Norma Técnica Distrital NTD SIG 001 PDF

NORMA TÉCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES
NTD-SIG 001:2011
2011
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DISTRITAL REQUISITOS
DESCRIPTORES: Sistema Integrado de Gestión, desarrollo

administrativo, calidad, control interno, gestión
ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional,
responsabilidad social, gestión documental, seguridad
de la información, entidades y organismos distritales.
ADOPCIÓN: Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011

NTDSIG 001:2011
SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ
Clara López Obregón

Alcaldesa Mayor (D)
Yuri Chillán Reyes

Secretario General
Beatriz Helena Hincapié Molina

Subsecretaria General
Miguel Alfonso Castelblanco Gordillo

Director Distrital de Desarrollo Institucional (E)
Gerardo Duque Gutiérrez

Coordinador Distrital del Sistema Integrado de Gestión
Participación en la Construcción de la NTDSIG 001-2011
MESAS DE TRABAJO:
Coordinador General: Gerardo Duque Gutiérrez
Jaime Ramón Gómez Pascuali Jaime Armando Gil Tovar

Norha Carrasco Rincón Martha Lucía Ortiz Penagos
Nubia Paola Rueda Casallas Omar Tarcisio Cañas Carrillo
Alexandra Arévalo Cuervo Edith Janneth Abella Sánchez
Juan Carlos Beltrán Jaramillo Veeduría Distrital
Luís Arnulfo Delgado Zarate Olga Lucía Vargas Cobos
Alcira Sarmiento Molina Mónica Marcela Ulloa Maz
Abelardo Bermúdez Rodríguez Arcesio Marín Chica
Viviana Marcela Villamil García Eriberto Cuello Castillo
Angela Ovalle Bautista Mayed Andrea González Sutachán
Rosa Margarita Cala Rueda Secretaría de Salud Distrital
Oscar Alberto Cardona Vargas
Edelmira Rodriguez Gómez Eulália Porras Salek.
Fabián Alberto Cárdenas Varela Ciro Andrés Benavides Corredor
Alexandra Quitian Álvarez Yimmy Alexander Márquez Alvarez
Diego Felipe Otálora Juan Pablo González
Secretaría General Secretaría de Planeación Distrital
Nancy Patricia Gómez Martínez César Orlando Miranda Rivas

Luis Alberto Barrera Vargas Carlos Fernando Campos Sosa
Jomir Sotelo Rojas Instituto de Desarrollo Urbano
Secretaría Distrital de Ambiente
pág. 2
NTDSIG 001:2011
Martha Helena Medina Ángel Néstor Porcell Mancilla

Gloria Yolanda Munar Ariza Gerardo Avendaño Prieto
Luís Fernando Balaguera Ramírez Universidad EAN
Ximena Villamaría Guzmán
Hospital de Suba E. S. E.
OTRAS ENTIDADES Y ORGANISMOS:
María del Pilar Arango Viana Lucila Guerrero Ramírez

Juan Felipe Rueda García Carlos Alberto Quitian Salazar
Departamento Administrativo de la Secretaría de Cultura Recreación y
Función Pública Deporte
Martha Mercedes Zuna Ladino

Lucy Divanelly Muñoz Rodriguez
Unidad Administrativa Especial
Secretaría General
Cuerpo Oficial de Bomberos
Blanca Yomar López Delgadillo

Nidia Alejandra Torres Sepúlveda Sonia Jeanet Arévalo
Unidad Administrativa Especial de Nathaly Rodríguez Sánchez
Catastro Unidad Administrativa Especial de
Servicios Públicos
Mónica Rubio Arenas
Alejandro Cárdenas Leuro
José Jorge Roca Martinez
Martha Cecilia García Buitrago
Unidad Administrativa Especial de
Claudia Marcela Vargas
Rehabilitación y Mantenimiento Vial
Instituto Distrital de Turismo
María Isabel Vásquez Díaz Manuel Matamoros Zambrano

José Ramón Santis Jiménez Sofía Cristina Bautista Beltran
Metrovivienda Hospital Occidente de Kennedy
Hilda Alfonso Parada Pureza Rodríguez Pinzón

Claudia Patricia Galán Suárez Freddy Sanjuanelo Carbonel
Hospital Chapinero E. S. E. Hospital Tunjuelito E. S. E.
pág. 3
NTDSIG 001:2011
PRESENTACIÓN
La Carta Iberoamericana de la Calidad en la Gestión Pública, adoptada por los

ministros de Administración Pública y de la Reforma del Estado de los países de
Iberoamérica en el 2008, se constituye en el mapa de navegación en materia de
sistemas de gestión para las entidades y organismos distritales.
Considerando que uno de los principios de la Carta Iberoamerica de la Calidad es

que las instituciones públicas cuenten con sistemas de gestión normalizados, por
tal motivo la Administración Distrital expidió el Decreto 176 del 2010, en el cual se
articulan armónicamente la calidad, el control interno, la gestión ambiental, la
seguridad y la salud ocupacional, la seguridad de la información, la gestión
documental y la responsabilidad social para construir el Sistema Integrado de
Gestión Distrital.
La Administración, consciente de la necesidad de orientar la implementación del

Sistema Integrado de Gestión, ha estructurado la Norma Técnica Distrital del
Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales
NTDSIG 001:2011, la cual ha sido el fruto del trabajo de los servidores de las
distintas entidades, así como de la valiosa participación del Departamento
Administrativo de la Función Pública.
Para la Administración Distrital, es motivo de satisfacción poner a disposición de

las entidades y organismos distritales esta norma que, además de ser un referente
pág. 4
NTDSIG 001:2011
nacional y mundial, pues no se encuentran antecedentes de una iniciativa similar

en el sector público, se constituye en una herramienta que define lineamientos
para la implementación coordinada de sistemas de gestión, aportando al uso
eficiente de los recursos, a la promoción del trabajo en equipo, a la articulación y
cooperación institucional, al mejoramiento continuo de las instituciones y a la
generación de productos y/o servicios que satisfagan los requerimientos de los
clientes internos y externos.
Yuri Chillán Reyes

Secretario General
Alcaldía Mayor de Bogotá
pág. 5
NTDSIG 001:2011
CONTENIDO
0. PRÓLOGO……………………………………………………….. 11
1. INTRODUCCIÓN………………………………………………... 14
1.1 GENERALIDADES……………………………………………… 14
1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS
DISTRITALES……………………………………………………. 16
1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL

ÁMBITO DISTRITAL…………………………………………… 17
1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS………………………………. 19
1.5 REFERENCIAS METODOLÓCICAS………………………… 20
2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y

EXCLUSIONES………………………...................................... 24
2.1 OBJETO………………………………………………………….. 24
2.2. APLICACIÓN…………………………………………………….. 24
2.3 EXCLUSIONES………………………………………………….. 25
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS…………………………. 25
3.1 DEFINICIONES…………………………………………………. 25
3.2 ABREVIATURAS……………………………………………….. 30
4. EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES....... 30
4.1 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL……………………………… 31
pág. 6
NTDSIG 001:2011
4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS
DISTRITALES........................................................................ 35
4.2.1 PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS………………………. 35
4.2.2 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO………...... 37
4.2.3 PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTIÓN……………………………………………………. 39
4.2.4 PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN………………………………….... 40
4.2.5 PLANIFICACIÓN DE RECURSOS………………………….... 42
4.2.5.1 INFRAESTRUCTURA…………………………………………… 42
4.2.5.2 TALENTO HUMANO……………………………………………. 43
4.2.6 PLANIFICACIÓN DE LA MEDICIÓN Y EL SEGUIMIENTO… 45
4.2.7 PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y LA

PARTICIPACIÓN………………………………………………… 46
4.3 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN

INSTITUCIONAL.........................................…………………... 48
4.4 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN…………………………………………………………. 50
5. EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN

LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS
DISTRITALES……………… 51
5.1 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN

EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN………………........ 51
pág. 7
NTDSIG 001:2011
5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN…………………………………….
54
5.3 PRESTACIÓN DEL BIEN O SERVICIO………………………. 55
5.4 MECANISMOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO………….. 57
5.5 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS….. 57
5.6 COMUNICACIÓN………………………………………………... 59
6. EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES…… 60
6.1 PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN PERIÓDICA DE LO

LEGAL…………………………………………………………….. 60
6.2 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES…………………………… 61
6.3 AUDITORÍAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN…………………………………………………………. 61
6.4 ANÁLISIS DE DATOS…………………………………………... 62
6.5 SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS……………………….. 63
6.6 SATISFACCIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS……….. 64
6.7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y

SERVICIOS………………………………………………………. 64
6.8 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS……. 65
6.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO

AMBIENTAL…………………………………………………….. 65
6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE LA

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 65
pág. 8
NTDSIG 001:2011
6.11 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE LA

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN………………………….
65
6.12 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL…………………………………………………... 65
6.13 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA

RESPONSABILIDAD SOCIAL…………………………………. 66
6.14 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN……………………………… 66
6.15 REFERENCIACIÓN COMPETITIVA…………………………. 68
7. EL ACTUAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES...…. 68
7.1 SOSTENIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN……... 68
7.2 ACCIONES DE MEJORA………………………………………. 69
7.3 ACCIONES CORRECTIVAS…………………………………… 69
7.4 ACCIONES PREVENTIVAS……………………………………. 70
ANEXO: CORRESPONDENCIA ENTRE LA NORMA 72

TÉCNICA DISTRITAL Y NORMAS REFERENCIA…………..
pág. 9
NTDSIG 001:2011
pág. 10
NTDSIG 001:2011
PRÓLOGO
La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., es la entidad

encargada de orientar y liderar la formulación y seguimiento de las políticas para el
fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades
distritales, mediante el diseño e implementación de instrumentos de coordinación y
gestión, la promoción del desarrollo institucional, el mejoramiento del servicio a la
ciudadana y el ciudadano, la orientación de la gerencia jurídica del Distrito, la
protección de recursos documentales de interés público y la coordinación de las
políticas del sistema integral de información y desarrollo tecnológico. La necesidad
de cumplir a cabalidad con este objetivo impulsó la construcción de la Norma
Técnica Distrital para la Gestión Pública, que nace además como resultado de la
adhesión por parte del Alcalde Mayor a la Carta Iberoamericana de la Calidad.
La comisión intersectorial del Sistema Integrado de Gestión está compuesta por

aquellas entidades y organismos que lideran las temáticas que lo conforman y
serán ellos los encargados de definir con base en esta norma distrital el plan de
acción a seguir para que todas las entidades y organismos lo implementen.
Las entidades y organismos que conforman el grupo base de trabajo del Sistema
Integrado de Gestión y su respectiva área de desempeño son:
SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR VEEDURÍA DISTRITAL, LÍDER DE LA

DE BOGOTÁ, LÍDER DE LAS TEMÁTICAS: SISTEMA TEMÁTICA DEL SISTEMA DE CONTROL
DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, SISTEMA DE INTERNO.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL, SISTEMA DE
SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN,
DESARROLLO ADMINISTRATIVO, SISTEMA DE
LÍDER DE LA TEMÁTICA DE
GESTIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y LA
RESPONSABILIDAD SOCIAL.
POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES.
SECRETARÍA DISTRITAL DE AMBIENTE, LÍDER DE SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD, LÍDER

LA TEMÁTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LAS TEMÁTICAS DE SEGURIDAD
AMBIENTAL. INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL.
pág. 11
NTDSIG 001:2011
A continuación se presentan las entidades y organismos que colaboraron en el

estudio de esta Norma Técnica Distrital mediante su participación en las mesas de
trabajo:
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO HOSPITAL DE SUBA E.S.E.
Esta norma fue sometida a consulta pública en las siguientes entidades y

organismos distritales:
CAJA DE VIVIENDA POPULAR HOSPITAL DEL TUNAL E.S.E.
CANAL CAPITAL HOSPITAL LA VICTORIA E.S.E.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA HOSPITAL MEISSEN E.S.E.
DEFENSORÍA DEL ESPACIO PÚBLICO
HOSPITAL NAZARETH E.S.E.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO
CIVIL HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY E.S.E.
EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO HOSPITAL PABLO VI BOSA E.S.E.

