EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

OBJETIVOS DEL EQUIPO:

 GENERAL:

 Informar sobre el origen del control interno hasta la aparición de los

informes COSO.

 ESPECÍFICOS:

 Dar a conocer la definición de control interno y los objetivos que éste

persigue.
 Explicar los principios y las características del control interno.
 Establecer la importancia de implementar un buen sistema de control
interno en las organizaciones.
 Exponer ejemplos aplicando los conceptos teóricos.
 RESUMEN EJECUTIVO
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO:
El conjunto de planes, métodos, procedimientos y medidas adoptadas dentro de una
empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y veracidad de la
información contable, promover la eficiencia de las operaciones y alentar la adhesión de
la política prescrita por la gerencia.

PRINCIPIOS:

El ejercicio del control interno implica que este se debe hacer siguiendo los principios
de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

CARACTERÍSTICAS:

Un buen sistema de control interno debe tener las siguientes características:

Responsabilidad delimitada.

- Separación de funciones de carácter incompatible.

- Evitar tener responsabilidades de transacciones completas.
- Aplicación de pruebas de exactitud.
- Selección de servidores hábiles y capacitados.
- Rotación de trabajadores.
- Instrucciones por escrito.

CLASES DE CONTROL INTERNO.-

a) Control interno contable: Abarca la preparación de los estados

contables y financieros, la existencia de principios de contabilidad
generalmente aceptados, el sistema de registro informatizado o no, y el
cumplimiento de lo dispuesto por las normas que se refieren a los mismos
en la legislación vigente.
b) Control interno administrativo: Se refiere al plan de organización de las
actividades de la compañía, organigramas, líneas de responsabilidad,
sistemas de autorización de las operaciones, planes de trabajo, métodos
encaminados a promover la eficiencia de las operaciones, estímulos de
adhesión de las políticas ordenadas por la gerencia.
c) Control interno mixto: Comprende el conjunto de controles y medidas
encaminados a conseguir la protección de los activos de la compañía.
Abarcas medidas de carácter administrativo como la segregación de
funciones, o de carácter contable, como la realización de presupuestos,
de inventarios o el establecimiento de sistemas de control de costes.
DISEÑO DEL FORMATO:

Los elementos más importantes en los que se basa un adecuado Sistema de

control interno son:

1. Objetivos y planes claramente definidos.

2. Existencia de planificación estratégica y de presupuesto.

3. Existencia de un plan de organización.

4. Existencia de sistemas de autorización y procedimientos de registro.

5. Existencia de información útil y periódica.

6. Existencia del Personal Adecuado.

7. Existencia de un sistema de revisión de controles.

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El alcance de la evaluación del sistema de control interno va a variar

dependiendo de que se realice una auditoría interna o externa. Así como el
auditor interno le interesará evaluar todos los aspectos del sistema de control
interno, aun cuando para ello necesite analizar áreas sobre las que no tiene un
claro dominio.

En cambio, el auditor externo debe analizar los controles que hacen una
referencia más directa a los registros contables, ya que su labor fundamental
consiste en la verificación e los Estados Financieros. Por tanto, los controles que
hacen referencia a la estructura organizativa y de personal que no tienen
influencia en los estados contables no preocuparán al auditor externo y sí al
auditor interno.

FASES DEL ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO

El estudio del control interno de forma general incluye tres fases fundamentales:

a) Conocimiento y comprensión de los procedimientos y métodos vigentes

(revisión del sistema).
b) Seguridad de que se encuentran en uso y de que están operando tal y
como se plantearon (pruebas de cumplimiento).
c) Constatación del sistema, en los casos en que éste no funciona, no se
aplica o es insuficiente (pruebas verificativas).
 SISTEMA DE CONTROL INTERNO

INTRODUCCIÓN

El desarrollo del Control Interno se inicia a partir de la aparición de la gran

empresa, donde los propietarios se vieron imposibilitados de continuar
atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y operativos
y donde se hizo imprescindible delegar funciones dentro de la organización así
como establecer procedimientos formales para prevenir o disminuir errores y
fraudes.

El desarrollo industrial y económico de los negocios propició una mayor

complejidad en las entidades y en su administración, surgiendo la necesidad de
establecer mecanismos, normas y procedimientos de control que dieran
respuesta a las nuevas situaciones. Los contadores idearon la "comprobación
interna" (término con el que se llamaba a lo que hoy en día es el Control Interno)
para asegurarse contra posibles errores y fraudes. Esta era conocida como la
organización y coordinación del sistema de contabilidad y los procedimientos
adoptados, que tenían como finalidad brindar a la administración, hasta donde
fuese posible y práctico, el máximo de protección, control e información verídica.

A partir de la década del 70, a causa del descubrimiento de muchos pagos

ilegales, malversaciones y otras prácticas delictivas en los negocios, comenzó a
prestarse mayor atención al establecimiento de mejores controles internos.
Hasta entonces, el Control Interno generalmente se había considerado como un
tema reservado solamente a los contadores.

