SEMANA 8 – Tratamiento de cuentas de activo específicas

INTRODUCCIÓN A LA
CONTABILIDAD

SEMANA 8

Tratamiento de cuentas de
activo específicas

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Aprendizajes esperados

• Caracterizan método de control del

disponible y operaciones con documentos
por cobrar en la empresa.

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APRENDIZAJES ESPERADOS ................................................................................................................. 2

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
1. MÉTODO DE CONTROL DEL DISPONIBLE DE LA EMPRESA .......................................................... 5
1.1 ARQUEO DE CAJA ...................................................................................................................... 5
1.2 FONDOS FIJOS ........................................................................................................................... 5
1.3 CONCILIACIÓN BANCARIA......................................................................................................... 67
2. OPERACIONES CON DOCUMENTOS POR COBRAR ...................................................................... 8
2.1 DEUDORES INCOBRABLES Y SU PROCESO DE ESTIMACIÓN ...................................................... 8
2.2 DOCUMENTOS EN FACTORING .............................................................................................. 10
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 12

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INTRODUCCIÓN

La generación de efectivo es uno de los de una empresa cuida el dinero en

principales objetivos de cualquier cualquiera de sus formas,
negocio ya que esto permite, además considerando lo que ingresa a la
de financiar la operación, realizar empresa, lo que ingresará y
nuevas inversiones con el fin de programando las salidas actuales o
sostener e incrementar el crecimiento futuras, de modo de hacer más
de la empresa y mantener las eficientes los recursos y no mantener
obligaciones cubiertas en los plazos dinero ocioso.
establecidos. El control del disponible

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1. MÉTODO DE CONTROL DEL DISPONIBLE DE LA

EMPRESA

Mantener un control del disponible de la empresa es fundamental dado que permite valorar
las fuentes que generan ingresos en la empresa y mantener un mayor control respecto del
financiamiento de la operación.

El control del efectivo a su vez permite dar consistencia en el tratamiento de cada una de las
acciones que genera el efectivo en caja y/o banco, a modo de informar con exactitud los
resultados.

Las actividades de control son establecidas por las empresas, para proveer y resguardar sus
intereses. Una de las actividades más importantes en esta línea es el arqueo de caja.

1.1 ARQUEO DE CAJA

El efectivo constituye el activo más líquido de una empresa, es por eso que requiere ser
controlado y supervisado constantemente. En este sentido, el arqueo de Caja es una
actividad que permite verificar los ingresos y las transacciones en efectivo en un
determinado momento, con el objetivo de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo
recibido (dinero y cheques) y si el saldo físico recaudado es coherente con lo que indican los
sistemas contables. Adicionalmente, es un mecanismo que permite corroborar que las
políticas y procedimientos establecidos por la empresa se estén llevando a cabo
adecuadamente. Las personas encargadas de esta acción suelen llevar el procedimiento a
cabo en una fecha no programada y de forma sorpresiva para el cajero.

Si bien es cierto no es lo óptimo, es recurrente que en estos procedimientos se detecten

diferencias entre el efectivo físico y los registros en sistema, en estos casos las diferencias
deben ser contabilizadas en una cuenta que permita registrar el diferencial. Los faltantes se
cargan como pérdidas y los sobrantes se abonan como ingresos.

1.2 FONDOS FIJOS

Los fondos fijos son recursos que las empresas entregan a funcionarios para cubrir gastos
menores de forma inmediata y en efectivo, lo que es considerado una ventaja; ya que sería
poco eficiente financiar ciertas actividades de bajo costo, a través del sistema de cheques.

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La existencia de fondos fijos es normada por cada empresa y deberá ser autorizada por la
autoridad máxima de la organización, generalmente la oficialización de esta modalidad se
realiza a través de una resolución.

La persona responsable de administrar este dinero será el titular del fondo fijo, quien
además de resguardar el correcto uso del efectivo deberá custodiar toda la documentación
asociada a los pagos realizados a través de esta modalidad (boletas).

Para realizar la rendición del fondo fijo es necesario confeccionar una planilla de rendición,
donde se especifiquen los pagos realizados, los que a su vez deberán ser acompañados por
los documentos que comprueban el gasto. Esta planilla debe ser elevada al área contable de
la empresa para su revisión y posterior asignación del centro de costo.

1.3 CONCILIACIÓN BANCARIA

Como mencionamos en los dos puntos anteriores, en el mundo empresarial el efectivo y su
manipulación es considerado una de las partes fundamentales para la operatividad de la
organización, es por esto que mantener buenas prácticas que garanticen el buen
aprovechamiento del activo se convierte en algo vital.