DE BOGOTÁ HOSPITAL RAFAEL URIBE E.S.E.
EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA HOSPITAL SAN CRISTÓBAL E.S.E.
METROVIVIENDA HOSPITAL SANTA CLARA E.S.E.
FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, HOSPITAL SIMÓN BOLÍVAR E.S.E.
CESANTÍAS Y PENSIONES
HOSPITAL TUNJUELITO E.S.E.
FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE
EMERGENCIAS HOSPITAL VISTA HERMOSA E.S.E.
FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y

ACCIÓN COMUNAL
FUNDACIÓN GILBERTO ALZATE AVENDAÑO
INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES
HOSPITAL DE BOSA E.S.E.
INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y
HOSPITAL CENTRO ORIENTE E.S.E. DEPORTE
HOSPITAL DE CHAPINERO E.S.E. INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO
HOSPITAL DE ENGATIVÁ E.S.E. INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO
HOSPITAL DE FONTIBÓN E.S.E. CULTURAL
HOSPITAL DE USAQUÉN E.S.E. INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL
HOSPITAL DE USME E.S.E. INSTITUTO PARA LA PROTECCIÓN DE LA NIÑEZ

Y LA JUVENTUD
HOSPITAL DEL SUR E.S.E.
LOTERÍA DE BOGOTÁ
HOSPITAL SAN BLAS E.S.E.
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE
ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE
SERVICIOS PÚBLICOS
SECRETARÍA DE GOBIERNO
TRANSMILENIO S.A.
SECRETARÍA DEL HÁBITAT
TERMINAL DE TRANSPORTES S.A.
SECRETARÍA DE HACIENDA
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE
SECRETARÍA DE INTEGRACIÓN SOCIAL CATASTRO DISTRITAL
SECRETARÍA DE MOVILIDAD
pág. 12
NTDSIG 001:2011
La presente norma fue avalada técnicamente por el DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.
La presente norma fue avalada académicamente por la UNIVERSIDAD EAN.
Esta norma es la pionera para estructurar el Centro Distrital de Normalización.
DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.
pág. 13
NTDSIG 001:2011
1. INTRODUCCIÓN
1.1 GENERALIDADES
Esta norma ha sido elaborada con la participación de servidores públicos de las

distintas entidades y organismos distritales. El concepto de sistema de gestión
será utilizado sólo de manera general para el propósito de la presente norma, de
modo que para cada caso específico, según corresponda a la temática, se
denominará subsistema. Además, este concepto se encuentra en consonancia
con el Decreto 176 de 2010, que involucra:
· Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).

· Subsistema de Control Interno (SCI).
· Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).
· Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).
· Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
· Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
· Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
El Sistema Integrado de Gestión estará enmarcado dentro del Sistema de

Desarrollo Administrativo (SISTEDA) establecido por la Ley 489 de 1998.
Las entidades y organismos distritales usarán esta norma en conjunto con los
requerimientos específicos de estándares o especificaciones de cada uno de los
subsistemas de gestión aplicables según la naturaleza de la entidad y organismo.
Si bien los sistemas se gestionan de manera independiente, hay elementos

comunes que pueden ser administrados de forma integrada, lo cual representa,
entre otros, los siguientes beneficios:
· Desde el punto de vista estratégico: permite la alineación de la planeación

institucional con la naturaleza, funciones y competencias de las entidades y
organismos distritales.
pág. 14
NTDSIG 001:2011
· Desde el punto de vista de gestión: posibilita la articulación de los procesos

para potenciar los resultados de la gestión institucional.
· Desde el punto de vista de eficiencia: conlleva la disminución de tiempos y

de costos en la ejecución de las actividades.
· Desde el punto de vista operativo: permite que en la ejecución de

actividades se consideren diferentes riesgos asociados a la gestión.
Teniendo en cuenta la necesidad de operar sistemas de gestión en forma

integrada, esta norma define requerimientos generales de los diferentes
subsistemas y su articulación con el propósito de lograr una gestión efectiva.
Contar con un sistema integrado de gestión permite que los esfuerzos aunados,
sistemáticos e inteligentes se orienten a la satisfacción de los distintos usuarios y
partes interesadas. Con esto en mente, se dispone que los elementos armónicos
de la presente norma deben ser desarrollados siguiendo la secuencia definida en
los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo, conocido como PHVA
(Planear, Hacer, Verificar y Actuar), con base en el cual han sido establecidos los
elementos comunes de cada uno de los subsistemas.
GRÁFICO – MODELO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
E NT OR NO E N T ID A D E S
SISTEDA
P L A NE A R HACER
S GC S CI
SRS S GA
SISTEDA
S IG SISTEDA
S IGA S&SO
S GS I
A C T UA R V E R IF IC A R
S ISTEDA
USUA R IOS C IUD A D
pág. 15
NTDSIG 001:2011
1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS

ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES
Los principios son considerados la orientación filosófica para la implementación

del Sistema Integrado de Gestión, y si bien no son requisitos de la presente
norma, es necesario determinar su grado de aplicación en las entidades y
organismos distritales para establecer niveles de mejoramiento institucional.
A continuación se exponen los principios del Sistema Integrado de Gestión, no

obstante estos complementan y no contradicen los principios establecidos para
cada uno de los subsistemas:
· Coherencia: la armonización implica que cada uno de los elementos

establecidos e implementados en el Sistema Integrado de Gestión apunte a
una misma dirección, es decir, que comparta el mismo propósito, en
especial respecto a los elementos estratégicos y los operativos.
· Control hacia la mejora: el seguimiento y monitoreo al desempeño de los

sistemas de gestión busca contar con insumos que permitan el
emprendimiento de acciones de mejora.
· Productividad: toda actividad en el marco del Sistema Integrado de Gestión

cumple con los lineamientos de la eficiencia, eficacia y la efectividad.
· Seguimiento y evaluación: los sistemas de gestión para la toma de

decisiones deben basarse en mediciones objetivas, para lo cual es
necesario monitorear constantemente el desempeño del sistema en
términos de eficiencia, eficacia y efectividad.
· Sostenibilidad: el Sistema Integrado de Gestión busca dar continuidad a la

operación de las entidades y organismos distritales, por lo cual es necesario
realizar acciones de mantenimiento y mejoramiento que garanticen su
permanencia conservando un mismo patrón de operación.
pág. 16
NTDSIG 001:2011
1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL ÁMBITO

DISTRITAL
Para el desarrollo de las directrices y políticas generales del Sistema Integrado de

Gestión se han definido las siguientes responsabilidades en el ámbito distrital:
· Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a través de la

Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, de acuerdo con las
funciones asignadas por el Acuerdo 257 del 2006:
o Apoyar las acciones de articulación para el diseño de estrategias,
planes y programas objeto del proceso de conformación del
Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos
distritales.
o Orientar la construcción de la estrategia operativa de los líderes
de subsistema.
o Poner en marcha los mecanismos de comunicación para facilitar
la participación de las servidoras y los servidores en las diferentes
etapas del proceso.
o Coordinar, con las entidades y organismos líderes de cada uno
de los subsistemas, la elaboración y expedición de directrices,
metodologías e instrumentos que orienten la construcción del
Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos
distritales.
o Concertar un cronograma de actividades con los líderes de cada
subsistema y hacer seguimiento a su cumplimiento.
o Implementar y actualizar un Observatorio del Modelo de Sistema
Integrado de Gestión como mecanismo de conceptualización,
aprendizaje y de fomento de las buenas prácticas en los
diferentes subsistemas.
o Coordinar el acompañamiento, asesoría y asistencia técnica a las
entidades y organismos distritales que lo requieran durante la
estructuración e implementación de su respectivo Sistema
pág. 17
NTDSIG 001:2011
Integrado de Gestión a través de las entidades y organismos

líderes de cada uno de los subsistemas.
o Establecer las políticas y lineamientos generales, de acuerdo con
sus competencias, del Subsistema de Gestión de Calidad (SGC)
y el Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información
(SGSI), así como el Subsistema Interno de Gestión Documental y
Archivo (SIGA).
· El(la) secretario(a) distrital de Ambiente liderará la articulación al
Sistema Integrado de Gestión del Subsistema de Gestión Ambiental
(SGA).
· El(la) secretario(a) distrital de Salud liderará la articulación al Sistema
Integrado de Gestión del Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional
(S&SO).
· El(la) secretario(a) distrital de Planeación liderará la articulación al
Sistema Integrado de Gestión del Subsistema de Responsabilidad
Social (SRS).
· La Veeduría Distrital participará directamente en el proceso y liderará el
Subsistema de Control Interno (SCI), de conformidad con lo estipulado
en el artículo 7º del Decreto 387 de 2004, sin que esto implique
limitación alguna del ejercicio de su función como ente de control
preventivo.
En cada una de las entidades y organismos distritales, las responsabilidades

serán asignadas de acuerdo con las políticas que estos definan y con los
lineamientos establecidos al respecto en la presenta norma.
Las entidades mencionadas anteriormente tendrán las siguientes funciones, sin

perjuicio de otras contempladas en normas específicas:
· Definir los elementos básicos del subsistema de su competencia, que

deben ser involucrados en el Sistema Integrado de Gestión en cada una de
las entidades y organismos distritales.
pág. 18
NTDSIG 001:2011
· Brindar acompañamiento a las entidades y organismos distritales en la

estructuración del Sistema Integrado de Gestión, en lo referente al
subsistema de su competencia, de manera armónica con la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor-Dirección Distrital de Desarrollo Institucional y
las demás entidades líderes de subsistemas.
· Participar en la construcción de instrumentos y programas que deban ser
incluidos en el subsistema componente de su competencia.
· Participar en la consolidación del Sistema Integrado de Gestión para el
Distrito Capital.
1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS
Esta norma ha sido estructurada con base en los siguientes referentes normativos:
a. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009,

adoptada mediante Decreto 4485 del 2009.
b. Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, adoptado

mediante Decreto 1599 del 2005.
c. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004. Sistema de Gestión

Ambiental. Requisitos con Orientación para su Uso.
d. Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007. Sistema de

Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos.
e. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 27001:2006. Tecnología de la

Información. Técnica de Seguridad. Sistemas de Gestión de la
Seguridad de la Información (SGSI). Requisitos.
f. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 15489-1. Información y

Documentación. Gestión de Documentos. Parte 1. Generalidades.
g. Gestión del Riesgo ―Principios y Directrices— UNE: ISO 31000:2010.
pág. 19
NTDSIG 001:2011
h. Sistema de Gestión Documental y Archivo, adoptado mediante Decreto

514 del 2006.
i. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008. Sistema de Gestión

de la Calidad. Requisitos.
j. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 26000. Guía de Responsabilidad

Social.
k. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 19011: 2002. Directrices para la

auditoría de los Sistema de la Calidad y/o Ambiente.
l. Social Accountability 8000 (SA 8000:2007). Norma de Responsabilidad

Social.
m. Guía Técnica Colombiana GTC -180. Responsabilidad Social.
n. Publicly Available Specification PAS 99:2006.
o. Norma Española UNE 66177:2005. Sistemas de Gestión – Guía para la

integración de los sistemas de gestión.
p. Ley 489 de 1198, “Por la cual se dictan normas sobre la organización y

funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las
disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las
atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la
Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.
q. Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos.
1.5 REFERENCIAS METODOLÓGICAS
Uno de los propósitos de la presente norma es la recopilación y aplicación de

documentos y metodologías elaborados por las entidades y organismos distritales
que pueden ser utilizados para la implementación de los requisitos aquí
establecidos. Para tal fin se indican los nombres de dichos documentos, los cuales
se pueden consultar en las siguientes páginas:
pág. 20
NTDSIG 001:2011
NOMBRE DOCUMENTO – METODOLOGÍA

