PROCEDIMIENTO DE

21-04-2014/V1
CONTRATACIÓN DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO DE
CONTRATACIÓN DE PERSONAL

REGISTRO DE CAMBIOS

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VIGENCIA/ VERSIÓN NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO
No.

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CONTRATACIÓN DE PERSONAL

1. OBJETIVO
Determinar las actividades y los requisitos para la contratación del personal
administrativo de la institución.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la contratación de personal mediante vinculación legal y
reglamentaria para la gestión administrativa de la institución.

3. RESPONSABLE
El Director de Gestión Humana es el directo responsable de cumplir y hacer cumplir
este procedimiento.

4. DEFINICIONES:
4.1 Contratación: Proceso mediante en la cual se vincula laboralmente a personal de la
institución.

4.2 Inducción: Es el proceso mediante el cual se da a conocer a la persona que va a

ocupar un cargo, todos los aspectos relacionados con este, como son funciones,
responsabilidades y todo aquello que le permita desarrollar las actividades rutinarias del
cargo a desempeñar.

5. POLITICAS:
5.1 La Rectora tendrá la potestad de autorizar la contratación de personal hasta por dos
meses, para llenar vacantes o para para suplir necesidades de supernumerarios de
acuerdo a la necesidad del servicio. En todo caso para la selección de estas personas
se aplicará el “Procedimiento de Selección de Personal”

5.2 La contratación de personal se perfecciona con la firma del contrato laboral, por las dos
partes; empleador y empleado.

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5.3 Ningún trabajador iniciará labores sin encontrarse afiliado previamente al Sistema de
Seguridad Social y sin haberse realizado el examen médico de ingreso.

5.4 La inducción de personal, debe realizarse una durante los primeros ocho (8) hábiles
después de la firma del contrato.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

6.1 Recepción de la autorización de contratación: Proviene de dos fuentes; el

Director de Gestión Humana puede recibir autorización para contratar personal, de la
Junta Directiva o de la Rectora, cuando se trate de contratos por dos meses. Esta
autorización debe estar acompañada de las directrices para la contratación, tales como:
Tipo de contrato, duración y salario.

6.2 Realización de Examen Médico de Ingreso: El Coordinador de vinculación,

seguimiento y evaluación, autoriza la realización del examen médico de ingreso, a la
persona a contratar. El médico laboral realiza el examen y elabora la Historia Clínica
Laboral. Dependiendo del resultado del examen, emite el certificado de aptitud laboral y
hace las recomendaciones pertinentes.

6.3 Novedad de Personal: El coordinador de vinculación, seguimiento y evaluación,

diligencia el formato “Novedades de Personal” donde se especifican el nombre
completo del seleccionado, la identificación, el tipo de contrato, la fecha de ingreso, y el
salario del cargo. Las “Novedades de Personal” se le suministran al auxiliar de
contratación, auxiliar de nómina y auxiliar de asuntos laborales y seguridad social, a
quien también se le entrega la Hoja de Vida del seleccionado con sus respectivos
soportes.

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6.4 Afiliación al Sistema de Seguridad Social: El Auxiliar de Asuntos Laborales y

Seguridad social, procede a realizar las afiliaciones al sistema de seguridad social en
Salud, Pensión y Riesgos Laborales. De igual manera realiza la afiliación a la Caja de
compensación.

6.5 Ingreso de Datos del empleado al sistema: El Auxiliar de nómina crea el nuevo
usuario en el software de nómina ingresando todos los datos que sean necesarios para
asegurar el correcto manejo de la información laboral, y para el pago de la nómina.

6.5 Elaboración y firma del Contrato: El Auxiliar de Contratación procede a la

elaboración, del contrato, que puede ser: a término fijo, indefinido, de labor
determinada, o de aprendizaje, teniendo en cuenta lo especificado en las “Novedades
de personal”. Una vez elaborado el contrato, al Auxiliar de Contratación contacta al
candidato seleccionado, para su la firma.

Nota: Las minutas de los contratos son aprobadas por el Director de Gestión Humana.

6.6 Revisión de Asesoría Jurídica: El contrato firmado por el empleado, es enviado al

Asesor jurídico para su revisión y visto bueno.

6.7 Perfeccionamiento del Contrato: El contrato revisado y firmado por el Asesor

jurídico, se envía para la firma del Representante Legal de CECAR; de esta manera
queda perfeccionada la contratación. Los contratos firmados son enviados a la
oficina de Gestión Humana.

6.8 Archivo y custodia de documentos: El auxiliar de nómina entrega los documentos

del empleado a la secretaria de Gestión Humana para que conforme un paquete con
toda la información del nuevo empleado, la cual es enviada a Archivo Central, para

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la conformación de la carpeta física y su identificación. Las carpetas conformadas

retornan a la oficina de Gestión Humana donde son archivadas en estantes.
6.9 Trámites de ingreso: Paralelamente a los pasos anteriores, el nuevo empleado
realiza los trámites de apertura de cuenta de ahorros, para el pago de la nómina,
realización del carné laboral, creación del Correo Electrónico Institucional y registro
de huella, haciendo uso de los formatos diseñados para tal fin.

6.10 Entrega de Activos Fijos Institucionales: El Coordinador de vinculación,

seguimiento y evaluación solicita al Jefe de Inventarios la entrega de los activos fijos
que sean necesarios para el desempeño de las funciones del cargo, al nuevo
empleado. Mediante el formato “Asignación de Activos Fijos”, queda legalizada la
entrega de los activos, y el empleado contratado se hace responsable de su tenencia,
cuidado y reporte de cualquier situación que se presente con ellos. El original del
formato reposa en la oficina de Inventarios en la carpeta: asignación de activos fijos;
mientras que una copia, se archiva en la carpeta de hoja de vida del empleado.

6.11 Realizar Inducción de personal: La inducción de personal se realiza dentro de los

ocho días siguientes a la contratación de la persona, e incluye como mínimo:

 Historia de la empresa
 Organigrama
 Sistema de Gestión de Calidad
 Servicios de Bienestar Universitario
 Entrega Manual de Funciones correspondiente
 Inducción al cargo

Esta actividad queda registrada en formato “Inducción de Personal”.

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N/A

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8 REGISTROS
 Novedades de Personal
 Software de nómina
 Asignación de Activos Fijos
 Inducción de personal

Elaborado por Aprobado por

Nombre José Javier Buelvas González Piedad Martínez Carazo

Cargo Director de Gestión Humana Rector

Firma Original Firmado Original Firmado

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