta con una

herramienta o metolodogía que
N.A N/A N.A N/A
permita evaluar el impacto real de los
proyectos
No se tiene un indicador definido que
Realizar el seguimiento y divulgación Lider de proceso y mida continuamente el nivel de
Cartetera de Mejoramiso y drive de
de los resultados de las encuestas de coordinador de 25 de noviembre de 2017 satisfacción o los rangos de
SIGEM carpeta encuestas.
satisfacción. calidad. aceptación del servicio y los niveles de
calificación.
N.A N/A N.A N/A N/A
N.A N/A N.A N/A N/A
N.A N/A N.A N/A N/A

ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN REALIZACION DE LA CORRECCION Y DONDE FECHA DE SEGUIMIENTO
ACCIONES DE MEJORA ACCIONES SE ENCUENTRA
Generar un plan de acción o

cronograma que contemple las
diferentes actividades necesarias para
Secretario de Plan de acción con fechas y 21-07-2017
realizar la actualización del plan
Agricultura y 8 de septiembre de 2014 compromisos adquiridos para la
agropecuario del municipio, definiendo
Ambiente actualización del plan. 06-05-2019
fechas de las actividades,
responsables y fecha de entrega del
producto final.
Determinar un cronograma que 21-07-2017

Cronograma con fechas y
contemple las diversas actividades a
responsables para la determinación de
realizar para lograr la construcción de Secretario de
8 de septiembre de 2014 metodologías y aplicación de las
metodología adecuada para recoger Cultura y Turismo
mismas para valorar las estadísticas
las estadísticas de vistantes del
de turismo del municipio.
municipio 15-11-2017
1/07/2017
Teniendo en cuenta que actualmente
el Plan Agropecuario Municipal pasa a
15-11-2017
convertirse en el PGAT, documento
con el cual se cuenta actualmente
06-05-2019
1/7/2017
06-05-2019
Diseñar un formato de hoja de vida

para plasmar en él las diferentes
actividades de acompañamiento, Líder del proceso 1/09/2017
asesoría y capacitación a cada uno de Desarrollo Formato de hoja de vida de
1 de diciembre de 2017
delos emprendedores atendidos de tal económico y emprendedores
manera que todo se consolide en un productivo. 15-11-2017
mismo espacio no en diversos listados
de asistencia.
Construir plan estratégtico de la

Secretaría de Desarrollo económico,
Líder del proceso
productividad y Turismo para el año
de Desarrollo Plan estratégico construido y
2018 a fin de que sirva como 1 de febrero de 2018 November de 2017
económico y aprobado de la Secretaría
lineamiento y directriz para el proceso
productivo.
DEP y socializarlo con el EMC para su
aprobacón y puesta en marcha.
Líder del proceso

Definir un procedimiento para evaluar de Desarrollo Herramienta o metodología aprobada
December de 2017
los proyectos económico y para su implementación
productivo.
Definir en el proceso DSI un indicador
Representante de
de encuesta satisfacción de usuarios
la Dirección, Cartelera de Mejoramiso,
donde se tenga que realizar un
Coordinador de 26 de septiembre de 2017 caracterización del proceso DSI drive 11/20/2017
analiisis de datos de los resultados
Calidad y Comité Indicacores Adicionales.
obtenidos en los periodos de
SIGEM.
seguimiento y medición.
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
CERRADA ACCIÓN
Se evidenció el plan agropecuario

para el periodo 2016-2019
El Plan Agropecuario se encuentra

aprobado por el Concejo Municipal de
Departamental de Desarrollo Rural, no
Sandra Jaramillo
requiere aprobación por el Concejo CERRADA
Arias
Municipal.
PGAD
Ordenanza 53 de diciembre de 2016
Se evidencia documento actualizado y
aprobado
La propuesta se encuentra en
borrador y por lo tanto esta sin
aprobar
El día miércoles 5 de julio en la
biblioteca de EPM en Medellin se
realizó el primer encuentro de
autoridades de Turismo, con el
Secretario de Productividad y
Competitividad de Antioquia con el fin ABIERTA
abordar sobre el Sistema de
Indicadores Turísticos a fin de mejorar
los indicadores de turismo a nivel
departamental.
Se diseñó cronograma para
implementar las estadísticas de
turismo.
No se evidencia cronograma
El Plan Agropecuario Municipal fue

actualizado el año 2016, y se cuenta
con actas del Equipo Interno y el EMC
que soportan las decisiones tomadas Sandra Jaramillo
CERRADA
para la actualización de dicho plan. Arias
Se evidencia documento actualizado y

aprobado
A la fecha se verifica que en el año
2016 se realizaron 3 reuniones y este
CERRADA NO Sandra Jaramillo
año 3 reuniones de las cuales se
EFICAZ Arias
cuenta con Actas y se ha contado con
corum deliberatorio.
Con la unificación de los formatos

mediante carpeta compartida en drive,
ABIERTA
se puede visualizar que el archivo
actual está vigente y actualizado.
Se verifica que está en proceso de

construcción el plan estrategico,
adicionalmente se recomienda la
modificación de la caracterización en
la cual se especifique que en caso de
no contar con el plan actualizado, este ABIERTA
se sustentará en el plan de desarrollo
y plan de acción del proceso, que son
la herramientas matrices donde se
desarrolla toda la operación del
proceso.
Se ha analizado la complejidad de
evaluar el impacto a los proyectos a
largo plazo, dado que en la mayoría
de los casos por la transicióh de los
ABIERTA
gobiernos locales es casi imposible la
medición real de los impactos de los
diferentes proyectos.
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
NUMERO FUENTE QUE FECHA DE
CORRECTIVA RESPONSABLE DEL
DE LA PERMITIÓ LA IDENTIFICACIÓN DE
PREVENTIVA O DE CIERRE
ACCION IDENTIFICACIÓN LA ACCION
MEJORA
5 CORRECTIVA CGA EYM 30/9/2016
Auditoria Control
7 CORRECTIVA EYM 2/12/2016
Interno
Auditoria Control
10 CORRECTIVA EYM 3/10/2017
Interno
12 CORRECTIVA CGA EYM Junio de 2018

Auditoria de
23 CORRECTIVA EYM 22-11-2018
Control Interno
Auditoria de
Control Interno
Auditoria de
Control Interno
Auditoria de
Control Interno
RESPONSABLE
NO CONFORMIDAD REAL
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA ACCIONES PREVENTIVAS Y DE DE EJECUTAR
MEJORA) LA
ACCION DE MEJORA
CORRECCIÓN
1. Revisado el contrato de obra pública No. 02SO2015 de 2015, cuyo objeto es: "Reducción del
riesgo de inundación, recuperación de la ronda hídrica y mejoramiento del espacio público en la
zona urbana del municipio de Marinilla, mediante la construcción de un parque lineal", celebrado
con ARENAS Y TRITURADOS DEL ORIENTE por valor de $ 2.453.624.500, con acta de inicio
de 6 de abril de 2015 y plazo contractual de 6 meses, el cual se encuentra debidamente
liquidado al momento de la auditoría, mediante visita tecnica realizada a la obra, se evidenció Solicitar que se haga la devolución de dineros por parte
una mayor cantidad de obra pagada con respecto a la jejcutada, lo que genera un presunto del contratista por la mayor cantidad de cordon pagada.
detrimento patrimonial por valor de $117.178.607. Vulnerando los articulos 3,5 numerales 2 y 4, Se hace necesario solicitar revisión juridica del caso, así
LIDER OPP
26 numeral 1 de la ley 80 de 1993; el articulo 83 de la ley 1474 de 2011. (D)(F). Dado que el como reunir a contratista, interventoría, Cornare y
contratista reconoce las diferencias de cantidades de obra que se detallan en el cuadro; Municipio de Marinilla para encontrar el error en el pago
mediante oficio de tesoreria municipal de marinilla de septiembre 7 con radicado No. 6352 y de estas actividades.
recibido en la contraloria el 7 de septiembre con radicado 2016200006261, en el que se adjunta
el registro de Operación Bancolombia 020685067 de septiembre 6 de 2016 por valor de
$24.300.477, el contratista realiza un pago parcial, el mismo que se tomará como un beneficio al
proceso auditor. De lo anteriormente dicho el presunto detrimento patrimonial quedará
recalculado en $92.878.130
2. Revisado el contrato de obra pública No. 19SO2015 DE 2015, cuyo objeto es: "Construcción
del sistema integral de gestión del riesgo, S.O.S. Valle de San Nicolas ubicado en el municipio
de Marinilla, zona urbana del Departamento de Antioquia", celebrado con Consorcio Ingecreto
2014, por valor inicial de $693.299.159, y una adición de $117.895.758, el cual se encuentra
liquidado, mediante visita tecnica realizada a la obra se evidenciaron deterioros e irregularidades Se debe realizar requerimiento al contratista de la obra y
LIDER OPP
que se relacionan a continuación: (A) - Una filtración en la cubierta que causa deterioro en el hacer revisión de polizas
drywall del cielo falso ubicado en el segundo piso de la edificación. -Deterioro debajo de la
huella vaciada en concreto en la escalera principal que conduce al segundo piso del inmueble,
en donde el hierro de refuerzo de varios peldaños estan a la vista y presenta corrosión.
-Fracturas en la losa del segundo piso por los anclajes del pasamanos.
extracontractual se evidencia que el beneficiado es una entidad diferente al Municipio de y supervisa el mantenimiento a los vehiculos de la fuerza Auxiliar
Marinilla lo que podria significar que las adiciones realizadas se ejecutaron sin esta poliza, sin Hacer
publica,
revisión
y de igual
y supervisión
manera son detallada
quienesdehacen
los procesos
la revisión
de administrativ
profundidad de lo indicado en el diseño estructura. iv. Mala nivelación de las vigas y losas públicas,
contratación adelantados desde la dependencia, así
aéreas
realización
permiten
de lasver
adiciones
luces irregulares
presupuestales,
(“Colasni
dedocumentos
chucha”) y falta
que permitieran
de alineación
evidenciar
en algunos
el Contratista e
mismo
Realizar
se le revisión
exigirá aly interventor
supervisiónfrente
de losaprocesos
la supervisión.
de públicas,
cumplimiento del objeto contractual y la satisfacción de la necesidad descrita en los Estudios
contratacion que adelante la dependencia. Contratista e
Previos, como:
No se encuentra actualizado el inventario de bienes muebles e inmuebles, ademas no se cuenta Actualizar el inventario de bienes muebles e inmuebles y
EMC OPP
con cronograma para la realización de manteniemiento. realizar el cronograma de mantenimiento de los mismos.
En el contrato No. 251SO2017, suscrito con el Consorcio I.E Marinilla , cuyo objeto fue “cambio
de cubiertas y obras complementarias para el CDI Estrellitas 1 y la Institución Educativa CER
Durante la Evaluación Técnica del proceso se puede
Obdulio Duque de la vereda Cascajo Abajo”, por un valor de $298’497.250, se evidenció que la
evidenciar que SI se evaluó la Capacidad Residual de los
Administración no realizó la verificación de la Capacidad Residual de Contratación, siendo EMC OPP
oferentes, tal como lo indica el artículo 72 de la Ley 1682
obligación del proponente acreditar la información para que la Entidad pueda calcularla, como lo
de 2013. La evidencia reposa en dicho expediente.
estipula el Artículo 72 de la ley 1682 de 2013, (Modificado por el Decreto 791 de 2014), acorde
al Artículo 2.2.1.1.1.6.4. del Decreto 1082 de 2015.
En los contratos que se relacionan a continuación, la Entidad no publicó en el SECOP, toda la EMC OPP
respecto al tema de que el municipio no publicó la oferta
información pertinente al proceso contractual, incumpliendo el numeral 4 del Artículo EDESO
respectivas pólizas de cumplimiento, anticipo, prestación de servicios, estabilidad y ganadora,
este tipo de
queremos
contratos
aclarar
la Entidad
que esta
no está
es una
obligada
actividad
a
2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015: 306SO2017, 288SO217, 303SO2017 y 280SO2017. ESPA
responsabilidad fiscal exigidas en los artículos 110, 111, 114, 115, 116 del Decreto 1510 de 2013, solicitar pólizas tal como lo establece la normatividad EDESO
pues lo observado en los expedientes corresponde a las pólizas que los subcontratistas vigente y lo enunciado en el Artículo 7º de la Ley 1150 de
Contrato 200SO2018 Reparacion y mantenimiento preventivo y correctivo asi como el suministro
de los repuestos para los vehículos del municipio. En los folios 490 a 492 lo relacionado con
filtros y aceites que presuntamente presentan precios incorrectos lo que es confirmado por el
contratista mediante comunicado dirigido al secretario de obras públicas (oficio que surgió
después de del informe preliminar), por lo que el hallazgo se elimina una vez se materialice el
reintegro de los valores por parte del contratista con la respectiva evidencia la cual se adjuntara
a la carpeta de este proceso auditor.
Contrato 305SO2017 reparcheo con Edeso, en el acta de adición No. 01 en el F:119 reza que el
motivo o justificación de esta adición es el retraso de 6 meses en el inicio de la ejecución del
contrato porque se incrementó el deterioro de las vías, cabe la pregunta entonces de cuál sería
la justificación para el retraso en el inicio, pues podría pensarse entonces que, si hubo
negligencia para el inicio de las actividades contractuales, la responsabilidad del valor
incrementado estaría en cabeza del contratista y no del municipio por lo que esa no sería la
justificación para el valor adicionado.
Documento de visita tecnica y nueva ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O
DESCRIPCION
revisión en obra DE
porLAparte
EVIDENCIA DE LA
de contratista, RESPONSABLE DE
FECHA DE (SOLO APLICA PARA NO PREVENTIVA (PARA ELIMINAR FECHA DE
REALIZACION DE LA CORRECCION Y DONDE SE EJECUTAR LAS
IMPLEMENTACIÓN Cornare y Municipio
ENCUENTRA de Marinilla, se CONFORMIDADES REALES O LA CAUSA IDENTIFICADA)
ACCIONES
IMPLEMENTACIÓN
anexan consignaciones realizadas por POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA
contratista. Se realiza revision del hallazgo
N.1 del contrato de obra publica
N.02SO2015 en las paginas 10,11,12
donde se evidencia un error en al
sumatoria del presunto detrimento en cada
uno de los items o actividades; ya que la
primera actividad genera para la
contraloria un detrimento de $64.270.340 y
Solicitar a las
en el segundo item se evidencia un
interventorias de cada
presunto detrimento de $10.701.900,
uno de los procesos hacer
generando un subtotal de $90.137.390 y al Falto mayor verifcación
A partir de una verificación detallada A partir de
realizar la revision la sumatoria del subtotal de cantidades ejecutadas
Septiembre de de las cantidades LIDER DTO Septiembre de
es de $74.972.240. Igualmente se han en obra por parte de la
2016 ejecutadas en obra para 2016
realizado dos reuniones en la sede de interventoria del contrato.
que se realice los pagos
Cornare con funcionarios de la juridica de
exactamente con las
Cornare, Juridica del Municipio y
cantidades reales.
Secretaria de Obras Publicas e
Infraestructura del Municipio, con el fin de
verificar las cantidades de obra pagadas y
dejar la claridad en el acta de liquidacion
de la misma. En relacion a la obra fisica
entregada, el dia viernes 21 de Abril de
2.017 funcionarios de la Secretaria de
Obras Publicas e Infraestructura en
compañia de funcionarios de la
Corporacion CORNARE realizaron
Falta de rigurosidad en
medicion en el terreno de cada uno de los Solicitar seguimiento
los procesos contructivos
items que presentan hallazgos. detallado por parte de la
desarrollados en la obra,
Interventoria en los
A partir de así como falta de A partir de
Documento donde se requiere al procesos contructivos,
Septiembre de constante verificacion de LIDER DTO Septiembre de
contratista por calidad de la obra. para que cumplan con los
2016 cumplimiento de las 2016
requerimientos y
normas por parte de la
normativa enlas
Interventoria del
actividades de obra.
proyecto.
A partir de la verificación de todos los A partir de la

Proximos procesos y supervisión realizada documentación de este Obras Públicas -
identificación del datos que se tienen en identificación del
A partir de la por Secretaría de Gobierno y OOPP. proceso
Falta de por
supervisión
parte de Obras
Gobierno
Públicas, A partir de la
hallazgo. cuenta
acompañamiento
en las polizas para hallazgo.
identificación del Próximos procesos de contratación detallada durante el contratista e identificación del
A partir de la Falta de supervisión Mejorar
constante
la supervisión
durante el y obras Públicas, A partir de la
hallazgo proceso de contratación. interventor. hallazgo.
identificación del Próximos procesos de contratación detallada durante el seguimiento al proceso de contratista e identificación del
hallazgo proceso de contratación. contratación interventor. hallazgo.
Realizar actualización del
inventario de bienes
A partir de la muebles e inmuebles así A partir de la
Inventario de bienes muebles e inmuebles Falta de seguimiento al
identificación del como para la formulacion EMC identificación del
y cronograma de mantenimiento inventario.
hallazgo. del cronograma para el hallazgo
mantenimiento de los
mismos.
No se ha establecido en
Establecer que a partir de
el proceso que la
Expediente del contrato 251SO2017, la fecha todos los
A partir de la capacidad residual de A partir de la
donde se evidencia que si se realizo el procesos de contratación
identificación del contratación (desde el EMC identificación del
analisis de la capacidad residual de los van a incluir la verificación
hallazgo. punto de vista financiero) hallazgo
oferentes. de capacidad por parte de
sea verificada por la
la Secretaria de Hacienda
Secretaria de Hacienda
A partir de la Expedientes de convenios y publicaciones A partir de la

esenciales, sin embargo plataformas de todos los Lider de
identificación del del SECOP realizados a partir de la identificación del
A partir de la Expediente de los convenios a partir del hallazgo se procesos que se procesos. A partir de la
hallazgo. identificación del hallazgo. embargo se tendra que el municipio este hallazgo
identificación del interadministrativos realizados con EDESO identificación del
mayor rigurosidad con como beneficiario en
hallazgo. EDESO. hallazgo
DESCRIPCION DE LA
EVIDENCIA DE LA
FECHA DE QUIÉN CERRÓ LA
REALIZACION DE LA RESULTADO DEL SEGUIMIENTO ABIERTA / CERRADA
SEGUIMIENTO ACCIÓN
ACCION CORRECTIVA Y
DONDE SE ENCUENTRA 1. No se evidencio ninguna acción.
2. Se evidencio la
consignación realizada el 6 de
Septiembre de 2016 por valor de
$24.300.478 en Bancolombia Convenio
47091 con el Municipio de Marinilla,
quedando pendiente el valor de
Condignación de los $92.878.130 contenido en la misma no
pago realizados por conformidad. Se evidencio ademas una
el contratista segun consignación por $59.011.342
1. 22/03/2017
verificación técnica realizada el 17 de Mayo de 2017 en la
2.
realizada en conjunto cuenta de Bancolombia del Municipio
23/08/2017
con el Municipio y de Marinilla distinguida con el Nº
ABIERTA
Cornare consignación 6476200002-4 por lo que de acuerdo a
con fechas 6 de la no conformidad se tendria un valor
Septiembre de 2016 pendiente por consignar, sin embargo
3. 28/05/2018
y 17 de Mayo de conforme a la revisión tecnica realizada
2017, que suman un por el Interventor y el Municipio se
total de $ 83.311.820 encontro una diferencia, la que
posteriormente debiera ser verificada
por la contraloria para de esta manera
estar seguros de que el valor
consignado equivale al faltante real,
para lo cual la contraloria debera emitir
un acto administrativo que reliquide el
faltante de ese contrato.
1. 22/03/2017
2.
1. No se evidencio accion alguna
23/08/2017
2. No esta documentado la no
Actas de comite de conformidad en esta matriz
ABIERTA
obra 4. No se han ejecutado acciones al
respecto (programadas para el 1 de
abril)
3. 28/05/2018
4. 18-02-2019
conformidad en esta matriz

Contrato 90SO2016 y
Está pendiente la firma del acta de ABIERTA
proximos procesos. 28/5/2018
dependencia. En el liquidación. Revisión por parte del
Se solciitó respuesta a la interventoria ABIERTA
momento
Documentos
no es
18/2/2019 quien
elementos
entregóque
información
sean requeridos
de cada
y no
una
generados dentro del 43248 ABIERTA
esten contenidos en el contrato tengan
contrato
No se evidencio inventario actualizado
de los bienes muebles e inmuebles.
Inventario de bienes
15/5/2018
muebles e inmuebles
Pendiente programación de los ABIERTA
y cronograma de
18/2/2019 mantenimientos de bienes del
mantenimiento
municipio (vehículos, maquinaria y
bienes inmuebles)
Se imprimió la evidencia del cálculo de

capacidad residual para el contrato
251SO2017. Se generó memorando
Expediente de los 2540 del 12 de diciembre de 2018 por
contratos y actas del 18-2-2019 parte de la Secretaria de Hacienda en ABIERTA
EMC. la que se especifica que para la
evaluación de la capacidad financiera
se deben solicitar al proponente los
siguientes documentos:
publicaciones del
de justificación de la contratación
SECOP realizados a 18-2-2019 CERRADA
convenios directa. Se realizó la publicación de
partir de la No se tienen las evidencias para el
interadministrativos 18-2-2019 ABIERTA
cierre de la no conformidad.
realizados con
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
DESCRIPCION DE LA
TIPO DE ACCIÓN: CORRECCIÓN (NO APLICA RESPONSABL DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE
FUENTE QUE NO CONFORMIDAD REAL ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE FECHA DE EVIDENCIA DE LA
NUMERO DE CORRECTIVA RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA PARA ACCIONES E DE FECHA DE LA REALIZACION DE LA FECHA DE QUIÉN CERRÓ LA
PERMITIÓ LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) DE EJECUTAR IMPLEMENTACIÓ REALIZACION DE LA RESULTADO DEL SEGUIMIENTO ABIERTA / CERRADA
LA ACCION PREVENTIVA O DE CIERRE ACCION PREVENTIVAS Y DE EJECUTAR LA IMPLEMENTACIÓN CORRECCION Y DONDE SE SEGUIMIENTO ACCIÓN
IDENTIFICACIÓN ACCION DE MEJORA REALES O POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA LAS ACCIONES N ACCION CORRECTIVA Y
MEJORA MEJORA) CORRECCIÓN ENCUENTRA
DONDE SE ENCUENTRA
Se realizara Analisis de los informes

Evaluar la utilidad de cada uno de los reportes que que se generan de manera trasvsal
se generan en términos de la toma dedecisiones tales como: encuestas, pqrs,
Revisión por la 19 de Julio de
1 MEJORA DSI 23 de November de 2017 para la mejora de
La estrategia loselprocesos
para desarrolloy en
de general del
la política indicadores, riesgos, plan ABIERTA
dirección 2017 2018
sistema
pública dede
gestión (indicadores,
ciencia, tecnología encuestas, PQRS,
e investigación. antocurrupción y dejar evidencia de
seguimiento de riesgos, etc)
Seguir las desiciones en las actas de los
desarrollando las acciones requeridas para darle equipos de Mejora.
cuerpo técnico a un plan estratégico de
investigación
que dé respuesta estructurada a la política pública
relacionada. Evaluar el componente técnico de
dicho plan, la pertinencia y oportunidad de
2 MEJORA Auditoria Externa DSI 13 de December de 2017 estructurar la metodología con la cual se dará ABIERTA
atención a la
política pública. Sin desmeritar la gestión táctica y
operacional que se ha realizado, fortalecer dicha
gestión para la definición de planes de acción,
búsqueda intensiva de recursos y vinculación de
partes
interesadas en la materia (entidades públicas,
Se desarrollan
empresa acciones
privada, del plan centros
universidades, educat¡vode
Auditoria interna municipal pero no
investigación, se logran visib¡lizar
organizaciones en unsocial).
de carácter plan de
3 CORRECTIVA DSI 28 de septiembre de 2018 ABIERTA
de calidad acción, con el fin hacer seguimiento periódico.
parcialmente, pero de acuerdo a la dimension del