Guía ejerciendo la coherencia institucional, elaborada por la Secretaría General
de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Numeral que aplica en la NTD 4.1
Dirección electrónica de consulta
www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad

Guía de planificación estratégica de la calidad en las entidades distritales,
elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Numerales que aplican en la NTD 4.1 / 4.2.1 / 4.2.4

Guía para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) con
enfoque sistémico, elaborada por la Veeduría Distrital.
Numerales que aplican en la NTD 4.1 / 4.2.1
www.veeduriadistrital.gov.co

Guía de planificación operativa de la calidad, elaborada por la Secretaría General
Numeral que aplica en la NTD 4.2.3
pág. 21
NTDSIG 001:2011
Guía distrital de procesos y procedimientos, elaborada por la Secretaría General

Numerales que aplican en la NTD 4.2.1 / 5.1


Guía de exclusiones NTCGP 1000:2004 para las entidades del Distrito Capital,
elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Guía práctica para la elaboración del Cuadro de Mando Integrado, elaborada por
la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Estudios de tiempos y modelos matemáticos para la toma de decisiones en las
entidades del Distrito Capital, elaborado por la Secretaría General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá, D.C.
Numerales que aplican en la NTD 5.1 / 7.2
pág. 22
NTDSIG 001:2011

Guía nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos,
procedimientos y trámites, elaborada por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor
de Bogotá, D.C., y el Departamento Administrativo de la Función Pública.
Numerales que aplican en la NTD 5.1 / 7.2
www.dafp.gov.co

Armonización Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 – Sistema de Gestión de
la Calidad NTCGP 1000:2004, elaborado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá, D.C. y el Departamento Administrativo de la Función Pública.
www.dafp.gov.co

Guía de Auditoría Integral al Sistema de Gestión, elaborada por la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y la Veeduría Distrital.
pág. 23
NTDSIG 001:2011

Guía para la formulación del Plan Institucional de Capacitación, elaborada por el
Departamento Administrativo de la Función Pública.
www.dafp.gov.co

Guía práctica para la operativización y sostenibilidad del Sistema de Control
Interno, elaborada por la Veeduría Distrital.
2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES
2.1 OBJETO
Esta norma especifica los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de
Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales, y se constituye en una
herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en
términos de los sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI),
Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información
(SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS)
y la Gestión Ambiental (SGA).
2.2 APLICACIÓN
Los requisitos de esta norma son genéricos con el fin de que sean aplicables a
todas las entidades y organismos distritales, sin importar su tipo, tamaño, producto
pág. 24
NTDSIG 001:2011
o servicio suministrados, tanto en los procesos como en cada uno de los

elementos de operación.
Todos los requisitos de esta norma deben ser aplicados en conjunto con las
disposiciones legales propias de la naturaleza de cada entidad y organismo
distrital. Así mismo, deben ser armonizados con los lineamientos específicos de
cada uno de los subsistemas que la conforman.
NOTA. Los numerales 1, 2 y 3 de la presente norma son de carácter introductorio,

los requisitos de obligatorio cumplimiento se desarrollan en los numerales 4, 5, 6 y
7.
2.3 EXCLUSIONES
La presente norma no presenta ningún tipo de exclusión. Dentro del Sistema
Integrado de Gestión las exclusiones serán consistentes con las normas técnicas
de referencia de cada uno de los subsistemas.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1 DEFINICIONES
Las definiciones desarrolladas en esta norma son complementarias de las
establecidas específicamente en cada uno de los subsistemas constitutivos del
Sistema Integrado de Gestión:
· COHERENCIA INSTITUCIONAL: se concibe como la alineación de todos

los elementos estratégicos de las entidades y organismos distritales con
el propósito de lograr una administración armónica.
· CONTROLES OPERACIONALES: entiéndase como el conjunto de

acciones y actividades que son implementadas en la operación de la
entidad y organismo distrital y que tiene como finalidad asegurar la
conformidad de la gestión para garantizar el cumplimiento de los
objetivos institucionales.
pág. 25
NTDSIG 001:2011
· COMISIONES INTERSECTORIALES: son instancias de coordinación de

la gestión distrital, creadas por el alcalde o alcaldesa mayor, cuya
atribución principal es orientar la ejecución de funciones y la prestación
de servicios que comprometan organismos o entidades que pertenezcan
a diferentes sectores administrativos de coordinación. Estas comisiones
podrán tener carácter permanente o temporal.
· COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN: es la forma como se constata

y se evidencia que el representante legal de la entidad y organismo
distrital, así como los niveles directivo y asesor se han convertido con sus
acciones en agentes de transformación positiva institucional.
· CORTO PLAZO: corresponde en la administración distrital al periodo

menor a un año.
· DESARROLLO SOSTENIBLE: se considera como tal al que asegura las

necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las futuras
generaciones para enfrentarse a sus propias necesidades1.
· ENFOQUE: se refiere a las directrices, métodos y procesos que la

institución utiliza para ejecutar y lograr el propósito que le es propio.
· GESTIÓN CIUDADANA: es el ejercicio del derecho a la participación

mediante procesos de gestión que posibilitan la intervención autónoma
de los ciudadanos y las ciudadanas en las fases de toma de decisiones
administrativas. Su incidencia es favorable en las entidades y organismos
distritales para la construcción de lo público.
· IMPLEMENTACIÓN: se refiere a la aplicación del enfoque, su alcance y

extensión.
· LARGO PLAZO: corresponde en la administración distrital al periodo

mayor a cuatro años.
1
Esta definición se basa en la que planteó la Comisión Mundial sobre Ambiente y Desarrollo.
pág. 26
NTDSIG 001:2011
· MAPA DE PROCESOS: se define como la representación gráfica de los

procesos y la operación de las entidades y organismos distritales. Estos
diagramas se clasifican habitualmente en estratégicos o gerenciales,
misionales o primarios, de apoyo o soporte, y evaluación o control.
· MEDIANO PLAZO: corresponde en la administración distrital al periodo

comprendido entre 1 y 4 años.
· MOMENTO DE VERDAD: entiéndase como el tiempo durante el cual se

tiene contacto directo con los usuarios y el bien o servicio es prestado
por parte de la entidad y organismo distrital.
· ORGANISMO DISTRITAL: se concibe como tal todas las instituciones

pertenecientes al nivel central que no tienen personalidad jurídica propia,
es decir, no existe una diferente al Distrito Capital. En esta categoría se
encuentran las Secretarías, los Departamentos Administrativos y la
Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos.
· PARTES INTERESADAS: conjunto de actores diferentes a los usuarios

que tienen algún tipo de participación directa o indirecta en la operación y
prestación de los bienes y servicios por parte de las entidades y
· PLANEACIÓN: es el establecimiento por parte de la alta gerencia de los

lineamientos que deben seguir las entidades y organismos distritales
para alcanzar su quehacer institucional. En otras palabras, se puede
considerar como el marco de referencia y camino a seguir, la filosofía
que inspira la gestión.
· PLANIFICACIÓN: consiste en las acciones que se desarrollan para

seguir de manera sistemática y ordenada los lineamientos establecidos
por la planeación.
· PLANIFICACIÓN OPERATIVA: es el conjunto de acciones establecidas y

desarrolladas para obtener bienes y servicios de acuerdo con los
pág. 27
NTDSIG 001:2011
elementos establecidos en la planeación y que satisfacen las

necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas.
· RESULTADOS: hacen referencia al cumplimiento de los objetivos

planteados.
· RESPONSABILIDAD SOCIAL: modelo de gestión que adoptan

voluntariamente las organizaciones con el objetivo de llevar los
propósitos de una entidad más allá de lo que establecen las leyes y
normatividad vigente en términos de impactos para los usuarios y otras
partes interesadas.
· RIESGOS ESTRATÉGICOS: son aquellos que se asocian con toda

posibilidad de que suceda algo relacionado con el cumplimiento de los
objetivos estratégicos, la continuidad del negocio, la sostenibilidad y
subsistencia de la entidad y organismo distrital en el corto, mediano y
largo plazo.
· RIESGOS OPERATIVOS: son aquellos relacionados con la parte técnica

que provienen de la operación cotidiana y específica de cada proceso.
Dentro de ellos se pueden encontrar deficiencias en los sistemas de
información, insuficiencias en la comunicación o desarticulación en el
modelo de operación, lo cual conduce a ineficiencias, corrupción e
incumplimiento de los objetivos institucionales.
· RIESGOS FINANCIEROS: son aquellos que representen un daño

económico a la entidad y organismo distrital y/o un detrimento
patrimonial. Pueden estar relacionados con temas tales como la
ejecución presupuestal, pagos, ineficiencias operacionales o manejo de
excedentes y bienes.
· RIESGOS NORMATIVOS: son aquellos que se relacionan tanto con los

daños generados por la violación de una prescripción u obligación legal,
incumplimientos a políticas internas, como con la volatilidad normativa.
Dentro de este tipo se pueden agrupar los incumplimientos a
pág. 28
NTDSIG 001:2011
obligaciones tributarias, a tiempos en la presentación de estados

financieros a solicitudes de información y demás incumplimientos legales
aplicables.
· RIESGOS TECNOLÓGICOS: son aquellos que tienen que ver con la

capacidad de la entidad y organismo para que la tecnología disponible
satisfaga sus necesidades actuales y futuras en aras de garantizar el
cumplimiento de su misión y objetivos institucionales.
· RIESGOS DE CONOCIMIENTO: son aquellos que se relacionan con el

daño generado por la pérdida de conocimiento e información vital para el
desarrollo de las actividades de la entidad y organismo distrital. En esta
clasificación se encuentran los riesgos en los activos y la seguridad de la
información.
· RIESGOS AMBIENTALES Y DE SALUD OCUPACIONAL: son aquellos

generados por la exposición a factores internos y externos que afectan el
medio ambiente de la entidad y organismo distrital (la contaminación,
ambientes poco saludables, malos hábitos) inherentes a las actividades
que desarrolla en cada proceso.
· SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: es el conjunto de orientaciones,

procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados
en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que
busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés.
Tal sistema se encuentra conformado por los siguientes subsistemas:
o Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).
o Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
o Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
o Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).
o Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
pág. 29
NTDSIG 001:2011
o Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).
o Subsistema de Control Interno (SCI).
· SOSTENIBILIDAD: es la condición característica del Sistema Integrado

de Gestión que posibilita su continuidad y el mantenimiento de la gestión
institucional independientemente de los cambios de administración y del
entorno.
· USUARIO: se entiende como la instancia final que se beneficia de la

prestación de un bien o servicio suministrado por las entidades y
3.2 ABREVIATURAS
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo.
SGC: Subsistema de Gestión de la Calidad.
SIGA: Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo.
SGSI: Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información.
S&SO: Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional.
SRS: Subsistema de Responsabilidad Social.
SGA: Subsistema de Gestión Ambiental.
SCI: Subsistema de Control Interno.
4. EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS

El planear del Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos

distritales debe estar conformado por la Planeación institucional, la Planificación
del Sistema Integrado de Gestión de las entidades y organismos distritales, el
pág. 30
NTDSIG 001:2011
compromiso de la alta dirección institucional y la Responsabilidad del Sistema