A partir de los años 80, se comenzaron a ejecutar una serie de acciones con el
fin de dar respuesta a un conjunto de inquietudes sobre la diversidad de
conceptos, definiciones e interpretaciones que existían sobre el Control Interno
en el ámbito internacional. La pretensión consistía en crear un nuevo marco
conceptual para el Control Interno, que fuera capaz de integrar las diversas
definiciones y conceptos que habían sido utilizados hasta entonces.

Desde el año de 1989 se empezó un estudio tendiente a establecer un nuevo

concepto de Control Interno, el cual fue dado a conocer en el mes de octubre de
1992 en el seno del XIV Congreso Mundial de Contadores celebrado en
Washington. Este estudio titulado "Control Interno - Un Marco de Trabajo
Integrado"[COSO, 1992 ].

MARCO CONCEPTUAL:

Para efectos de este informe consideraremos las definiciones de los siguientes términos:

 Sistema: Conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el

funcionamiento de un grupo o colectividad.
 Control Interno: Conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por
una organización, con el fin de asegurar que los activos están debidamente
protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la
entidad se desarrolla eficazmente.
 Controles contables: Comprenden el plan de organización y todos los métodos
y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los
registro financieros.
 Controles administrativos: Se relacionan con normas y procedimientos relativos
a la eficiencia operativa y a la adhesión de las políticas prescritas por la
administración.

DEFINICIÓN DE COTROL INTERNO:

Es el conjunto de planes, métodos, procedimientos y medidas adoptadas dentro de una

empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y veracidad de la
información contable, promover la eficiencia de las operaciones y alentar la adhesión de
la política prescrita por la gerencia.

De la definición se deducen los siguientes objetivos que debe cumplir el sistema

de control interno:

a) Protección de los activos: Comprende tanto la protección física para evitar

pérdidas, robo, deterioro, etc., como la protección confiable, es decir,
destinada a detectar errores, irregularidades, omisiones y/o registros
inadecuados o incompletos.
b) Obtención de información adecuada: La información es un requisito
indispensable y debe ser oportuna y eficaz para adoptar las decisiones
más convenientes para el logro de los objetivos de la empresa.
 c) Promoción de la eficiencia operativa: El sistema de control interno debe
perseguir el logro de la máxima eficiencia en el desarrollo de las
actividades de la empresa, teniendo en cuenta que el cumplimiento de
este objetivo implica a los dos anteriores.

d) Estimular la adhesión a las políticas de la gerencia: Se pretende conseguir

un mejor desarrollo de las relaciones dentro de la empresa, de forma que
el personal se identifique con las decisiones establecidas por la gerencia.

PRINCIPIOS:

El ejercicio del control interno implica que este se debe hacer siguiendo los principios
de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Principio de igualdad: Consiste en que el sistema de control interno debe velar porque
las actividades de la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés
general, sin otorgar privilegios a grupos especiales.

Principio de moralidad: Todas las operaciones se deben realizar no solo acatando las
normas aplicables a la organización, sino los principios éticos y morales que rigen la
sociedad.

Principio de eficiencia: Vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y

oportunidad, la provisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo costo, con la máxima
eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.

Principio de economía: Vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada
en función de los objetivos y las metas de la organización.

Principio de celeridad: Consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control
debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización, a las
necesidades que atañen a su ámbito de competencia.

Principios de imparcialidad y publicidad: Consisten en obtener la mayor

transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda
sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en oportunidades
como en acceso a la información.
CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

- Responsabilidad delimitada: La responsabilidad en la realización de cada

deber, tienen que ser limitada para cada persona. La calidad de control será
ineficiente, si no existe la debida responsabilidad.

- Separación de funciones: Evita que un mismo empleado, ejecute todas las

etapas de una operación dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar
la autorización, el registro y la custodia dentro de las operaciones administrativas
y financieras, según sea el caso, para evitar que se manipulen los datos y se
generen riesgos y actos de corrupción.

- Aplicación de pruebas de exactitud: Deberían utilizar pruebas de exactitud,

con el objeto de garantizar la corrección de la operación de que se trata, así
como de su consiguiente registración. Por ejemplo deberá compararse el total
cobrado diario, con el total depositado en el banco.

- Selección de servidores hábiles y capacitados: Debe seleccionarse y

entrenarse cuidadosamente el personal de empleados. Un buen entrenamiento
da como resultado más rendimiento, reduce costos y los empleados son más
activos.

- Rotación de trabajadores: Se deberá establecer una política de rotación a los

empleados que manejan y custodian recursos financieros y materiales. Permite
descubrir errores y fraudes. Por Ejemplo: cajeros, almaceneros, jefe de compras,
etc.

- Instrucciones por escrito: Las instrucciones deberán ser por escrito, en forma
de manual de operaciones las órdenes verbales pueden olvidarse o mal
interpretarse.

CLASES DE CONTROL INTERNO.-

a) Control interno contable

Abarca la preparación de los estados contables y financieros, la existencia de

principios de contabilidad generalmente aceptados, el sistema de registro
informatizado o no, y el cumplimiento de lo dispuesto por las normas que se
refieren a los mismos en la legislación vigente.

