Procedimientos para Presentación

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN Fecha de elaboración: 20/01/2016
DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE Fecha de Revisión:

PAGOS DE LOS DIFERENTES
PROCESOS, INCLUYE ANTICIPOS
UNIDAD DE CONTROL PREVIO PÁGINAS 12
Procedimiento para la presentación
de la documentación para pagos,
a la Dirección Nacional Financiera
Enero del 2016
1 Elaborado por: Revisado por:

Maritza Acosta T., Analista de Control Previo
Liliana Utreras C., Analista de Control Previo
Diego Flores M., Analista de Control Previo
Franklin Tamayo S., Asistente de Control Previo Janeth Gamboa Gamboa
Martha Fuentes Z., Líder de la Unidad de Control Previo DIRECTORA NACIONAL FINANCIERA.
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1.- Justificación
Mediante Acuerdo Ministerial 020-12 suscrito por la Ministra de Educación el 25 de

enero de 2012, se emite el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos
del Ministerio de Educación y reforma con Acuerdo Nro. MINEDUC-ME-2016-00015-A
de 05 de febrero del 2016.
Al proceso de la Dirección Nacional Financiera, se lo establece como un proceso

adjetivo de apoyo, artículo 30, página 94, en el que define que la Unidad de Control
Previo, debe generar como producto, la aprobación de documentos de los diferentes
procesos de compras públicas, convenios y viáticos.
2.- Objetivo General
Contribuir al mejoramiento de la calidad de la documentación adjunta a las solicitudes

de pago generados por los ordenadores de gasto, conforme delegación expresa de la
máxima autoridad, en el marco de las normas de control interno, emitidas por la
Contraloría General del Estado.
2.1 Objetivos Específicos
 Elaborar un instrumento de control que contribuya a agilitar los procesos de

solicitud de pagos, para que los ordenadores de gastos cumplan con las
exigencias establecidas por las normas legales vigentes.
 Aprobar el instructivo por parte de la Coordinación General Administrativa

Financiera, (CGAF).
 Socializar el instructivo para su implementación por parte de las unidades

requirentes de pago.
3.- Base Legal
3.1 LEGISLACIÓN GENERAL
 Constitución de la República del Ecuador

 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado LOCGE.
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 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública LOSNCP

 Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas
 Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva
 Reglamento a la LOSNCP
 Reglamento a la LOCGE.
 Reglamento al Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
 Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del
Sector Público.
 Normas de Control Interno de la CGE
 Normas Técnicas de administración Financiera emitidas por el Ministerio de
Finanzas
3.2 NORMATIVA INTERNA DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN
 Acuerdo Ministerial 020-12_Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos del Ministerio de Educación y reforma con Acuerdo Nro. MINEDUC-
ME-2016-00015-A
 Programación Operativa Anual POA
 Plan Anual de Inversiones PAI
 Plan anual de Compras Públicas, PAC. Resolución Nro. MINEDUC-CGAF-2015-
0001-R emitido por la CGAF.
 Acuerdo Ministerial 371-13 del 03 de octubre del 2013.
 Acuerdo Ministerial Nro. MINEDUC-ME-2015-00128-A adicional al 371.
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
Art. 10.- Actividades Institucionales.- Para un efectivo, eficiente y económico control

interno, las actividades institucionales se organizarán en administrativas o de apoyo,
financieras, operativas y Ambientales.
Art. 11.- Aplicación del control interno.- Se tendrán en cuenta las normas sobre funciones
Incompatibles, depósito intacto e inmediato de lo recaudado, otorgamiento de recibos,
pagos con Cheque o mediante la red bancaria, distinción entre ordenadores de gasto y
ordenadores de pago; y, el reglamento orgánico funcional que será publicado en el
Registro Oficial.
Art. 12.- Tiempos de control.- El ejercicio del control interno se aplicará en forma previa,
continua y posterior:
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a) Control previo.- Los servidores de la institución, analizarán las actividades

institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su
legalidad, veracidad, conveniencia oportunidad, pertinencia y conformidad con los
planes y presupuestos institucionales;
b) Control continuo.- Los servidores de la institución, en forma continua

inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y
servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los términos
contractuales y las autorizaciones respectivas; y,
c) Control posterior.- La unidad de auditoría interna será responsable del control

posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades
institucionales, con posterioridad a su ejecución.
Art. 54.- Responsabilidad en los procesos de estudio, contratación y ejecución.- Las

autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores que tengan a su cargo la dirección de
los estudios y procesos previos a la celebración de los contratos públicos, tales como de
construcción, provisión, asesoría, servicios, arrendamiento, concesiones, delegaciones,
comodato y permuta, serán responsables por su legal y correcta celebración; y aquellos a
quienes correspondan las funciones de supervisión, control, calificación o dirección de la
ejecución de los contratos, serán responsables de tomar todas las medidas necesarias para
que sean ejecutadas con estricto cumplimiento de las estipulaciones contractuales, los
programas, costos y plazos previstos.
Art. 65.- Indicios de responsabilidad penal determinados por la Contraloría General del
Estado.- Cuando por actas o informes y, en general, por los resultados de la auditoría o de
exámenes especiales practicados por servidores de la Contraloría General del Estado, se
establezcan indicios de responsabilidad penal, por los hechos a los que se refieren el
artículo 257 del Código Penal, los artículos agregados a continuación de éste, y el artículo
innumerado agregado a continuación del artículo 296, que trata del enriquecimiento ilícito
y otros delitos, se procederá de la siguiente manera:
1. El auditor Jefe de Equipo que interviniere en el examen de auditoría, previo visto

bueno del supervisor, hará conocer el informe respectivo al Contralor General o a
sus delegados, quienes luego de aprobarlo lo remitirán al Ministerio Público, con la
evidencia acumulada, el cual ejercitará la acción penal correspondiente de

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conformidad con lo previsto en el Código de Procedimiento Penal. Dichos informes

también serán remitidos a las máximas autoridades de las Instituciones Auditadas;
2. El Fiscal de ser procedente resolverá el inicio de la instrucción en los términos

señalados en el artículo 217 del Código de Procedimiento Penal y solicitará al juez
las medidas cautelares que considere pertinentes, en defensa de los intereses del
Estado; y,
3. Copia certificada de la sentencia ejecutoriada, será remitida al órgano competente

en materia de administración de personal, para la inhabilitación permanente en el
desempeño de cargos y funciones públicas.
Jurisprudencia:
Gaceta Judicial, GRAVES PRESUNCIONES DE RESPONSABILIDAD PENAL, 26-jun-1990
REGLAMENTO DE LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
Art. 16.- Aplicación del control interno.- El manual de procesos y procedimientos que
emitirán las entidades establecerá las funciones incompatibles, la distinción entre
ordenadores de gasto y ordenadores de pago, los procedimientos y los procesos
administrativos, financieros, operativos y ambientales, para reducir el grado de error y la
posibilidad de fraude a niveles mínimos, el pago con cheques o por la red bancaria, el
depósito intacto e inmediato de lo recaudado y el otorgamiento de recibos. Cada entidad
emitirá, codificará y actualizará su reglamento orgánico funcional, que será publicado en el
Registro Oficial.
Art. 17.- Tiempos de control
Control Previo: Constituye los mecanismos y procedimientos a aplicarse en cada una de

las fases de un proceso, para determinar la legalidad, veracidad y conformidad con los
presupuestos, planes operativos, y la documentación que respalde cada una de las
actividades y la actuación de los servidores que participen en ellas.
Para cumplir con el control previo no se crearán unidades específicas, esta actividad está
implícita en las funciones y responsabilidades asignadas a cada proceso.
El control continuo.- La Contraloría, para hacer más eficaz el control externo, y cuando las
circunstancias lo ameriten, ejercerá el control continuo, que incluirá el control previo,

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concurrente y posterior, conforme lo previsto en el numeral 28 del artículo 31 de la Ley

Orgánica de la Contraloría General del Estado.
El control continuo, por ningún concepto constituirá participación o autorización de actos

administrativos, los cuales serán de responsabilidad de la institución o entidad sujeta a
examen.
Control posterior: Como elemento efectivo del sistema de control la Unidad de Auditoría
interna realizará la evaluación de la gestión institucional en forma posterior a las
actividades señaladas en el artículo 10 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado.
El Auditor Interno no dictaminará estados financieros, pero podrá realizar evaluaciones al

sistema financiero, proceso y registros de determinadas cuentas. El dictamen a los estados
financieros es función exclusiva de la Contraloría General del Estado, directamente o por
medio de compañías privadas de auditoría contratadas para ese fin.
4.- TIPOS DE PROCESOS DE CONTRATACIONES Y PAGOS DE BIENES Y SERVICIOS
SERVICIOS BASICOS: REQUISITOS (agua, luz, teléfono, etc.)
1. Memorando de solicitud de pago