Integrado de Gestión.
4.1 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes

consideraciones para llevar a cabo su planeación institucional:
a. Todos los elementos de la planeación estratégica de la entidad y

organismo distrital deben tomar como referente principal el Plan de
Desarrollo vigente.
b. Se debe definir y documentar una plataforma estratégica que incluya:
1) Una misión, la cual debe estar alineada con las funciones

asignadas a la entidad y organismo distrital, así como con el Plan
de Desarrollo.
2) Una visión, la cual debe indicar hacia dónde se dirige la entidad y

organismo distrital, y el plazo en el que se lograrán las metas
propuestas.
3) Los objetivos estratégicos, los cuales deben establecer los logros

que la entidad y organismo distrital desea alcanzar en un plazo
determinado. Deben guardar coherencia con la misión y la visión.
4) Una política del Sistema Integrado de Gestión.
5) Los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
c. Formular objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo, así

como las metas y las estrategias para cumplirlos.
d. Estructurar una política del Sistema Integrado de Gestión que se

encuentre constituida como mínimo por las siguientes directrices:
pág. 31
NTDSIG 001:2011
1) La operación interna de la entidad y organismo distrital.
2) La prestación de bienes y servicios.
3) La atención y servicio al usuario.
4) La mitigación de los impactos ambientales significativos.
5) La coherencia con los principios de la Seguridad de la

Información y la Gestión Documental.
6) El cumplimiento de los requisitos legales aplicables relacionados

con el Sistema Integrado de Gestión.
7) Un compromiso de mejorar continuamente.
8) La sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
e. Al establecer la política del Sistema Integrado de Gestión y definir sus

directrices, se deben identificar las necesidades y expectativas, así
como los problemas en la prestación del servicio, a través de las quejas
y reclamos de los usuarios y de su interacción con las partes
interesadas.
f. La política del Sistema Integrado de Gestión debe proporcionar las

pautas de referencia para definir los objetivos y metas del Sistema
g. Los objetivos del Sistema Integrado de Gestión deben estar alineados

con sus objetivos estratégicos y ser coherentes con las directrices de su
política.
h. Dentro de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión se debe

considerar como mínimo uno o varios relacionados con:
1) La calidad.
2) La seguridad y salud ocupacional.
pág. 32
NTDSIG 001:2011
3) La gestión ambiental.
4) La responsabilidad social.
5) La gestión documental.
6) La seguridad de la información.
7) Control interno.
i. Para establecer los objetivos del Sistema Integrado de Gestión y definir

sus directrices se deben identificar las necesidades y expectativas de
los usuarios, así como los problemas en la prestación del servicio, a
través de las quejas y reclamos de las y los servidores públicos, los
usuarios y de su interacción con las partes interesadas.
j. Los elementos establecidos dentro de la plataforma estratégica deben

ser formalizados y adoptados mediante acto administrativo del
representante legal.
k. Los elementos definidos dentro de la plataforma estratégica deben ser

comunicados y se debe asegurar que los elementos constitutivos de la
plataforma estratégica institucional son entendidos por los funcionarios
y las partes interesadas.
l. Estructurar un plan gerencial del Sistema Integrado de Gestión tomando

como referente la política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
m. Realizar ejercicios de coherencia institucional entre la misión, visión,

objetivos estratégicos y demás elementos establecidos en la plataforma
estratégica.
n. La misión, la visión, los objetivos estratégicos y la plataforma

estratégica deben ser revisados periódicamente de acuerdo con las
necesidades presentadas.
pág. 33
NTDSIG 001:2011
o. La planeación institucional se debe reflejar en un documento de fácil

acceso y consulta que presente de manera coherente las directrices
estratégicas de la institución y su despliegue a las diferentes instancias
que la conforman.
p. Definir la metodología de revisión y seguimiento al cumplimiento de las

metas y los objetivos del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con
la periodicidad establecida, para determinar su adecuación y
pertinencia.
q. Conservar los registros del análisis de la revisión y seguimiento de los

objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
NOTA 1: Es necesario que la entidad y organismo distrital considere en la

formulación de la misión, visión y objetivos estratégicos lo siguiente: quiénes son
los usuarios o clientes del servicio que se presta, cuáles son sus principales
productos o servicios, sus creencias y valores fundamentales, así como el interés
o enfoque de responsabilidad social y ambiental.
NOTA 2: En la estructuración de la visión es fundamental establecer el escenario

de tiempo en el cual se pretende el cumplimiento de los objetivos y las metas
propuestos por la entidad y organismo distrital, de tal manera que se convierte en
el mecanismo por excelencia de continuidad de las buenas prácticas
institucionales.
NOTA 3: Para determinar si la misión y los objetivos cubren la totalidad de las

funciones asignadas legalmente a la entidad y organismo distrital, así como para
verificar el cumplimiento de sus competencias, es necesario efectuar un ejercicio
que permita cruzar tales funciones con los elementos de la misión y los objetivos.
NOTA 4: Con el propósito de lograr una alineación integral de la planeación

institucional con los funcionarios de la entidad y organismo distrital se recomienda
llevar a cabo programas de bienestar orientados a establecer planes estratégicos
de vida de los servidores.
pág. 34
NTDSIG 001:2011
NOTA 5: Para que un objetivo pueda ser comparado en cuanto tal, es necesario
que tenga cuatro características fundamentales, las cuales han sido denominadas
MERA: Medible, Específico, Realizable y Acotado en el tiempo.
4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS

La planificación del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y organismo

distrital debe tener en cuenta los siguientes componentes: Planificación de los
procesos, Planificación de la gestión del riesgo, Planificación operativa del
Sistema Integrado de Gestión, Planificación documental del Sistema Integrado de
Gestión, Planificación de recursos, la Planificación de la medición y el seguimiento
y Planificación de la comunicación y la participación.
4.2.1. PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
La planificación de los procesos en las entidades y organismos distritales debe

tener en cuenta las siguientes consideraciones:
a. Definir el alcance del Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta

las funciones asignadas, los procesos, los bienes y servicios ofrecidos,
así como las necesidades y expectativas de los grupos de interés.
b. Identificar y establecer los procesos necesarios del Sistema Integrado

de Gestión y la aplicación de cada uno en la organización.
c. Representar los procesos en un mapa de procesos o diagrama de

procesos y clasificarlos de acuerdo con su naturaleza.
d. Describir los procesos identificados en una caracterización o ficha de

procesos, la cual debe contener o referenciar como mínimo:
1) El propósito del proceso.
2) El alcance del proceso.
3) El líder del proceso.
pág. 35
NTDSIG 001:2011
4) Participantes en el proceso.
5) Las entradas.
6) Las salidas.
7) Los proveedores.
8) Los usuarios.
9) Las políticas de operación.
10) La relación o referencia del mapa de riesgos.
11) La relación o referencia de los activos de información del

proceso.
12) La relación o referencia de los documentos asociados al proceso.
13) La relación o referencia de los registros asociados al proceso.
14) Los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del

proceso.
15) La descripción de las actividades de monitoreo y seguimiento del

proceso.
16) Los trámites relacionados con los procesos misionales en los

casos en que aplique.
17) Referencia del normograma asociado al proceso.
e. La entidad y organismo distrital debe implementar un método para

comunicar y lograr el entendimiento del mapa o diagrama de procesos y
su respectiva descripción en todos los niveles de la entidad.
NOTA 1: Se sugiere que los procesos se clasifiquen en estratégicos, misionales,

apoyo y evaluación o sus equivalentes, de acuerdo con las necesidades y
orientaciones de la entidad y el organismo distrital.
pág. 36
NTDSIG 001:2011
NOTA 2: En la comunicación y socialización del mapa o diagrama de procesos es

fundamental la participación activa del representante legal de la entidad y
organismo distrital.
NOTA 3: Es fundamental que los registros relacionados en las

caracterizaciones o fichas de los procesos se encuentren en consonancia con
los inscritos en la tabla de retención documental, ya que un registro en el
Sistema Integrado de Gestión, una vez diligenciado, se convierte en un
documento archivístico.
4.2.2 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO
La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta los elementos que se

presentan a continuación para la planificación de la gestión del riesgo en el
Sistema Integrado de Gestión:
a. El Comité del Sistema Integrado de Gestión debe formular una política

de administración del riesgo, la cual se implementará a través de una
metodología que contenga como mínimo los siguientes aspectos:
1) Los objetivos que se espera cumplir.
2) Las estrategias para establecer cómo se va a desarrollar la

política de administración del riesgo a largo, mediano y corto
plazo.
3) Los riesgos que se van a controlar.
4) Las acciones a desarrollar teniendo en cuenta el tiempo, los

recursos, los responsables y el talento humano requerido.
5) El seguimiento y evolución a la implementación y efectividad de

las políticas.
b. Identificar y valorar los riesgos laborales asociados con cada una de las
actividades descritas en los procesos y con la prestación y elaboración
de los bienes y servicios.
pág. 37
NTDSIG 001:2011
c. Identificar los aspectos y valorar los impactos ambientales asociados

con cada una de las actividades descritas en los procesos y con la
prestación y elaboración de los bienes y servicios.
d. Identificar y evaluar los riesgos en los activos, la seguridad de la

información y la gestión documental asociados con cada una de las
actividades descritas en los procesos y con la prestación y elaboración
de los bienes y servicios.
e. Elaborar un panorama de riesgos en el que se relacionen las

actividades de los procesos, los peligros, la valoración de los riesgos y
los controles aplicables a dichos riesgos.
f. Identificar y tratar los aspectos e impactos ambientales que afecten su

operación.
g. Estructurar un mapa de los riesgos asociados con los procesos y con la

gestión institucional. El mapa debe involucrar riesgos de tipo:
1) Estratégico.
2) Operativo.
3) Financiero.
4) Normativo.
5) Tecnológico.
6) Conocimiento.
7) Ambiental y de salud ocupacional.
h. Los líderes de los procesos identificados deben monitorear

periódicamente su(s) respectivo(s) mapa(s) de riesgo(s) con el objetivo
de garantizar la eficiencia, eficacia y efectividad de las acciones
propuestas para su tratamiento.
pág. 38
NTDSIG 001:2011
i. Las oficinas de control interno o quien haga sus veces en la entidad y

organismo distrital deben hacer seguimiento a la implementación de la
política de administración de riesgos y a la eficiencia, eficacia y
efectividad de las acciones propuestas con el fin de plantear mejoras.
NOTA: Para la implementación de este numeral existe gran cantidad de

metodologías, entre ellas la establecida por el Departamento Administrativo de la
Función Pública. No obstante esta es optativa, es necesario dar cumplimiento a
los cinco elementos de control que el MECI tiene en este tema.
4.2.3 PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
La entidad y organismo distrital debe atender las siguientes consideraciones para

la planificación operativa del Sistema Integrado de Gestión:
a. Establecer y documentar un procedimiento para la planificación

operativa.
b. Identificar las características asociadas que deben ser incorporadas en

la estructuración del bien o servicio que presta la entidad y el organismo
distrital a sus usuarios, acorde con las funciones asignadas.
c. Establecer la secuencia e interacción de los procesos gerenciales,

apoyo y evaluación, frente a los procesos misionales, para lo cual debe
establecer criterios mínimos de aceptación de los insumos
suministrados y su impacto en la prestación de los bienes y servicios.
d. Estructurar un normograma de carácter informativo y explicativo que

permita dilucidar todas las disposiciones de carácter legal que le
atañen.
e. Establecer un procedimiento documentado para la construcción del

normograma.
f. Establecer una caracterización del bien o servicio.
pág. 39
NTDSIG 001:2011
g. Establecer un portafolio de bienes y servicios en el que se describan

como mínimo: el enfoque de las necesidades de los usuarios, el
propósito de la entidad, los servicios ofrecidos y los procesos de los
servicios que se prestan.
NOTA 1: Las características asociadas a los bienes y servicios responden a las

necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas.
NOTA 2: El portafolio de bienes y servicios constituye la materialización de la

caracterización de bienes y servicios, por lo cual es fundamental que su
construcción se desprenda de este instrumento.
4.2.4 PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN

consideraciones para la planificación documental del Sistema Integrado de
Gestión:
a. Contar con un manual del Sistema Integrado de Gestión que contenga

como mínimo:
1) El alcance del Sistema Integrado de Gestión.
2) El mapa de procesos.
3) La relación o referencia de las caracterizaciones de procesos.
4) La política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
5) La referencia de los planes estratégicos y operativos asociados

con el alcance del Sistema Integrado de Gestión.
6) La referencia de los procedimientos, tanto los obligatorios del