Auditoria interna
4 CORRECTIVA DSI 28 de septiembre de 2018 plan, se observa que no se ha hecho la suficiente ABIERTA
de calidad
Auditoria interna social¡zacion,
tiendas escolares,
con otros en sectores
cuanto apoblacionales.
la venta de
de calidad observando
alimentos lasanos
ausencia
para ladelpoblación
señor Alcalde,
estudiantil
siendo
Auditoria interna
6 CORRECTIVA DSI 28 de septiembre de 2018 esta presencia muy Importante para la toma de ABIERTA
de calidad
Auditoria interna educac¡óndecisiones.
en el proceso
de calidad transversal AFP
Auditoria interna oferta educativa que se ofrece, y la disponibiliddad
de calidad nos
de puede visibilizar
una base de datos,cuantos venezolanos
que nos estan
pueda arrojar
Auditoria interna
9 CORRECTIVA DSI 28 de septiembre de 2018 escolarizados en sus dist¡ntos niveles de ABIERTA
de calidad de traslado de
Auditoria interna educacion.
10 CORRECTIVA DSI 28 de septiembre de 2018 docentes a nivel local, y menos de sus respect¡vas ABIERTA
de calidad
Auditoria interna manejo de inventarios
justificaciones
de docentes y directivos
de calidad las actividades extracurriculares
docentes que son
Auditoria interna
12 CORRECTIVA DSI 28 de septiembre de 2018 programadas por las entidades del municipio y ABIERTA
de calidad cuenta de la contrapartida uso de las que deben
Auditoria interna otros particulares
13 CORRECTIVA DSI 28 de septiembre de 2018 asumir los entes particulares instalaciones públicas ABIERTA
de calidad
Auditoria interna educat¡vas privadas rurales.
que tienen as¡ento en el
de calidad municipio para el debido
Auditoria interna ha dado el debido tratamiento, una de mejora y otra
de calidad no conformidad
TIPO DE ACCIÓN:
NUMERO DE CORRECTIVA RESPONSABLE FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
LA ACCION PREVENTIVA O DE IDENTIFICACIÓN DEL CIERRE ACCION
ACCION DE MEJORA
MEJORA
El Alcalde solicita al proceso que realice con toda

dedicación el seguimiento para el cierre o no de
las no conformidades que tengan como fuente las
Revisión
auditorias, de igual modo que realice la revisión
1 PREVENTIVA por la DSI 4 de noviembre de 2014
de los riesgos por proceso, consolidando el mapa
direccion
de riesgos de la entidad, haciendo seguimiento a
la implementación de las acciones definidas para
mitigarlos y controlarlos.
Revision
Realizar mayor acompañamiento y seguimiento al
2 PREVENTIVA por la DSI 1 de diciembre de 2015
mapa de riesgos por proceso
direccion
En algunos listados de ACPM se observa que los
informes fueron entregados un mes después de
Auditoria
3 PREVENTIVA DSI 10 de diciembre de 2015 terminada la auditoría; se han implementado las
externa
correcciones a la fecha de la auditoría externa
mas no las acciones correctivas propuestas
De conformidad con el decreto 648 de 2017, en el

artículo 2.2.21.4.8, numeral b, se evidencia que a
la fecha no se cuenta con la carta de
representación en la que se establezca la
veracidad, calidad y oportunidad de la entrega de
Auditoria
la información presentada a las oficinas de control
4 MEJORA interna de DSI 20 de septiembre de 2017
interno.
calidad
En el numeral c de ese mismo artículo, tampoco
se da cumplimiento al estatuto de auditoria, del
cual el auditado manifiesta que está en
construcción, aduciendo que no existe un término
de tiempo para el mismo.
No se ha ajustado el objetivo estratégico a los
Auditoria
avances que se han dado en el proceso,
incumpliendo con los numerales 5. 1 .1 b) - 6 2 1 .
calidad
b) ten¡do
No hay evidencia de que a la fecha el comité

¡nst¡tucional de coordinac¡ón de control interno se
Auditoria haya reunido como está establec¡do en el
6 CORRECTIVA interna de DSI 13 de septiembre de 2018 parágrafo del artículo 2.2.21.1.6. El cual
calidad especifica que este se debe reunión como mín¡mo
dos veces al año, ni se cuenta con fecha
planeada para dar cumplimrento con este.
No se cuenta con el Estatuto de Auditoría lnterna,

no se ha realizado revisión desde el comité a los
Auditoria
estados financieros, ni se tiene establecida una
politica de riesgos en el municipio, incumpliendo
calidad
con el artículo 2.2.21 .1 .6 en sus numerales c,
d,G
No se ha realizado seguimrento desde control
interno al programa de SIMONA, desconoc¡endo
algunas debilidades en la entrega oportuna de los
documentos que se requiere para el adecuado
funcionamiento de algunas de las oficinas,
Auditoria
específicamente com¡sar¡a con la citaciones
evidencia que da cuenta de que la persona fue
calidad
citada según lo establecido por la ley para las
audienc¡as, incumpliendo con el numeral 2.5
Objet¡vos de Control de lnformación. a).
lncumpliendo también con la norma NTC ISO
9001 - 2015 en su numeral 7.5.3.1 a),
No se cuenta con la evidencia que dé cuenta de lo

establecido en el mapa de riesgos en el numeral 3
Auditoria
donde se enuncia "Se ha venido trabajando la
cultura del auto control en todos los funcionarios
calidad
con lo cual se cons¡dera que este riesgo baja un
poco su intensidad"
No hay ninguna evidencia que dé cuenta de que

los auditores son seleccionados de acuerdo a la
Auditoria experiencia, que han sido capac¡tados y
10 CORRECTIVA interna de DSI 13 de septiembre de 2018 prepararlos de acuerdo al perfil requerido en el
calidad área a auditar para el correcto desempeño en las
auditorías, como esta expresado en el numeral 6
del mapa de riesgos.
Al realizar la revisión de la carpeta de la
contrat¡sta Deisy Andrea Zuluaga Carvajal quien
Auditoria
fue seleccionada para realizar auditoria el día 1 3-
09-2018 al proceso Desarrollo Económico y
calidad
Productivo, no se logra evidenciar que cuente con
el certificado de la norma auditar.
No se cuenta con ninguna evidencia física que

permita evaluar el componente mon¡toreo o
supervisión continua en la categoría diseño
adecuado y efectivo en la actividad de gestión
ubrcada en la fila 103. Se habla de "Realizar
Auditoria autoevaluac¡ones continuas y evaluaciones
12 CORRECTIVA interna de DSI 13 de septiembre de 2018 independientes para determinar el avance en el
calidad logro de las metas, resultados y objetivos
propuestos, así como la existencia y operación de
los componentes del Sistema de Control lnterno"
La entidad no cuenta con un sistema de
autoevaluación funcionario no hay una ev¡dencia
tangible.
No se cuenta con evidencias de los

acompañamientos realizados a los procesos para
la realizar el análisis y valoración a los riesgos de
Auditoria gest¡ón y de corrupcrón que según el proceso
13 CORRECTIVA interna de DSI 13 de septiembre de 2018 está estipulado que se deben realizar cada cuatro
calidad meses, solo se cuenta con un correo con fecha
del 01 de febrero donde se realizan
recomendaciones no está dentro de las fechas
estipuladas para dichos seguimientos.
Implementación de un plan de contingencia para
Revisión
el seguimiento y cierre de las no conformidades
14 PREVENTIVA por la DSI 8 de octubre de 2018
aplicables por parte de la Secretaría de
dirección
Evaluación y Control.
Revisión Solicitar a los auditores internos los informes

15 PREVENTIVA por la DSI 8 de octubre de 2018 pendientes para proceder a realizar por parte de
dirección los auditados las evaluaciones a los auditores.
El modelo de control interno y auditoría interna.

Repensar el modelo bajo el cual se está aplicando
el control interno con el fin de revisar o repensar
el rol de esta en la capacidad de identificar
Auditoria
desviaciones de los actos administrativos y cómo
16 PREVENTIVA externa de DSI 29 y 30 de octubre de 2018
puede acompañar a los procesos en sus distintos
calidad
roles que le corresponden para actuar con
propuestas con unidad de propósito y de manera
positiva. Revisar la cualificación de los auditores
internos para detectar situaciones.
RESPONSABLE DE ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA ACCIONES FECHA DE DE LA REALIZACION DE LA
EJECUTAR LA (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA)
PREVENTIVAS Y DE MEJORA) IMPLEMENTACIÓN CORRECCION Y DONDE SE
CORRECCIÓN REALES O POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA
ENCUENTRA
No se ha terminado de generar
1. Continuar con la articulacion
una articulacion y concordancia
N.A N.A N.A N.A realizando las reuniones con el
entre las funciones de control
lider del proceso de DSI
interno y las tareas del SIGEM
El seguimiento no se ha
ejecutado completamente debido
a que este es un año de inicio de
Una vez desde el proceso DSI se
la administracion, por lo que
capacite los lideres nuevos se
todos los esfuerzos estan
N.A N.A N.A N.A terminara con el seguimiento a
centrados en la elaboracion del
todos los procesos hasta terminar
Plan de Desarrollo y aun no se ha
el 100%
brindado la induccion sobre este
tema a los lideres que iniciaron
en enero
A pesar de haberse hecho el
seguimiento a la matriz de las Solicitar a todos los lideres la
ACPM, no todos los lideres necesidad y obligatoriedad de
acataron la directriz de montar en montar en esta matriz todas las
N.A N.A N.A N.A
esta todas la ACPM que acciones que resulten mediante
resultaren de cualquier tipo de cualquier auditoria interno o
auditoria o revision, que suceda, externa
interno o externo
Estamos en la construcción del

estatuto de control interno, pues en
el momento solo falta incluir el
N/A N/A N/A N/A N/A decreto modificatorio del sistema
de control interno del municipio con
ajuste al Decreto 1499 de
septiembre de 2017
El proceso esta ajustado a uno de
El tema se analizo en el
los objetivos estrategicos del
EMC del 24 de octubre
sistema.
concluyendo que la
Desconocimiento del proceso en
Lider de EYM y dificultad esta en que el deberia modificarse los objetivos
El sistema tiene 5 objetivos 43397 el momento de redactar el
el EMC proceso solo le puede estrategicos del sistema
estrategicos y el proceso solo objetivo
apuntar a este objetivo,
apunta a uno, pues los otros 4 no
es decir que el problema
corresponden en absoluto con los
no esta en el proceso
objetivos del proceso
Reunir el comite institucional de

actas que se dejara Olvido para realizar las reuniones
coordinacion de control interno Representante Diciembre 31 de Se realizo la primera reunion el 23
como evidencia de las minimas establecidas en la
por lo menos 2 veces en el perido de la Direccion 2018 de octubre
reuniones realizadas norma
que falta para terminar el año
Elaborar y adoptar mediante acto

administrativo el estatuto de
auditoria interno para el municipio
La politica esta en borrador falta
Estatuto de auditoría y de Marinilla. el estatuto lo socializo
Elaborar el estatuto de Auditoria Lider de EYM y Diciembre 31 de la revision final y la adopcion
acto administrativo para el secretario de Evaluacion y
interna del municipio el EMC 2018 mediante acto administrativo
su adopción Control al comite institucional de
municipal
coordinacion de control interno en
la 1era reunion realizada el 23 de
octubre
Debido a la falta de personal de
apoyo a la oficina de control
interno algunas actividades no se
Hacerle seguimiento a la eficacia Solicitar al coordinador del sistema
Diciembre 31 de Evidencias del han podido realizar, pues esta
y eficiencia del programa Lider de EYM para que se realice el seguimiento
2018 seguimiento a SIMONA oficina solo cuenta con el
SIMONA al sistema SIMONA
secretario de Evaluacion y Mejora
sin auxiliar ni otro tipo de apoyo
personal
Dejar evidencia de los En el trabajo para el

acompañamientos que hace la mejoramiento del autocontrol que Dejar la evidencia de las asesorias
oficina de control interno a los ha realizado la oficina de control y acompañamientos que se
Lider del proceso Diciembre 31 de
funcionarios con el fin de que Actas de reuniones interno no se ha dejado realicen en el fortalecimiento de la
EYC 2018
tomemos conciencia de la evidencias que den fe de las cultura del autocontrol y el
importancia de nuestro accionar acciones realizadas y a que mejoramiento continuo
para el mejoramiento del sistema funcionarios se ha impactado
La capacitacion, induccion o
reinduccion adecuada a la
normatividad actualizada siempre
se ha dictado a los auditores
previa a la realizacion de las Continuar dictando capacitacion a
Darle cumplimiento al numeral 6 Antes de realizar auditorias y la evidencia esta en los auditores internos de calidad
Soportes apropiados en
del mapa de riesgos mediante la Lider proceso las auditorias la firma de las asistencias y el previa a la realizacion de la
las historias laborales de
capacitacion requerida por los EYM internas de informe presentado por la auditoria y en consideracion al
los auditores internos
auditores internos calidad contratista para los respectivos procesos que les corresponda
cobros, A demas los auditores se auditar
procura seleccionar de acuerdo a
su perfil profesional, experiencia
relacionada y sentido de
pertenencia
Garantizar que la oficina de
talento humano ingrese a la Por omisión no se introdujo el Verificar que la oficina de Talento
carpeta de cada uno de los Soportes apropiados en certificado de asistencia a la humano ingrese a la carpeta de
Lider de Talento Diciembre 31 de
auditores internos los respectivos las historias laborales de capacitacion dictada a los cada uno de los funcionarios
Humano 2018
certificados expedidos por la los auditores internos funcionarios que se capacitaron certificados como auditores
capacitacion recibida previa a la como auditores internos internos el respectivo certificado
auditoria interna realizada.
Analizada la situacion planteada

No se logra identificar claramente en el EMC del 23 de octubre no
a que hace referencia el auditor al hubo claridad en la observacion
referirse a la fila 103 por lo que no se le pudo realizar
su analisis
En el trabajo para el
mejoramiento del sistema y
Dejar evidencia de los
control al mapa general de los
acompañamientos que hace la Dejar la evidencia de las asesorias
riesgos del autocontrol que ha
oficina de control interno a los Lider del proceso Diciembre 31 de y acompañamientos que se
realizado la oficina de control
procesos particularmente los EYC 2018 realicen en el seguimiento al mapa
interno no se ha dejado
relacionados con el mapa general de riesgos
evidancias que den fe de las
de riesgos
acciones realizadas y a que
funcionarios se ha impactado
RESPONSABLE DE
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA REALIZACION DE LA
EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ACCION CORRECTIVA Y DONDE SE ENCUENTRA
ACCIONES
1. Se evidencian varias reuniones y grandes

articulaciones en las caracterizaciones de los
procesos
2. De hecho la importancia de las acciones

producto de cualquier tipo de auditoria, esta
basada en la documentacion en la matriz y el
seguimiento que periodicamente se le realice, por
Matriz de ACPM con seguimientos
4/12/2015 lo que en lo corrido de este año se ha estado
haciendo auditorias a todas las matrices de las
lider de proceso Programación de los seguimientos de las
15 de octubre de 2015 2. 17 Julio 2018 ACPM de todos los procesos, actividad que se
y EMC ACPM de cada uno de los procesos
continuara, asi mismo en el segundo semestre
17-abril-2019 que recien inicia se hara mucho enfasis en la
Matrices de riesgos actualizadas
revision y seguimiento al mapa de riesgos.
Se han establecido los mecanismos para el

seguimiento de las no conformidades en cada uno
de los procesos y se tiene programado un nuevo
seguimiento para mayo de 2019. Se están
revisando los mapas de riesgos con cada uno de
los procesos
1. Los terminos no se han cumplido

10/5/2016
Manual de gestión del riesgo actualizado 2. Esta labor se realizara en este segundo
Lider proceso semestre de la vigencia 2018
31 de julio de 2016 2. 17 Julio 2018
DSI Matrices de riesgos por cada uno de los
procesos Se evidencian el manual de gestión de riesgos
17-abril-2019
actualizado y los mapas de riesgos de cada uno
de los procesos revisado y ajustado
1. Los terminos no se han cumplido
10/5/2016
Incluir en el procedimiento de ACPM el
Secretario de
31 de marzo de 2016 manejo de la matriz en cuanto al cargue de
control interno 2.En la auditoria interna que se realizara durante
las acciones y el registro del tratamiento
2. 17 Julio 2018 el mes de octubre se realizara una mayor difusion
a fin de garantizar que las acciones sean
documentadas en la matriz a tiempo
1. Conforme las acciones programadas se

observa claramente que la actividad depende de
la modificacion del decreto que establecio el
SIGEM, lo que la direccion del sistema tiene
proyectado realizar posterior a la auditoria externa
de recertificacion
2. Se tiene firmada la carta de presentacion de

las auditorias realizadas en esta vigencia se tiene
el borrador del estatuto de control interno queda
En las auditorias realizadas por control
Lideres de los pendiente formalizarlo dentro del Dcto 051 de
interno esta el documento de carta de 1. 15/nov./2017
procesos de mayo 2018 mediante el cual se adoptan
presentacion firmada en el momento de
Evaluacion y modificacion al sistema de control interno exigidos
30 de diciembre de 2017 iniciar la auditoria 2. 17 Julio 2018
Mejora y el de la en los decretos 648 y 1499 de 2017
Direccion del
El Decreto para adoptar el Estatuto esta en 17-abril-2019
sistema. En la primera reunion del comite institucional de
construccion el la secretaria juridica
coordinacion de control interno realizada el 23 de
octubre se presento para su aprobacion el
estatuto en cuestion, quedando en manos de la
juridica para revisarlo e incluirlo en un decreto
para su adopcion teniendo como plazo el 29 de
octubre antes de la auditoria externa de revision
por el ICONTEC
Pendiente la revisión del estatuto de auditoría por

parte de jurídica
representante
de la direccion
Por tratarse de los objetivos estrategicos del Los objetivos estratégicos corresponden al plan
en calidad de
Octubre 24 de 2018 sistema no esta en las posibilidades del lider 17-April-2019 de desarrollo y no pueden ser modificados. No
lider del proceso
ni del EMC del proceso EYM proceden las acciones
de Direccion del
sistema
El representante
de la legal el formato de asistencia a la reunion y el
Se ha conformado el comité institucional de
entidad y el Octubre 23 de 2018 acta que por ser la primera reunion esta en 17-April-2019
coordinación de control interno
representante borrador se aprobacion aun.
de la direccion
Lider del
Estatuto de auditoría y acto administrativo Se ha elaborado el estatuto de auditoría y se
proceso y el octubre 23 de 2018 17-April-2019
para su adopción encuentra en revisión por parte de jurídica
EMC
Coordiandor del
Noviembre 29 de 2018
Sistema
Asistencia de la reunion de
acompañamiento con la secretaria juridica y
todo su equipo de abogados encargados de
apoyar la contratacion a todas las
secretarias de la administración, donde se
les resalto la importancia que tiene el trabajo
Permanente
Lider proceso realizado por ellos y el beneficio para el
EYM sistema pues es necesario no solo la
Octubre 9 de 2018
revision de la legalidad contractual sino ir
mas alla en cuanto a conscientizarlos del
apoyo al auto control que debe imprimirle
cada lider o jefe de dependencia al
seguimiento estricto al logro de los objetivos
contractuales.
Actualización de los auditores internos de

Lider proceso
30 de junio de 2019 acuerdo con los requisitos de la norma ISO
de EYM
19011:2018
Actualización de los auditores internos de
Lider proceso
30 de junio de 2019 acuerdo con los requisitos de la norma ISO
EYM
19011:2018
Lider proceso
Permanente
EYM
ABIERTA / CERRADA QUIÉN CERRÓ LA ACCIÓN
CERRADA Sandra Jaramillo Arias

ABIERTA
CERRADA NO
Sandra Jaramillo Arias
EFICAZ
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
FUENTE QUE RESPONSA NO CONFORMIDAD REAL CORRECCIÓN (NO APLICA PARA
NUMERO DE LA FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE
PERMITIÓ LA BLE DEL NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó ACCIONES PREVENTIVAS Y DE
ACCION LA ACCION
IDENTIFICACIÓN CIERRE ACCION DE MEJORA MEJORA)
A fin de garantizar una buena supervisión es

conveniente y necesario en cada contrato o
convenio tener un informe tipo gerencial; para
este caso sería: evidencia de la información
primaria con los 300 predios generales con los montaje de informe tipo
bovinos, porcinos… las trescientas fichas gerencial donde se evidencie
Auditoria
1 EYM 13 de mayo de 2015 elaboradas con las respectivas firmas. Las visitas a el cumplimiento de los
Control Interno las 150 fincas para la asesoría de certificación. Las términos de referencia del
40 jornadas de sanidad en ferias y de esta manera contrato.
tener certeza del cumplimiento del objeto
inclusive antes del tiempo como ocurrió en este
convenio que el acta de liquidación se firmó un
mes antes de la fecha propuesta.
F:176-178, el documento que aparentemente es
el informe final contiene una relación de las
visitas y las fechas quedando claro que todas
fueron realizadas entre el 10 y el 15 de junio, sin
embargo:En el F- 291 certificado de recibo a Se explicará al secretario de
satisfacción para autorizar el pago pago de la control interno la dinámica
totalidad del valor, es del 10 de junio, es decir el del
Auditoria convenio y se tendrán en
2 EYM 13 de mayo de 2015 día que apenas se inició la ejecución de las visitas. cuenta
Control Interno las recomendaciones
F-171, la factura 2580 de cobro total se presentó del mismo para evitar este
con fecha del 10 de junio día en que se dio inicio tipo de hallazgos.
a las visitas F.292, la orden de pago No 1189 tiene
fecha del 11 de junio, quiere decir que solo se
había pagado cuando solo se había avanzado
aproximadamente el 17% del tiempo de duración
de las visitas
Folios 94 a 96 Cert¡ficado de Cámara de comercio
registra a
Diana Patr¡c¡a Hincap¡e Ceballos con cedula de
ciudadania No. 21.481.031 Como miembro de la
Junta directiva y vicepresidente suplente de
CORCRECER, dicha señora presumiblemente es la
esposa del señor Jorge Orlando Soto Giraldo (El
Auditoria señor Orlando Soto G¡raldo fué contratado por el
3 EYM 13 de mayo de 2015 No aplica
Control Interno municlpio como Apoyo soclal en la coordinacrón
administrativa y técnica de las actividades del
proyecto Escuela pata el emprendimiento rural y
el
fortalecimiento del Distrito AgrarIo en el
Municipio de Mar¡nilla Antioquia y coordino el
desarrollo proyecto con aportes de la Unión
Europea SESCAN ll. 1.- Mantenimiento de desagües
F:100, evidencia la afiliación a Comfama del y techos inmediato teniendo en
representante de Corcrecer, formato que vincula cuenta que las cañerías están
Auditoria
4 EYM 13 de mayo de 2015 a al señor Orlando soto Giraldo con la única Noen
obstruidas aplica
el momento.
Control Interno 2.- Control de residuos de las
entidad invitada para ser contratada a desarrollar
el proyecto, carnicerías alrededor de los
expendios que vienen
realizando dichos usuarios en
Persiste en los alrededores y los sistemas de
zonas verdes y que atraen las
alcantarillado la acumulación de residuos sólidos
poblaciones de gallinazos y
además de heces fecales de caballos; la plaza en
caninos.
general continua sin cerramiento facilitando el ingreso
3.- Establecimiento de un
Auditoria externa de animales domésticos como perros y caballos.
reglamento de funcionamiento
7 Seccional de DSI 1 de septiembre de 2015 Además existe una elevada cantidad de gallinazos y
interno de la plaza de mercado
Salud evidencia la presencia de plagas debido al mal manejo
4.- Creación de un comité
de los desechos producidos en puestos de frutas y
coordinador de la plaza de
verduras. se observó tambien un crecimiento avanzado
mercado en conjunto entre
de la vegetación de las zonas verdes y acumulación de
Administración Municipal y
objetos en desuso.
Las unidades sanitarias continuan siendo insuficientes Usuarios de la plaza
para la pobalación manejada, no están separadas por 5. Que el aseo se realice en
sexo, presentan deterioro locativo, orinales horas de la madrugada del
inadecuados y no tienen la dotación mínima de jabón domingo, de manera taly que
1.- Mantenimiento
líquido para las manos, toallas desechables o secador cuando se inicie
mejoramiento la actividad
locativo de las
Auditoria externa económica, el área se
8 DSI 1 de septiembre de 2015 electrónico. Se fracciona el papel higiénico y se cobra unidades sanitarias. (Incluyendo
seccional Salud encuentre en condiciones de
el ingreso al baño. No existe un lugar adecuado y bien señalización, dispensadores
ubicado para el lavado de traperos en areas comunes óptima
papel y jabón.)
para los establecimientos de la plaza. Algunas áreas de
la plaza son usadas por personas para orinar debido al
cobro del baño.
falta de control por parte de quien presta el sevicio 2.- Reevaluación del manejo
Auditoria externa La edificación continua sinsolo
un sitio adecuado
9 DSI Sep-15 sanitario ademas de que este los habilita losydias administrativo de los servicios
seccional Salud protegido para el acopio temporal de los residuos
domingos sanitarios por mal manejo.
sólidos. Continua con recipientes cuyo tamaño no
facilita la maniobrabilidad y en muchas ocasiones
desborda su capacidad, no son de facil limpieza, no
1. Adecuación de un acopio
poseen tapa, no están identificados y tampoco se
temporal de residuos sólidos.
Auditoria externa realiza separación de residuos en la fuente. En diversos
10 DSI Sep-15 2. Ubicación adecuada de
Seccional Salud lugares existe acumulación de residuos líquidos y
enseres dados de baja en el
establecimientos no conectados al sistema de
Municipio
alcantarillado. No posee ni aplica un programa de
control integral de plagas y orden preventivo, no cuenta
con Latanque de almacenamiento
plaza continua de agua y unicamente
sin ofrecer protección a la gran
disponen
mayoríade deeste servicio losdeexpendios
los expendios alimentos,deyacarnes,
que seel
área dealfruver
encuentran no posee
aire libre, sin lassuministros
condiciones líquidos.
mínimas de
saneamiento como el suministro de agua, alcantarillado
1.- Respecto a que los puestos
y protección de la contaminación ambiental y los
existentes no son de materiales
puestos existentes continuan siendo de materiales que
noRealizada visita de campo
son impermeables, a la plaza
facil limpieza de mercado
y desinfección. Los
impermeables y de fácil
alimentos son dispuestos directamente sobre a
del municipio en dos fechas diferentes ellas
limpieza y desinfección es vital
piso,
exigirles a los comerciantes que
Auditoria externa sinbodegas y planchón
estar elevado donde
15 cm sobre llegaexpuestos
el piso, el mercado a los
mayorista de productos agrícolas se evidencio mejoren este aspecto y
12 Seccional de DSI Sep-15 residuos líquidos, las personas que transitan en las
exigencia legal desde la
Salud que enáreas el espacio se encontraban
y animales 40 vehículos
domésticos, tambien los de normatividad por la Secretaría
carga de diversas
manipuladores capacidades
no llevan uniformes desde
y no tracto
cumplen mulas
con
de Salud del Municipio.
hasta vehículoshigiénicas
las prácticas de baja capacidad, que llegaban
y las condiciones mínimas o
2. Reubicación de las bodegas
normativas
salían conpara manipular
carga, muchos alimentos.
de ellosEnsinelque
áreasedonde
les para evitar contaminación
se encuentran
hubiera cobrado la lostarifa
expendios de carne existen
correspondiente y otros cruzada.
establecimientos donde se almacena papa, plátano y
que solo pagaron parte de la tarifa pero no
material de recuperación, esto genera una potencial
poseían
contaminación el respectivo recibo
cruzada para un de pago.tan
producto Asídelicado
mismo
el secretario de Control como laInterno
carne. evidencio en el
momento de la auditoria lo que sucedía en las
bodegas donde se guardan los productos
agrícolas de los comerciantes, en la que se
encontraba el señor Alfonso Suarez trabajador del Entregar los talonarios
municipio con funciones de bodeguero realizaba oportunamente a los
la pesada de carga que los usuarios entraban a la operarios de la plaza de
bodega, y el cobro por el servicio lo recibía en mercado y establecer un
Auditoria
14 EYM 6 de octubre de 2015 algunos casos en efectivo, dinero que depositaba sistema de control que
Control Interno en su bolsillo y otros casos, según su propia permita verificar el cuidado
versión, los anotaría posteriormente; en ningún de los recursos.
caso Expedia ni entregaba los respectivos recibos
de pago. Preguntado al respecto expreso que al CAMBIAR EL ANALISIS
iniciar la jornada, no le habían entregado los
talonarios de recibo de ninguna clase, además
expreso que tenía aproximadamente $25.000 por
cobro a 25 vehículos de carga y los demás aún no
habían pagado. Con esta actuación se evidencia
una deficiente administración de la plaza en el
mercadeo de productos agrícolas al por mayor, no
se aplica ningún tipo de control que garantice el
Caracterizar los productores
Con fundamento en la obligación de todo que se benefician del
funcionario público de velar por el servicio de bodegage,
fortalecimiento del fisco municipal, es perentorio Entrega de usuarios
que la secretaria de agricultura aporte a la morosos desde los año
Dirección de cobro coactivo la documentación
Auditoria 2014, 2015, 2016 en el mes
15 EYM 25 de mayo de 2016 requerida, afín de que se desarrollen acciones
Control Interno de septiembre
conjuntas que garanticen la recuperación de Notificar a hacienda con la
cartera que por los conceptos de impuestos de entrega de los listados con
plaza de mercado y bodegaje de productos los valores de bodegage de
agrícolas tienen varios deudores morosos desde los beneficiarios
varios años atrás. mensualmente
contrato 211 sa2016 en el conse programo un