2. Factura de pago
3. Certificación Presupuestaria
4. Y los demás documentos que la particularidad del proceso lo requiera
1.- Memorando de Solicitud de Pago.- El Director(a) Nacional Administrativo(a), será el

responsable de solicitar el pago, conforme al Acuerdo Ministerial 371-13, en el que se haga
constar textualmente la frase “solicita el pago” a favor de…… por concepto de……. por el
valor de USD…… incluido IVA, correspondiente al mes de…..
2.- Factura de pago.- La Dirección Nacional Administrativa, debe adjuntar al proceso la

factura correspondiente, la misma que debe estar vigente dentro del mes que solicita el
pago.

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SERVICIOS PROFESIONALES: REQUISITOS
El primer pago debe obligatoriamente contener:

2. Solicitud del área requirente
3. Certificación de que el requerimiento consta en POA y/o PAI
4. Memorando de solicitud de certificación presupuestaria
5. Certificación presupuestaria
6. Copia de Términos de Referencia
7. Copia de Contrato
8. Estado tributario del profesional en el SRI
9. Actividad económica principal SRI, clase de contribuyente
10. Factura
11. Certificado bancario (para el primer pago)
12. Copia de Cedula de Ciudadanía
13. Informe detallado de las actividades cumplidas, en base a los términos de
referencia debidamente aprobado por el jefe inmediato
14. CD Información detallada (evidencias, reuniones de trabajo con firmas, actas
suscritas, fotos, etc.) que justifique el trabajo mensual del profesional contratado.
Para el segundo y posteriores pagos debe obligatoriamente contener:

3. Copia de Contrato (digital)
4. Estado tributario del profesional en el SRI
5. Actividad económica principal SRI, clase de contribuyente
6. Factura
7. Informe detallado de las actividades cumplidas, en base a los términos de
referencia debidamente aprobado por el jefe inmediato
8. CD Información detallada (evidencias, reuniones de trabajo con firmas, actas
suscritas, fotos, etc.) que justifique el trabajo mensual del profesional contratado.

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VIATICOS: REQUISITOS
1. Solicitud de servicios institucionales

2. Copia de la certificación presupuestaria.
3. Facturas
4. Cuadro con detalle de las facturas
5. Bitácora y kilometraje (Conductores)
6. Certificación del lugar de la comisión
Solicitud de servicios institucionales.- La autoridad competente, conforme el Acuerdo

Ministerial 147-A, debe remitir a la Dirección Nacional Financiera el original de la solicitud
de servicios institucionales, adjuntando copia de la disponibilidad de fondos emitida por la
Dirección Nacional Financiera.
Informe de comisión.- Una vez concluida la comisión el funcionario responsable debe

emitir el informe respectivo, conforme la circular Nro. MINEDUC-CGAF-2016-00016-M
del 13 de enero del 2016.
PROCESOS DE INFIMAS CUANTIAS: REQUISITOS

2. Certificación de que el requerimiento consta en POA y/o PAI
4. Solicitud de certificación presupuestaria
5. Certificación presupuestaria
6. Cotizaciones
7. Cuadro Comparativo
8. Invitación (en caso de taller)
9. Agenda y temática (en caso de taller)
10. Lista suscrita de participantes (en caso de taller)
11. Autorización de Inicio del proceso

12. Carta de adjudicación

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13. Conformidad del servicio y/o productos

14. Acta entrega-recepción del servicio y/o producto
15. Oficio de entrega de productos, trabajos (por parte del contratista)
16. Ingreso a Bodega (bienes)
17. Copia de cédula de ciudadanía y papeleta de votación
18. Consulta de estado tributario del proveedor (SRI)
19. Copia del RUC
20. Certificado bancario
21. Factura
CATALALOGO ELECTRONICO: REQUISITOS
1. Memorando de solicitud de Pago