Ello exige comprobar si:

- Los activos y pasivos existen realmente, se encuentran reflejados en los

Estados contables y existen criterios de clasificación adecuados a su
naturaleza.
- Los criterios contables son adecuados para reflejar la realidad financiera
y económica que tiene lugar en la empresa en los distintos periodos en
que se subclasifica su actividad.
- los sistemas de representación y lenguaje, informatizados o no, son los
adecuados para dejar constancia de los procesos de registro contable.
- la información que ofrece la contabilidad es suficiente en cantidad y
calidad para las necesidades de la propia empresa y de los terceros que
tienen intereses legítimos en ella.

El auditor debe comprobar si la información contable ofrecida es suficiente para

el conocimiento de lo sucedido en la empresa. Esto incluye los propios criterios,
principios y convenciones empleados para su elaboración a través de planes
contables, definición de las cuentas y su contenido, relaciones entre las distintas
cuentas del sistema, normas de valoración y periodificación, registros contables
empleados, estados contables finales, sistema de autorizaciones de
transacciones, y controles sobre las anotaciones en los mismos y organización
de sistemas de control que puede presentar la forma de comité de auditoría o
departamento de auditoría interna.

Por último deberá analizar las políticas contables establecida, su coherencia con
las necesidades de la empresa, su aplicación y cumplimiento a través de técnicas
presupuestarias y los sistemas de control de costes.

b) Control interno administrativo

Se refiere al plan de organización de las actividades de la compañía,

organigramas, líneas de responsabilidad, sistemas de autorización de las
operaciones, planes de trabajo, métodos encaminados a promover la eficiencia
de las operaciones, estímulos de adhesión de las políticas ordenadas por la
gerencia.

Asimismo se refiere los sistemas de movimiento de documentos condiciones

requisitos formales y de contenido de los mismos.

La enumeración de las técnicas con y controles a nivel administrativo y de

organización sería excesivamente prolija.

c) Control interno mixto

Se refiere al conjunto de controles y medidas encaminados a conseguir la

protección de los activos de la compañía. Abarcas medidas de carácter
administrativo como la segregación de funciones, o de carácter contable, como
la realización de presupuestos, de inventarios o el establecimiento de sistemas
de control de costes.

DISEÑO DEL FORMATO:

Los elementos más importantes en los que se basa un adecuado Sistema de

control interno son:

1. Objetivos y planes claramente definidos:

Sin unos objetivos el desarrollo de la actividad no se puede realizar, ya que no se
conoce las metas a alcanzar; además, son necesarios para que el personal sepa lo
que tiene que hacer en cada situación que pueda plantearse.
Los objetivos, para que sean operativos, tienen que cumplir unos requisitos. Los
principales son los siguientes:
- Deben ser posibles y razonables, siendo necesario que tengan en cuenta la
situación de la empresa y su entorno para que puedan ser alcanzados; es decir,
tienen que ser objetivos realistas.
- Deben ser definidos por escrito, de forma que puedan ser fácilmente
comprensibles, evitando dobles interpretaciones.
- Deben ser aceptados y entendidos por el personal encargado de su
cumplimiento, ya que, de lo contrario, es mejor eliminar los objetivos
controvertidos y consensuar otros nuevos.
- Deben ser flexibles para poder adaptarse a las circunstancias cambiantes de la
empresa.
- Deben ser realizados periódicamente con el fin de adaptarlos a las condiciones
internas y externas, corrigiendo sus defectos y actualizándolos.
- Deben tener vocación de permanentes, ya que exigen continuidad para poder
ser alcanzados.
- Deben ser comunicados al personal para que este pueda llevarlos a cabo. Se
debe comunicar tanto los propios objetivos, definidos de forma clara, como el
plazo para su consecución y la prioridad de los mismos.
- Deben ser controlables para poder supervisar y medir su cumplimiento. Para
poder controlarlos se necesita disponer de una norma o regla de valoración que
permita conocer el nivel de realización alcanzado.

2. Existencia de planificación estratégica y de presupuesto

Es importante destacar que la programación de los objetivos en la
empresa se realiza normalmente a través de la planificación estratégica y
de presupuestos.
Los presupuestos son planes donde se detallan los resultados previstos
de forma cuantificada.
El presupuesto es un patrón o norma que sirve para realizar
comparaciones entre los resultados obtenidos realmente y los previstos.
Si existen desviaciones entre ambos, habrá que proceder a reformularlos.
El presupuesto es, por tanto, un instrumento de planificación, y la
administración del presupuesto, llamada control presupuestario, es un
instrumento de control. Para poder llevar a cabo el control presupuestario
de una forma adecuada se necesita un sistema de información que se a
eficaz, además, hay que tener en cuenta que un sistema de control
presupuestario depende del apoyo que le proporcione la dirección, si ésta
no le respalda el plan no será eficaz.