evento para 400 asistentes entre estudiantes y
El municipio no
acompañantes debe aportar
, segun las planillas en la de compra de
asistencia
herramientas
se registran 288 personas , en el informe al
, ya que estas tendrian que entrar
EnRealizar
el proceso la de
supervision
contratacion
inventario
En F:68 se delevidencia
municipio un y nocuadro
puedencon ser elcedidas
total a titulo
de las en El informe para con
el cobro
presentado por
gratuito a un particular.la
la sociacion hablan
intervencion
de 270
objeto detanto
sin
este
noestricta
deben y acorde
estar especificadas la
actividades
embargo, se yvalora
la valoracionpara el de
cobro los aportes
500 souvenir debe
programacion
las estar
herramientasclaramente
propuesta
para la por
convenio se origino para movimientos de tierra que en El informe para el cobro
(termos)porelelel
F:4realizo
en cooperante
aestudio
$3000. previo
cada como
unodel por
contrato
350 el municipio
197SA2017
almuerzos y 700 especificado
parte
ejecucion de
de la y con
lassociacion.
actividadeslas y del
Auditoria anterior propietario del lote , lo que esta debedelestar claramente
21 EYM 16 January de 2018 conservando
no se observa
refrigerios cada de uno
, legalmente
existiendo queen en
una elcada
forma faltaseporcentaje
materializara
de claridad fijo
sobreelde objeto evidencias
verificacioncontrato, dado que
exaustiva de el
Control Interno soportado auto Nro112 de 23 de especificado y con las
Auditoria aporte
el la
valorparticipacion
contrato del
de cooperante
la
marzo de208SA2017: inversion del
2016, es decirllama cooperante
con
del el fin
municpio
9 meses de
la atencion.forma
hacer
de
antes de el poco
control
acuerdo
quefolio
el a municipio
cada una contratata
correspondientes
de las el aservicio
las
actividades
22 EYM 16 January de 2018 evidencias
Control Interno
Auditoria ortodoxa
como
estas
7de laconsta
municipio cifras de
propuestaseen presentar
adquiriera el reza
soporte
presentanel lote ladiferencias
que . propuesta
adjunto.
el municipio
en dicho auto en,notorias
pues f:5la
el,tiene
en se con
el
ello incluido,
actividades
persentadas delycooperante
correspondientes
en el informe
para aloslas
EYM filosofia e los convenios tratan que las de actividades no deben tener
23
Control Interno 16 January de 2018 observa
fentre
mismo ello cuadro
CORNAREcontratado con
inicio lay valoracion
lo pagado,
proceso
alrededor de 100 recicladores y en el inverso de actividades total
versus
administrativo delo las diferenciando
informes
contemplar de las
cobro;
otras
del que conrealizo
acciones
cooperante
esto como justificacion parasus
Auditoria EYM actividades
actividadesigual
lalaejecutado
el acta
Sancionatorio
forma
pag sedede que
, inicio
por lo de
en
cuantificar
establece que
contra al
que presentan
valor
un
como podria
del
los total
contrato
señor
aportes
un objetivo en
del
pensarse
Uberconla propuesta
contrato.
que las diferenciando
el estado
Albeiro
del cooperante
especifico Serna que con los
respectivas dineros
correspondan del
evidencias.
y sean
24
Control Interno 16 January 2018 realizar la cuenta las que realizo
de cobro.
Auditoria deben
Castañeda
diferencias concordar
cronologicamete
estableciendo
F:3
realizar nocon
la seC.C
darian
catividad con
un
identifica la naturaleza
70.905.163
como
se debe
valor
con con anterior
resultado
firmar
para
100 cada
claridad de
despues
recicladores ella3er
una entidad
propietario
unos devalores
de
, las
sin ladel municipio
propuestas
necesarias alyobjeto
los
condel
quedel
EYM en el F:65 esta el informe tecnico producto de la con
dentro delosladineros
querella del se
25
Control Interno 16 January de 2018 yno no con,el
lote,
actividades
compromiso
embargo valor
por
ejecutados.que
poliza la
sincontrato
no fijo
apertura
embargo
del aportado
atienden se de
cooperante
se firma
un
podrian
el acta para
camino
de
la filososfia
,
para cada
50 actividad.
realizando
interpretar
inicio aparece
pretendida
relacionado como
recicladores con cooperante.
especificaciones
contrato
implemanta y suplan
en y
contra si
los es
costos
del del
señor
Auditoria vistita realizada
movimientos por
de la secretaria
tierr,ende manera el de agricultura
inconsulta y le y municipio
propuestas y los
condel
EYM Sicon
el
firmadamunicipio
esteellas
identificar
pagando 13
tipo
puntos de
de
elnormaspaga
detrimento
mismo junio
convenios
criticos efectivo
,patrimonial.
fecha conque
positivos valor
no
entidades
yplaneacionquesin
coincide
negativos caso encada actividad con su
26
Control Interno 16 January de 2018 un representante
omitiendo
corresponde, ¡como de lavalor que
secretaria
Ambientales
se valora
elnacionales
en decooperante
1.600.000 y dela
del elcooperante.
dinero
mencion
especificaciones que
debe
y siesta
estar
es del
Auditoria puesto
animo
en
propuso
con fecha que
la de
rutas
para legalmente
lucro
yde para
los
al 30 , pues
100 la
deen un
los contrato
aportes
recoleccion
recicladores,
junio de de 2017 por dedecon el
ellos
residuos
situacion
en el cual estado
debe
que
sedel caso marco
contemplada
justificado logico
todod y/o
los
demas. gastos
27 EYM 16 January de 2018 CORNARE.
no debe participacion
iniciarse
municipio
antes la
de
Marinilla
administracion
que sus
Omision
polizas ? fisco
esten realizar cada actividad
la este
revision con
respectia su
Control Interno
Auditoria materializarse
podria
evidencia
control interpretarse
, para que
realizar ycontratista
valorarse
laaprovechables
dichacomo de
un acuerdo
.ha cumplido
nodeterioro
intervencion con
al
.en conclusion lacon que acarra
metodologia.
hacer la
proceso
revision de
y tener
EYM debidamente aprovadas marco
segimiento logico y/o
y supervicion
28
Control Interno 16 January de 2018 naturaleza
lasla exigencias
reparacion de de laaparovadas
entidad
dichamunicipal. ypara
de
para
intervencion este
las lacaso
actividades
que debe
el municipio
debio que
realizar ser compromisos
previa al proceso de
y exigencias
Auditoria a partir de 5 de julio por lo que el contrato se continuametodologia.
para este
contracion proceso
29 EYM 16 January de 2018 realizacon , y con
propios la cooperacion
recursos el sr de
Uber
reciba el lote para su uso a entera satisfaccion , delhasta ambas
albeiro partes
Serna se contrato en campo para
Control Interno que llegue a su total
Castañeda
como extiende
logre
rezaejecutar
, el
puestoa una
estudio que fecha
actividades posterior
el municipio
previo F:5alhechos
enespacificas
eladquirio 31libre
de usos,
que que la autorizacion normalidad. de pagos
dicidembre
beneficien
costumbres
estan soportados dea 2017,
una
, servidumbres
en enacta
el su
determinada defecto
y toda
de accion disminuir
comunidad.
supervisio legal que en
del 30 el correspondientes al mismo
precio , pues
contra de
tuviere lo contrario
o cursare sobre
de junio , por lo que podria pensarse que a esta podria el configurarse
predio.
fechacomo aun no un inicia
detrimento la tenencia patrimonial
y goce del al fiscolote por
municipal.
parte del municipio. es decir no se origina canon
de arrendamiento alguno.
contrato para iniciar el cumplimiento de lfin del
utimo para el cual se arrendo dicho lote como es
el de la botada de escombros , y
simultaneamente en esta acta se autoriza para el siguente contrato se
elaborar la cuenta de cobro mensual , situacion tener la minusia en la
Auditoria que no parece correcto pues la tenencia del
30 EYM 16 January de 2018 revision de los documentos
Control Interno predio a entera satisfaccion por parte del por parte del prestador del
municipio aun no se ha legalizado para que inicie servicio para realizar el pago
el contrato , sin embargo como se evidencia en el
F:83 y 83 inverso , documentos constancia de
pago expedidos por la secretaria de hacienda del
municipio
Durante el previa
procesoautorizacion
de auditoríadedelaverificó
secretaria
quedeel
agricultura
Municipio desegun foliono83suministró
Marinilla . se pago arriendo
agua apta No aplica, por que no es
correspondiente
para al mes de
el consumo humano enjulio
todacompleto , cosa
su área rural de posible modificar los
31 CGA EYM Junio de 2018
que no debio hacersedel puesto que
acuerdo a los resultados Índice dese esta de
Riesgo resultados el IRCA de los
atentando
la Calidad contra
del Agua paraelconsumo
fisco municipal.
humano IRCA años 2017 y 2018
año 2017.
DESCRIPCION DE LA
DESCRIPCION DE LA RESPONS EVIDENCIA DE LA
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA
RESPONSABLE DE FECHA DE EVIDENCIA DE LA ABLE DE FECHA DE REALIZACION DE LA
(SOLO APLICA PARA NO (PARA ELIMINAR LA CAUSA
EJECUTAR LA IMPLEME REALIZACION DE LA EJECUTAR IMPLEMENTACIÓ ACCION
CONFORMIDADES REALES O IDENTIFICADA)
CORRECCIÓN NTACIÓN CORRECCION Y DONDE LAS N CORRECTIVA Y
POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA
SE ENCUENTRA ACCIONES DONDE SE
ENCUENTRA
contratos con
Se realizará supervisión informe tipo
continua por parte del EMC gerencial
para el cumplimiento de cada dentro de las
la no conformidad potencial se una de las acciones que lleva el carpetas de los
lista de chequeo presenta por falta de inducción proceso de contratación convenios y/o
diligenciada en su y/o entrenamiento del incluida la verificación EMC y contratos que
Lider GRN. ### totalidad en el personal del proceso ###
constante del listado de lider. permitan
archivo sección encargado de la función, chequeo con sus respectivas evidenciar de
contratos. además de falta de supervisión firmas en donde al notar manera
en el tema dentro del proceso. anomalías deben reportarse resumida el
inmediatamente al Lider del cumplimiento
Proceso. de los términos
de referencia.
Se realizará supervisión
continua por parte del EMC
para el cumplimiento de cada
la no conformidad potencial se una de las acciones que lleva el
lista de chequeo presenta por falta de inducción planes de
proceso de contratación
diligenciada en su y/o entrenamiento del inversiones
incluida la verificación EMC y
Lider GRN ### totalidad en el personal del proceso ### establecidos
constante del listado de lider.
archivo sección encargado de la función, oportunamente
chequeo con sus respectivas
contratos. además de falta de supervisión .
firmas en donde al notar
en el tema dentro del proceso. anomalías deben reportarse
inmediatamente al Lider del
Proceso.
Se realizará supervisión
para el cumplimiento de cada
una de las acciones que lleva el
la no conformidad potencial se
proceso de contratación
presenta por falta de inducción incluida la verificación
y/o entrenamiento del constante de que las carpetas EMC y
No aplica N.A. No aplica personal del proceso ### no aplica.
se encuentren correctamente lider.
encargado de la función, foliadas y consignados dichos
además de falta de supervisión folios en el listado de chequeo
en el tema dentro del proceso. en Se
donde al notar
realizará anomalías
supervisión
deben reportarse
inmediatamente
para al Lider
el cumplimiento del
de cada
Proceso.que lleva el
una de las acciones
la no conformidad potencial se proceso de contratación
presenta por falta de inducción incluida la verificación
y/o entrenamiento del constante de que las carpetas EMC y
No aplica N.A. No aplica personal del proceso ### no aplica.
se encuentren correctamente lider.
encargado de la función, foliadas y consignados dichos
además de falta de supervisión folios en el listado de chequeo
en el tema dentro del proceso. en donde al notar anomalías
deben reportarse
inmediatamente
Se oficiará a cadaal Lider
uno del Proceso
de los
Incumplimiento de plan de mejora responsables de las
Proceso. actividades
de
Proceso de Desagües y techos con diversas responsabilidades de planificadas anteriormente y que no
Desarroll Oficios enviados
Desarrollo de la plaza de ferias procesos del sistema para el se han cumplido incluida la ############
42709 o en archivo de
Territorial y Obras en mejores mejoramiento del aseo en los dirección del sistema para iniciar el #######
Territoria gestión.
Públicas condiciones. alrededores de la plaza de verdadero cumplimiento en los
l y Obras
mercado. hallazgos realizados por la
Públicas
autoridad sanitaria.
Proceso
Incumplimiento de plan de mejora
de
Proceso de con diversas responsabilidades de mantenimiento adecuado y Obra física del
Recintos sanitarios Desarroll
Desarrollo procesos del sistema para el periodico de la obra física recinto sanitario
42461 correctamente o 42461
Territorial y Obras mejoramiento de la infraestructura cumpliendo con lo estipulado en los en buen estado y
administrados. Territoria
Públicas y funcionamiento de las unidades planes de mejora establecidos. bien administrada
l y Obras
sanitarias.
Públicas
Recintos sanitarios se evidencia que en los baños se oficio requiriendo que se
Director del
### correctamente guardan costales llenos de suspenda ese tipo de actividad GNR
sistema
administrados. marcacia de segunda dentro los baños
Se oficiará a cada uno de los

Incumplimiento de plan de mejora responsables de las actividades
con diversas responsabilidades de planificadas anteriormente y que no
Oficios enviados
Acopio temporal de procesos del sistema para el se han cumplido incluida la ############
ESPA ### GRN en archivo de
residuos sólidos. mejoramiento de la infraestructura dirección del sistema para iniciar el #######
gestión.
y el manejo integral de residuos verdadero cumplimiento en los
sólidos. hallazgos realizados por la
autoridad sanitaria. planilla de
registro de
talonarios
entregados en
archivo de
gestión.
Proceso de
Las instalaciones de la plaza de En de
Plaza reunión
mercado
mercado han ido perdiendo en condiciones
realizada con la
Gestión Municipal ####### Reestructuración de las Direcció
Normatividad en capacidad técnica con los años y ############ modernas
secretríapara
de la
en Salud ####### instalaciones de la plaza de n del
salud cumpliendo. la infraestructura se va volviendo ####### comercialización
#####
limitante para el desempeño ideal
mercado a largo plazo. sistema hacienda se
de productos
ASOCOMUNAL
de la misma. tomó la
agrícolas
determinanción
de empezar a
realizar
facturación
desde la
dependencia de
la secretartía de
Agricultura y
Ambiente para
los procesos de
Priorizar la litografía para cada feria de gabada
periodo administrativo y Adminis (Pesaje) Y plaza
Adminstrador de ###### Talonarios No se había establecido un llevando un registro en planilla trador de Mercado
la plaza de ###### impresos en el control serio en la existencia de de los talonarios entregados a plaza de ### (Mercado
mercado y lider ###### archivo de gestión dicha papelería. cada uno de los operarios por mercad Cubierto
GRN # parte del administrador de la o (Bodegage y
plaza de mercado. Cobro de
vehículos) y
servicio de
Báscula).
Se realizó
reunión con
Juridca y
desarrollo
económico y
Caracterizar los productores
que se benefician del servicio
de bodegage,
Entrega de usuarios morosos
El sistema desde tiempo desde los año 2014, 2015, 2016
anterior no ha realizado las en el mes de septiembre Coordin
###### Caracterización acciones respectivas para Notificar a la Secretaría de ador de
Listado de
Coordinador de ###### usuarios mejorar el proceso de cobro, hacienda con la entrega de los la Plaza ##########
morosos
la plaza mercado ###### no caracterizando listados con los valores de de #########
Reportes
# adecuadamente los bodegage de los beneficiarios Mercad
mensuales benerficiarios que hacen uso mensualmente o
del servicio de bodegage.
Programar reunión para
sensibilización con los
productores usuarios del
bodegage
se participo en
NO SE REALIZO UNA capacitacion de
ADECUADA SUPERVISION AL supervision , se
lLas propuestas de los Solicitar mayor formacion en esta realizando la
CONVENIO POR FALTA DE
lider de proceso cooperantes debe estar bien supervision .y realizar un Lider de supervicion con
### APLICACION
Las propuestas DEdeLOSlos Lider ###
especificadas proceso adecuado de los Proceso mayor cuidado,
lider de proceso FORMATOScon
cooperantes DE cronogramas
debe CALIDA. Y
estar bien propuestas para la contratacion de
### contratos y convenios. ### por ser un
informe con
y tiempos
MAYOR
todo
la especificadas
ademas
CAPACITACION
contrato condebe deAlos
tener
cronogramas la propuestas para la contratacion
LOS Lider de
proceso convenio con
Lider de proceso ### informe contada
todas valores de cada
SUPERVISORES. unadedeconlas con sus repectivos valores y
especificacion delas propuesta
y tiempos economica
ademas los Proceso recursos de
Lider de Proceso y las actividades
informe con todas actividades de los cooperantes. responsables.
### actividades canntidades y tiempos
valores de cada una de las y en el seguimiento y supervision. cornare
oficina Juridica realizadas acordes
las actividades dentro de la propuesta
JUridica y Lider realizadas momento
todas actividades ademas
de haydebe
los cooperantes.que Estudios previos, contratos e lider de
### informe
realizadas laacordes
acon
objeto delacordes estar consignada la
de Proceso y
cooperante
al contrato recordar
las actividades que
en las actas
dentro se
de lade denben
liquidacion
propuesta pedir
debe 3 informes
se estudios previos, cotizaciones, proceso
lider de
especificaciones
a la metodologia de trabajo
lider de proceso ### realizadas acordes cotizaciones
debe dar a
estar diferentes
conocer
consignada los la para
errores y propuesta economicas proceso
cooperante y del
revisionobjeto
especificacionesdel
minusiosa en las actaslade
incluyendo los liquidacion
aportes delse estudios previos, cotizaciones, lider de
a la proyectar
que se tuvo
metodologia transparencia
para de demostrar
trabajo y
Secretaria de
lider de proceso ### contrato
de
del proximo
objeto del debe dar a conocer
cooparante los errores y propuesta economicas proceso
revision
especificaciones legalidad
minusiosa transparencia
incluyendo en la
los contratacion.
enaportes
su ejecucion
del Lista de chequeo, contrato y lider de
Gobierno y ### contrato
contrato con el que se tuvo para demostrar
de
del proximo
objeto del y realizar las
cooparantereaspectivas poliza proceso
con ela transparencia en su ejecucion contrato e informes tecnicos Lider de
LiderJuridica
de proceso ###
mismo
contrato objeto
contrato correcciones en el proximo
desarrollar y realizar las respectivas proceso
mismo objeto a contrato con el mismo objeto a
correcciones en el proximo
desarrollar contratar.
contrato con el mismo objeto a
contratar.
en las actas de liquidacion se
revision minusiosa que dar
debe a conocer los errores
se tuvo para demostrar
de proximo
Lider del transparencia en su ejecucion listas de chequeo completas, lider de
### contrato con el
proceso y realizar las respectivas informes y actas de supervicion proceso
mismo objeto a correcciones en el proximo
desarrollar contrato con el mismo objeto a Realizar un estudio donde se Contrato No
Los acueductos que prestan el
contratar. dertmine el estado actaul de la 143SA2018
servicio de suministro de agua, calidad del agua en cada uno de Informe de
son autónomos en sus los acueductos, y establecer Secretar análisis de IRCA
prcediemientos y ha faltado de cada uno de
planes de acción para aquellos ía de
control por parte de la los acueductos,
que se identifique nivel de Agricult a partir de la
N/A N/A N/A adminitración municipal, en la en la carpeta del
riesgo. ura y fecha
realización de las mediciones d contrato NO
HAcer seguimient a cada Ambien
e calidad de agua y la 143SA2018
acueducto con respecto a la te Contrato No
implementación de planes de
acción con base en los medición de la calidad del agua xxxSA2019, para
y la implementación de el seguimiento a
resultados obtenidos. acciones los acueductos
FECHA DE
SEGUIMIEN RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
CERRADA ACCIÓN
TO
23/4/20
18 No se han presentado
evidencias que ABIERTA
controviertan la no
conformidad,
Mayo/1
0/2018
23/4/20
controviertan la no
Mayo/1 conformidad,
0/2018
23/4/20
18
No se han presentado
Mayo/1 evidencias que ABIERTA
0/2018 controviertan la no
conformidad,
3. 25
OCTUBR
E 2018
23/4/20
controviertan la no
conformidad,
Mayo/1
0/2018
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
23/4/20
18
Conforme a las acciones
plantaeadas para elminar
o mitigar la no
Mayo/1 conformidad, se hará ABIERTA
0/2018 seguimiento a cada una de
ellas en el mes de
3. Noviembre.
octbure
25 de
2018
2. Aunque se ha mejorado
en la identificzción de los
deudores, aún persiste la
falencia en la
caracterización legal de los
deudores
19/10/2 La informacion que la
016 secretaria traslada cada
mes a la secretaria de
hacienda no reuno los
28/08/2 elementos necesarios para
017 realizar los cobros ABIERTA
juridicos
Mayo/1 En reunión realizada con la
0/2018 secretría de hacienda se
tomó la determinanción
de empezar a realizar
facturación desde la
dependencia de la
secretartía de Agricultura
y Ambiente para los
procesos de feria de
gabada (Pesaje) Y plaza de
Mercado (Mercado
Cubierto (Bodegage y
Cobro de vehículos) y
servicio de Báscula).
43213 Sin evidencias ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
### Sin evidencias ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
Se evidiencia de informe de
25 de anáslisis del IRCA de cada
febrero uno de los acueductos y el ABIERTA
de 2019 informe de la Seccional de
Salud del IRCA 2018
TIPO DE ACCIÓN:
NO CONFORMIDAD REAL
NUMERO DE CORRECTIVA FUENTE QUE PERMITIÓ LA RESPONSABLE FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
LA ACCION PREVENTIVA O IDENTIFICACIÓN DEL CIERRE ACCION
ACCION DE MEJORA
DE MEJORA
RECERTIFICACION EN No se visualiza seguimiento a las acciones de