La conciliación bancaria se define como la comparación entre los registros contables que lleva
una empresa respecto de su cuenta corriente (banco) y los ajustes que la entidad bancaria ha
realizado en esta cuenta. Es probable que a la hora de realizar esta acción existan diferencias,
las que deberán ser corregidas realizando los ajustes necesarios en los registros o libros de la
empresa.

Algunas de las principales razones por las que se producen diferencias son las siguientes:

 Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.

 Depósitos de última hora que la empresa realizó y que el banco no registró por haber
cerrado.

 Errores numéricos u omisiones en los libros de la empresa.

 Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

 Cargos que el banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.

 Abonos hechos a la empresa por el banco, por concepto de intereses, cobros realizados
en su nombre o cualquier otro concepto.

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 Errores u omisiones por parte de los bancos.

El objetivo de la conciliación bancaria es identificar que valores representan diferencias y

determinar cuál es el saldo correcto, es decir cuadrar al cierre del mes el saldo de los libros de
la empresa con el saldo de las cartolas bancarias.

Una de las principales dificultades que existe a la hora de realizar una conciliación es cuando
las regularizaciones realizadas a lo largo del mes no son registradas oportuna y
correctamente.

La conciliación bancaria no es considerada un registro contable, sino más bien como una
herramienta de control interno del efectivo de la empresa

Proceso para la realización de una conciliación:

Procedimiento
Partida o causa Empresa Banco
* Verificar que los cheques en
tránsito (del mes pasado)
aparezcan en el estado de cuenta
Partidas no
enviado por banco.
registradas en el
* Verificar que los depósitos en
banco
tránsito (del mes pasado)
aparezcan en el estado de cuenta
enviado por banco.
* Revisar que las notas de débito
o cheques omitidos (del mes
pasado) estén reflejadas en
Partidas no
el libro mayor de banco.
registradas en la
* Revisar que las notas
empresa
de crédito o depósitos omitidos
(del mes pasado) estén reflejadas
en el libro mayor de banco.
* Comprobar que se hayan * Comprobar que se hayan
asentado todos los errores (del asentado todos los errores (del
mes pasado) en los libros de la mes pasado) en el estado de
Errores empresa (libro mayor de banco) cuenta bancario, ya sean por
ya sean por diferencias, mal diferencias, mal ubicación,
ubicación, omisión o prescripción omisión o partidas que no
de cheques. corresponden a la empresa.

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2. OPERACIONES CON DOCUMENTOS POR COBRAR

El objetivo de toda empresa es generar recursos; ya sea a través de las ventas de bienes y/o
servicios o a la actividad a la que naturaleza de la empresa pertenezca, en este sentido es
que muchas veces se recurre a las ventas al crédito, las cuales son respaldadas a través de
documentos (cheques).

Las cuentas y documentos por cobrar forman parte del activo circulante de una empresa y se
generan por las ventas al crédito. Para realizar ventas al crédito es necesario analizar ciertas
variables como:

 Determinar las condiciones de la venta, es decir el tiempo que se proporcionará a los

clientes para el pago de las facturas y si existirá algún incentivo respecto del pago
oportuno.

 Decidir mediante qué documento se oficializará la deuda y la forma del contrato con
el cliente.

 Analizar la probabilidad de pago, esto quiere decir, realizar una estimación de pago,
respecto del historial previo del cliente y las referencias bancarias.

 Decidir el monto por el cual se concederá la venta al crédito, esto puede ser por el
100% o por el monto que la empresa estime pertinente.

 Considerar cómo se llevará a cabo el proceso de recaudación del dinero adeudado

(seguimiento respecto de los vencimientos).

2.1 DEUDORES INCOBRABLES Y SU PROCESO DE ESTIMACIÓN

La otorgación de ventas al crédito figura siempre un grado de riesgo para la empresa; ya que
es muy probable que algunos de los clientes a los cuales les fue concedido esta opción, no
cumplirán con la obligación financiera. Las empresas acceden a realizar esta acción dado que
es una posibilidad concreta de aumentar sus ventas, a raíz de éstas surge la cuenta “cuentas
por cobrar”.

La posibilidad de no recuperar parcial o totalmente el monto por el que fue concedida la

venta al crédito debe ser prevista por la empresa para que cuando la situación ocurra la
empresa cuente con una provisión que mitigue los efectos de la pérdida.

Las pérdidas por este tipo de conceptos deben ser reconocidas y registradas en el resultado
del ejercicio, para eso normalmente se utiliza la cuenta “provisión de cuentas incobrables”.
Una vez que la empresa haya determinado el monto de la cuenta incobrable y haya agotado

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los recursos para revertir la situación, registrará un asiento previendo la pérdida, para que la
información este visible al final del ejercicio.