3. Existencia de un plan de organización

Este elemento resulta necesario debido a la imposibilidad de la gerencia
para supervisar personalmente todas las operaciones realizadas. Por ello,
ha de darse una adecuada independencia entre los distintos
departamentos, secciones y empleados, así como el establecimiento de
líneas de responsabilidad y autoridad claramente definidas.
Los elementos que determinan la eficacia de una organización son los
siguientes:
a) Dirección eficaz. Para que una organización funciones
adecuadamente es necesario el establecimiento de una dirección
eficaz, responsable de la fijación de objetivos y de su cumplimiento.
b) Fijación de funciones. Significa que cada empleado debe saber
cuál es su función dentro de la empresa. Debe delimitarse de
manera clara y por escrito, a través de manuales.
c) Segregación de funciones. Consiste en la separación entre las
funciones operativas, las funciones de custodia de los activos y las
funciones de registro de las transacciones, es decir, se separa cada
operación en fases de manera que ninguna persona pueda tener la
totalidad de la misma a su cargo exclusivo, para así dificultar la
posibilidad de que se cometan irregularidades.
d) Líneas de autoridad y responsabilidad claramente delimitadas.
Deben existir líneas de responsabilidad y autoridad perfectamente
definidas por escrito, a través de manuales de organización y
organigramas. La responsabilidad ha de estar definida para cada
empleado en cuanto a aquello de lo que es responsable y ante
quien es responsable. Respecto a la autoridad, la delimitación de
esta sirve para que la persona en cada posición conozca los límites
hasta donde puede ordenar a sus empleados el desempeño de los
diferentes trabajos.
e) Coordinación. Se logra manteniendo unos medios de
comunicación que funciones eficazmente, haciendo llegar la
información a las distintas personas. No obstante, es necesario
mantener contactos personales para evitar problemas de
interpretación que puedan surgir, así como para exponer detalles
significativos.
f) Programas permanentes de entrenamiento del personal. Es
necesario el entrenamiento y capacitación del personal lo más
permanente posible para mantener la motivación del empleado y
para la formación y perfeccionamiento del mismo por medio de
programas continuados adecuados a las necesidades existentes.
4. Existencia de sistemas de autorización y procedimientos de registro.
Los aspectos más importantes a destacar son los siguientes:
a) La autorización debe estar recogida en normas escritas,
reunidas en manuales de Procedimientos. Respecto a la
contabilidad, son necesarios planes y manuales de cuentas que
facilita la preparación de la misma.
b) Contar con registros adecuados, según el volumen de
operaciones de la empresa, las necesidades de información de la
gerencia y el grado de descentralización de la función contable. La
eficiencia de los registros se logra a través de la simplicidad,
ordenamiento de datos, información completa, interpretación fácil,
diseño según el archivo que se destinen, etc. Además, el sistema
debe prever controles sobre el cumplimiento de las normas y
procedimientos establecidos y debe existir segregación de
funciones entre la autorización y registro.
c) contar con archivos seguros y apropiados, según la dimensión
y el tipo de negocio de la empresa. En general, deben contener
recibos, órdenes de pago, facturas, notas de crédito,
correspondencia, disposiciones legales, etc.
d) emplear los mejores medios de registro y archivo, adecuados
a las características de la empresa. La tendencia actual es el uso
de medios de registro de electrónicos e informáticos, que permiten
tratar un gran volumen de información y disminuye las
probabilidades de error.

5. Existencia de información útil y periódica

Es necesario un sistema de información periódica, rápida y eficaz, que
permita la toma de decisiones en el momento oportuno, ya que la
información es indispensable para la toma de decisiones.
El tipo y características de la información variarán según la persona a
quién está destinado, es decir, según el puesto que ocupa en
estructura de la empresa ya que no necesite la misma información, por
ejemplo, un director financiero que un jefe de sección.
 Los requisitos que deben cumplir los informes son lo siguientes:
a) Deben ser útiles y razonables. Los informes han de ir destinados
a cubrir una necesidad. De nada sirve preparar informes que no se
examinen por ser inútiles, ya que su preparación tiene un coste y
además puede llegarse a la pérdida de interés por parte de los
colaboradores.
b) Deben ser oportunos. La información ha de presentarse en el
momento adecuado para que puedan tomarse las decisiones
acertadas. Una información que se presenta demasiado tarde no
tiene ninguna utilidad.
c) Deben ser comprensibles. Los informes han de redactarse de
forma que puedan ser comprendidos por cualquier persona a la
que vayan dirigidos.
d) Deben ser uniformes. Los informes han de prepararse de forma
que se puede realizar la comparación entre los datos
correspondientes a dos periodos consecutivos, es decir, que se
incluye la misma clase de partidas valoradas y consideradas con
los mismos criterios.
e) Deben ser completos y exactos. Los informes contendrán todos
los datos necesarios sobre los que intentan comunicar. Tienen que
ser íntegros, y al mismo tiempo exactos en toda la información que
contienen.
La integridad y exactitud son requisitos indispensables para que
un informe pueda ser considerado.
f) Deben ser concisos. Los informes no incluirán un volumen
excesivo de cifras, datos, explicaciones, etc. Es preciso destacar
la información más importante de forma clara y concreta, de
manera que se facilite la presentación, y comunicación.

6. Existencia del Personal Adecuado

Existe la necesidad de un personal adecuado para que el sistema del control

interno sea eficiente. En otras palabras, el funcionamiento adecuado de un
sistema de control interno depende no solo de una planificación efectiva de la
organización y de procedimientos y prácticas adecuados, sino también de la
selección de directivos hábiles y experimentados y de personal capaz de llevar
a cabo los procedimientos prescritos de forma eficiente y económica.