SALUD PyP.
se encuentran diferencias presupuestales en los

RECERTIFICACION EN recursos del SGP, Fosyga Col juegos y aportes
SALUD Departamento año 2015, con relacion a la matriz
publicada por el Ministerio.
INSPECCION Y
No hay evidencias del reporte de las actividades
5 CORRECTIVA VIGILANCIA SSS Y PSA DSI 5 de octubre de 2016
realizadas a la SSS y PSA.
2016
El Municipio no valida que los traslados que llegan

INSPECCION Y
al Municipio por parte de la EPS, deben descargar
el maestro S5 para validar y enviar a las EPS los
2016
casos negados.
INSPECCION Y
El Municipio no realiza la validacion de los
traslados con todo el nucleo familiar.
2016
INSPECCION Y El municipio no realiza la validación para que el

8 CORRECTIVA VIGILANCIA SSS Y PSA DSI 5 de octubre de 2016 traslado se haga cuando algún miembro del
2016 núcleo familiar se encuentre hospitalizado.
Se validaron los usuarios en estado "Retirado" del
régimen subsidiado y se encontró lo siguiente: El
municipio no envía oficio a las EPS que tienen
INSPECCION Y
usuarios retirados para soportar el retiro, se
hallaron 134 usuarios que son niveles I y II del
2016
Se validaron
SISBEN a los los
queusuarios en estado
se les debe realizar"Retirado" y
la afiliación
al SGSSS
"Suspendido"
o la oficiosa
del régimen
en caso contributivo
tal que el usuario
y se
encontró lose siguiente:
rehúse aElafiliarse.
municipio no hace
seguimiento a los usuarios que siendo nivel I y II
INSPECCION Y
pueden aplicar el mecanismo de movilidad o
traslado para su continuidad en el sistema, se
2016
hallaron que: 450 usuarios se encuentran aptos
para afiliarse al régimen subsidiado y están en
estado retirado y 3 no se identificaron en el
No se evidencia gestión frente a las deudas
sistema.
INSPECCION Y
reportadas por la EPS Asmet Salud en el marco
de la Nota Externa 211506 de 2016. No da
2016
respuesta a las solicitudes enviadas por la SSSA.
No realiza seguimiento ni trazabilidad a todos los
compromisos de depuración resultantes de las
INSPECCION Y mesas de conciliación de la Circular 030, recibe
12 CORRECTIVA VIGILANCIA SSS Y PSA DSI 5 de octubre de 2016 lagunas facturas sin la relación de las mismas y de
2016 igual manera les da traslado a la ESE para su
análisis, corriendo el riesgo de pérdida de
documentación y/o facturación.
INSPECCION Y
No se evidencia el envío de la alimentación de los
informes de auditoría a las EPS.
2016
INSPECCION Y No se evidencia el envío de los planes de

14 CORRECTIVA VIGILANCIA SSS Y PSA DSI 5 de octubre de 2016 mejoramiento de los informes de auditoría a la
2016 SSA
Revisando el contrato 58SS2017 por valor de

$121’494.100, correspondiente a la vigencia 2017,
se constató la inexistencia de la totalidad de los
informes mensuales correspondiente a los
avances de las actividades desarrolladas, al igual
que los cronogramas mensuales de acuerdo a los
numerales 9 y 15 de la cláusula SEXTA
contractual “Compromisos del Cooperante”.
RESPONSABLE ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA
DE EJECUTAR (SOLO APLICA PARA NO
ACCIONES PREVENTIVAS Y DE
LA
FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
CONFORMIDADES REALES O (PARA ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA)
MEJORA) ACCIONES DE MEJORA
CORRECCIÓN POTENCIALES)
realizar la demanda inducida de los usuarios

que asistan a algun servicio (consulta externa,
realizar el seguimiento a las Proceso de no se realiza demanda odontologia) que correspondan a la poblacion
acciones de PyP. GMS inducida de los usuarios. pobre y vulnerable no cubierta con subsidios a
la demanda Realizar seguimiento a la dx
inducida Vs la dx efectiva con los RIPS.
realizar la trazabilidad de no se realizan los ajustes al

solicitar a la Secretaria de Hacienda que se
acuerdo a las matrices Proceso de presupuesto municipal de
1 de julio de 2016 realicen los ajustes pertinentes y oportunos a
publicadas por el Ministerio Vs GMS acuerdo a la matriz
sinopticos de presupuesto. publicada en diciembre
realizar el reporte de las

La Secretaria de Salud
actividades realizadas de
tenia desconocimiento de
elusion y evasion por medio GMS vigencia año 2017 conocimiento y adopcion del proceso
que se debia realizar el
del formato destinado por la
proceso
SSS y PSA El municipio ha trabajado
en focalización individual
por la dificultad en la
localización de usuarios,
Implementar proceso de
GMS 31 de diciembre de 2016 adicionalmente, el proceso Implementar el proceso de afiliación oficiosa
validación de traslados
de afiliación oficiosa es
nuevo y al momento sólo se
Las consultas
cuenta habilitadas
con un proyecto de
para dicho fin por el fosyga
resolución
Una vez el fosyga habilite las consultas de
El fosyga no da informacion no estan arrojando
grupos familiares se iniciará el proceso de
familiar, por lo tanto no es GMS Dado
resultados
que la validación
de grupo de
verificación, solicitar a la SSS y PSA asesoria y
posible verificarlo. familiar,
formulariospor de
lo que
afiliación
se hacese
capacitacion
hace posterior
imposible realizaralla
Solo aplica en la ESE diligenciamiento,
verificación no es
municipal. No es posible ya posible realizar la
que los formularios son verificación de
solicitar al SSS y PSA capacitacion y directriz
presentados posteriores al GMS 20 de diciembre de 2016 hospitalización de usuarios,
para poder realizar el procedimiento
diligenciamiento, solicitarle a la adicionalmente, se hace
ESE por medio de oficio que imposible conocer el estado
realice el procedimiento. de hospitalización de
usuarios en caso de
encontrarse por fuera del
municipio
se enviara oficio a las EPS y Desconocimiento del
Implementar el proceso de validación de
se implementará el proceso GMS 31 de diciembre de 2016 proceso requerido por la
usuarios retirados, requerido por la SSSyPSA
afiliación oficiosa SSSyPSA
Desconocimiento del
Implementar el proceso de validación de
se enviara oficio a las EPS GMS 31 de diciembre de 2016 proceso requerido por la
usuarios retirados, requerido por la SSSyPSA
SSSyPSA
Realizar la gestion frente a las

como la EPS-S se retiro de
deudas reportadas por la EPS
antioquia a partir del 01 de dejar la evidencia de forma escrita de la
Asmet Salud en el marco de la
GMS 1 de noviembre de 2016 abril de 2014, ha sido gestion realizada y de los intentos de
nota externa 211506 de
imposible la comunicación comunicación con la EPS-S
2016.dar respuesta a la SSS y
con dicha entidad.
PSA.
realizar seguimiento y falta de coordinacion entre
trazabilidad a los compromisos la ESE y la Secretaria de concertar con la ESE y pasarle el saldo
establecidos en las mesas de Salud para establecer la adeudado por la Secretaria de Salud a las IPS
GMS 18 de octubre de 2016
conciliacin con cada una de las adicion del contrato de por la atencion de urgencias a usuarios
IPS de acuerdo a la circular morbilidad para realizar los sisbenizados en Marinilla
030 respectivos pagos.
se ha solicitado los
realizar la gestion y ser mas insistentes en las
soportes para estas
realizar los informes de solicitudes de informacion, tener la evidencia
GMS 6 de octubre de 2016 auditorias a las EPS pero
auditoria de reporte a la SSS y PSA del incumplimiento
no envian la informacion
de las EPS
oportunamente.
se ha solicitado los
soportes para estas
realizar la gestion y ser mas insistentes en las
enviar planes de mejoramiento auditorias a las EPS pero
solicitudes de informacion, tener la evidencia
e informes de auditoria a las GMS 22 de octubre de 2016 no envian la informacion
de reporte a la SSS y PSA del incumplimiento
EPS oportunamente, por esta
de las EPS
razon el envio a la SSS y
PSA se retrasa.
Falta de rigurosidad al
Adjuntar al expediente momento de solicitar un capacitacion en el tema de supervision y
contractual los respectivos informe más detallado al diseño de un formato de informe estándar
0
informes de actividades y contratista, falta de donde cada contratista realice un reporte
cronogramas mensuales capacitación al personal detallado de las obligaciones contractuales
que apoya la supervisión
DESCRIPCION DE LA
RESPONSABLE DE EVIDENCIA DE LA
EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN REALIZACION DE LA ACCION FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVA Y DONDE SE
ENCUENTRA
actas de supervision del

contrato de vinculados y
No se observa avance continua
GMS 31 de octubre de 2016 requerimiento a la ESE de 17 de Julio de 2018
abierta
cumplimiento de demanda
inducida a las acciones de PyP
se buscara la manera de ralizar el

ajuste, sin embargo se observa que
GMS 15 de mayo de 2016 sinoptico de ingresos y egresos 17 de Julio de 2018
el tema se ha reviso y presenta
mejora con respecto al año 2016.
17 de Julio de 2018
correos remitidos a EPS,

GMS 31 de diciembre de 2016 maestros S5 sin glosas de 17 de Julio de 2018
negaacion de traslados
oficio a la SSS y PSA

solicitando asesoria y 17 de Julio de 2018
capacitacion en el tema
oficio a la SSS y PSA

GMS solicitando asesoria y
capacitacion en el tema
circular de aprobacion de la
estrategia de afiliacion y
garantia del derecho a la salud
de la poblacion susceptible a
ser beneficiaria del regimen
subsidiado en el Municipi de
GMS 31 de diciembre de 2016
circular
Marinilladey aprobacion
bases de datosde la
estrategia
remitidas por de
lasafiliacion
EPS conylos
garantia
usuariosdel retirados
derecho y bases
a la salud
de
datos
de la depoblacion
usuariossusceptible
aprobadosaa
aplicar
ser beneficiaria
movilidad del
(porregimen
parte de
subsidiado
la Secretaria
en eldeMunicipi
Salud) de
GMS 31 de diciembre de 2016
Marinilla y bases de datos
remitidas por las EPS con los
usuarios retirados y bases de
datos de usuarios aprobados a
soportes
aplicar de correos
movilidad (porenviados
parte de
la Secretaria
en el correo
de Salud)
financierasalud@marinilla-
antioquia.gov.co
actas de las reunines de

concertacion.
Informes de auditoria año 2016,

planes de mejoramiento,
GMS 21 de octubre de 2016 correos enviaddos a las EPS,
oficios enviados solicitando los
soportes para las auditorias.
Informes de auditoria año 2016,
planes de mejoramiento,
correos enviaddos a las EPS,
GMS 21 de octubre de 2016 oficios enviados solicitando los
soportes para las auditorias.
Soportes de envio a la SSS y
PSA.
Las evidencias en medio físico de las
actividades ejecutadas no se
encuentran organizadas por fecha.
Acta de capacitación del tema Es necesario volver a foliar todas las
de supervisión y formato carpetas donde se tienen las
diseñado y aprobado por el evidencias.
Secretaría de Salud 13 de febrero de 2019 22/2/2019
SIGEM de informe de Se evidencia acta de capacitación en
actividades detallado (una vez supervisión de los contratos con
aprobado se implementará). fecha del 13 de febrero de 2019.
Está pendiente la aprobación del
formato para los informes de
actividades de los contratos
QUIÉN CERRÓ LA
ABIERTA / CERRADA OBSERVACIONES SALUD
ACCIÓN
ABIERTA continua abierta
en la actualidad todos los

saldos se encuentran
actualizados con la matriz del
Ministerio de Salud, esta
ABIERTA
accion ya no se puede verificar
en los sinopticos del año 2015,
se verifica a partir del sinoptico
de 2018.
Formato 4 remitido a la SSS y

ABIERTA
PSA.
No se tiene acceso a
capacitacion en la validacion
de esos registros. El proceso
de validacion se realiza a
ABIERTA
traves de la comunicación
directa con las EPS. (soporte
maestros S5, a la fecha no se
tienen usuarios negados).
El Fosyga no permite la
consulta de grupo familiar, por
ABIERTA
lo tanto es imposible centificar
quienes faltan
El Fosyga no permite la
consulta de grupo familiar, solo
uno de los miembros se
ABIERTA
presenta a hacer el proceso, y
debemos aplicar el principio de
buena fe.
se tienen bases de datos de
usuarios para aplicar movilidad
que figuraban en estado
retirado (circular 066 del 10 de
agosto de 2017 municipal), se
envia a todas las EPS y a
se tienen
partir bases
de ahi de datos de
las EPS
usuarios
Coomeva,para aplicar movilidad
Medimas,Salud
ABIERTA
que
Total,figuraban
Savia Saluden estado
y Sura
retirado (circular
envian bases de 066
datosdelcon
10 de
usuarios
agosto deque
2017pueden
municipal), se
permaecer
envia a todasafiliados
las EPS pory medio
a
de movilidad
partir de ahi las
(la EPS
Secretaria de
Salud las valioda
Coomeva, Medimas,Salud
y aprueba la
ABIERTA
movilidad
Total, Saviaa quienes
Salud y Sura
cumplan
con los bases
envian requisitos),
de datos con
usuarios que pueden
permaecer afiliados por medio
correo del 07 (la
de movilidad de Secretaria
diciembre de
Saludylas
2016 delvalioda
20 de febrero
y apruebade la
ABIERTA
movilidad
2017 solicitando
a quienesnumero
cumplan
de
con los para
cuenta requisitos),
realizar pago
correos enviados a la ESE
solicitando estado de facturas,
correos enviados a las IPS que
ABIERTA se les adeuda, compromiso de
La vigencia 2016
depurascion de lasfirmado
de cartera
auditorias
en las mesas al RS
de fue entregada
saneamiento
en
consulastotalidad
difeentesa la SSSyPSA,
EPS
adicionalmente, se cuenta con
todas las evidencias de
ABIERTA informes, listas de chequeo y
planes
La vigencia
de mejoramiento,
2016 de las así
como de los
auditorias al RS
envío
fuerealizados
entregadaa
en
las su
EPS totalidad a la SSSyPSA,
y a la SSSyPSA. al
adicionalmente, se cuenta
año 2018 las auditorias se con
todas las evidencias
encuentran al dia. de
ABIERTA informes, listas de chequeo y
planes de mejoramiento, así
como de los envío realizados a
las EPS y a la SSSyPSA. al
año 2018 las auditorias se
encuentran al dia.
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
FUENTE QUE FECHA DE NO CONFORMIDAD REAL
NUMERO DE CORRECTIVA RESPONSABLE
PERMITIÓ LA IDENTIFICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó
LA ACCION PREVENTIVA O DE DEL CIERRE
IDENTIFICACIÓN ACCION ACCION DE MEJORA
MEJORA
Se verifico que dentro de los documentos del

proceso se cuenta con la política del daño
1 CORRECTIVA DSI 19 de septiembre de 2018 antijurídico, la cual no está firmada ni radicada,
calidad
lo que podría implicar la utilización de
documentación sin validez legal.
No se evidencia que dentro del proceso GJM, se

tenga para cada caso un expediente donde nos
Auditoria interna de permita verificar la trazabilidad de este desde la
calidad solicitud de conciliación hasta la culminación, lo
que no permite que el proceso Jurídico esté bajo
el control de la dependencia.
No se tiene establecido ni documentado los

3 CORRECTIVA DSI 19 de septiembre de 2018 lineamientos de cómo se deba dar el tratamiento
calidad
a las tutelas y demandas de la entidad.
No se evidencia que dentro del proceso Jurídico

exista un mecanismo, que exija a las diferentes
4 CORRECTIVA DSI 19 de septiembre de 2018 dependencias una respuesta oportuna y
calidad
eficiente, cuando se deban dar contestación a
las demandas o tutelas en contra de la entidad.
RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA
DE EJECUTAR FECHA DE DE LA REALIZACION DE LA (SOLO APLICA PARA NO
ACCIONES PREVENTIVAS Y DE
LA IMPLEMENTACIÓN CORRECCION Y DONDE SE CONFORMIDADES REALES O
MEJORA)
CORRECCIÓN ENCUENTRA POTENCIALES)
DESCRIPCION DE LA
RESPONSABLE DE EVIDENCIA DE LA
PREVENTIVA (PARA ELIMINAR LA FECHA DE
EJECUTAR LAS REALIZACION DE LA FECHA DE SEGUIMIENTO
CAUSA IDENTIFICADA) IMPLEMENTACIÓN
ACCIONES ACCION CORRECTIVA Y
ACCIONES DE MEJORA
DONDE SE ENCUENTRA
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO ABIERTA / CERRADA QUIÉN CERRÓ LA ACCIÓN
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
CORRECCIÓN (NO
TIPO DE ACCIÓN:
FUENTE QUE RESPONSAB FECHA DE NO CONFORMIDAD REAL APLICA PARA
NUMERO DE LA CORRECTIVA
PERMITIÓ LA LE DEL IDENTIFICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó ACCIONES
ACCION PREVENTIVA O DE
IDENTIFICACIÓN CIERRE ACCION ACCION DE MEJORA PREVENTIVAS Y
MEJORA
DE MEJORA)
Al confrontar el saldo del grupo 15 Inventarios, Se esta

conformado por las cuentas 1510 Mercancías en generando el
Existencia y 1518 Materiales para la Prestación de proceso con el
Servicios, que a diciembre 31 de 2014 presenta un saldo contratista del
Auditoria de la de cero (0), con la relación del Inventario Físico de módulo para
Contraloria Almacén, por $739,713,039.80. Lo anterior, afecto la que tanto las
1 CORRECTIVA EYM 15 de junio de 2015
General de razonabilidad de la cuenta, incumpliendo con lo entradas y
Antioquia establecido en el Instructivo 003 de diciembre de 2014, salidas de
de la Contaduría General de la Nación, Titulo 1 Aspectos almacén frente
a tener en cuenta para el cierre contable del 2014, a la parte
capítulo 1.2. Actividades Operativas y Contables con contable sean
ocasión del cierre del periodo contable. (A) homogeneas
se envia
circular nro 035
del 26/04/2016,
no se presentó ni seevidenció acción o documento
a todos los
alguno que demuestre el inicio o adelanto de procesos
secretarios de
de recuperacion de cartera sobre deudores morosos que
despacho con
por el uso de la plaza de mercado para la
el fin de que
comercializacion de los productos agrícolas al por mayor
envien todos
y por el bodegaje de algunos de sus productos, hecho
los titulos
Auditoria inexplicable, pues estos impuestos y tasas tienen que ser
8 CORRECTIVA EYM 7 de marzo de 2016 ejecutivos a su
Control Interno pagados al administrador autorizado en efectivo al
cargo
momento de causarse, es decir al ocupar el espacio para
debidamente
tal fin, hallazgos que han quedado registrados en las
ejecutoriados
auditorías realizadas a la administración de la plaza de
para que el
mercado en los años 2013 y 2'14. inobservando el
area de
estatuto tributario art 825, ley 1066 de 2006 decreto 4473
ejecuciones
de 2006
fiscales pueda
realizar el
cobro.
últimos adquiridos en el año 2013.
Esta plataforma opera en línea, y en términos generales
funciona adecuadamente aunque se pudo evidenciar en
el trabajo realizado con el Contador del Municipio y el
líder de sistemas y comunicación es que existen
inconsistencias en algunos registros que se generan en
los reportes y que requieren ajustes manuales, en la
facturación de Industria y Comercio e Impuesto Predial,
ya que no se estaba teniendo en cuenta las facturas
solicitadas para ser pagadas por anticipado, situación
que se está solucionando con el personal de SAIMYR.
Además, se conoció que el módulo de Activos Fijos e
Auditoria de la
Inventario que se maneja desde el Almacén, aún se
Contraloria
9 MEJORA EYM ### encuentra en la fase de implementación (primera etapa), N/A
General de
motivo por el cual la información relacionada con el
Antioquia
Inventario de los bienes (Consumo y Devolutivos),
Propiedad Planta y Equipo, Bienes de uso Público, se
controla y registra por fuera de la red, situación que
afecta la eficiencia en el procesamiento y consolidación
de los datos y, por supuesto, dificulta la conciliación de
las cifras con los registros contables, además las
depreciaciones se realizan de forma global y manual.
ElLamódulo
sumatoria de la subcuenta
de tránsito y el modulo de los bienes
tramites deinmuebles
aplicación
clasificadas en elaún
y control, grupo Propiedad, Planta
se encuentran y Equipo,
en proceso de con
saldo de $135.391.888.894
implementación, por lo que(depreciación acumulada
no realiza interfaz con de
$3.818.328.037 ycontabilidad,
provisión para protección de
Enpropiedades
consideración $1.325.767.225; es decir el
de lo antes expuesto, Activos,
Equipomenos
Auditor Realizar una
Auditoria de la depreciación,
conceptúa que lasmenos provisión
falencias para protección
detectadas de
en la plataforma conciliación
Contraloria propiedades.)
informática, no presenta
garantizanincertidumbre sobre su
a la Administración el
10 CORRECTIVA EYM ### entre catastro
General de razonabilidad dado que a la fecha de la evaluación se
acatamiento a los principios de la función administrativa Municipal y la
Antioquia conocióaludidos
que los bienes Muebles,
en el Artículo Inmuebles,
3º Ley así como los
489 de 1998 cuenta 16.
de Beneficio y UsoEficiencia
(Responsabilidad, Público sey encontraban
Economía) así en como
procesolo
de clasificación,
previsto identificación
en los Numerales y porde
3.15 y 3.16 consiguiente
la Resolución
depuración,
357 de 2008, desatendiendo
expedida por lo la establecido en el Numeral
Contaduría General de la
3.2 y 3.5,
Nación, a que209
articulo alude
de la
la Resolución
Constitución357 de 2008,
Política de la
y la ley 87
Contaduría
de 1993, General de la Nación.
en su Artículo 2. (A) (A)
14. Se evidenció, al revisar las conciliaciones

bancacarias a diciembre 31 de 2016 partidas
conciliatorias pendientes de identificar y depurar desde
vigencias santeriores y de los primeros meses del 2016,
inobservando lo establecido en el instrutivo 002 del 21 de
Realizar
diciembre de 2016 de la Contaduría General de la
Auditoría CGA legalizaciones
13 MEJORA EYM ### Nación, Titulo 1 Aspectos a tener en cuenta para cierre
vigencia 2016 pendientes de
contable del 2016, capítilo 1.2. Actividades Operativas y
cierre de año
Contables con ocación del cierre del periodo contable y
además en cumplimiento del principio contable de
revelación. Así mismo, subestima y sobreestíma algunas
cuentas del activo, pasivo, ingresos y gastos, en los
montos respectivos.
Se realizará
verificación de
bienes para
15. Se presenta saldo desde vigencias anteriores en determinar la
algunas cuentas de propiedad, planta y equipo por valor realidad de
inferior a un salario mínimo legal, contarviniendo lo estos y
Auditoría CGA establecido instrutivo 001 de febrero de 1 de 2016, proceder a la
14 CORRECTIVA EYM ###
vigencia 2016 Instrucciones para el reconocimiento y revelación debida
contable de los activos de menos cuantía en el periodo corrección, lo
contable 2016, emanado de la Contaduría General de la cual se exige
Nación. para el proceso
de
convergencia a
las NICSP.
Se realizará
19. Verificada la cuenta 1920Bienes Inmuebles
verificación de
Entregados en Comodato que a diciembre 31 presenta
bienes para
un valor de $16.122.906.554, debido a que se realizó
determinar la
ajuste por $3.287.044.433 con base en certificación
realidad de
enviada por la Empresa de Servicios Públicos de
estos y
Marinilla y por lo tanto, se presenta incertidumbre en la
Auditoría CGA proceder a la
15 CORRECTIVA EYM ### cuenta. Lo anterior, contraviene lo establecido en la
vigencia 2016 debida
Resolución 355 Plan General de Contabilidad Pública, en
corrección, lo
cuanto a los principios contables, sobre todo en lo que
cual se exige
hace referencia a los criterios de medición de las
para el proceso
transacciones, hechas y operaciones; al momento en le
de
cual se realiza; al principio de la Medición y de la
convergencia a
Prudencia.
las NICSP.
22. En la cuenta 8347 Bienes Entregados a Tercero,