Sistema Integrado de Gestión como los específicos de la
operación interna.
pág. 40
NTDSIG 001:2011
7) Los requisitos puntuales propios de cada uno de los

subsistemas.
b. Incluir los manuales, planes, programas, procedimientos, instructivos,

caracterizaciones, registros y todos los documentos que contengan
información de los procesos y actividades enmarcadas en el alcance del
Sistema Integrado de Gestión definido para la institución.
c. Establecer y documentar un procedimiento de gestión documental del

Sistema Integrado de Gestión que establezca como mínimo:
1) Producción.
2) Recepción.
3) Distribución.
4) Trámite.
5) Organización.
6) Consulta.
7) Conservación.
8) Disposición final.
d. Mantener un listado maestro de los documentos del Sistema Integrado

de Gestión.
e. Mantener un listado maestro de los registros del Sistema Integrado de

Gestión.
f. Definir un sistema de gestión de unidades de información que

contemple los archivos de gestión central y de cualquier otro nivel de
archivo; la unidad de correspondencia; la biblioteca, centros de
documentación y cualquiera otra unidad de información que apoye el
cumplimiento de la misión institucional.
pág. 41
NTDSIG 001:2011
NOTA 1: Si la entidad y organismo distrital lo considera, podrá estructurar un solo

listado maestro que contemple tanto los documentos como los registros. En todo
caso es necesario que documentos y registros se encuentren en consonancia con
la tabla de retención documental.
NOTA 2: Los listados maestros de documentos y el de registro podrán estar

definidos en bases de datos, en sistemas de información o medios electrónicos.
NOTA 3: Es necesario que dentro del listado maestro de documentos se

incorporen aquellos de origen externo.
NOTA 4: Para que el Sistema Integrado de Gestión sea coherente con los
subsistemas de Gestión Ambiental, Seguridad de la Información, y Gestión
Documental y Archivo, es fundamental la adopción de la cultura del cero papel,
para lo cual es necesario habilitar en la página intranet la consulta y trámite de
documentos. Asimismo, se sugiere explorar y formalizar en lo posible la firma
electrónica para las transacciones documentales en el interior de la entidad y
4.2.5 PLANIFICACIÓN DE RECURSOS
La planificación de recursos en el Sistema Integrado de Gestión debe incorporar

como elementos constituyentes la Infraestructura y el Talento humano.
4.2.5.1 INFRAESTRUCTURA
La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de infraestructura

física, equipos, software y mobiliario. Este ejercicio debe incluir:
a. Las disposiciones requeridas como resultado de la valoración de los

riesgos laborales.
b. Las disposiciones requeridas como resultado de la valoración de los

aspectos ambientales.
pág. 42
NTDSIG 001:2011
c. Las disposiciones requeridas como resultado de la identificación de los

riesgos informáticos y de seguridad de la información de la institución.
d. Las disposiciones requeridas para el manejo de la gestión documental

de la institución.
e. Las disposiciones requeridas como resultado de las necesidades para

la prestación del servicio.
4.2.5.2 TALENTO HUMANO
La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de personal, así

como las acciones para su fortalecimiento, para lo cual debe:
a. Establecer un código de ética institucional, el cual debe ser estructurado

con la participación de las servidoras públicas y los servidores públicos,
los usuarios y las partes interesadas.
b. Identificar y documentar las necesidades de talento humano para la

operación del Sistema Integrado de Gestión y la operación de la
institución.
c. Determinar los niveles de responsabilidad y autoridad, así como su

posición jerárquica en la organización frente al Sistema Integrado de
Gestión.
d. Definir y documentar las competencias laborales funcionales de los

servidores públicos teniendo en cuenta aspectos relacionados con la
calidad, el ambiente, la seguridad y la salud ocupacional, la seguridad
de la información, la gestión documental y la responsabilidad social.
e. Establecer un compromiso con el desarrollo de las competencias,

habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público frente al Sistema
pág. 43
NTDSIG 001:2011
f. Crear e implementar planes de capacitación orientados a fortalecer el

desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos
institucionales y el progreso de la capacidad laboral de los empleados,
individual y grupalmente, para conseguir los resultados y metas
institucionales establecidos en la entidad y organismo distrital.
g. Establecer un programa de inducción y reinducción enfocado en la

operación de la entidad y organismo distrital.
h. Establecer un programa de bienestar dirigido a elevar los niveles de

pertenencia, participación y desarrollo integral de los servidores, así
como a mejorar el clima organizacional.
i. Establecer un ambiente de trabajo que promueva el desarrollo del

desempeño laboral.
j. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de capacitación.
k. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de bienestar.
l. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de inducción y

reinducción.
m. Valorar los beneficios obtenidos de la adecuación del ambiente de

trabajo.
NOTA 1: Para determinar las necesidades de personal del Sistema Integrado de

Gestión y de la operación de la entidad y organismo distrital es fundamental hacer
ejercicios de cargas de trabajo, lo cual demanda insumos como la identificación de
los tiempos en el desarrollo de las actividades de los procedimientos, así como del
volumen de trabajo.
NOTA 2: Para determinar las necesidades de capacitación y formación es

necesario que la entidad y organismo distrital considere como insumos los
estudios de clima laboral, los resultados de las investigaciones de accidentes, las
quejas y reclamos de los usuarios del servicio, los resultados de auditorías
pág. 44
NTDSIG 001:2011
internas, la encuesta de necesidades de capacitación, los informes de organismos

de control, el análisis de indicadores de gestión, los resultados de procesos
disciplinarios, la identificación de riesgos laborales y los aspectos ambientales de
los procesos.
NOTA 3: Los programas de inducción y reinducción no son solamente

informativos, sino también formativos, por lo cual es necesario plantear
alternativas en su desarrollo que permitan una verdadera adaptación del servidor a
su puesto de trabajo.
4.2.6 PLANIFICACIÓN DE LA MEDICIÓN Y EL SEGUIMIENTO

consideraciones para la planificación de la medición y el seguimiento:
a. Estructurar un sistema de medición y seguimiento basado en múltiples

fuentes y mecanismos.
b. El sistema de medición y seguimiento debe permitir valorar el

desempeño del Sistema Integrado de Gestión en términos de:
1) La operación interna de la entidad y organismo distrital.
2) El compromiso de la alta dirección.
3) La prestación de bienes y servicios.
4) La atención y servicio al usuario.
5) La mitigación de los impactos ambientales significativos.
6) Los principios de la seguridad de la información y la gestión

documental.
7) El cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la

institución relacionada con el Sistema Integrado de Gestión.
8) El compromiso de mejorar continuamente.
pág. 45
NTDSIG 001:2011
9) El desempeño de la responsabilidad social institucional.
10) La sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
c. Estructurar un sistema de medición y seguimiento del Sistema

Integrado de Gestión que permita la valoración de la eficiencia, eficacia
y efectividad institucional.
d. Estructurar un manual de indicadores.
e. Estructurar un cuadro de mando integrado.
f. Publicar en su página web los resultados y la evaluación de los

indicadores de gestión definidos.
NOTA 1: Pueden ser considerados como fuentes de medición y seguimiento los

indicadores de gestión, las auditorías internas, las quejas, los reclamos, las
sugerencias y las felicitaciones, encuestas de percepción y satisfacción,
cronogramas de trabajo, planes, programas, entre otros.
NOTA 2: La expresión “manual de indicadores” está dada por el parágrafo del

artículo 48 de la Ley 190 de 1995. No obstante, este podrá tener otras
denominaciones.
NOTA 3: La expresión “cuadro de mando integrado” recibe entre otras

denominaciones las de “tablero de control de gestión” y “balanced score card”.
4.2.7 PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y LA PARTICIPACIÓN
La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de comunicación

de carácter organizacional y externo relacionadas con el Sistema Integrado de
Gestión, para lo cual debe cumplir con las siguientes consideraciones:
a. Establecer, implementar y mantener una metodología o medios

efectivos para:
pág. 46
NTDSIG 001:2011
1) Asegurar que la alta dirección se comunica con los diferentes

niveles de la organización de manera efectiva.
2) Desarrollar la comunicación interna entre los diferentes niveles,
funciones y procesos de la institución asociados con el Sistema
3) Diseñar e implementar mecanismos de recepción, registro y
respuesta de las comunicaciones y consultas de los usuarios y las
partes interesadas.
4) Definir mecanismos de información de alto impacto a las partes
interesadas sobre la gestión de la entidad y organismo distrital.
b. Estructurar un plan de comunicaciones que contenga como mínimo:
1) El compromiso de la alta dirección frente a la comunicación interna

y externa de la organización.
2) La descripción de la población objetivo de la comunicación.
3) La identificación de las personas que deben comunicarse.
4) La información que debe ser comunicada.
5) El(la) o los(las) responsable(s) de las instancias de comunicación.
6) El medio de comunicación.
7) La frecuencia de la comunicación.
8) Los documentos y registros necesarios que evidencien la

comunicación.
c. Documentar un procedimiento de participación ciudadana.
d. Incorporar los resultados de la participación ciudadana en sus procesos

estratégicos, misionales, apoyo y evaluación.
pág. 47
NTDSIG 001:2011
4.3 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN INSTITUCIONAL
Los compromisos de la alta dirección institucional de la entidad y organismo

distrital deben estar guiados por las siguientes consideraciones:
a. El representante legal debe ser el responsable del diseño,

implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
b. El compromiso de la alta dirección se debe evidenciar en aspectos

como:
1) La aprobación y revisión de la planeación institucional de la

entidad y organismo distrital.
2) La aprobación y revisión de la política y los objetivos del

Sistema Integrado de Gestión.
3) La aprobación, orientación y revisión de los planes de

mejoramiento institucional, así como en su participación activa
en el proceso.
c. La alta dirección debe designar uno o varios miembros del grupo

directivo con responsabilidades específicas en el Sistema Integrado de
Gestión y con independencia de otras responsabilidades que le sean
asignadas.
d. La alta dirección debe realizar revisiones periódicas del Sistema

Integrado de Gestión, como mínimo dos veces al año.
e. La alta dirección debe proveer los recursos necesarios para el

adecuado funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión.
f. La información de entrada para la revisión que hace la alta dirección del

Sistema Integrado de Gestión debe incluir:
1) Los resultados de la gestión de los riesgos del Sistema Integrado

de Gestión.
pág. 48
NTDSIG 001:2011
2) La retroalimentación de los usuarios y las partes interesadas

sobre el Sistema Integrado de Gestión.
3) El desempeño de los procesos y la conformidad del producto.
4) El desempeño ambiental.
5) El desempeño de la seguridad y salud ocupacional.
6) El desempeño de la seguridad de la información.
7) El desempeño de la responsabilidad social.
8) El estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora.
9) Las acciones de seguimiento de las revisiones desarrolladas por

la dirección.
10) Los cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de

Gestión.
11) Los resultados de las auditorías del Sistema Integrado de

Gestión.
12) Las recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de

Gestión.
g. Los resultados de la revisión que hace la alta dirección de la eficiencia,

eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión deben permitir
emprender acciones relacionadas con:
1) El mejoramiento de la eficiencia del Sistema Integrado de Gestión.
2) El mejoramiento de la eficacia del Sistema Integrado de Gestión.
3) El mejoramiento de la efectividad del Sistema Integrado de

