Universidad de Oriente.

Núcleo Anzoátegui
Escuela de Ciencias Administrativa.
Catedra: Control Administrativa.
Profesor: MSc. Carlos Natera Valera.

CONTROL ADMINISTRATIVO Y DESEMPEÑO.

2019
 Concepto de control Organizacional.
El Control, es un proceso que se aplica por igual a todos los actos, a
las cosas y a los productos, a las personas y aun al propio gobierno
de la empresa como a sus funciones básicas. El Control permite
conocer en sus justo términos la eficiencia de algunos
procedimientos utilizados.
Administrar significa ejercer la dirección de un proyecto, que se
encamina hacia un objetivo; por lo tanto, consiste en planearlo y
organizarlo en pasos simultáneos y /o sucesivos, que son
necesarios supervisar, para que se desarrollen en el rumbo
adecuado hacia el fin. Esa supervisión, es lo que llamamos
control administrativo.
Se trata de la fiscalización de la gestión, ya se trate de una
empresa o de otra institución cualquiera, formal o no. Esta función
es ejercida en general, por jefes, directivos o gerentes. A nivel
estatal, el control administrativo le concierne a quien es titular
del Poder Ejecutivo. Cuando se observa durante el control que
existen errores, se deberán implementar los medios para
corregirlos. Si falla el control, no habrá modo de enmendar las
fallas que se hayan producido en cualquier etapa del proceso
administrativo.

Para realizar el control de modo adecuado, las pautas que deben

seguirse en el proceso deben estar clarificadas, para comparar si
lo actuado se ajusta a lo querido, y, en su caso enmendar las
falencias. Se pueden controlar las acciones realizadas, y a quienes
las efectuaron; antes del proceso, para ver si se ajustan a
las condiciones y posibilidades de la empresa; durante el mismo,
para ver si el rumbo es el adecuado; y una vez finalizado, sirviendo
como retroalimentación.
Puede ejercerse control sobre la calidad, sobre el rendimiento y
eficiencia del personal, sobre el funcionamiento de las
maquinarias, sobre los costos, sobre los riesgos, etcétera.
Además, a través del control del proceso, se puede, incluso,
cambiar el rumbo del proyecto, si resulta inviable.

Importancia del control.

Su importancia consiste en medir y corregir lo ejecutado para asegurar
que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para lograrlos
están siendo llevados a cabo, evitando las posibles desviaciones y aplicar
los correctivos que fueran necesarios oportunamente; es decir, el control
tiene por objeto señalar puntos débiles y errores con el fin rectificarlos y
evitar su recurrencia, ya que el control debe de ser esencial a todos los
niveles del sistema administrativo.
Relación entre el control y el sistema administrativo.
El control es la última etapa del proceso administrativo, pero esta
estrechamente relacionada a la Planificación., el cual sirve de
retroalimentación para futuros planes. Su función consiste en establecer
Sistemas para medir y corregir las ejecuciones de los integrantes de la
organización, con el fin de asegurar que los objetivos se vayan logrando;
por lo tanto, mientras mas claro, mas completos y ordenados sean los
planes, mas se facilitara la función del control.
Tanto la Ejecución como el Control, deben llevarse en forma paralela, casi
a la misma vez y no como plantean algunos autores, diciendo que el
control es posterior a la Ejecución, aun cuando podríamos corregir la fallas
y errores para que no sucedan nuevamente.
El Control se hace necesario e imprescindible en la medida en que todas
las funciones y procesos de una organización no son realizables de
manera correcta. Si las otras funciones fundamentales de la
administración fueran ejecutadas a la perfección, habría muy poca
necesidad de Control. Sin embargo, en la práctica esto muy poco se da.
El Control, en la administración no existe sin la previa Planeación y
Ejecución. Esta relacionado y forma parte de los tres resultados de las
otras tres funciones fundamentales de la administración. Mientras mas
estrecha sea la unión, tanto mas efectivo es el Control.
La falla del Control, significa tarde o temprano el fracaso de la
administración, y el éxito de la Planeación.
Analizar los objetivos que busca el Control y el sistema
administrativo.
La actividad ya planeada y ejecutada se controla para determinar si se
ajusta a la acción planeada, ya que los planes no se logran por si mismo.
La función de Control asegura y es el medio para lograr un fin que ha sido
previamente estudiado y previamente establecido. El Control no puede
subsistir sin haber Planificación, Organización y Ejecución. El proceso de
Control, en general, es una función de todo administrador desde el
presidente hasta el supervisor.
Henry Fayol, decía, “La función de Control es un elemento fundamental,
en el éxito de una empresa, “En una empresa, el Control consiste en
verificar que todo ocurra de acuerdo al Plan que se halla adoptado, a las
instrucciones emitidas y a los principios que se hayan sido establecidos”.
El Control, tiene como finalidad de señalar las faltas y los errores a fin que
se puedan reparar y evitar su repetición
Según George Terry define el Control como” El proceso para determinar
lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando
medidas correctivas de manera que la Ejecución se lleve a cabo de
acuerdo a lo planificado.