subcuenta 834704 Propiedad Planta y Equipo se
Se buscarán
presenta saldo a diciembre 31 de 2016 por $
los debidos
13.164.859.000, los cuales no presentan soporte alguno
soportes para
a pesar de haber sido solicitado por esta comisión, con el
Auditoría CGA el manejo de
16 CORRECTIVA EYM ### fin de verificar la razonabilidad de este saldo. Lo anterior,
vigencia 2016 esta cuenta y
incumpliendo lo establecido en el Instrutivo 002 del 21 de
poder realizar
diciembre de 2016 de la Contaduría General de la Nación
la corrección
. Titulo 1 Aspectos a tener en cuenta para el cierre
pertinente.
contable del 2016, capítulo 1.2. Actividades Operativas y
Contables con ocasión del cierre del periodo contable
Revisados los estados contables a diciembre 31 de
2017, cuenta con 1110 depósitos de Instituciones
Financieras por $20.862’146.608, se evidenció al revisar Realizar
las conciliaciones bancarias a diciembre 31 de 2017, legalizaciones
partidas pendientes de legalizar por $1.839’740.868, pendientes de
subestimando la cuenta, inobservando lo establecido en cierre de año
el Instructivo 003 del 1 de diciembre de 2017 de la
Contaduría General de la Nación.
A partir de la
aplicacion del
Nuevo marco
normativo para
las entidades
Confrontada la cuenta 1110 Depósitos de Instituciones
de Gobierno y
Financieras, las Cuentas Bancarias Corrientes números:
el cumplimiento
6476200002-4 Bancolombia; 6474033446-6 Bancolombia
del manual de
21 CORRECTIVA CGA EYM Junio de 2018 y 463014852 Banco de Bogotá; que en su totalidad
politicas
suman $2.960’201.384 con las reflejadas en el Boletín de
Contables, se
Tesorería, por valor de $2.881’081.397, se evidenció
revisará
diferencias por $79’119.987.
periodocament
e el
comportamient
o de estas
Revisados los Estados Contables a diciembre 31 de cuentas
2017, subcuenta 140102 Multas por comparendos de
tránsito por valor de $4.026’212.303 al ser confrontados
con los informes de cartera de Multas de tránsito que se
reporta al Municipio para efectos contables al cierre de la
vigencia, según visitas realizadas al Tránsito de Marinilla,
y la verificación realizada a diciembre 31 de 2017 con
la subcuenta 140102 – Multas por Comparendos de
22 CORRECTIVA EYM Junio de 2018 Tránsito reflejadas en los libros auxiliares de contabilidad, N/A
al cierre de la vigencia contable, únicamente el valor
correspondiente a las sanciones, el reporte generado por
la Oficina de Tránsito no mostraba el valor de los
intereses de mora de los deudores en el reporte general,
aunque a nivel individual, si los genera, evidenciándose
la falta de causación de los intereses de mora al cierre
del periodo contable; lo que generó incertidumbre en
cuando al valor real de la subcuenta
Realizar un
barrido de los
bienes
Cotejados los saldos del grupo 16 Propiedad Planta y
inmuebles,
Equipo en lo referente a bienes inmuebles terrenos
para identificar
cuenta 1605 por valor de $103.780’241.607 con el
los que se
inventario de bienes inmuebles de terrenos se observó
encuentran
23 CORRECTIVA CGA EYM Junio de 2018 predios del Municipio que aún no han sido legalizados
pendientes por
por valor de $6.105’577.996, no obstante, haber iniciado
legalizar y
el proceso de actualización, valoración y depuración de
proceder a
los mismos por lo cual la cuenta genera incertidumbre en
ejecutar la
este valor.
acciones que
permitan su
legalizacion
Realizar un
barrido de los
bienes
inmuebles,
De igual manera en lo referente a bienes inmuebles para identificar
Edificaciones cuenta 1640, por valor de $58.955’084.900 los que se
al confrontar con el inventario de bienes inmuebles encuentran
Edificaciones se observó que aún no han sido pendientes por
legalizadas edificaciones por valor de 1.331’743.913, por legalizar y
lo cual la cuenta genera incertidumbre en este valor. proceder a
ejecutar la
acciones que
permitan su
legalizacion
Revisados lo saldos reflejados en los libros auxiliares de

contabilidad a diciembre 31 de 2017, cuenta 165506
Equipo de recreación y deporte por valor de $75’854.015 Incorporar al
al ser confrontados con el inventario de bienes (licencias) software de
por $12’823.000, presentan diferencia de $63’031.015 bienes
con el reporte generado del módulo de activos Donacion
25 CORRECTIVA CGA EYM Junio de 2018 (inventarios) entregado por la entidad, evidenciando realizada por
fallas en el proceso de cierre contable al finalizar la C.A Mejia en el
vigencia 2017, que generó sobreestimación de la mes de
cuenta, inobservado la Resolución 357 de julio de 2008 y Diciembre de
el numeral 2.1.1.3 Registro y ajustes del instructivo 03 de 2017
Cierre Contable de diciembre de 2017 de la Contaduría
General de la Nación.
Realizar la
incorporacion o
reclasificacion
La cuenta 1675 Equipos de Transporte Tracción y de bienes de
Elevación por un valor de $1.335’539.964 al ser acuerdo con la
confrontados con el inventario de vehículos por informacion
$1.440’589.965 presentan diferencias con el reporte que arroje el
generado del módulo de activos (Inventarios-Transporte) inventario fisico
de la entidad, por $105’409.999 subestimando la cuenta. de los
vehiculos de
propiesdad del
Municipio
El Municipio de Marinilla suscribió con LA EMPRESA DE

SERVICIOS PÚBLICOS DE SAN JOSÉ DE LA Cobro de la
MARINILLA ESP con Nit.811.014.470-1, el Contrato deduccion a la
interadministrativo 159SA2017. Mismo que a la fecha EMPRESA DE
27 CORRECTIVA CGA EYM Junio de 2018 de la auditoria no se ha liquidado, no obstante revisando SERVICIOS
el comprobante de egreso 2017-02534 del 27/10/2017, PUBLICOS DE
correspondiente al primer pago del contrato, la SAN JOSÉ DE
administración no realizó la deducción del 5% para el LA MARINILLA
Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana.
A partir de la
aplicacion del
Nuevo marco
normativo para
Revisados los Libros Auxiliares, del Municipio de Marinilla
las entidades
a diciembre 31 de 2017, cuenta 290580-Recaudos por
de Gobierno y
reclasificar por $71’589.596, correspondiente a
el cumplimiento
consignaciones bancarias realizadas por terceros
del manual de
28 CORRECTIVA CGA EYM Junio de 2018 pendientes de identificar al cierre de la vigencia, las
politicas
cuales afectan y distorsionan la realidad de la cuenta
Contables, se
2905-Recaudos a favor de terceros, denotando falta de
revisará
gestión administrativa en Actividades mínimas a
periodocament
desarrollar
e el
comportamient
o de estas
cuentas
Realizado un comparativo de la distribución de los
recursos SGP 2017, reportados en los documentos Se realizara el
CONPES, con lo incorporado en la ejecución de ingresos ajuste contable
a 31 de diciembre de 2017 del Municipio de Marinilla, se para la
observó diferencias por ingresar en Régimen Subsidiado incorporacion
y FONPET que afecta la cuenta contable 4408, Sistema de estos
General de Participaciones por valor de $96’124.352, no recursos y
incorporado en la ejecución de ingresos, lo que significa conciliacion
que no se ajustó el presupuesto con los recursos sin periodica para
situación de Fondos de acuerdo a lo reportado en los evitar
CONPES de los rubros en mención denotando diferencias.
deficiencias en el Control Interno Contable.
Revisado el Archivo Plano de Egresos del Municipio de

Marinilla a diciembre 31 de 2017, se evidenció la
aplicación de recursos de inversión por $472’342.193 a
gastos de funcionamiento de telefonía, fotocopias,
asesorías y suministros, servicios de alimentación,
mantenimiento preventivo entre otros.
No se evidencia el Flujo grama u otro medio, que permita

evidenciar la informac¡ón que debe ser proveída al área
contable para la conciliación de la información, para lo
cual está en proceso de construcción del documento
denominado
Políticas de Operación.
Revisado el Archivo Plano de Egresos del Municipio de

Marinilla a diciembre 31 de 2017, se evidenció la
aplicación de recursos de inversión por $472’342.193 a
gastos de funcionamiento de telefonía, fotocopias,
asesorías y suministros, servicios de alimentación,
mantenimiento preventivo entre otros.
ANÁLISIS DE DESCRIPCION DE LA
CAUSA RAIZ EVIDENCIA DE LA
RESPONSABLE DE (SOLO APLICA RESPONSABLE DE FECHA DE REALIZACION DE LA
PREVENTIVA (PARA ELIMINAR LA
EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN EVIDENCIAS PARA NO EJECUTAR LAS IMPLEMENT ACCION
CAUSA IDENTIFICADA)
CORRECCIÓN CONFORMIDADES ACCIONES ACIÓN CORRECTIVA Y
ACCIONES DE MEJORA
REALES O DONDE SE
POTENCIALES) ENCUENTRA
Solicitar por escrito a los

El sistema no
Directora proveedores de SAIMYR, la Correo elctronico
Se solciito a SAIMYR ha
Administrativa y interfax del módulo de bienes del 18/02/2015, el
la integracion del parametrizado Directora
Financiera y con contabilidad para así contratista no ha
### sistema contable con las entradas y Administrativa y ###
Auxiliar poder llevar un control realizado la
el de bienes y salidas de Financiera
Administrativa permanente de los integracion del
almacen almacén con la
de Bienes inventarios. sistema
parte contable
falta de
directora
compromiso y/o
Administrativa
conocimiento
de ejecuciones
de los titulos
fiscales,
ejecutivos que asesoria a los secretarios de
Secretario de directora
estan a cargo despacho para un debido
Planeación, Administrativa de
de cada proceso en las multas y
profesional ejecuciones fiscales,
secretaria, los sanciones que interponen y lo
universitario - circular 035 del secretaria de
26 de abril de 2016 cuales deben que deben hacer una vez las ### ,L.
planeacion 26/04/2016 hacienda y tesorera
estar mismas esten ejecutoridas, lo
(valorizacion), municipal,
ejecutoriados cual se ha venido trabajando
secretario de secretarios de
para su en el consejo de gobierno
Agricultura , despacho
correspondient semanalmente
profesional
e envio a la
universitario
oficina de
(jurídica) , jefe
ejecuciones
de impuestos.
fiscales
Se hizo un
contrato con el
Correos electronicos y En general la apoyo del area de
Directora memorandos falta de La integración y Directora sistemas y la
Administrativa y 31 de diciembre de 2016 solicitando la parametrizació parametrización correcta de Administrativa y ### empresa SAIMYR
Financiera asistencia tecnica para n e integración todo los modulos Financiera a fin de brindar la
corregirla de los modulos infor,aciòn a los
diferentes
ususarios.
Se hizo un
contrato con el
Correos electronicos y En general la apoyo del area de
Directora memorandos falta de La integración y Directora sistemas y la
Administrativa y 31 de diciembre de 2016 solicitando la parametrizació parametrización correcta de Administrativa y ### empresa SAIMYR
Financiera asistencia tecnica para n e integración todo los modulos Financiera a fin de brindar la
corregirla de los modulos infor,aciòn a los
diferentes
ususarios.
Cierre bancario
de fin de año y
falta de Conciliaciones
Estados financieros Realizar legalizaciones en lo
Directora soportes para bancarias, actas
del Municipio, y posible en tiempo real, para
Financiera y 2 de enero de 2018 la identificacion Tesorera ### del comite de
conciliaciones evitar subestimaciones de la
Tesorera de recuersos sostenibilidad
Bancarias cuenta.
consignados en Financiera
las cuentas del
Municipio.
Inobservancia Carpeta de
Directora de los Se realizará la debida revisión Directora 31 de contabilidad en la
Estados financieros
Administrativa y 31 de diciembre de 2017 instructivos de y depuración de acuerdo a la Administrativa y diciembre red con todo el
del Municipio
Financiera cierre de la normatividad vigente. Financiera de 2017 debido proceso
Contaduria de depuración
Directora Realizar avaluo tecnico al

Estados financieros Falta de avaluo
Administrativa y 31 de diciembre de 2017 bien, para tener certeza de su
del Municipio del Bien
Financiera valor.
Falta de
Directora soportes para Realizar avaluo tecnico al
Estados financieros Directora Financiera
Administrativa y 31 de diciembre de 2017 realizar la bien, para tener certeza de su
del Municipio y Administrativa
Financiera debida valor.
actualización
Cierre bancario
de fin de año y
falta de Realizar legalizaciones en los Conciliaciones
Estados financieros
Directora soportes para tiempos establecidos por el bancarias, actas
del Municipio, y
Financiera y 2 de enero de 2018 la identificacion Manual de Politicas Tesorera ### del comite de
conciliaciones
Tesorera de recuersos Contables, para evitar sostenibilidad
Bancarias
consignados en subestimaciones de la cuenta. Financiera
las cuentas del
Demoras en la
Municipio.
identificacion y
entrega de
cheques, razon
por la cual se
procedio a
realizar
reclasificacion Conciliaciones
contable para bancarias, actas
mostrar la Devolver ajustes contables, y del comite de
Estados financieros realizadad de realizar un saneamiento de Directora sostenibilidad
Directora
del Municipio, y las cifras. las cuentas bancarias para Administrativa y Financiera Acta
Administrativa y 2 de enero de 2018 ###
conciliaciones sumado a la disminuir las diferencias que Financiera y numero 8.
Financiera
Bancarias falta de claridad se presentan por cheques Tesorera. Carpeta
por el pendientes de cobro. "Cheques
proveedor vigencias
tecnologio en el anteriores"
proceso a
seguir para
evidenciar este
proceso desde
Falta dede
el modulo
soportes para
tesoreria.
realizar la Acta de comite
incorporacion (Numero 2.1),
Directora
Estados Financieros, contable, estados
Financiera y Desarrollo del sofware de
certificados de deuda debido a que el financieros, y
Administrativa, forma realice la medicion de Secretaria de
20 de abril de 2018 de la secretaria de Software de la ### certificados de
Secretaria de los intereses por Movilidad y Transito
Movilidad y transito, secretaria no deuda emitidos
Movilidad y contravenciones de transito.
software Quipux contaba con el por la Secretaria
transito
desarrollo para de Movilidad y
realizar el transito.
calculo de
intereses.
Soliucitud desde
Cesiones o el comite de
donaciones de bienes de la
Actas de comite,
bienes al Realizar las acciones juridicas identificacion de
Contratacion de
Comite de municipio sin que permitan establecer la Comite de Bienes, predios sin
31 de diciembre de 2018 profesional juridico ###
Bienes documento propiedad de los bienes de secretaria Juridica legalizar, o sin el
para saneamiento de
legal que forma inmediata lleno de los
bienes
certifique su registros en el
propiedad modulo de
Bienes.
Soliucitud desde
Cesiones o el comite de
donaciones de bienes de la
Actas de comite,
bienes al Realizar las acciones juridicas identificacion de
Contratacion de
Comite de municipio sin que permitan establecer la Comite de Bienes, predios sin
31 de diciembre de 2018 profesional juridico ###
Bienes documento propiedad de los bienes de secretaria Juridica legalizar, o sin el
para saneamiento de
legal que forma inmediata lleno de los
bienes
certifique su registros en el
propiedad modulo de
Bienes.
Falta de
Envio de certificado de
incorporacion
donacion y factura de C.A
Directora Gimnacio al Aire Libre de donacion Oficio radicado
mejia a lider de bienes y Directora
Financiera y inventariado en el realizada por No. 2149 del 19
18 de octubre de 2018 suministros para que administrativa y ###
Administrativa, Modulo de bienes y C.A. Mejia en el de Octubre de
incorpore dentro del inventario Financiera.
Lider de Bienes suministros moludo de 2018
de la entidad el bien recibido
Bienes y
en donacion.
suministros
Directora Realizar cruce de informacion Directora
Incorrecta
Financiera y Inventario de Bienes con el modulo de bienes, administrativa y
30 de octubre de 2018 clasificacion de
Administrativa, muebles analizando la clasificacion Financiera y Lider
los vehiculos
Lider de Bienes desde el mismo de Bines
Se envia cuenta
Error en la
de cobro Numero
causacion del
20 del 23 de
pago a la
Realizar cobro a la ESPA por Agosto de 2018,
ESPA,
Directora descuento no aplicado en el Directora por valor de
Cuenta de cobro desatendiendo
Administrativa y 23 de agosto de 2018 acta de avance No 1 del Administrativa y ### $8.199.997, el
generada a la Espa los establecido
Financiera contrato Interadministrativo Financiera cual es cancelado
por la norma
159SA2017 por esta entidad
para los
en el mes de
contratos
Demoras en dela
Septiembre de
obra publica y
identificacion 2018.
entrega de
cheques, razon
por la cual se
procedio a
realizar
reclasificacion
contable para
mostrar la Devolver ajustes contables, y
Conciliaciones
Estados financieros realizadad de realizar un saneamiento de Directora
Directora bancarias, actas
del Municipio, y las cifras. las cuentas bancarias para Administrativa y
Administrativa y 2 de enero de 2018 ### del comite de
conciliaciones sumado a la disminuir las diferencias que Financiera y
Financiera sostenibilidad
Bancarias falta de claridad se presentan por cheques Tesorera.
Financiera
por el pendientes de cobro.
proveedor
tecnologio en el
proceso a
seguir para
evidenciar este
proceso desde
el modulo de
tesoreria.
Incorporacion presupuestal y
Registro de contable de los recursos del
valor incorrecto Regimen Subsidiado y
en el certificado Conciliaicon continua con los
Carpeta
Estados financieros emitido por la valores del documento
Directora Directora Contabilidad/
del Municipio, y secretaria de COMPES, ademas realizar
Administrativa y 1 de enero de 2018 Administrativa y ### Conciliaciones
Ejecucion Salud para el control sobre los recursos
Financiera Financiera contables/
presupuestal reconocimiento consignados en el FONPET
Fonpet/SGP
de los recursos (Recursos que no deben ser
del Regimen incorporados al presupuestao
Subsidiado. hasta que no sean
desahorrados)
Secretaria de
Hacienda y
Gestion Fiscal
FECHA DE ABIERTA / QUIÉN CERRÓ LA
SEGUIMIENTO CERRADA ACCIÓN
El Municipio no ha adoptado
politicas claras frente a la guarda
y custodia para la proteccion de
5/23/2018 los inventarios. Mientras no ABIERTA
susceda esto en la partte
contable del proceso se vera
reflejada esta situacion
no se evidencio en la revision
realizada a esta no confromidad
acciones efectivas que
minimicen el efecto que ha
tenido para el presupuesto
muniicpal el descontrol sobre los
deudores morosos q existen en
1/9/2016
la administracion por concepto
de comercializacion de productos
ABIERTA LEYDY
agricolas al por mayor en la
2 mayo de
plaza de mercado. asi mimsmo
2018
se sugiere que la directora pida
la indormacoiponb a los demas
funcionarios del area que
manejkan la vase de datos de
todos los deudores morosos
sobre comercializacion de
prodictos agrcolas
en esta
observacion se
iniciaron
acciones
conducentes a
la eliminacion
de la no
conformidad,
fundamentalme
nte en lo
relacionado
con la
Todas las acciones no conformes facturacion
3/16/2017 relacionadas en esta ABIERTA desde todas las
observación dependencias
del Municipio
con el uso del
codigo de
barras, pero se
considera
conveniente
que se realicen
accion de
seguimiento y
Revisar informaciòn valoración a fin
suministr5ada al concejo de garantizar
Municipal se aprecia con claridad de forma
la identificaciòn de todos los definitiva la
3/16/2017 bienes inmubles del Municipio. ABIERTA eliminacion de
quedando pendiente la segunda la no
etapa del proceso consistente a conformidad.
la identificaciòn juridica de cada
uno.
ABIERTA ALEJA
Diciembre de
Informes de estados financieros ABIERTA LAURA
2017
ABIERTA LAURA
ABIERTA LAURA
2/25/2019 Se evidencian ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
NO CONFORMIDAD REAL
NUMERO DE LA CORRECTIVA FUENTE QUE PERMITIÓ LA RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE
ACCION PREVENTIVA O DE IDENTIFICACIÓN CIERRE LA ACCION
ACCION DE MEJORA
MEJORA
No se garantizan las condiciones de preservación del

archivo. No existe un espacio físico destinado a esta
Auditoria interna de clase de archivo con la custodia, clasificación y
calidad mantenimiento requerido. Se incumple el numeral
7.5.5 de la Norma NTCGP 1000:2009.
No se cumple lo establecido en el Decreto 1080 de

Mayo 26 de 2015 en su artículo 15 que define la
2 CORRECTIVA DSI 25 de agosto de 2015 obligatoriedad de tener el programa de gestión
calidad
documental aprobado por acuerdo. No se han realizado
los ajustes correspondientes
Las condiciones en las que se encuentra archivado del

3 CORRECTIVA DSI 25 de agosto de 2015 fondo acumulado (1950 – 1974) no garantizan la
calidad
preservación de los documentos
En el sitio web de la entidad no se evidencian

Auditoria interna de publicados los Inventarios Documentales de acuerdo
calidad con lo establecido por la estrategia de Gobierno en
Línea
Según la Información suministrada por la lider del
proceso, no se tiene las tablas de Valoración
5 CORRECTIVA DSI 19 de septiembre de 2016 Documental, ni el Inventario Documental, y esto no se
calidad
va a realizar hasta tanto o se lleve a cabo la
Reestructuración administrativa
6 CORRECTIVA DSI 19 de septiembre de 2016 No se ha Hecho Transferencia Documental
calidad
Se hace back-up de seguridad periódica a la

información regIstrada en los equipos de cómputo que
trabajan desde el servidor, sin embargo se observa que
Auditoria interna de un
calidad considerable número de equipos no tiene conexión al
Servidor, por lo tanto no hay
como verificar que se esté cumpliendo con esta política
institucional
Luego de revisar la ejecución de los copias de
Seguridad en el Servidor se evidencia que solo 5 de 20
procesos realizan el procedimiento de acuerdo a las
10 CORRECTIVA EMC-GIC DSI 15 de abril de 2017
políticas de Seguridad incumpliendo las directrices de
seguridad, lo cual no cuentan con el adecuado
almacenamiento y preservación de la información.
No se cuenta con el plan para el control de trámites de

Auditoria interna de acuerdo a lo estipulado en la caracterización del
calidad proceso. Aunque este aspecto se asocia con un
indicador, no se ha registrado la acción correctiva
Auditoria interna de No se ha realizado la identificación de los servicios que

calidad presta el Municipio.
No se ha verificado la satisfacción de los ciudadanos
13 CORRECTIVA DSI 26 de septiembre de 2015 con respecto a los trámites. No se han recibido los
calidad
resultados de tabulación de las encuestas realizadas
Solicitar al alcalde municipal se delegue por acto

Revision por la administrativo la respondabilidad de documentar y
14 CORRECTIVA DSI 2 de diciembre de 2015
direccion documentar SUIT los trámites y servicios que presta la
entidad
Solicitar al comité SIGEM la definición del alcance que

Revision por la
15 CORRECTIVA DSI 2 de diciembre de 2015 debe tener el proceso y la verificación y el control que
direccion
debe este realizar en los trámites
En el Plan de acción del año 2018 se t¡ene como

3.1.1.5. Documentación y
Auditoria interna de Publicación de Trámites en el Suit, para este año no se
calidad ha documentado ni publicado ningún trámite, por lo que
el indicador no es coherente con su medición.
con 171, las que corresponden a todas las

19 CORRECTIVA DSI 13 de septiembre de 2018 capacitaciones de diferente indole que se han d¡ctado
calidad Socializado el plan de Acción de Gobierno Digital MIPG,
Auditoria interna de desde el punto V¡ved¡g¡tal, donde no stiene
20 CORRECTIVA DSI 13 de septiembre de 2018 no se tienen registros de asistencia a la socialización.
calidad
Auditoria interna de codificación establecidas para las dependencias de la
calidad Administración
Auditoria interna de adoptó el PETI Plan estratégico de modernización y
calidad mantenimiento de las TlC.
cronograma de mantenimiento preventivo de equipos
23 CORRECTIVA DSI 13 de septiembre de 2018 2018.
calidad de la información en la página web del Municipio y No
Auditoria interna de El Manual de atención al Ciudadano, se encuentra en la
24 CORRECTIVA DSI 13 de septiembre de 2018 se encontró el acto administrativo por medio del cual se
calidad página Web del Mun¡cipio, está aprobado por el Sigem
Auditoria interna de aprueba o adopta.
25 CORRECTIVA DSI 13 de septiembre de 2018 pero no se t¡ene el acto administrativo de la adopción o
calidad No se ha actualizado
lncumplimiento a lalegal,
a requisito fechaEllas carpetas
plazo con la
de ejecución
Auditoria interna de aprobación.
26 CORRECTIVA DSI 13 de septiembre de 2018 codificación
La cantidad
del de las tablas
contratoregistros de las
Adquisición dePQRS
de retención
licencias delPREMISE
en ON año 2018.
Mejoramiso, no
calidad
Auditoria interna de coinc¡de
(para uso perpetuo) de uncon los de gestión de
sistema
calidad registrosBPMS,
procesos de las PQRS recibidas
con el diseño, de las Secretarias.
la implementación y la
28 CORRECTIVA DSI 13 de septiembre de 2018 puesta en producción de los procesos de archivo digital
calidad
y contratación directa 257052017 (Simona), será hasta
el treinta (30)
Falta el de enero
análisis de dos mil de
de resultados dieciocho (2018),
encuestas de el
que hasta la fecha
satisfacción no sede
del cliente haprimer
ejecutado en su de
semestre totalidad.
2018
faltando al numeral de la norma donde se dice que "La
Auditoria interna de organización debe realizar el seguimiento de las
30 CORRECTIVA
calidad
percepciones de los clientes del grado en que
expectativas. La organización debe se cumplen sus
necesidades y determinar los métodos para obtener,
realizar el seguimiento y revisar esta información."
Según lo expuesto en la caracterización del proceso,