Todo sistema de control interno debe hacer referencia a los siguientes aspectos:

a) Contratación de personal de calidad.- El personal contratado debe ser

apto para las funciones que tiene que asumir tanto en el futuro inmediato
como en el mediato, tanto si se contrata a través de la propia empresa
como si se hace a través de empresas especializadas.
Es importante tener en cuenta la opinión del jefe de departamento donde
se va a integrar el empleado de nueva contratación, puesto que es de
quien va a depender directamente.
b) Entrenamiento y capacitación lo más permanente posible.- Es
necesario el entrenamiento y capacitación para mantener la motivación
del empleado y que éste se identifique con los objetos de la empresa. Por
otra parte, es necesario darle la información adecuada para el desarrollo
de sus funciones.
c) Revisión de la actuación del personal.- Hay que realizar una evaluación
constante del trabajo de los empleados por parte de sus superiores,
complementada con un buen sistema de informes a la gerencia, con el fin
de verificar que se está cumpliendo la normativa establecida o, en caso
contrario, determinar la causas de su no aplicación y poner en prácticas
más medidas correctivas necesarias.
d) Política de remuneraciones y promociones.- La política de
remuneraciones y promociones debe aplicarse de forma que motive el
entusiasmo y satisfacción de las entidades, teniendo en cuenta su grado
de responsabilidad y su nivel de destreza. La actitud de los empleados
ante su trabajo aumenta o disminuye su rendimiento, siendo la motivación
lo que condiciona directamente su actitud.
Es necesario fijar algún sistema de incentivos o primas que premien el
trabajo realizado por un empleado según su nivel alcanzado, sin olvidarse
de mantener un control de calidad para que esta no se vea afectada. Estas
primas deberán establecerse de forma que sean progresivas y fácilmente
comprensibles por el perceptor de la misma.
 e) Rotación del personal.- Cuando un empleado se ausente por
vacaciones, enfermedad, etc., su puesto debe quedar debidamente
atendido por otra persona con suficiente capacidad y conocimientos. Esto
se consigue con la rotación del personal, evitándose de ésta forma la
desatención de las funciones propias del empleado ausente.
Mediante la rotación del personal se reduce también la oportunidad de
cometer irregularidades, al pasar distintos empelados por un mismo
puesto.
f) Condiciones de trabajo.- Las empresas deben complementar las
prestaciones de la Seguridad Social mediante seguros privados y
mutualidades de empresa. Así mismo deben desarrollar campañas de
seguridad en el trabajo y atender a las necesidades de carácter social,
cultural y afectivo de los empleados (bibliotecas, polideportivos, etc).
g) Disciplina.- hay que controlar que se cumplan las reglamentaciones
laborales, contratos de trabajo, convenios colectivos y reglamentos de
régimen interior.

7. Existencia de un sistema de revisión de controles

El más importante es la auditoría interna.

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Aun cuando para la auditoría tiene gran importancia la evaluación del sistema de
control interno, ésta es máxima en la auditoría interna, ya que dicha evaluación
es una de las partes de la misma.

Se plantean diversos problemas a la hora de realizar una evaluación de un

sistema de control interno, entre los cuales pueden destacarse los siguientes:
¿qué controles deben ser examinados?, ¿qué pasos deben seguirse?, ¿qué
medios emplear?, ¿cuándo debe ser evaluado?

Para ello es necesario realizar una selección previa en los controles que van a
ser examinados, ya que todos ellos no podrán realizarse en profundidad debido
a las limitaciones iniciales de tiempo y coste con las que se parten.
El alcance de la evaluación del sistema de control interno va a variar
dependiendo de que se realice una auditoría interna o externa. Así como el
auditor interno le interesará evaluar todos los aspectos del sistema de control
interno, aun cuando para ello necesite analizar áreas sobre las que no tiene un
claro dominio.

En cambio, el auditor externo debe analizar los controles que hacen una
referencia más directa a los registros contables, ya que su labor fundamental
consiste en la verificación e los Estados Financieros. Por tanto, los controles que
hacen referencia a la estructura organizativa y de personal que no tienen
influencia en los estados contables no preocuparán al auditor externo y sí al
auditor interno.

Según el AICPA, un enfoque lógico de evaluación del sistema de control interno

sería:

- Considerar los tipos de errores e irregularidades que se pueden presentar.

- Determinar los procedimientos de control que deberían prevenir o detectar
esos errores e irregularidades.
- Determinar si los procedimientos necesarios existen y funcionan
satisfactoriamente.
- Evaluar cualquier debilidad (errores potenciales e irregularidades no
cubiertas por los procedimientos de control existentes) para ver su efecto
sobre el periodo o amplitud de los procedimientos de auditoría a aplicar y
para emitir sugerencias al cliente.

En la aplicación práctica del anterior enfoque, los dos primeros pasos se

realizarían mediante cuestionarios, guías, instrucciones, etc. El tercer paso se
llevaría a cabo mediante la revisión del sistema y las pruebas de las
transacciones, en el cuarto y última paso a través del ejercicio del criterio
profesional al evaluar la información obtenida en los pasos precedentes.

