Administración de proyectos. Semana 4. Tarea 4.

El estudiante debe estudiar el material sobre contratos y luego debe preparar un

documento en el cual describa el procedimiento que sigue la organización o área
donde labora y describa el proceso de contratos cuando se realiza un proyecto y
determina en cuales puede mejorarse el mismo proceso.
Como ya he mencionado mi trabajo en la Universidad Nacional es en el Área de
Mantenimiento, contamos con dos subáreas, la civil y la electromecánica, en ambas
se realizan contratos a proveedores externos. Generalmente no son contratos de
servicios generales, sino más que todo de servicios de mantenimientos preventivos
y correctivos en diferentes áreas propias de mantenimiento de edificios.
Para la ejecución de mantenimientos externos, utilizamos ambos procedimientos
descritos en el material sobre contratos, es decir, Servicios Personales
Especializados de montos iguales o superiores a ¢571.000.000.00, los cuales
requieren seguir el proceso de licitación pública y contratos de Servicios Personales
Especializados con montos inferiores que se pueden dividir en contratación directa
menos de ¢ 26.970.000.00, licitación abreviada igual o superior a ¢26.670.000 hasta
menos de ¢571.000.000.00
En los procesos de licitación realizamos lo siguiente: se establecen las
especificaciones técnicas del trabajo que se requiere licitar, se hace la reserva
presupuestaria mediante una requisición, se realiza una decisión inicial en la que se
especifica quien será el administrador del contrato.
Posteriormente se envía la documentación impresa a la Proveeduría con un oficio
de referencia según corresponda.
Una vez recibida la documentación en la Proveeduría Institucional, ellos proceden
a invitar a los proveedores al proceso licitatorio y suben el cartel a la página web,
posteriormente se procede con la recepción y apertura de las ofertas, luego se
envían a Mantenimiento para que realicen el análisis respectivo.
Una vez realizado el análisis de ofertas, se remite mediante un oficio a la
proveeduría quienes de los proveedores cumplen técnicamente con los
requerimientos y condiciones.
Luego la proveeduría procede a adjudicar y comunicar al proveedor mediante orden
de compra la adjudicación.
Como se puede ver durante el proceso licitatorio se dan muchos pasos, donde
algunos son realizados en la Proveeduría Universitaria o supervisados por ellos y
otros pasos los realizamos directamente los Jefes de cada Área, el Asistente
Técnico y yo que soy Asistente Administrativa.
Algunos contratos se confeccionan para una sola vez, otros se prolongan en el
tiempo pudiendo renovarse hasta por un máximo de 4 veces o por un plazo máximo
de 12 meses.
El proceso está muy integrado al Área Financiera y Presupuestaria. Los técnicos
del departamento y el cliente interno se encargan de evaluar a los proveedores y
supervisar las obras, junto con los jefes de área.
Como oportunidades de mejora, se considera el desarrollo de un software
especializado para administrar los contratos, sus renovaciones, el pago en tractos
que normalmente se realizan, las visitas del proveedor y ejecución de obras, ya que
actualmente se carece de él y mucha información se trabaja en hojas de Excel, lo
que complica el seguimiento y la presentación de informes a la Dirección,
Departamento de Proveeduría, Contraloría Interna, Departamento Legal,
Vicerrectoría de Administración e incluso a la Rectoría.