Auditoria interna de este no garantiza que se realicen acciones necesarias
31 CORRECTIVA
calidad
para la respuesta oportuna a las PQRS de los
ciudadanos.
Culminar los desarrollos iniciados desde que fue

adquirido el SAIMYR y que se quedaron en pruebas,
como es el caso de las prestaciones sociales. No se
han ejecutado las acciones para responder a las
siguientes necesidades: El sistema no liquida la
Retención en la Fuente sobre los pagos salariales.
Lograr generar alertas de pago, puedan llegar por error
a liquidarse doblemente. Lograr articulación entre el
supervisor del contrato y el proveedor del software para
identificar las fallas de ambas partes y determinar si hay
subutilización del software o falencias del sistema, y
poder encontrar alternativas que beneficien la
operación de la Administración Municipal.
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA RESPONSABLE DE DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
ACCIONES PREVENTIVAS Y DE EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN REALIZACION DE LA CORRECCION Y DONDE (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES
MEJORA) CORRECCIÓN SE ENCUENTRA REALES O POTENCIALES)
La lider del proceso no ha tenido la

Definir un espacio con las posibilidad de dedicar el tiempo
Acta del proceso GDI con la presencia
condiciones apropiadas para necesario a la consolidacion y
Alcalde y Secretaría de German Chavarriaga y Secretario
el archivo y transferir los Noviembre 30 del 2020 aprobacion de la documentacion del
de Gobierno de Sistemas y Procesos Donde se
documentos que lo proceso pues está realizando funciones
definio el lugar en la sede 2.
requieran adicionales a las establecidas para su
cargo
La lider del proceso está dedicando

Realizar los ajustes
mucho tiempo a actividades muy
necesarios al programa de Lider del Proceso,
operativas que deberia hacer alguien
gestión Documental y EMC Lideres de Marzo de 30 de 2020 En proceso de actualización.
mas mientras ella se dedica a cosas mas
coordinar la realización del Procesos GDI PDM
estratégicas como estos documentos que
Acuerdo
dan respuesta a requisito legales
El acervo documental del Municpio de

marinilla en el fondo acumulado es
demasiado grande. El Municpio tiene en
Realizar actividades el momento un acervo que viene desde
Alcalde Lider del Acta del proceso GDI con la presencia
( Convenios y/o contrato 1700 hast 2010. La infraestructura fisica
proceso ABS Lider de German Chavarriaga y Secretario
Prestación de servicios) que Noviembre 30 del 2020 inadecuada, ausnecia de material como
del proceso GDI y de Sistemas y Procesos Donde se
permitan la prreservación de estanteria, cajas, carpetepas , de igual
EMC definio el lugar en la sede 2.
la documentación manera el no contar con persobal
suficiente ni con capacitación en el tema
dificulta el dar cumplimiento a este
requisito
Alctualmente se encuentran
Iniciar acciones para la publicados el inventario natural en la El proceso no cuenta con recursos para
consolidación de Inventarios página web del Municipio - Link: adelantar actividades de contratación
Lider del Proceso
documentales y pasarlos Primer Trimestre de 2016 http://www.marinilla- pque permitan a la administración
EMC
para publicacion en el sitio antioquia.gov.co/control/inventario- obtener los instrumentos archivos
web natural-del-patrimonio-documental-del- requeridos por Ley.
municipio
Realizar acciones tendientes
a generar TVD, tales como:
Alcadle Lider del
Comunicado al Alcalde para
proceso de ABS Falta Asignación presupúestal para dar
gestionar recursos humanos Primer Semestre de 2017 Por actualizar
Lider del proceso cumplimietno a requerimiento de ley
, logisticos y tecnologicos y
GDO
actualizar elinventario de
2015
Definir un espacio para el

Se hizo el traslado de la Serie No se tiene destinado un lugar especifico
archivo central e iniciar las
Contratación del cuatrienio pasado, se con las condiciones adecuadas (de
transferencias de acuerdo Alcalde marzo de 2019
puede ver la evidencia en el Archivo requerimiento por ley) para el archivo
con el programa de gestión
Central central
documental
1. Proceso de contratación de compra

de equipos tiene contemplada esta
infraestructura.
Implementar el proyecto de La infraestructura existente no es
infraestructura que Líder de proceso suficiente para conectar los equipos que
31 de enero de 2018 2. Adición al contrato de servicio
interconecte las sedes del GDI están en las sedes administrativas que
técnico de nivel 3 con la configuración
municipio no se encuentran en el parque principal
de esta nueva infraestructura para
dejar todos los equipos del Municipio
trabajando en red.
Realizar recorrido por los
equipos de los servidores
publicos para verificar que
se esta trabajando desde la
carpeta del Servidor, de no No se cuenta dentro de las Tablas de
estar trabajando desde esta Retención Documental con la manera
carpera solicitar que por Registro de reunión como se deben almacenar los
Líder de proceso
medio de Help peeople se 15 de noviembre de 2017 documentos electronicos, esto causa que
GDI
instale la carperta con el Circular los servidores almacenen los
icono del Sigem para el documentos de acuerdo a su opinion y
acceso facil a la información no dentro del Servidor.
e iniciar seguimiento a los
servidores publicos para que
trabajen siempre desde esta
carpeta.
Reposa en la carpeta de formato de

No se contaba con personal dentro de la
Aplicar el formato de control control gestión de trámites. carpeta
Líder del Proceso 3 de junio de 2017 planta de cargos encargado del proceso
de trámites. identificada con la serie documental
GTR.
No. 220.14.12.138
Evidenciar la solicitud
realizada al Alcalde
Municipall la delegación por
acto administrativo, la Ausencia de lider del proceso encargado
responsabilidad de lider 6 de octubre de 2016 acta 9 del 6 de octubre de 2016 de realizar la solicitud al Alcalde
documentar y gestionar en Municipal.
la plataforma SUIT los
trámites y servicios que
presta la Entidad
Evidenciar la solicitud al
SIGEM para que sea
definido el alcance que debe
Ausencia de lider del proceso encargado
tener el proceso y lider 6 de octubre de 2016 acta 9 del 6 de octubre de 2016
de realizar la solicitud al Comité SIGEM.
verificación y control que
deben realizar en los
tramites.
Llevar al proceso EDU

Registros de asistencia de a Registros de asistencia de a la
Alejandra González 21 de marzo de 2019 No se tenía los registros del año 2018
la socialización socialización
Realizar las encuestas de
satisfacción de los clientes y
Apoyo a la Encuestas de satisfacción No se tenía claridad sobre debía
entregar los informes de
coordinación del Trimestral Informe de resultados y entrega a los gestionar los informes y análisis
resultados a los líderes de
SIGEM Secretarios de Despacho resultantes de las encuestas.
cada uno de los procesos
según aplique
Actualizar la caracterización
del proceso de DSI y
especificar en la
Los procesos de DSI y GDI son
caracterización de GDI las
Apoyo a la responsabilidad de la Secretaria de
actividades relacionadas con Caracterizaciones ajustadas de DSI y
coordinación del Mayo de 2019 Sistemas y Procesos, por lo que se
la gestión de las PQRSD. GDI
SIGEM presentó una confusión en la asignación
Revisar el procedimiento de
de las actividades de dichos procesos.
atención al ciudadano para
verificar los responsables de
las actividades.
ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN REALIZACION DE LA ACCION CORRECTIVA Y FECHA DE SEGUIMIENTO
ACCIONES DE MEJORA ACCIONES DONDE SE ENCUENTRA
Solicitar a la Secretaria de Gobierno la

verificación del cumplimiento de las
funciones de cada uno de los Lider Proceso
28 de julio de 2014 Oficio No 4338 02 de mayo de 2019
funcionarios de la dependencia de GDI
archivo y que se aclaren los alcances
de cada uno de los cargos
Establecer Plan de trabajo con el

Lider del Proceso
personal de archivo para determinar 17 de junio de 2018 En proceso de actualización. 2 de mayo de 2019
EMC
funciones
Realizar la Primera Fase tablas de

Valoración Documental Municipio de
Marinilla . S olcitar al alcalde
adecuación de espacio fisico fijo y con En proceso de adecuación del lugar
Lider del Proceso
las condiciones necesarias pa el 31 de diciembre de 2015 para proceder a organizar el fondo 02 de mayo de 2019
EMC
almacenamiento del fondo acumulado; acumulado.
asi como el material para desarrollar
las actividades de traslado y ubicación
de estos foondos
Pagina web: http://www.marinilla-

Lider del Proceso
Solitar asignación de recursos para la antioquia.gov.co/control/inventario-
Secretaria de 4 de mayo de 2018 02 de mayo de 2019
ralización de estas actividades natural-del-patrimonio-documental-del-
Gobierno
municipio
lider del Proceso
Solicitar a la Alta dirección asignación
y Secretario de 12 de diciembre de 2016 4 de septiembre de 2018
de recursos en las diferentes areas
Gobierno
Solicitar de manera formal al Señor

Alcalde la asignación de un lugar
especifico para el archivo central
donde se garantice que se cumplen
las condiciones requeridas por la ley
Lider Proceso Lugar en la sede 2 destinado para la
para el almacenamiento y la Noviembre de 2020 02 de mayo de 2019
GDO ubicación del Fondo acumulado.
proteccion del archivo
Una vez asignado este espacio,
elaborar el cronograma de
transferencia de las unidades de
archivo e iniciar su implementación
1. Realizar una compra de equipos

para interconectar las sedes del
Municipio. Se sacó proceso de contratación, pero
Líder de GDI 20 de febrero de 2017 4 de septiembre de 2018
se declaró desierto
2. Realizar la configuración y pruebas
de los equipos adquiridos
Enviar instructivo de almacenamiento
en el servidor de archivo con las
políticas de seguridad de la
información.
Líder de GDI 25 de enero de 2017 Circular No 047 enviada en junio 4 de septiembre de 2018
Realizar auditoría a los funcionarios
para verificar el cumplimiento de las
políticas
Contratar a una persona encargada de

Reposa en la carpeta de formato de
asumir la gestión de los tramites, a
control gestión de trámites. carpeta
quien se le orientará para que inicié Lider del Proceso 2 de junio de 2017
identificada con la serie documental
con la aplicación del formato de
No. 220.14.12.138
control de trámites.
Asignación por parte del Comité
SIGEM de un Líder permanente del
proceso.
-Se encuentra en proceso de
aprobacion el acto administrativo por
el cual se delegara la responsabilidad lider 17 de mayo de 2017 actas desde la 3 a la 9 42872
y obligacion a los funcionarios
encargados de los tramites de las
diferentes secretarias, para que
asuman diligentemente su
responsabilidad.
Asignación por parte del Comité

SIGEM de un Líder permanente del
proceso. - Se
solicito al comite SIGEM el alcance: el
cual se definio: ( desde el apoyo a la
lider 18 de enero de 2017 Acta número 9 de 6 de otubre de 2016 42753
oidentificacion y documentacion de los
tramites que se realizan en la entidad
hasta la publicacion de los mismos y
acorde a la normatividad aplicable )
Levantar registros de las Alejandra

Marzo de 2019 https://drive.google.com/file/d/1p1jKCL9mHK7BSo_aUCpKEGuyo_f8Ruk_/view?usp=sharing
02 de mayo de 2019
socializaciones González
Hacer un informe por Secretaría con
Encuestas de satisfacción,
los resultados de las encuestas de Apoyo a la
informe de resultados y evidencia de
satisfacción, compartirlo a los coordinación del Abril de 2019 entrega a los Secretarios de
Secretarios y solicitarles un análisis de SIGEM
Despacho
dicho informe.
Revisar nuevamente las

Apoyo a la
caracterizaciones de los procesos Caracterizaciones ajustadas de DSI y
para dar claridad acerca de lo que
coordinación del Mayo de 2019 GDI
SIGEM
compete a cada uno de ellos
RESULTADO DEL QUIÉN CERRÓ LA
ABIERTA / CERRADA
SEGUIMIENTO ACCIÓN
se cuenta con un
inventario natural y se
encuentra publicado en
ABIERTA
la pagina web del
municipio para facilitar la
consulta
se cuenta con el
programa de gestion
ABIERTA
documenetal, se debe
ajustar
Se está trabajando en la
TRD, la cual va a
ABIERTA
permitir dar un manejo
adecuado al Archivo.
Ya se realizó la
publicación en el sitio ABIERTA http://www.marinilla-antioquia.gov.co/control/inventario-natural-del-patrimonio-documental-del-municipio
web
Se analizo, pero no se
han hecho las acciones ABIERTA
propuestas.
Se realizo una
transferencia parcial,
sigue pendiente la ¿Transferencia
ABIERTA
transferencia de la parcial?
mayor parte de la
informacion
se interconectaron la
sedes y se
ABIERTA
implementaron las
politicas de seguridad
se interconectaron la
sedes y se
implementaron las
politicas de seguridad,
ABIERTA
estamos en el proceso
de que los funcionarios
trabajaen en el servidor
de archivos
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
Asigancion de Lider
permanente del
proceso.
-Se evidencia solicitud al ABIERTA
Alcalde para solicitaar
delegación de
responsabiillidades
No se evidencia solicitud
ABIERTA
al Comité SIGEM
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
Se elaboró realizó las

encuestas del primer
trimestre de 2019, se
hizo un informe con los
ABIERTA
resultados y se está
recolectando los análisis
enviados por los
Secretarios
Se ajustó las
caracterizaciones de
DSI y GDI, de manera
que se trasladó dicha
responsabilidad al ABIERTA
proceso GDI, que es
donde se gestiona todo
lo relacionado con
PQRS
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
NUMERO DE LA FUENTE QUE PERMITIÓ LA RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
CORRECTIVA
ACCION IDENTIFICACIÓN CIERRE ACCION
PREVENTIVA O DE MEJORA
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
20 CORRECTIVA Autocontrol DSI 30 de noviembre de 2016
21 CORRECTIVA Revision por la direccion DSI 9 de noviembre de 2016
22 CORRECTIVA Revision por la direccion DSI 9 de noviembre de 2016
16 de diciembre de
23 MEJORA AUDITORIA EXTERNA DSI
2016
23 CORRECTIVA AUDITORIA INTERNA DSI 26 de septiembre de 2017



38 CORRECTIVA PQRS DSI 1 de diciembre de 2017
39 PREVENTIVA Medición de indicador DSI 10 de octubre de 2014

calidad

46 MEJORA DSI 23 de noviemmbre de 2017
2017

2017
49 MEJORA AUDITORIA EXTERNA DSI 13 de diciembre de 2017

50 MEJORA AUDITORIA EXTERNA DSI 13 de diciembre de 2017
calidad
calidad
calidad
calidad
55 MEJORA Revisión por la dirección DSI 8 de octubre de 2018
56 MEJORA Revisión por la dirección DSI 8 de octubre de 2018
Auditoria externa de
57 MEJORA DSI 29 y 30 de octubre de 2018
calidad
Auditoria externa de
MEJORA
calidad
DSI 30 y 30 de diciembre de 2018
Con respecto al objetivo del proceso, el PBOT que se

encuentra vigente a la fecha mediante acuerdo 062 de 2010 no Definir en la Revisión y ajustes al PBOT, la
Sesiones del primer
contempla una visión documentada para el Municipio, así visión de largo plazo y el modelo de LIDER DE PDM
semestre de 2018
mismo, en dicho documento no se encuentran ocupación.
especificaciones para el desarrollo institucional
Se realizará seguimiento al Plan

No se evidencia que se hayan establecido metodologías para
Anticorrupción conforme a la norma nacional
la elaboración y seguimiento del plan anticorrupción y de LIDER DE PDM 31 de agosto de 2017
y se tendrá encuenta dicha norma para la
atención al ciudadano
formulación y ajuste de este
De las reuniones realizadas con la Universidad Católica de

Oriente para la elaboración de la propuesta actual de PBOT se Contar con las respectivas evidencias de las
evidencian únicamente las listas de asistencia. No se tienen reuniones realizadas en en el proceso de LIDER DE PDM agosto de 2017
registros de acta que permitan hacer trazabilidad a las revisión del PBOT
decisiones tomadas y compromisos de ajustes al documento.
No se evidencia que el sistema de gestión de la calidad incluya
Evidenciar en el Mejoramiso todos los
todos los documentos y registros necesarios para garantizar la LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
documumentos que hacen parte del proceso
adecuada planificación, ejecución y control de los procesos.
No se cuenta con la medición de indicadores establecidos en

el proceso, no con la consolidación de los de todos los Evidenciar la medición de los indicadores LIDER DE PDM 13 de diciembre de 2016
procesos, indicadores mal elaborados.
No se evidencia registro de las ACPM, donde se puedan

Evidenciar el registro de las ACPM con los
evidenciar la realización de acciones, preventivas, correctivas
respectivos compromiso de mejoramiento y LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
y de mejoras, para cerrar las no conformidades encontradas
análisis de éstas
en las auditorías anteriores.
No se evidencia la realización de ninguna reunión del equipo

de mejoramiento continuo, como se ha estipulado Evidenciar la realización de las reuniones del
LIDER DE PDM Inmediata
periódicamente, que permita tomar acciones de mejora en el EMC con las respectivas actas
proceso.
No se contó con la presencia de los miembros del grupo de

mejoramiento continuo, que pudieran brindar la información NA LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
requerida por el equipo auditor, líder de proyectos.
No se observa claridad con respecto a las políticas
documentadas del proceso que tengan directrices y NA LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
orientaciones claras para dar cumplimiento al objetivo.
No se evidencia en los registros de asistencia la participación

de cada una de las secretarías en la construcción del Plan de NA LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
Desarrollo.
No se evidencia en los registros de asistencia la participación

de cada una de las secretarías y la comunidad en la NA LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
construcción del PBOT.
El plan anticorrupción del proceso no registra seguimiento. NA LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
Envío de solicitud a los diferentes encargados de la ejecución
NA 17 de noviembre de 2017
del Plan de Acción, la realización de la Evaluación en el DRIVE
Se deben realizar activ¡dades de control y moniloreo a los

procesos
para ¡dent¡ficar el avance y cumpl¡miento de los indicadores,
objetivos
y metas de los procesos de acuerdo con el desempeño
esperado y
tomar las medidas necesarias garantizar el seguimiento y
análisis de
estos buscando cumpl¡r los objetivos proyectados.
Realizar mayor acompañamiento y seguimiento al mapa de

riesgos por
proceso de la mano de DSI/ buscando unificar los riegos de
corrupciòn,
los institucionales y los r¡esgos del proceso.
OM: En algunos procesos se detectó que los indicadores no

están aportando a la medición de los procesos, o en algunos
casos no se están llevando los indicadores; por ende la
Se establecio desde el comite sigem que los
corrección que se generó a este hallazgo que observaron en
indicadores de los procesos seran los del Todos los procesos 17 de noviembre de 2017
sus
plan de desarrollo.
auditorías internas es delegar a un grupo para la revisión y
mejora de los indicadores.
En el proceso PDM no se evidencia la conformaciòn de un
EMC aportando al proceso. Existe un grupo de personas que
Evidenciar la realización de las reuniones del
se reúnen según requerimiento por temáticas. No se evidencia LIDER DE PDM 23 de noviembre de 2017
EMC con las respectivas actas
registro de actas del proceso.
No se evidencia el acto administrativo de reglamentación del

Consejo Teritorial de Planeación 23 de noviembre de 2017
Dentro del proceso PDM no se evidencia la socialización de la

metodología para la formulación y registro de proyetos en el
Bano de proyectos. No existe fichas para cada uno de los
proyectos y no se tiene claro el responsable; en las listas del
chequeo del proceso ABS para el VoBo de proyectos, está
firmando el Secretario de Desarrollo Económico y Productivo,
sin que el Banco de Proyectos este adscrito a esta Secretaría.
Se realiza el seguimiento con los diferentes

No se tiene claro el seguimiento y la medición de indicadores
lideres de procesos en el cual se revisan los
del proceso. Tampoco se tiene claro la medición de indicadores
indicadores de cada proceso en el cual se
con respecto al plan de desarrollo.
establecio que los indicadores son los que se
tienen en el plan de desarrollo, en el caso de LIDER DE PDM 23 de noviembre de 2017
No se tienen articulados todos los productos del plan de
los procesos que no se tienen indicadores en
desarrollo a los procesos del SIGEM, como es el caso de la
el plan de desarollo, se implementan
polìtica pùblica de vivienda municipal.
indicadores adicionales. Los cuales se
encuentran en el drive.
No se evidencia ninguna acción correctiva frente a la
extemporaneidad en la respuesta a las PQRS, incluso después
de que se han recibido por este motivo acciones de tutela
Dentro del proceso PDM no se evidencia un adecuado

seguimiento al mapa de riesgos y no tienen calificados los
controles de algunos riesgos identificados
Dentro del proceso PDM no se evidencia seguimiento a las

ACPM y se encuentran debilidades al momento de analizar las
causas de las no conformidades.
El Proceso no tiene actualizado el normograma en

Mejoramiso; el Acuerdo 015 Manual de Espacio Pùblico,
Decreto 115 de 2017, Ley 1801 de 2016, no están articulados 23 de noviembre de 2017
con el SIGEM
El seguimiento realizado se realiza con cada
lider de proceso quien es el encargado de
ingresar la información en el drive, es
Dentro del proceso se evidencia que a la fech solo se ha responsabilidad del lider de proceso que la
hecho un seguimiento al plan de acción, la metodología información ingresada en el drive sea la
utilizada no garantiza que los datos reportados sean reales, ya correcta tanto la informacion de ejecucion LIDER DE PDM,
que la información que reposa en el Drive está al alcance de fisica, como financiera, para lo cual se le ha LIDERES DE
las dependencias sin que se evidencie el responsable de la concedido el permiso pertinente en esta PROCESS, 23 de noviembre de 2017
consolidación y validación de los datos, tanto de la ejecución plataforma. Igualmente se esta realizando COORDINADOR
de las actividades de los programas y productos como el copia de seguridad periodicamente, para que SIGEM
seguimeitno presupuestal y financiero. la informacion ingresada no se pierda si se
llega a presentar algun inconveniente en la
plataforma, (igualmente los lideres de
procesos deben de realizar la copia de
seguridad de su proceso)
El proceso PDM en su caracterización registra como una de

las Salidas el formato de Informe por Dependencias en
Consejo de Gobierno, no se evidencia su utilización.
El proceso cuenta con una ficha de caracterización municipal,

a la fecha no está actualizada, ya que no está diligenciada en Realizar la actualización de la ficha de LIDER DEL
su totalidad con la información requeridad en el formato. caracterización municipal. PROCESO PDM
Desde el proceso PDM no se tiene claro cual es el

procedimiento para el diseño y desarrollo de planes,
programas, polìticas y proyectos por lo tanto no tienen 23 de noviembre de 2017
cronograma. No se tiene evidencia documental.
Para demostrar que desde el Proceso PDM se realizan las
asesorias, capacitaciones o acompañamientos, a los
Secretarios de Despacho en la elaboración y seguimiento de
los planes de acción y manejo de presupuesto, se cuenta con
unos formatos de asistencias, a único seguimiento realizado a Socializar con el Consejo de Gobierno la LIDER DEL
las Secretarias durante el año 2017, sin que reposen actas o implementación del Alfhagin PROCESO PDM
se identifiquen claramente el desarrollo del seguimiento de la
reunión. Las asistencias no dan cuenta de que el seguimiento
se haya realizado con el 100% de los Secretarios de Despacho
Desde el proceso PDM no se ha realizado un análisis en

Realizar un análisis en detalle al Plan de
detalle que garantice que el 100% de los productos del Plan de
Acción, para verificar que el 100% de los LIDER DEL
Desarrollo estén incluido en el plan de acción, por lo tanto no 11 de diciembre de 2017
productos del Plan de Desarrollo estén PROCESO PDM
se tiene como evidenciar su cumplimiento.
incluidos.
Revisar las PQRS a las que no se les ha

dado respuesta oportuna y hacer un anàlisis
No se evidencia respuesta oportuna a las PQRS EMC DEL PROCESO 11 de diciembre de 2017
del porquè no se le ha dado respuesta
oportuna
- Verificar con el DAFP, los trámites que

No han sido documentados la totalidad de los trámites para la
deben subir de acuerdo a la categoría Responsable del
categoría del municipio, que según el DAFP son 84. A la fecha 21 de junio de 2017
municipal y la forma de publicarlos. trámite
de medición del indicador se tienen documentados 43.
En el listado de riesgos que se encuentra en el mejoramiso,
Incluir en el listado de riesgos que se
no están incluidos los riesgos de corrupción y se encuentra LIDER DEL
encuetra en el mejoramiso, los de corrupcion
sin el nuevo encabezado y pie de página incumpliendo con ello PROCESO
y actualizar el encabezado y pie de pagina.
el numeral 4.2.3 de la NTCGP 1000:2009
Es necesario mejorar el tema de riesgos para articular los

riesgos de gestión con los de corrupción, los de contratación y
los de gestión de riesgo de desastres. Fortalecer las
competencias del personal en cada uno de losprocesos para la
identificación de los riesgos y la formulación de acciones para
su mitigación.
Evaluar la utilidad de cada uno de los reportes que se generan

en términos de la toma dedecisiones para la mejora de los
procesos y engeneral del sistema de gestión (indicadores,
encuestas, PQRS, seguimiento de riesgos, etc)
Evidenciar una herramienta para el