3. Expediente del proceso precontractual que incluye:
 Informe de factibilidad y pre factibilidad
 Especificaciones técnicas
 Certificación presupuestaria
 Verificación del Plan Anual de Contrataciones y del Catálogo Electrónico
 Resolución de inicio
 Orden de Compra
4. Acta de entrega recepción (bienes)
5. Informe Técnico de cumplimiento de Términos de Referencia o Especificaciones
Técnicas
6. Ingreso a Bodega (Bienes)
7. Factura
8. Conformidad del Servicio y/o producto
VIATICOS POR GASTOS DE RESIDENCIA: REQUISITOS
El primer pago debe obligatoriamente contener:

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2. Solicitud del funcionario
3. Declaración juramentada(anual)
4. Informe técnico favorable de la Dirección Nacional de Talento Humano
5. Copia de Certificación Presupuestaria
6. Copia de la factura de arriendo de la vivienda o de hotel

2. Solicitud del funcionario
3. Copia de la factura de arriendo de la vivienda o de hotel
PROCESOS DE CONTRATACION (OBRA, CONSULTORIA, BIENES Y SERVICIOS

NORMALIZADOS): REQUISITOS
Para el pago del anticipo debe obligatoriamente contener:
1. Memorando de solicitud de pago, suscrito por la autoridad competente

2. Expediente del proceso precontractual que incluye:
 Términos de Referencia
 Informe de Viabilidad y Económico
 Certificación de verificación de Catálogo Electrónico
 Certificado de verificación Plan Anual de Contrataciones
 Aval emitido por el Ministerio de Finanzas (de ser el caso)
 Solicitud de certificación presupuestaria
 Certificación presupuestaria
 Solicitud de requerimiento de la contratación
 Autorización del señor Ministro o Viceministro (de ser el caso)
 Pliegos
 Solicitud de elaboración de Resolución de Inicio (de ser el caso)
 Resolución de Inicio
 Convocatoria o invitación al proceso suscrita por la máxima autoridad
 Actas del proceso de ofertas u oferto

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 Impresión del Portal de Compras Públicas con el resultado de la Puja o

sorteo (solo en subasta inversa electrónica o menor cuantía de obra)
 Acta de puja (solo en subasta inversa electrónica)
 Acta de negociación (contratación directa de consultoría - cuando no haya
puja en subasta inversa electrónica)
 Resolución de Adjudicación del Proceso
 Copia del Contrato
 Acuerdo de Delegación del administrador del contrato y técnico a fin.
 Impresión de la pantalla del portal donde conste que el contratista está
adjudicado a la firma del contrato
 Garantías (de ser el caso):
o Técnica: cuando se trate de bienes
o Del Anticipo: cuando la forma de pago contemple la otorgación de
un anticipo (incluyendo el certificado de la Superintendencia
Popular y Solidaria)
o Fiel Cumplimiento: cuando la cuantía supere lo otorgado en la Ley
(incluyendo el certificado de la Superintendencia Popular y
Solidaria)
Para personas naturales

 Copia de cédula de ciudadanía y papeleta de votación
 Certificado bancario
 Copia del RUC o RUP (de ser el caso)
Para personas jurídicas

 Copia de constitución de la empresa
 Copia de la designación registrada del Representante Legal
 Copia de cédula y papeleta de votación del Representante Legal
 Certificado bancario
 Copia del RUC o RUP (de ser el caso)
En caso de artesanos calificados

 Se requiere certificación artesanal

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1. Memorando de solicitud de pago, suscrito por la autoridad competente

2. Copia del Contrato (digital)
3. Acta de entrega recepción (parcial y/o definitiva) suscrita por el Administrador,
Técnico y Contratista, adjuntando todos los documentos de respaldo en base al Art.
124 del Reglamento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública
4. Ingreso a bodega de los bienes
5. Solicitud de prórroga a la autoridad competente (de ser el caso)
6. Informe de parte del administrador del contrato para la autorización de la prórroga
(de ser el caso)
7. Autorización de prórroga por parte de la autoridad competente (de ser el caso)
8. Comunicación de la prórroga al contratista (de ser el caso)
9. Cronograma aprobado de entrega de productos
10. Oficio de entrega de productos por parte del contratista (adjuntar los productos
correspondientes en impreso y digital)
11. Informe de aprobación del fiscalizador (en obras), planillas de avance de obra,
orden de trabajo, ordenes de cambio (de ser el caso)
12. Certificación de obligaciones patronales IESS (en obras/guardianía)
13. Planillas de aportes al IESS
14. Muestra en físico o digital (en caso de materiales entregados a talleres o cursos)
15. Factura
16. Informe del Administrador del Contrato
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:
Martha Fuentes Zurita Janeth Gamboa Gamboa Geovanna Flores Zambrano
LIDER DE LA UNIDAD DE DIRECTORA NACIONAL COORDINADORA GENERAL