Elementos esenciales del proceso de

Control.
a) La Supervisión, de lo que se esta realizando, indispensable en todo
el proceso de Control.
b) Los patrones normas o base de Control.
c) El carácter preventivo.
d) La Aplicación de dispositivo de correcciones,
e) Aplicación de las sanciones por las faltas a las obligaciones.
En líneas generales, el Control incluye la vigilancia activa de una operación
u objetivo para mantenerla dentro de los limites definidos.

TIPOS DE CONTROL.
El tipo de Control no es único y varia según las necesidades y las
condiciones especiales de cada caso.
Se pueden emplear diversos tipos de Control, según se juzgue
conveniente y necesario. Todos los tipos de Control están condicionados
por formas concretas de Ejecución, así pueden ser:
a) Control Previo o Preliminar.
b) Control Activo o Concurrente.
c) Control Posterior o de Retroalimentación.
Control Previo o Preliminar:
Es aquel tipo de Control que se ha de llevar
a cabo antes de comenzar, cualquier acción o ejecución de tareas. Por lo
tanto, en vez de esperar los resultados y compararlos con los Objetivos,
es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por
adelantado.
Esto está representado en el efecto de aplicar Políticas y Procedimientos
que limitan el ámbito de las tomas de decisiones, y define que acciones
específicas van a seguirse con una secuencia prescrita. Pero es de hacer
notar que el entendimiento entre políticas y procedimientos se unifica por
medio del Control únicamente. Así por ejemplo un gerente de ventas
puede tener la política de que todo cambio en el precio de un producto
respecto al precio publicado, debe ser autorizados por escrito por el
gerente; y ningún vendedor podrá alterar dicho precio.
En realidad, esto aclara la política existente y proporciona Control al
gerente de venta para saber que es lo que pasa y ejercer reglamentación
y restricciones sobre ellos.
En conclusión:
El Control Previo nos sirve como un medio de diagnóstico,
tanto personal, como de los materiales y equipos antes de ser utilizados;
para verificar si el personal no tiene dudas en cuanto a lo que debe realizar,
etc.

Control Activo o Concurrente:

Es la medula de todo sistema de Control
de operaciones. Este consiste en crear Métodos de Evaluación, vigilancia
y medición del avance de la ejecución de cada tarea.
En el ámbito de la producción, todos los esfuerzos están dirigidos a
elaborar la cantidad correcta de los productos adecuados en el tiempo
preciso. Al crear estos métodos de Control sobre la ejecución de las tareas
podemos detectar las posibles fallas en el sistema o alguna desviación en
el objeto del departamento, por ejemplo, y poner en marcha el correctivo
necesario para que aumente cada vez más la problemática.
Esto consiste en preceder y presidir la acción, así estaremos garantizando
que el plan será llevado a cabo en el tiempo especificado y bajo las
condiciones requeridas.
Control Posterior o de Retroalimentación:
Consiste en realizar una
evaluación o medición, una vez finalizadas las tareas que se debieron
ejecutar y lograr; es prácticamente un Control de resultados, en donde al
cabo de cierto tiempo se realiza una medición de lo que se debía lograr
frente a lo que se obtuvo.
Generalmente este Control se utiliza para decisiones sobre una Gestión
Administrativas de una determinada unidad o departamento. Este tipo de
Control posee una desventaja, que es que hasta ese momento es que los
evaluadores se van a enterar del avance y los resultados que querían, por
lo tanto, la decisión que se toma a partir de ese momento no es aplicable
al pasado, ya que es irreversible lo acontecido y cualquier correctivo que
se tome es dirigido hacia el futuro.
Hasta entonces se habrá gastado una gran cantidad de recursos, se habrá
desviado la meta que se quería lograr, y por supuesto se habrá detectado
tardíamente cualquier falla en el sistema.
 EJEMPLOS DE LOS TIPOS DE CONTROL.
Se puede decir que el Control Preliminar se ejerce cuando la alta
administración fija la política de que deben venderse no mas de cuatros
marcas de un mismo producto en el caso de un supermercado.
El Control Activo, se ejercería cuando el gerente de la tienda ordena al
personal de compras que reabastezca un determinado número de cajas
del producto después de haberse realizado “X” números de ventas.
Por último el Control de Retroalimentación, seria ejercido por el gerente
después de estudiar varias semanas los informes de la computadora y
descubrir un ejemplo que la marca “X” de productos ha atraído a muy
pocos clientes. El gerente seria el encargado de decidir si esta información
es la causa suficiente para retirar la marca “X” y sustituirla por la marca “Y”
en el inventario.
PROCESO DE CONTROL.
El Control, consta de un proceso formado de varios pasos definidos.
Sin importar la actividad, se aplican estos mismos pasos básicos:
a) Medición del desempeño.
b) La comparación del desempeño con el estándar, y averiguar si hay
diferencias.
c) Corrección de las desviaciones.