La planificación estratégica. Buscar referentes de otras
seguimiento de la ejecución del Plan Básico
dimensiones y latitudes, considerar otros
de Ordenamiento Territorial vigente.
planes estratégicos (PLANEO, Plan Pueblos, planes maestros 10/10/2018
Contemplar dentro del Marco estrategico del
sectoriales), evaluar la posibilidad de 27/11/2018
proceso de revisión y ajuste del PBOT, lo
estructurar una planeación estratégica prospectiva en diversas Líder del Proceso 31/05/2018
referentes sobre planes estrategicos de
escalas y dimensiones para enriquecer
impacto regional y de está manera articular el
el PBOT. Investigar mecanismos que permitan alinear los
desarrollo local con iniciativas regionales,
diversos planes, programas y proyectos del
departamentales, nacionales y/o
municipio con los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS).
internacionales
La estructura orgánica futura. Evaluar la posibilidad de Contemplar dentro del Subsistema de
presentar, de manera armónica con el PBOT Gestión del Plan Básico de Ordenamiento
una estructura requerida para darle cumplimiento a dicho Territorial, una creación de cargos adicional
Líder del Proceso 31 de mayo de 2018
PBOT; lo anterior como instrumento de que complemente la estructura
verificación de la pertinencia técnica y viabilidad operacional organizacional de la Secretaria de
del PBOT. Planeación.
No se evidencia la existencia del plan de acción del proceso,

donde estén relacionadas las actividades del proceso y esta Elaborar matriz de plan de acción del proceso
Lider del Proceso 30 de enero de 2019
actividad no está definida en la caracterización Incumpliendo según la ficha de caracterización
con ello el numeral 8.1 de la ISO 9001:2015.
No se evidencia por parte del proceso acciones de

seguimiento al cumplimiento de las directrices emitidas, ni se
Evidenciar una herramienta para el
evidencia hasta momento el seguimiento que hace el
seguimiento de la ejecución del Plan Básico Líder del Proceso 10 de octubre de 2018
seguimiento al PBOT Plan Básico de Ordenamiento territorial
de Ordenamiento Territorial.
vigente. Con lo anterior se incumple con el numeral 8.5.2 de la
ISO 9001:2015.
No se presenta evidencia de la definición de cuáles son los

indicadores del proceso, ni de la medición y análisis de los
mismos. Incumpliendo con ello el numeral 9.1 de la ISO
9001:2015
No se evidencia que se haya desarrollo acciones de las no

conformidades del proceso, ya que la líder explica que falta
actualizar este listado de ACPM del proceso, porque
fundamentalmente están los del anterior proceso antes que se
creara este especifico. Incumpliendo con ello el numeral 9.1 de
la ISO 9001:2015
Se debe revisar la coherencia entre la información que se
reporta en plan indicativo y lo que se encuentra en Alphasig,
garantizando que se tienen las evidencias de los productos
ejecutados.
Revisar como se está reportando la ejecución presupuestal de

las Entidades Descentralizadas en Alphasig.
La conceptualización de la interrelación del desarrollo territorial

con los ejes vial nacionales y departamentales. Considerar la
posibilidad de estudiar e investigar posibles desarrollos viales
del orden nacional (ANI – Devimed) en particular de la
denominada autopista Medellín – Bogotá, así como del
desarrollo planificado de los municipios cuyo acceso es por el
municipio de Marinilla (El Peñol y
Guatapé), a fin de establecer normas que permitan la
coexistencia del desarrollo del municipio en armonía con el
desarrollo planificado de dichos otros municipios y con la
proyección vial nacional, departamental y municipal
relacionado.
El análisis de datos. Fortalecer los mecanismos y revisar los

criterios bajo los cuales se efectúa el análisis de datos; a partir
N/A N/A N/A
de esto, se podrá incrementar el nivel de profundidad en la
toma de decisiones.
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE
REALIZACION DE LA CORRECCION Y (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES REALES ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
DONDE SE ENCUENTRA O POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA ACCIONES
El proceso de revisión, ajuste y

modificación excepcional del
PBOT que se está realizando en
Formulación de la visión territorial en
este momento, se pretende En la última revisión que se hizo del PBOT,
el proceso de revisión, ajuste y
proponer una visión municipal de no contempló la formulación de una visión LIDER DE PDM Sesiones de noviembre 2018
modificación excepcional del PBOT
largo plazo y especificaciones territorial.
con los aportes de la comunidad
para definir una estructura
adecuada para el desarrollo
institucional
Articular el proceso PDM con el

Plan Anticorrupción ajustado, Falta de apropiación y claridad
proceso EYM, a través de la
con su respectivo seguimiento metodológica para garantizar el efectivo LIDER DE PDM 11 de diciembre de 2017
participación activa en el EMC de
en la página web seguimiento
EYM
En el año 2016 se recibe la Secretaria de

Planeaciòn con un proceso adelantando de
revisiòn del PBOT, por la modalidad
Evidenciar en las actas de contractual de convenio de cooperaciòn con
Realizar las actas de reuniones los
reuniones los registros, la Universidad Catolica, dicho contratando
registros, trazabilidad de las
trazabilidad de las decisiones y fue liquidado en el año 2015. Se tomò dicho
decisiones y compromisos de ajustes LIDER DE PDM 30 de noviembre de 2018
compromisos de ajustes documento como base para continuar con la
tomadas en las reuniones
tomadas en las reuniones revisiòn y ajuste del PBOT. A la fecha se
programadas
programadas. tiene varios contratos en la modalidad
contractual de prestaciòn de servicios, cuyo
objeto contractual està enfocado a la
revisión y ajuste del PBOT.
Envío vía correo electrónico al
Coordinador del Sigem de
documentos adicionales tales Falta de mayor apropiación del Sistema de Mayor acompañamiento por parte del
COORDINADOR
como Plan de Desarrollo, Plan Calidad para alimentarlo permanentemente Coordinador del Sistema para Inmediata
SIGEM
Anticorrupción y Plan de Acción de la información necesaria incentivar la apropiación del mismo
para que haga parte del
Mejoramiso
1. Mayor compromiso y apropiación de

Envío de los indicadores a la
1. Falta mayor compromiso y apropiación la importancia de la evaluación
persona encargada de
para la evaluación de los indicadores. 2. periódica de los indicadores. 2. LIDER DE PDM 13 de diciembre de 2016
compilarlos para publicarlos
Indicadores que se deben replantear Revisión de los indicadores para
dentro del sistema
replantear lo que así lo requieran
A raíz de las múltiples ocupaciones y la falta

Diligenciamiento de la matriz de Revisión permanente de la matriz para
de experiencia en el diligenciamiento de LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
ACPM en el Drive que el trabajo no se acumule
esta matriz
Diligenciamiento adecuado de Identificación en cada una de las actas

Faltó identificar adecuadamente en las LIDER DE PDM Y
las actas de la reuniones del y listados de asistencia el nombre de
actas de las reuniones que eran del EMC EMC
EMC del proceso la reunión para evitar confusiones
Para posteriores auditorías se

Falta mayor apropiación por parte de todo el
NA garantizará la presencia del EMC, LIDER DE PDM Inmediata
EMC en el proceso
previa invitación
Con el acompañamiento del
Coordinador del Sistema se ha
No es muy clara la observación, para adicionado información en el
NA LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
realizar un adecuado análisis Mejoramiso que permite tener mayor
claridad respecto a los contenidos del
proceso
No se recopilaron todas las evidencias de la

participación de las Secretarías en actas y
Garantizar la recolección de
listados de asistencia, solamente en un acta
evidencias que muestren la
NA de Consejo de Gobierno, pero la LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
participación de cada una de las
construcción de este documento se realizó
Secretarías
con la participación de todas las Secretarías
a través del Drive
No se tiene toda la participación de la

comunidad aún, pero si se tiene un Garantizar una adecuada recolección
NA documento que soporta la participación de de evidencias en el proceso que LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
la adminsitración municipal y algunos continuará de la revisión del PBOT
reppresentantes de la comunidad
El Plan Anticorrupción de PDM se realizó

con relación a los mapas de Riesgos y se Realizar mayor supervisión al proceso
NA ha hecho seguimiento, la principal falencia de seguimiento del Plan LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
ha sido en el seguimiento de la estrategia Anticorrupción
antitrámites
1. Enviar comunicaciones a todos los
secretarios de despacho frente al
Falta mayor apropiación del proceso de compromiso de seguimiento del Plan
NA seguimiento del Plan de Acción en los de Acción y aclarar la periodicidad que LIDER DE PDM 20 de diciembre de 2016
tiempos establecidos en el proceso. está establecida. 2. Consolidación
de la matriz del plan de acción para el
seguimiento en el Drive
Se definio como los indicadores de los

No se tenia claridad de cuales debian ser PDM y Lider de
Plan de Acción y alphasig. procesos los programas y productos 4 de marzo de 2017
los indicadores. proceso.
del plan de desarrollo.
Tomar al inicio de cada reunion la
asistencia con la tematica de esta, con
Actas de Reunión del EMC LIDER DE PDM
la cual posteriormente se realizara el
acta de dicha reunion
Listados de asistencia
Evidencia fotografica
Listado de asistencia
Coordinar con cada uno de los

miembros del Equipo de Trabajo y
Falta de coordinaciòn a la hora de designar
dependiendo del rol que cada uno EMC DEL
los responsables para dar tràmite a las 11 de diciembre de 2017
desempeña, la responsabilidad de dar PROCESO
PQRS.
tràmite a las PQRS, de manera
oportuna.
- Verificar con el DAFP, los trámites

Correo electrónico 21 de Junio
que deben subir de acuerdo a la
de 2017, donde se solicita No se tenía claridad frente a la información Lider y responsable
categoría municipal. 14 de noviembre de 2017
información frente al manejo de que requería el DAFP para la categoria. del trámite
- Publicar en el SUIT, los trámites
los trámites.
correspondiente.
Ausencia de un lider apropiado del proceso
Nombramiento del lider del proceso. 2
a partir del segundo trimestre por cambios
Se actualizo el formato y fueron
Acta nombramiento lider administrativos, llegada de personal nuevo, Lider y EMC 24 de mayo de 2017
incluidos los riesgos de corrupcion y la
y que desde el SIGEM no se definiera
matriz del reisgo.
oportunamente un nuevo líder.
- Elaborar una matriz para el

No se tenien una herramienta para el
seguimiento de la ejecucción del Plan
seguimiento de la ejecución del Plan Básico
Básico de Ordenamiento Territorial
de Ordenamiento Territorial, situación que
- Implementar la matriz para el
llevó al hallazgo de está no conformidad. 10/10/2018
seguimiento de la ejecución del Plan
Plataforma del Mejoramiso Se encuentra en revisión y ajuste el PBOT 27/11/2018
Básico de Ordenamiento Territorial Líder del Proceso
Plan Básico de Ordenamiento del Municipio de Marinilla, situación que 31/05/2018
- Incluir dentro del Marco estrategico EMC del Proceso
Territorial, ajustado. genera la posibilidad de incluir dentro de
del PBOT que se encuentra en
dicho estudio aspectos o iniciativas que
revisión y ajuste, la matriz de
enmarcen la articulación territorial del
articulaciòn de las iniciativas locales,
municipio con la región, el departamento y
amarradas al desarrollo de la región,
la nación.
el departamento y la nación.
Actualmente la plata de personal adscrita a - Elaborar una propuesta en el
la Secretaria de Planeación y Desarrollo Subsistema de Gestión del PBOT, de
Territorial del municipio de Marinilla, no creación de una planta de cargos
cuenta con el personal suficiente para adicional para la Secretaria de
Plan Básico de Ordenamiento atender toda la carga en materia laboral que Planeación, que permita atender la Líder del Proceso
31 de mayo de 2018
Territorial, ajustado demanda la puesta en operación de todos demanda de servicios que EMC del Proceso
los componentes del Plan Básico de actualmente presta el municipio, con
Ordenamiento Territorial, que permitan el el fin de no generar demoras y evitar
mejoramiento y desarrollo que demanda el procesos que pongan en peligro el
municipio de Marinilla y la región. normal desarrollo de la localidad.
Se cuenta con un Plan de Acción del Plan

de Desarrollo que se ejecuta a través de
Se consolidará una matriz de todos los proesos del SIGEM, no obstante
Plan de Acción que establecerá como el proceso PDM es el que orienta
las actividades de seguimiento estratégicamente el municipio, su función
Elaborar matriz de plan de acción del
de cada uno de los temas que mas que de ejecución de los planes,
proceso según la ficha de Lider del Proceso 30 de enero de 2019
están establecidos en la políticas y proyectos, es la de velar por la
caracterización
Caracterización del proceso. revisión permanente y el seguimiento de
Dicha matriz se subirá a la cada uno de estos instrumentos de
Plataforma del Mejoramiso. planificación, se hace necesario establecer
un plan de acción específico para este
proceso
- Elaborar una matriz para el

No se tenien una herramienta para el seguimiento de la ejecucción del Plan
seguimiento de la ejecución del Plan Básico Básico de Ordenamiento Territorial Líder del Proceso 10/10/2018
Plataforma del Mejoramiso
de Ordenamiento Territorial, situación que - Implementar la matriz para el EMC del Proceso 27/11/2018
llevó al hallazgo de está no conformidad seguimiento de la ejecución del Plan
Básico de Ordenamiento Territorial
No se tienen herramientas para el análisis
N/A adecuado y oportuno de los datos para la
toma de decisiones
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA REALIZACION DE LA
FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO ABIERTA/CERRADA QUIÉN CERRÓ LA ACCIÓN
ACCION CORRECTIVA Y DONDE SE ENCUENTRA
A la fechas del siguimiento no se han

hecho los ajustes al objetivo del
proceso, ya que la fecha de
implementación esta para el 15 de
En este momento la secretaría de planeación diciembre.
15/12/2016
retomó el proceso de revisión y ajuste del PBOT y Como no se ha radicado y
18/07/2018 CERRADA NO
en el documento borrador del Marco estratégico, se aprobado ante el Concejo Municipal el Sandra Jaramillo Arias
EFICAZ
encuentra la propuesta de Visión Territorial de Acuerdo de revisión y ajuste al PBOT
06-05-2019
Largo Plazo que contemple la Visión, se mantiene
abierta
El PBOT se encuentra en proceso de
revisión en CORNARE. La acción se
cierra como no eficaz
Se evidencia en la Página web del

Se encuentra publicado el Plan Anticorrupción municipio el Plan Anticorrupción
ajustado y con el seguimiento que se debe hacer a publicado y actualizado a 2018, pero
18/7/2018 ABIERTA
la fecha, al igual que la Estrategia Antitrámites que no se evidencia la publicación del
hace parte del Plan Anticorrupción seguimiento de los dos primeros
trimestres de la vigencia 2018
En el archivo de gestión se encuentran las No se evidencia el soporte para el

diferentes actas, principalmente las del proceso de cierre de está acción
18/7/2018
participación ciudadana e institucional, pero para el CERRADA NO
Sandra Jaramillo Arias
proceso de aprobación hará parte integral el El PBOT se encuentra en proceso de EFICAZ
06-05-2019
expediente de todas las reuniones realizadas para revisión en CORNARE. La acción se
la toma de decisiones cierra como no eficaz
En las actas del Coordinador del sistema y los
listados de asistencia se puede evidenciar el ABIERTA
acompañamiento que se nos ha dado
Envío de las actas de soporte de ajuste de los

indicadores con la respectiva evaluación de los que
ABIERTA
así se requiera según la periodicidad de la
evaluación
Matriz de ACPM diligenciada para lograr el

ABIERTA
cumplimiento de los compromisos de mejoramiento
Carpetas en físico y actas digitales en el

ABIERTA
Mejoramiso
Actas del EMC ABIERTA

Documentos que hacen parte del proceso en el
ABIERTA
Mejoramiso
Evidencia en físico y en digital de las actas de

ABIERTA
consejo de gobierno
En carpeta digital se encuentra la evidencia del

El PBOT se encuentra en proceso de
proceso de participación ciudadana e institucional CERRADA NO
06-05-2019 revisión en CORNARE. La acción se Sandra Jaramillo Arias
en el proceso que se ha llevado de revisión y ajuste EFICAZ
cierra como no eficaz
del PBOT
El Plan Anticorrupción se encuentra en el

ABIERTA
Mejoramiso con el seguimiento
1. Se enviará la comunicación a los secretarios de
despacho vía correo electrónico y se imprimirá el
ABIERTA
pantallazo de esto. 2. Se puede verificar en el
DRIVE la existencia de archivo para diligenciarlo.
ABIERTA
ABIERTA
Se observa la aplicación y
seguimiento al plan de desarrollo.
Se realizaron reuniones con cada uno
de los procesos para garantizar el
Mejoramiso (Plan de Acción) 42924 conocimiento de cada uno de los ABIERTA
líderes y responsables de las metas.
Se cuenta ya con un seguimiento del
Plan de Desarrollo y el Plan de Acción
trimestral
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
Ya se inició con la verificación de los

trámites pendientes y está realizando
el chequeo de los trámites de tránsito.
Reposa en la pataforma del SUIT. A la fecha se Se priorizaron los trámites de tránsito
17/5/2017
tienen en el siguiente estado los trámites con el fin de dar cumplimiento en el
publicados en el SUIT: 93 inscritos, 4 en creación y IGA para el año 2016.
06-05-2019
4 en revisión. Se tienen documentados los trámites
aplicables a la entidad. El tema de
trámites corresponde actualmente al
proceso de GDI
No se evidencia la corrección, ni se le
ha definido fecha y están bien
12/12/2016 definidas las acciones correctivas
Mapa de riesgos del proceso código 532 de
Mejoramiso
06-05-2019 Se evidencia mapa de riesgos del
proceso de acuerdo con la
metodologia de octubre de 2018
ABIERTA
ABIERTA
Matriz Indicador Seguimiento Objetivos

Matriz Indicador de Seguimiento PBOT ABIERTA
Plan Básico de Ordenamiento Territorial, ajustado
Plan Básico de Ordenamiento Territorial, ajustado ABIERTA
ABIERTA
Matriz Indicador Seguimiento Objetivos

Matriz Indicador de Seguimiento PBOT y programa
ABIERTA
de Ejecuciones
Ubicación en la Plataforma del Mejoramiso
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN: RESPONSAB
CORRECTIVA LE DEL
PREVENTIVA O DE MEJORA CIERRE
AUDITORIA INTERNA DE
1 CORRECTIVA DSI 2 de Oct de 2017
CALIDAD
2 PREVENTIVA DSI 2 de Oct de 2017
CALIDAD
3 MEJORA DSI 23 de Nov de 2017
2017
CALIDAD
CALIDAD
CALIDAD
CALIDAD
CALIDAD
CALIDAD
CALIDAD
CALIDAD
NO CONFORMIDAD REAL CORRECCIÓN (NO APLICA RESPONSABLE DE
DE LA REALIZACION DE LA
NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó PARA ACCIONES EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
CORRECCION Y DONDE SE
ACCION DE MEJORA PREVENTIVAS Y DE MEJORA) CORRECCIÓN
ENCUENTRA
Se vienen realizando asesorías, acompañamiento, impacto de las asesoria,
Lider del proceso y
capacitaciones y estímulos. Sin embargo no se acompañamientos, November de 2017
EMC
evidencia
de la Secretaria
seguimiento
de Familia
al impacto
y no existe
de estas
participación
actividades.
de capacitaciones y
NA NA NA NA
generan
otras dependencias
en términoscon
de la
lastoma
que dedecisiones
este proceso guarda
para la
mejora de los procesos y engeneral del sistema de NA NA NA NA
participacion de los EMC, coordinador del
gestión
Salud, situación
(indicadores,
que pone
encuestas,
en riesgo
PQRS,e cumplimiento
seguimientodel de Actas y asitencias con todos y
diferentes integrantes del sitema y Enero de 2019
objetivo del- Proceso,
CONPEStoda 3785vez,
de que
2013dentro de la Incluir en el Normograma Plan de trabajo integrado
EMC en las reuniones del Representante
Lider del proceso
de la
y Normograma actualizado en
- CONPES 3654 de 2012 los requisitos legales que Nov 10 de 2018
EMC el mEJORAMISO
tanto,
- Leyel1757
gobierno
de 2015
nacional
(Artículo
presente
104, Literal
el PlanK)de apliquen
NA NA NA NA
Desarrollo Nacional, para así complementar ajustar la
realizada por la Líder del Proceso, en relación a la
NA NA NA NA
decisión tomada para no presentar ante el Concejo
que a la fecha no se ha publicado. Incumpliendo lo
NA NA NA NA
establecido en el Numeral
se había realizado 7.5.2 LiteralPor
el seguimiento. a) de la Norma
lo cual se entre el los soportes de coordinador del sigem, Plan indicativo del proceso
procedió a solicitar las evidencias, Nov 10 de 2018
programado $ 1.000.000, para lade la información
cantidad total las ejcuciones, el Plan de responsable del concordado
ejecutada actividad y /o meta equivale a un cero (0), se NA NA NA NA
Documentos guradados en
indaga frente al- Asistencia
continuación: valor consignado: La líder
de eventos con del proceso retencion documental en
los Adultos Lider del proceso y
20 de septiembre de 2018 carpetas debidamente
Mayores - Asistencia de participación en las reuniones las actividades del EMC
marcadas segun las TRD
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE
(SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
REALES O POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA ACCIONES
presentan son deficiles de evdenciar, 1. Realizar sugerencias al sistema y

Lider de proceso y 1 y 2 Diciembre 30 de 2017.
todoas las acciones del proceso se avanzar en el EMC hacia la definicion
EMC
realizan
lograr laprestando
participacion
el mejor
de servicios
las otras o de indicadores
secretarias.
de impacto. Lider del proceso y 1. Noviembre 13 de 2017.
secretarias, todavia no se ha 2.Realizar reuniones informativas y de EMC 2. Noviembre 30 de 2017
sistema y verficar la utilidad de los lider del proceso Cada que se presenten los
NA
y muy especialmente no han coordinador
mismos endel la sigen,
mejorallamen
y la toma
a orden
de a EMC, coordinador
EMC del reportes
entendido el funcionamiento del los que no asisten. sitema y 2. Nov 05 de 2018
podido recoger toda la normatividad,
sistema por procesos, aun se dan 2. No incluir las que la auditora no Representante
Lider del procesode yla 1. Octubre 16 de 2018
la auditora en algunas de ellas, no las
verifico que estaban y las que EMC 2. y 3 noviembre 20de 2018
ocurrido
verificó
con bien
la politica
y en otras
publica d
NA NA NA
eparticipacion y adicionalmente se le
auditora la asistencia de la reunion y
NA NA NA
no estaba
las notas
subida,
del acta,
explicando
asi como que
la se
tenia plazo hasta el 30 de septiembre NA NA NA
sistema de gestion.
del actualizarlo,
año en curso generaban
y se mostro
retrazos
las otras
e DEL SISTEMA y lider
2. Capcitar en DRIVE a los miembros 1., 2 Y 3. Nov 05 de 2018
alimprecisiones,
indicador del producto.
ya que eraFrente
manuala no
y del proceso
del EMC de PDS.
creacion de la mesa de LGBTI, a la NA NA NA
auditora
casos aludidos
se le mostró
como laevidencia,
asisitencialade actas del COMPOS y mantenerlas al dia Secretario tecnico del
20 de Septiembre de 2018
afirmacion no corresponde a lo Compos
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA REALIZACION
DE LA ACCION CORRECTIVA Y DONDE SE FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
CERRADA ACCIÓN
ENCUENTRA
son de eficiencia y de efectividad, y a pesar

de impacto para el sistema
de que se le haga el seguimiento no van a 25/11/2017 (25/06/2018) ABIERTA
esta logrando que asistan al EMC personas evidenciando
de calidad demediante
toda la
reflejar el impacto.
de responsable s de las deferentes 25/11/2017 (25/06/2018) actas,no obstante es ABIERTA
Revisamos el informe de indicadores y se realizando se aplicó en el
secretarias responsables, tal como lo reflejan necesario continuar con l
descubrieron unas inconsistencias que se 25/11/2017 (25/06/2018) tema del plan de acción, pero ABIERTA
firmado por elrepresentante de la direccion,
solicito su correccion y ajuste. Ya se recibió ews un tema que se debe
señalando los miembros del EMC de AFP, ABIERTA
EXHORTANDOLO
1. Solicitud en reunion
A PARTICIPAR
del EMC de
DEPDS
LAS
ABIERTA
NA ABIERTA
NA ABIERTA
NA ABIERTA
Plan de trabajo del proceso PDS en el DRIVE ABIERTA
NA ABIERTA
Carpeta del COMPOS. Debidamente
ABIERTA
marcada con las actas legajadas
TIPO DE ACCIÓN:
FUENTE QUE
NUMERO DE LA CORRECTIVA RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
PERMITIÓ LA
ACCION PREVENTIVA O DE CIERRE ACCION
IDENTIFICACIÓN
MEJORA
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
Revisión por la
dirección 2017
Revisión por la
dirección 2017
11 CORRECTIVA EYM
12 CORRECTIVA EYM
13 CORRECTIVA EYM Junio de 2018

Auditoria Interna de
Calidad
Calidad
Calidad
Calidad

NO CONFORMIDAD REAL RESPONSABLE
NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó DE EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
No se evidencia plan de emergencias de la entidad de acuerdo con lo Diseñar y elaborar el plan de

grupo Talento
establecido en la caracterización del proceso. Se incumple el numeral emergencias de la entidad de acuerdo 13 de julio de 2018
humano
6.4 de la Norma NTCGP 1000:2009. a la normatividad vigente.
Líder de
ORGANIGRAMA no aprobado por acto administrativo actualizar Organigrama y adoptarlo proceso ATH y 4 de diciembre de 2014
EMC
No se evidencia la existencia de mecanismos de seguimiento para las