Ésta fase tiene lugar durante la ejecución del trabajo, y tiene una gran
importancia puesto que corresponde a la naturaleza más específica de los
trabajos de auditoría. Entre los planteamientos organizativos teóricos y su
efectivo cumplimiento suelen producirse lagunas sustanciales, incumplimientos
en puntos clave que privan de eficacia al sistema e, incluso, pueden plantearse
estructuras organizativas paralelas al sistema teórico impulsadas por la propia
dinámica de la empresa y de las personas que en ella trabajaban.

El auditor deberá realizar una serie de comprobaciones en cada fase, así como
pruebas sustantivas en la primera y pruebas de cumplimiento en las últimas,
cuya intensidad dependerá de las circunstancias concretas de cada auditoría.

FASES DEL ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO

El estudio del control interno de forma general incluye tres fases fundamentales:

d) Conocimiento y comprensión de los procedimientos y métodos vigentes

(revisión del sistema).
e) Seguridad de que se encuentran en uso y de que están operando tal y
como se plantearon (pruebas de cumplimiento).
f) Constatación del sistema, en los casos en que éste no funciona, no se
aplica o es insuficiente (pruebas verificativas).

1. Revisión del sistema

Como cuestión previa se encuentra la constatación de su existencia y la
obtención de un conocimiento general sobre el mismo. En definitiva, se
trata de conseguir una evidencia de cuál es el control interno que tiene
implantado la compañía.
El auditor tratará de formarse una opinión sobre el control interno de la
empresa, a través del estudio de las normas escritas que existan sobre el
mismo, y preparando un cuestionario específico diseñado para el tema.
La revisión de los papeles de trabajo de años anteriores, el análisis de
manuales de organización, de los procedimientos, consultas a los
directivos y empleados de la empresa, observaciones del propio auditor,
y otras actuaciones que sean necesarias para el conocimiento total del
sistema del control interno, deberán ser puestas en práctica por el auditor.
Esta fase se encuentra dentro del proceso de planificación, ya que resulta
imprescindible para que el auditor pueda programar su trabajo y elegir los
procedimientos adecuados al nivel de organización de la empresa.
 El auditor debe confeccionar diagramas y elaborar un memorándum
genera sobre la organización del control interno de la empresa, fijando, en
esta primera aproximación, los posibles puntos débiles del mismo.
Un procedimiento de trabajo operativo es complementar su informe o
memorándum con flujogramas que describan gráficamente el sistema de
control interno que la compañía tiene previsto.
La información básica se obtiene de:
 Entrevistas con el personal adecuado de la empresa.
 Revisión de los manuales de procedimiento.
 Análisis de la descripción de puestos.
 Estudio de los diagramas de las responsabilidades y centros de
decisión.

La información relativa al sistema de control interno puede ser recogida

por el auditor en forma de respuestas a un cuestionario, memorándum
descriptivo o en forma de flujograma.
Con objeto de verificar la información obtenida, a veces se adopta el
procedimiento de seguir el ciclo completo de una o varias transacciones
a través del sistema. Esta práctica, además de ser útil para el propósito
indicado, permite que las partidas seleccionadas puedan ser
consideradas como parte de las pruebas de cumplimiento.

2. Pruebas de cumplimiento
 Finalidad de las pruebas de cumplimiento
La finalidad de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al auditor
una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los
controles internos contables están siendo aplicados tal como fueron
establecidos.
Estas pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos
descriptivos; sin embargo, el auditor puede decidir no confiar en los
mismos si ha llegado a la conclusión de que los procedimientos no son
satisfactorios para este propósito o de que el trabajo necesario para
comprobar el cumplimiento de los procedimientos descritos es mayor
 que el trabajo que se realizaría en el caso de no confiar en dichos
procedimientos.
Esta última conclusión puede resultar de consideraciones sobre la
naturaleza o número de las transacciones o saldos involucrados, los
métodos de procesamiento de datos que se estén usando, o sobre los
procedimientos de auditoría que puedan ser aplicados al realizar las
pruebas sustantivas.
La naturaleza de los procedimientos de control interno contable y la
evidencia disponible sobre su cumplimiento determinan
necesariamente la naturaleza de las pruebas de cumplimiento, e
influyen sobre el momento de ejecución y extensión de tales pruebas.
Las pruebas de cumplimiento están íntimamente interrelacionadas con
las pruebas sustantivas. En la práctica, los procedimientos de auditoría
suministran, al mismo tiempo, evidencia de cumplimiento de los
procedimientos de control interno contable, así como la evidencia
requerida de las pruebas sustantivas.
En esta fase de evaluación, el auditor realiza una selección de un
conjunto de operaciones y comprueba que éstas se lleven a cabo de
acuerdo con las normas establecidas por la gerencia.
Estas pruebas de cumplimiento unas veces se pueden hacer a través
de verificaciones de documentos archivados, pero otras veces es
necesaria la presencia física, como es el caso de cierto tipo de pagos
donde debe intervenir un directivo a un nivel de responsabilidad
apropiado.
La evaluación propiamente dicha del sistema de control interno
consiste en la valoración de la idoneidad de los controles existentes.
Esta valoración va a ser muy subjetiva, dependiendo del auditor que
la realice.
En esta fase han de considerarse dos aspectos: a) el propio sistema,
y b) las personas, ya que todo sistema organizativo va a depender en
gran medida de la actuación del factor humano.