Gestión.
pág. 49
NTDSIG 001:2011
4) El mejoramiento en la prestación de los bienes y servicios

suministrados a los usuarios.
4.4 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
La responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión debe contemplar los

aspectos que se enuncian a continuación:
a. Para dirigir y administrar el Sistema Integrado de Gestión, la entidad y

organismo distrital debe contar con:
1) Un representante de la alta dirección que coordine todas las

acciones relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión.
2) Un comité del Sistema Integrado de Gestión, el cual debe estar

conformado por las y los servidores públicos de primer nivel que
faciliten la toma de decisiones.
3) Un grupo operativo, que debe estar integrado por representantes

de las diferentes dependencias y de cada uno de los subsistemas
que conforman el Sistema Integrado de Gestión.
b. La entidad y organismo distrital debe involucrar en los acuerdos de

gestión de los directivos el compromiso y la obligación frente a la
eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión.
NOTA 1: Cuando lo consideren, la entidad y organismo distrital podrá designar un

representante de la alta dirección por cada uno de los subsistemas del Sistema
Integrado de Gestión, es decir, la calidad, el control interno, la gestión ambiental,
la seguridad y la salud ocupacional, la seguridad de la información, la
responsabilidad social y la gestión documental, quienes serán coordinados por el
representante de la alta dirección del Sistema Integrado de Gestión.
pág. 50
NTDSIG 001:2011
NOTA 2: Es recomendable que el comité del Sistema Integrado de Gestión sea el

mismo que opera en la actualidad en las entidades y organismos distritales para el
Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad.
5. EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN ENTIDADES y

ORGANISMOS DISTRITALES
El hacer del Sistema Integrado de Gestión en la entidad y organismo distrital debe

comprender los Procedimientos documentados y registros, los Controles
operacionales, la Prestación del bien o servicio, los Mecanismos de medición, la
Preparación y respuesta ante emergencias, y la Comunicación.
5.1 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN EL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN
Los procedimientos documentados y registros en el Sistema Integrado de Gestión

en la entidad y organismo distrital deben atender las siguientes consideraciones:
a. Definir los procedimientos necesarios que describan las condiciones de

operación de los procesos relacionados con la prestación de los bienes
y /o servicios, de acuerdo con lo establecido en la planificación
operativa.
b. Documentar los procedimientos necesarios para la operación de la

organización.
c. Adecuar los medios electrónicos internos para la publicación de los

procedimientos y documentos asociados.
d. Cuando sean aplicables, los procedimientos deben incorporar como

mínimo:
pág. 51
NTDSIG 001:2011
1) Las instrucciones de trabajo requeridas para el desarrollo de las

actividades.
2) El control de los riesgos de seguridad de la información.
3) El control de los riesgos laborales.
4) Los controles de los aspectos ambientales.
5) Las disposiciones de almacenamiento y archivo de conformidad

con lo dispuesto en el Sistema de Gestión Documental y Archivo
(SIGA).
6) La información relativa a las necesidades y expectativas

identificadas de los usuarios.
7) El tiempo empleado en la realización de las actividades

constitutivas.
8) Los tiempos de cada una de las actividades descritas en él.
9) Los responsables por actividad.
10) Los documentos y registros asociados con las actividades

requeridos para su desarrollo.
e. Suministrar los procedimientos documentados a las servidoras públicas

y los servidores públicos como insumo para su inducción y reinducción.
f. Capacitar en metodologías y técnicas para el diseño de procedimientos

a las servidoras públicas y los servidores públicos, así como a los
colaboradores que tienen incidencia directa en su operación.
g. En la elaboración de los procedimientos correspondientes a la

operación de la entidad y organismo distrital se debe contar con la
participación de los funcionarios y las partes interesadas en su diseño.
pág. 52
NTDSIG 001:2011
h. Para la implementación de un procedimiento, se debe, previamente a la

puesta en marcha, asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia,
eficiencia y efectividad mediante su revisión.
i. Para la implementación de un procedimiento se debe garantizar a

través de su verificación la consistencia entre las características
especificadas en las entradas del procedimiento y sus resultados.
j. Para la implementación de un procedimiento se debe, mediante

examen y validación, presentar la evidencia de que ha cumplido los
requisitos particulares para el uso previsto o requerido por el usuario.
k. El Sistema Integrado de Gestión debe contar como mínimo con los

siguientes procedimientos:
1) El control de los documentos.
2) El control de registros.
3) Las auditorías internas integrales del Sistema Integrado de

Gestión.
4) El reporte y control de no conformes del Sistema Integrado de

Gestión.
5) La aplicación de acciones correctivas.
6) Las acciones preventivas y de mejora.
7) El reporte de accidentes de trabajo.
8) La investigación de accidentes laborales y ambientales.
9) La identificación de peligros y valoración de riesgos.
10) La identificación de aspectos e impactos ambientales.
11) La protección del intercambio de información.
pág. 53
NTDSIG 001:2011
12) El monitoreo del uso de los medios de procesamiento de

información.
13) Otorgar acceso a los medios de procesamiento de información.
14) La planificación operativa.
15) La construcción y actualización del normograma.
16) La participación ciudadana.
l. Los procedimientos constitutivos del Sistema Integrado de Gestión

deben ser socializados y divulgados a los funcionarios y colaboradores
cuando sean creados, modificados o derogados.
NOTA 1: Es recomendable que los cambios o ajustes realizados a los

procedimientos se analicen y sustenten desde el punto de vista técnico, social,
ambiental, laboral y económicamente, de manera que se establezcan los impactos
reales del cambio.
NOTA 2: Es fundamental evaluar alternativas de publicación y manejo de los

procedimientos, distintas a los documentos en papel, para optimizar recursos
económicos y ser coherentes con una gestión ambiental responsable, así como
para facilitar su disponibilidad y accesibilidad.
NOTA 3: Los procedimientos son documentos que reflejan la realidad institucional,

de manera que los cargos descritos en las actividades corresponderán a los
definidos en las disposiciones de carácter legal sobre la materia.
5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
La entidad y organismo distrital debe establecer controles operacionales cuando:
a. Se presta el bien o servicio.
pág. 54
NTDSIG 001:2011
b. Se generan riesgos en la prestación de los bienes y servicios a los

usuarios.
c. Se identifican aspectos e impactos ambientales significativos de los

procedimientos y los bienes y servicios utilizados por la entidad y
d. Se generan riesgos de seguridad industrial y salud ocupacional en las

instalaciones, mercancías, equipos y servicios comprados que le
permiten su operación y el cumplimiento de su misión.
e. Se genera un impacto en la entidad y organismo distrital como

consecuencia de fallas y pérdida de confidencialidad, integridad y
disponibilidad en los activos de información y en la gestión documental.
NOTA: Los riesgos operacionales en la prestación de los bienes y servicios

comprenden también la verificación del cumplimiento de los prestados por
terceros.
5.3 PRESTACIÓN DEL BIEN O SERVICIO

consideraciones para la prestación del bien o servicio:
a. La prestación del bien o servicio debe estar acorde con lo establecido

en el numeral 4.2.3 de esta norma técnica
b. Establecer mecanismos para determinar el grado de eficacia de los

momentos de verdad en la prestación del servicio.
c. Las personas que presten el servicio en el momento de verdad deben

recibir de manera permanente capacitación para fortalecer sus
competencias.
pág. 55
NTDSIG 001:2011
d. Formular un plan de manejo de los riesgos identificados en materia

ocupacional, en la seguridad de la información, en la gestión
documental y en el manejo ambiental. Dicho plan debe contener:
1) Acciones de manejo del riesgo.

2) Responsables de las acciones.
3) Plazos de desarrollo de las acciones y de su correspondiente
seguimiento.
4) Registros.
5) Recursos.
6) Indicadores de seguimiento.
e. Establecer mecanismos para controlar las actividades relacionadas con

la prestación del servicio.
f. El servicio prestado a los usuarios debe cumplir los atributos del

servicio al ciudadano establecidos en el Distrito, a saber:
1) Confiabilidad.
2) Amabilidad.
3) Dignidad.
4) Efectividad.
5) Oportunidad.
6) Formador de ciudadanos y ciudadanas.
g. Verificar el cumplimiento de las condiciones de prestación del servicio

mientras esta tiene lugar.
h. El servicio debe satisfacer las necesidades y expectativas de los

usuarios.
pág. 56
NTDSIG 001:2011
i. Determinar el(los) tipo(s) de canal(es) necesario(s) para la prestación

de los bienes y servicios teniendo en cuenta la utilización de uno o
varios de los siguientes:
1) Canales presenciales.
2) Canales virtuales.
3) Canales telefónicos.
5.4 MECANISMOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
La entidad y organismo distrital debe hacer medición y seguimiento a la prestación

de los bienes y servicios, de acuerdo con los mecanismos e instrumentos creados
con tal fin, para establecer la eficiencia, eficacia y efectividad.
5.5 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
La preparación y respuesta ante emergencias en el Sistema Integrado de Gestión

debe desarrollarse de acuerdo con las siguientes consideraciones:
a. Cuando corresponde al nivel interno de la entidad y organismo distrital:
1) La respuesta ante una emergencia debe enfocarse en: la prevención de

las enfermedades, lesiones, impactos y en la minimización de las
consecuencias adversas sobre la salud de los trabajadores y las
trabajadoras independientemente de su forma de vinculación y para
mitigar los impactos ambientales adversos asociados.
2) Establecer su plan interno de respuesta a emergencias y de aquellas

situaciones que puedan tener impactos en el ambiente. Así mismo,
pág. 57
NTDSIG 001:2011
desarrollar procedimientos para responder a situaciones de emergencia

teniendo en cuenta los requisitos legales aplicables y las directrices del
Fondo de Prevención y Atención de Emergencias y Desastres del
Distrito.
3) Definir los recursos humanos, técnicos y financieros para capacitar y

preparar brigadas de emergencia que atiendan las diferentes
situaciones de emergencia.
4) Revisar periódicamente sus procedimientos de preparación ante

emergencias. Esto lo puede hacer, mediante un cronograma definido
por la institución, durante las revisiones por la dirección, después de
cambios en la organización, después de un evento que activa los
procedimientos de emergencia, después de simulacros o después de
cambios en los requisitos legales.
5) Comunicar a los trabajadores, independientemente de su forma de

vinculación, los procedimientos de respuesta ante una emergencia y los
cambios que se les hagan; de igual manera debe evaluar las
necesidades de formación asociadas.
b. Cuando corresponde al nivel externo de la entidad y organismo distrital:
1) Los procedimientos de respuesta ante una emergencia deben definir

las funciones, responsabilidades y autoridad de las personas con
deberes de respuesta ante una emergencia.
2) Determinar y revisar los equipos de respuesta ante una emergencia y

los materiales necesarios, los cuales deben estar disponibles en
cantidades suficientes y almacenados en lugares de fácil acceso.
pág. 58
NTDSIG 001:2011
3) Realizar pruebas periódicas de los procedimientos de emergencia

para asegurar que la institución y los servicios de emergencia
externos pueden responder de forma adecuada.
NOTA 1: El plan de emergencias funciona a nivel interno según el plan de

emergencias de la institución y a nivel externo de acuerdo con los requisitos
legales y las directrices emitidas por el Fondo de Prevención y Atención de
Emergencias y Desastres del Distrito.
NOTA 2: Para el plan de emergencias es necesario tener en consideración lo

establecido en la Resolución 1016 de 1989 del Ministerio de Trabajo y el Decreto
1295 de 1994 del Ministerio de la Protección Social.
5.6 COMUNICACIÓN
La entidad y organismo distrital debe poder demostrar un procedimiento de

comunicación eficiente, eficaz y efectivo con base en los siguientes aspectos:
a. El establecimiento de la comunicación entre los usuarios, la alta

dirección y las servidoras públicas y los servidores públicos en todos los
niveles, al tiempo que las partes interesadas contratistas generan,
reciben y responden las comunicaciones.
b. La información que se ha de transmitir está claramente definida, es

apropiada y exacta para los propósitos de la comunicación.
c. Los medios utilizados para la comunicación son apropiados para el

grado de alfabetización y otras habilidades de quienes se espera
reciban y actúen según la información suministrada.
pág. 59
NTDSIG 001:2011
6. EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS

El verificar del Sistema Integrado de Gestión debe comprender los aspectos que
se describen en este numeral.
6.1 PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN PERIÓDICA DE LO LEGAL
La entidad y organismo distrital debe estructurar un procedimiento de evaluación

periódica de lo legal, para lo cual se debe tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
a. Estructurar un normograma en donde se establezca la normatividad

relacionada con:
1) Requisitos legales de la operación de la institución.
2) Requisitos legales relacionados con la seguridad industrial y la

salud ocupacional.
3) Requisitos legales relacionados con el ambiente.
4) Requisitos legales de la seguridad informática.
5) Requisitos legales de la gestión documental.
b. Establecer un procedimiento que permita:
1) Evaluar los requisitos legales de la operación de la institución.
2) Evaluar los requisitos legales relacionados con la seguridad

industrial y la salud ocupacional.
3) Evaluar los requisitos legales relacionados con el manejo

ambiental.
pág. 60
NTDSIG 001:2011
4) Evaluar los requisitos legales de la seguridad informática.
5) Evaluar los requisitos legales de la gestión documental.
6.2 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES
La entidad y organismo distrital debe establecer un procedimiento para registrar,

investigar y analizar los incidentes relacionados con:
a. Las deficiencias de seguridad industrial y salud ocupacional.
b. Las deficiencias en el manejo ambiental.
c. Las deficiencias en el manejo de la información.
d. Las deficiencias en la gestión legal.
e. Los resultados de la evaluación legal.
6.3 AUDITORÍAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
La entidad y organismo distrital debe atender los siguientes aspectos para el

desarrollo de las auditorías internas en el Sistema Integrado de Gestión:
a. Realizar en intervalos planificados auditorías internas al Sistema

Integrado de Gestión para verificar su adecuación, implementación y
eficacia.
b. Establecer un procedimiento para llevar a cabo la auditoría interna del

c. La auditoría interna del Sistema Integrado de Gestión debe abarcar la

calidad, el MECI, la gestión ambiental, la seguridad industrial y la salud
ocupacional, la seguridad de la información, la gestión documental y la
responsabilidad social.
pág. 61
NTDSIG 001:2011
d. El jefe de control interno o quien haga sus veces debe elaborar un

programa de auditoría en compañía del equipo auditor.
e. El programa de auditoría debe ser aprobado por el comité del Sistema

Integrado de Gestión de la entidad y organismo distrital.
f. Contar con auditores líderes del Sistema Integrado de Gestión, quienes

serán coordinados por la oficina de control interno o por quien haga sus
veces.
g. Formar auditores del Sistema Integrado de Gestión, para lo cual se

debe establecer un perfil de auditores de acuerdo con el nivel y las
condiciones propias de la entidad y el organismo distrital.
h. La auditoría interna del Sistema Integrado de Gestión debe estar dentro

de un marco de racionalidad y coordinación.
NOTA 1: Los auditores internos del Sistema Integrado de Gestión corresponden a

los auditores internos de calidad y a los de gestión, que en la actualidad han sido
formados por la entidad.
NOTA 2: Si bien existen innumerables metodologías para el desarrollo de

auditorías internas, se sugiere seguir los lineamientos establecidos en la NTC-ISO
19011:2002. Directrices para la auditoría de los sistemas de la Calidad y/o
Ambiente.
6.4 ANÁLISIS DE DATOS
En el análisis de datos del Sistema Integrado de Gestión la entidad y organismo

distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
a. Analizar los resultados de las mediciones de los indicadores

establecidos en el Sistema Integrado de Gestión.
pág. 62
NTDSIG 001:2011
b. Analizar los resultados de las quejas y los reclamos en el marco del

c. Analizar toda la información generada sobre la operación del Sistema

d. Analizar los resultados de los seguimientos realizados por los entes de

control y los informes de los planes de mejoramiento suscritos para dar
respuesta a los hallazgos.
e. El análisis de los indicadores, de las quejas y reclamos y demás

información debe proporcionar datos sobre:
1) La satisfacción de los usuarios frente a la prestación del servicio.
2) La satisfacción de las partes interesadas.
3) El comportamiento de los procesos y procedimientos.
4) El desempeño de los bienes y servicios prestados por la entidad

y el organismo distrital.
5) El comportamiento de la seguridad y la salud ocupacional.
6) El comportamiento del manejo ambiental.
7) El comportamiento de la seguridad en la información.
8) La gestión documental.
9) La responsabilidad social.
6.5 SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS
La entidad y organismo distrital debe evaluar la satisfacción de los usuarios

mediante:
a. La realización permanente de grupos focales con los diferentes tipos de

usuarios.
pág. 63
NTDSIG 001:2011
b. La aplicación de encuestas de satisfacción a los diferentes tipos de

usuarios.
c. La utilización de los buzones de quejas, reclamos, sugerencias y

felicitaciones.
d. La habilitación en las páginas web de la institución de sitios para

identificar la satisfacción de los usuarios frente a la prestación de los
bienes y servicios.
6.6 SATISFACCIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS
La entidad y organismo distrital debe evaluar la satisfacción de las partes

interesadas mediante:
a. La realización permanente de grupos focales con las partes

interesadas.
b. La aplicación de encuestas de satisfacción a las partes interesadas.
6.7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y SERVICIOS
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento a las características de

los bienes y servicios establecidos en el numeral 4.2.3 de la presente norma.
6.8 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al desarrollo de los

procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión para establecer el
cumplimiento de lo establecido en el numeral 4.2.1 de la presente norma.
6.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO AMBIENTAL
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de los

riesgos ambientales asociados con su operación y procesos.
6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE LA SEGURIDAD Y

SALUD OCUPACIONAL
pág. 64
NTDSIG 001:2011

riesgos de seguridad y salud ocupacional asociados con su operación y procesos.
6.11 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA SEGURIDAD DE LA

INFORMACIÓN

riesgos de seguridad en la información asociados con su operación y procesos.
6.12 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de la

gestión documental de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.2.4 de la
presente norma.
6.13 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento a las acciones

relacionadas con la responsabilidad social que se encuentre realizando.
6.14 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
La alta dirección de la entidad y organismo distrital debe atender las siguientes

consideraciones para la revisión del Sistema Integrado de Gestión:
a. La alta dirección de la entidad y organismo distrital debe llevar a cabo

revisiones periódicas de la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema
b. La alta dirección de la entidad y organismo distrital debe adoptar y

hacer programas de socialización de cada uno de los mecanismos,
instrumentos, documentos, políticas y programas del Sistema Integrado
de Gestión.
pág. 65
NTDSIG 001:2011
c. La alta dirección de la entidad y organismo distrital debe revisar de

manera periódica el Sistema Integrado de Gestión. Como parte de este
ejercicio debe considerar la eficacia del Sistema Integrado de Gestión y
la continuidad de los programas de gestión.
d. La información de entrada para la revisión de la alta dirección debe

incluir:
1) Los resultados de las auditorías del Sistema Integrado de

Gestión.
2) La retroalimentación de los usuarios.
3) La retroalimentación de las partes interesadas del Sistema

4) Los resultados de la participación en el Sistema Integrado de

Gestión.
5) El mapa de riesgos y el plan de manejo de riesgos.
6) El desempeño de los procesos y la conformidad del producto.
7) El desempeño en el manejo ambiental.
8) El desempeño de la seguridad y la salud ocupacional.
9) El estado de las acciones correctivas y preventivas.
10) Las acciones de seguimiento de revisiones desarrolladas por la

dirección.
11) Los cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de

Gestión.
12) Las recomendaciones para la mejora.
pág. 66
NTDSIG 001:2011
e. Los resultados de la revisión por la alta dirección de la entidad y organismo

distrital deben permitir emprender acciones relacionadas con:
1) El mejoramiento de la eficiencia del Sistema Integrado de

Gestión.
2) El mejoramiento de la eficacia del Sistema Integrado de Gestión.
3) El mejoramiento de la efectividad del Sistema Integrado de

Gestión.
4) El mejoramiento en la prestación de los bienes y servicios a los

usuarios.
6.15 REFERENCIACIÓN COMPETITIVA
La entidad y organismo distrital debe desarrollar de manera periódica ejercicios de

referenciación competitiva de sus diferentes niveles de operación acorde con su
naturaleza y complejidad institucional.
7. EL ACTUAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS

El actuar del Sistema Integrado de Gestión en la entidad y organismo distrital debe

tener en cuenta la Sostenibilidad, las Acciones de mejora, las Acciones correctivas
y las Acciones preventivas.
7.1 SOSTENIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para garantizar la

sostenibilidad y el mejoramiento del Sistemas Integrado de Gestión mediante:
a. La toma de consciencia por parte de las servidoras públicas y los

servidores públicos.
b. La toma de consciencia por parte de las partes interesadas.
pág. 67
NTDSIG 001:2011
c. El establecimiento de beneficios reales del Sistema Integrado de

Gestión.
d. La asignación de los recursos necesarios para la sostenibilidad del

Sistemas Integrado de Gestión.
7.2 ACCIONES DE MEJORA

consideraciones para desarrollar las acciones de mejora del Sistema Integrado de
Gestión:
a. Asegurar que las acciones de mejora garanticen el cumplimiento de las

siguientes orientaciones:
1) Las oportunidades de mejora en el Sistema Integrado de Gestión

deben corresponder a las acciones correctivas y preventivas
identificadas a partir de un análisis de causas.
2) Se deben establecer acciones o mecanismos para prevenir el

impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada
ejecución de los procesos y procedimientos necesarios para el
cumplimiento de los objetivos de la institución y la entrega de
bienes o servicios. Tales acciones y mecanismos deben tomar
como base los procesos identificados, los procedimientos y las
políticas definidas.
3) Se deben consolidar acciones de mejoramiento individual, por

proceso e institución, que permitan corregir las desviaciones en
el desarrollo de las actividades realizadas en cumplimiento de la
función de la institución.
pág. 68
NTDSIG 001:2011
4) Se debe hacer seguimiento a los planes de mejoramiento

implementados para determinar la eficacia de las acciones
tomadas.
b. Brindar la capacitación y entrenamiento necesarios a las servidoras

públicas y los servidores públicos con el fin de emprender las acciones
de mejora requeridas.
7.3 ACCIONES CORRECTIVAS
La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para eliminar las causas
de las no conformidades para que no vuelvan a ocurrir. Estos inconvenientes
pueden estar relacionados con:
a. La prestación de los bienes y servicios.
b. La satisfacción de los usuarios.
c. La satisfacción de las partes interesadas.
d. El desempeño de los procesos.
e. El cumplimiento de los objetivos institucionales.
f. El desempeño en el manejo ambiental.
g. El desempeño de seguridad y salud ocupacional.
h. El desempeño de seguridad de la información.
i. La gestión documental.
j. Las acciones relacionadas con la responsabilidad social.
pág. 69
NTDSIG 001:2011
7.4 ACCIONES PREVENTIVAS
La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para eliminar las causas
de las no conformidades potenciales de tal modo que no ocurran. Estos
inconvenientes pueden estar relacionados con:
a. La prestación de los bienes y servicios.
b. La satisfacción de los usuarios.
c. La satisfacción de las partes interesadas.
d. El desempeño de los procesos.
e. El cumplimiento de los objetivos institucionales.
f. El desempeño en el manejo ambiental.
g. El desempeño de seguridad y salud ocupacional.
pág. 70
NTDSIG 001:2011
pág. 71
ANEXO 1.
CORRESPONDENCIA ENTRE LOS SUBSISTEMAS QUE COMPONEN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Parte 1 de 4
SUBSISTEMAS SUBSISTEMA INTERNO DE SUBSISTEMA DE SUBSISTEMA DE

SUBSISTEMA DE RESPONSABILIDAD SUBSISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL Y SEGURIDAD Y SALUD SEGURIDAD DE LA
SOCIAL GESTIÓN AMBIENTAL
ARCHIVO (SIGA) OCUPACIONAL INFORMACIÓN
NTC ISO 15489-1