Establecer los mecanismos de
diferentes etapas del proceso de modo que puedan identificarse
seguimiento para las diferentes etapas
necesidades de acciones de mejoramiento de acuerdo con las
del proceso, para identificar acciones líder del
siguientes evidencias 1 de febrero de 2016
de mejora continua y especialmente a Proceso
a) No se ha definido como usar la información de la evaluación de las
las capacitaciones y el plan de
capacitaciones para el mejoramiento del proceso.
bienestar
b) No se realiza seguimiento a la ejecución del plan de bienestar
Se cuenta con un registro electronico digital de los funcionarios para el
Establecer y aplicar una politica que
control de entradas y salidad, sin embargo no se cuenta con una politica
permita evaluar el cumplimiento de los Lider ATH y
o estatuto que permita evaluar el cumplimiento de horarios. Ademas el 15 de junio de 2017
horarios de entrada y salidad del EMC
formato que se tenia establecido para el control del ingreso aun sigue
personal
vigente
SE ELABORÓ EL PLAN DE
Las actividades realizadas de capacitación no concuerdan claramente LÍDER DEL
CAPACITACIÓN DE ACUERDO A LAS
con el plan anual de capacitación. No muestran evidencias que PROGRAMA
NECESIDADES DE LAS 2018
demuestren que dicho plan se ha ejecutado o se está ejecutando DE TALENTO
SECRETARÍAS DE LA
conforme a la planeación HUMANO
ADMINISTRACIÓN
TÉCNICO
No cuentan con proceso de seguridad y salud en el trabajo según
IMPLEMENTAR LA OPERATIVO
caracterización del proceso. El equipo manifiesta que tienen un sistema
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ADRIAN December 2018
que han cumplido a la fecha, pero no han construido el programa como
SGSST ANDRÉS
tal.
MARÍN
EMC
TALENTO
ELABORAR INDICADORES DEL
No hay indicadores medidos y analizados HUMANO, 30-12-18
PROGRAMA DE TALENTO HUMANO
LÍDER DEL
PROGRAMA
En la revisión del cuadro de ACPM se evidencia en la acción #55 que no Existe acta de empalme con el
Blanca ELsy
se han hecho procedimientos de empalme según acción establecida por funcionario Juan Efrén Castaño November 15 de 2017
Arbelaez
el EMC. (solicitar la copia)
términos de la toma dedecisiones para la mejora de los procesos y

engeneral del sistema de gestión (indicadores, encuestas, PQRS,
Conviene mejorar en general el proceso de ATH en lo relacionado con

las actividades de medición del clima organizacional y la ejecución de
los planes de capacitación y bienestar.
No se evidencio en el proceso, conforme lo establece la caracterización Establecer el plan estratégico de

Blanca Elsy
en su primera actividad del planear, como es la de Establecer un Plan Talento Humano, el cual está para octubre de 2018
Arbeláez
Estratégico de Talento Humano firma del señor Alcalde.
Se observó un normograma desactualizado
Talento
No se presentó evidencia de evaluaciones realizadas en las Implementar el formato de evaluación Humano
capacitaciones dictadas a los funcionarios municipales. de las capacitaciones realizadas Blanca Elsy
Arbeláez
Humano, con
cabalmente el módulo de nómina lo que no se ha cumplido puesto que forma automática y en tiempo real,
el apoyo de la 31/12/2018
laboran
hasta en la secretaria
hoy algunas de tránsito
actividades y movilidad
se tienen pormanualmente,
que realizar lo que se estámuy informe consolidado de pagos por
empresa
inobservando el articulo 10 y 21 del acuerdo 565 de 2015
comparar con la consolidación de prestaciones sociales por
 No se ha presentado a la oficina de Talento humano los formatos
$59’548.005 se evidencia una diferencia de $360.606, sobrestimando el
saldo de la cuenta
Verificados en este
los libros valor, indicando
auxiliares al 31deficiencias
de diciembreende
el 2017
proceso
del de
Municipio, cuenta 2510 Pensiones por pagar por valor de $-0- y
confrontada con los documentos certificados por concepto de Cuotas
Partes , se evidenció que la entidad no tiene causadas las
obligaciones correspondientes a Cuotas Partes Jubilatorias Pendientes
por pagar a Colpensiones por valor de $119’408.720 en la subcuenta
251006, tal como se relaciona en el cuadro subestimando la misma, en
dicho valor y en igual proporción subestima el Gasto
Se observó que el Manual de Funciones se encuentra desactualizado y

no es coherente con el Organigrama actual, incumpliendo del numeral
7.5 en el cual la organización debe determinar la información necesaria
para obtener la eficiencia del Sistema de Gestión de la Calidad.
Al solicitar los Indicadores del Proceso se identifica que no se tiene
claridad de los indicadores asociados y no se cuenta con su respectivo
análisis y evaluación, incumpliendo el numeral 9.1.3 en el cual la
entidad tiene que analizar y realizar una evaluación de los datos y la
información apropiada que surge de realizar el seguimiento y la
medición.
Revisando las acciones de Mejora del proceso (Matriz ACPM), en

revisión por la dirección 2017 no se ha dado tratamiento o análisis de
estas acciones, incumpliendo el numeral 10,2 ISO 9001-2015, en el cual
la organización tiene que evaluar la necesidad de tomar acciones para
implementar las acciones o mejoras.
Se observó que el proceso aplico el autodiagnóstico MIPG que le aplica

al proceso ATH, sin embargo no se observa el plan de acción con las
estrategias para lograr dar cumplimiento al corazón del Modelo,
incumpliendo con los requisitos del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión política de talento Humano.
Culminar los desarrollos iniciados desde que fue adquirido el SAIMYR y

que se quedaron en pruebas, como es el caso de las prestaciones
sociales. No se han ejecutado las acciones para responder a las
siguientes necesidades: El sistema no liquida la Retención en la Fuente
sobre los pagos salariales. Lograr generar alertas de pago, puedan
llegar por error a liquidarse doblemente. Lograr articulación entre el
supervisor del contrato y el proveedor del software para identificar las
fallas de ambas partes y determinar si hay subutilización del software o
falencias del sistema, y poder encontrar alternativas que beneficien la
operación de la Administración Municipal.
DESCRIPCION DE LA
EVIDENCIA DE LA ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA
RESPONSABLE DE
REALIZACION DE LA (SOLO APLICA PARA NO PREVENTIVA (PARA ELIMINAR LA DE LA REALIZACION DE LA
EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
CORRECCION Y CONFORMIDADES REALES CAUSA IDENTIFICADA) ACCION CORRECTIVA Y DONDE
ACCIONES
DONDE SE O POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA SE ENCUENTRA
ENCUENTRA
El plan de emergencias se
Falta de capacitación y viene implemenando a través
asesoría, para del fortalecimiento de la
completar la brigada de emergencia con la grupo talento Carpetas fisicas en la
No Aplica 1 de junio de 2014
caracterización y demás realización entrenamientos y humano oficina del Talento Humano.
documentos del de simulacros de emergencias
proceso. y reuniones a nivel
descentralizado
La administración
Municipal en los últimos
tres años, ha sufrido Revisión y actualización de Se observo acta
modificación en su organigrama, de acuerdo a la líder de talento administrativo
estructura, por lo tanto nueva estructura humano desactualizado con fecha
el organigrama se Administrativa del 2015.
encuentra
desactualizado
No se han definido ni
establecido, dentro del
proceso, los
Definir y documentar
mecanismos adecuados
mecanismos que permitan la líder de talento
No Aplica que permitan identificar 1 de junio de 2016
mejora continua y el humano
acciones de mejora
seguimiento al proceso.
continua y el
seguimiento a estos dos
aspectos.
1. Articular con la divisision de
Este medio tecnologico
Sistemas y Comunicaciones
para controlar el Solciitar mediante
para sacarle provecho a los
ingreso, se instalo en su memorando a la oficiona de
reportes del sistema y eliminar 1.Lider del Proceso y
momento sin articularlo sistemas, estadisticas
el formato Manual para el el EMC y Lider de
al proceso de talento 2 de diciembre de 2016 sobre el uso del regristro
ingreso. 2. Generar un GIC 2.Lider del
Humano, y hasta ahora digital de ingreso y salida
reglamento politica de uso de Proceso y el EMC,
no se ha articulado y se de los funcionarios para el
este instrumento con la
le ha generado año 2019.
participacion de las personas
reglamentacion
que tienen personal a cargo
Socializar un primer plan de

capacitación a las
Se sugiere hacer
Resolución por la dependencias y explicar la
hincapié a los líderes de
cual se adopta el intensión de unificar
cada secretaría para
plan de necesidades de capacitación. Al finalizar el año, diciembre 10
que se integren y Líder del Programa DOCUMENTO PLAN DE
capacitación para Revisar cuidadosamente las (plan de capacitación para
unifiquen con la oficina de Talento Humano CAPACITACIÓN 2019
la administración evaluaciones de las reuniones 2019)
de Talento Humano los
de Marinilla año y eventos que se realizan,
temas necesarios para
2018 estudiar las diversas opiniones
cada dependencia
con el ánimo de hacer las
correcciones necesarias.
IMPLEMENTACIÓN DEL
Documento
LAS ACTIVIDADES DE
caracterización
Elaborar el documento con la ACUERDO AL DECRETO
del proceso del
caracterización del proceso Técnico Operativo de ACTUALMENTE SE REALIZAN 1072: CLIMA LABORAL,
Sistema de
NA del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en LAS ACTIVIDADES PLAN DE EMERGENCIAS,
Gestión de
Seguridad y Salud en el el Trabajo REFERENTES AL SGSST TRABAJOS DE ALTO
Seguridad y
Trabajo RIESGO, PESV, RIESGO
Salud en el
PSICOSOCIAL,
Trabajo.
INSPECCIONES
Líder del grupo de

No hay análisis de las Archivos con los análisis de
Elaborar los Elaborar indicadores que Talento Humano y
actividades realizadas, los indicadores del
indicadores del muestren el proceso de Equipo de
es decir no existen proceso, deberán ser
proceso de recolección de los datos y mejoramiento Diciembre de 2018
indicadores que entregados al lider del
Talento Humano analizarlos de forma que sean Continuo y también
muestren la eficacia y sistema de gestión de
y del SGSST de fácil interpretarlos el técnico operativo
eficiencia del proceso. calidad
de SST.
Oficina del
Recuperar el acta de entrega Blanca ELsy
Sisbén, Oficina
y recibido de Administración Arbelaez y Juan 15 de noviembre de 2017
de Talento
del Talento Humano ATH Efrén Castaño
Humano
del Plan
Circular a todos se contenga dicho plan de
Blanca Elsy Arbeláez Octubre de 2018 Documento firmado
Estratégico de
las secretaría trabajo, y hacer firmar por el
socializando el
formato de
evaluación, así
no se aplican las
mismo el deber Circular a las secretarías
evaluaciones
de diligenciar Implementación del formato de la Administración de
necesarias, y a las que
dicha evaluación de evaluación de las Blanca Elsy Arbelaez Noviembre 2 de 2018 Marinilla indicando el deber
se aplican no se les
y hacerla llegar a capacitaciones de evaluar las
realiza en seguimiento
la oficina de
implementación Limitación del servicios para liquidación de las capacitaciones
sociales, con un avance del
correspondiente. Equipo de
Talento Humano
de los servicos por parte de la empresa prestaciones sociales 31-12-18 90%, se estan haciendo los
para hacer la mejoramiento de ATH
de la liquidación proveedora - SAIMYR automaticamente, y de otros ajustes necesarios para
respectiva
tabulación y
seguimiento.
FECHA DE QUIÉN CERRÓ LA
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO ABIERTA / CERRADA
SEGUIMIENTO ACCIÓN
Se tiene el plan de
emergencia falta aprobarlo
en el sigem, este plan se
15 de Agosto de socializo en copaso, falta
ABIERTA
2018 aun socializarlo al consejo Se realiza
de Gobierno y Comite simulacro de
Sigem, el 14 de octubre a
nivel nacional.
evacuacioó n en
octubre a nivel
nacional
Se realiza la respectiva
revisión de cada cargo de
la Administración siendo
15 de Agosto de enviado a la oficina de
ABIERTA
2018 Comunicaciones para que
sea actualizado de
acuerdo a la nueva planta
de cargos
Se observa encuesta de
evaluación de
capacitaciones pero no se
tiene un resumen o
estadistica de los
resultados obtenidos en las
capacitación e incluir, se va
11 de septiembre a realizar, ademas se va
ABIERTA
de 2018 incluir dentro de los riesgos
del proceso donde se
relacione que las se realizaron
capacitaciones no cumplen evaluaciones de
con el obejtivo de estas, ya la uó ltima
es calificar las causas de capacitacioó n
porque se puede "comiteó de
materializar. convivencia
laboral"
Se eliminó el formato
manual y falta coordinar
con la Secretaría de
19 de julio de
sistemas y ABIERTA
2018
comunicaciones, para
generar reportes de
control.
Se observa el plan de
capacitación resolución
1196 de 8 de Mayo, pero
no se observa un
cronograma para la
realización de las
15 de Agosto de actividades en un periodo
ABIERTA
2018 de tiempo que garanticen
que se dicten las
necesidades colectivas de
los servidores publicos y
ademas no se observa
divulgación (pedir apoyo a
Comunicaciones.
se esta preprando la
creación del proceso
15 de Agosto de SGSST,se realizara el año
ABIERTA
2018 2019 el proceso de
certificación en la norma
iso 45001
Se estan elaborando
indicadores adicionales
SST, estos deben subirse
al drive, se va realizar con
15 de Agosto de jaime Gomez encargado
ABIERTA
2018 de seguimiento al plan de
acción para revisar el
detalle del cumplimiento de
los Indicadores del proceso
(Plan Indicativo),
Se elaboro y adopto el
formato de empalme de
15 de Agosto de
entrega del puesto de ABIERTA
2018
trabajo código 774 de
Talento Humano
15 de Agosto de la acción, no se presento el

ABIERTA
2018 lider del proceso atender la
No se observa diligenciada
15 de Agosto de
la acción, para el presento ABIERTA
2018
el lider del proceso.
Octubre 29 de
ABIERTA
2018
ABIERTA
29 de octubre ABIERTA
SAIMYR, para la
29-10-18 implementación del pago ABIERTA
de las prestaciones
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
FUENTE QUE RESPONS
NUMERO DE LA CORRECTIVA FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
PERMITIÓ LA ABLE DEL
ACCION PREVENTIVA O DE ACCION
IDENTIFICACIÓN CIERRE
MEJORA
Auditoria
Calidad
Revisión por la
dirección 2017
3 CORRECTIVA CGA EYM 20 de junio de 2018
Auditoria
Calidad
Auditoria
Auditoria
Calidad
Auditoria
Calidad
Calidad
Auditoria
Calidad
9 CORRECTIVA CI-Contable EYM 24 de abril de 2019

CORRECCIÓN (NO
RESPONSABLE
NO CONFORMIDAD REAL APLICA PARA FECHA DE
DE EJECUTAR
NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó ACCIONES IMPLEME
LA
ACCION DE MEJORA PREVENTIVAS Y DE NTACIÓN
CORRECCIÓN
MEJORA)
Se evidencia que se vienen utilizando varios formatos desactualizados y hay otros que están
aprobados por otros procesos y son transversales al proceso DAC, que no se vienen lider del
implementando. (“Se evidencia implementación de la ficha de indicadores establecida en el cumplir con el proceso -
25 /
proceso DSI, para la medición de los indicadores “Número de campañas” y “señalización vial”, formato establecido Auxiliar
10/2017
no se tienen definida la fórmula para la medición de los mismo, dentro de esta ficha se tiene en el sigem administrativo
establecido como frecuencia de medición trimestral. Se evidencia ficha de indicadores - tecnicos
desactualizada última actualización registra en el mejoramiso con el código 508”.)”
lider del
Evaluar la utilidad de cada uno de los reportes que se generan en términos de la toma proceso -
dedecisiones para la mejora de los procesos y en general del sistema de gestión (indicadores, NO APLICA Auxiliar
encuestas, PQRS, seguimiento de riesgos, etc) administrativo
- tecnicos
Revisados los Estados Contables a diciembre 31 de 2017, subcuenta 140102 Multas por
Comparendos de Transito por valor de $4.026.212.303 al ser confrontados con los informe de
cartera de Multas de Tránsito que se reporta al Municipio para efectos contables al cierre de la
No era posible
vigencia, según visita realizada a las oficinas del Transito de Marinilla, y la verificación realizada
generar un reporte
a diciembre 31 de 2017 con la subcuenta 140102- Multas por Comparendos de Transito
a 31 dicimbre de
reflejadas en los libros Auxiliares de contabilidad, se evidenció que se estaba informando a
21017, toda vez NA NA
contabilidad al cierre de la vigencia contable, únicamente el valor correspondiente a las
que ya se habia
sanciones, el reporte generado por la oficina de Transito no mostraba el valor de los intereses de
cerrado la
mora de los deudores en el reporte general, aunque a nivel individual, si los genera,
contabilidad.
evidenciándose la falta de causación de los intereses de mora al cierre del periodo contable; lo
que generó incertidumbre en cuanto al valor real de la subcuenta.
El líder del proceso manifiesta con gran claridad que el principal que el
riesgo más ¡mportante dentro del proceso es la pérdida de vidas humanas,
la solucion del
sin embargo, este riesgo no está valorado ni incluido en su matriz de
incumplimiento
riesgos.
gestores pedagóg¡cos y la policía de carretera. Sin embargo, se observan

registros incompletos s¡n las respectivas firmas y no coinciden los informes
tanto
totalidad
de los
degestores
PQRS recibidas.
pedagóg¡cos
No se
y la
definen
policíaacciones
de carreteras
o responsables
y las fotografías
para
No se evidencia programa que def¡naesta
contrarrestar la frecuencia
situación.de la señalización de las
principales vías de acuerdo a su desgaste por el cont¡nuo uso de vehículos.
Los indicadores no son coherentes con el número de actividades
desarrolladas, toda vez que estas superan en de manera abismal las metas
trazadas para el cuatrienio. Es importante analizar el indicador y documentar
las dec¡s¡ones frente a las medic¡ones.
Existe una inquietud frente al reporte de la cartera por comparendos, dicha inquietud se genera
porque a contabilidad llega una certificación del monto adeudado por concepto de infracciones
de tránsito, pero no llega el archivo en Excel generado por el sistema, al preguntar por qué no
se envía el archivo, se nos informa que las cifras pueden variar al momento de entregar el
archivo, ésta es una situación que debe ser revisada puesto que la cartera debe ser una foto
que permanece a lo largo del tiempo, es decir si el día de hoy se genera un reporte de cartera,
la cifra debe ser exactamente igual si el reporte se genera el día de mañana con la fecha de
hoy; no podrían cambiarse puesto que la fecha de consulta es la misma. Evidencia: A modo de
prueba se realizó la consulta a marzo 19 en el sistema del valor de la cartera incluyendo
intereses, el reporte arroja un valor aproximado a los 5.000 millones de pesos incluyendo
intereses. Al comparar con los saldos registrados a diciembre de 2018 se evidencia un saldo por
comparendos de aproximadamente 6.300 millones, existe una variación significativa en dos
meses de aproximadamente 1.300 millones, se verifica si fueron generados pagos o decretadas
prescripciones por esta diferencia y nos informan que no se han generado ni pagos ni
prescripciones por estas diferencias
ACCIÓN
DESCRIPCION DE LA
CORRECTIVA O
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ EVIDENCIA DE LA
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE FECHA DE
(SOLO APLICA PARA NO REALIZACION DE LA FECHA DE
REALIZACION DE LA CORRECCION Y DONDE SE ELIMINAR LA CAUSA EJECUTAR LAS IMPLEMEN
CONFORMIDADES REALES O ACCION CORRECTIVA SEGUIMIENTO
ENCUENTRA IDENTIFICADA) ACCIONES TACIÓN
POTENCIALES) Y DONDE SE
ACCIONES DE
ENCUENTRA
MEJORA
lider del
proceso -
se envia en varias ocasiones correo al contar con el formato de implementar el
auxiliar correos enviados al 4 de abril de
siguem solicitando nuevo formato para la asistencias debidamente respectivo ###
administrativo- siguem 2018
implementación de reuniones externas aprobada por el sigem formato
tecnico
seguridad vial
4 de abril de
NO APLICA NO APLICA
2018
Se realizaron los
No se realizaba el ajustes con el
resporte correspondiente sistema, SIMIT y Secretaria de
discriminando los QPUX para Movilidad y
NA ### MEMORANDO 22-02-2019
intereses moratorios del generar el soporte de
capital, ya que el sistema reporte sistemas
no lo generaba. discriminado de
la cartera.
accion que
causa raiz -verdadera soluciona la
causa anterior
CERRADA ACCIÓN
Con relación a los formatos

que aseguran la calidad, se
debe observar que se ha
capacitado de una mejor
ABIERTA
manera al personal, con lo que
se ha logrado la utilización de
formatos actualizados y de
calidad
Se ha atendido a cada uno de
los reportes hechos en el
sistema general de gestión,
este sistema ha resultado de
gran utilidad a la hora de ABIERTA
realizar evaluaciones de
satisfacción al usuario y de
eficiencia en términos
estadísticos.
Pendiente verificacion de los

memorandos de envio a ABIERTA
contabilidad
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN: NO CONFORMIDAD REAL CORRECCIÓN (NO APLICA
FECHA DE
NÚMERO DE LA CORRECTIVA FUENTE QUE PERMITIÓ RESPONSABLE DE NO CONFORMIDAD POTENCIAL PARA ACCIONES
IDENTIFICACIÓN DE LA
ACCION PREVENTIVA O DE LA IDENTIFICACIÓN CIERRE Ó PREVENTIVAS Y DE
ACCION
MEJORA ACCION DE MEJORA MEJORA)
DESCRIPCION DE LA
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA
RESPONSABLE DE EVIDENCIA DE LA RESPONSABLE DE
FECHA DE (SOLO APLICA PARA NO (PARA ELIMINAR LA CAUSA
EJECUTAR LA REALIZACION DE LA EJECUTAR LAS
IMPLEMENTACIÓN CONFORMIDADES REALES O IDENTIFICADA)
CORRECCIÓN CORRECCION Y DONDE SE ACCIONES
POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA
ENCUENTRA
DESCRIPCION DE LA
EVIDENCIA DE LA
FECHA DE RESULTADO DEL ABIERTA / QUIÉN CERRÓ LA
REALIZACION DE LA FECHA DE SEGUIMIENTO
IMPLEMENTACIÓN SEGUIMIENTO CERRADA ACCIÓN
ACCION CORRECTIVA Y
DONDE SE ENCUENTRA

608lpedsi Matriz de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

608lpedsi Matriz de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MATRÍZ DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA 2019

1 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS ABS 12 3 2 17 17 0 0 17 0%

1 CORRECTIVA Medición de indicador DSI 27 de julio de 2015

2 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 28 de agosto de 2015

3 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 21 de julio de 2016

5 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 21 de julio de 2016

6 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de September de 2017

7 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de September de 2017

9 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de September de 2017

10 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de September de 2017

11 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de September de 2017

12 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de September de 2017

14 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de septiembre de 2018

15 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 20 de septiembre de 2018

16 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 21 de septiembre de 2018

17 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 22 de septiembre de 2018

18 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 23 de septiembre de 2018

19 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 24 de septiembre de 2018

21 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 26 de septiembre de 2018

22 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 27 de septiembre de 2018

De acuerdo a la medición podemos evidenciar que nos

El procedimiento no tiene establecidos tiempos para la

La ley 810 de 2003 y la Ley 1437 DE 2011 y

En las tablas de retención documental no se

Incluir las acciones correctivas, preventivas y de

En la caracterización del proceso en la actividad

Algunos formatos como el de solicitud de delineación y

La medición de los indicadores del proceso se

Se evidencia que la caracterización del proceso se

Los procedimientos no se encuentran actualizados en

Se evidencia que no todas las fichas de los trámites

Frente al informe de PQRS no se ha hecho el análisis

El Normograma se encuentra desactualizado

No se aporta el mapa de riesgos del proceso, no se

Se evidencia que el equipo de mejoramiento continuo

El proceso LCU no evidencia ninguna acción

se esta realizando un programa para la

Los conceptos juridicos de

Las tablas de retención se

Las acciones correctivas,

Correo enviado a SIGEM

El proceso es muy nuevo y

En la carpeta se evidencia el recibido a

Los formatos de COMANDAS empleados para

La principal falencia de este contrato es que no

Grupo Arboleda para

Auditoria interna No se observa que se esté verificando con el

Se evidencia dentro de el manual de calidad en las

generan en términos de la toma dedecisiones para la

Falta el análisis de resultados de encuestas de

Continuar la evaluación en cada uno de los procesos

Fortalecer mediante actividades de capacitación la

Se tiene el riesgo de que al cambiar los líderes de los

Reforzar las fases de planificación y control de los

La persona de atencion al ciudadano no

Se tenia desactualizada la población del

Realizar plan de trabajo para

N/A N/A N/A N/A N/A

La caracterización del proceso de DSI

Dentro del manual de funciones de las

No se tiene al interior de la organización la

Falta de articulación entre las dependencias