 Extensión de las pruebas de cumplimiento

 El propósito de las pruebas el cumplimiento de los procedimientos de
control tiene por objeto suministrar un grado razonable de seguridad
de que están siendo utilizados y están operando como se planearon
durante todo el ejercicio auditado.
Determinar lo que constituye un grado razonable de seguridad es una
cuestión de juicio del auditor, que depende del alcance de las pruebas
y de los resultados obtenidos.
En lo que respecta a su extensión, las pruebas de cumplimiento han
de aplicarse a las transacciones ejecutadas durante todo el periodo
que se está auditando, de acuerdo con el concepto general de
muestreo. Las partidas que vayan a ser examinadas han de
seleccionarse del conjunto de datos a los cuales deban aplicarse las
conclusiones resultantes. El muestreo estadístico debe ser un medio
para expresar el juicio del auditor en términos cuantitativos.
Los auditores frecuentemente realizan tales pruebas durante el trabajo
preliminar. Cuando éste sea el caso, la aplicación de tales pruebas a
todo el periodo restante puede no ser necesaria, puesto que las
pruebas sobre saldos finales aportan al auditor evidencia sobre el
adecuado registro de operaciones en ese periodo final.

3. Pruebas verificativas
El auditor, como ya hemos señalado, tiene que realizar una investigación
del sistema de control interno para determinar cuál es su naturaleza y
características básicas, evaluar si dicho sistema de control interno es
adecuado para una organización y, por último, si es operativo, es decir, si
se cumple.
Las pruebas verificativas son aquellas que el auditor pone en práctica en
los casos en que no existe control interno, o existe y no es adecuado, o,
por último, existe y es adecuado, pero del conjunto de pruebas de
cumplimiento utilizadas se ha puesto de manifiesto que el sistema no
funciona, no se aplica o se hace insuficiente o incorrectamente.
Estas pruebas verificativas se encaminan a obtener la evidencia suficiente
para soportar las conclusiones finales. El grado de evidencia necesaria es
a su vez una consecuencia de la propia evaluación del control interno.
 El conjunto de actuaciones para cada una de las fases es distinto en
función del grado de información de unos casos, juicio en unos y certeza
en otros, que el auditor desea obtener.
Además, el control interno no siempre se encuentra definido y formalizado
con presión existen organizaciones en las que la práctica diaria ha
generado una red de responsabilidades y controles que, a pesar de sus
limitaciones formales, cumplen con eficacia su cometido y pueden ser una
prueba importante en la formación del juicio del auditor.
Así mismo, puede ocurrir que el sistemas de control interno, previamente
definido e manuales y procedimientos, sea ignorado e incumplido
sistemáticamente, perdiendo toda su fuerza como elemento de convicción
en orden al trabajo del auditor.
Lo que sí constituye una regla, que es aceptada con carácter general, es
la necesidad de la existencia en la empresa auditada de norma y
procedimientos por escrito sobre el control interno, en orden a facilitar el
trabajo del auditor y evitar la necesidad de efectuar la reconstrucción de
los flujos de transacciones de la empresa en todo su alcance.

EJEMPLO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO:

SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN BASE A LA
SEGREGACIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES

Toluca, Estado de México, XX de XXXXXX de 20XX

SR. NICANOR TORRES,

Propietario y Administrador General,

Materiales para la Construcción, S.A. de C.V.,

P r e s e n t e.

Las Normas Internacionales de Auditoría que guían y orientan el ejercicio de la

auditoría de estados financieros, emitidas por la Federación Internacional de
Contadores, y aceptadas y difundidas en México por el Instituto Mexicano de
Contadores Públicos, el cual forma parte de esa Federación, requieren dentro de
sus lineamientos el examen y evaluación del control interno instaurado en la
empresa a auditar como insumo, entre otros muchos más, para determinar la
naturaleza, oportunidad, procedimientos de auditoría a aplicar, y el alcance de
nuestra intervención.

En ese entendido, durante el examen y evaluación del control interno que se

sigue en Materiales para la Construcción, S.A. de C.V., me percaté que la
empresa requiere de una visión más amplia para administrarla, lo que ha
provocado, entre otros aspectos, que algunos empleados realicen funciones
incompatibles.

Por funciones incompatibles se entenderá aquellas actividades que lleva a

cabo un empleado que, al combinarse o conjuntarse con otras desarrolladas
por el mismo empleado, provocan debilitamiento en los controles y riesgos de
conductas indebidas o malos manejos. Tales incompatibilidades detectadas en
la empresa, los riesgos asociados y las funciones a segregar se resumen como
sigue:

Funciones desempeñadas:

- La persona que maneja ingresos antes de su registro prepara y maneja

documentos base para facturar, maneja registros iniciales de ventas, autoriza
notas de crédito y maneja la documentación soporte, y aprueba y maneja las
rebajas y devoluciones sobre ventas y su documentación soporte.
- La persona que maneja ingresos después de su registro inicial prepara y maneja
documentos base para facturar, autoriza notas de crédito y maneja la
documentación soporte, aprueba y maneja las rebajas y devoluciones sobre
ventas y su documentación soporte, y prepara y maneja documentos base para
soportar un egreso.
 - La persona que firma cheques lo hace individualmente, y además aprueba los
registros iniciales de compras y egresos y maneja la documentación soporte, y
participa en el proceso de autorización y registro en los libros contables.
- La persona que maneja la nómina lleva los registros de personal, recaba la
información base para elaborar la nómina, la elabora, solicita el cheque por el
importe de la nómina, lo cambia en el banco y paga en efectivo a los
trabajadores; además elabora la póliza de diario contable para el registro de la
nómina.