Dicho de manera un poco distante, el Control consiste en:

a) Averiguar lo que se está haciendo.
b) Comparar los resultados con lo que se esperaba.
c) Aprobar o desaprobar los resultados, aplicando las medidas
correctivas necesarias.
 PROCESO DE CONTROL.
GRAFICOS.

a) Medición Del Desempeño.

Desempeño

b) Comparación Del Desempeño con el Estándar.-

Desempeño
------------------------------------ Estándar
Retroalimentación
--------------------
 Desempeño
c) Corrección de la Desviación
Estándar
--------------
Acción Remediadora

En la parte superior se mide el desempeño. Luego se hace una

comparación entre el desempeño y el estándar, el cual se fija en
la planeación. Por la comparación del desempeño con el estándar,
se determina si el desempeño esta hacia arriba, abajo o a nivel del
estándar, En la figura el desempeño es menor que el estándar. Por
esta comparación, se determina la diferencia entre lo que se ha
hechos-el desempeño- y lo que se espera -el estándar-. A esta
diferencia se llama “Retroalimentación”, la que establece la
cantidad de corrección necesaria para que se obtenga un
desempeño satisfactorio. El último paso es corregir la desviación
por la acción que el gerente considere adecuada.
En lugar del Control en todo proceso administrativo y el concepto
de la Retroalimentación y su relación con el Control se establece
en la figura 2.
 Retroalimentación

Planeación Desviación
Desviación
Organización
Ejecución
Resultados
Recursos Resultados Re
Resultados

Interpretación figura 2.

Comenzando por la izquierda, Planeación, Organización, y

Ejecución se dirigen hacia los recursos(Materiales, Mano de Obra,
Equipos, Tecnología, Financieros) realizándose los resultados
reales. Esta entidad se compara con los resultados esperados o
con el estándar. La diferencia(desviación) entre las dos o sea la
retroalimentación, muestra el grado de corrección que debe
hacerse para que tenga éxito el plan actual. Esta retroalimentación
esta dirigida a la Planeación, Organización y Ejecución para
mejorar su desempeño o modificarlas de manera que los
resultados reales sean iguales a los resultados esperados.
 MEDICION DEL DESEMPEÑO.

Es el primer paso en el proceso de Control. La medición del

desempeño, comienza con la consideración de los problemas de
la medición. Medir es averiguar la cantidad o capacidad de una
entidad bien definida. Sin la medición el gerente se ve obligado a
imaginar o a emplear reglas generales que pueden o no ser
confiables.
Al medir una entidad siempre existe la duda de cuales
características tomar en cuenta. En muchos casos las principales
características son:
a) Resultados, que actividades desea desempeñar.
b) Gastos de capital, que cantidad se necesita relativa efectividad.
c) Que presupuesto es razonable (para empleados de staff y el
personal directamente operativo y cuanto vale renunciar a las
oportunidades).

COMPARACION DEL DESEMPEÑO CON EL ESTANDAR.