DECRETO 514 DE
INFORMACIÓN Y ISO 26000 SA 8000 GTC 180 ISO 14001 OHSAS 18001 NTC-ISO/IEC 27001
CONTENIDO 2006. SIGA
DOCUMENTACIÓN
PRÓLOGO Prólogo Prólogo Prólogo

1. INTRODUCCIÓN Introducción Introducción Introducción Introducción
1.1 GENERALIDADES Numeral 3 Numeral 3.1 Generalidades
GRÁFICO - MODELO SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN Numeral 3.4 Introducción - Figura 1 Figura 1 Numeral 0.3
1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS Numerales 3.2
ENTIDADES Y ORGANISMOS Numeral 4
y 3.3
DISTRITALES
1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN EN EL ÁMBITO
DISTRITAL
1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS

Referencias Normativas:
Capítulo II Numeral 2 Numeral 2
Anexo A
1.5 REFERENCIAS METODOLÓGICAS
2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN
Y EXCLUSIONES
Numeral 1 Capítulo I Numeral 1 Numeral 1 Numeral 1.2
2.1 OBJETO
NTDSIG 001:2011
Numeral 1 Numeral 1 Numeral 1

2.2 APLICACIÓN Numeral 1 Numeral 1 Numeral 1.2
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Numeral 2 Capítulo III Numeral 3 Numeral 3 Numeral 3
3.1 DEFINICIONES Numeral 2 Numeral 3 Numeral 3 Numeral 3
3.2 ABREVIATURAS Numeral 3 Numeral 3
4. EL PLANEAR DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS
ENTIDADES Y ORGANISMOS
Numeral 7 Capítulo IV Numeral 4 Numerales 4 y 4.1 Numeral 4.3
Y NORMAS REFERENCIA
DISTRITALES
4.1 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

Numerales 6.2, Capítulo IV, Numerales 4.1
Artículo 3 Numeral 4.2
7.1 y 8.2 numeral 9.1 y 4.3
4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS Capítulo IV,
Numeral 4.3.3
numeral 9.5
DISTRITALES
4.2.1 PLANIFICACIÓN DE LOS Numerales 8.4, 9
PROCESOS Artículos 6 y 12 Numeral 0.2
y 10
4.2.2 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN Numeral 7.1 y Numerales 4.2 Numeral 4.2.1 Ítems
DEL RIESGO Numeral 4.4.7
literal f) y 5.3.1.5 c) al h)
4.2.3 PLANIFICACIÓN OPERATIVA Capítulo IV,
DEL SISTEMA INTEGRADO DE Numeral 4 numerales 9.6 Numeral 5.2 Numeral 4.4.6 N/A
GESTIÓN y 9.7
ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LA NORMA TÉCNICA DISTRITAL
pág. 72
ANEXO 1.
Parte 2 de 4

NTC ISO 15489-1

DECRETO 514 DE
DOCUMENTACIÓN
4.2.4 PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL Numerales 7.1,

DEL SISTEMA INTEGRADO DE Artículos 4, 6 y 10 7.2, 8.4, 9, 9.1 y
Capítulo IV, Numerales 4.4.4, 4.4.5
Numeral 5.2.7 Numeral 4.3
GESTIÓN numeral 9.13 y 4.5.4
9.10
4.2.5 PLANIFICACIÓN DE RECURSOS Numeral 4.4.1 Numeral 5.2
4.2.5.1 INFRAESTRUCTURA
Artículos 16, 17 y Numerales 7.1, Capítulo IV,
Numeral 4.4.1 Numeral 4.2.2
18 8.3.3 y 9.6 numeral 3
Numerales
4.2.5.2 TALENTO HUMANO
Capítulo II, Numerales 6.3 y Capítulo IV,
5.2.2.1 y Numerales 4.4.1 y 4.4.2 Numeral 5.2.2
Artículos 7, 8 y 9 8.1 numeral 9.5
5.2.2.2
4.2.6 PLANIFICACIÓN DE LA Artículo 6 Numerales 8.1 y Numerales 5.3
MEDICIÓN Y EL SEGUIMIENTO Numeral 4.5.1 Numerales 4.2.3 y 7.2
Funciones 9 y 5.3.1
4.2.7 PLANIFICACIÓN DE LA
Numerales 8.3.6,
COMUNICACIÓN Y LA Artículos 6 y 10 Numeral 5.2.5 Numeral 4.4.3
PARTICIPACIÓN 9 y 9.7
4.3 COMPROMISO DE LA ALTA
DIRECCIÓN INSTITUCIONAL Numeral 5.1.2 Numeral 4.4.1 Numerales 5 y 7
4.4 RESPONSABILIDAD DEL Capítulo IV,
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Numeral 4.4.1
numeral 9.3
NTDSIG 001:2011
5. EL HACER DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS
DISTRITALES
5.1 PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN Numerales 8.3,
EL SISTEMA INTEGRADO DE Artículo 2 Numeral 4.3.1 Numerales 4.4.4 y 4.4.5 Numeral 4.3
8.3.3, 9, 9.6 y 9.10
GESTIÓN
5.2 CONTROLES OPERACIONALES
Numerales 8.1,
DEL SISTEMA INTEGRADO DE Artículo 6 Numeral 4.4.6 Numeral 4.4.6. Numerales 4.2.2
GESTIÓN 8.4 y 9
5.3 PRESTACIÓN DEL BIEN O
SERVICIO Numeral 4.4.7 Numeral 4.2.2
Numerales
5.4 MECANISMOS DE MEDICIÓN Y 5.3.1.1,
SEGUIMIENTO Numerales 4.2.3 y 7.2
5.3.1.3, 5.3.1.6
y 5.3.1.7
5.5 PREPARACIÓN Y RESPUESTA Capítulo IV,
ANTE EMERGENCIAS Numeral 7.1 Numeral 4.4.7 Numeral 4.4.7
numeral 3
Numerales
5.6 COMUNICACIÓN
Capítulo IV,
Artículos 6 y 10 Numeral 9 5.2.5.1 y Numeral 4.4.3 Numeral 4.4.3
numeral 9.11
5.2.5.2
pág. 73
ANEXO 1.
Parte 3 de 4

NTC ISO 15489-1
DECRETO 514 DE
DOCUMENTACIÓN
6. EL VERIFICAR DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS Capítulo IV,
Numeral 4.5 Numeral 4.5
numeral 9.12
DISTRITALES
6.1 PROCEDIMIENTOS DE
Numerales 7.1, Numerales 4.5.2,
EVALUACIÓN PERIÓDICA DE LO Numeral 4.2.3
LEGAL 8.4 y 9.10 4.5.2.1 y 4.5.2.2
6.2 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES

Numerales 8.1 y
Artículo 6 Numeral 4.5.3 Numeral 4.2.3
8.4
6.3 AUDITORÍASiNTERNAS DEL Numerales 8.4 y
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Numeral 4.5.5 Numeral 4.5.5 Numeral 6
10
6.4 ANÁLISIS DE DATOS
Numerales 8.4 y
Numerales 4.2.3 y 7.2
10
6.5 SATISFACCIÓN DE LOS Numeral
USUARIOS 5.2.2.3
6.6 SATISFACCIÓN DE LAS PARTES Numeral
Numeral 5 Numeral 4.2.3
NTDSIG 001:2011
INTERESADAS 5.3.1.4
6.7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE
LOS BIENES Y SERVICIOS
LOS PROCESOS
Numeral 4.5.1
6.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL
DESEMPEÑO AMBIENTAL
Numeral 4.5.1
6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO
DEL DESEMPEÑO DE LA SEGURIDAD
Y SALUD OCUPACIONAL
6.11 SEGUIMIENTO Y MONITOREO
DEL DESEMPEÑO DE LA SEGURIDAD Numeral 4.2.3
INFORMÁTICA
6.12 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE Artículos 6, 19 y Numerales 8.4 y
LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Numeral 4.5.4
20 9
LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
Numeral 6 Numeral 5.3
6.14 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Capítulo IV,
Numeral 5.3.2 Numeral 4.6 Numeral 4.6 Numeral 7
numeral 9.2
Numerales
6.15 REFERENCIACIÓN COMPETITIVA 5.2.2.6 y
5.3.1.2
pág. 74
ANEXO 1.
Parte 4 de 4

NTC ISO 15489-1
DECRETO 514 DE
DOCUMENTACIÓN
7. EL ACTUAR DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN EN LAS Numerales 7.1,
ENTIDADES Y ORGANISMOS Artículo 19 Numeral 5.3.5
8.4 y 9
NTDSIG 001:2011
DISTRITALES
7.1 SOSTENIBILIDAD DE LOS
SISTEMAS DE GESTIÓN Numeral 5.3.3 Numeral 5.1
7.2 ACCIONES DE MEJORA Numeral 5.3.4 Numerales 7.3 y 8.1
Capítulo IV,
7.3 ACCIONES CORRECTIVAS numerales 9.9 Numeral 5.3.4 Numeral 4.5.3 Numeral 4.5.3.2 Numeral 8.2
y 9.10
7.4 ACCIONES PREVENTIVAS Numeral 5.3.4 Numeral 4.5.3 Numeral 4.5.3.2 Numeral 8.3
pág. 75

Norma Técnica Distrital NTD SIG 001 PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Norma Técnica Distrital NTD SIG 001 PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

NORMA TÉCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DISTRITAL REQUISITOS

DESCRIPTORES: Sistema Integrado de Gestión, desarrollo

ADOPCIÓN: Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011

SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ

Clara López Obregón

Yuri Chillán Reyes

Beatriz Helena Hincapié Molina

Miguel Alfonso Castelblanco Gordillo

Gerardo Duque Gutiérrez

Participación en la Construcción de la NTDSIG 001-2011

Coordinador General: Gerardo Duque Gutiérrez

Jaime Ramón Gómez Pascuali Jaime Armando Gil Tovar

Nancy Patricia Gómez Martínez César Orlando Miranda Rivas

Martha Helena Medina Ángel Néstor Porcell Mancilla

OTRAS ENTIDADES Y ORGANISMOS:

María del Pilar Arango Viana Lucila Guerrero Ramírez

Martha Mercedes Zuna Ladino

Blanca Yomar López Delgadillo

María Isabel Vásquez Díaz Manuel Matamoros Zambrano

Hilda Alfonso Parada Pureza Rodríguez Pinzón

La Carta Iberoamericana de la Calidad en la Gestión Pública, adoptada por los

Considerando que uno de los principios de la Carta Iberoamerica de la Calidad es

La Administración, consciente de la necesidad de orientar la implementación del

Para la Administración Distrital, es motivo de satisfacción poner a disposición de

nacional y mundial, pues no se encuentran antecedentes de una iniciativa similar

Yuri Chillán Reyes

1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL

1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS………………………………. 19

1.5 REFERENCIAS METODOLÓCICAS………………………… 20

2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y

4. EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

4.1 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL……………………………… 31

4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

4.2.1 PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS………………………. 35

4.2.2 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO………...... 37

4.2.3 PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO

4.2.4 PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA

4.2.5 PLANIFICACIÓN DE RECURSOS………………………….... 42

4.2.5.2 TALENTO HUMANO……………………………………………. 43

4.2.6 PLANIFICACIÓN DE LA MEDICIÓN Y EL SEGUIMIENTO… 45

4.2.7 PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y LA

4.3 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN

4.4 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE

5. EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN

5.1 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN

5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA

5.3 PRESTACIÓN DEL BIEN O SERVICIO………………………. 55

5.4 MECANISMOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO………….. 57

5.5 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS….. 57

6. EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

6.1 PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN PERIÓDICA DE LO

6.2 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES…………………………… 61

6.3 AUDITORÍAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE

6.4 ANÁLISIS DE DATOS…………………………………………... 62

6.5 SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS……………………….. 63

6.6 SATISFACCIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS……….. 64

6.7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y

6.8 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS……. 65

6.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO

6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO DE LA