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CONTROL PREVIO FINANCIERA ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA


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MINISTERIO DE EDUCACIÓN Fecha de elaboración: 20/01/2016

DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE Fecha de Revisión:

Procedimiento para la presentación

de la documentación para pagos,

a la Dirección Nacional Financiera

Enero del 2016

1 Elaborado por: Revisado por:

DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE Fecha de Revisión:

Mediante Acuerdo Ministerial 020-12 suscrito por la Ministra de Educación el 25 de

Al proceso de la Dirección Nacional Financiera, se lo establece como un proceso

2.- Objetivo General

Contribuir al mejoramiento de la calidad de la documentación adjunta a las solicitudes

2.1 Objetivos Específicos

 Elaborar un instrumento de control que contribuya a agilitar los procesos de

 Aprobar el instructivo por parte de la Coordinación General Administrativa

 Socializar el instructivo para su implementación por parte de las unidades

3.- Base Legal

3.1 LEGISLACIÓN GENERAL

 Constitución de la República del Ecuador

DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE Fecha de Revisión:

 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública LOSNCP

3.2 NORMATIVA INTERNA DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN

 Acuerdo Ministerial 020-12_Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

Art. 10.- Actividades Institucionales.- Para un efectivo, eficiente y económico control

DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE Fecha de Revisión:

a) Control previo.- Los servidores de la institución, analizarán las actividades

b) Control continuo.- Los servidores de la institución, en forma continua

c) Control posterior.- La unidad de auditoría interna será responsable del control

Art. 54.- Responsabilidad en los procesos de estudio, contratación y ejecución.- Las

1. El auditor Jefe de Equipo que interviniere en el examen de auditoría, previo visto

4 Elaborado por: Revisado por:

DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE Fecha de Revisión:

conformidad con lo previsto en el Código de Procedimiento Penal. Dichos informes

2. El Fiscal de ser procedente resolverá el inicio de la instrucción en los términos

3. Copia certificada de la sentencia ejecutoriada, será remitida al órgano competente

REGLAMENTO DE LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

Art. 17.- Tiempos de control

Control Previo: Constituye los mecanismos y procedimientos a aplicarse en cada una de

5 Elaborado por: Revisado por:

DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE Fecha de Revisión:

concurrente y posterior, conforme lo previsto en el numeral 28 del artículo 31 de la Ley

El control continuo, por ningún concepto constituirá participación o autorización de actos

El Auditor Interno no dictaminará estados financieros, pero podrá realizar evaluaciones al

4.- TIPOS DE PROCESOS DE CONTRATACIONES Y PAGOS DE BIENES Y SERVICIOS

SERVICIOS BASICOS: REQUISITOS (agua, luz, teléfono, etc.)

1. Memorando de solicitud de pago

1.- Memorando de Solicitud de Pago.- El Director(a) Nacional Administrativo(a), será el

2.- Factura de pago.- La Dirección Nacional Administrativa, debe adjuntar al proceso la

6 Elaborado por: Revisado por:

DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE Fecha de Revisión:

SERVICIOS PROFESIONALES: REQUISITOS

El primer pago debe obligatoriamente contener:

1. Memorando de solicitud de pago

Para el segundo y posteriores pagos debe obligatoriamente contener:

1. Memorando de solicitud de pago

7 Elaborado por: Revisado por:

DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE Fecha de Revisión:

1. Solicitud de servicios institucionales

Solicitud de servicios institucionales.- La autoridad competente, conforme el Acuerdo

Informe de comisión.- Una vez concluida la comisión el funcionario responsable debe

PROCESOS DE INFIMAS CUANTIAS: REQUISITOS