El segundo paso del proceso de Control, es la comparación del

desempeño con el estándar, esto evalúa el desempeño. Esta
comparación en términos ideales debe basarse en una
observación hacia adelante, para permitir detectar las
desviaciones antes de su ocurrencia real para que sea posible
evitarla emprendiendo las acciones adecuadas.
El administrador alerta que observa hacia adelante, puede en
algunas ocasiones pronosticar desviaciones probables respecto a
los estándares. En ausencia de esta habilidad es necesario
identificar las desviaciones tan pronto como sea posible.
Si los estándares se establecen se establecen en forma apropiada
y si hay medios disponibles para determinar con exactitud que
hacen los subordinados resulta bastante sencillo la evaluación del
desempeño real o esperado.
Pero existen muchas actividades en las que es difícil elaborar
estándares precisos y hay muchos de ellos muy difíciles en medir.
Puede ser bastante simple, en especial, en especial con técnicas
de estudio de tiempo y movimiento, establecer estándares de
horas de trabajo para un artículo de fabricación en serie, y puede
ser igual manera simple, medir el desempeño en comparación con
esos estándares.
Además en trabajo de tipo menos técnicos no solo es posible que
sea difícil elaborar los estándares, sino que la evaluación puede
ser complicada: Ejemplo, controlar el desempeño de un
Vicepresidente de finanzas o de un director de relaciones
industriales es bastante difícil debido a que no es fácil elaborar
estándares definidos. Es frecuente que el superior de estos
administradores sea base en estándares vagos, tales como la
fortaleza financiera del negocio, la actitud de los sindicatos,
ausencia de huelgas, el entusiasmo en la lealtad de los
empleados, la administración expresa de los socios del negocio y
el éxito general del departamento (que con frecuencia se mide en
forma negativa a través de una falta de evidencia de fracasos). Las
mediciones del superior son con frecuencia igualmente vagas.

CORRECCION DE LAS DESVIACIONES.

El proceso de Control, no esta completa hasta que no se

emprendan acciones para corregir las desviaciones. Lo mas
probable es que se piense que el Control es cosa de detectar y
corregir desviaciones negativas, es decir, que el desempeño sea
superior al estándar.
Aunque esta clase de desempeño es afortunado (desviación
positiva) valdría la pena en estos casos revisar la precisión y
adecuación de los estándares y determinar la desviación positiva
fue resultado de inexactitud o de un desempeño superior al real.
La corrección de la desviación negativas en el desempeño es el
punto en el que se considera al Control como parte de un sistema
total de administración y es donde se relaciona con otras funciones
administrativas. Los administradores pueden corregir las
desviaciones reelaborando sus planes, modificando sus Metas, o
corrigiendo desviaciones ejerciendo su función dentro de la
organización, reasignando o aclarando obligaciones.
También se pueden llevar a cabo correcciones a través de una
integración de personal adicional, mediante una mejor selección y
capacitación de subordinados o mediante la medida terminal de la
integración; los despidos. También mediante una mejor Dirección
y Control; una mayor explicación de las tareas o un liderazgo mas
efectivo.
La acción correctiva es dictada por los que tienen autoridad sobre
el desempeño real. En algunos casos se puede necesitar una
modificación organizacional, en tanto en otros casos puede
necesitar un cambio de motivación, la reimplantación del objetivo
en la mente del empleado, o la revisión de una política y su
aplicación puede ser todo lo que necesite.
Para una máxima eficacia, la corrección de una desviación deberá
ir acompañada por una responsabilidad fija e individual.
Hacer a un individuo en particular responsable de su trabajo es
uno de los mejores medios de lograr expectativas. La
responsabilidad fija de un individuo tiende a personalizar un
trabajo. Se convierte en su trabajo, en su responsabilidad para
emprender las acciones necesarias para alcázar un desempeño
satisfactorio, en su responsabilidad para hacer cualquier
corrección que pudiera ser necesaria en pocas palabras, alguien
se preocupa por algo y ese alguien es definido y conocido.

FACTORES DE CONTROL.