El registro se realizará para ir previniendo las cuentas irrecuperables y se considerará el

saldo que efectivamente se concluyó ya no se podrá recuperar.

Debe Haber

Cuentas incobrables $ 15.000.-

Provisión de cuentas incobrables $ 15.000.-

Si posterior a esta contabilización se recupera una cantidad del monto, como por ejemplo
$5.000.-, se deberá registrará la pérdida real de la venta de la siguiente forma:

Inicialmente, lo que entró a la caja, es decir lo recuperado.

Debe Haber

Caja o banco $ 5.000.-

Cuentas incobrables $ 5.000.-

Las cuentas quedaras con el siguiente saldo, después de la recuperación:

Debe Haber

Cuentas incobrables $ 10.000.-

Provisión de cuentas incobrables $ 10.000.-

Si finalmente no es posible recuperar el diferencial, se registrará como un gasto:

Debe Haber

Provisión de Cuentas incobrables $ 10.000.-

Cuentas incobrables $ 10.000.-

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Existen dos grandes métodos para calcular la estimación de deudores incobrables.

1.- Método porcentaje sobre las ventas o el saldo de la cuenta clientes.

Mediante este método se recurre a estimar un porcentaje de los clientes que no cancelarán su
deuda esto se aplica a la cuenta ventas o a la cuenta clientes, dependiendo del tipo de empresa
y cómo maneja sus cuentas por cobrar.

2.- Método antigüedad de saldo.

En este método la estimación por deudores incobrables, se pondera según la antigüedad que
posean los saldos adeudados por los clientes, el sustento de lo anterior es que si un cliente
mantiene una deuda que ha vencido un día, no es comparable a un cliente que tiene su deuda
vencida hace 1 año, es bastante más probable que el cliente que debe a la empresa hace más
tiempo, definitivamente no pague y por lo tanto debe asignarse un porcentaje mayor a ese tipo
de clientes.

2.2 DOCUMENTOS EN FACTORIG

El factoring es una alternativa de financiamiento dirigida principalmente a las pequeñas y
medianas empresas; ya que es una forma rápida de obtener dinero, es decir liquidez inmediata.
A cambio la empresa traspasa el servicio de cobranza futura de los créditos.

El factoring es uno de los recursos más utilizados del mercado de financiamiento en Chile.
Acceder a este recurso es simple ya que no posee grandes requisitos. A su vez se dice que es
onerosa; ya que cada una de las partes realiza la valoración del sacrificio y la ventaja que le
depara su celebración.

Existen distintos modelos de contrato de factoring, pero los más recurrentes son el factoring
con recursos y sin recursos.

El factoring sin recursos:

Es aquel proceso financiero en el que el factor recibe la factura y luego de entregar liquidez al
cliente, se hace cargo del cobro del documento cuando el plazo definido así lo determine. En
esta cesión, el factor se hace plenamente responsable del daño económico que pueda surgir en
caso de que el deudor no efectúe la remuneración de la factura correspondiente.

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Factoring con recursos:

La contratación del servicio con recurso es el modelo de contrato factoring mediante el cual el
factor recibe la factura y luego de brindar liquidez al cliente, se hace cargo del cobro del
documento cuando el plazo definido en la factura así lo dicte. Sin embargo, bajo este contrato
de factoring es el cliente el que debe asumir los daños financieros en caso de que el deudor no
lleve a cabo el pago de la factura.

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COMENTARIO FINAL

En el mundo de los negocios, el control y supervisión de los efectivos es fundamental para el

correcto funcionamiento de las empresas, en este sentido, utilizar herramientas que permitan
verificar que los procedimientos se están llevando a cabo de la forma en que la empresa lo ha
establecido es fundamental. Es importante que si bien es cierto, la generación de recursos es el
objetivo de toda empresa, éste debe ser administrado de manera eficiente, en este sentido, el
controlar el efectivo disponible y no mantener directo ocioso en la empresa permite por ejemplo
realizar inversiones que incrementen el capital de la empresa.

 Recuerda reforzar los contenidos de esta semana, leyendo

los recursos adicionales publicados en la plataforma.

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REFERENCIA
IASB (2014). Marco Conceptual para la Información Financiera.

Torres, G. (2002). Contabilidad: Información y control en las empresas. 5ª edición. Chile:

Lexis Nexis.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC. Tratamiento de cuentas de activo específicas. Introducción a la Contabilidad.

Semana 8.

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