- La persona responsable del control físico de inventarios prepara y maneja

documentos base para el registro de inventarios, aprueba y maneja los registros
de compras, y participa en el proceso de autorización y registro de los libros
contables.

Riesgos por incompatibilidad:

- Quedarse con parte del ingreso y facturar solo por el monto ingresado,
disminuyendo para ello el precio de las mercancías o servicios vendidos.
- Quedarse con parte del ingreso y registrar contablemente sólo el remanente.
- Quedarse con el ingreso y elaborar una nota de crédito para dar por pagada o
cancelada una factura.
- Quedarse total o parcialmente con el ingreso y autorizar una rebaja o devolución
para cubrir el monto dispuesto.
- Quedarse con parte del ingreso y facturar solo por el monto ingresado,
 disminuyendo para ello el precio de las mercancías o servicios vendidos.
- Quedarse con parte del ingreso y registrar contablemente solo el
 remanente.
- Quedarse con el ingreso y elaborar una nota de crédito para dar por pagada o
 cancelada una factura.
- Quedarse total o parcialmente con el ingreso y autorizar su registro como una
 rebaja o devolución para cubrir el monto dispuesto.
- Disponer de recursos entrantes para efectuar compras, alterando así la correcta
contabilización tanto de ingresos como de egresos.

 - Aumentar (inflar) los pagos por adquisiciones.

 - Aumentar (inflar) los costos o gastos implicados en el egreso.

- Alterar los registros contables con fines de ocultamiento de
irregularidades.
- Se está dando la función incompatible por excelencia, ya que se puede alterar el
proceso en cualquiera de sus etapas inventando a empleados o trabajadores
apócrifos y quedarse el probable defraudador con los importes implicados.
 Regla: el que la hace (la nómina) no la paga.

- Tendrá toda la oportunidad de alterar los registros contables con fines de

ocultamiento de irregularidades.

- Disponer de inventarios físicos y ocultar tal disposición alterando los registros
correspondientes.

Segregación de funciones:
 - La persona que maneja ingresos antes de su registro inicial, por ningún motivo
deberá participar en las siguientes actividades: preparación y manejo de
documentos base para facturar, manejo de registros iniciales de ventas,
autorización de notas de crédito y manejo de la documentación soporte, y
aprobación y manejo de las rebajas y devoluciones sobre ventas y su
documentación soporte.
- La persona que maneja ingresos después de su registro inicial, por ningún
motivo deberá participar en las siguientes actividades: preparación y manejo de
documentos base para facturar, autorización de notas de crédito y manejo de la
documentación soporte, aprobación y manejo de rebajas y devoluciones sobre
ventas y su documentación soporte, y preparación y manejo de documentos
base para soportar un egreso.
- La persona que firma los cheques individualmente o maneja cheques ya
firmados en forma mancomunada, por ningún motivo deberá participar en las
siguientes actividades: aprobación de los registros iniciales de compras y
egresos y manejar la documentación soporte, y participar en el proceso de
autorización y registro en los libros contables.
- La persona que maneja la nómina, por ningún motivo deberá participar en las
siguientes actividades: llevar los registros de personal, recabar la información base
para elaborar la nómina, elaborarla, solicitar el cheque por el importe de la nómina,
cambiarlo en el banco y pagar en efectivo a los trabajadores; además elaborar la
póliza de diario contable para el registro de la nómina.
- La persona responsable del control físico de los inventarios, por ningún motivo
deberá participar en las siguientes actividades: preparación y manejo de
documentos base para el registro de inventarios, aprobación y manejo de los
registros de compras, y participar en el proceso de autorización y registro de los
libros contables.

Quedo a sus apreciables órdenes para cualquier duda o aclaración, o para

comentar el asunto motivo del presente.

Atentamente

C.P. FRANCISCO VELÁZQUEZ



CRITICAS AL TEMA
El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza
en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables
y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las
irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los
niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas
contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y
manejos empresariales.

MENSAJE DEL EQUIPO

El papel del Contador Público en su calidad de auditor frente al sistema de

control interno de una organización es importante, puesto que se encargará de
evaluarlo para determinar su eficacia y eficiencia y así establecer el grado de
confianza que merece y de esta manera determinar el efecto en los estados
financieros sujetos a examen.

Por ello, para realizar dicha evaluación, el auditor debe aplicar de manera
apropiada su juicio profesional, de modo que sea capaz de identificar las
deficiencias, si las hubiere, en el sistema del control interno de la entidad y
además dar recomendaciones para su mejora.