Es útil reconocer las características básicas del Control, para que esta
función administrativa fundamental pueda llevarse a cabo.
El Control, es el resultado de una acción derivada y no es permanente.
Debe ser continuo, para proporcionales datos validos actuales y
suministrar ayuda para dar forma al futuro.
Además, el Control este concentrado en puntos donde ocurre el cambio,
por lo que el proceso de Control cubre el total de una operación, es por
ello que los puntos de Control deben seleccionarse con todo cuidado
tratando así evitar tensiones entre las relaciones organizacionales. Es muy
importante tener presente que la sola adopción y creación de cierto Control
no garantiza que funcione con éxito. La iniciación y adopción del Control
debe de tener una certeza razonable de que es necesario para el logro de
un objetivo conocido y manifiesto.
El Control, es necesario y debe continuar en tanto el plan este siendo
implementado y provoque la acción. Si el plan no se logró se descarta el
Control, debe detenerse.
En realidad, el Control administrativo consiste en lo que los gerentes crean
necesario para un caso específico. Entre los Controles mas comunes se
encuentra los llamados “Controles Funcionales” tales como Control de
inventario, Control de producción, Control de mantenimiento, Control de
calidad, Control de ventas, Control de costo.
En empresas es posible controlar todas las actividades que en ellas se
desarrollan, tanto aquellas que podemos llamar “Tangibles” (por ser
concretas y palpables), como todas aquellas llamadas “Intangibles” (por
se abstractas) todo depende de los procedimientos que establezcamos
para ejercer Control.

Se puede controlar cualquier actividad con respecto a factores básicos:

a) Cantidad.
b) Calidad.
c) Costo.
d) Empleo del tiempo.

Estos son los factores controladores incluidos en cualquier tipo funcional.

También es importante una autoridad adecuada para el controlador. Para
tomar la acción correctiva necesaria se requiere una autoridad suficiente
para cumplir esa tarea.
La persona que controla debe estar libre de control y esto significa “libertad
de verse sepultado en detalles, pero manteniéndose en estricto contacto
con los acontecimientos.
 ESQUEMA DE LA FUNCION DE CONTROL POR FACTORES

FACTORES PRODUCCION VENTAS FINANZAS PERSONAL

¿Es satisfactoria la ¿El volumen de ¿Es suficiente el ¿Es adecuada la fuerza
producción? ventas va de capital de trabajo de trabajo?
CANTIDAD acuerdo con lo para las necesidades
esperado? de la empresa?

¿Se está cumpliendo con las ¿Los productos ¿Deben utilizar los ¿Cuenta la Empresa
especificaciones para la que se venden bonos, acciones con los conocimientos
matera prima, dimensiones presentan un preferentes o que necesita y los
y pruebas? equilibrio acciones comunes? utiliza?
CALIDAD satisfactorio entre
toda la línea de
productos de la
compañía?

¿Están completo los ¿Hacen los ¿Deben utilizarse los ¿Están medidas
productos terminados en vendedores prestamos equitativamente las
USO DEL TIEMPO los periodos apropiados y se suficientes visitas presentarse a corto tareas individuales?
despachan a tiempo? al día? plazo o largo plazo?

¿Son satisfactorias las
erogaciones en materia
prima y mano de obra
directa?
COSTO
¿Es satisfactorio el Están los pagos por ¿La estructura de
costo de la interés por el uso de salarios de la empresa
publicidad, ventas, fondos prestados de satisface los niveles
promoción y fuerza acuerdo con el actuales de
de ventas para las mercado corrientes? comunicación?
ventas que se
obtienen?
 CONCLUSION:

El Control, es una función administrativa: es la fase del Proceso

Administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción
correctiva cuando se necesita. De este modo, el Control es un
proceso esencialmente regulador.
La aplicación de un Control en las organizaciones busca atender
dos finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes y
prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.
Para que el Control sea efectivo debe desarrollarse como una
unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo
clasificarse en: Control Preliminar, Control concurrente,
Control posterior.
El Control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección
de las variables organizativas para descubrir desviaciones reales
o potenciales que influyen o pueden llegar a influir sobre los
objetivos de la empresa.
La aplicación del Control a una unidad, elemento, proceso o
sistema puede generar distintos beneficios y logros, sin embargo,
su aplicación indistintamente del proceso que se quiera "controlar"
es importante porque establece medidas para corregir las
actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente, se
aplica a todo; a unidades, a personas, y a los actos, determina y
analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones,
para que no vuelvan a presentar en el futuro, localiza los sectores
responsables de la administración, desde el momento en que se
establecen las medidas correctivas, proporciona información
acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo
como fundamento al reiniciarse en el proceso de planeación,
reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicación incide
directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los
recursos de la empresa.